Wer schon einmal eine Gruppenveranstaltung geplant hat, weiß wie schwierig es sein kann, alle unter einen Hut zu bringen und einen gemeinsamen Termin zu finden. Unsere neue Funktion „Terminabsprache“ (im Menü Kommunikation) hilft Ihnen in Zukunft dabei! Das Prinzip ist ganz einfach: der Organisator schlägt eine Reihe von möglichen Terminen vor und die eingeladenen Teilnehmer äußern sich dazu.
Terminabsprache - ErgebnisNach dem Anlegen einer neuen Abstimmung muss die Zielgruppe ausgewählt werden. Dazu können auch die in Ihrem HiOrg-Server definierten Gruppen, das Leitungsteam, oder Ausbilder gefiltert werden. Wer möchte, kann die Sichtbarkeit der Ergebnisse einschränken.
Terminabsprache anlegenGrundsätzlich werden eingeladene Teilnehmer auf der Übersicht über die anstehende Abstimmung informiert.
Terminabsprache - Übersicht
Zusätzlich können sie auch per E-Mail auf die neue bzw. eine geänderte Umfrage hingewiesen werden. Dazu gibt es bei den Systemmails zwei neue Vorlagen, die angepasst werden können.
Achtung: die Erlaubnis, zu diesem Anlass Mails zu empfangen, muss erst aktiv von den einzelnen Mitarbeitern freigeschaltet werden.
Terminabsprache - Mailempfang sicherstellenZum Schluss kann aus der Abstimmung heraus ein neuer Termin / Dienst / Kurs am favorisierten Datum angelegt werden (wahlweise auch eine der anderen Optionen).

Zauberstab Dieses neue Feature für unsere PRO- und KURSE-Nutzer setzt einen Vorschlag mit insgesamt 137 Votes aus der Wunschliste um.

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Um mit HiOrg-Server KURSE eine effizientere Kundenbindung zu ermöglichen, haben wir die Funktion „Erinnerung zur Kursauffrischung“ neu gestaltet und ausgebaut.

Erinnerungsfunktion im Kurse-MenüNeu findet sich im Menü Kurse nun der Menüpunkt Erinnerungen. Hier werden ehemalige Teilnehmer aufgeführt, welche an die Auffrischung eines bereits besuchten Kurses erinnert, oder zu einem Folgekurs eingeladen werden können. Der Zeitraum zur Erinnerung kann unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine hinterlegt werden.
Die Darstellung unterscheidet hier übersichtlich zwischen Firmenkunden / Vereinen, die Teilnehmergruppen entsenden einerseits, und Einzelteilnehmern (Privatkunden, bspw. Führerscheinanfänger) andererseits.

Erinnerungen an Firmen

Erinnerung Kursteilnehmer - FirmenHier werden Firmenname, die Anzahl der möglichen Erinnerungen und die betroffenen Kurstypen dargestellt. Über die Kopfzeile lassen sich die Einträge sortieren.
Erinnerung Kursteilnehmer - TN von FirmenWird eine Firma ausgewählt, erscheinen die Namen der einzelnen Teilnehmer, welche zur Übernahme in den Mailtext bequem angehakt werden können. Vor dem Versand kann der Ansprechpartner gewählt und der Mailtext direkt bearbeitet werden, bspw. um spezifische Informationen zu ergänzen. Alle versendeten Nachrichten können wie immer im Archiv (System > Nachrichtenarchiv) eingesehen werden.

Erinnerungen an Einzelteilnehmer

Erinnerung Kursteilnehmer - EinzelteilnehmerPrivate Teilnehmer können nach Auswahl gesammelt über das Auswahlfeld am Ende der Liste benachrichtigt werden. Dazu wird eine separate Mailvorlage genutzt, die unter System > Einstellungen > Systemmails bearbeitet werden kann.

Weitere Neuerungen:

  • Zur Individualisierung der Erinnerungs-E-Mails steht eine Vielzahl neuer Variablen zur Verfügung, mit denen die Systemmails angepasst werden können.
  • Daten von ehemaligen Teilnehmern können in verschiedenen Formaten exportiert werden, z.B. um bequem einen klassischen Serienbrief zu erstellen.
  • Sie können eine eigene URL hinterlegen, wohin der Nutzer geleitet werden soll, nachdem er sich online zu einem Kurs angemeldet hat (bisher: Liste aller Kurse).
  • Die Felder zur Erfassung von Mailadresse und Telefonnummer eines Teilnehmers sind nun wahlweise Pflichfelder (einstellbar unter System > Einstellungen > Ausbildung allgemein).
  • Als Namensschilder, oder zur Beschriftung von Unterlagen oder Umschlägen können nun mit wenigen Klicks Etiketten für die Teilnehmer eines Kurses gedruckt werden.

Zauberstab Der Ausbau der Erinnerungsfunktion, zusammen mit den weiteren Neuerungen, setzt Vorschläge mit insgesamt 181 Votes aus der Wunschliste unserer Nutzer um.

Es gibt wieder Neuigkeiten aus unserer Entwicklungsabteilung:

Einsatzserie

Einsätze können nun auch als Serie angelegt werden.
Nützlich ist dies vor allem für Einsätze, die sich regelmäßig wiederholen, bspw. tägliche Dienste bei der Flüchtlingshilfe oder der zweiwöchentliche Dienst beim Fußballspiel des Heimatclubs.

Dienstserie anlegen

Die Daten für alle Einsätze einer Serie können simultan bearbeitet werden, außerdem lässt sich aus der Detailansicht komfortabel der nächste Einsatz einer Serie aufrufen. Zukünftig gibt es diese Funktion auch in den Bereichen Termine und Kurse, wo bisher nur das Anlegen mehrerer gleicher Termine als Serie möglich war (jedoch nicht die Änderung).

Dienstserie in der Übersicht

Da es zur Einsatzserie neue Mail-Vorlagentypen geben wird, bitte wir Sie, deren Text unter System > Einstellungen > Vorlagen > Systemmails zu überprüfen und nach Bedarf anzupassen.

Sammel-Löschen mehrerer Einträge

Gleichzeitig haben wir die Möglichkeit geschaffen, mehrere Einsätze, Termine oder Kurse gleichzeitig zu löschen. Dies erfolgt über die Mehrfachauswahl am Ende der Übersichtsliste.

Diese Updates setzen Vorschläge mit insgesamt 271 Votes aus der Wunschliste unserer Nutzer um.

Bisher war es im Bereich Material und Mitglieder möglich, eigene Dokumente zu hinterlegen. Diese Dokumentenverwaltung haben wir nun auf weitere Bereiche des HiOrg-Servers ausgedehnt, d.h. für Aufgaben, Einsätze, Kurse und Termine können nun Dokumente gespeichert werden, ebenso auf der Pinnwand.
Bei Rundmails oder Benachrichtigungen (bspw. Übersichtspläne bei Helfereinteilung) können diese Dokumente als Anhang versendet werden.

In der Ansicht „Dokumentenliste“ (Kommunikation > Dokumente) können die Dokumente nun mit Hilfe von Unterordnern klar abgelegt werden. Auf der Übersichtsseite unterstützen Breadcrumbs die Übersichtlichkeit.
Ordnerstruktur Dokumente

Dokumente auf der Übersicht

Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind (je nach persönlicher Berechtigung) nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.
Jeder HiOrg-Server PRO / KURSE verfügt im Auslieferungszustand über 10 MB Datenspeicher. Sollten Sie zusätzlichen Speicherplatz benötigen, so lässt sich dieser unter System > Mein HiOrg-Server – Dokumentenspeicherplatz vom Admin erweitern.

Dieses Update setzt Vorschläge mit insgesamt 177 Votes von der Wunschliste unserer Nutzer um.

eigener Kursort nun im AdressenverzeichnisIn der Nacht zum Donnerstag ist ein kleines Update im Bereich der Breitenausbildung geplant. Danach werden die eigenen Kursorte (bisher: „System – Einstellungen – Orte für Kurse“) auch im zentralen Adressenverzeichnis angezeigt, und können dort bearbeitet werden. Die bisherige Zeile „Lehrgangsort“ wird dabei als Adresszusatz übernommen.

Da die Infomationen aus dem Adressenverzeichnis bisher eher intern angezeigt wurden, bitten wir Sie, Ihre öffentlich dargestellten Kursorte nach der Umstellung einmalig zu überprüfen und gegebenenfalls im Bereich „System – Adressen-Verzeichnis“ anzupassen.

Pünktlich zum Osterfest können unsere Entwickler ein neues Feature ins Nest legen: die bereits angekündigte Material-Disposition und der Buchungskalender für Räume und Ausrüstung wurden fertiggestellt und werden Ostermontag für alle HiOrg-Server freigeschaltet.

Material zum Einsatz zuordnen

Für alle Einsätze, Termine oder Kurse kann nun beliebige Ausrüstung aus der Material-Liste zugeteilt werden.
Im Vorfeld muss einmalig das ‚einteilbare‚ Material als solches gekennzeichnet werden (in der Bearbeitungsansicht des Materials – siehe Bild unten). Bei der Auswahl zu einem konkreten Termin wird dann auch überprüft, ob das gewählte Material (oder Inhalt) zum entsprechenden Zeitpunkt bereits anderweitig verplant ist.

Hinweis: Bilden mehrere Materialien eine Einheit, zum Beispiel die Trage wird nie aus dem RTW entnommen um einzeln genutzt zu werden (ebenso einzelne Medikamente / Verbrauchsmaterialien aus einem Koffer), so muss nur das „äußerste“ Materialobjekt (hier: RTW bzw. Koffer) als ‚einteilbar‘ gekennzeichnet werden.
Eingeteilte Materialien können mittels Variablen auch auf Formularen u.ä. ausgegeben werden. Bei mehrtägigen Kursen kann für jeden Kurstag eine getrennte Einteilung vorgenommen werden.

Räume buchen

Schnellauswahl Raum buchenZusätzlich zur Materialdisposition findet sich in der Bearbeitungsansicht eines Einsatzes, Termins oder Kurses nun eine unkomplizierte Schnellauswahl zur Raumbuchung.

Hinweis: Bitte denken Sie daran, dass auch Räume zuerst in der Materialliste als ‚einteilbar‘ angelegt werden müssen, damit sie hier zur Buchung verfügbar sind.

Buchungskalender

In der Kalenderübersicht können nun per Auswahlkästchen bereits zugeordnete Räume und Ausrüstungsgegenstände eingeblendet werden, um die Verfügbarkeit zu überprüfen. Über das [+]-Symbol neben dem Filter können eigene Gruppen definiert werden, so dass bspw. alle Räume für eine Kursplanung, oder alle Fahrzeuge in einem Überblick gezeigt werden.

Um die neuen Funktionen zu nutzen, muss die Materialverwaltung aktiviert sein und HiOrg-Server PRO oder KURSE verwendet werden. Sollten Sie die neuen Funktionalitäten nicht nutzen wollen, so können diese in den Einstellungen deaktiviert werden und alles bleibt beim Alten.

Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback zu diesen Neuerungen, und wünschen Ihnen und Ihren Familien ein fröhliches Osterfest!
Fröhliche Ostern!

nachrichtenarchivAb heute können im neuen Bereich „System – Nachrichtenarchiv“ alle E-Mails und SMS eingesehen werden, die von HiOrg-Server versandt wurden. Dies betrifft nicht nur z.B. Rundmails, sondern auch alle automatisch generierten Nachrichten, wie Erinnerungen an Termine oder Bestätigungen bei endgültiger Einteilung von Einsätzen. Die gespeicherten Nachrichten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Neben dem Nachrichtentext können Sie auch den exakten Zeitpunkt des Versandes durch den HiOrg-Server, mögliche Anhänge, sowie alle Empfänger samt Statusmeldung einsehen. Der angezeigte Status bezieht sich auf die Rückmeldung bei der Übergabe an den Ziel-Server – ob dieser die Nachricht jedoch verwirft (oder als SPAM einstuft), oder der Empfänger die Nachricht bereits abgerufen oder gar gelesen hat, können wir natürlich nicht nachvollziehen.

Weiterhin ist es über das Nachrichtenarchiv möglich einen in der Zukunft geplanten SMS-Versand einzusehen und den Versand abzubrechen.

Diese Übersicht ist nicht nur für den Administrator nutzbar: auch Mitarbeiter ohne besondere Rechte können hier die Nachrichten einsehen, die auf Ihre Veranlassung (bspw. bei Rückmeldung zu einer Aufgabe oder Meldung zu einem Einsatz) versandt wurden.

Bildungsportal Bayern

Wenn Sie in Bayern Ausbildungen anbieten, steht Ihnen seit einiger Zeit das Bildungsportal Bayern als zentrale Plattform für alle Bildungsangebote zur Verfügung. Um Ihnen hier doppelte Arbeit bei der Pflege der Kurstermine zu ersparen, können Sie unsere neue Schnittstelle zu diesem Portal nutzen. Nachdem Sie einmalig die Schnittstelle anhand unserer Anleitung konfiguriert haben, werden regelmäßig jede Nacht alle Ihre Bildungsangebote mit konkreten Kursterminen und Anmeldelink an das Bildungsportal übertragen.