Liste der Helferstunden-Typen selbst vorsortieren

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Nach einem Dienst / Termin können von allen Beteiligten Helferstunden erfasst werden. Wurde in den Details kein Helferstunden-Typ eingestellt und sind im Server bereits mehrere Typen hinterlegt, so beginnt hier oft das Scrollen durch die verschiedenen Optionen. Aus diesem Grund haben wir hier gearbeitet und ihr habt ab sofort die Möglichkeit, die Helferstunden-Typen in den Einstellungen manuell zu sortieren (System > Einstellungen > Mitglieder – Helferstunden).

Die Funktionsweise ist an das Sortieren und Verwalten von Qualifikationslisten angelehnt, was euch eine bekannte Möglichkeit bietet, eure Daten zu organisieren. Die manuelle Sortierung wird auf alle Stellen in HiOrg-Server (und der Mobilgeräte-App) angewandt, wo Listen oder Auswahlmöglichkeiten zu Helferstunden angezeigt werden.

Die neue Funktion ist schon live verfügbar und ermöglicht es, die Helferstunden-Typen nach euren individuellen Bedürfnissen zu ordnen.

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Ernährungsgewohnheiten von Teammitgliedern erfassen

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Menschen haben zunehmend divergente Essgewohnheiten und gleichzeitig nehmen auch Lebensmittelallergien und Intoleranzen zu. Auf diesen Umstand sollte auch bei Gemeinschaftsveranstaltungen mit Verpflegung eingegangen werden, damit alle Helfenden satt und zufrieden sind.

Um hier zu unterstützen können in HiOrg-Server nun Verpflegungsoptionen abgebildet werden. Die Änderung umfasst die drei neuen Eingabefelder

  • Ernährungsgewohnheit
  • Lebensmittelallergien / -intoleranzen
  • weitere Angaben zur Verpflegung (Freitext).
Ernährungsgewohnheiten erfassen
Ernährungsgewohnheiten erfassen

Die Informationen können vom Mitglied selbst in den persönlichen Daten (über „Mein Konto > Meine Daten > weitere Angaben“) eingetragen werden.
Zusätzlich gibt es zwei neue Standardformulare zur Anzeige der Verpflegung bei einer Veranstaltung

  • Verpflegungsliste Dienst („System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Formulare zu Diensten“)
  • Verpflegungsliste Termin („System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Formulare zu Terminen“)

Die Sichbarkeit der hinterlegten Standardformulare ist auf Verantwortliche für einen Dienst / Termin, sowie Nutzende mit dem Recht sandienst oder termine begrenzt.

Dokumente direkt anzeigen

Eine Neuerung gibt es auch bei den Anzeigemöglichkeiten von hinterlegten Dokumenten. Dokumente konnten im Browser-System bisher nicht direkt angezeigt werden, sondern mussten vor dem Öffnen erst lokal gespeichert werden.

Diese Funktionalität haben wir nun vereinfacht. Ein Klick auf den Namen öffnet das Dokument direkt im Browser. Klickt man auf das Icon neben dem Namen wird die Datei wie bisher heruntergeladen und gespeichert.

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Mögliche Fehler in der Hilfeleistungsstatistik

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Am 11.05.2023 haben wir ein umfangreiches technisches Update des HiOrg-Servers veröffentlich. Trotz ausführlicher Tests hat sich in diesem Rahmen eine Fehlfunktion im Bereich der Hilfeleistungsstatistik eingeschlichen: Bereits vor Veranstaltungsende wurde ein Wert von Null für transportierte / behandelte Patienten erzeugt und gespeichert.
Nach dem Ende der Veranstaltung wurde der fehlerhafte Eintrag dann dem Disponenten / der Disponentin sofort zur Kontrolle vorgeschlagen, ohne dass zwischenzeitlich eine beteiligte Person tatsächlich Angaben zur Veranstaltung machen konnte. In der Meldung gab das System an, dass die Informationen zur Hilfeleistung von „(gelöschter Nutzer)“ gemacht wurden.

Wir haben alle betroffenen Kunden per E-Mail informiert und darum gebeten, abgeschlossene Veranstaltungen der letzten beiden Wochen zu überprüfen. Noch nicht beendete Veranstaltungen sind nicht länger von dem Fehler betroffen (auch wenn sie in diesem Zeitraum angelegt wurden).

Wir bedauern, dass es zu diesem Fehler gekommen ist und die entstandenen Unannehmlichkeiten tun uns sehr leid. Unser Fokus liegt auf der Unterstützung von Helfenden und insbesondere möglicher Arbeitserleichterung. Leider ist uns dies im aktuellen Fall nicht gelungen. Bei Fragen oder wenn Hilfe benötigt wird, stehen wir unter support@hiorg-server.de gerne zur Verfügung.

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Änderung: Benachrichtigungen zu Veranstaltungen

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Letzte Woche wurde die neue Funktion „Benachrichtigungen zu Veranstaltungen“ veröffentlicht. Das Update ermöglicht es, Mitglieder per Systembenachrichtigung (und Push) über neue und geänderte Veranstaltungen zu informieren.
Zwischenzeitlich haben uns auf unterschiedlichen Wegen Rückmeldungen erreicht, dass die Menge der versendeten Nachrichten zu hoch und die Handhabung der Checkboxen unpraktikabel sei.

Wir haben daher folgende Änderungen vorgenommen:

  • Die Häkchen bei „Dienst bearbeiten“ / „Termin bearbeiten“ sind nicht länger vorausgewählt und müssen vom Disponierenden selbst gesetzt werden.
    Benachrichtigung zu Veranstaltungen - Dienstdetails
  • In Kürze wird beim Löschen eines Dienstes / Termins eine weitere Checkbox im Systemdialog verfügbar sein. Dort kann entschieden werden, ob eine Benachrichtigung versendet wird.
  • Gleiches gilt für Mehrfachänderungen an Diensten und Terminen (auch in Kürze).

Wir hoffen, dass diese kleinen, kurzfristigen Veränderungen die aktuelle Situation entschärfen. Längerfristig planen wir zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten, sowohl für Sendende als auch für Empfangende von Benachrichtigungen.

Danke für die konstruktiven Rückmeldungen. Diese helfen uns dabei, HiOrg-Server kontinuierlich zu verbessern.

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Benachrichtigungen zu Veranstaltungen

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Es gibt Neuigkeiten bei den Benachrichtigungen: Bei neuen und geänderten / gelöschten Diensten oder Terminen können qualifizierte Mitglieder und auch andere Disponierende nun direkt im System benachrichtigt werden.

Benachrichtigung zu Veranstaltungen - Quickview

Zusätzlich wird automatisch eine Push-Nachricht an Mobilgeräte ausgeliefert, diese beinhaltet wahlweise eine allgemeine Info oder eine Zusammenfassung der geänderten Daten.
Hinweis: Die ausführlichen Informationen zur entsprechenden Servereinstellungen finden Sie in diesem Beitrag, Abschnitt „Push mit spezifischen Informationen“.

Auf der Bearbeitungsseite eines Dienstes gibt es im Bereich Benachrichtigungen nun zwei neue Häkchen, die bei einer Änderung die Nachricht an unterschiedliche Empfängerkreise auslösen. Die Checkboxen sind vorausgewählt – ist kein Versand gewünscht, so kann der Haken einfach entfernt werden (bspw. bei einem Tippfehler oder einer anderen kleinen Änderung).

Benachrichtigung zu Veranstaltungen - Dienstdetails

Für Termine ist die Funktion vergleichbar auf der Detailseite eines Termins umgesetzt.

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Helferstunden-Typ vorab definieren

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Als Disponent:in weiß man beim Anlegen eines Dienstes oder Termins oftmals genau, welcher Helferstunden-Typ später beim Erfassen der geleisteten Stunden genutzt werden soll. Da die Helferstunden-Abrechnung vielleicht von einem anderen Teammitglied gemacht wird, ist es wichtig, diesen Gedanken aus der Planung in die Endphase der Veranstaltung zu transportieren.

Mit der aktuellen Erweiterung ist es möglich, den Helferstunden-Typ bereits bei der Erstellung eines Dienstes oder eines Termins im Datensatz der Veranstaltung zu setzen.

bei Diensten
bei Terminen

Der gewählte Typ wird dann bei der Erfassung der Helferstunden voreingestellt, kann aber auch geändert werden.

🪄✨ Das Update erfüllt zwei Vorschläge mit 67 Votes von unserer Wunschliste. 🧞‍♂️

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Kleine Updates: Überprüfung nur bei hinterlegtem Führerschein und Personalanzeige bei Kleindiensten

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Regelmäßige Überprüfung nur bei hinterlegtem Führerschein

Die Funktion der regelmäßigen Überprüfung wird oft genutzt, um die Gültigkeit von hinterlegten Führerscheinen zu kontrollieren. Aus diesem Grund gibt es hier in den Einstellungen ein kleines Update in Form einer Checkbox. Das System kann nun erkennen, dass die betreffende Überprüfung nur für Mitglieder mit eingetragener Fahrerlaubnis gilt. Damit werden Mitglieder ohne Führerschein (bspw. Jugendliche) nicht mehr in der Liste der zu überprüfenden Personen angezeigt.

Die neue Checkbox finden Sie in den Einstellungen zu den regelmäßigen Überprüfungen.

🧞‍♂️ Diese Erweiterung erfüllt 2 Wünsche mit 57 Votes von der HiOrg-Server Wunschliste.

Personalanzeige bei Kleindiensten

In den beiden Ansichten Alle Dienste und Alle Termine werden bei der Einteilung von bis zu 3 Personen die Namen der Helfenden direkt in der Liste aufgeführt. Das ist besonders praktisch für Organisationen mit vielen Kleindiensten (bspw. auch HvO- / Bereitschaftsdienste, …).

Dienst mit 2 eingeteilten Personen.

Für Veranstaltungen mit mehr als 3 festen Einteilungen stehen die Informationen weiterhin auf der Einteilungsseite bzw. auf dem entsprechenden Formular (Dienst- / Termin-Details).

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