In den vergangenen Wochen kam es mehrfach zu Störungen in der Erreichbarkeit von HiOrg-Server. Heute möchten wir über die Hintergründe und unsere Konsequenzen daraus informieren.

Die Priorität unseres Unternehmens ist die zuverlässige Bereitstellung eines stabilen und fehlerfreien Systems, welches dauerhaft erreichbar und nutzbar ist. In den letzten 20 Jahren konnten wir uns in dieser Hinsicht einen sehr guten Ruf erarbeiten, auf den wir stolz sind.

Im Jahr 2020 haben wir festgestellt, dass ein sicherer und zuverlässiger Serverbetrieb zunehmend komplexer wird. Um uns selbst mehr auf die Weiterentwicklung von HiOrg-Server konzentrieren zu können, haben wir das Thema Serverbetrieb an die Inexio IT und TK GmbH übertragen und den HiOrg-Server in deren Rechenzentrum in Saarlouis umgezogen (siehe unseren Bericht aus 12/2020). 

Die Erfahrung der vergangenen zwei Jahre hat jedoch gezeigt, dass unsere Erwartungen durch diese Kooperation nicht erfüllt werden. 

Obwohl wir uns zwischenzeitlich wieder vermehrt selbst um die Überwachung und Pflege der Produktivserver kümmern, kam es in den vergangenen Wochen leider mehrfach zu Beeinträchtigungen der Erreichbarkeit. Ein Ausfall am vergangenen Donnerstag (22.09.2022) dauerte mehr als zwei Stunden an. Ursache war eine nachhaltige Störung im Netzwerk des Rechenzentrums: einem Bereich, der leider außerhalb unseres Einflusses liegt.

Alle von HiOrg-Server bereitgestellten Dienste basieren auf serverseitigen Applikationen. Umso wichtiger ist daher die Auswahl eines geeigneten Rechenzentrums für den reibungslosen Betrieb der zentralen IT-Ressourcen. Die aktuelle Zusammenarbeit mit der Inexio IT und TK GmbH ist im Hinblick auf unsere Standards nicht länger zufriedenstellend.

Wir nutzen das Problem als Chance und stellen HiOrg-Server auf neue, technologisch moderne Beine. Um zukünftig auf eventuelle Störungen der Infrastruktur flexibler reagieren zu können, wird die Anwendung, die bislang “fest” auf mehreren Servern installiert war, derzeit von uns “containerfähig” gemacht. Sobald dies abgeschlossen ist, wollen wir das Produktivsystem auf eine Kubernetes-Umgebung der Ayedo Cloud Solutions GmbH umziehen, die im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH betrieben wird.

Diese Umstellung liegt uns (gerade auch im Hinblick auf die zurückliegenden Störungen) sehr am Herzen. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, den Umzug noch in diesem Jahr abschließen zu können.

An dieser Stelle möchten wir uns nochmals ausdrücklich bei allen Nutzern entschuldigen, die in der vergangenen Woche an ihrer Arbeit behindert wurden. Wir sind selbst über den momentanen Zustand verärgert und setzen alles daran, in Zukunft wieder eine deutlich höhere Stabilität halten zu können.

Für Ihre Treue und das Vertrauen in uns und den HiOrg-Server sind wir sehr dankbar. ❤️

Derzeit ist aufgrund einer technischen Störung der Datenbank die Nutzung von HiOrg-Server stark eingeschränkt.

Wir arbeiten gemeinsam mit den Technikern unseres Rechenzentrums mit Hochdruck daran, die Ursache der Störung zu analysieren und zu beheben.

Aufgrund unserer redundaten Datenbank sowie der mehrstufigen Backup-Strategie rechnen wir nicht mit einem Datenverlust.

Sobald uns weitere Informationen darüber vorliegen (z.B. auch eine Schätzung, wann die Störung behoben sein wird), werden wir dies hier als Update veröffentlichen.

Update 12:38 Uhr: Ursächlich war eine nachhaltige Netzwerkstörung in unserem Rechenzentrum, welche inzwischen behoben wurde. Der HiOrg-Server ist nun wieder erreichbar.

Update 27.09.22: Siehe unsere ausführliche Stellungnahme zu diesem Ausfall

Wenn Sie sich seit gestern in den HiOrg-Server eingeloggt haben, ist Ihnen sicher aufgefallen, dass die Anwendung ein wenig anders aussieht als Sie es gewohnt sind. Durch diese Anpassung führen wir den Weg fort, den wir Anfang des Jahres mit der Navigationsleiste begonnen haben. So möchten wir nicht nur der (zugegebenermaßen etwas angestaubten) Optik des Systems einen etwas moderneren „Look“ geben, es gibt auch noch einen weiteren wichtigen Grund für die Umstellung.

Wir möchten bei zukünftigen Erweiterungen und Neuentwicklungen im Websystem eine aktuelle Technologie einsetzen, die nicht nur sehr flexibel gestaltbar ist, sondern uns auch ein schnelleres Arbeiten ermöglicht. So wird die Integration neuer Bereiche und Features zukünftig einfacher umsetzbar sein. Dazu war es allerdings nötig, Anpassungen am Web-System vorzunehmen.

Konkret wurden kleinere Änderungen am Grundaufbau der Weboberfläche durchgeführt. Der Inhalt der Seite zeigt sich nun in einem zentrierten Block, dessen Breite sich an der Bildschirmgröße orientiert. Hierfür wurden verschiedene Stufen für unterschiedliche Fenstergrößen entwickelt. Ab einer bestimmten Breite des Fensters bleibt das Layout jedoch konstant. Bei besonders breiten Bildschirmen wird daher nicht mehr die gesamte Bildschirmbreite in Gänze ausgenutzt.

Umstellung des Basisgerüsts von HiOrg-Server auf eine zentrierte Darstellung

Wir verstehen, dass diese Umstellung in Einzelfällen als Einschränkung wahrgenommen werden kann. Gleichzeitig schaffen wir so aber eine Rahmenbedingung, um das Design Stück für Stück zu modernisieren. Inhalte können nun so aufbereitet werden, dass diese langfristig besser auf unterschiedlichen Endgeräten – von PC über Tablet bis hin zum Smartphone – erfasst werden können.

Sie haben konkrete Anmerkungen oder Hinweise zum neuen Layout? Wir freuen uns über Feedback, gerne in den Kommentaren oder über unser Kontaktformular.

Seit dem 12. März sind Probleme bei der Mailzustellung an Dienste von United Internet bekannt, dies schließt insbesondere E-Mail-Adressen von GMX und Web.de ein. In einem solchen Fall werden die nicht zustellbaren Mails vom Server des Absenders (so auch vom HiOrg-Server) vorübergehend zwischengespeichert und einige Stunden (notfalls Tage) später die Zustellung erneut versucht.

Am Abend des 17. März schien das Problem zunächst gelöst zu sein: die zuvor abgewiesenen E-Mails wurden von GMX und Web.de wieder akzeptiert, einige Empfänger haben möglicherweise eine verspätete Zustellung bemerkt. Danach kam es jedoch zu einem Folgeproblem: Durch den vorherigen Aufstau wurde dann natürlich eine deutlich größere Menge E-Mails an United Internet übergeben als normalerweise üblich. Dies hat bei United Internet schließlich eine Grenze überschritten und der HiOrg-Server wurde als SPAM-Versender eingestuft. Die Folge war, dass ab dann erneut Mails vom HiOrg-Server an GMX und Web.de von United Internet zurückgewiesen wurden.

Wir haben die Zustellversuche dieser fehlerhaften Mails in unserem Mailserver gestoppt, um ein erneutes Auslösen der geschilderten SPAM-Erkennung zu verhindern. Trotzdem wird unser Server von United Internet weiterhin blockiert bzw. gebremst, so dass wir aktuell fortgesetzt Probleme bei der Mailzustellung an diese Dienste bemerkt haben und temporär die Auslieferung von E-Mails an GMX und Web.de pausiert haben. Derzeit werden E-Mails an diese Adressen nicht ausgeliefert.

Wir arbeiten bereits an einer Lösung für das Problem und streben an, die Zustellung der E-Mails an diese Anbieter baldmöglichst wieder zu aktivieren. Bitte rechnen Sie damit, dass dann manche E-Mails aus den vergangenen Tagen deutlich zeitverzögert zugestellt werden.

Die Auslieferung von E-Mails an andere Dienste war insgesamt nicht betroffen, ebenso mussten bislang keine Mails verworfen werden.

UPDATE 21.03.: Unsere Recherchen haben ergeben, dass United Internet wohl grundsätzlich neue Richtlinien zur SPAM-Erkennung eingeführt hat, und bereits bei deutlich niedrigeren Sendefrequenzen als früher eine SPAM-Wertung vornimmt. Mehrere Versuche unsere Mailauslieferung (gedrosselt) wieder zu starten, führten überraschend schnell zu erneutem Blacklisting unseres Mailservers. Ebenso versuchen wir Kontakt zu den verantwortlichen Technikern von United Internet aufzunehmen, um nähere Infos über erlaubte Sendefrequenzen zu erhalten oder möglicherweise auch ein Whitelisting unseres Mailservers zu erzielen.

UPDATE 22.03.: Inzwischen gelingt es uns die „straffreie“ Zustellung von ca. 3 Mails in 10 Sekunden. Da sich durch die mehrfachen Blockaden jedoch inzwischen rund 25.000 Mails angestaut haben (und durch den laufenden Betrieb des HiOrg-Servers täglich im Schnitt 10.000 neue Mails an Dienste von United Internet hinzu kommen), wird die vollständige Abarbeitung noch bis mindestens Donnerstag dauern – aber immerhin ist eine stabile Lösung in Sicht.

UPDATE 24.03.: Aktuell wird die E-Mail-Warteschlange jeden Tag weiter abgearbeitet. Es stehen momentan noch ca. 4900 E-Mails zum Versand an, die spätestens im Laufe der Nacht versendet werden. Konkret bedeutet das, dass Mails, die heute an GMX / Web.de verschickt werden, ggf. noch eine Verzögerung von mehreren Stunden haben können. Wir gehen davon aus, dass sich morgen früh wieder alles normalisiert hat.

UPDATE 25.03.: Die E-Mail-Warteschlange ist abgearbeitet. Nun sollten wieder alle E-Mails schnellstmöglich zugestellt werden.

Neben der Erweiterung von HiOrg-Server mit neuen oder verbesserten Funktionen, gehört die Wartung – ähnlich der Inspektion beim KfZ – ebenso zu unseren Aufgaben. Zur Wartung gehört u.a. die regelmäßige Aktualisierung der Softwarekomponenten, aus denen bspw. die Mobile-App selbst besteht.

In der Regel bringen diese Aktualisierungen Fehlerbehebungen oder ebenfalls kleine Verbesserungen mit sich. Von Zeit zu Zeit werden auch komplett neue Versionen der von uns verwendeten Technologie veröffentlicht. Begleitet wird dies auch mit einer Ankündigung, wie lange die ältere Version noch mit Updates („Ersatzteilen“) versorgt wird und ab wann dies nur noch bei der neueren Version der Fall ist – ähnlich wie bspw. beim Betriebssystem eines Rechners. Zusätzlich wird eine Aufstellung aller Teilbereiche herausgegeben, die überhaupt nicht mehr oder nur noch in anderer Form verwendet werden können.

Mit Hilfe dieser Informationen planen wir solch große Versionssprünge recht frühzeitig. Seit längerem ist uns bekannt, dass die technologische Komponente auf der die aktuelle Veranstaltungsliste der Mobile-App basiert, nicht mehr verwendet werden kann. Damit der Versionssprung für die Mobile-App durchgeführt werden kann, muss diese Komponente (und damit auch die Liste) entfernt werden.

Mit dem Ziel eine aktuelle und sichere Infrastruktur für die Mobile-App anzubieten, haben wir aus der Not eine Tugend gemacht:

  • Wir haben damit begonnen eine neue Ansicht für die Veranstaltungen aufzubauen. Die ersten Veröffentlichungen richteten sich an die Nutzergruppe der Helfer. Zusätzlich haben wir hier umgesetzt, dass man zu mehreren Veranstaltungen gleichzeitig eine Rückmeldung abgeben oder sie in den Kalender übertragen kann.
  • Im Anschluss haben wir dann mit der alternativen Darstellung des Besetzungsstatus und dem direkten Link zur Einteilungsseite im Web-Produkt die Nutzergruppe der Disponenten / Admins adressiert.

Die Mobile-App hat nun einen Zustand erreicht, in der die aktuelle Version der neuen Helfer- bzw. Disponentenansicht einen Funktionsumfang bietet, welcher den der „alten“ Veranstaltungsliste übertrifft. Wir werden daher zeitnah die alte Liste entfernen, um den (sicherheitsrelevanten) Versionssprung durchführen zu können.
Wir verstehen, dass sich nicht alle Nutzer über diesen notwendigen Schritt freuen werden. Leider ist es nicht möglich, die alte Liste in der bestehenden Form zu erhalten. Wir möchten aber weiterhin auf das Feedback unserer Nutzer eingehen, die neue Ansicht wird kontinuierlich erweitert und anhand der Rückmeldungen verbessert.

Willkommen 2022 🥳. Pünktlich zur Neues-Jahr-Entrümpelung hat sich HiOrg-Server herausgeputzt und präsentiert sich in leicht veränderter Optik.

Navigationsleiste

Ein neuer Navigationsbereich am oberen Bildschirmrand begrüßt nun den aktuellen User und zeigt auch den Benutzernamen an. Mit Klick auf das Icon öffnet sich ein Menü mit Link zum Benutzerkonto und Möglichkeit zum Logout. Rechts daneben gibt es eine kleine Glocke. Sie weist darauf hin, wenn es neue Benachrichtigungen im System gibt. Auch hier öffnet sich auf Klick eine Box, in der die neuen Benachrichtigungen angezeigt werden.

Ausschnitt Navbar mit neuen Elementen

Diese neue Navigationsleiste ist ein feststehendes Element, so dass von jeder Stelle schnell auf die Inhalte zugegriffen werden kann – ganz ohne Scrollen.

Verbesserte Darstellung von Benachrichtigungen

Vielleicht ist Ihnen schon aufgefallen, dass die Übersichtsseite nicht länger von blauen Benachrichtigungshinweisen verstopft wird … diese sind nun auf eine eigene Seite umgezogen. Die Glocke in der Navigationsleiste dient auch gleichzeitig als Sprungbrett zur neuen Benachrichtigungsseite.

Benachrichtigungsseite über Link aufrufen

Die neue Ansicht listet vorhandene Benachrichtigungen übersichtlich nach Alter auf. Alle Elemente können mittels Schlagworten einfach gefiltert werden, so dass Informationen schnell gefunden werden können. Zum Filtern stehen nur Schlagworte zur Verfügung, zu denen auch tatsächlich Benachrichtigungen vorhanden sind.

Zusätzlich gibt es im oberen Bereich 3 Schnellfilter, die auf Klick eine Kombination einzelner Schlagworte aktivieren.

Benachrichtigungsseite mit Anmerkungen

Neue (unbearbeitete) Benachrichtigungen werden durch einen Punkt gekennzeichnet. Durch Klick auf das Benachrichtigungselement ändert sich diese Markierung (gelesen / ungelesen). Ebenso verschwindet der Punkt, wenn der Link im Text aufgerufen wird.

Mit der Übernahme von Push-Benachrichtigungen in den regulären Funktionsumfang wurden das Benachrichtigungssystem der Web-Version und die Benachrichtigungsübersicht der Mobilgeräte-App bereits miteinander verschmolzen, so dass die meisten Benachrichtigungen synchronisiert auf beiden Plattformen ausgeliefert werden (Hinweis: In der App werden momentan primär solche Nachrichten angezeigt, mit denen man dort auch interagieren kann).

Der Funktionsumfang von HiOrg-Server ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Die überarbeitete Darstellung der Benachrichtigungen ist ein erster Schritt, um die Übersichtlichkeit und den Nutzerkomfort zu erhöhen. Auch die Navigationsleiste wird in dieser Richtung zukünftig noch gute Dienste leisten. Wir freuen uns auf zukünftige Veränderungen und Verbesserungen.

PS: Haben Sie schon unsere aktuelle Umfrage zur Weiterentwicklung von HiOrg-Server gesehen? Uns interessiert mit welchen Funktionen wir Sie bestmöglich unterstützen können, und möchten Sie deshalb um einen aktuellen Einblick in Ihre Organisation und Ihre Bedürfnisse bitten. Dankeschön für Ihre Mithilfe.

Zukünftig werden eingetragene Telefonnummern beim Speichern überprüft und im bekannten Format Ländervorwahl – Ortsvorwahl – Teilnehmernummer im HiOrg-Server hinterlegt. Dies betrifft alle Telefon- und Faxnummern, die im System erfasst werden können.

Die Ländervorwahl wird beim Speichern der Nummer automatisch ergänzt und muss nicht jedes Mal eingetragen werden. Dabei orientiert sich das System am Land, das in den Einstellungen des genutzten HiOrg-Servers hinterlegt ist. Die Anzeige einer hinterlegten Nummer richtet sich nach der länderspezifischen Darstellung. Der Einfachheit halber wird die Ländervorwahl nur bei ausländischen Nummern angezeigt.

Im Zuge dieser Umstellung wurde an verschiedenen Stellen ein zusätzliches (eigenes) Feld zur Eingabe einer Handynummer ergänzt. 🧞‍♂️ Damit erfüllen wir einen Wunsch mit 50 Votes von der Wunschliste.

Eventuell kann es beim Bearbeiten von Datensätzen mit bereits vorhandenen Nummern zu Fehlermeldungen kommen, wenn eine Zahlenfolge (bspw. aufgrund von ungewöhnlichen Trennzeichen) nicht korrekt aufgelöst werden konnte.