Willkommen zum HiOrg-Server Admin-Blog

Fast täglich gibt es kleine Neuerungen an HiOrg-Server, manche mehr, andere weniger interessant für die breite Masse an Usern. Interessierte Admins erhalten hier nun aus erster Hand die neuesten technischen Entwicklungen am HiOrg-Server, gespickt mit spannenden technischen Details und weiterführenden Informationen.

Größere Updates werden natürlich auch wie bisher auf allen anderen Social Media Kanälen kommuniziert, nur sind wir so etwas unabhängiger von diesen Plattformen.
Wir hoffen auf reges Interesse und freuen uns auf Ihre Kommentare!

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Terminabsprache mit HiOrg-Server

Wer schon einmal eine Gruppenveranstaltung geplant hat, weiß wie schwierig es sein kann, alle unter einen Hut zu bringen und einen gemeinsamen Termin zu finden. Unsere neue Funktion „Terminabsprache“ (im Menü Kommunikation) hilft Ihnen in Zukunft dabei! Das Prinzip ist ganz einfach: der Organisator schlägt eine Reihe von möglichen Terminen vor und die eingeladenen Teilnehmer äußern sich dazu.
Terminabsprache - ErgebnisNach dem Anlegen einer neuen Abstimmung muss die Zielgruppe ausgewählt werden. Dazu können auch die in Ihrem HiOrg-Server definierten Gruppen, das Leitungsteam, oder Ausbilder gefiltert werden. Wer möchte, kann die Sichtbarkeit der Ergebnisse einschränken.
Terminabsprache anlegenGrundsätzlich werden eingeladene Teilnehmer auf der Übersicht über die anstehende Abstimmung informiert.
Terminabsprache - Übersicht
Zusätzlich können sie auch per E-Mail auf die neue bzw. eine geänderte Umfrage hingewiesen werden. Dazu gibt es bei den Systemmails zwei neue Vorlagen, die angepasst werden können.
Achtung: die Erlaubnis, zu diesem Anlass Mails zu empfangen, muss erst aktiv von den einzelnen Mitarbeitern freigeschaltet werden.
Terminabsprache - Mailempfang sicherstellenZum Schluss kann aus der Abstimmung heraus ein neuer Termin / Dienst / Kurs am favorisierten Datum angelegt werden (wahlweise auch eine der anderen Optionen).

Zauberstab Dieses neue Feature für unsere PRO- und KURSE-Nutzer setzt einen Vorschlag mit insgesamt 137 Votes aus der Wunschliste um.

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Erinnerungsfunktion „Kursauffrischung“ in neuem Gewand

Um mit HiOrg-Server KURSE eine effizientere Kundenbindung zu ermöglichen, haben wir die Funktion „Erinnerung zur Kursauffrischung“ neu gestaltet und ausgebaut.

Erinnerungsfunktion im Kurse-MenüNeu findet sich im Menü Kurse nun der Menüpunkt Erinnerungen. Hier werden ehemalige Teilnehmer aufgeführt, welche an die Auffrischung eines bereits besuchten Kurses erinnert, oder zu einem Folgekurs eingeladen werden können. Der Zeitraum zur Erinnerung kann unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine hinterlegt werden.
Die Darstellung unterscheidet hier übersichtlich zwischen Firmenkunden / Vereinen, die Teilnehmergruppen entsenden einerseits, und Einzelteilnehmern (Privatkunden, bspw. Führerscheinanfänger) andererseits.

Erinnerungen an Firmen

Erinnerung Kursteilnehmer - FirmenHier werden Firmenname, die Anzahl der möglichen Erinnerungen und die betroffenen Kurstypen dargestellt. Über die Kopfzeile lassen sich die Einträge sortieren.
Erinnerung Kursteilnehmer - TN von FirmenWird eine Firma ausgewählt, erscheinen die Namen der einzelnen Teilnehmer, welche zur Übernahme in den Mailtext bequem angehakt werden können. Vor dem Versand kann der Ansprechpartner gewählt und der Mailtext direkt bearbeitet werden, bspw. um spezifische Informationen zu ergänzen. Alle versendeten Nachrichten können wie immer im Archiv (System > Nachrichtenarchiv) eingesehen werden.

Erinnerungen an Einzelteilnehmer

Erinnerung Kursteilnehmer - EinzelteilnehmerPrivate Teilnehmer können nach Auswahl gesammelt über das Auswahlfeld am Ende der Liste benachrichtigt werden. Dazu wird eine separate Mailvorlage genutzt, die unter System > Einstellungen > Systemmails bearbeitet werden kann.

Weitere Neuerungen:

  • Zur Individualisierung der Erinnerungs-E-Mails steht eine Vielzahl neuer Variablen zur Verfügung, mit denen die Systemmails angepasst werden können.
  • Daten von ehemaligen Teilnehmern können in verschiedenen Formaten exportiert werden, z.B. um bequem einen klassischen Serienbrief zu erstellen.
  • Sie können eine eigene URL hinterlegen, wohin der Nutzer geleitet werden soll, nachdem er sich online zu einem Kurs angemeldet hat (bisher: Liste aller Kurse).
  • Die Felder zur Erfassung von Mailadresse und Telefonnummer eines Teilnehmers sind nun wahlweise Pflichfelder (einstellbar unter System > Einstellungen > Ausbildung allgemein).
  • Als Namensschilder, oder zur Beschriftung von Unterlagen oder Umschlägen können nun mit wenigen Klicks Etiketten für die Teilnehmer eines Kurses gedruckt werden.

Zauberstab Der Ausbau der Erinnerungsfunktion, zusammen mit den weiteren Neuerungen, setzt Vorschläge mit insgesamt 181 Votes aus der Wunschliste unserer Nutzer um.

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Verbesserte Erfassung von Ausbildungen

Manche Ausbildungen Ihrer Mitarbeiter müssen nach einer gewissen Zeit erneuert werden. Deshalb kann auch im HiOrg-Server zukünftig bei der Erfassung von Ausbildungen deren Gültigkeit und eine Lehrgangsnummer optional angegeben werden.

Ausbildung erfassenAbgelaufene Ausbildungen werden dann bei den Helferdaten angemahnt und zusätzlich erscheint eine bestimmte Zeit vor Ablauf einer Ausbildung eine Warnung in der Übersicht. Diese Warnung ist sichtbar für Mitarbeiter mit adressen-Recht und für den betroffenen Helfer selbst.

Zauberstab Dieses Update setzt Vorschläge mit insgesamt 191 Votes aus der Wunschliste unserer Nutzer um.

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Mail-Zustellung bei AOL gestört

Seit 2 Tagen ist die Einlieferung von Mails an AOL gestört, bzw. unser Mailserver ist seitens AOL mit einem Limit belegt, so dass pro Stunde nur eine geringe Anzahl Mails von AOL akzeptiert und zugestellt werden. Dies führt dazu, dass Mails an AOL-Empfänger derzeit stark zeitverzögert zugestellt werden.

Wir haben bereits gestern Kontakt mit AOL diesbezüglich aufgenommen, und hoffen auf eine rasche Lösung des Problems.

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Jetzt auch Einsatzserien möglich

Es gibt wieder Neuigkeiten aus unserer Entwicklungsabteilung:

Einsatzserie

Einsätze können nun auch als Serie angelegt werden.
Nützlich ist dies vor allem für Einsätze, die sich regelmäßig wiederholen, bspw. tägliche Dienste bei der Flüchtlingshilfe oder der zweiwöchentliche Dienst beim Fußballspiel des Heimatclubs.

Dienstserie anlegen

Die Daten für alle Einsätze einer Serie können simultan bearbeitet werden, außerdem lässt sich aus der Detailansicht komfortabel der nächste Einsatz einer Serie aufrufen. Zukünftig gibt es diese Funktion auch in den Bereichen Termine und Kurse, wo bisher nur das Anlegen mehrerer gleicher Termine als Serie möglich war (jedoch nicht die Änderung).

Dienstserie in der Übersicht

Da es zur Einsatzserie neue Mail-Vorlagentypen geben wird, bitte wir Sie, deren Text unter System > Einstellungen > Vorlagen > Systemmails zu überprüfen und nach Bedarf anzupassen.

Sammel-Löschen mehrerer Einträge

Gleichzeitig haben wir die Möglichkeit geschaffen, mehrere Einsätze, Termine oder Kurse gleichzeitig zu löschen. Dies erfolgt über die Mehrfachauswahl am Ende der Übersichtsliste.

Diese Updates setzen Vorschläge mit insgesamt 271 Votes aus der Wunschliste unserer Nutzer um.

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