Eventuell haben wir Sie im Februar bereits per E-Mail informiert, wenn Ihr HiOrg-Server von einem älteren auf das aktuelle HiOrg-Server Lizenzmodell umgestellt wird. Zwischenzeitlich gab es weitere Anpassungen, die wir hier gerne vorstellen möchten:

Keine Berechnung von Nutzern unter 16 Jahren (U16)

Um die Nachwuchsarbeit in Organisationen zu fördern, werden Mitglieder die das 16 Lebensjahr noch nicht vollendet haben, nicht länger gegen die Nutzergrenze gezählt. Es können also beliebig viele Nutzer unter 16 Jahren verwaltet werden (bspw. in Jugendgruppen). An vielen Stellen im System wird dies mit einem roten Warndreieck gekennzeichnet. Hinweis: Es ist hier zwingend nötig das Geburtsdatum des Mitglieds einzutragen, damit das Alter vom System berechnet werden kann.

Keine Berechnung von Nutzerkonten im Status „eingeschränkt“

Status des Nutzerkontos einstellen


In vielen Organisationen gibt es Mitglieder, die nicht aktiv an Diensten teilnehmen, die aber trotzdem dazu gehören und Teil der Gemeinschaft sind. Für solche passiven Mitglieder empfehlen wir den Status "Eingeschränktes Mitglied". Wie bei "Externes Mitglied" und "Gesperrtes Mitglied" entfällt hier die Zählung gegen die Nutzergrenze. Der Status eines Nutzerkontos kann in den Nutzerdetails im Reiter „Zugangskontrolle“ festgelegt werden. Zur schnellen Übersicht wurde auch ein entsprechender Filter in der Mitgliederliste eingebaut.

  • Eingeschränktes Mitglied: Kann sich am HiOrg-Server anmelden, aber nicht selbst zu Veranstaltungen melden. Kann in Gruppen eingeteilt werden, ist auch in der Mitgliederliste sichtbar. Helferstunden können nicht selbst eingereicht werden.
  • Externes Mitglied: Kann sich nicht am HiOrg-Server anmelden, kann auch keiner Gruppe zugeordnet werden. Eine Einteilung zum Dienst ist möglich, Helferstunden können erfasst werden.
  • Gesperrtes Mitglied: Kann sich nicht (mehr) am HiOrg-Server anmelden, und auch nicht zu Veranstaltungen eingeteilt werden. Bestehende Helferstunden bleiben erhalten.

Neue Übersicht zur Nutzerverteilung

Unser Anliegen ist eine transparente Darstellung Ihrer Möglichkeiten. Deshalb finden Sie unterhalb der Mitgliederliste und im Bereich „Mein HiOrg-Server“ nun eine Übersicht zur Auslastung und Nutzerverteilung in Ihrem HiOrg-Server. Klicken Sie dafür auf den Link Übersicht Nutzerverteilung. Die Darstellung beinhaltet auch Informationen zu inaktiven (berechneten) Nutzern und weist auf Mitglieder hin, die demnächst aus der Gruppe U16 herauswachsen. So behalten Sie den Überblick und können Ihren Bedarf ggf. anpassen.

Neue Übersicht zur Nutzerverteilung

Zusammenfassung

  • Die Standardlizenz beinhaltet 50 Nutzer und 10 Gruppen.
  • Erweiterung der Nutzergrenze in 50er-Schritten (inkl. je 2 Gruppen) möglich.
  • Beliebig viele Nutzer unter 16 Jahren, sowie eingeschränkte, externe und gesperrte Nutzerkonten.
    Beispiel: Ihre Organisation hat 74 Mitglieder, davon 11x U16 und 17 passive Beitragszahler (eingeschränktes Konto). Es werden nur 46 Nutzer berechnet, eine Standardlizenz genügt für Ihre Organisation.
    Beispiel: Zusätzlich zu diesen 74 Mitgliedern möchten Sie noch 27 Ehemalige im System erhalten. Mit Kontostatus „gesperrt“ werden diese nicht gezählt. Trotz 101 angelegter Nutzer genügt weiterhin die Standardlizenz.
  • Die Umstellung erfolgt formell zum 01.07.2021, aber erst ab der regulären nächsten Abrechnungsperiode werden zusätzliche Nutzerpakete berechnet.
    Beispiel: Ihr aktueller Abrechnungszeitraum endet zum 27.02.2022. Erst die Folgerechnung (Anfang Januar 2022) wird dann auf Grundlage des aktualisierten Lizenzmodells gestellt.
  • Eine exakte Übersicht aller für Sie zutreffenden Eckdaten finden Sie als Admin in Ihrem HiOrg-Server unter System > Mein HiOrg-Server.

Sie haben Fragen? Wir antworten gerne.

Neben der klassischen Desktop-Anwendung greift ein großer Teil der Nutzer inzwischen mit der Mobilgeräte-App auf den HiOrg-Server zu. Zur besseren Verzahnung der beiden Systeme wurde nun ein neues Link-Schema eingeführt, das auch die grundsätzliche Handhabung von versendeten Veranstaltungslinks verbessert.

Veranstaltungen öffnen sich direkt in der App

Über HiOrg-Server können Rundmails an alle Nutzer versendet werden, bspw. zu neuen Diensten, Terminen und auch zu Kursen. Inzwischen ist auch gängig, seine E-Mails schnell auf dem Handy zu checken. Um hier den Ablauf zu optimieren öffnen Veranstaltungslinks, die aus dem System heraus an Mitglieder gesendet werden, die entsprechende Veranstaltung nun direkt in der HiOrg-Server App. Diese Funktion wird ab v5.6.2 unterstützt. Sofern keine App auf dem Endgerät installiert ist, wird die Veranstaltung wie bisher im Browser angezeigt.

Für diese Funktion wird die neue Domain hiorg.link genutzt. Vielleicht haben Sie den Unterschied bereits in Ihren Mails entdeckt und sich gewundert. Aber kein Grund zur Sorge, es hat alles seine Richtigkeit mit dieser neuen Endung.

Veranstaltungen einfach teilen

Mal schnell die Kollegen auf einen Dienst hinweisen? Dienste, Termine und Kurse können jetzt mit einem Klick aus der App (ab v5.6.2) heraus geteilt werden. Dazu finden Sie rechts oben das „teilen“-Symbol, welches die Weiterleitung über die üblichen Kanäle ermöglicht. Auch hier wird das neue hiorg.link-Schema genutzt, damit der Empfänger die Veranstaltung direkt in der App sehen kann. So können Veranstaltungen bspw. auch über Messengerdienste geteilt werden, ohne dass sensible Informationen an Drittdienste herausgegeben werden.

Veranstaltung aus der HiOrg-Server App teilen

Wir freuen uns, heute über die Zusammenarbeit von HiOrg-Server und meinDRK.team zu berichten. meinDRK.team ist die Plattform des DRK Landesverband Baden-Württemberg für Aktivenverwaltung und Termine.

Das gemeinsame Ziel für den ersten Schritt unserer Kooperation bestand darin, in HiOrg-Server eingetragene Veranstaltungen in der App (bzw. Web-Anwendung) meinDRK.team anzuzeigen:

  1. Im Menü kann eine Verknüpfung zu HiOrg-Server hergestellt werden.
  2. Bei Bedarf können auch mehrere HiOrg-Server verknüpft werden.
  3. Nun werden Veranstaltungen aus dem HiOrg-Server automatisch in der Kalender-Ansicht von meinDRK.team angezeigt. Über die einzelne Veranstaltung ist außerdem ein einfacher Wechsel zur HiOrg-Server Mobile-App möglich, sodass man sich dort direkt melden kann.

Die Planung für weitere Vernetzungen hat bereits begonnen, so dass die beiden Systeme noch besser verzahnt werden können. Wir werden zu gegebener Zeit davon berichten.

In den letzten Jahren sind nicht nur die Anforderungen an die Software HiOrg-Server gewachsen, sondern auch an Datenspeicherung und Serververfügbarkeit.

Wartung

Aus diesem Grund haben wir uns zu einer Umstrukturierung in diesem Bereich entschieden. Mit der Firma Inexio Informationstechnologie und Telekommunikation GmbH haben wir einen kompetenten Partner gefunden, der zukünftig nicht nur die Serverumgebung für unser System zur Verfügung stellt, sondern uns auch bei Arbeiten an der Infrastruktur unterstützt. So können wir uns wieder voll uns ganz auf die Weiterentwicklung von HiOrg-Server konzentrieren.

Wartungsarbeiten am 12.01.2021 ab 19 Uhr

Am 12.01.2021 werden wir alle Systeme auf den neuen Server umziehen. Zwischen 19 Uhr und 3 Uhr wird HiOrg-Server voraussichtlich nur im Lesezugriff erreichbar sein. Das bedeutet, dass Daten abgerufen, aber nicht verändert werden können. Die Apps haben in dieser Zeit keinen Zugriff. Bitte informieren Sie auch Ihre Mitarbeiter und Kollegen. Vielen Dank.

Diese Woche gab es ein Update der HiOrg-Server App für Mobilgeräte (v5.5.2). Neben einer verbesserten Filterfunktion für die Veranstaltungsliste und einer farbcodierten Kategorieanzeige, ermöglicht dieses Update die Benachrichtigung von Mitgliedern mittels Push.

Im Oktober wurde eine Beta-Version der HiOrg-Server App veröffentlicht, die eine erste Implementierung von Push-Benachrichtigungen enthielt. Dabei konnte vom Disponenten eine Nachricht zu einem neuen oder aktualisierten Dienst ausgelöst werden, die dann allen Mitgliedern mit der Beta-App auf dem Mobilgerät zugestellt wurde.

Push im Labor aktivieren

Für die neue App-Version 5.5.2 haben wir diese Funktionalität nochmal erweitert: eine Benachrichtigung ist jetzt nicht nur bei Diensten, sondern auch bei Terminen und Kursen (in HiOrg-Server KURSE) möglich. So können neben Mitgliedern auch bspw. Dozenten problemlos und schnell informiert werden.

Zum Auslösen einer Benachrichtigung nutzen Sie einfach die neue Checkbox „Push-Benachrichtigung an qualifizierte Helfer ohne aktuelle Rückmeldung“ in den Veranstaltungsdetails. Diese finden Sie knapp oberhalb des Speichern-Buttons.

Voraussetzungen:

Um Push-Benachrichtigung versenden und empfangen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. die Push-Funktion muss (derzeit noch) im Labor (System > Einstellungen > Entwicklungslabor) von einem Nutzer mit Admin-Recht aktiviert werden.
    Entwicklungslabor
  2. Helfer benötigen die aktuelle Version der HiOrg-Server App (v5.5.2)
  3. Push-Benachrichtungen dürfen in den Einstellungen der Mobilgeräte-App nicht deaktiviert sein.
    Push-Benachrichtigung Settings

Ausblick

Als nächste Erweiterung arbeiten wir an einer Benachrichtigungsseite, auf der die versandten Events übersichtlich eingesehen werden können.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

Edit 25.11.2020:

Soeben wurde v5.5.2 der HiOrg-Server App veröffentlicht. Diese Version beinhaltet neben weiteren Verbesserungen auch die Funktionalität zum Push-Empfang. Es handelt sich also nicht weiter nur um ein Beta-Feature, sondern ist nach einem Update der installierten Version für alle App-Nutzer verfügbar.
Wir haben den Artikel entsprechend angepasst.
—–

Es ist soweit: Noch in dieser Woche wird es möglich sein, Benachrichtigungen direkt aus HiOrg-Server mittels Push auf das Smartphone eines Mitglieds zu senden. Dabei handelt es sich um eine spezielle Meldung, die innerhalb kürzester Zeit auf dem Mobilgerät des Mitglieds angezeigt wird, ohne dass zuvor die App geöffnet werden muss.

Push-Benachrichtigung HiOrg-Server

Ein Disponent kann dann auf einen Dienst, Kurs oder Termin aufmerksam machen, indem er beim Anlegen / Bearbeiten die neue Option „Push-Benachrichtigung an Mobilgeräte aller betroffenen Helfer“ „Push-Benachrichtigung an qualifizierte Helfer ohne aktuelle Rückmeldung“ auswählt.

Push-Benachrichtigung an betroffene Helfer versenden

Alle Mitglieder, für die diese Veranstaltung sichtbar ist, die sich zur Veranstaltung melden können, erhalten dann eine Nachricht. Also: Alle Disponenten, sowie alle Mitglieder der betroffenen Gruppe (auch wenn sie nicht qualifiziert sind). Tippt man am Smartphone auf diese Benachrichtigung, so öffnet sich die HiOrg-Server Beta-App HiOrg-Server App und man gelangt direkt zu den Details der betreffenden Veranstaltung.

Erste Implementierung in der Beta-App

Um die Funktion zuverlässig anbieten zu können, haben wir uns im ersten Schritt für einen Testlauf mit den Nutzern der Beta-App entschlossen. Der Fokus des Tests liegt für uns auf der Ermittlung von Durchlaufzeiten und Interaktionsraten, d.h. wie schnell erfolgen die Benachrichtigungen und wie wird die Funktion angenommen. Zeitgleich möchten wir unseren Nutzern einen ersten Mehrwert bieten und Feedback einholen.
Dabei müssen Sie sich keine Sorgen machen: Die neue Funktionalität ist eine Erweiterung und schränkt keine bestehende Funktion ein.

Voraussetzungen

Um Push-Benachrichtigung versenden und empfangen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. die Push-Funktion muss im Labor (System > Einstellungen > Labor) aktiviert werden (benötigt Admin-Recht)
    Push-Funktionalität im Labor aktivieren
  2. der Helfer muss die aktuelle Version der Beta-App (v5.4.7) aktuelle Version der HiOrg-Server App (v5.5.2) nutzen
  3. Push-Benachrichtungen dürfen in den Einstellungen der App nicht deaktiviert sein.

    Push-Benachrichtigung Settings

Weitere Informationen

Warum ist der Text in der Benachrichtigung so allgemein?

Da zum Erreichen der Endgeräte eine Anbindung an Apple bzw. Google zwingend notwendig ist, wird der verschickte Text über externe Dienste mit teilweise ausländischen Servern übertragen. Zum Schutz Ihrer Daten haben wir uns daher für eine Nachricht entschieden, die keine konkreten Informationen zur Veranstaltung und dafür relevanten Helfern preisgibt.

Was bedeuten die angezeigten Zahlenwerte?

  • Im Labor: Anzahl der Nutzer mit kompatibler App-Version: Dies wird auf Basis der letzten Anfrage per Mobile-App des Nutzers ermittelt.
  • Beim Dienst: Es wird die Anzahl der aktuell für Push registrierten Nutzer angezeigt. Dies entspricht nicht dem wirklichen Empfängerkreis, sondern dient mehr zur Abschätzung, von wie vielen die Beta-App in der Organisation genutzt wird.

Verbraucht die App jetzt mehr Akku?

Nein, der Empfang von Push-Events und die Erzeugung der Benachrichtigung wird ausschließlich über das Betriebssystem abgewickelt. Erst nach dem Öffnen der Benachrichtigung wird die App aktiv.

Kann ich als Helfer die Push-Benachrichtigungen deaktivieren?

Über die Einstellungen in der App kann der Empfang von Push-Benachrichtigungen deaktiviert und jederzeit wieder aktiviert werden.

Wie geht es weiter?

Die aktuelle Umsetzung der Push-Funktionalität ist nur der Beginn vieler weiterer Möglichkeiten. Folgende Schritte sind für die zukünftige Entwicklung denkbar:

  • Empfängerkreis besser einschränken
  • Erweiterung der Events (nicht nur bei Diensten über Änderungen / Aktivitäten informieren)
  • Automatisierung für bestimmte Events
  • Zusammenfassung von Events auf einer Benachrichtigungs-Seite in der App
  • Persönliche Konfiguration, über welche Ereignisse man mittels Push informiert werden möchte.

Warum dauert das alles so lange?

Wie das jüngste Beispiel der Corona-Warn-App gezeigt hat, ist eine zuverlässige Push-Funktion nicht ganz so trivial, wie es auf den ersten Blick erscheinen mag. Wir haben viel Energie in die Evaluierung unterschiedlicher Lösungsansätze gesteckt, um ein verlässliches und Datenschutz-konformes Ergebnis zu finden. Wir sind zuversichtlich, dass wir auf dem richtigen Weg sind und bedanken uns bei allen Nutzern der Beta-App, die uns durch ihr Feedback unterstützen.

Vom 01. Juli – 31. Dezember 2020 wird in Deutschland die Mehrwertsteuer von 19% auf 16% gesenkt.
Wir möchten diese Ersparnis gerne an Sie weitergeben und werden daher alle Rechnungen, die in diesem Zeitraum ausgestellt werden, anpassen. Das bedeutet, dass Leistungen die in den genannten Zeitraum fallen, mit 16% Mehrwertsteuer berechnet werden, für andere Zeiträume gilt der reguläre Satz von 19%. Dies wird auf der Rechnung auch so ausgewiesen. Der Gesamtbetrag ist dadurch krumm, aber niedriger 😀

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bereits ausgestellte Rechnungen nicht nachträglich korrigieren. Da unsere Abrechnung automatisiert abläuft, ist eine nachträgliche Korrektur mit hohem Aufwand (und damit Kosten) verbunden. Vielen Dank.

Nicht wundern: Da die Senkung nur vorübergehend ist, werden auf unserer Webseite und im Bestellprozess die Preise weiterhin inklusive 19% MwSt. ausgezeichnet bleiben, auch wenn nur 16% berechnet werden.