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2020 – was für ein Jahr! Die Wenigsten haben wohl letztes Jahr um diese Zeit geahnt, dass uns eine Pandemie bevorsteht, die sich trotz zahlreicher Vorsichtsmaßnahmen so hartnäckig hält.

Team HiOrg-Server im Homeoffice

Natürlich hat Corona auch uns über dieses Jahr begleitet. Mitte März erfolgte der vollständige Wechsel aller Mitarbeiter ins Homeoffice. Obwohl auch vorher schon Arbeiten von daheim aus möglich war, so waren 100% Homeoffice doch eine große Umstellung für alle. Es mussten neue Kommunikations- und Dokumentationswege gefunden werden, um auch asynchrones Arbeiten zu ermöglichen.

Bedingt durch die eingeschränkte Nachfrage aufgrund der Corona-Krise waren auch wir gezwungen, ab Juli den Arbeitsumfang durch Kurzarbeit zu reduzieren. Um so mehr freut es uns, dass wir trotzdem zahlreiche Verbesserungen an HiOrg-Server veröffentlichen konnten, um Euch die Arbeit in dieser schwierigen Zeit zu erleichtern.

Lassen wir das Jahr anhand positiver Veränderungen Revue passieren, von denen es doch einige gab:

Lesebestätigung für Dokumente

Aus dem Labor in die Produktivversion: Beim Anlegen eines allgemeinen Dokumentes kann nun eine Lesebestätigung angefordert werden. Das Lesen eines Dokumentes kann vom Mitarbeiter in der Desktop-Version wie auch in der HiOrg-Server App bestätigt werden.

Details? Hier gehts zum ursprünglichen Post…

Personalverfügbarkeit

Angesichts der besonderen Corona-Herausforderungen haben wir im März die reguläre Entwicklung pausiert, und ein spontanes Projekt eingeschoben:
Eine Übersicht über verfügbares Personal, um für Disponenten die Personalplanung (gerade in Krisenzeiten) zu vereinfachen. Mitglieder können in der App / Desktopversion eintragen, wann und wie lange sie verhindert sind (bspw. aufgrund einer Quarantäne). Zügig konnten wir die erste Version dann um Filterfunktionen, Qualifikationstabellen und eine Benachrichtigungsfuntion erweitern.

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Und hier zur Erweiterung…

Einführung einer Debitorenverwaltung mit verbesserter Umsatzsteuer-Erfassung

Um Rechnungsempfänger eindeutig zu referenzieren, wurden im ersten Halbjahr Debitorennummern in HiOrg-Server PRO und KURSE eingeführt. Ergänzt wurde die neue Funktionalität durch ein neues Rechnungsmenü, Standardsteuersätze für unterschiedliche Empfänger und neue Exportmöglichkeiten.

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Im Juni gab es eine zusätzliche Erweiterung in diesem Bereich: nach einer internen Umstrukturierung, wie Kurs-Teilnehmer gespeichert werden, können in HiOrg-Server KURSE Debitorennummern nun auch für einzelne Kursteilnehmer genutzt werden. Das erlaubt eine bessere Verknüpfung der Kursteilnahmen einer einzelnen Person. In diesem Zuge erfolgte auch eine Überarbeitung der Teilnehmersuche.

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Öffentliche Kursangebote und Teilnehmeranmeldung neu

Ein größeres Update gab es für HiOrg-Server KURSE im Bereich der öffentlichen Kursangebote. Hier erfolgte eine komplette Überarbeitung der Darstellung der öffentlichen Kursliste, mit die Kurse aus HiOrg-Server in der eigenen Webseite angezeigt werden können. Viele neue Einstellungen helfen bei der Individualisierung des Angebotes. Abgerundet wird die Funktionalität durch eine verbesserte Teilnehmeranmeldung.

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Online-Workshops statt Präsenzschulung

Zusätzlich zu den Weiterentwicklungen haben wir versucht das Beste aus der Situation zu machen. Da HiOrg-Server Schulungen in der gewohnten Form länger möglich sind, bieten wir seit Spätsommer individuelle Online-Workshops für HiOrg-Server an. Wir freuen uns über den regen Zuspruch und das positive Feedback, das uns in diesem Weg bestätigt.

Unter der Haube ist auch was passiert

Wie viele von Euch haben wir das vergangene Jahr auch genutzt, um mal ordentlich aufzuräumen. So haben unsere Entwickler fleißig daran gearbeitet, alten Code besser wartbar zu machen und haben veraltete Bibliotheken ausgetauscht. Das ist für den Nutzer nicht direkt sichtbar, führt aber u.a. zu verbesserter Performanz.

Zusätzlich haben wir ein neues Grundgerüst für (öffentliche) APIs integriert. Dadurch konnte u.a. die Kooperation mit der Ehrenamts-App FlexHero gestartet werden.

HiOrg-Server App

Auch unsere Kollegen vom Mobile-Team waren fleißig. Insgesamt konnten 11 Versionen der HiOrg-Server App veröffentlicht werden, und zusätzlich 17 Beta-Versionen.

Abgesehen von den bereits erwähnten Updates gab es auch viele kleine Erweiterungen:

  • Erweiterte Filtermöglichkeiten für die Veranstaltungsliste
  • Anzeige von Kategorien auf der Veranstaltungsliste und in den Veranstaltungsdetails
  • Darstellung abweichender Zeiten in der Veranstaltungsliste
  • Hinweis zu abgelaufenen Ausbildungen auf der Melde-Ansicht
  • Einbau von Help-Cards inkl. Feedback Funktion
  • Verbesserte Ladeanimationen (Skeletons)
  • Link und automatischer Login zur Webanwendung
  • und natürlich Push-Benachrichtigungen (dazu gleich mehr).

Als nächstes werden wir im Bereich der App (neben der Weiterentwicklung von Push) den Fokus auf die Umsetzung einer Funktion zum Eintragen eigener Helferstunden legen.

Direkte Benachrichtigung auf Mobilgeräte per Push

Ein ganz großes Thema war in diesem Jahr auch die Implementierung von Push-Benachrichtigungen. Hier haben wir sehr viel Aufwand und Mühe investiert, den strengen Richtlinien zum Datenschutz im HiOrg-Server treu zu bleiben. Uns war es wichtig, Service (-Dienstleister) so auszuwählen und zu bedienen, dass keine persönlichen Daten übers Netz gehen.

Inzwischen ist aber nicht nur ein Beta-Test der Push-Funktionalität abgeschlossen, ab Version 5.5.2 der HiOrg-Server App ist auch eine Benachrichtigung zu anstehenden Diensten, Terminen und Kursen möglich. Und wir sind hier definitiv noch nicht am Ende!

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Meldekarte

Zum Jahresende konnten wir mit der Umsetzung der „Meldekarte für Einsatzkräfte“ dann noch einen großen Wunsch von Eurer Wunschliste erfüllen. Die eigene Meldekarte kann nun direkt aus dem HiOrg-Server heraus erzeugt und ausgedruckt werden, inklusive digital-lesbarer Informationen in Form eines QR-Codes.

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Wir möchten uns auf diesem Weg bei allen Nutzern und Geschäftspartnern herzlich bedanken – für das Vertrauen und die gute und erfolgreiche Zusammenarbeit.

Zu Weihnachten wünscht das gesamte Team vom HiOrg-Server Euch und Euren Lieben schöne Feiertage. Denken wir positiv und halten wir an dem Gedanken fest, dass wir es schaffen können und 2021 ein wenig gewohnte Normalität zurückbringt. Bis dahin bleibt gesund und alles Gute!

Wie in den Jahren zuvor, werden unsere Mitarbeiter ‚zwischen den Tagen‘ viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie für die zukünftigen Aufgaben tanken. Wir hoffen auf Euer Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst. Im neuen Jahr sind wir dann wieder mit voller Kraft für Euch da.
Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Anfragen beantworten.

An dieser Stelle bereits ein Hinweis: Unsere Anwendung ist in den letzten Jahren gewachsen und umfangreicher geworden. Aus diesem Grund werden wir umstrukturieren und HiOrg-Server wird Mitte Januar auf einen anderen, leistungsstärkeren Server umziehen. Während des Umzuges wird für einige (Abend-)Stunden nur Lesezugriff auf die Daten möglich sein. Der genaue Termin wird von uns noch rechtzeitig bekannt gegeben.

Fröhliche Festtage 2017Die Weihnachtsvorbereitungen laufen auf Hochtouren und so langsam kommt auch der Moment, an dem man innehält und das Jahr Revue passieren lässt. Viel ist passiert, auch wenn man aus der Perspektive des Nutzers leider nicht immer viel vom emsigen Treiben in der Entwicklung sieht. Zu Beginn des Jahres sind wir in größere Büroräume umgezogen, was unserem Team neue Arbeitsweisen und Kommunikationswege eröffnet hat. In der ersten Jahreshälfte konnten wir relativ viele Updates in kurzer Abfolge veröffentlichen:

Mitte des Jahres mussten wir feststellen, dass unsere iOS-App in der bisherigen Form keine Zukunft mehr hat. Seit Sommer arbeiten wir hochmotiviert mit einem speziell dafür freigestellten Team an einer komplett neuen Mobilgeräte-App (dazu gleich mehr). Im Herbst wurde die lange erwartete Rechnungsstellung für Kurse veröffentlicht, was auch eine optische Anpassung der Teilnehmerliste mit sich brachte. Etwas kontrovers wurde ein weiteres neues Feature aufgenommen: die verbindliche Helfermeldung. Der primäre Gedanke hinter dieser Option ist nicht die Bevormundung von Helfern (wie von vielen Nutzern angenommen ????), sondern Termine besser planbar zu machen. Nehmen wir als Beispiel eine interne Ausbildung, die im HiOrg-Server als Termin angelegt wird und hinterher als Ausbildung erfasst werden soll. Eine verbindliche Meldung dazu ist durchaus sinnvoll (und war auch gewünscht). Da die Option ohne größeren Aufwand auch auf Dienste zu übertragen war, bietet das System sie auch dort an. Ob und in welchem Umfang das genutzt wird, überlassen wir dem gesunden Menschenverstand jedes Disponenten.

Ausblick

Zur kalten Jahreszeit haben wir mit der kompletten Überarbeitung der Funktion “Dienstanforderung” begonnen. Dieses (vergleichsweise große) Projekt ist notwendig, um diesen Bereich auf eine zeitgemäßere Architektur zu bringen – das will sorgfältig geplant, implementiert und getestet sein. Neben einem kompletten Rewrite des Codes “hinter den Kulissen”, wird es dort viele kleinere Neuerungen geben, die wir aus den Anforderungen der “Wunschliste” entnommen haben:

  • definieren von Modulen (bestehend aus Fahrzeugen / Material und Personal) zur Anforderung
  • unterschiedliche Leistungen (Personal, Material, Komponenten) für verschiedene Dienstarten
  • Überarbeitung der Seite zum Anlagen und Bearbeiten von Diensten
  • eigener Einsatzleiter für jede Schicht

Zusätzlich haben wir folgende Erweiterungen geplant:

  • Angebote: Das Rechnungssystem wird auf Basis des neuen Anforderungsformulars auch um eine Angebotserstellung erweitert
  • gemeinsame Dienste: wenn Dienste über zwei oder mehr HiOrg-Server hinweg geplant werden, wird zukünftig eine engere Zusammenarbeit möglich sein. Fremde Helfer können in Dienste wie eigene Helfer eingeteilt werden, und werden bei der Besetzungsstatistik mitgezählt
  • Lesebestätigung für Dokumente: Zukünftig kann man zu Dokumenten eine Lesebestätigung von den Empfängern anfordern und so sicherstellen, dass die neue Information gelesen wurde.
  • Formulare per Fax versenden: Ausgefüllte Formulare können per Fax an beliebige Empfänger (z.B. Leitstelle) versendet werden
  • regelmäßiger Dienstplan: Im HiOrg-Server kann ein regelmäßiger Dienstplan für Hintergrunddienste, First-Responder o.ä. angelegt werden
  • Re-Design der Web-Anwendung, zur besseren Nutzbarkeit insbesondere auf Mobilgeräten mit kleineren Displays

Abschließend noch ein paar Worte zu unserer neuen Mobilgeräte-App. Wie bereits angekündigt wird es zuerst eine Basisversion für iOS (und später auch Android) geben, die im Funktionsumfang der jetzigen App entspricht. Danach werden weitere Funktionalitäten hinzugefügt, wovon folgendes bereits geplant ist:

  • Push-Benachrichtigungen (z.B. bei neuen Dienstanforderungen)
  • Rückmeldung zu Terminabsprachen
  • eigene Daten pflegen / neues Passwort anfordern
  • Material-Listen einsehen, Aufrufen per Barcode, Umlagern
  • Unterstützung für HiOrg-Server Kurse (Anzeige aller Kurse, gemeldete Ausbilder / Teilnehmer, Details-Infos, Teilnehmerliste

Für eine Auslieferung durch den Weihnachtsmann hat es leider nicht mehr gereicht, aber wenn Sie Ihre Augen und Ohren gut offen halten, entdecken Sie vielleicht schon im Januar einen ersten Testballon vom App-Team (psst! ????????)

Ein ganz herzliches Dankeschön möchten wir allen Nutzern und Admins sagen, die uns mit ihren Anregungen, Ideen und Feedback geholfen haben, HiOrg-Server auch in diesem Jahr weiter zu verbessern! Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage und freuen uns auch im Jahr 2018 auf eine gute Zusammenarbeit. PS: Alle Server sind auch an und zwischen den Feiertagen für Sie da und werden natürlich wie gewohnt, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung, alle Ihre Anfragen beantworten. Unsere menschlichen Mitarbeiter hingegen haben sich redlich eine Pause unterm Weihnachtsbaum verdient. Wir bitten also um Verständnis, wenn die Bearbeitung von Mails und Anfragen zwischen den Tagen etwas länger dauern kann.