Ho, Ho, Ho. Weihnachten steht vor der Tür und auch wir haben eine kleine Überraschung für unsere Nutzer. *Oh neiiiin – schon wieder ein Update 😱*
Bevor wir das Geschenkesäckchen öffnen, möchten wir uns zuerst noch einmal für die Unannehmlichkeiten nach dem letzten Update entschuldigen, das insgesamt leider nicht so reibungslos wie erwartet verlaufen ist. Wir haben uns intensiv im Entwicklerteam beraten und einige Vorkehrungen getroffen, um solche Komplikationen in Zukunft zu vermeiden.

Jetzt aber runter mit Schleife und Geschenkpapier, wir präsentieren: die neue Kartenansicht für Adressen.

Im Adressdialog von Diensten und Terminen wird nun bei Adresseingabe der Ort im Kartenausschnitt angezeigt. Zur alternativen Eingabe stehen 4 unterschiedliche Koordinatensysteme bereit. So können auch Treffpunkte abseits regulärer Straßen hinterlegt werden, bspw. für eine Übung im freien Gelände.
Dieser Kartenausschnitt kann von sämtlichen Mitarbeitern über den entsprechenden Link in der Übersicht aufgerufen werden.

Kleiner Hinweis: Tatsächlich haben wir genau 113 unterschiedliche Schreibweisen von „Deutschland“ in allen Adressdatensätzen gefunden. Da diese neue Funktion aber auf eine korrekte Schreibweise angewiesen ist, überprüfen Sie bitte ggfls. Ihre Eingabe auf Tippfehler 😉

Die Kartenansicht ist in der neuesten Version der iOS-App bereits integriert. Nutzer der Android-App müssen sich leider noch bis Anfang Januar gedulden.

Im nächsten Schritt werden wir noch Funktionen zur Routenplanung ergänzen, und die Kartenansicht auch im Bereich der Kursverwaltung implementieren.

Ein ganz herzliches Dankeschön allen Nutzern und Admins, die uns mit ihren Anregungen, Ideen und Feedback geholfen haben, HiOrg-Server auch in diesem Jahr immer weiter zu verbessern! Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage.

PS: Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Ihre Anfragen beantworten.
Unsere menschlichen Mitarbeiter hingegen werden ‚zwischen den Tagen‘ viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie für die zukünftigen Aufgaben tanken. Wir hoffen auf Ihr Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst. Vielen Dank.

Wir sind gerade sehr aufgeregt. Es fühlt sich ein bisschen so an, als wäre Weihnachten dieses Jahr etwas früher. Und wenn Sie diesen Beitrag gelesen haben, sind Sie vielleicht ähnlich aufgeregt. Es geht um unser bisher größtes Update von HiOrg-Server. Kurze Warnung: dieser Beitrag ist lang, hat viele Worte und noch mehr Informationen 🙂

Übersicht – die „Startseite“

Unsere Übersichtsseite hat viel mehr Struktur bekommen, damit Sie schneller und komfortabler alle anstehenden Veranstaltungen überblicken können.
Buttonset auf der ÜbersichtsseiteEine Button-Leiste ermöglicht die Filterung nach unterschiedlichen Gesichtspunkten und erlaubt es dem Admin, HiOrg-Server aus der Mitarbeiter-Perspektive zu nutzen. So kann er sich nun, wie alle anderen auch, selbst zu Veranstaltungen melden.

Preview Update ÜbersichtDer Meldedialog wurde dahingehend optimiert, dass bei zeitlichen Überschneidungen mit anderen Diensten direkt gewarnt wird. Außerdem steht nun grundsätzlich ein Bemerkungsfeld zur Verfügung (bspw. für Positionswünsche).

Meldestatus ÜbersichtseiteEine neue Statusanzeige in der ersten Spalte signalisiert übersichtlich den Stand der persönlichen Meldung. Hier unterscheiden wir nun zwischen angefragt – gemeldet – eingeteilt – abgesagt – versteckt, zusätzlich bleibt die Färbung von voll besetzten Diensten (grün) und zu besetzenden Diensten (rot / dunkelrot bei Zeitdruck) bestehen.

Icons Übersicht Am rechten Bildschirmrand sind die wichtigsten Bedienelemente nun gruppiert und zeigen mögliche Interaktionen: bearbeiten – Formulare – Dokumente – Einteilung – per SMS anfragen – per E-Mail anfragen.

Nach diesem Schema wurde auch die Darstellung der Übersichtslisten Alle Dienste, Alle Termine und Alle Kurse (in HiOrg-Server KURSE) und die entsprechenden Druckansichten angepasst.

Dienste

Dem aufmerksamen Nutzer wird es sicher bereits aufgefallen sein: Der Menüpunkt „Einsätze“ wurde vor kurzem wird zu „Dienste“ umbenannt.
(Edit: hier hat sich ein kleiner Fehler eingeschlichen. Die Umbenennung erfolgt erst im Zuge des Updates.)

Wird ein neuer Dienst angelegt, kann der Disponent nun zwischen 3 unterschiedlichen Arten wählen:

  • ganz klassisch mit Start- und Endzeit wie bisher
  • Schichtmodell mit aufeinder folgenden Zeiträumen (ab HiOrg-Server PRO)
    (bspw. Schicht 1 von 06:00 – 14:00 Uhr und Schicht 2 von 14:00 – 22:00 Uhr). So können auch unkompliziert Dienste über mehrere Tage angelegt werden.
  • frei wählbare Einsatzabschnitte (ab HiOrg-Server PRO)
    (bspw. Abschnitt Bühne 14:00 – 18:00 Uhr, Abschnitt Zeltplatz 11:00 – 23:00 Uhr)

anforderung

Die Anforderungen an das Personal sind dabei für jeden Zeitraum individuell konfigurierbar und auf Basis erweiterter Kriterien (bspw. Qualifikation / Ausbildung / Führerschein) und mit Hilfe der 3 neuen Qualifikationslisten – *tata* dazu gleich mehr – möglich. Voraussetzung dafür ist natürlich eine gepflegte Mitarbeiterkartei.

Geplante Dienste oder Termine können mit dem Status versteckt bereits im Voraus angelegt werden. Diese sind in der Übersicht mit einem Schloss gekennzeichnet und bis zur Freischaltung nur für Personen mit dem Recht sandienst oder für Mitglieder des Leitungsteams sichtbar.
Optional kann bei den Diensten oder Terminen nun auch ein Meldeschluss festgelegt werden; nach diesem Zeitpunkt können sich die Mitglieder nicht mehr selbst auf diesen Dienst bewerben.

Personaleinteilung

Auch bei unserer Personaleinteilung hat sich mächtig was getan:

QualifikationsmatrixDie Einteilungsansicht wurde aufgewertet und hat nun einige Funktionalitäten erhalten, die zuvor nur in der „komplexen Einteilung“ zu finden waren. Zusätzlich werden jetzt auf den ersten Blick viele Details zu den gemeldeten Mitgliedern angezeigt. Qualifikations-, Termin- und Alterskonflikte werden so direkt vom Disponenten erkannt.
Eingeteilte, gemeldete und Mitarbeiter mit Absagen werden gruppiert, außerdem zeigt ein Abschnitt die Mitarbeiter, die zum fraglichen Zeitpunkt Urlaub eingetragen haben oder bei denen es eine Überschneidung mit einer anderen Veranstaltung gibt.

Die Qualifikationsmatrix rechts oben zeigt eine Übersicht des angeforderten und eingeteilten Personals an. Eine neue Mouseover-Funktion hebt alle Mitarbeiter farblich hervor, die für die überfahrene Position qualifiziert sind. Umgekehrt werden mögliche Einsatzpositionen hervorgehoben, wenn Sie mit der Maus auf den Namen eines Mitarbeiters zeigen.

Die bisherige komplexe Einteilung wird von der neuen Positionszuweisung (ab HiOrg-Server PRO) abgelöst, die nun einfacher benutzbar ist. So werden bspw. nur die bereits (auf der Seite zuvor) eingeteilten Mitarbeiter zur Positionszuordnung angeboten, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Die Auswahl-Liste aller Mitarbeiter wurde neu organisiert. Die Mitarbeiter lassen sich übersichtlich nach auswählbaren Kriterien gruppieren.

HelfereinteilungHinweis: Damit alle relevanten Ausbildungen hier aufgeführt werden, muss in der Ausbildungsliste (Mitglieder > Ausbildungen) das entsprechende Häkchen bei zur Einteilung nutzbar gesetzt werden (ab HiOrg-Server PRO).

Die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter können nun mit 3 frei konfigurierbaren Qualifikationslisten erfasst werden, die alle 3 auch zur Anforderung / Einteilung von Diensten nutzbar sind (für HiOrg-Server free nur 1 Liste). Das dürfte vor allem für unsere Nutzer von DLRG und Wasserwacht eine besondere Freude sein.
QualifikationslistenNeu ist auch die Möglichkeit, die Qualifikationsstufen mit einer wählbaren Zentralliste abzugleichen. Dadurch werden Qualifikationen überregional vergleichbar und ermöglichen später eine serverübergreifende Zusammenarbeit (geplant ab Mitte 2017).

Hinweis: Für die optimale Nutzung der Qualifikationslisten, passen Sie diese bitte unter System > Einstellungen > Qualifikationen entsprechend an.

Apps

Gleichzeitig mit der Umstellung von Datenbank und Webanwendung geben wir am kommenden Wochenende neue Versionen der Apps für iOS und Android zum automatischen Update frei.
Diese können mit den neuen Qualifikationslisten und den komplexeren Anforderungs-Profilen umgehen, sowie mit den Abschnitten / Schichten bei Diensten. Zusätzlich wurde bei der iOS-App auch die Anzeige von Dokumenten implementiert.

Zauberstab  Dieses Mega-Update setzt 79 Vorschläge mit insgesamt 2055 Votes aus unserer Nutzer-Wunschliste um. Wer es ganz genau wissen möchte, kann sich die einzelnen Punkte dort bei „kommende Funktionen“, bzw. ab 14.11. im unteren Bereich „zuletzt umgesetzt“ ansehen.

Wir hoffen, Sie freuen sich genau wie wir auf dieses Feuerwerk von neuen Funktionalitäten. Ein kleines Bonbon zum Abschluss haben wir noch:
HiOrg-Server Forumunter https://forum.hiorg-server.de haben wir ein neues Forum eingerichtet, das die einfache Kommunikation von HiOrg-Server Nutzern untereinander ermöglicht. Schauen Sie doch mal vorbei, wir freuen uns auf rege Diskussionen.

Wer schon einmal eine Gruppenveranstaltung geplant hat, weiß wie schwierig es sein kann, alle unter einen Hut zu bringen und einen gemeinsamen Termin zu finden. Unsere neue Funktion „Terminabsprache“ (im Menü Kommunikation) hilft Ihnen in Zukunft dabei! Das Prinzip ist ganz einfach: der Organisator schlägt eine Reihe von möglichen Terminen vor und die eingeladenen Teilnehmer äußern sich dazu.
Terminabsprache - ErgebnisNach dem Anlegen einer neuen Abstimmung muss die Zielgruppe ausgewählt werden. Dazu können auch die in Ihrem HiOrg-Server definierten Gruppen, das Leitungsteam, oder Ausbilder gefiltert werden. Wer möchte, kann die Sichtbarkeit der Ergebnisse einschränken.
Terminabsprache anlegenGrundsätzlich werden eingeladene Teilnehmer auf der Übersicht über die anstehende Abstimmung informiert.
Terminabsprache - Übersicht
Zusätzlich können sie auch per E-Mail auf die neue bzw. eine geänderte Umfrage hingewiesen werden. Dazu gibt es bei den Systemmails zwei neue Vorlagen, die angepasst werden können.
Achtung: die Erlaubnis, zu diesem Anlass Mails zu empfangen, muss erst aktiv von den einzelnen Mitarbeitern freigeschaltet werden.
Terminabsprache - Mailempfang sicherstellenZum Schluss kann aus der Abstimmung heraus ein neuer Termin / Dienst / Kurs am favorisierten Datum angelegt werden (wahlweise auch eine der anderen Optionen).

Zauberstab Dieses neue Feature für unsere PRO- und KURSE-Nutzer setzt einen Vorschlag mit insgesamt 137 Votes aus der Wunschliste um.

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Es gibt wieder Neuigkeiten aus unserer Entwicklungsabteilung:

Einsatzserie

Einsätze können nun auch als Serie angelegt werden.
Nützlich ist dies vor allem für Einsätze, die sich regelmäßig wiederholen, bspw. tägliche Dienste bei der Flüchtlingshilfe oder der zweiwöchentliche Dienst beim Fußballspiel des Heimatclubs.

Dienstserie anlegen

Die Daten für alle Einsätze einer Serie können simultan bearbeitet werden, außerdem lässt sich aus der Detailansicht komfortabel der nächste Einsatz einer Serie aufrufen. Zukünftig gibt es diese Funktion auch in den Bereichen Termine und Kurse, wo bisher nur das Anlegen mehrerer gleicher Termine als Serie möglich war (jedoch nicht die Änderung).

Dienstserie in der Übersicht

Da es zur Einsatzserie neue Mail-Vorlagentypen geben wird, bitte wir Sie, deren Text unter System > Einstellungen > Vorlagen > Systemmails zu überprüfen und nach Bedarf anzupassen.

Sammel-Löschen mehrerer Einträge

Gleichzeitig haben wir die Möglichkeit geschaffen, mehrere Einsätze, Termine oder Kurse gleichzeitig zu löschen. Dies erfolgt über die Mehrfachauswahl am Ende der Übersichtsliste.

Diese Updates setzen Vorschläge mit insgesamt 271 Votes aus der Wunschliste unserer Nutzer um.

Bisher war es im Bereich Material und Mitglieder möglich, eigene Dokumente zu hinterlegen. Diese Dokumentenverwaltung haben wir nun auf weitere Bereiche des HiOrg-Servers ausgedehnt, d.h. für Aufgaben, Einsätze, Kurse und Termine können nun Dokumente gespeichert werden, ebenso auf der Pinnwand.
Bei Rundmails oder Benachrichtigungen (bspw. Übersichtspläne bei Helfereinteilung) können diese Dokumente als Anhang versendet werden.

In der Ansicht „Dokumentenliste“ (Kommunikation > Dokumente) können die Dokumente nun mit Hilfe von Unterordnern klar abgelegt werden. Auf der Übersichtsseite unterstützen Breadcrumbs die Übersichtlichkeit.
Ordnerstruktur Dokumente

Dokumente auf der Übersicht

Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind (je nach persönlicher Berechtigung) nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.
Jeder HiOrg-Server PRO / KURSE verfügt im Auslieferungszustand über 10 MB Datenspeicher. Sollten Sie zusätzlichen Speicherplatz benötigen, so lässt sich dieser unter System > Mein HiOrg-Server – Dokumentenspeicherplatz vom Admin erweitern.

Dieses Update setzt Vorschläge mit insgesamt 177 Votes von der Wunschliste unserer Nutzer um.

Am Dienstag, dem 19.01.2016 werden wir ein größeres Update veröffentlichen, bei welchem der gesamte Bereich des Rechnungswesens durch eine komplett neu programmierte Version ersetzt wird. Folgende Funktionen wurden überarbeitet oder ergänzt:

Verbesserte Rechteabstufung

Das bekannte Recht rechnung wird durch das neue Recht rechnungsansicht ergänzt. Dieses erlaubt lediglich das Anzeigen einer Rechnung, nicht jedoch das Erstellen und Ändern.

Rechnungserstellung

  • Die Rechnungsnummer lässt sich automatisch nach eigenem Muster generieren.
  • Auf einer Rechnung sind nun unbegrenzt viele Rechnungsposten möglich.
  • Zur Berechnung von Anfahrtskosten kann ein Kilometerpreis hinterlegt werden.
  • Die Anzahl der Hilfeleistungen / Transporte kann mittels Variable in die Druckvorlage einer Rechnung eingefügt werden.
  • Auch eine Kombination von Grundpreis und stundenbasierter Abrechnung ist nun möglich.
  • Sammelrechnungen lassen sich nach Einsatztagen aufschlüsseln.
  • Statt einem errechneten Gesamtpreis kann auch ein Pauschalbetrag ausgegeben werden

Die spezifischen Werte bzw. Einstellungen können in Ihrem HiOrg-Server unter ‚System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular‘ hinterlegt und geändert werden.
Rechnung erstellen

Zusätzliche Funktionalität

  • Erstellung von Gutschriften mit negativen Rechnungsbetrag möglich.
  • Es können beliebig viele Rechnungsformulare hinterlegt werden, statt der bisherigen zwei. So können bspw. auch Unterabteilungen eigene Vorlagen gestalten.
  • Wurde eine Rechnung noch nicht vollständig beglichen, kann eine Teilzahlung vermerkt werden.

Mahnungen

Offene Rechnungen können nun bequem mit eigenen Vorlagen angemahnt werden. Dazu stehen 3 Stufen zur Verfügung. Eine Erinnerungsfunktion mit individueller Zeitwahl sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.
Mahnung erzeugen

Wichtig: Kontrolle Ihrer Rechnungsvorlage

Im Zuge der Neugestaltung wurden einige der bestehenden Variablen geändert. Wir werden bei der Umstellung alle bestehenden Vorlagen automatisch auf die neuen Variablen umstellen – trotzdem können in Einzelfällen Verschiebungen im Drucklayout nicht ausgeschlossen werden.
Bitte kontrollieren Sie nach der Umstellung am Dienstag dem 19.01.2016, Ihre Rechnungen im Druck- bzw. PDF-Layout. Wenn Änderungen notwendig sind, können Sie diese im Bereich „System > Einstellungen > Formulare“ anpassen. Bei Probleme helfen wir Ihnen jederzeit gerne: am einfachsten per E-Mail an support@hiorg-server.de.

Durch diese Neuerungen wurden 22 Vorschläge (mit insgesamt 252 Votes) von der Wunschliste unserer Nutzer umgesetzt.

Kooperation HiOrg-Server und Ruatti SystemsAb Mai gibt es eine feste Partnerschaft zwischen der HiOrg Server GmbH und der Ruatti Systems GmbH (www.ruatti-systems.de).
Ruatti Systems GmbH steht für maßgeschneiderte Lösungen rund um die Themen Einsatzmanagement, Krisenkommunikation und Videoüberwachung.

Durch diese Kooperation profitieren Sie von folgenden Angeboten:

  • Die beiden Online-Systeme arbeiten interaktiv zusammen: wenn ein zuvor im HiOrg-Server angelegter Einsatz zum Tragen kommt, können mit einem Klick alle für den Ruatti.Commander notwendigen Daten direkt übertragen werden (Einsatzinfos, zugewiesenes Personal und Einsatzmittel).
  • Alle Nutzer von HiOrg-Server erhalten 10% Rabatt auf die im Haus Ruatti Systems entwickelte Software. Im Gegenzug können Ruatti.Commander-Kunden einen neuen “HiOrg-Server KURSE” eröffnen (enthält u.a. auch Funktionen zur Verwaltung der Breitenausbildung), und zahlen in den ersten 24 Monaten dafür lediglich 18€ zzgl. MwSt.*
  • Ruatti Systems-Kunden mit laufendem Ruatti.Commander-Pflegevertrag, die einen Termin auf dem Messestand der RETTmobil (vom 6. bis 8. Mai 2015 in Fulda) oder der Interschutz (8. bis 13. Juni 2015 in Hannover) vereinbaren, erhalten eine Version “HiOrg-Server PRO” für die Dauer von 24 Monaten kostenfrei. Die entstehenden Kosten werden von der Ruatti Systems getragen.

Wir freuen uns, dass durch diese Kooperation zwei starke Partner im Bereich Einsatzkoordination zusammengefunden haben.
Sie als Nutzer beider Systeme können so zukünftig bei der Planung und Durchführung komplexer Einsätze noch komfortabler den Überblick behalten.

* Aktion gültig bis Ende 2015