Willkommen zum HiOrg-Server Admin-Blog

Fast täglich gibt es kleine Neuerungen an HiOrg-Server, manche mehr, andere weniger interessant für die breite Masse an Usern. Interessierte Admins erhalten hier nun aus erster Hand die neuesten technischen Entwicklungen am HiOrg-Server, gespickt mit spannenden technischen Details und weiterführenden Informationen.

Größere Updates werden natürlich auch wie bisher auf allen anderen Social Media Kanälen kommuniziert, nur sind wir so etwas unabhängiger von diesen Plattformen.
Wir hoffen auf reges Interesse und freuen uns auf Ihre Kommentare!

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Alles kontrolliert – Regelmäßige Überprüfung von Tauglichkeit

Um in einer Hilfsorganisation sinnvoll arbeiten zu können, muss der Disponent den Überblick über die Tauglichkeit seiner Mitarbeiter behalten und dabei verschiedene Fristen einhalten. In vielen Bereichen bietet HiOrg-Server dabei schon eine gute Unterstützung an. Nun haben wir diese wichtige Funktion umgebaut und komfortabler gestaltet.

Regelmäßige Überprüfungen eintragenIm Mitarbeiterkonto (Mitglieder* > Mitgliederliste* > [Stift-Symbol vor den einzelnen Einträgen]) wurden die vorhandenen Tabs bereinigt und ein neuer Reiter „Überprüfungen“ angelegt. Dort können alle Kontrolltermine des einzelnen Mitarbeiters gesammelt eingetragen werden.

Regelmäßige Überprüfungen ÜbersichtDer neue Menüpunkt Mitglieder* > Regelmäßige Überprüfungen zeigt übersichtlich alle anstehenden Kontrolltermine sämtlicher Mitarbeiter. Wird eine Ablauffrist erreicht, so wird dies zusätzlich mit einer Meldung auf der Übersichtsseite angezeigt.

Um richtig loszulegen, müssen im Menü System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste* zuerst entsprechende Überprüfungen definiert werden. Dazu wird das Recht admin benötigt.
Bereits hinterlegte Kontrollzeiträume wurde bei dieser Umstellung natürlich in das neue System übernommen (bspw. Reanimationstraining).

Zauberstab Diese Erweiterung setzt 5 Vorschläge mit insgesamt 37 Votes aus der Wunschliste um.

*Anmerkung: Wurde unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste die Anrede zu „Mitarbeiter“ geändert, ändert sich auch die Benennung der entsprechenden Menüpunkte von Mitglieder zu Mitarbeiter.

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Praktikanten bei Diensten

Ab sofort können Disponenten im Bereich „Personal-Anforderung zum Dienst“ nicht nur das zwingend erforderliche Personal und dessen Qualifikationen festlegen, sondern können nun auch zusätzliche Plätze für „Praktikanten“ einplanen. Diese Plätze können mit anderen (meist niedrigeren) Anforderungen und ggf. auch abweichendem Mindestalter belegt werden. So können sich nun auch Personen zum Dienst melden, welche die eigentlichen Qualifikationen (noch) nicht besitzen.

In den Personal-Summen auf der Übersicht und bei der Personal-Einteilung werden die Praktikanten gesondert gezählt (mit Symbol „P“ versehen), und nicht in die Ist-/Soll-Zahlen der Personalanforderung eingerechnet. Mit der Abkürzung „NQ“ werden Personen gezählt, die weder die Anforderungen für reguläre Plätze, noch für Praktikanten-Plätze erfüllen.

Zauberstab Diese neue Funktion setzt einen Vorschlag mit insgesamt 201 Votes aus der Wunschliste um.

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Kölner Algorithmus

Der Personalbedarf von Veranstaltungen kann neben dem Maurer-Schema (welches bereits seit Jahren im HiOrg-Server hinterlegt ist), auch mit Hilfe des Kölner Algorithmus berechnet werden. Der Kölner Algorithmus soll dabei insbesondere die Sicherheit von Großveranstaltungen garantieren und ist zur Be­messung der rettungs- und sanitätsdienstlichen Versorgung entwickelt worden.

Im Menü Dienste findet sich nun der entsprechende Link zum Formular, in welches die Eckdaten der Veranstaltung eingetragen werden müssen. Nach dem Ausfüllen zeigt das System dann die benötigten Mitarbeiter an.

Kölner Algorithmus

Zauberstab Diese neue Funktion setzt einen Vorschlag mit insgesamt 200 Votes aus der Wunschliste um.

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Automatische Ergänzung des Ortes bei Eingabe der PLZ

Heute gibt es eine ganz kleine Neuerung, welche das Erfassen von Adressdaten vereinfacht: bei Eingabe einer Postleitzahl wird diese nun aufgelöst und der zugehörige Ort wird im entsprechenden Feld direkt vorausgefüllt.

Diese Funktion wird überall innerhalb des HiOrg-Servers angewandt, und daher wird nun auch das vorher kombinierte PLZ/Ort-Feld bei den Stammdaten der Mitglieder nun in zwei einzelne Felder getrennt.

Zauberstab Dieses neue Feature setzt 2 Vorschläge mit insgesamt 3 Votes aus der Wunschliste um.

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Datenfreigabe zu anderen HiOrg-Servern verwalten

HiOrg-Server bietet die Möglichkeit, Daten für eine oder mehrere andere Gruppierungen, die ebenfalls einen HiOrg-Server-Account nutzen, freizugeben. Das erleichtert die Planung überregionaler Dienste oder gemeinsamer Termine.

Datenfreigabe zwischen HiOrg-Servern

Bisher musste diese Einstellung vom Support-Team der HiOrg Server GmbH geschaltet werden. Mit der neuen Funktion System > Einstellungen > Datenfreigabe zu anderen HiOrg-Servern verwalten können diese Freigaben nun vom Admin jedes HiOrg-Servers selbst geschaltet, kontrolliert und widerrufen werden.

Datenfreigabe zu anderen HiOrg-Servern verwalten
Für alle Datenfreigaben gelten weiterhin folgende Prinzipien:

  1. nur Leitungspersonen haben Zugriff auf externe Daten (Ausnahme: Adressliste Leitungsteam)
  2. von extern können Daten nur eingesehen oder hinzugefügt werden, nicht aber verändert oder gelöscht.

Neu ist die Möglichkeit, nur einzelne Teilgebiete und Daten bestimmter Gruppen freizugeben. Dies kann mittels gesetzter Häkchen gesteuert werden und erlaubt eine sinnvolle Differenzierung von Berechtigungen.

Material-Umkreissuche

Zusammen mit der erweiterten Datenfreigabe möchten wir noch eine ganz neue Funktion vorstellen: die Umkreissuche für Material – sowohl eigenes, als auch freigegebenes Material verknüpfter HiOrg-Server. Anhand eines Suchbegriffs, bspw. „rtw“ können alle verfügbaren RTWs in der Nähe samt Kontaktdaten sowie Straßendistanz und Fahrzeit zu einem bestimmten Ort angezeigt werden.

Damit Material oder Fahrzeuge gefunden werden können, muss bei diesen jeweils das Häkchen „einteilbar“ gesetzt sein (evtl. muss dazu unter System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren > Material-Disposition aktiviert werden). Weiterhin muss über den „Lagerort“ (ggf. auch über mehrere Ebenen) irgendwann ein Gebäude zu ermitteln sein, welches eine vollständige Adresse hat.

Alle Nutzer von HiOrg-Server Pro können mit dieser Funktion Material und Fahrzeuge im Umkreis von 10 Kilometer (Luftlinie) um die eigene Organisationsanschrift finden.
Sollten Sie zur Verwaltung der Ressourcen in einer übergeordneten Gliederungsebene (Landes-, Kreis-/ Regionalverband) einen größeren Such-Umkreis benötigen, beschreiben Sie uns bitte Ihr Projekt bzw. Ihren Bedarf per E-Mail. Wir erstellen Ihnen dann gerne ein individuelles Angebot.

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