Am heutigen Morgen war HiOrg-Server zwischen 07:06 Uhr – 07:45 Uhr vorübergehend nicht erreichbar. Wir untersuchen momentan noch die Ursache des Ausfalls, inzwischen sind alle Systeme aber wieder gewohnt stabil verfügbar.

Es kam zu keinem Datenverlust und wir bitten eventuelle Unannehmlichkeiten zu entschuldigen.

Zukünftig werden eingetragene Telefonnummern beim Speichern überprüft und im bekannten Format Ländervorwahl – Ortsvorwahl – Teilnehmernummer im HiOrg-Server hinterlegt. Dies betrifft alle Telefon- und Faxnummern, die im System erfasst werden können.

Die Ländervorwahl wird beim Speichern der Nummer automatisch ergänzt und muss nicht jedes Mal eingetragen werden. Dabei orientiert sich das System am Land, das in den Einstellungen des genutzten HiOrg-Servers hinterlegt ist. Die Anzeige einer hinterlegten Nummer richtet sich nach der länderspezifischen Darstellung. Der Einfachheit halber wird die Ländervorwahl nur bei ausländischen Nummern angezeigt.

Im Zuge dieser Umstellung wurde an verschiedenen Stellen ein zusätzliches (eigenes) Feld zur Eingabe einer Handynummer ergänzt. 🧞‍♂️ Damit erfüllen wir einen Wunsch mit 50 Votes von der Wunschliste.

Eventuell kann es beim Bearbeiten von Datensätzen mit bereits vorhandenen Nummern zu Fehlermeldungen kommen, wenn eine Zahlenfolge (bspw. aufgrund von ungewöhnlichen Trennzeichen) nicht korrekt aufgelöst werden konnte.

Der Browser Internet Explorer 11 (IE 11) wurde vor knapp 8 Jahren veröffentlicht und wird nur noch von wenigen Internetnutzern verwendet. Viele Webseiten haben die Unterstützung von IE11 inzwischen eingestellt, darunter bspw. auch verschiedene Anwendungen von Microsoft selbst.

Da wir ständig Änderungen und Verbesserungen an HiOrg-Server vornehmen, werden auch wir die Unterstützung für IE11 einstellen. Falls Sie das System mit IE11 nutzen, wird ein Hinweistext eingeblendet um Sie auf diesen Umstand hinzuweisen.

Was bedeutet “nicht länger unterstützt”?

Wenn die Unterstützung für einen Browser endet, so werden neue Funktionen von HiOrg-Server nicht länger in diesen veralteten Browsern getestet. Deshalb ist eine fehlerfreie Funktionalität nicht mehr gewährleistet. Zusätzlich werden wir demnächst ein neues Framework einführen um HiOrg-Server weiter zu verbessern (das hört sich schlimmer an als es ist – Sie müssen nichts tun, die Arbeiten passieren im Hintergrund). Danach wird es auch mit veralteten Versionen von Google Chrome (bis v61), Microsoft Edge (bis v16), Mozilla Firefox (bis v60), Opera (bis v48) oder Safari (bis v11) zu Problemen kommen.

Wenn Sie momentan noch IE11 nutzen, empfehlen wir dringend den Wechsel zur aktuellen Version eines moderneren Browsers. Wir empfehlen generell die Nutzung von HiOrg-Server mit Mozilla Firefox oder Google Chrome: diese Browser sind nicht nur sicher und performant, sondern verfügen auch über einen sehr effizienten Mechanismus zur eigenständigen Aktualisierung.

Sie haben Fragen zu diesem Thema? Sprechen Sie uns gerne an.

Eine Push-Nachricht ist eine spezielle Meldung, die direkt auf dem Mobilgerät angezeigt wird, ohne dass zuvor die HiOrg-Server App geöffnet werden muss. Zukünftig können diese Benachrichtigungen direkt aus HiOrg-Server auf das Smartphone eines Mitglieds gesendet werden, wenn dort die HiOrg-Server Mobilgeräte-App (ab v5.5.2) installiert ist.

Kommt Ihnen diese Funktion bereits bekannt vor? Sie haben vollkommen Recht, grundsätzlich ist die Möglichkeit für Push-Benachrichtigungen seit mehreren Monaten verfügbar. Bisher musste sie allerdings als Beta-Funktion im Laborbereich aktiviert werden – und das hat sich nun geändert. Mit der Übernahme in den offiziellen Funktionsumfang gibt es zusätzlich ein paar Änderungen und Erweiterungen.

Push für alle aktiviert

Aktuell können Anfragen bei Personalbedarf vom Disponenten per Push versendet werden (HiOrg-Server PRO und KURSE). Dabei kann der Disponent auf einen Dienst, Kurs oder Termin aufmerksam machen, indem er beim Anlegen / Bearbeiten die neue Option „Rückmeldung von qualifizierten Helfern anfragen“ auswählt.

Checkbox Rückmeldung anfragen

Informationen zum Einteilungsstatus, bspw. wenn eine Meldung zur festen Einteilung geändert wird, werden vom System automatisch per Push an die betreffenden Nutzer versendet.

Damit die neue Funktion auch direkt genutzt werden kann, haben wir den Push-Versand für alle Server standardmäßig aktiviert. Nachrichten werden von der App nun prominent auf dem Mobilgerät anzeigt – außer der Nutzer hat diese Möglichkeit bereits in den Einstellungen der App deaktiviert.

Die komplette Push-Funktionalität eines Servers kann vom Admin in den Einstellungen deaktiviert werden (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren).

Push mit spezifischen Informationen

Als Reaktion auf das Feedback der Beta-Tester sind nun auch Push-Nachrichten möglich, die auf dem Home-Screen detailiertere Informationen enthalten. Bislang hatten wir uns hier für einen allgemeinen Text ohne konkrete Informationen zur Veranstaltung entschieden, da zum Erreichen der Endgeräte eine Anbindung an Apple bzw. Google zwingend notwendig ist.

Beispiel:
Standardnachricht: Personal für eine Veranstaltung benötigt: Bitte Rückmeldung abgeben.

Detaillierte Nachricht: Für den Dienst "TddE" am 03.10.2021 werden noch Helfer benötigt. Bitte prüfen Sie, ob Sie sich für diesen Dienst melden können. (demo)

Die Entscheidung, ob Veranstaltungsdaten und ggf. persönliche Helferdaten über ausländische Server (Amazon, Apple & Google) geleitet werden, liegt damit nun bei Ihnen. Die ausführlicheren Push-Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert und müssen vom Admin in den Einstellungen aktiviert werden.

Einheitliche Benachrichtigungen im System

Zusätzlich zur Übertragung per Push erscheinen Statusinformationen auch in der Benachrichtigungsübersicht der App. Im Benachrichtigungssystem der Web-Version (auf der Übersicht) waren diese Anfragen bisher nicht enthalten.
Durch die Verschmelzung der beiden Systeme werden Benachrichtigungen nun einheitlich ausgeliefert. Das bedeutet, dass Nutzer der Web-Version nun auch Meldungen zum Einteilungsstatus usw. erhalten. Im Gegenzug werden App-Nutzer bspw. auf ablaufende Ausbildungen, anstehende regelmäßige Überprüfungen und Terminabsprachen hingewiesen.

Hinweis: Informationen zum Einteilungsstatus und Personalanforderungen erscheinen unabhängig von Push im Benachrichtigungssystem, also auch wenn die Push-Funktionalität eines Servers deaktiviert ist.

Mit dieser Verschmelzung legen wir auch den Grundstein für weitere Neuerungen, die hier demnächst folgen werden. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Darstellung von Web-Benachrichtigungen, die durch eine Überarbeitung übersichtlicher werden sollen. Zusätzlich werden auch noch weitere Nachrichten integriert, bspw. Info bei neuen und geänderten Veranstaltungen oder Erinnerungen an anstehende Geburtstage, Kontrolle der persönlichen Daten, …

Nicht alle Informationen sollen als Pushnachricht versendet werden, aber wir sind trotzdem sicher, dass der neue Bereich die Arbeit mit HiOrg-Server noch komfortabler gestaltet.

❗️Wichtige Informationen, es besteht Handlungsbedarf von Ihrer Seite.

Um PDF-Dateien für Formulare oder bspw. Teilnahmebescheinigungen zu erzeugen, bietet HiOrg-Server unterschiedliche Versionen des PDF-Wandlers “dompdf” an. Zahlreiche Vorlagen nutzen hier noch die veralteten Versionen dompdf 0.5.1 oder dompdf 0.6.1.

Aufgrund von regelmäßigen Sicherheitsupdates werden diese beiden Versionen zum 30.11.2021 abgeschaltet.

Bitte Vorlagen aktualisieren

Bitte kontrollieren Sie Ihren Vorlagen und aktualisieren Sie diese bei Bedarf. Bei der Umstellung zu neueren PDF-Wandlern kann es zu Verschiebungen kommen, die Korrekturen an der Vorlage notwendig machen.

PDF-Wandler einstellen

Folgende Vorlagen können von der Umstellung betroffen sein:

  • alle Formulare (unter System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare)
  • Teilnahme-Bescheinigungen für Kurse (unter System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Kurstypen / Lehrscheine)
  • Etiketten-Vorlagen (unter System > Einstellungen > Vorlagen – Etiketten / Ausweise).

Die Standardvorlagen von HiOrg-Server sind bereits seit einiger Zeit umgestellt – wenn Sie die Standardvorlagen nutzen, müssen Sie diese ggf. neu übernehmen, wenn bei Ihnen noch eine alte dompdf-Version angezeigt wird.

In unserem Handbuch haben wir einen Leitfaden zur Migration von Vorlagen bereitgestellt. Bei Fragen helfen wir gerne weiter.

Vorlagen, die nach dem 30.11.2021 noch auf dompdf 0.5.1 oder 0.6.1 stehen, werden automatisiert auf dompdf 0.8.0 umgestellt. Dabei kann es (wie oben angesprochen) zu Darstellungsproblemen kommen.

Weiteren PDF-Wandler “Browsershot” integriert

Leider führt der schon seit langem integrierte PDF-Wandler “dompdf” häufig zu Umwandlungsproblemen, bspw. können keine HTML-Tabellen als Layout-Möglichkeit über die Seitengrenze hinweg genutzt werden – was nicht nur Sie frustriert.

Um hier Abhilfe zu schaffen haben wir nun einen neuen, zusätzlichen PDF-Wandler “Browsershot” integriert. Dieser hat zwar ebenfalls seine Tücken, liefert in vielen Fällen aber bessere Ergebnisse als dompdf. Der bisherige Wandler dompdf bleibt weiterhin im System verfügbar, so dass bestehende Formulare damit ausgegeben werden können.

Am späten Sonntag Abend, den 29.08.2021 werden wir ab 22 Uhr geplante Wartungsarbeiten am Cloudspeicher in unserem Rechenzentrum vornehmen.

Der HiOrg-Server bleibt grundsätzlich durchgehend verfügbar, ebenso erwarten wir keine Einschränkung bei der Nutzung der Mobilgeräte-Apps.

Für voraussichtlich 15-30 Minuten wird der Zugriff auf Dokumente im HiOrg-Server eingeschränkt sein, ebenso müssen wir den Versand von E-Mails aus dem HiOrg-Server für den Zeitraum der Wartung unterbrechen. Es kann weiterhin dazu kommen, dass sich vorübergehend die Optik Ihres HiOrg-Servers ändert, falls Sie diese selbst angepasst haben.

Wir bedanken uns für Ihr Verständnis, und bitten ggf. vorübergehende Unannehmlichkeiten zu entschuldigen.

Eventuell haben wir Sie im Februar bereits per E-Mail informiert, wenn Ihr HiOrg-Server von einem älteren auf das aktuelle HiOrg-Server Lizenzmodell umgestellt wird. Zwischenzeitlich gab es weitere Anpassungen, die wir hier gerne vorstellen möchten:

Keine Berechnung von Nutzern unter 16 Jahren (U16)

Um die Nachwuchsarbeit in Organisationen zu fördern, werden Mitglieder die das 16 Lebensjahr noch nicht vollendet haben, nicht länger gegen die Nutzergrenze gezählt. Es können also beliebig viele Nutzer unter 16 Jahren verwaltet werden (bspw. in Jugendgruppen). An vielen Stellen im System wird dies mit einem roten Warndreieck gekennzeichnet. Hinweis: Es ist hier zwingend nötig das Geburtsdatum des Mitglieds einzutragen, damit das Alter vom System berechnet werden kann.

Keine Berechnung von Nutzerkonten im Status “eingeschränkt”

Status des Nutzerkontos einstellen


In vielen Organisationen gibt es Mitglieder, die nicht aktiv an Diensten teilnehmen, die aber trotzdem dazu gehören und Teil der Gemeinschaft sind. Für solche passiven Mitglieder empfehlen wir den Status "Eingeschränktes Mitglied". Wie bei "Externes Mitglied" und "Gesperrtes Mitglied" entfällt hier die Zählung gegen die Nutzergrenze. Der Status eines Nutzerkontos kann in den Nutzerdetails im Reiter “Zugangskontrolle” festgelegt werden. Zur schnellen Übersicht wurde auch ein entsprechender Filter in der Mitgliederliste eingebaut.

  • Eingeschränktes Mitglied: Kann sich am HiOrg-Server anmelden, aber nicht selbst zu Veranstaltungen melden. Kann in Gruppen eingeteilt werden, ist auch in der Mitgliederliste sichtbar. Helferstunden können nicht selbst eingereicht werden.
  • Externes Mitglied: Kann sich nicht am HiOrg-Server anmelden, kann auch keiner Gruppe zugeordnet werden. Eine Einteilung zum Dienst ist möglich, Helferstunden können erfasst werden.
  • Gesperrtes Mitglied: Kann sich nicht (mehr) am HiOrg-Server anmelden, und auch nicht zu Veranstaltungen eingeteilt werden. Bestehende Helferstunden bleiben erhalten.

Neue Übersicht zur Nutzerverteilung

Unser Anliegen ist eine transparente Darstellung Ihrer Möglichkeiten. Deshalb finden Sie unterhalb der Mitgliederliste und im Bereich “Mein HiOrg-Server” nun eine Übersicht zur Auslastung und Nutzerverteilung in Ihrem HiOrg-Server. Klicken Sie dafür auf den Link Übersicht Nutzerverteilung. Die Darstellung beinhaltet auch Informationen zu inaktiven (berechneten) Nutzern und weist auf Mitglieder hin, die demnächst aus der Gruppe U16 herauswachsen. So behalten Sie den Überblick und können Ihren Bedarf ggf. anpassen.

Neue Übersicht zur Nutzerverteilung

Zusammenfassung

  • Die Standardlizenz beinhaltet 50 Nutzer und 10 Gruppen.
  • Erweiterung der Nutzergrenze in 50er-Schritten (inkl. je 2 Gruppen) möglich.
  • Beliebig viele Nutzer unter 16 Jahren, sowie eingeschränkte, externe und gesperrte Nutzerkonten.
    Beispiel: Ihre Organisation hat 74 Mitglieder, davon 11x U16 und 17 passive Beitragszahler (eingeschränktes Konto). Es werden nur 46 Nutzer berechnet, eine Standardlizenz genügt für Ihre Organisation.
    Beispiel: Zusätzlich zu diesen 74 Mitgliedern möchten Sie noch 27 Ehemalige im System erhalten. Mit Kontostatus “gesperrt” werden diese nicht gezählt. Trotz 101 angelegter Nutzer genügt weiterhin die Standardlizenz.
  • Die Umstellung erfolgt formell zum 01.07.2021, aber erst ab der regulären nächsten Abrechnungsperiode werden zusätzliche Nutzerpakete berechnet.
    Beispiel: Ihr aktueller Abrechnungszeitraum endet zum 27.02.2022. Erst die Folgerechnung (Anfang Januar 2022) wird dann auf Grundlage des aktualisierten Lizenzmodells gestellt.
  • Eine exakte Übersicht aller für Sie zutreffenden Eckdaten finden Sie als Admin in Ihrem HiOrg-Server unter System > Mein HiOrg-Server.

Sie haben Fragen? Wir antworten gerne.