Willkommen 2022 🥳. Pünktlich zur Neues-Jahr-Entrümpelung hat sich HiOrg-Server herausgeputzt und präsentiert sich in leicht veränderter Optik.

Navigationsleiste

Ein neuer Navigationsbereich am oberen Bildschirmrand begrüßt nun den aktuellen User und zeigt auch den Benutzernamen an. Mit Klick auf das Icon öffnet sich ein Menü mit Link zum Benutzerkonto und Möglichkeit zum Logout. Rechts daneben gibt es eine kleine Glocke. Sie weist darauf hin, wenn es neue Benachrichtigungen im System gibt. Auch hier öffnet sich auf Klick eine Box, in der die neuen Benachrichtigungen angezeigt werden.

Ausschnitt Navbar mit neuen Elementen

Diese neue Navigationsleiste ist ein feststehendes Element, so dass von jeder Stelle schnell auf die Inhalte zugegriffen werden kann – ganz ohne Scrollen.

Verbesserte Darstellung von Benachrichtigungen

Vielleicht ist Ihnen schon aufgefallen, dass die Übersichtsseite nicht länger von blauen Benachrichtigungshinweisen verstopft wird … diese sind nun auf eine eigene Seite umgezogen. Die Glocke in der Navigationsleiste dient auch gleichzeitig als Sprungbrett zur neuen Benachrichtigungsseite.

Benachrichtigungsseite über Link aufrufen

Die neue Ansicht listet vorhandene Benachrichtigungen übersichtlich nach Alter auf. Alle Elemente können mittels Schlagworten einfach gefiltert werden, so dass Informationen schnell gefunden werden können. Zum Filtern stehen nur Schlagworte zur Verfügung, zu denen auch tatsächlich Benachrichtigungen vorhanden sind.

Zusätzlich gibt es im oberen Bereich 3 Schnellfilter, die auf Klick eine Kombination einzelner Schlagworte aktivieren.

Benachrichtigungsseite mit Anmerkungen

Neue (unbearbeitete) Benachrichtigungen werden durch einen Punkt gekennzeichnet. Durch Klick auf das Benachrichtigungselement ändert sich diese Markierung (gelesen / ungelesen). Ebenso verschwindet der Punkt, wenn der Link im Text aufgerufen wird.

Mit der Übernahme von Push-Benachrichtigungen in den regulären Funktionsumfang wurden das Benachrichtigungssystem der Web-Version und die Benachrichtigungsübersicht der Mobilgeräte-App bereits miteinander verschmolzen, so dass die meisten Benachrichtigungen synchronisiert auf beiden Plattformen ausgeliefert werden (Hinweis: In der App werden momentan primär solche Nachrichten angezeigt, mit denen man dort auch interagieren kann).

Der Funktionsumfang von HiOrg-Server ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Die überarbeitete Darstellung der Benachrichtigungen ist ein erster Schritt, um die Übersichtlichkeit und den Nutzerkomfort zu erhöhen. Auch die Navigationsleiste wird in dieser Richtung zukünftig noch gute Dienste leisten. Wir freuen uns auf zukünftige Veränderungen und Verbesserungen.

PS: Haben Sie schon unsere aktuelle Umfrage zur Weiterentwicklung von HiOrg-Server gesehen? Uns interessiert mit welchen Funktionen wir Sie bestmöglich unterstützen können, und möchten Sie deshalb um einen aktuellen Einblick in Ihre Organisation und Ihre Bedürfnisse bitten. Dankeschön für Ihre Mithilfe.

Ein ereignisreiches Jahr geht zu Ende. Wir möchten DANKESCHÖN sagen, Danke für eure Treue und das in uns gesetzte Vertrauen. Auch zukünftig möchten wir euch mit HiOrg-Server tatkräftig unterstützen und blicken positiv ins Jahr 2022.

Das gesamte Team vom HiOrg-Server wünscht euch und euren Lieben ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Start in neue Jahr. Passt auf euch auf und bleibt gesund!

PS: Zwischen den Tagen werden unsere Entwicklungselfen viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie für die zukünftigen Aufgaben tanken. Wir hoffen auf euer Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst. Im neuen Jahr sind wir dann wieder mit voller Kraft für euch da.
Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Anfragen beantworten.

Regelmäßige Überprüfung nur bei hinterlegtem Führerschein

Die Funktion der regelmäßigen Überprüfung wird oft genutzt, um die Gültigkeit von hinterlegten Führerscheinen zu kontrollieren. Aus diesem Grund gibt es hier in den Einstellungen ein kleines Update in Form einer Checkbox. Das System kann nun erkennen, dass die betreffende Überprüfung nur für Mitglieder mit eingetragener Fahrerlaubnis gilt. Damit werden Mitglieder ohne Führerschein (bspw. Jugendliche) nicht mehr in der Liste der zu überprüfenden Personen angezeigt.

Die neue Checkbox finden Sie in den Einstellungen zu den regelmäßigen Überprüfungen.

🧞‍♂️ Diese Erweiterung erfüllt 2 Wünsche mit 57 Votes von der HiOrg-Server Wunschliste.

Personalanzeige bei Kleindiensten

In den beiden Ansichten Alle Dienste und Alle Termine werden bei der Einteilung von bis zu 3 Personen die Namen der Helfenden direkt in der Liste aufgeführt. Das ist besonders praktisch für Organisationen mit vielen Kleindiensten (bspw. auch HvO- / Bereitschaftsdienste, …).

Dienst mit 2 eingeteilten Personen.

Für Veranstaltungen mit mehr als 3 festen Einteilungen stehen die Informationen weiterhin auf der Einteilungsseite bzw. auf dem entsprechenden Formular (Dienst- / Termin-Details).

Zukünftig werden eingetragene Telefonnummern beim Speichern überprüft und im bekannten Format Ländervorwahl – Ortsvorwahl – Teilnehmernummer im HiOrg-Server hinterlegt. Dies betrifft alle Telefon- und Faxnummern, die im System erfasst werden können.

Die Ländervorwahl wird beim Speichern der Nummer automatisch ergänzt und muss nicht jedes Mal eingetragen werden. Dabei orientiert sich das System am Land, das in den Einstellungen des genutzten HiOrg-Servers hinterlegt ist. Die Anzeige einer hinterlegten Nummer richtet sich nach der länderspezifischen Darstellung. Der Einfachheit halber wird die Ländervorwahl nur bei ausländischen Nummern angezeigt.

Im Zuge dieser Umstellung wurde an verschiedenen Stellen ein zusätzliches (eigenes) Feld zur Eingabe einer Handynummer ergänzt. 🧞‍♂️ Damit erfüllen wir einen Wunsch mit 50 Votes von der Wunschliste.

Eventuell kann es beim Bearbeiten von Datensätzen mit bereits vorhandenen Nummern zu Fehlermeldungen kommen, wenn eine Zahlenfolge (bspw. aufgrund von ungewöhnlichen Trennzeichen) nicht korrekt aufgelöst werden konnte.

Der Browser Internet Explorer 11 (IE 11) wurde vor knapp 8 Jahren veröffentlicht und wird nur noch von wenigen Internetnutzern verwendet. Viele Webseiten haben die Unterstützung von IE11 inzwischen eingestellt, darunter bspw. auch verschiedene Anwendungen von Microsoft selbst.

Da wir ständig Änderungen und Verbesserungen an HiOrg-Server vornehmen, werden auch wir die Unterstützung für IE11 einstellen. Falls Sie das System mit IE11 nutzen, wird ein Hinweistext eingeblendet um Sie auf diesen Umstand hinzuweisen.

Was bedeutet „nicht länger unterstützt“?

Wenn die Unterstützung für einen Browser endet, so werden neue Funktionen von HiOrg-Server nicht länger in diesen veralteten Browsern getestet. Deshalb ist eine fehlerfreie Funktionalität nicht mehr gewährleistet. Zusätzlich werden wir demnächst ein neues Framework einführen um HiOrg-Server weiter zu verbessern (das hört sich schlimmer an als es ist – Sie müssen nichts tun, die Arbeiten passieren im Hintergrund). Danach wird es auch mit veralteten Versionen von Google Chrome (bis v61), Microsoft Edge (bis v16), Mozilla Firefox (bis v60), Opera (bis v48) oder Safari (bis v11) zu Problemen kommen.

Wenn Sie momentan noch IE11 nutzen, empfehlen wir dringend den Wechsel zur aktuellen Version eines moderneren Browsers. Wir empfehlen generell die Nutzung von HiOrg-Server mit Mozilla Firefox oder Google Chrome: diese Browser sind nicht nur sicher und performant, sondern verfügen auch über einen sehr effizienten Mechanismus zur eigenständigen Aktualisierung.

Sie haben Fragen zu diesem Thema? Sprechen Sie uns gerne an.

Eine Push-Nachricht ist eine spezielle Meldung, die direkt auf dem Mobilgerät angezeigt wird, ohne dass zuvor die HiOrg-Server App geöffnet werden muss. Zukünftig können diese Benachrichtigungen direkt aus HiOrg-Server auf das Smartphone eines Mitglieds gesendet werden, wenn dort die HiOrg-Server Mobilgeräte-App (ab v5.5.2) installiert ist.

Kommt Ihnen diese Funktion bereits bekannt vor? Sie haben vollkommen Recht, grundsätzlich ist die Möglichkeit für Push-Benachrichtigungen seit mehreren Monaten verfügbar. Bisher musste sie allerdings als Beta-Funktion im Laborbereich aktiviert werden – und das hat sich nun geändert. Mit der Übernahme in den offiziellen Funktionsumfang gibt es zusätzlich ein paar Änderungen und Erweiterungen.

Push für alle aktiviert

Aktuell können Anfragen bei Personalbedarf vom Disponenten per Push versendet werden (HiOrg-Server PRO und KURSE). Dabei kann der Disponent auf einen Dienst, Kurs oder Termin aufmerksam machen, indem er beim Anlegen / Bearbeiten die neue Option „Rückmeldung von qualifizierten Helfern anfragen“ auswählt.

Checkbox Rückmeldung anfragen

Informationen zum Einteilungsstatus, bspw. wenn eine Meldung zur festen Einteilung geändert wird, werden vom System automatisch per Push an die betreffenden Nutzer versendet.

Damit die neue Funktion auch direkt genutzt werden kann, haben wir den Push-Versand für alle Server standardmäßig aktiviert. Nachrichten werden von der App nun prominent auf dem Mobilgerät anzeigt – außer der Nutzer hat diese Möglichkeit bereits in den Einstellungen der App deaktiviert.

Die komplette Push-Funktionalität eines Servers kann vom Admin in den Einstellungen deaktiviert werden (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren).

Push mit spezifischen Informationen

Als Reaktion auf das Feedback der Beta-Tester sind nun auch Push-Nachrichten möglich, die auf dem Home-Screen detailiertere Informationen enthalten. Bislang hatten wir uns hier für einen allgemeinen Text ohne konkrete Informationen zur Veranstaltung entschieden, da zum Erreichen der Endgeräte eine Anbindung an Apple bzw. Google zwingend notwendig ist.

Beispiel:
Standardnachricht: Personal für eine Veranstaltung benötigt: Bitte Rückmeldung abgeben.

Detaillierte Nachricht: Für den Dienst "TddE" am 03.10.2021 werden noch Helfer benötigt. Bitte prüfen Sie, ob Sie sich für diesen Dienst melden können. (demo)

Die Entscheidung, ob Veranstaltungsdaten und ggf. persönliche Helferdaten über ausländische Server (Amazon, Apple & Google) geleitet werden, liegt damit nun bei Ihnen. Die ausführlicheren Push-Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert und müssen vom Admin in den Einstellungen aktiviert werden.

Einheitliche Benachrichtigungen im System

Zusätzlich zur Übertragung per Push erscheinen Statusinformationen auch in der Benachrichtigungsübersicht der App. Im Benachrichtigungssystem der Web-Version (auf der Übersicht) waren diese Anfragen bisher nicht enthalten.
Durch die Verschmelzung der beiden Systeme werden Benachrichtigungen nun einheitlich ausgeliefert. Das bedeutet, dass Nutzer der Web-Version nun auch Meldungen zum Einteilungsstatus usw. erhalten. Im Gegenzug werden App-Nutzer bspw. auf ablaufende Ausbildungen, anstehende regelmäßige Überprüfungen und Terminabsprachen hingewiesen.

Hinweis: Informationen zum Einteilungsstatus und Personalanforderungen erscheinen unabhängig von Push im Benachrichtigungssystem, also auch wenn die Push-Funktionalität eines Servers deaktiviert ist.

Mit dieser Verschmelzung legen wir auch den Grundstein für weitere Neuerungen, die hier demnächst folgen werden. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Darstellung von Web-Benachrichtigungen, die durch eine Überarbeitung übersichtlicher werden sollen. Zusätzlich werden auch noch weitere Nachrichten integriert, bspw. Info bei neuen und geänderten Veranstaltungen oder Erinnerungen an anstehende Geburtstage, Kontrolle der persönlichen Daten, …

Nicht alle Informationen sollen als Pushnachricht versendet werden, aber wir sind trotzdem sicher, dass der neue Bereich die Arbeit mit HiOrg-Server noch komfortabler gestaltet.

❗️Wichtige Informationen, es besteht Handlungsbedarf von Ihrer Seite.

Um PDF-Dateien für Formulare oder bspw. Teilnahmebescheinigungen zu erzeugen, bietet HiOrg-Server unterschiedliche Versionen des PDF-Wandlers „dompdf“ an. Zahlreiche Vorlagen nutzen hier noch die veralteten Versionen dompdf 0.5.1 oder dompdf 0.6.1.

Aufgrund von regelmäßigen Sicherheitsupdates werden diese beiden Versionen zum 30.11.2021 abgeschaltet.

Bitte Vorlagen aktualisieren

Bitte kontrollieren Sie Ihren Vorlagen und aktualisieren Sie diese bei Bedarf. Bei der Umstellung zu neueren PDF-Wandlern kann es zu Verschiebungen kommen, die Korrekturen an der Vorlage notwendig machen.

PDF-Wandler einstellen

Folgende Vorlagen können von der Umstellung betroffen sein:

  • alle Formulare (unter System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare)
  • Teilnahme-Bescheinigungen für Kurse (unter System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Kurstypen / Lehrscheine)
  • Etiketten-Vorlagen (unter System > Einstellungen > Vorlagen – Etiketten / Ausweise).

Die Standardvorlagen von HiOrg-Server sind bereits seit einiger Zeit umgestellt – wenn Sie die Standardvorlagen nutzen, müssen Sie diese ggf. neu übernehmen, wenn bei Ihnen noch eine alte dompdf-Version angezeigt wird.

In unserem Handbuch haben wir einen Leitfaden zur Migration von Vorlagen bereitgestellt. Bei Fragen helfen wir gerne weiter.

Vorlagen, die nach dem 30.11.2021 noch auf dompdf 0.5.1 oder 0.6.1 stehen, werden automatisiert auf dompdf 0.8.0 umgestellt. Dabei kann es (wie oben angesprochen) zu Darstellungsproblemen kommen.

Weiteren PDF-Wandler „Browsershot“ integriert

Leider führt der schon seit langem integrierte PDF-Wandler „dompdf“ häufig zu Umwandlungsproblemen, bspw. können keine HTML-Tabellen als Layout-Möglichkeit über die Seitengrenze hinweg genutzt werden – was nicht nur Sie frustriert.

Um hier Abhilfe zu schaffen haben wir nun einen neuen, zusätzlichen PDF-Wandler „Browsershot“ integriert. Dieser hat zwar ebenfalls seine Tücken, liefert in vielen Fällen aber bessere Ergebnisse als dompdf. Der bisherige Wandler dompdf bleibt weiterhin im System verfügbar, so dass bestehende Formulare damit ausgegeben werden können.