❗️Wichtige Informationen, es besteht Handlungsbedarf von Ihrer Seite.

Um PDF-Dateien für Formulare oder bspw. Teilnahmebescheinigungen zu erzeugen, bietet HiOrg-Server unterschiedliche Versionen des PDF-Wandlers „dompdf“ an. Zahlreiche Vorlagen nutzen hier noch die veralteten Versionen dompdf 0.5.1 oder dompdf 0.6.1.

Aufgrund von regelmäßigen Sicherheitsupdates werden diese beiden Versionen zum 30.11.2021 abgeschaltet.

Bitte Vorlagen aktualisieren

Bitte kontrollieren Sie Ihren Vorlagen und aktualisieren Sie diese bei Bedarf. Bei der Umstellung zu neueren PDF-Wandlern kann es zu Verschiebungen kommen, die Korrekturen an der Vorlage notwendig machen.

PDF-Wandler einstellen

Folgende Vorlagen können von der Umstellung betroffen sein:

  • alle Formulare (unter System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare)
  • Teilnahme-Bescheinigungen für Kurse (unter System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Kurstypen / Lehrscheine)
  • Etiketten-Vorlagen (unter System > Einstellungen > Vorlagen – Etiketten / Ausweise).

Die Standardvorlagen von HiOrg-Server sind bereits seit einiger Zeit umgestellt – wenn Sie die Standardvorlagen nutzen, müssen Sie diese ggf. neu übernehmen, wenn bei Ihnen noch eine alte dompdf-Version angezeigt wird.

In unserem Handbuch haben wir einen Leitfaden zur Migration von Vorlagen bereitgestellt. Bei Fragen helfen wir gerne weiter.

Vorlagen, die nach dem 30.11.2021 noch auf dompdf 0.5.1 oder 0.6.1 stehen, werden automatisiert auf dompdf 0.8.0 umgestellt. Dabei kann es (wie oben angesprochen) zu Darstellungsproblemen kommen.

Weiteren PDF-Wandler „Browsershot“ integriert

Leider führt der schon seit langem integrierte PDF-Wandler „dompdf“ häufig zu Umwandlungsproblemen, bspw. können keine HTML-Tabellen als Layout-Möglichkeit über die Seitengrenze hinweg genutzt werden – was nicht nur Sie frustriert.

Um hier Abhilfe zu schaffen haben wir nun einen neuen, zusätzlichen PDF-Wandler „Browsershot“ integriert. Dieser hat zwar ebenfalls seine Tücken, liefert in vielen Fällen aber bessere Ergebnisse als dompdf. Der bisherige Wandler dompdf bleibt weiterhin im System verfügbar, so dass bestehende Formulare damit ausgegeben werden können.

Heute berichten wir über ein paar Updates. Orientiert haben wir uns dabei an Vorschlägen von der HiOrg-Server Wunschliste:

Anzeige von eingeteilten Fahrzeugen auf der Übersicht

eingeteilte Fahrzeuge auf der Übersicht

Auf der Übersichtsseite von HiOrg-Server gibt die Liste „Anstehende Veranstaltungen“ nun auch die zur Veranstaltung eingeteilten Fahrzeuge aus. Diese werden in der Spalte „Art / Anlass“ aufgeführt. Ist mehr als ein Fahrzeug eingeteilt, so können die Informationen mit einem Klick ausgeklappt werden.

✨🧞‍♂️ Dieses Update erfüllt einen Wunsch mit 207 Votes.

Anonymisieren von Helferstunden beim Löschen von Mitgliedern

Bisher wurden beim Löschen von Mitgliedern auch deren Helferstunden mit gelöscht. Um langjährige Statistiken nicht zu verfälschen, wurden ehemalige Mitglieder deshalb oft viele Jahre als gesperrte Nutzer (mit gelöschten persönlichen Daten) im System behalten.

Durch die aktuelle Änderung ist ein Löschen des Mitglieds ohne Einfluss auf die Helferstunden möglich. Die anonymisierten Stunden werden zukünftig als „(gelöschte Benutzer)" angezeigt und es gibt auch eine Filtermöglichkeit, um diese mit anzuzeigen.

✨🧞‍♂️ Dieses Update erfüllt einen Wunsch mit 39 Votes.

Absender-Auswahl bei Rundmails

Absender für Rundmail wählen

Rundmails wurden bisher immer von der eigenen E-Mailadresse verschickt. Nun kann man auswählen, dass alternativ als Absender die hinterlegte E-Mailadresse der Organisation verwendet wird.

✨🧞‍♂️ Dieses Update erfüllt einen Wunsch mit 39 Votes.

Variablen „Bemerkung bei Meldung“ für Formulare

Seit einiger Zeit sind für Vorlagen zu Diensten und Terminen zusätzliche Variablen verfügbar, die die Bemerkung, welche ein Helfer bei der Meldung eingegeben hat, ausgeben. Bitte bedenken Sie, dass ggf. sehr persönliche Kommentare und Informationen in den Bemerkungen stehen können, die oft nicht für alle Nutzer eines HiOrg-Servers gedacht sind. Die neuen Variablen sind im System unterhalb des Formulareditors zu finden.

✨🧞‍♂️ Dieses Update erfüllt einen Wunsch mit 63 Votes.

Übrigens: Momentan warten fast 100.000 ungenutzte Votingpunkte im System – mehr als doppelt so viele wie aktuell auf Vorschläge verteilt sind.

Seit heute versendet HiOrg-Server eine Benachrichtung an Helfer, wenn sich deren Einteilungsstatus ändert.
Wird also ein Helfer bspw. fest eingeteilt, so erscheint eine Push-Mitteilung auf seinem Mobilgerät. Diese Funktion umfasst Benachrichtigungen zu Diensten, Terminen und Kursen. In HiOrg-Server KURSE werden Ausbilder und Helfer informiert.

Anders als die schon länger verfügbaren Push-Benachrichtigungen, welche ein Disponent zu einer Veranstaltung auslösen kann, werden die Informationen zur Statusänderung automatisch vom System versendet.

Voraussetzungen

  • die Push-Funktion muss (derzeit noch) im Labor (System > Einstellungen > Entwicklungslabor) von einem Nutzer mit Admin-Recht aktiviert werden.
    Entwicklungslabor
  • Helfer benötigen eine aktuelle Version der HiOrg-Server App (ab v5.5.2).
  • Push-Benachrichtungen dürfen in den Einstellungen der Mobilgeräte-App nicht deaktiviert sein.
    Push-Benachrichtigung Settings

QR-Code für Formulare

Kürzlich haben wir ein neues Link-Schema vorgestellt, das Veranstaltungen direkt in der HiOrg-Server App öffnen kann. Ohne App wird die Veranstaltung wie bisher im Browser angezeigt.

Passend dazu ist nun eine neue Variable für Formulare verfügbar, die einen QR-Code zu Diensten, Kursen und Terminen erzeugt. In diesem Code ist ein Link hinterlegt. Scannt man den Code mit dem Mobilgerät, wird die entsprechende Veranstaltung aufgerufen.

Die im Server hinterlegten Standardvorlagen für Details zu Diensten, Kursen und Terminen haben wir bereits mit dem QR-Code ausgestattet. Wenn Sie individuellen Vorlagen und Formulare nutzen, können Sie den QR-Code mit der Variable [[$veranst_qrcode]] einbinden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

Positionen als Vorlage speichern

Oftmals sind Dienste zu besetzen, die in der Positionseinteilung gleich sind: Größere, regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, z.B. beim Fußball, oder ein mehrtägiges Festival. Aus diesem Grund haben wir die Funktion „Positionen zuweisen“ so erweitert, dass Boxen-Sets als Vorlage gespeichert werden können.

Dazu muss die gewünschte Anordnung nur erstellt, und dann über den Button «Vorlage verwalten» gespeichert werden. Statt ein neues Setting aufzubauen, kann natürlich auch ein bestehender Dienst aufgerufen und die dortigen Positionen als Vorlage gespeichert werden (bereits eingeteilte Helfer werden nicht übernommen).

Um eine gespeicherte Vorlage zu nutzen, werden die Einträge einfach wieder über den Button «Vorlage verwalten» aufgerufen, ausgewählt und geladen. Die hier gespeicherten Vorlagen sind innerhalb eines HiOrg-Servers für alle Nutzer mit sandienst-Recht verfügbar (anlegen, laden und löschen).

Die gespeicherten Positionen der Impfstraße sind für den nächsten Termin geladen und können nun besetzt werden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

Mitarbeiterliste verbergen

Immer häufiger wird HiOrg-Server nicht nur im Vereinskontext genutzt, sondern auch für andere Organisationen (ein Impfzentrum wäre ein aktuelles Beispiel). Hier besteht oft die Datenschutz-Vorgabe, dass sich die Mitarbeiter / Mitglieder nicht untereinander sehen dürfen, wenn sie nicht gemeinsam auf einem Dienst, Termin oder Kurs anwesend sind.

Um diese Einsicht zu unterbinden, steht in den Einstellungen die neuen Option Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiter zugänglich* zur Verfügung (unter System > Einstellungen > Allgemein – Funktionen (de-)aktivieren). Standardmäßig ist diese aktiviert, durch Entfernen des Häkchens ändert sich die Funktion des HiOrg-Servers folgendermaßen:

  • Das Menü „Mitarbeiter“ wird in der Desktopversion entfernt und der Zugriff auf alle diesbezüglichen Seiten gesperrt.
  • In den Apps ab v5.7.1 werden die Menüpunkte „Mitarbeiter“, sowie „Rückmeldung ausstehend“ (im Menü Veranstaltungen) entfernt. Ältere Versionen der App erhalten eine durch den Server maskierte Mitgliederliste, sodass auch hier der Datenschutz gewährleistet ist.

⚠️ Ausgenommen von diesen Beschränkungen sind Nutzer mit den Rechten mitarbeiter oder admin, oder bei denen das Häkchen „Mitglied des Leitungs- / Führungsteams“ gesetzt ist.
Außerdem haben Nutzer mit sandienst-, termine– oder kurse-Recht im Rahmen ihrer Funktion Zugriff auf Kontaktdaten, die sie so in der Liste nicht sehen würden.

Hinweis: Möglicherweise ist die Auswahl Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiter zugänglich in Ihrem HiOrg-Server nicht änderbar. Bitte sprechen Sie uns an, falls Sie diese Option trotzdem nutzen möchten.

*) Anmerkung: Unter „System > Einstellungen > Mitglieder Gruppen / Mitgliederliste“ kann zwischen der Anrede „Mitglieder“ und „Mitarbeiter“ gewählt werden. Alle Menüpunkte und Benennungen werden dann entsprechend angepasst.

Diese Woche gab es ein Update der HiOrg-Server App für Mobilgeräte (v5.5.2). Neben einer verbesserten Filterfunktion für die Veranstaltungsliste und einer farbcodierten Kategorieanzeige, ermöglicht dieses Update die Benachrichtigung von Mitgliedern mittels Push.

Im Oktober wurde eine Beta-Version der HiOrg-Server App veröffentlicht, die eine erste Implementierung von Push-Benachrichtigungen enthielt. Dabei konnte vom Disponenten eine Nachricht zu einem neuen oder aktualisierten Dienst ausgelöst werden, die dann allen Mitgliedern mit der Beta-App auf dem Mobilgerät zugestellt wurde.

Push im Labor aktivieren

Für die neue App-Version 5.5.2 haben wir diese Funktionalität nochmal erweitert: eine Benachrichtigung ist jetzt nicht nur bei Diensten, sondern auch bei Terminen und Kursen (in HiOrg-Server KURSE) möglich. So können neben Mitgliedern auch bspw. Dozenten problemlos und schnell informiert werden.

Zum Auslösen einer Benachrichtigung nutzen Sie einfach die neue Checkbox „Push-Benachrichtigung an qualifizierte Helfer ohne aktuelle Rückmeldung“ in den Veranstaltungsdetails. Diese finden Sie knapp oberhalb des Speichern-Buttons.

Voraussetzungen:

Um Push-Benachrichtigung versenden und empfangen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. die Push-Funktion muss (derzeit noch) im Labor (System > Einstellungen > Entwicklungslabor) von einem Nutzer mit Admin-Recht aktiviert werden.
    Entwicklungslabor
  2. Helfer benötigen die aktuelle Version der HiOrg-Server App (v5.5.2)
  3. Push-Benachrichtungen dürfen in den Einstellungen der Mobilgeräte-App nicht deaktiviert sein.
    Push-Benachrichtigung Settings

Ausblick

Als nächste Erweiterung arbeiten wir an einer Benachrichtigungsseite, auf der die versandten Events übersichtlich eingesehen werden können.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

Edit 25.11.2020:

Soeben wurde v5.5.2 der HiOrg-Server App veröffentlicht. Diese Version beinhaltet neben weiteren Verbesserungen auch die Funktionalität zum Push-Empfang. Es handelt sich also nicht weiter nur um ein Beta-Feature, sondern ist nach einem Update der installierten Version für alle App-Nutzer verfügbar.
Wir haben den Artikel entsprechend angepasst.
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Es ist soweit: Noch in dieser Woche wird es möglich sein, Benachrichtigungen direkt aus HiOrg-Server mittels Push auf das Smartphone eines Mitglieds zu senden. Dabei handelt es sich um eine spezielle Meldung, die innerhalb kürzester Zeit auf dem Mobilgerät des Mitglieds angezeigt wird, ohne dass zuvor die App geöffnet werden muss.

Push-Benachrichtigung HiOrg-Server

Ein Disponent kann dann auf einen Dienst, Kurs oder Termin aufmerksam machen, indem er beim Anlegen / Bearbeiten die neue Option „Push-Benachrichtigung an Mobilgeräte aller betroffenen Helfer“ „Push-Benachrichtigung an qualifizierte Helfer ohne aktuelle Rückmeldung“ auswählt.

Push-Benachrichtigung an betroffene Helfer versenden

Alle Mitglieder, für die diese Veranstaltung sichtbar ist, die sich zur Veranstaltung melden können, erhalten dann eine Nachricht. Also: Alle Disponenten, sowie alle Mitglieder der betroffenen Gruppe (auch wenn sie nicht qualifiziert sind). Tippt man am Smartphone auf diese Benachrichtigung, so öffnet sich die HiOrg-Server Beta-App HiOrg-Server App und man gelangt direkt zu den Details der betreffenden Veranstaltung.

Erste Implementierung in der Beta-App

Um die Funktion zuverlässig anbieten zu können, haben wir uns im ersten Schritt für einen Testlauf mit den Nutzern der Beta-App entschlossen. Der Fokus des Tests liegt für uns auf der Ermittlung von Durchlaufzeiten und Interaktionsraten, d.h. wie schnell erfolgen die Benachrichtigungen und wie wird die Funktion angenommen. Zeitgleich möchten wir unseren Nutzern einen ersten Mehrwert bieten und Feedback einholen.
Dabei müssen Sie sich keine Sorgen machen: Die neue Funktionalität ist eine Erweiterung und schränkt keine bestehende Funktion ein.

Voraussetzungen

Um Push-Benachrichtigung versenden und empfangen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. die Push-Funktion muss im Labor (System > Einstellungen > Labor) aktiviert werden (benötigt Admin-Recht)
    Push-Funktionalität im Labor aktivieren
  2. der Helfer muss die aktuelle Version der Beta-App (v5.4.7) aktuelle Version der HiOrg-Server App (v5.5.2) nutzen
  3. Push-Benachrichtungen dürfen in den Einstellungen der App nicht deaktiviert sein.

    Push-Benachrichtigung Settings

Weitere Informationen

Warum ist der Text in der Benachrichtigung so allgemein?

Da zum Erreichen der Endgeräte eine Anbindung an Apple bzw. Google zwingend notwendig ist, wird der verschickte Text über externe Dienste mit teilweise ausländischen Servern übertragen. Zum Schutz Ihrer Daten haben wir uns daher für eine Nachricht entschieden, die keine konkreten Informationen zur Veranstaltung und dafür relevanten Helfern preisgibt.

Was bedeuten die angezeigten Zahlenwerte?

  • Im Labor: Anzahl der Nutzer mit kompatibler App-Version: Dies wird auf Basis der letzten Anfrage per Mobile-App des Nutzers ermittelt.
  • Beim Dienst: Es wird die Anzahl der aktuell für Push registrierten Nutzer angezeigt. Dies entspricht nicht dem wirklichen Empfängerkreis, sondern dient mehr zur Abschätzung, von wie vielen die Beta-App in der Organisation genutzt wird.

Verbraucht die App jetzt mehr Akku?

Nein, der Empfang von Push-Events und die Erzeugung der Benachrichtigung wird ausschließlich über das Betriebssystem abgewickelt. Erst nach dem Öffnen der Benachrichtigung wird die App aktiv.

Kann ich als Helfer die Push-Benachrichtigungen deaktivieren?

Über die Einstellungen in der App kann der Empfang von Push-Benachrichtigungen deaktiviert und jederzeit wieder aktiviert werden.

Wie geht es weiter?

Die aktuelle Umsetzung der Push-Funktionalität ist nur der Beginn vieler weiterer Möglichkeiten. Folgende Schritte sind für die zukünftige Entwicklung denkbar:

  • Empfängerkreis besser einschränken
  • Erweiterung der Events (nicht nur bei Diensten über Änderungen / Aktivitäten informieren)
  • Automatisierung für bestimmte Events
  • Zusammenfassung von Events auf einer Benachrichtigungs-Seite in der App
  • Persönliche Konfiguration, über welche Ereignisse man mittels Push informiert werden möchte.

Warum dauert das alles so lange?

Wie das jüngste Beispiel der Corona-Warn-App gezeigt hat, ist eine zuverlässige Push-Funktion nicht ganz so trivial, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Wir haben viel Energie in die Evaluierung unterschiedlicher Lösungsansätze gesteckt, um ein verlässliches und Datenschutz-konformes Ergebnis zu finden. Wir sind zuversichtlich, dass wir auf dem richtigen Weg sind und bedanken uns bei allen Nutzern der Beta-App, die uns durch ihr Feedback unterstützen.