Willkommen zum HiOrg-Server Admin-Blog

Fast täglich gibt es kleine Neuerungen an HiOrg-Server, manche mehr, andere weniger interessant für die breite Masse an Usern. Interessierte Admins erhalten hier nun aus erster Hand die neuesten technischen Entwicklungen am HiOrg-Server, gespickt mit spannenden technischen Details und weiterführenden Informationen.

Größere Updates werden natürlich auch wie bisher auf allen anderen Social Media Kanälen kommuniziert, nur sind wir so etwas unabhängiger von diesen Plattformen.
Wir hoffen auf reges Interesse und freuen uns auf Ihre Kommentare!

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Breitenausbildung: neues Abrechnungsformular Berufsgenossenschaften

In der vergangenen Woche hat die Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe ein neues Abrechnungsformular für Erste Hilfe-Kurse veröffentlicht, welches ab sofort genutzt werden soll. Dieses Formular haben wir bereits umgesetzt und heute in den HiOrg-Server integriert. Sollten Sie keine eigene, veränderte Vorlage für dieses Formular konfiguriert haben, ist das neue Formular damit in Ihrem HiOrg-Server schon aktiv, und Sie müssen nichts weiter unternehmen.
Wenn Sie jedoch eine eigene, veränderte Vorlage dieses Formulars nutzen, empfehlen wir Ihre eigene Vorlage zu löschen (um zunächst unsere Standardvorlage zu übernehmen) und  dann ggf. notwendige Änderungen nach Ihren Wünschen wieder nachzuvollziehen. Sie finden das Formular in den Einstellungen zu folgenden Bereichen:

  • „Formulare“ : „Formulare für Kurse“
  • „Ausbildung allgemein“: als Blanko-Vorlage zum Download
  • „Systemmails“ : als Blanko-Mailanhang  für den E-Mail-Typ „autom. Bestätigungsmail an Kursteilnehmer  …“

In diesem Zusammenhang hat uns ein Nutzer auch auf die neue, leicht veränderte Version der Standard-Teilnahme-Bescheinigung der BG vom September 2016 hingewiesen. Diese werden wir im Laufe der nächsten Woche zur Verfügung stellen.

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Morgen, Kinder, wird’s was geben

Ho, Ho, Ho. Weihnachten steht vor der Tür und auch wir haben eine kleine Überraschung für unsere Nutzer. *Oh neiiiin – schon wieder ein Update 😱*
Bevor wir das Geschenkesäckchen öffnen, möchten wir uns zuerst noch einmal für die Unannehmlichkeiten nach dem letzten Update entschuldigen, das insgesamt leider nicht so reibungslos wie erwartet verlaufen ist. Wir haben uns intensiv im Entwicklerteam beraten und einige Vorkehrungen getroffen, um solche Komplikationen in Zukunft zu vermeiden.

Jetzt aber runter mit Schleife und Geschenkpapier, wir präsentieren: die neue Kartenansicht für Adressen.

Im Adressdialog von Diensten und Terminen wird nun bei Adresseingabe der Ort im Kartenausschnitt angezeigt. Zur alternativen Eingabe stehen 4 unterschiedliche Koordinatensysteme bereit. So können auch Treffpunkte abseits regulärer Straßen hinterlegt werden, bspw. für eine Übung im freien Gelände.
Dieser Kartenausschnitt kann von sämtlichen Mitarbeitern über den entsprechenden Link in der Übersicht aufgerufen werden.

Kleiner Hinweis: Tatsächlich haben wir genau 113 unterschiedliche Schreibweisen von „Deutschland“ in allen Adressdatensätzen gefunden. Da diese neue Funktion aber auf eine korrekte Schreibweise angewiesen ist, überprüfen Sie bitte ggfls. Ihre Eingabe auf Tippfehler 😉

Die Kartenansicht ist in der neuesten Version der iOS-App bereits integriert. Nutzer der Android-App müssen sich leider noch bis Anfang Januar gedulden.

Im nächsten Schritt werden wir noch Funktionen zur Routenplanung ergänzen, und die Kartenansicht auch im Bereich der Kursverwaltung implementieren.

Ein ganz herzliches Dankeschön allen Nutzern und Admins, die uns mit ihren Anregungen, Ideen und Feedback geholfen haben, HiOrg-Server auch in diesem Jahr immer weiter zu verbessern! Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage.

PS: Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Ihre Anfragen beantworten.
Unsere menschlichen Mitarbeiter hingegen werden ‚zwischen den Tagen‘ viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie für die zukünftigen Aufgaben tanken. Wir hoffen auf Ihr Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst. Vielen Dank.

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Basis-SMS nicht länger verfügbar

Unser Vertragspartner für die Versendung von Basis-SMS hat uns darüber informiert, dass er mittelfristig seinen Service nicht mehr in einer akzeptablen Qualität anbieten kann. In der Vergangenheit hatte dies bereits zu kleineren Unstimmigkeiten geführt.

Diese sehr günstige Route bot bislang das niedrigste Niveau an Zuverlässigkeit. Außerdem wurden die (teils auch über ausländische Wege transportierten) SMS beim Empfänger mit zufälligen Absendernummern ausgeliefert, so dass keine direkte Antwort möglich war. Abgesehen davon, dass diese Route nur selten von unseren Nutzern verwendet wurde ( <8% aller SMS), passt eine solche Unzuverlässigkeit nicht zu unserem Selbstverständnis der Qualität von HiOrg-Server.

Leider sehen wir momentan keine ausreichend guten Alternativen in diesem Preissegment. Da uns Ihre Zufriedenheit sehr wichtig ist, haben wir uns daher entschlossen, zukünftig dieses Produkt aus unserem Angebot zu streichen und ab 1.12.2016 nur noch die zuverlässigen SMS-Routen „Standard“ und „Prio“ anzubieten.

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Wartung läuft… [Update]: abgeschlossen !

Wie bereits angekündigt (siehe letzte Beiträge), führen wir derzeit ein umfangreiches Datenbank-Upgrade in Zusammenhang mit der Veröffentlichung eines größeren Update durch.

Die Datenbankarbeiten werden sicherlich mehrere Stunden dauern, so dass HiOrg-Server bis morgen früh nicht nutzbar sein wird. Wir bitten Sie um etwas Geduld, und werden an dieser Stelle über den Fortschritt berichten.

  • Update 6:30 Uhr: Die Konvertierung kommt gut voran, braucht allerdings ihre Zeit (inzwischen liegen mehr als 11 GB Daten von über 5.000 HiOrg-Servern in den Datenbanken). Wir rechnen damit, dass wir ab 13 Uhr die meisten Accounts wieder freigeben können.
  • Update 10:30 Uhr: Zukünftig können für einen Dienst ja mehrere Schichten/Abschnitte definiert werden. Hauptarbeit bei der Datenbank-Konvertierung ist die Erstellung dieser neuen „Zeiträume“ und Prüfung der Personalbesetzung für jeden einzelnen Dienst. Davon gibt es inzwischen mehrere Millionen.
    Je voller die neuen Tabellen im Rahmen der laufenden Konvertierung werden, umso langsamer schreitet der Prozess voran. Dadurch lässt sich der Zeitbedarf schwer abschätzen (weil nicht linear).
    Bei der Simulation vor 2 Tagen dauerte das Upgrade der gesamten Datenbank etwas über 12 Stunden. Offensichtlich benötigt unser echter Datenbank-Server leider deutlich länger.
    Aktuell ist etwa die Hälfte der Konvertierung durchlaufen. Wahrscheinlich werden die Arbeiten erst in den Abendstunden abgeschlossen sein.
    Die Verzögerung tut uns sehr leid. Während der Datenbankserver schuftet, diskutieren wir bereits wie wir solche Prozeduren zukünftig optimieren könnten.
  • Update 17:30 Uhr: Juhuu – endlich sind alle Konvertierungen abgeschlossen, und die neue Version eingespielt. Wir bedanken uns bei allen Nutzern für die Geduld, und wünschen viel Spaß beim Erkunden der neuen Funktionen !
  • Update 19:11 Uhr: Bitte ein wenig Geduld beim Erkunden der neuen Funktionen… es passen nicht alle gleichzeitig durch die Tür. Der Server ist gerade überlastet und hat die Grätsche gemacht 🙁
  • Update 23:50 Uhr: Hoppla, in der Android-App gab es leider in einigen Accounts beim Sync noch einen üblen Fehler. Diesen haben wir inzwischen gefixt und auch mit den Realdaten von 100 Accounts getestet: klappt bei uns. Das Update 3.3.1 ist bereits bei Google, und wird über Nacht auf den Geräten aktualisiert. Trotzdem überraschend für uns, wie viele 1*-Bewertungen man in nur 3 Stunden erhalten kann 😢
  • Update Di 15.11., 8:20 Uhr: Tatsächlich gibt es noch einige Fehler (zum Glück überwiegend kleinere) im System. Wir haben derzeit aber die meiste Arbeit damit, die Meldungen der Nutzer über die verschiedensten Kanäle zu überblicken. Aus diesen Grund wird die Kommentarfunktion in diesem Blog vorübergehend deaktiviert. Wenn Sie eine Fehlfunktion finden, melden Sie diese bitte direkt über Ihren HiOrg-Server, im Bereich „System – Wunschliste“ bzw. schauen dort nach, ob das Problem bereits gemeldet wurde. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, dass Sie möglichst schnell wieder mit einem guten und fehlerfreien HiOrg-Server arbeiten können.
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Neue Funktionen. Und mehr neue Funktionen.

Wir sind gerade sehr aufgeregt. Es fühlt sich ein bisschen so an, als wäre Weihnachten dieses Jahr etwas früher. Und wenn Sie diesen Beitrag gelesen haben, sind Sie vielleicht ähnlich aufgeregt. Es geht um unser bisher größtes Update von HiOrg-Server. Kurze Warnung: dieser Beitrag ist lang, hat viele Worte und noch mehr Informationen 🙂

Übersicht – die „Startseite“

Unsere Übersichtsseite hat viel mehr Struktur bekommen, damit Sie schneller und komfortabler alle anstehenden Veranstaltungen überblicken können.
Buttonset auf der ÜbersichtsseiteEine Button-Leiste ermöglicht die Filterung nach unterschiedlichen Gesichtspunkten und erlaubt es dem Admin, HiOrg-Server aus der Mitarbeiter-Perspektive zu nutzen. So kann er sich nun, wie alle anderen auch, selbst zu Veranstaltungen melden.

Preview Update ÜbersichtDer Meldedialog wurde dahingehend optimiert, dass bei zeitlichen Überschneidungen mit anderen Diensten direkt gewarnt wird. Außerdem steht nun grundsätzlich ein Bemerkungsfeld zur Verfügung (bspw. für Positionswünsche).

Meldestatus ÜbersichtseiteEine neue Statusanzeige in der ersten Spalte signalisiert übersichtlich den Stand der persönlichen Meldung. Hier unterscheiden wir nun zwischen angefragt – gemeldet – eingeteilt – abgesagt – versteckt, zusätzlich bleibt die Färbung von voll besetzten Diensten (grün) und zu besetzenden Diensten (rot / dunkelrot bei Zeitdruck) bestehen.

Icons Übersicht Am rechten Bildschirmrand sind die wichtigsten Bedienelemente nun gruppiert und zeigen mögliche Interaktionen: bearbeiten – Formulare – Dokumente – Einteilung – per SMS anfragen – per E-Mail anfragen.

Nach diesem Schema wurde auch die Darstellung der Übersichtslisten Alle Dienste, Alle Termine und Alle Kurse (in HiOrg-Server KURSE) und die entsprechenden Druckansichten angepasst.

Dienste

Dem aufmerksamen Nutzer wird es sicher bereits aufgefallen sein: Der Menüpunkt „Einsätze“ wurde vor kurzem wird zu „Dienste“ umbenannt.
(Edit: hier hat sich ein kleiner Fehler eingeschlichen. Die Umbenennung erfolgt erst im Zuge des Updates.)

Wird ein neuer Dienst angelegt, kann der Disponent nun zwischen 3 unterschiedlichen Arten wählen:

  • ganz klassisch mit Start- und Endzeit wie bisher
  • Schichtmodell mit aufeinder folgenden Zeiträumen (ab HiOrg-Server PRO)
    (bspw. Schicht 1 von 06:00 – 14:00 Uhr und Schicht 2 von 14:00 – 22:00 Uhr). So können auch unkompliziert Dienste über mehrere Tage angelegt werden.
  • frei wählbare Einsatzabschnitte (ab HiOrg-Server PRO)
    (bspw. Abschnitt Bühne 14:00 – 18:00 Uhr, Abschnitt Zeltplatz 11:00 – 23:00 Uhr)

anforderung

Die Anforderungen an das Personal sind dabei für jeden Zeitraum individuell konfigurierbar und auf Basis erweiterter Kriterien (bspw. Qualifikation / Ausbildung / Führerschein) und mit Hilfe der 3 neuen Qualifikationslisten – *tata* dazu gleich mehr – möglich. Voraussetzung dafür ist natürlich eine gepflegte Mitarbeiterkartei.

Geplante Dienste oder Termine können mit dem Status versteckt bereits im Voraus angelegt werden. Diese sind in der Übersicht mit einem Schloss gekennzeichnet und bis zur Freischaltung nur für Personen mit dem Recht sandienst oder für Mitglieder des Leitungsteams sichtbar.
Optional kann bei den Diensten oder Terminen nun auch ein Meldeschluss festgelegt werden; nach diesem Zeitpunkt können sich die Mitglieder nicht mehr selbst auf diesen Dienst bewerben.

Personaleinteilung

Auch bei unserer Personaleinteilung hat sich mächtig was getan:

QualifikationsmatrixDie Einteilungsansicht wurde aufgewertet und hat nun einige Funktionalitäten erhalten, die zuvor nur in der „komplexen Einteilung“ zu finden waren. Zusätzlich werden jetzt auf den ersten Blick viele Details zu den gemeldeten Mitgliedern angezeigt. Qualifikations-, Termin- und Alterskonflikte werden so direkt vom Disponenten erkannt.
Eingeteilte, gemeldete und Mitarbeiter mit Absagen werden gruppiert, außerdem zeigt ein Abschnitt die Mitarbeiter, die zum fraglichen Zeitpunkt Urlaub eingetragen haben oder bei denen es eine Überschneidung mit einer anderen Veranstaltung gibt.

Die Qualifikationsmatrix rechts oben zeigt eine Übersicht des angeforderten und eingeteilten Personals an. Eine neue Mouseover-Funktion hebt alle Mitarbeiter farblich hervor, die für die überfahrene Position qualifiziert sind. Umgekehrt werden mögliche Einsatzpositionen hervorgehoben, wenn Sie mit der Maus auf den Namen eines Mitarbeiters zeigen.

Die bisherige komplexe Einteilung wird von der neuen Positionszuweisung (ab HiOrg-Server PRO) abgelöst, die nun einfacher benutzbar ist. So werden bspw. nur die bereits (auf der Seite zuvor) eingeteilten Mitarbeiter zur Positionszuordnung angeboten, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Die Auswahl-Liste aller Mitarbeiter wurde neu organisiert. Die Mitarbeiter lassen sich übersichtlich nach auswählbaren Kriterien gruppieren.

HelfereinteilungHinweis: Damit alle relevanten Ausbildungen hier aufgeführt werden, muss in der Ausbildungsliste (Mitglieder > Ausbildungen) das entsprechende Häkchen bei zur Einteilung nutzbar gesetzt werden (ab HiOrg-Server PRO).

Die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter können nun mit 3 frei konfigurierbaren Qualifikationslisten erfasst werden, die alle 3 auch zur Anforderung / Einteilung von Diensten nutzbar sind (für HiOrg-Server free nur 1 Liste). Das dürfte vor allem für unsere Nutzer von DLRG und Wasserwacht eine besondere Freude sein.
QualifikationslistenNeu ist auch die Möglichkeit, die Qualifikationsstufen mit einer wählbaren Zentralliste abzugleichen. Dadurch werden Qualifikationen überregional vergleichbar und ermöglichen später eine serverübergreifende Zusammenarbeit (geplant ab Mitte 2017).

Hinweis: Für die optimale Nutzung der Qualifikationslisten, passen Sie diese bitte unter System > Einstellungen > Qualifikationen entsprechend an.

Apps

Gleichzeitig mit der Umstellung von Datenbank und Webanwendung geben wir am kommenden Wochenende neue Versionen der Apps für iOS und Android zum automatischen Update frei.
Diese können mit den neuen Qualifikationslisten und den komplexeren Anforderungs-Profilen umgehen, sowie mit den Abschnitten / Schichten bei Diensten. Zusätzlich wurde bei der iOS-App auch die Anzeige von Dokumenten implementiert.

Zauberstab  Dieses Mega-Update setzt 79 Vorschläge mit insgesamt 2055 Votes aus unserer Nutzer-Wunschliste um. Wer es ganz genau wissen möchte, kann sich die einzelnen Punkte dort bei „kommende Funktionen“, bzw. ab 14.11. im unteren Bereich „zuletzt umgesetzt“ ansehen.

Wir hoffen, Sie freuen sich genau wie wir auf dieses Feuerwerk von neuen Funktionalitäten. Ein kleines Bonbon zum Abschluss haben wir noch:
HiOrg-Server Forumunter https://forum.hiorg-server.de haben wir ein neues Forum eingerichtet, das die einfache Kommunikation von HiOrg-Server Nutzern untereinander ermöglicht. Schauen Sie doch mal vorbei, wir freuen uns auf rege Diskussionen.

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