Bei Diensten und Terminen besteht die Möglichkeit, eine Kleiderordnung zu hinterlegen. Bisher stand dazu ein Freitextfeld mit Liste der zuletzt verwendeten Einträge zur Verfügung.

Um die Gefahr von mehreren ähnlichen Einträgen zu reduzieren, wurde dieser Bereich nun überarbeitet. Im Menü «System > Einstellungen > Sonstige Einstellungen – Kleiderordnungen» findet sich eine Liste aller bisher eingetragenen Bekleidungen. Nicht erschrecken, diese kann bei lange genutzten Systemen etwas umfangreicher ausfallen 😉

Mehrfacheinträge können über die Checkboxen komfortabel zusammengelegt werden, so dass am Ende nur die Einträge übrig bleiben, die man wirklich benötigt.

Abgerundet wird die Liste durch die Anzeige wo und wie oft der Eintrag verwendet wird und ob er bei Diensten oder Terminen vorgeschlagen werden soll. Neue Einträge können hier oder direkt beim Anlegen eines neuen Dienstes / Termins erzeugt werden. So herrscht zukünftig Ordnung im virtuellen Kleiderschrank.

Zauberstab

Dieses Update setzt 1 Vorschlag mit 104 Votes von unserer Wunschliste um.

Um die Qualifikationen eines Mitglieds vollständig zu erfassen, können im Bereich „Mitglieder > Ausbildungen“ absolvierte Ausbildungen hinterlegt werden. Dabei kann man deren Gültigkeitsdauer eintragen und festlegen, ob diese Ausbildung bei der Diensteinteilung berücksichtigt werden soll (Checkbox ‚zur Einteilung nutzbar‘). Abgelaufene Ausbildungen werden dem Disponenten auf der Einteilungsseite dann durchgestrichen angezeigt.

Wir haben diese Funktionalität nun so erweitert, dass bei der Einteilung von Mitgliedern sichtbar ist, ob relevante Ausbildungen zum Dienstzeitpunkt noch gültig sind. Der kleine Hut unterhalb vom Namen des Mitglieds gibt dabei Auskunft zum Status, durch Klick darauf öffnet sich eine Übersicht.

Abgelaufene Ausbildungen bei Diensteinteilung berücksichtigen
  • Roter Hut = Ausbildung ist bereits jetzt abgelaufen
  • Gelber Hut = Ausbildung ist zum Zeitpunkt des Dienstes abgelaufen
  • Abgelaufene Ausbildungen, die nicht dienstrelevant sind, werden der Vollständigkeit halber weiterhin durchgestrichen aufgeführt.

Auch das Mitglied wird im Meldedialog auf eine zwischenzeitlich ablaufende Ausbildung hingewiesen und kann sich dann darum kümmern, diese aufzufrischen.

Bislang war für Dienste mit mehreren Schichten nur die Auswahl eines Einsatzleiters möglich, was in der Realität oft anders aussah. Heute Nacht werden wir dazu ein Update veröffentlichen, danach kann für jede Schicht ein separater Einsatzleiter festgelegt werden. Außerdem haben wir die Bestätigungen an eingeteilte Helfer und den Veranstalter optimiert. E-Mails und SMS werden nun individuell für jeden Zeitraum versandt, so dass Helfer nur noch über die für sie relevanten Schichten und Abschnitte informiert werden. Das gleiche gilt für Erinnerungen zum Dienst, die nun gezielt gewählt werden können.

Die Neuerungen werden auch in die HiOrg-Server Apps übernommen. Für iOS wird es ein entsprechendes Update in KW 9 geben. Für Android erfolgt die Umsetzung vorerst in der aktuellen Beta-Version, die Veröffentlichung für alle Nutzer planen wir für den April 2019.

Zauberstab

Damit setzen wir einen Vorschlag mit 53 Votes aus unserer Wunschliste um.

Der Stichtag für die Wirksameit der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) kommt näher, und die Sensibilität im Bezug auf dieses wichtige Thema wächst spürbar. Wir merken dies an der erhöhten Anzahl von Rückfragen, aber auch an verunsicherten Aussagen wie „…man weiß ja nicht so genau, wie das bei HiOrg-Server so läuft“, die an uns herangetragen wurden.
In diesem Beitrag wollen wir Sie daher über die Relevanz der Themen Datenschutz und Datensicherheit bei HiOrg-Server, sowie insbesondere über die Änderungen anlässlich der gesetzlichen Neuregelungen informieren.

Schon seit Jahren liegt uns bei der Entwicklung und dem Betrieb von HiOrg-Server der Schutz und die Sicherheit der Nutzerdaten sehr am Herzen. Vor längerem haben wir beispielsweise über ein erfolgreiches externes Datenschutz-Audit berichtet und auch auf unserer Infoseite stellen wir viele Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bereit, die wir natürlich streng nach allen relevanten Datenschutz-Richtlinien behandeln.

Dazu gehört auch, dass wir schon seit langer Zeit unseren Kunden nahelegen eine besondere Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung mit uns abzuschließen. Obwohl diese schon umfangreicher und konkreter ausgearbeitet war als das bisher gültige BDSG es gefordert hatte, gibt es nach der neuen Gesetzeslage nun einige Anforderungen an eine solche Vereinbarung, welche in unserer bestehenden Vorlage nicht erfasst waren.

Aus diesem Grund haben wir bereits eine aktualisierte DV-Vereinbarung erarbeitet, die allen Anforderungen der DS-GVO und des BDSG-neu (sowie der entsprechenden DSG der Kirchen) genügt, und auch eine aktualisierte Version der „Anlage technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)“ enthält.

Leider liegt diese Vereinbarung derzeit (Stand: 04.05.2018) noch zur Prüfung beim unabhängigen Datenschutzzentrum Saarland, ebenso steht die abschließende Freigabe seitens unseres Haupt-Rechenzentrums (als Co-Autor der Anlage TOM) noch aus.
Sobald diese Prüfungen abgeschlossen sind, werden Sie als Admin die neue Vereinbarung über einen entsprechenden Hinweis direkt in Ihrem HiOrg-Server erhalten.

„Privacy by design“ und „Privacy by default“

Die von der DS-GVO geforderten Punkte Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen setzen wir im HiOrg-Server z.B. so um, dass in sämtlichen Formularmasken nur die Daten als Pflichtfelder abgefragt werden, die zwingend zur Bearbeitung des Datensatzes erforderlich sind. Diese Datenfelder erkennen Sie an einem * neben dem Eingabefeld („Datensparsamkeit“).
Grundsätzlich ist durch personalisierte Zugänge für jeden Benutzer und das differenzierte Rechtesystem gewährleistet, dass jeder Nutzer nur die Daten sehen kann, die er aufgrund seiner Aufgaben und Tätigkeiten in der Organisation auch sehen darf und zu seiner Arbeit benötigt („Privacy by Design“). Zusätzlich werden schon seit Jahren sämtliche Daten über eine verschlüsselte Verbindung übertragen, damit es „unterwegs“ nicht zu Datendiebstahl kommt.

Im System kann jedes Mitglied selbst wählen, welche seiner persönlichen Daten für andere Mitglieder sichtbar sein dürfen: dazu kann das „Schloss“-Symbol vor jedem Datenfeld geöffnet oder geschlossen werden. Bei der Anlage eines neuen Mitgliedes sind diese Schlösser grundsätzlich „geschlossen“ („Privacy by default“). Sie als Admin können in den System-Einstellungen sogar festlegen, dass diese Daten immer geschützt sind und auch vom Mitglied nicht freigegeben werden dürfen. Generell empfehlen wir außerdem, dass Sie Ihre Mitglieder motivieren, ihre personenbezogenen Daten selbstständig einzutragen und zu pflegen.

Checkbox auf Anforderungsformular / Teilnehmeranmeldung

Werden mittels eines Kontaktformulars personenbezogene Daten übertragen, so sollte dies erst geschehen, nachdem der Nutzer über die Verwendung der Daten informiert wurde und aktiv seine Zustimmung gegeben hat. Wir haben dazu die öffentlichen Formulare zur Dienstanforderung (HiOrg-Server PRO) und die Teilnehmeranmeldung (HiOrg-Server KURSE), welche Sie in Ihrer Webseite einbinden können, entsprechend angepasst. Zukünftig gibt es eine Checkbox für die Einwilligung zur Datenverarbeitung. Diese muss der Nutzer aktivieren, bevor die Daten abgesendet werden können.
Da die Bedürfnisse für die Beschriftung dieser Checkbox individuell abweichen und wir keine Rechtsberatung geben können, lassen sich die Texte im Menü „System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular“ bzw. „System > Einstellungen > Ausbildung allgemein“ einfach anpassen.

BDSG-konforme Mustervorlage „Teilnehmerdatenblatt“

Da die bislang beliebte Teilnehmerliste (in welcher jeder Kursteilnehmer auch die Daten anderer Teilnehmer einsehen kann) bereits jetzt nicht mehr zulässig ist, haben wir in HiOrg-Server KURSE eine neue Mustervorlage hinterlegt. Diese ermöglicht unkompliziert die Ausgabe der Teilnehmerdaten auf einzelne Blätter, so wie es das BDSG vorsieht. Bitte achten Sie darauf, dass die Häkchen „bei Anzeige ins PDF-Format umwandeln“ und  neue Seite nach 1 Kursteilnehmer“ gesetzt sind. Jedem Teilnehmer kann dann sein individuelles Blatt zur Unterschrift und Überprüfung seiner Daten ausgehändigt werden.

Bei Fragen zu HiOrg-Server in Verbindung mit der DS-GVO können Sie sich jederzeit an uns wenden. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Ärgerlich, wenn gemeldete Mitarbeiter kurzfristig von einem wichtigen Termin abgesprungen sind, den man gerade endgültig planen wollte. Um dieser Situation vorzubeugen, bietet HiOrg-Server dem Disponenten nun die neue Option „Meldungen sind verbindlich“.

Verbindliche Meldung zu Diensten

Verbindliche Meldung zu Diensten

Verbindliche Meldung zu Terminen

Verbindliche Meldung zu Terminen

Wird beim Erstellen eines Dienstes oder Termins dort ein Häkchen gesetzt, so kann der Mitarbeiter seine Meldung nicht mehr selbst zurückziehen oder ändern, sondern muss sich im Fall der Fälle beim Disponenten direkt abmelden.
Dieses Prozedere war bisher nur bei einer bereits erfolgten Einteilung nötig, wurde nun aber verstärkt auch bei Meldungen gewünscht.

Der Mitarbeiter wird im Meldedialog der entsprechenden Veranstaltung dann darauf hingewiesen, dass die Meldung verbindlich ist und nicht mehr selbst geändert werden kann.

Verbindliche Meldung - Meldedialog
Zauberstab Diese Erweiterung setzt 2 Vorschläge mit insgesamt 74 Votes aus der Wunschliste um.

Als Ergänzung zur Kartenansicht für Adressen ist es nun auch möglich, sich die Route zu einem Veranstaltungs- oder Kursort anzeigen zu lassen. Diese Funktion, die bisher nur bei der Ressourcen-Umkreissuche eingesetzt wurde, zeigt nach Auswahl einer Startadresse nun auch den schnellsten Weg zur Zieladresse an und gibt auch eine geschätzte Fahrzeit aus.

Wurde eine eindeutige Adresse als Veranstaltungsort hinterlegt, so erscheint auf der Übersicht ein kleines Kartensymbol.

Auf Klick öffnet sich ein neues Fenster, in welchem der Zielort auf einer Karte angezeigt, und auch Ihre Startadresse ausgewählt werden kann. Eine bereits im System hinterlegte Adresse (z.B. Ihre Privatanschrift, oder die Anschrift der Organisation) kann ausgewählt, oder ein neuer Standort ganz frei eingegeben werden.
Hinweis: „Adresse Organisation“ steht für die Anschrift, die unter System > Einstellungen > Organisation hinterlegt ist. Heimatadresse bezieht sich auf die Adresse des gerade angemeldeten Nutzers (Mein Konto > Meine Daten > Kontaktdaten).

Die Route wird berechnet und mit Informationen zur Entfernung und Fahrdauer angezeigt. Gegebenenfalls wird auch eine Alternativstrecke vorgeschlagen.

Hinweis: Das Kartensymbol erscheint auch auf der Liste öffentlich freigegebener Kurstermine, die bei HiOrg-Server KURSE in die eigene Webseite eingebunden werden können. So können auch potentielle Teilnehmer den Ort aufrufen und sich die Route zum Kursort ausgeben lassen.

Im Zuge dieses Updates wurde auch die Datenbank für die Ergänzung des Ortes bei Eingabe der PLZ  aktualisiert. Einige Nutzer hatten uns hier Fehler in der Auflösung gemeldet (vielen Dank dafür). Wir wünschen viel Freude mit dieser neuen Funktion.

Merken

Ab sofort können Disponenten im Bereich „Personal-Anforderung zum Dienst“ nicht nur das zwingend erforderliche Personal und dessen Qualifikationen festlegen, sondern können nun auch zusätzliche Plätze für „Praktikanten“ einplanen. Diese Plätze können mit anderen (meist niedrigeren) Anforderungen und ggf. auch abweichendem Mindestalter belegt werden. So können sich nun auch Personen zum Dienst melden, welche die eigentlichen Qualifikationen (noch) nicht besitzen.

In den Personal-Summen auf der Übersicht und bei der Personal-Einteilung werden die Praktikanten gesondert gezählt (mit Symbol „P“ versehen), und nicht in die Ist-/Soll-Zahlen der Personalanforderung eingerechnet. Mit der Abkürzung „NQ“ werden Personen gezählt, die weder die Anforderungen für reguläre Plätze, noch für Praktikanten-Plätze erfüllen.

Zauberstab Diese neue Funktion setzt einen Vorschlag mit insgesamt 201 Votes aus der Wunschliste um.