Teilnehmersuche in neuem Design

Sie möchten nachträglich eine Teilnahmebestätigung drucken? Nutzen Sie dazu einfach die Teilnehmersuche unter „Kurse > Teilnehmer“.

Die Ansicht präsentiert sich jetzt in neuer, übersichtlicher Optik. Bei den Suchergebnissen findet sich unterhalb des Namens eine Auflistung der Kurse, an denen die betreffende Person teilgenommen hat. Durch Klick auf den Pfeil lassen sich zusätzliche Details anzeigen.

Im Rahmen der kürzlich veröffentlichten Debitorenverwaltung wurde nun auch die Datenstruktur von Kursteilnehmerdatensätzen überarbeitet. Dabei wurden anhand verschiedener Informationen (Name, Vorname, Geburtsdatum und ggf. Arbeitgeber) einzelne Kursteilnahmen bereits automatisch dem entsprechenden Teilnehmer zugeordnet. Diese werden nach einer Suche gruppiert angezeigt.

Kursteilnehmer suchen

Teilnahmen können auch manuell zusammengefügt werden (bei fehlenden Angaben ist eine Automatisierung nicht möglich). Dazu haken Sie nach einer Suche lediglich die entsprechenden Datensätze an, mit Klick auf den Button »zusammenfassen« erscheint eine Kontrollansicht und nach Bestätigung werden die Daten gruppiert.
Wichtig: Es gehen dabei keine Teilnehmerinformationen verloren, es wird nur eine zusätzliche Verknüpfung erstellt.

Mehrere Suchergebnisse zur gleichen Person können zusammengefasst werden.

Sonderfall: Debitorennummern

Wenn Sie die Debitorenverwaltung aktiviert haben und bei einem der gefundenen Teilnehmer bereits eine Debitorennummer hinterlegt wurde, ist es nötig beim Zusammenfassen den Hauptdatensatz selbst auszuwählen. So haben Sie volle Kontrolle, unter welcher Debitorennummer der Teilnehmer zukünftig geführt werden soll.

Zukünftige Debitorennummer auswählen

Klicken Sie in der Kontrollansicht einfach auf die gewünschten Stammdaten um diese zu übernehmen.

In Kürze werden wir einige Erweiterungen im Bereich der Abrechnung veröffentlichen. Diese Funktionen können von allen Benutzern mit dem Recht rechnung genutzt werden und mit Recht rechnungsansicht (Ausnahme: Debitorenliste), auch Mitglieder im Leitungsteam haben bei vielen dieser Funktionen Leseberechtigung.

Zauberstab Wunschliste

Diese Erweiterungen im Rechnungsbereich setzen 4 Vorschläge mit insgesamt 116 Votes von unserer Wunschliste um. Die Veröffentlichung erfolgt am Dienstag, den 21.04.20120.

Neues Menü: Rechnungen

Alle Rechnungsfunktionen, egal ob zu Diensten oder Kursen, finden sich nun zusammengefasst im neuen Menüpunkt »Rechnungen«. Hier können anlassbezogene und freie Rechnungen geschrieben, eingesehen und gemahnt werden.

Steuersätze

Für Rechnungen zu Diensten und den unterschiedlichen Empfängergruppen im Kursbereich (Privatteilnehmer / Arbeitgeber / Berufsgenossenschaft – HiOrg-Server KURSE) können in unter System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular nun jeweils Standardsteuersätze hinterlegt werden. Bei der Rechnungserstellung wird dann dieser Steuersatz vorgegeben, kann aber individuell für die Rechnung angepasst werden. Auch eine Pauschalberechnung ist weiterhin möglich.

Debitoren

HiOrg-Server PRO / KURSE unterstützt nun die Verwendung von Debitoren, um Rechnungsempfänger eindeutig zu repräsentieren. Mögliche Debitoren können Kunden / Arbeitgeber, Kursteilnehmer oder Berufsgenossenschaften sein.
Mit dem Feature »Debitoren« kann bei jeder Rechnung an Kunden, Kursteilnehmer und Berufsgenossenschaften eine Debitorennummer vergeben werden. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie unter System > EInstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular – Rechnungserstellung, dort kann auch ein eigener Nummernkreis festgelegt werden.

Eine Liste aller angelegten Debitorenkonten erreicht man über das neue Menü Rechnungen > Debitoren. Mittels Klick auf die Bezeichnung gelangen Sie zu weiteren Details des entsprechenden Eintrags.

Für Rechnungs- und Mahnungsformulare steht die Variable [[$debitor]] „Debitorennummer des Rechnungsempfängers“ zur Verfügung.

Export von Rechnungsdaten und Debitoren

Mit einem neuen Button unterhalb der Rechnungsliste können mit HiOrg-Server erstellte Rechnungen nun als CSV- oder Excel-Datei exportiert werden. Verschiedene Filter- und Sortiermöglichkeiten helfen bei der Auswahl. Dabei zeigt das System auch an, welche Rechnungen bereits zu einem vorherigen Zeitpunkt exportiert wurden.

Debitoren können über den Link unterhalb der Debitorenliste exportiert werden. Auch ein Import von Debitoren ist möglich, über die bereits bestehenden Assistenten im Bereich System > Datenpflege > Import: die Debitorennummern werden dann bei den Stammdaten des Kunden gespeichert.
(Die genannten Export-/Importfunktionen sind den Versionen HiOrg-Server PRO / KURSE vorbehalten.)

Export von Rechnungdaten für DATEV – Betatester gesucht

Momentan arbeiten wir außerdem noch an einem speziellen Datenexport für das DATEV-Format. Hier benötigen wir noch Betatester, die diese Funktion gerne ausprobieren würden.
Bitte schreiben SIe uns bei Interesse eine kurze Nachricht, wir melden uns dann bei Ihnen. Herzlichen Dank!

HiOrg-Server KURSE bietet die Möglichkeit, Teilnehmerdaten über den Selbstverwaltungslink direkt vom entsendenden Betrieb selbst eintragen zu lassen.

Diese Funktion haben wir nun dahingehend erweitert, dass auch das vorausgefüllte BG-Anmeldeformular vom Unternehmen selbst ausgedruckt werden kann. Der Aufruf des vorausgefüllten Formulars erfolgt über einen Link am Ende der Kursteilnehmerliste.

Ein aufwendiges Hin- und Herschicken des Formulars entfällt damit. Das Unternehmen unterschreibt und stempelt das Dokument, und reicht es rechtzeitig zum Kurstermin beim Ausbildungsbetrieb ein.

Zauberstab

Dieses Update setzt 1 Vorschlag mit 86 Votes von unserer Wunschliste um.

Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) hat Vorschläge für 3 neue Teilnahmebescheinigungen veröffentlicht. Es handelt sich dabei um

  • Erste-Hilfe-Aus- und Fortbildung
  • Ausbildung von Lehrkräften in der Ersten Hilfe
  • Fortbildung von Lehrkräften in der Ersten Hilfe.

Wir haben diese Vorschläge als Standardvorlagen in HiOrg-Server KURSE übernommen. Die gewünschte Vorlage kann von authorisierten BG-Ausbildungsstellen beim jeweiligen Kurstyp ausgewählt werden (System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine – Auswahlfeld: ‚Vorlage TN-Bescheinigung laden‘).

Details Kursteilnehmer

Kursteilnehmer welche eine Ausbildung aus beruflichen Gründen besuchen, werden gewöhnlich über die zugehörige Berufsgenossenschaft abgerechnet.
Wenn Sie HiOrg-Server KURSE nutzen, können Sie daher ab heute in der Detailansicht des Teilnehmers vermerken, ob das für die Abrechnung notwendige Formular bereits unterzeichnet bei Ihnen eingereicht wurde. Diese Information wird auch in der Kursteilnehmerliste Ihres HiOrg-Servers angezeigt.

Unter System > Einstellungen – Ausbildung /Kurse > Ausbildung allgemein kann der Zeitraum festgelegt werden, wie viele Tage vor dem Kurs das Formular vorliegen soll. Wenn dies nicht rechtzeitig der Fall ist, erscheint eine Warnmeldung auf der Übersicht Ihres HiOrg-Servers.
Hinweis: Die Eingabe eines Negativwertes bedeutet „nach dem Kurs“.

⚠️ Bitte beachten Sie, dass folgerichtig eine Rechnung an die BG ab jetzt nur noch erzeugt werden kann, wenn die Checkbox „BG-Anmeldeformular eingereicht“ aktiviert ist.

Der erste Monat mit der neuen Datenschutz-Verordnung ist vorüber und es ist allgemein wieder ein bisschen Ruhe eingekehrt. Unsere Entwicklungsabteilung hat sich jedoch weiter mit erhöhtem Aufwand diesem Thema gewidmet, um unsere Nutzer bei der Umsetzung der neuen Anforderungen zu unterstützen.

Vereinfachte Löschung von Mitglieder-Daten

Scheidet ein Mitglied aus einer Gliederung aus, so sollen auch dessen Daten nicht länger als nötig vorgehalten werden. Da die Stärke von HiOrg-Server in der sinnvollen Verknüpfung der hinterlegten Daten liegt, gestaltete sich das Löschen eines stark eingebundenen Mitgliedes manchmal schwierig: Vorgemerkte Dienste müssen umgeplant und offene Aufgaben neu verteilt werden.

Zu diesem Thema haben wir eine neue Oberfläche freigeschaltet, die vorhandene Abhängigkeiten deutlicher anzeigt und dann die Zuständigkeit einfacher an andere Mitglieder übertragen kann.

Seit heute sind außerdem für die Nutzer von HiOrg-Server KURSE verschiedene neue Funktionen verfügbar:

Datenminimierung bei der Teilnehmererfassung

Um den Punkt der Datensparsamkeit noch besser zu erfüllen, kann mittels einer Matrix unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ in Kürze festgelegt werden, welche Daten vom Selbstzahler bzw. BG-/Firmenteilnehmer bei der Anmeldung abgefragt werden. Alle markierten Daten werden dann automatisch als Pflichtfelder erfasst: Laut Gesetz dürfen nicht zwingend benötigte Daten ohnehin nicht mehr abgefragt werden.
Wird ein gespeicherter Teilnehmer-Datensatz übernommen (bspw. bei Buchung eines Folgekurses), so werden nicht benötigte, aber bereits hinterlegte Daten durch Löschoption gekennzeichnet.

Aktualisierte Formulare und Vorlagen

Der Fachbereich Erste Hilfe der DGUV hat verschiedene Formulare als Muster vorgeschlagen, um die Teilnehmenden datenschutzkonform zu erfassen. Dazu gehört die „Lehrgangsdokumentation gem. Abschnitt 2.4.6 DGUV Grundsatz 304-001“. Diese ist nun als Formularvorlage  im HiOrg-Server verfügbar. Ergänzt wird die Vorlage „Lehrgangsdokumentation“ von den Teilnehmerdatenblättern, die um einige Angaben erweitert wurden.

Zusätzlich wurde auch das Anmeldeformular zur Meldung an den Unfallversicherungsträger (Formular für die Anmeldung bei der BG) auf den neuesten Stand gebracht.

Sie finden die Vorlagen wie immer im Formularcenter.

Sichtbarkeit von Teilnehmerdaten

Nicht immer ist es gewünscht, bzw. nach neuem Recht erlaubt, dass der verantwortliche Ausbilder eines Kurses alle Teilnehmerdaten einsehen kann. Deshalb können unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ nun differenzierte Anpassungen in diesem Bereich vorgenommen werden.

Zusätzliche Ausbildungsstellen in HiOrg-Server hinterlegen

Verfügt ein Ausbildungsbetrieb über mehrere Standorte oder Zweigstellen, so werden manchmal unterschiedliche QSEH-Kennziffern vergeben. Dieses Szenario lässt sich nun auch in HiOrg-Server abbilden und zur KURSE-Version hinzubuchen. Die einzelnen Ausbildungsstellen können dann unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ verwaltet werden.
Bitte setzen Sie sich bei Interesse mit uns in Verbindung.