Als Disponent:in weiß man beim Anlegen eines Dienstes oder Termins oftmals genau, welcher Helferstunden-Typ später beim Erfassen der geleisteten Stunden genutzt werden soll. Da die Helferstunden-Abrechnung vielleicht von einem anderen Teammitglied gemacht wird, ist es wichtig, diesen Gedanken aus der Planung in die Endphase der Veranstaltung zu transportieren.

Mit der aktuellen Erweiterung ist es möglich, den Helferstunden-Typ bereits bei der Erstellung eines Dienstes oder eines Termins im Datensatz der Veranstaltung zu setzen.

Der gewählte Typ wird dann bei der Erfassung der Helferstunden voreingestellt, kann aber auch geändert werden.

🪄✨ Das Update erfüllt zwei Vorschläge mit 67 Votes von unserer Wunschliste. 🧞‍♂️

Regelmäßige Überprüfung nur bei hinterlegtem Führerschein

Die Funktion der regelmäßigen Überprüfung wird oft genutzt, um die Gültigkeit von hinterlegten Führerscheinen zu kontrollieren. Aus diesem Grund gibt es hier in den Einstellungen ein kleines Update in Form einer Checkbox. Das System kann nun erkennen, dass die betreffende Überprüfung nur für Mitglieder mit eingetragener Fahrerlaubnis gilt. Damit werden Mitglieder ohne Führerschein (bspw. Jugendliche) nicht mehr in der Liste der zu überprüfenden Personen angezeigt.

Die neue Checkbox finden Sie in den Einstellungen zu den regelmäßigen Überprüfungen.

🧞‍♂️ Diese Erweiterung erfüllt 2 Wünsche mit 57 Votes von der HiOrg-Server Wunschliste.

Personalanzeige bei Kleindiensten

In den beiden Ansichten Alle Dienste und Alle Termine werden bei der Einteilung von bis zu 3 Personen die Namen der Helfenden direkt in der Liste aufgeführt. Das ist besonders praktisch für Organisationen mit vielen Kleindiensten (bspw. auch HvO- / Bereitschaftsdienste, …).

Dienst mit 2 eingeteilten Personen.

Für Veranstaltungen mit mehr als 3 festen Einteilungen stehen die Informationen weiterhin auf der Einteilungsseite bzw. auf dem entsprechenden Formular (Dienst- / Termin-Details).

Eine Push-Nachricht ist eine spezielle Meldung, die direkt auf dem Mobilgerät angezeigt wird, ohne dass zuvor die HiOrg-Server App geöffnet werden muss. Zukünftig können diese Benachrichtigungen direkt aus HiOrg-Server auf das Smartphone eines Mitglieds gesendet werden, wenn dort die HiOrg-Server Mobilgeräte-App (ab v5.5.2) installiert ist.

Kommt Ihnen diese Funktion bereits bekannt vor? Sie haben vollkommen Recht, grundsätzlich ist die Möglichkeit für Push-Benachrichtigungen seit mehreren Monaten verfügbar. Bisher musste sie allerdings als Beta-Funktion im Laborbereich aktiviert werden – und das hat sich nun geändert. Mit der Übernahme in den offiziellen Funktionsumfang gibt es zusätzlich ein paar Änderungen und Erweiterungen.

Push für alle aktiviert

Aktuell können Anfragen bei Personalbedarf vom Disponenten per Push versendet werden (HiOrg-Server PRO und KURSE). Dabei kann der Disponent auf einen Dienst, Kurs oder Termin aufmerksam machen, indem er beim Anlegen / Bearbeiten die neue Option „Rückmeldung von qualifizierten Helfern anfragen“ auswählt.

Checkbox Rückmeldung anfragen

Informationen zum Einteilungsstatus, bspw. wenn eine Meldung zur festen Einteilung geändert wird, werden vom System automatisch per Push an die betreffenden Nutzer versendet.

Damit die neue Funktion auch direkt genutzt werden kann, haben wir den Push-Versand für alle Server standardmäßig aktiviert. Nachrichten werden von der App nun prominent auf dem Mobilgerät anzeigt – außer der Nutzer hat diese Möglichkeit bereits in den Einstellungen der App deaktiviert.

Die komplette Push-Funktionalität eines Servers kann vom Admin in den Einstellungen deaktiviert werden (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren).

Push mit spezifischen Informationen

Als Reaktion auf das Feedback der Beta-Tester sind nun auch Push-Nachrichten möglich, die auf dem Home-Screen detailiertere Informationen enthalten. Bislang hatten wir uns hier für einen allgemeinen Text ohne konkrete Informationen zur Veranstaltung entschieden, da zum Erreichen der Endgeräte eine Anbindung an Apple bzw. Google zwingend notwendig ist.

Beispiel:
Standardnachricht: Personal für eine Veranstaltung benötigt: Bitte Rückmeldung abgeben.

Detaillierte Nachricht: Für den Dienst "TddE" am 03.10.2021 werden noch Helfer benötigt. Bitte prüfen Sie, ob Sie sich für diesen Dienst melden können. (demo)

Die Entscheidung, ob Veranstaltungsdaten und ggf. persönliche Helferdaten über ausländische Server (Amazon, Apple & Google) geleitet werden, liegt damit nun bei Ihnen. Die ausführlicheren Push-Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert und müssen vom Admin in den Einstellungen aktiviert werden.

Einheitliche Benachrichtigungen im System

Zusätzlich zur Übertragung per Push erscheinen Statusinformationen auch in der Benachrichtigungsübersicht der App. Im Benachrichtigungssystem der Web-Version (auf der Übersicht) waren diese Anfragen bisher nicht enthalten.
Durch die Verschmelzung der beiden Systeme werden Benachrichtigungen nun einheitlich ausgeliefert. Das bedeutet, dass Nutzer der Web-Version nun auch Meldungen zum Einteilungsstatus usw. erhalten. Im Gegenzug werden App-Nutzer bspw. auf ablaufende Ausbildungen, anstehende regelmäßige Überprüfungen und Terminabsprachen hingewiesen.

Hinweis: Informationen zum Einteilungsstatus und Personalanforderungen erscheinen unabhängig von Push im Benachrichtigungssystem, also auch wenn die Push-Funktionalität eines Servers deaktiviert ist.

Mit dieser Verschmelzung legen wir auch den Grundstein für weitere Neuerungen, die hier demnächst folgen werden. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Darstellung von Web-Benachrichtigungen, die durch eine Überarbeitung übersichtlicher werden sollen. Zusätzlich werden auch noch weitere Nachrichten integriert, bspw. Info bei neuen und geänderten Veranstaltungen oder Erinnerungen an anstehende Geburtstage, Kontrolle der persönlichen Daten, …

Nicht alle Informationen sollen als Pushnachricht versendet werden, aber wir sind trotzdem sicher, dass der neue Bereich die Arbeit mit HiOrg-Server noch komfortabler gestaltet.

❗️Wichtige Informationen, es besteht Handlungsbedarf von Ihrer Seite.

Um PDF-Dateien für Formulare oder bspw. Teilnahmebescheinigungen zu erzeugen, bietet HiOrg-Server unterschiedliche Versionen des PDF-Wandlers „dompdf“ an. Zahlreiche Vorlagen nutzen hier noch die veralteten Versionen dompdf 0.5.1 oder dompdf 0.6.1.

Aufgrund von regelmäßigen Sicherheitsupdates werden diese beiden Versionen zum 30.11.2021 abgeschaltet.

Bitte Vorlagen aktualisieren

Bitte kontrollieren Sie Ihren Vorlagen und aktualisieren Sie diese bei Bedarf. Bei der Umstellung zu neueren PDF-Wandlern kann es zu Verschiebungen kommen, die Korrekturen an der Vorlage notwendig machen.

PDF-Wandler einstellen

Folgende Vorlagen können von der Umstellung betroffen sein:

  • alle Formulare (unter System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare)
  • Teilnahme-Bescheinigungen für Kurse (unter System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Kurstypen / Lehrscheine)
  • Etiketten-Vorlagen (unter System > Einstellungen > Vorlagen – Etiketten / Ausweise).

Die Standardvorlagen von HiOrg-Server sind bereits seit einiger Zeit umgestellt – wenn Sie die Standardvorlagen nutzen, müssen Sie diese ggf. neu übernehmen, wenn bei Ihnen noch eine alte dompdf-Version angezeigt wird.

In unserem Handbuch haben wir einen Leitfaden zur Migration von Vorlagen bereitgestellt. Bei Fragen helfen wir gerne weiter.

Vorlagen, die nach dem 30.11.2021 noch auf dompdf 0.5.1 oder 0.6.1 stehen, werden automatisiert auf dompdf 0.8.0 umgestellt. Dabei kann es (wie oben angesprochen) zu Darstellungsproblemen kommen.

Weiteren PDF-Wandler „Browsershot“ integriert

Leider führt der schon seit langem integrierte PDF-Wandler „dompdf“ häufig zu Umwandlungsproblemen, bspw. können keine HTML-Tabellen als Layout-Möglichkeit über die Seitengrenze hinweg genutzt werden – was nicht nur Sie frustriert.

Um hier Abhilfe zu schaffen haben wir nun einen neuen, zusätzlichen PDF-Wandler „Browsershot“ integriert. Dieser hat zwar ebenfalls seine Tücken, liefert in vielen Fällen aber bessere Ergebnisse als dompdf. Der bisherige Wandler dompdf bleibt weiterhin im System verfügbar, so dass bestehende Formulare damit ausgegeben werden können.

Heute berichten wir über ein paar Updates. Orientiert haben wir uns dabei an Vorschlägen von der HiOrg-Server Wunschliste:

Anzeige von eingeteilten Fahrzeugen auf der Übersicht

eingeteilte Fahrzeuge auf der Übersicht

Auf der Übersichtsseite von HiOrg-Server gibt die Liste „Anstehende Veranstaltungen“ nun auch die zur Veranstaltung eingeteilten Fahrzeuge aus. Diese werden in der Spalte „Art / Anlass“ aufgeführt. Ist mehr als ein Fahrzeug eingeteilt, so können die Informationen mit einem Klick ausgeklappt werden.

✨🧞‍♂️ Dieses Update erfüllt einen Wunsch mit 207 Votes.

Anonymisieren von Helferstunden beim Löschen von Mitgliedern

Bisher wurden beim Löschen von Mitgliedern auch deren Helferstunden mit gelöscht. Um langjährige Statistiken nicht zu verfälschen, wurden ehemalige Mitglieder deshalb oft viele Jahre als gesperrte Nutzer (mit gelöschten persönlichen Daten) im System behalten.

Durch die aktuelle Änderung ist ein Löschen des Mitglieds ohne Einfluss auf die Helferstunden möglich. Die anonymisierten Stunden werden zukünftig als „(gelöschte Benutzer)" angezeigt und es gibt auch eine Filtermöglichkeit, um diese mit anzuzeigen.

✨🧞‍♂️ Dieses Update erfüllt einen Wunsch mit 39 Votes.

Absender-Auswahl bei Rundmails

Absender für Rundmail wählen

Rundmails wurden bisher immer von der eigenen E-Mailadresse verschickt. Nun kann man auswählen, dass alternativ als Absender die hinterlegte E-Mailadresse der Organisation verwendet wird.

✨🧞‍♂️ Dieses Update erfüllt einen Wunsch mit 39 Votes.

Variablen „Bemerkung bei Meldung“ für Formulare

Seit einiger Zeit sind für Vorlagen zu Diensten und Terminen zusätzliche Variablen verfügbar, die die Bemerkung, welche ein Helfer bei der Meldung eingegeben hat, ausgeben. Bitte bedenken Sie, dass ggf. sehr persönliche Kommentare und Informationen in den Bemerkungen stehen können, die oft nicht für alle Nutzer eines HiOrg-Servers gedacht sind. Die neuen Variablen sind im System unterhalb des Formulareditors zu finden.

✨🧞‍♂️ Dieses Update erfüllt einen Wunsch mit 63 Votes.

Übrigens: Momentan warten fast 100.000 ungenutzte Votingpunkte im System – mehr als doppelt so viele wie aktuell auf Vorschläge verteilt sind.

Seit heute versendet HiOrg-Server eine Benachrichtung an Helfer, wenn sich deren Einteilungsstatus ändert.
Wird also ein Helfer bspw. fest eingeteilt, so erscheint eine Push-Mitteilung auf seinem Mobilgerät. Diese Funktion umfasst Benachrichtigungen zu Diensten, Terminen und Kursen. In HiOrg-Server KURSE werden Ausbilder und Helfer informiert.

Anders als die schon länger verfügbaren Push-Benachrichtigungen, welche ein Disponent zu einer Veranstaltung auslösen kann, werden die Informationen zur Statusänderung automatisch vom System versendet.

Voraussetzungen

  • die Push-Funktion muss (derzeit noch) im Labor (System > Einstellungen > Entwicklungslabor) von einem Nutzer mit Admin-Recht aktiviert werden.
    Entwicklungslabor
  • Helfer benötigen eine aktuelle Version der HiOrg-Server App (ab v5.5.2).
  • Push-Benachrichtungen dürfen in den Einstellungen der Mobilgeräte-App nicht deaktiviert sein.
    Push-Benachrichtigung Settings

QR-Code für Formulare

Kürzlich haben wir ein neues Link-Schema vorgestellt, das Veranstaltungen direkt in der HiOrg-Server App öffnen kann. Ohne App wird die Veranstaltung wie bisher im Browser angezeigt.

Passend dazu ist nun eine neue Variable für Formulare verfügbar, die einen QR-Code zu Diensten, Kursen und Terminen erzeugt. In diesem Code ist ein Link hinterlegt. Scannt man den Code mit dem Mobilgerät, wird die entsprechende Veranstaltung aufgerufen.

Die im Server hinterlegten Standardvorlagen für Details zu Diensten, Kursen und Terminen haben wir bereits mit dem QR-Code ausgestattet. Wenn Sie individuellen Vorlagen und Formulare nutzen, können Sie den QR-Code mit der Variable [[$veranst_qrcode]] einbinden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.