Bisher war es im Bereich Material und Mitglieder möglich, eigene Dokumente zu hinterlegen. Diese Dokumentenverwaltung haben wir nun auf weitere Bereiche des HiOrg-Servers ausgedehnt, d.h. für Aufgaben, Einsätze, Kurse und Termine können nun Dokumente gespeichert werden, ebenso auf der Pinnwand.
Bei Rundmails oder Benachrichtigungen (bspw. Übersichtspläne bei Helfereinteilung) können diese Dokumente als Anhang versendet werden.

In der Ansicht „Dokumentenliste“ (Kommunikation > Dokumente) können die Dokumente nun mit Hilfe von Unterordnern klar abgelegt werden. Auf der Übersichtsseite unterstützen Breadcrumbs die Übersichtlichkeit.
Ordnerstruktur Dokumente

Dokumente auf der Übersicht

Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind (je nach persönlicher Berechtigung) nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.
Jeder HiOrg-Server PRO / KURSE verfügt im Auslieferungszustand über 10 MB Datenspeicher. Sollten Sie zusätzlichen Speicherplatz benötigen, so lässt sich dieser unter System > Mein HiOrg-Server – Dokumentenspeicherplatz vom Admin erweitern.

Dieses Update setzt Vorschläge mit insgesamt 177 Votes von der Wunschliste unserer Nutzer um.

Am Dienstag, dem 19.01.2016 werden wir ein größeres Update veröffentlichen, bei welchem der gesamte Bereich des Rechnungswesens durch eine komplett neu programmierte Version ersetzt wird. Folgende Funktionen wurden überarbeitet oder ergänzt:

Verbesserte Rechteabstufung

Das bekannte Recht rechnung wird durch das neue Recht rechnungsansicht ergänzt. Dieses erlaubt lediglich das Anzeigen einer Rechnung, nicht jedoch das Erstellen und Ändern.

Rechnungserstellung

  • Die Rechnungsnummer lässt sich automatisch nach eigenem Muster generieren.
  • Auf einer Rechnung sind nun unbegrenzt viele Rechnungsposten möglich.
  • Zur Berechnung von Anfahrtskosten kann ein Kilometerpreis hinterlegt werden.
  • Die Anzahl der Hilfeleistungen / Transporte kann mittels Variable in die Druckvorlage einer Rechnung eingefügt werden.
  • Auch eine Kombination von Grundpreis und stundenbasierter Abrechnung ist nun möglich.
  • Sammelrechnungen lassen sich nach Einsatztagen aufschlüsseln.
  • Statt einem errechneten Gesamtpreis kann auch ein Pauschalbetrag ausgegeben werden

Die spezifischen Werte bzw. Einstellungen können in Ihrem HiOrg-Server unter ‚System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular‘ hinterlegt und geändert werden.
Rechnung erstellen

Zusätzliche Funktionalität

  • Erstellung von Gutschriften mit negativen Rechnungsbetrag möglich.
  • Es können beliebig viele Rechnungsformulare hinterlegt werden, statt der bisherigen zwei. So können bspw. auch Unterabteilungen eigene Vorlagen gestalten.
  • Wurde eine Rechnung noch nicht vollständig beglichen, kann eine Teilzahlung vermerkt werden.

Mahnungen

Offene Rechnungen können nun bequem mit eigenen Vorlagen angemahnt werden. Dazu stehen 3 Stufen zur Verfügung. Eine Erinnerungsfunktion mit individueller Zeitwahl sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.
Mahnung erzeugen

Wichtig: Kontrolle Ihrer Rechnungsvorlage

Im Zuge der Neugestaltung wurden einige der bestehenden Variablen geändert. Wir werden bei der Umstellung alle bestehenden Vorlagen automatisch auf die neuen Variablen umstellen – trotzdem können in Einzelfällen Verschiebungen im Drucklayout nicht ausgeschlossen werden.
Bitte kontrollieren Sie nach der Umstellung am Dienstag dem 19.01.2016, Ihre Rechnungen im Druck- bzw. PDF-Layout. Wenn Änderungen notwendig sind, können Sie diese im Bereich „System > Einstellungen > Formulare“ anpassen. Bei Probleme helfen wir Ihnen jederzeit gerne: am einfachsten per E-Mail an support@hiorg-server.de.

Durch diese Neuerungen wurden 22 Vorschläge (mit insgesamt 252 Votes) von der Wunschliste unserer Nutzer umgesetzt.

Kooperation HiOrg-Server und Ruatti SystemsAb Mai gibt es eine feste Partnerschaft zwischen der HiOrg Server GmbH und der Ruatti Systems GmbH (www.ruatti-systems.de).
Ruatti Systems GmbH steht für maßgeschneiderte Lösungen rund um die Themen Einsatzmanagement, Krisenkommunikation und Videoüberwachung.

Durch diese Kooperation profitieren Sie von folgenden Angeboten:

  • Die beiden Online-Systeme arbeiten interaktiv zusammen: wenn ein zuvor im HiOrg-Server angelegter Einsatz zum Tragen kommt, können mit einem Klick alle für den Ruatti.Commander notwendigen Daten direkt übertragen werden (Einsatzinfos, zugewiesenes Personal und Einsatzmittel).
  • Alle Nutzer von HiOrg-Server erhalten 10% Rabatt auf die im Haus Ruatti Systems entwickelte Software. Im Gegenzug können Ruatti.Commander-Kunden einen neuen “HiOrg-Server KURSE” eröffnen (enthält u.a. auch Funktionen zur Verwaltung der Breitenausbildung), und zahlen in den ersten 24 Monaten dafür lediglich 18€ zzgl. MwSt.*
  • Ruatti Systems-Kunden mit laufendem Ruatti.Commander-Pflegevertrag, die einen Termin auf dem Messestand der RETTmobil (vom 6. bis 8. Mai 2015 in Fulda) oder der Interschutz (8. bis 13. Juni 2015 in Hannover) vereinbaren, erhalten eine Version “HiOrg-Server PRO” für die Dauer von 24 Monaten kostenfrei. Die entstehenden Kosten werden von der Ruatti Systems getragen.

Wir freuen uns, dass durch diese Kooperation zwei starke Partner im Bereich Einsatzkoordination zusammengefunden haben.
Sie als Nutzer beider Systeme können so zukünftig bei der Planung und Durchführung komplexer Einsätze noch komfortabler den Überblick behalten.

* Aktion gültig bis Ende 2015

Pünktlich zum Osterfest können unsere Entwickler ein neues Feature ins Nest legen: die bereits angekündigte Material-Disposition und der Buchungskalender für Räume und Ausrüstung wurden fertiggestellt und werden Ostermontag für alle HiOrg-Server freigeschaltet.

Material zum Einsatz zuordnen

Für alle Einsätze, Termine oder Kurse kann nun beliebige Ausrüstung aus der Material-Liste zugeteilt werden.
Im Vorfeld muss einmalig das ‚einteilbare‚ Material als solches gekennzeichnet werden (in der Bearbeitungsansicht des Materials – siehe Bild unten). Bei der Auswahl zu einem konkreten Termin wird dann auch überprüft, ob das gewählte Material (oder Inhalt) zum entsprechenden Zeitpunkt bereits anderweitig verplant ist.

Hinweis: Bilden mehrere Materialien eine Einheit, zum Beispiel die Trage wird nie aus dem RTW entnommen um einzeln genutzt zu werden (ebenso einzelne Medikamente / Verbrauchsmaterialien aus einem Koffer), so muss nur das „äußerste“ Materialobjekt (hier: RTW bzw. Koffer) als ‚einteilbar‘ gekennzeichnet werden.
Eingeteilte Materialien können mittels Variablen auch auf Formularen u.ä. ausgegeben werden. Bei mehrtägigen Kursen kann für jeden Kurstag eine getrennte Einteilung vorgenommen werden.

Räume buchen

Schnellauswahl Raum buchenZusätzlich zur Materialdisposition findet sich in der Bearbeitungsansicht eines Einsatzes, Termins oder Kurses nun eine unkomplizierte Schnellauswahl zur Raumbuchung.

Hinweis: Bitte denken Sie daran, dass auch Räume zuerst in der Materialliste als ‚einteilbar‘ angelegt werden müssen, damit sie hier zur Buchung verfügbar sind.

Buchungskalender

In der Kalenderübersicht können nun per Auswahlkästchen bereits zugeordnete Räume und Ausrüstungsgegenstände eingeblendet werden, um die Verfügbarkeit zu überprüfen. Über das [+]-Symbol neben dem Filter können eigene Gruppen definiert werden, so dass bspw. alle Räume für eine Kursplanung, oder alle Fahrzeuge in einem Überblick gezeigt werden.

Um die neuen Funktionen zu nutzen, muss die Materialverwaltung aktiviert sein und HiOrg-Server PRO oder KURSE verwendet werden. Sollten Sie die neuen Funktionalitäten nicht nutzen wollen, so können diese in den Einstellungen deaktiviert werden und alles bleibt beim Alten.

Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback zu diesen Neuerungen, und wünschen Ihnen und Ihren Familien ein fröhliches Osterfest!
Fröhliche Ostern!

Um die Nutzung von HiOrg-Server noch komfortabler zu gestalten, werden wir in der kommenden Woche einige Anpassungen beim Erstellen neuer Einsätze vornehmen.

Die Adressverwaltung, die Sie aus der Breitenausbildung und von der Materialverwaltung kennen, wird nun auch in den Einsatzbereich integriert, so dass Adresssätze nun besser gepflegt und effizienter genutzt werden können. Konkret können für einen Veranstalter mehrere Ansprechpartner hinterlegt werden und auch Veranstaltungsorte werden zukünftig aus der Adressverwaltung gewählt, wo sie inklusive Anmerkungen (bspw. zu Sicherheitsbestimmungen oder Anfahrtsweg) vorgehalten werden. Zusätzlich ist nun schon beim Eintragen eines neuen Einsatzes die einfache Auswahl einer separaten Rechnungsadresse möglich.
Zugriff auf Adressverwaltung beim Anlegen von Einsätzen

Auf dem öffentlichen Anforderungs-Formular (in Ihrer Webseite) ändert sich vorerst nichts: Die Kunden selbst dürfen natürlich nicht auf diese Adressdatenbank zugreifen. Für jeden neuen, von extern angeforderten Dienst werden Sie daher zukünftig aufgefordert, einen bestehenden Adressdatensatz zuzuordnen, oder die vom Kunden eingetragenen Daten als neuen Eintrag in der Adressverwaltung zu speichern.

Achtung: Dazu wird zusätzlich zum sandienst-Recht auch das Recht „adressen“ benötigt.

Natürlich haben wir Ihre bestehenden Kundendaten bereits in die Datenbank übernommen. Wenn Sie für den gleichen Kunden mehrmals tätig waren und dabei verschiedene Ansprechpartner oder Veranstaltungsorte eingetragen waren, finden Sie nach der Umstellung diesen Kunden eventuell mehrfach in der Liste. Sie können diese Mehrfacheinträge jedoch mit wenigen Klicks zusammenfassen – die verschiedenen Ansprechpartner oder Orte bleiben dabei trotzdem erhalten.
Bitte nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, diese „Liste Veranstalter“ nach der Umstellung durchzusehen, und doppelte Einträge zusammenzuführen.

Zusätzlich zu dieser grundlegenden Anpassung wird es noch ein paar kleinere Verbesserungen geben, die von verschiedenen Nutzern vorgeschlagen wurden. Dazu gehören bspw. die Möglichkeit eine Faxnummer beim Veranstalter zu erfassen, sowie die Möglichkeit die Kundenliste zu sortieren und zu exportieren.

Durch diese Erweiterungen werden die einzelnen Bereiche von HiOrg-Server noch besser miteinander verknüpft, da sich die hinterlegten Kundendaten nun gleichzeitig für Einsätze, Materialverwaltung und Breitenausbildung nutzen, und an einer zentralen Stelle pflegen lassen.

Roadmap 2014Da HiOrg-Server ständig weiterentwickelt wird, erreichen uns immer wieder Fragen, wann und wie diese oder jene Funktion künftig umgesetzt wird. Wie bereits im letzten Jahr, möchten wir Ihnen auch heute nochmal einen kleinen Einblick geben, wohin die Reise in den kommenden Monaten gehen soll.

Bei der Erstellung unserers „Fahrplans“ orientieren wir uns sehr stark an der Wunschliste (im HiOrg-Server unter dem Menüpunkt System > Wunschliste), wo alle Anregungen unserer Nutzer gesammelt werden. Dort finden sich kleinere Detail-Wünsche, aber auch Ideen für umfassende Umgestaltungen. Meist kombinieren wir mehrere einzelne Punkte und so entsteht dann der Plan für ein größeres Update eines gesamten Funktionsbereiches.
Für das kommende Jahr sind folgende Erweiterungen geplant:

  • Zuordnung von Material und Fahrzeugen zu Einsätzen, Terminen und Kursen. Nach dem Einsatz verbrauchtes / defektes / verschwundenes Material erfassen.
  • Posten auf externem Anforderungsformular direkt aus Material-Bestand wählbar
  • Möglichkeit zur Raum-Buchung (Belegungsplan)
  • Archiv der über HiOrg-Server versandten E-Mails / SMS
  • digitale Fahrtenbücher, nach dem Einsatz Fahrtenbuch für mitgeführte Fahrzeuge abfragen
  • Schlüsselverwaltung
  • überarbeitete Rechnungsstellung für Einsätze und verbesserter Kostenvoranschlag
  • Abrechnung Fahrtgelder nach verschiedenen Formeln, dabei sind die Abfrage der Anfahrtskilometer bei Einsatz-Ende oder Festlegung in den Mitgliedsdaten des Helfers denkbar
  • eigene Helferstunden einreichen
  • Helferstunden für Aufgaben
  • Filtern der Helferstunden nach Anforderungen (bspw. Blutspende, Sanitätsdienst, usw.)
  • Überarbeitung der Einsatz-Meldung (neuer Dialog mit Bemerkungsfeld bei Meldung, evtl. zusätzlichem Button „vielleicht“)
  • Dienststellungen bei Einsätzen wählbar, besondere Qualifikation / Praktikanten-Plätze bei Einsätzen
  • Wiederholung für Einsätze
  • Erweiterung der Dokumente und Barcodes für Dienste / Termine / Kurse / Aufgaben
  • Ausweitung Adressen-Verwaltung auf Veranstalter und Veranstaltungsorte, Erweiterung um eine Maps-Komponente zur exakten Ortsmarkierung
  • direkter Versand von Formularen per E-Mail oder Fax (Empfänger-Auswahl aus Adressenverwaltung)
  • Rechnungsstellung an Firma / BG (K)*
  • Überarbeitung der Teilnehmerliste, Hinterlegung der zuständigen BG beim Teilnehmer, Ausdruck der Formulare für Kurse wahlweise nach Firma / BG getrennt (K)*
  • Überarbeitung der Erinnerungsfunktion auf Basis der TN eines Kurstyps (K)*
  • automatische Vergabe von Kursnummern (K)*
  • Optimierung des Servers für Darstellung auf Mobilgeräten, somit einfacherer Zugriff auch über Windows Phone und Blackberry möglich
  • Neustrukturierung Preismodell SMS-Versand

*(K): diese Funktionen werden nur in der Vollversion HiOrg-Server KURSE verfügbar sein.

Natürlich ist diese Liste nicht in der genauen Reihenfolge sortiert und auch nicht unumstößlich. Parallel zu den kleineren Verbesserungen, die wir fast täglich an den unterschiedlichsten Stellen in HiOrg-Server vornehmen, arbeiten wir an diesen genannten, größeren Updates. Da bei der Umsetzung mehrere Personen / Teams beteiligt sind, werden meist einige dieser Projekte zeitgleich bearbeitet.

Falls Ihnen beim Lesen eigene Vorschläge in den Sinn gekommen sind, so tragen Sie diese ganz einfach im HiOrg-Server unter System > Wunschliste ein.

Verbesserter Kalender

Unsere Kalenderübersicht präsentiert sich modern und aufgeräumt in neuem, responsivem Design. Das bedeutet, dass sich die Darstellung an die Größe des Bildschirmfensters anpasst und so auch auf mobilen Endgeräten (bspw. Smartphones) mit kleinerem Display eine sinnvolle Ansicht gewährleistet ist.

Kalenderübersicht - Vollbild

Kalenderübersicht – Vollbild

Kalenderübersicht - schmaler Bildschirm

bei schmalem Bildschirm

Gleichzeitig gibt es auch einige Verbesserungen in der Funktion: So werden mehrtägige Kurse der Breitenausbildung nicht länger nur am Starttag aufgeführt, sondern jetzt über die komplette Kursdauer dargestellt. Eigene Einsätze / Termine / Kurse können farbig hervorgehoben werden, und auch Geburtstage der Kollegen lassen sich per Klick einblenden.

Beim Ausdruck wird für jeden Monat nun prinzipiell eine eigene Seite erstellt, so dass nicht mehr wie bisher mitten im Monat ein Seitenumbruch entstehen kann.

 

Einsatzverantwortlichen festlegen

Ein Wunsch unserer Nutzer war die Möglichkeit, einen Einsatzverantwortlichen für einzelne Einsätze zu benennen, welcher nicht zwingend selbst das Recht „sandienst“ besitzen muss.

Der Einsatzverantwortliche kann den Einsatz bearbeiten, Helfer einteilen und erhält alle relevanten E-Mails zu diesem Einsatz. Er kann beim Anlegen / Bearbeiten des Einsatzes durch einen Benutzer mit „sandienst“-Recht frei ausgewählt werden, alternativ lässt sich auch der Einsatzleiter per Häkchen zum Verantwortlichen ernennen.