Um möglichst genau auf die Bedürfnisse unserer Nutzer einzugehen, pflegen wir eine öffentliche Wunschliste mit den Funktionsvorschlägen, die uns stetig erreichen.
Bisher wurden von dieser Liste meist größere, umfangreiche Projekte umgesetzt. Diese benötigten mehr Zeit und banden Ressourcen; die Weiterentwicklung des Systems erschien oft träge und viele Nutzer waren von der Wunschliste enttäuscht.

Neues Jahr – verbesserte Wunschliste

Um die dynamischere Umsetzung neuer Funktionen zu ermöglichen, haben wir den Algorithmus der Wunschliste optimiert und so die Bewertung von Ideen verbessert. Verschiedene neue Faktoren wie bspw. ‚Anzahl der abstimmenden HiOrg-Server‘ und ‚Votes in Relation zur Zeit‘ helfen nun bei der Bestimmung der Priorität der einzelnen Vorschläge.

Wie kann ich mitmachen?

Alle Nutzer können Vorschläge einreichen und Admins können für gewünschte Funktionen abstimmen. Unter „System > Wunschliste / Fehler melden“ findet Ihr die Wunschliste mit Anzeige der verfügbaren Voting-Punkte. Alle HiOrg-Server mit abgeschlossenem Abo erhalten pro Monat einen weiteren Voting-Punkt, zusätzlich gibt es Punkte für gemeldete Fehler. Momentan dümpeln über 37.000 ungenutzte Votingpunkte im System, fast doppelt so viele wie bisher abgegeben wurden.

Bitte votet fleißig, damit ein realistisches Bild der Nutzerwünsche entsteht!

Ihr könnt alle Votes für einen Vorschlag abgeben oder die Punkte auf mehrere Ideen aufteilen.
Wir wünschen Euch viel Freude mit der verbesserten Wunschliste und sind gespannt auf Eure Ideen.

In letzter Zeit haben uns einige Anfragen zu Problemen der HiOrg-Server Mobilgeräte App auf Geräten des Herstellers Xiaomi erreicht. Es wurde berichtet, dass die Veranstaltungen nicht geladen werden und die Anwendung bei einem Wechsel in die Mitgliederliste abstürzt.

Inzwischen konnten wir die Ursache dieser Probleme identifizieren: Damit die App die Daten vom HiOrg-Server abrufen kann, benötigt sie die Berechtigung „Apps erlauben, automatisch zu starten“. Die Daten werden nämlich von einem Hintergrundprozess abgerufen (auch wenn die App im Vordergrund ausgeführt wird). Leider deaktiviert das Xiaomi-System bei Installation einer neuen App standardmäßig diese Funktion. Um die HiOrg-Server App trotzdem verwenden zu können, müssen Sie diese Berechtigung ausdrücklich erlauben.

Um die notwendigen Berechtigungen zu setzen, öffnen Sie einfach die System-Einstellungen Ihres Geräts. Dort wählen Sie den Punkt „Rechte“, dann „Autostart“:

Einstellungen - Rechte

Einstellungen – Rechte

Rechte - Autostart

Rechte – Autostart

Suchen Sie dann den Eintrag „HiOrg-Server“ in der Liste und aktivieren Sie die Schaltfläche auf der rechten Seite. Danach sollte die Anwendung im oberen Bereich unterhalb „x Apps starten automatisch“ aufgelistet werden. Klicken Sie anschließend auf das HiOrg-Server Icon:

Autostart für HiOrg-Server aktivieren und HiOrg-Server anklicken

Autostart

Nun müssen Sie zusätzlich den Schalter aktivieren: „Apps erlauben, automatisch zu starten“:

Berechtigung "Apps erlauben, automatisch zu starten" aktivieren

Berechtigung aktivieren

Jetzt sollte die HiOrg-Server App für Android auch auf Geräten des Herstellers Xiaomi reibungslos funktionieren!

Immer wieder erreichen uns Anfragen zu ‚verschwundenen‘ Diensten:

„Der Kollege Meierbär sieht den neuen Dienst, warum ich nicht?“

Um hier ein bisschen mehr Klarheit zu schaffen, möchten wir die besten Möglichkeiten zum ‚wiederfinden‘ von Veranstaltungen einmal genauer beschreiben:

Grundsätzliche Sichtbarkeit

Das abgestufte Rechtesystem in HiOrg-Server regelt auch die Sichtbarkeit der angelegten Veranstaltungen. Dabei gelten folgende Grundsätze:
(Hinweis: „freigegeben“ bezieht sich in diesem Artikel auf die Sichtbarkeit, nicht auf Zusammenarbeit unterschiedlicher HiOrg-Server.
Hinweis 2: Alle Listenpunkte verstehen sich als „oder“)

Ich sehe eine Veranstaltung (Dienst / Termin / Kurs), wenn…

  • die Veranstaltung freigegeben ist und ich mich auch dazu melden kann (sprich: für mich geeignet ist). HiOrg-Server ermittelt die Sichbarkeit mit Hilfe der verfügbaren Informationen über den einzelnen Helfer. Deshalb ist es wichtig, dass die eigenen Daten aktuell sind: Ist z.B. kein Geburtsdatum hinterlegt, werden Veranstaltungen mit gefordertem Mindestalter nicht angezeigt.
  • die Veranstaltung freigegeben ist und ich eingeteilt bin (unabhängig von Alter / Qualifikation).
  • ich Mitglied des Leitungsteams bin (unabhängig von anderen Rechten).
  • ich der eingetragene Verantwortliche für die Veranstaltung bin (unabhängig von anderen Rechten).
  • ich Recht stunden habe, und die Veranstaltung freigegeben ist und bereits begonnen hat.

Spezielle Regeln, je nach Veranstaltungstyp:

Ich sehe einen Dienst, wenn…

  • der Dienst freigegeben und für meine Gruppe angelegt ist.
  • ich das Recht sandienst oder rechnung habe.

Ich sehe einen Termin, wenn…

  • der Termin freigegeben ist (Termine werden gruppenübergreifend angezeigt).
  • ich das Recht termine habe.

Ich sehe einen Kurs, wenn…

  • der Kurs freigegeben und als interner Kurs für meine Gruppe angelegt ist
  • der Kurs freigegeben ist und ich Ausbilder / Ausbildungshelfer bin.
  • ich das Recht kurse oder rechnung habe.

Filter auf der Übersichtsseite

Auf der Übersichtsseite werden die aktuellen Dienste, Termine und Kurse (nur in HiOrg-Server KURSE) angezeigt. Dabei lassen sich unterschiedliche Filter zur besseren Differenzierung anwenden.

Ansicht mit helfer-Recht: Meldungen und Anfragen werden angezeigt, außerdem offene Termine. Absagen, sonstige Fälle und alle voll besetzten Veranstaltungen sind ausgeblendet.

meine Meldungen: Veranstaltungen, zu denen ich mich gemeldet habe oder fest eingeteilt worden bin.

meine Absagen: Veranstaltungen, zu denen ich explizit abgesagt habe oder meine Meldung abgelehnt wurde.

Antwort erforderlich: Veranstaltungen, bei denen eine Rückmeldung meinerseits möglich ist.

offene Termine: Termine, bei denen zur Teilnahme keine Meldung vorgesehen ist.

Sonstige: Veranstaltungen, bei denen eine Meldung oder Teilnahme für mich nicht (mehr) möglich ist.
Gründe können bspw. unbekanntes Geburtsdatum, fehlende Qualifikation, Meldeschluss erreicht, Veranstaltung voll besetzt oder gruppenfremder Termin sein. Bei Mitgliedern des Leitungsteams oder mit entsprechenden Rechten (s.o.) werden hier zusätzlich auch Veranstaltungen aufgeführt, die noch nicht für alle freigeschaltet sind.

voll besetzt: Zusatzfilter, um voll besetzte Veranstaltungen anzuzeigen / auszublenden, bspw. in der Ansicht für Disponenten.

Ansicht des Disponenten mit zusätzlicher Filtermöglichkeit

Disponent: Veranstaltungen, für die ich verantwortlich bin oder das entsprechende Recht (sandienst, kurse, termine) besitze. Hinweis: Dieser Filterbutton wird nicht bei allen Mitgliedern angezeigt.

Begrenzung der Sichtbarkeit

Im Menü System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren kann vom Admin festgelegt werden, ob die Menüpunkte ‚Dienste / Rech > Alle Dienste‘, ‚Kurse > Alle Kurse‘ und ‚Termine > Alle Termine‘ für alle Mitglieder angezeigt werden.

Zusätzlich regelt der Eintrag bei ‚Dienste, Termine und Kurse werden auf der Übersicht x Monate im Voraus angezeigt‘ den Zeitraum der ausgegebenen Veranstaltungen.

Grundsätzlich kann über die Liste der Benutzerkonten (System > Benutzerkonten) jeder Benutzer simuliert werden, indem man auf den Usernamen klickt. So können vom Admin eventuelle Fragen besser nachvollzogen werden.

Synchronisation der Mobilgeräte-Apps

Die Mobilgeräte-Apps rufen standardmäßig Veranstaltungen für die kommenden 3 Monate ab. Im Bereich „Einstellungen“ der App kann jeder Nutzer dies aber individuell ändern (um z.B. Akku und Datenvolumen zu sparen), jedoch nicht über die (oben erwähnte) systemweite Einstellung ‚Dienste, Termine und Kurse werden auf der Übersicht x Monate im Voraus angezeigt‘ hinaus.
Hinweis: Um Daten zu reduzieren, werden die Veranstaltungen, die unter den Punkt „sonstige“ (s.o.) fallen, nicht zur App übertragen. Bitte nutzen Sie die klassische Weboberfläche um diese einzusehen.

Wir hoffen, dass diese Übersicht hilft, das Rechte-Konzept im Bezug auf die Sichtbarkeit ein wenig deutlicher zu machen und die größten Stolperfallen bei der Filterung von Veranstaltungen zu umgehen.

Datensicherheit beginnt am eigenen Arbeitsplatz. Um Sie an dieser Stelle aktiv zu unterstützen, meldet HiOrg-Server den angemeldeten Nutzer nach 30 Minuten Inaktivität (= ohne Aufruf einer neuen Seite) selbstständig vom System ab. Diese Zeit kann über die Anzeige am Fuß der Menüleiste kontrolliert werden.
Manchmal dauert das Tippen einer Rundmail aber einfach ein wenig länger, und damit dabei trotzdem nichts verloren geht, warnt HiOrg-Server rechtzeitig vor dem Logout und die Zeitspanne kann bequem per Klick verlängert werden.

Sitzung inaktiv

Wem das noch nicht genug ist, der hat zusätzlich auch die Möglichkeit, den automatischen Logout durch Klick auf die Zeitanzeige zu deaktivieren. Bitte denken Sie daran, am Ende Ihrer Arbeit das Browserfenster zu schließen oder besser noch: sich über einen Klick auf „Logout“ ganz oben im Menü aktiv abzumelden.

Sitzung bleibt aktiv

Nutzerfoto hinterlegenDer häufige Nutzerwunsch, ein eigenes Foto im HiOrg-Server hochzuladen, lässt sich ganz einfach erfüllen:
Über die Dokumentenfunktion im Konto (Mein Konto > Meine Daten > Organisation > Punkt ‚Dokumente‘) kann jeder Nutzer selbst ein Profilbild hinterlegen. Dazu einfach den Dokumententyp ‚Hauptbild‘ auswählen und das gewünschte Foto hochladen.
Abschließend muss das Bild von einem Nutzer mit Dokumentenberechtigung freigegeben werden.

Anlässe für Benachrichtigungen selbst wählenHaben Sie sich schon öfters gewundert, warum die Kollegen E-Mails zu neuen Terminen bekommen und Sie nicht? Wahrscheinlich liegt das an den fehlenden Häkchen unter ‚Mein Konto > Meine Daten > Benachrichtigungen‚. Dort können Sie genau einstellen, zu welchem Anlass Sie eine E-Mail oder SMS erhalten möchten.
Achtung: Die Information wird nur über einen Kanal versandt. Wenn Sie also keine Information verpassen möchten, empfehlen wir immer E-Mail und SMS zu wählen.

Und noch eine kleine Bitte in eigener Sache: Grundsätzlich werden die Häkchen beim Anlegen eines Mitglieds nicht automatisch gesetzt, so dass niemand unerwünscht benachrichtigt wird. Manchmal setzt aber der Admin alle Häkchen, wenn er einen neuen Benutzer anlegt. Sollten Sie ungewollte Mitteilungen von Ihrem HiOrg-Server erhalten, so markieren Sie diese bitte nicht als Spam, sondern entfernen Sie einfach die entsprechenden Haken in Ihrem Konto.
Das schützt uns vor Einträgen auf Blacklists und erspart Ihnen Komplikationen mit den Mailfunktionen

Viele Nutzer verwalten persönliche und dienstliche Termine mit Hilfe eines digitalen Kalenders.
Wenige wissen, dass HiOrg-Server den Export eigener Termine ermöglicht, so dass diese automatisch in Ihrem bevorzugten persönlichen Kalendersystem auf dem Smartphone / Tablet / Desktop angezeigt werden.

Termine aus HiOrg-Server in eigenen Kalender übertragenWir haben die Vernüpfungsmöglichkeit nun etwas prominenter markiert (siehe  Screenshot) und auch im Handbuch unter
http://wiki.hiorg-server.de/helfer:kalender-sync genau erläutert.
Zusätzlich ist dort der Import in die gängigsten Kalendersysteme beschrieben: Google Kalender / Android, MS-Outlook, iPhone / iPad, …