Willkommen zum HiOrg-Server Admin-Blog

Fast täglich gibt es kleine Neuerungen an HiOrg-Server, manche mehr, andere weniger interessant für die breite Masse an Usern. Interessierte Admins erhalten hier nun aus erster Hand die neuesten technischen Entwicklungen am HiOrg-Server, gespickt mit spannenden technischen Details und weiterführenden Informationen.

Größere Updates werden natürlich auch wie bisher auf allen anderen Social Media Kanälen kommuniziert, nur sind wir so etwas unabhängiger von diesen Plattformen.
Wir hoffen auf reges Interesse und freuen uns auf Ihre Kommentare!

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Schon gewusst…? – Hilfe, mein Dienst ist weg

Immer wieder erreichen uns Anfragen zu ‚verschwundenen‘ Diensten:

„Der Kollege Meierbär sieht den neuen Dienst, warum ich nicht?“

Um hier ein bisschen mehr Klarheit zu schaffen, möchten wir die besten Möglichkeiten zum ‚wiederfinden‘ von Veranstaltungen einmal genauer beschreiben:

Grundsätzliche Sichtbarkeit

Das abgestufte Rechtesystem in HiOrg-Server regelt auch die Sichtbarkeit der angelegten Veranstaltungen. Dabei gelten folgende Grundsätze:
(Hinweis: „freigegeben“ bezieht sich in diesem Artikel auf die Sichtbarkeit, nicht auf Zusammenarbeit unterschiedlicher HiOrg-Server.
Hinweis 2: Alle Listenpunkte verstehen sich als „oder“)

Ich sehe eine Veranstaltung (Dienst / Termin / Kurs), wenn…

  • die Veranstaltung freigegeben ist und ich mich auch dazu melden kann (sprich: für mich geeignet ist). HiOrg-Server ermittelt die Sichbarkeit mit Hilfe der verfügbaren Informationen über den einzelnen Helfer. Deshalb ist es wichtig, dass die eigenen Daten aktuell sind: Ist z.B. kein Geburtsdatum hinterlegt, werden Veranstaltungen mit gefordertem Mindestalter nicht angezeigt.
  • die Veranstaltung freigegeben ist und ich eingeteilt bin (unabhängig von Alter / Qualifikation).
  • ich Mitglied des Leitungsteams bin (unabhängig von anderen Rechten).
  • ich der eingetragene Verantwortliche für die Veranstaltung bin (unabhängig von anderen Rechten).
  • ich Recht stunden habe, und die Veranstaltung freigegeben ist und bereits begonnen hat.

Spezielle Regeln, je nach Veranstaltungstyp:

Ich sehe einen Dienst, wenn…

  • der Dienst freigegeben und für meine Gruppe angelegt ist.
  • ich das Recht sandienst oder rechnung habe.

Ich sehe einen Termin, wenn…

  • der Termin freigegeben ist (Termine werden gruppenübergreifend angezeigt).
  • ich das Recht termine habe.

Ich sehe einen Kurs, wenn…

  • der Kurs freigegeben und als interner Kurs für meine Gruppe angelegt ist
  • der Kurs freigegeben ist und ich Ausbilder / Ausbildungshelfer bin.
  • ich das Recht kurse oder rechnung habe.

Filter auf der Übersichtsseite

Auf der Übersichtsseite werden die aktuellen Dienste, Termine und Kurse (nur in HiOrg-Server KURSE) angezeigt. Dabei lassen sich unterschiedliche Filter zur besseren Differenzierung anwenden.

Ansicht mit helfer-Recht: Meldungen und Anfragen werden angezeigt, außerdem offene Termine. Absagen, sonstige Fälle und alle voll besetzten Veranstaltungen sind ausgeblendet.

meine Meldungen: Veranstaltungen, zu denen ich mich gemeldet habe oder fest eingeteilt worden bin.

meine Absagen: Veranstaltungen, zu denen ich explizit abgesagt habe oder meine Meldung abgelehnt wurde.

Antwort erforderlich: Veranstaltungen, bei denen eine Rückmeldung meinerseits möglich ist.

offene Termine: Termine, bei denen zur Teilnahme keine Meldung vorgesehen ist.

Sonstige: Veranstaltungen, bei denen eine Meldung oder Teilnahme für mich nicht (mehr) möglich ist.
Gründe können bspw. unbekanntes Geburtsdatum, fehlende Qualifikation, Meldeschluss erreicht, Veranstaltung voll besetzt oder gruppenfremder Termin sein. Bei Mitgliedern des Leitungsteams oder mit entsprechenden Rechten (s.o.) werden hier zusätzlich auch Veranstaltungen aufgeführt, die noch nicht für alle freigeschaltet sind.

voll besetzt: Zusatzfilter, um voll besetzte Veranstaltungen anzuzeigen / auszublenden, bspw. in der Ansicht für Disponenten.

Ansicht des Disponenten mit zusätzlicher Filtermöglichkeit

Disponent: Veranstaltungen, für die ich verantwortlich bin oder das entsprechende Recht (sandienst, kurse, termine) besitze. Hinweis: Dieser Filterbutton wird nicht bei allen Mitgliedern angezeigt.

Begrenzung der Sichtbarkeit

Im Menü System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren kann vom Admin festgelegt werden, ob die Menüpunkte ‚Dienste / Rech > Alle Dienste‘, ‚Kurse > Alle Kurse‘ und ‚Termine > Alle Termine‘ für alle Mitglieder angezeigt werden.

Zusätzlich regelt der Eintrag bei ‚Dienste, Termine und Kurse werden auf der Übersicht x Monate im Voraus angezeigt‘ den Zeitraum der ausgegebenen Veranstaltungen.

Grundsätzlich kann über die Liste der Benutzerkonten (System > Benutzerkonten) jeder Benutzer simuliert werden, indem man auf den Usernamen klickt. So können vom Admin eventuelle Fragen besser nachvollzogen werden.

Synchronisation der Mobilgeräte-Apps

Die Mobilgeräte-Apps rufen standardmäßig Veranstaltungen für die kommenden 3 Monate ab. Im Bereich „Einstellungen“ der App kann jeder Nutzer dies aber individuell ändern (um z.B. Akku und Datenvolumen zu sparen), jedoch nicht über die (oben erwähnte) systemweite Einstellung ‚Dienste, Termine und Kurse werden auf der Übersicht x Monate im Voraus angezeigt‘ hinaus.
Hinweis: Um Daten zu reduzieren, werden die Veranstaltungen, die unter den Punkt „sonstige“ (s.o.) fallen, nicht zur App übertragen. Bitte nutzen Sie die klassische Weboberfläche um diese einzusehen.

Wir hoffen, dass diese Übersicht hilft, das Rechte-Konzept im Bezug auf die Sichtbarkeit ein wenig deutlicher zu machen und die größten Stolperfallen bei der Filterung von Veranstaltungen zu umgehen.

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Verbindliche Helfermeldung

Ärgerlich, wenn gemeldete Mitarbeiter kurzfristig von einem wichtigen Termin abgesprungen sind, den man gerade endgültig planen wollte. Um dieser Situation vorzubeugen, bietet HiOrg-Server dem Disponenten nun die neue Option „Meldungen sind verbindlich“.

Verbindliche Meldung zu Diensten

Verbindliche Meldung zu Diensten

Verbindliche Meldung zu Terminen

Verbindliche Meldung zu Terminen

Wird beim Erstellen eines Dienstes oder Termins dort ein Häkchen gesetzt, so kann der Mitarbeiter seine Meldung nicht mehr selbst zurückziehen oder ändern, sondern muss sich im Fall der Fälle beim Disponenten direkt abmelden.
Dieses Prozedere war bisher nur bei einer bereits erfolgten Einteilung nötig, wurde nun aber verstärkt auch bei Meldungen gewünscht.

Der Mitarbeiter wird im Meldedialog der entsprechenden Veranstaltung dann darauf hingewiesen, dass die Meldung verbindlich ist und nicht mehr selbst geändert werden kann.

Verbindliche Meldung - Meldedialog
Zauberstab Diese Erweiterung setzt 2 Vorschläge mit insgesamt 74 Votes aus der Wunschliste um.

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Rechnungen für Kurse erstellen

Neben Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten können in HiOrg-Server KURSE nun auch Rechnungen für Kursteilnehmer erzeugt werden. Dabei wird zwischen Rechnungen für Berufsgenossenschaften, Firmen und Privatzahler unterschieden, für jede Art können unterschiedliche Abrechnungszeitpunkte und eigene Vorlagen (System > Einstellungen > Formulare) hinterlegt werden.

Sobald der Abrechnungszeitpunkt erreicht ist, wird die entsprechende Rechnung auf der Übersicht zur Erstellung vorgeschlagen (bei Mitgliedern mit dem Recht rechnung).
Rechnung zu Kurs erzeugen
Abgerechnet werden die Kursteilnehmer im Menü Kurse > Rechnungen. Dort können auch die Eckdaten der Rechnungen eingesehen werden (benötigt das Recht rechnungsansicht oder rechnung). Für säumige Zahler lässt sich per Knopfdruck eine Mahnung erzeugen, sofern diese Funktionalität aktiviert ist.
Rechnungen für Kurse - Übersicht

In der neu gestalteten Ansicht der Kursteilnehmer kann eine Rechnung auch direkt beim einzelnen Teilnehmer erzeugt und eingesehen werden, zusätzlich finden sich Informationen zu Empfänger und Status der Rechnung.
Teilnehmerliste Kurse

Einstellungen

Um die neue Rechnungsfunktionalität zu nutzen, muss diese zuerst unter System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren aktiviert werden. Zusätzlich müssen unter System > Einstellungen > Rechnung / Anforderungsformular die gewünschten Abrechnungsarten (an BG, an Firmen, an Privatzahler – inklusive Abrechnungszeitraum) eingestellt werden.
Hinweis: Diese Einstellungen benötigen das Recht admin.

Bitte denken Sie auch daran, beim Kurstyp (System > Einstellungen > Kurstypen) eine oder mehrere Kursgebühren zu hinterlegen und diese dann dem Teilnehmer zuzuordnen, da bei fehlender Gebühr keine Rechnung erzeugt werden kann.

Zauberstab Diese Erweiterung setzt 2 Vorschläge mit insgesamt 214 Votes aus der Wunschliste um.

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Über die Zukunft unserer Mobilgeräte-Apps

Ein Misserfolg ist lediglich die Möglichkeit, schlauer von Neuem zu beginnen.
– Henry Ford

Derzeit erreichen uns viele Anfragen und auch einige Beschwerden bezüglich der Mobilgeräte-Apps für HiOrg-Server. Dazu möchten wir heute ein paar Hintergründe offen legen, die zu dieser Situation geführt haben.

Bei der Verteilung unsere Entwicklungsressourcen bemühen wir uns, diese möglichst sinnvoll einzusetzen. So erschien es uns 2011 bei den Planungen zur ersten Mobile-App als gute Lösung, eine Plattform zur Entwicklung zweier Apps für die Betriebssysteme iOS und Android zu nutzen. Im Laufe der Nutzung kristallisierte sich heraus, dass diese Plattform jedoch ihr Versprechen nicht halten konnte, und vor allem die Ergebnisse für Android fehlerbehaftet und wenig optimal waren. Im Sommer 2013 wurde daher beschlossen, diese Plattform nur noch zur Entwicklung für die iOS-App zu nutzen, und die Android-App direkt in Java von Grund auf neu zu programmieren, was im Frühjahr 2014 in einer deutlich besser nutzbaren Anwendung resultierte.

Leider wurde uns vor einigen Wochen schmerzlich klar, dass die bislang noch zur Entwicklung der iOS-App genutzte Plattform aus verschiedenen Gründen für uns keine Zukunft mehr hat. Derzeit konzentrieren sich unsere Mobile-Entwickler darauf, auf einer modernen Basis die künftige Mobilgeräte-App komplett neu zu entwerfen.

Bis diese den Funktionsumfang der (noch) aktuellen iOS-App erreicht hat und diese ablösen kann, muss leider die Weiterentwicklung der Android-App „auf Sparflamme“ laufen. Nach dem ersten Release der neuen App für iOS werden wir entscheiden, ob wir diese auch für Android anbieten, oder parallel am aktuellen Android-Projekt weiter arbeiten. Da wir uns bei der Entwicklung auf der neuen Plattform noch in einer sehr frühen Phase befinden, können wir aktuell noch keine konkrete Aussage treffen, über welchen zeitlichen Rahmen wir sprechen.

Die momentane Situation ist auch für uns extrem unbefriedigend. Tatsächlich ist es so, dass die klassische Desktopanwendung und die Handy-Apps von verschiedenen Teams mit unterschiedlichen Kenntnissen programmiert werden, so dass hier Personalressourcen nicht einfach hin- und her getauscht werden können. Hinzu kommt, dass wir gerade im Bereich der Mobile Entwickler leider im vergangenen Jahr eine hohe Fluktuation hatten, so dass es auf Grund von Einarbeitungen hier immer wieder zu ungeplanten Verzögerungen gekommen ist.

Zum Abschluss noch ein paar Worte zum Funktionsumfang der Mobilgeräte-Apps.
Von unserer Seite aus war und ist es nicht angedacht, die Webanwendung vollständig durch die Apps zu ersetzen. Dazu sind die Funktionen von HiOrg-Server zu vielfältig und komplex. Der Fokus der Mobile-Apps liegt eindeutig auf dem Helfer als Nutzer. Geplant ist allerdings zukünftig trotzdem eine Umsetzung der häufig genutzten Disponentenfunktionen (bspw. Bestätigung gemeldeter Helfer, Anlegen von einfachen Diensten).
Grundsätzlich soll parallel dazu auch die Webanwendung verbessert (responsiver) werden, damit sie auf Mobilgeräten besser nutzbar ist.

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Routenplaner zum Einsatzort

Als Ergänzung zur Kartenansicht für Adressen ist es nun auch möglich, sich die Route zu einem Veranstaltungs- oder Kursort anzeigen zu lassen. Diese Funktion, die bisher nur bei der Ressourcen-Umkreissuche eingesetzt wurde, zeigt nach Auswahl einer Startadresse nun auch den schnellsten Weg zur Zieladresse an und gibt auch eine geschätzte Fahrzeit aus.

Wurde eine eindeutige Adresse als Veranstaltungsort hinterlegt, so erscheint auf der Übersicht ein kleines Kartensymbol.

Auf Klick öffnet sich ein neues Fenster, in welchem der Zielort auf einer Karte angezeigt, und auch Ihre Startadresse ausgewählt werden kann. Eine bereits im System hinterlegte Adresse (z.B. Ihre Privatanschrift, oder die Anschrift der Organisation) kann ausgewählt, oder ein neuer Standort ganz frei eingegeben werden.
Hinweis: „Adresse Organisation“ steht für die Anschrift, die unter System > Einstellungen > Organisation hinterlegt ist. Heimatadresse bezieht sich auf die Adresse des gerade angemeldeten Nutzers (Mein Konto > Meine Daten > Kontaktdaten).

Die Route wird berechnet und mit Informationen zur Entfernung und Fahrdauer angezeigt. Gegebenenfalls wird auch eine Alternativstrecke vorgeschlagen.

Hinweis: Das Kartensymbol erscheint auch auf der Liste öffentlich freigegebener Kurstermine, die bei HiOrg-Server KURSE in die eigene Webseite eingebunden werden können. So können auch potentielle Teilnehmer den Ort aufrufen und sich die Route zum Kursort ausgeben lassen.

Im Zuge dieses Updates wurde auch die Datenbank für die Ergänzung des Ortes bei Eingabe der PLZ  aktualisiert. Einige Nutzer hatten uns hier Fehler in der Auflösung gemeldet (vielen Dank dafür). Wir wünschen viel Freude mit dieser neuen Funktion.

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