HiOrg-Workflows startet ins Beta-Programm

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Viele Abläufe im Organisationsalltag funktionieren bis heute nach dem gleichen Muster:
Checklisten auf Papier, Abhaken mit Stift, Rückfragen per Zuruf oder E-Mail – und am Ende die Frage, wo die Dokumentation eigentlich abgelegt ist 🙈.

Genau hier setzen wir mit einem neuen Modul an.

Von Papier zu Pixel: Digitale Checklisten in HiOrg-Server

Mit HiOrg-Workflows entwickeln wir aktuell eine neue Möglichkeit, wiederkehrende Abläufe direkt in HiOrg-Server digital abzubilden.

Der Einstieg: digitale Checklisten.
Daraus entstehen strukturierte Workflows, mit denen Aufgaben sauber abgearbeitet, nachverfolgt und dokumentiert werden können.

Nach einer internen Prototyp-Phase (unter anderem vorgestellt auf dem Tag der Johanniter) sind wir jetzt bereit für den nächsten Schritt.

Nur 50 Plätze, teste HiOrg-Workflows vor allen anderen

Bevor wir das Feature für alle freischalten, starten wir HiOrg-Workflows in ein Beta-Programm mit ausgewählten Testgruppen. Im ersten Schritt haben wir 50 Plätze vorgesehen – wer sich zuerst registriert ist dabei.

👉 Jetzt HiOrg-Workflows entdecken

Was euch in der Beta erwartet:

  • früher Zugang zu HiOrg-Workflows
  • Einsatz im echten Organisationsalltag
  • regelmäßige Updates zum Entwicklungsstand
  • die Möglichkeit, mit Feedback aktiv Einfluss zu nehmen

Wenn ihr regelmäßig mit Checklisten arbeitet – egal ob als Admin, Disponent oder im operativen Dienst – freuen wir uns über eure Teilnahme am Beta-Programm.

Hinweis: Diese Warteliste bezieht sich ausschließlich auf HiOrg-Workflows und ist unabhängig von anderen laufenden Themen oder Wartelisten.

Das könnt ihr mit HiOrg-Workflows bereits testen

Im Beta-Fokus stehen digitale Checklisten, die direkt im Alltag nutzbar sind:

✅ Checklisten digital statt Papier
Ihr führt Checklisten direkt am Smartphone oder Tablet durch, ganz ohne Zettel, ohne Abschreiben, ohne Medienbrüche.

✅ Checklisten per QR-Code starten
Gegenstände wie Rucksäcke, AEDs oder Fahrzeuge bekommen einen QR-Code. Nach dem Scannen landet ihr sofort in der passenden Checkliste.

✅ Klare Zustände statt Rückfragen
Offene Punkte oder Auffälligkeiten werden automatisch weitergegeben, z. B. per E-Mail an die richtigen Verantwortlichen.

✅ Nachweise entstehen automatisch
Aus erledigten Checklisten entsteht eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation, die direkt abgelegt und später schnell wiedergefunden wird.

Wie es weitergeht

HiOrg-Workflows ist bewusst als wachsendes Modul gedacht. Geplant sind unter anderem:

  • bestehende Checklisten (z. B. aus Word, Excel oder PDF) einfach zu übernehmen
  • große Checklisten gemeinsam im Team abzuarbeiten
  • paralleles Arbeiten mit klarer Übersicht über Fortschritt und offene Punkte

Welche dieser Themen priorisiert werden, hängt maßgeblich von euren Rückmeldungen aus der Beta ab.

Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten und dient ausschließlich dazu, HiOrg-Workflows gemeinsam mit euch praxisnah weiterzuentwickeln. Danke für eure Unterstützung!

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Digitales Patientenprotokoll in HiOrg-Server

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Bei Sanitätsdiensten gehören Patientenprotokolle zum Alltag. In der Praxis bedeutet das häufig: Papierformulare, Klemmbrett, Stift… und später zusätzlicher Aufwand für Ablage, Nachfragen oder Archivierung.

Gleichzeitig fehlen gerade kleineren oder ehrenamtlich getragenen Organisationen oft die Mittel für eine vollständige digitale Ausstattung, etwa mit NIDA-Pads oder vergleichbaren Lösungen.
Genau hier möchten wir ansetzen.

Wir brauchen eure Rückmeldung

Wir prüfen aktuell, ob und wie digitale Patientenprotokolle sinnvoll in den HiOrg-Server integriert werden können.

Digitale Patientenprotokolle betreffen sensible Prozesse, unterschiedliche Organisationsstrukturen und sehr konkrete Rahmenbedingungen im Einsatzalltag.

  • Wir möchten eine Lösung entwickeln, die im Dienstalltag wirklich hilft
  • Anforderungen unterscheiden sich je nach Organisation, Größe und Dienstart
  • Eure Antworten beeinflussen Funktionsumfang und Prioritäten
  • Die besten Lösungen entstehen gemeinsam mit den Anwendenden

Um besser zu verstehen, ob und unter welchen Bedingungen digitale Patientenprotokolle für eure Organisation sinnvoll wären, haben wir eine Warteliste eingerichtet. Wenn ihr euch grundsätzlich vorstellen könnt, digitale Patientenprotokolle im HiOrg-Server zu nutzen, freuen wir uns über eure Rückmeldung.

Zur Warteliste:

https://patientenprotokoll.hiorg-server.de

Die Anmeldung dauert nur wenige Minuten. Auf der Warteliste erhaltet ihr:

  • Updates zum Stand der Planung
  • Einblick in mögliche Nutzungsszenarien
  • die Möglichkeit, Anforderungen und Feedback einzubringen
  • frühzeitig Informationen zur Umsetzung

Ausgewählte Organisationen erhalten zudem die Möglichkeit, eine Testversion frühzeitig auszuprobieren.

Die Warteliste ist keine Vorbestellung und kein Verkaufsangebot.
Es geht ausschließlich darum, gemeinsam herauszufinden, wie digitale Patientenprotokolle im HiOrg-Server-Umfeld sinnvoll umgesetzt werden können.

Wie könnte das konkret aussehen?

Um diesen Ansatz technisch und fachlich umzusetzen, prüfen wir aktuell eine Schnittstelle zu Sanboard.

Marc von Sanboard mit Felix von HiOrg-Server

Sanboard & HiOrg-Server

Sanboard bietet ein digitales, rechtssicheres Patientenprotokoll, das speziell für den Einsatz im Sanitätsdienst entwickelt wurde. Aktuell arbeiten wir an der Idee, dieses Patientenprotokoll künftig über eine Schnittstelle direkt über HiOrg-Server nutzbar zu machen.

Bevor wir diese Integration weiter vorantreiben, möchten wir verstehen, ob und unter welchen Bedingungen eine solche Lösung für eure Organisation sinnvoll wäre.

Zur Warteliste:

https://patientenprotokoll.hiorg-server.de

Vielen Dank, dass ihr euch die Zeit nehmt, und damit die Zukunft der digitalen Unterstützung im Sanitätsdienst praxisnah mitgestaltet. 🤝

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Fröhliche Feiertage 2025

Das Jahr 2025 neigt sich dem Ende zu – Zeit für ein herzliches Dankeschön. 🫶

Danke für eure Zeit, eure Ideen und eure Offenheit. Ob in Umfragen, Interviews oder in persönlichen Gesprächen, ihr habt uns wertvolle Einblicke gegeben, die uns durch das ganze Jahr begleitet haben. Diese Rückmeldungen helfen uns dabei, HiOrg-Server kontinuierlich weiterzuentwickeln und noch praxisnäher auf eure immer wieder wechselnden Bedürfnisse auszurichten. Es hat uns besonders gefreut, einige von euch auch persönlich kennenzulernen und noch direkter zu erleben, was euch bewegt und wo wir euch unterstützen können.

Ein Blick nach vorn

Viele eurer Rückmeldungen haben ihren Weg bereits in neue Entwicklungen gefunden, die euch die tägliche Arbeit erleichtern sollen. Im neuen Jahr könnt ihr euch auf das neues Workflows-Feature freuen, das gerade in der Testphase angekommen ist.

Gemeinsam mehr erreicht – Kooperationen 2025 🤝

Neben der Weiterentwicklung unserer Software durften wir 2025 auch außerhalb des Systems aktiv unterstützen. Dazu gehörten unter anderem:

🤝 HelfenKannJeder e.V.
Wir unterstützen den Verein indem wir uns darum kümmern, den helf-o-mat stabil und zuverlässig auf redundanter Infrastruktur zu betreiben.

🤝 Solilauf in St. Ingbert
Der jährliche 24h-Solilauf in St. Ingbert ist inzwischen eine lieb gewonnene Tradition bei HiOrg-Server. Auch in diesem Jahr war unser Team wieder mit voller Energie am Start und konnte eine stolze Spendensumme erlaufen.

🤝 ihrHelden*
ihrHelden ist die besondere Shoppingplattform mit exklusiven Vorteilen für Alltagsheldinnen und -helden wie euch.
*Mit dieser Kooperation können wir einen doppelten Mehrwert schaffen: Du sparst, HiOrg Server erhält beim Klick eine kleine Provision, die uns hilft unsere Arbeit unabhängig weiterzuführen.

🤝 Sucht- und Jugendhilfe e.V.
Wir haben dazu beigetragen, die kosten- und werbefreie Verteilung des Ratgebers “SUCHT – HILFE” im Saarpfalz-Kreis zu ermöglichen und so diese Aufklärungskampagne 2025/2026 an Schulen unterstützt.

Wir freuen uns sehr, Teil dieser sinnvollen Projekte zu sein – und danken allen Partnern für die wertvolle Zusammenarbeit. Zusätzlich haben wir in der Grafik ein paar Eckdaten aus dem vergangenen Jahr für euch zusammengefasst.

Frohe Weihnachten und einen guten Start ins neue Jahr! ✨

Das gesamte Team von HiOrg-Server wünscht euch und euren Familien ein wunderschönes Weihnachtsfest und einen guten Start ins neue Jahr 2026! ✨

Fröhliche Feiertage und ein glückliches, erfolgreiches neues Jahr 2026

Zwischen den Feiertagen gönnt sich auch unsere fleißige Wichtelmannschaft etwas Zeit, um mit ihren Liebsten Kraft zu tanken. Wir hoffen auf euer Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit vielleicht etwas langsamer reagiert als üblich.

Keine Sorge: Alle Server arbeiten weiterhin zuverlässig, stabil und sicher – rund um die Uhr, auch an den Feiertagen. Ab Januar sind wir wieder mit voller Besetzung und Energie für euch da.

Vielen Dank, dass ihr uns begleitet – wir freuen uns auf das, was wir im neuen Jahr gemeinsam erreichen werden!

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Kursgebühr mit Gültigkeitsdauer

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Wenn Ihr eine Ermächtigung zur Aus- und Weiterbildung von Betriebshelfern habt, müssen alle für Betriebshelfer geeigneten Kurse bei der VBG gemeldet werden. Die Lehrgangsgebühren werden dann mit den jeweils zuständigen Unfallversicherungsträgern abgerechnet.

Neue Pauschgebühren ab 01.01.2026

Hier gibt es gute Nachrichten: Für Erste-Hilfe-Lehrgänge, die ab dem 01.01.2026 stattfinden, erhöhen sich die pauschalierten Lehrgangsgebühren. Die neuen Sätze gelten einheitlich und betragen dann zukünftig 46,31€ pro teilnehmender Person. Folgende Lehrgänge sind betroffen:

  • Erste-Hilfe-Ausbildung
  • Erste-Hilfe-Fortbildung
  • Erste-Hilfe-Schulung in Bildungs- und Betreuungseinrichtungen für Kinder

Offizielle und weiterführende Informationen dazu findet ihr auf der Seite der DGUV

Passend dazu: Zeitraum für Kursgebühren

Um euch die Umstellung zu erleichtern, haben wir im HiOrg-Server eine Erweiterung bei den Kurstypen umgesetzt.

Unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine kann nun für jede Kursgebühr ein Gültigkeitszeitraum mit ab– und bis-Datum hinterlegt werden. Beide Felder dürfen auch leer bleiben.

Screenshot | Kursgebühr

👉 Dadurch lassen sich neben Gebührenänderungen zum Jahreswechsel (wie bspw. für die Abrechnung mit der BG) auch zeitlich begrenzte Aktionen ganz bequem abbilden. Der Zeitraum bezieht sich dabei auf das Kursdatum, nicht auf die Buchung.

💡 Wichtig: Bereits gebuchte Teilnehmende behalten den Preis, der zum Zeitpunkt der Buchung gültig war. Änderungen im Kurstyp wirken sich nur auf zukünftige Buchungen aus.

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Kooperation mit ihrHelden

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Ehrenamt lebt von Menschen, die sich tagtäglich neben Job und Familie engagieren und für andere einsetzen. Diese Leistung verdient mehr als ein einfaches „Danke“. Genau deshalb freuen wir uns sehr, euch unsere neue Kooperation mit ihrHelden vorzustellen.

Logo ihrHelden

Was ist ihrHelden?

ihrHelden ist eine neue, besondere Shoppingplattform speziell für Alltagsheldinnen und -helden. IhrHelden richtet sich an alle, die täglich einen Beitrag leisten und die Gesellschaft am Laufen halten, bspw. Ehrenamtliche in gemeinnützigen Organisationen, Menschen im medizinischen Bereich, Feuerwehrleute… so wie ihr!

Ihr erhaltet exklusive Rabatte auf bekannte Marken, von Fashion über Technik bis hin zu Reisen. Die Registrierung ist einfach, schnell und 100% kostenlos. Die Plattform steht jedem offen, der in diesen Bereichen arbeitet – unabhängig davon, ob im direkten Einsatz, in der Organisation oder im Hintergrund.

🛍️ Jetzt ihrHelden entdecken und direkt sparen*

Affiliate-Link / Werbung zu ihrHelden, d.h. HiOrg-Server erhält beim Klick eine kleine Provision*

Aber wie passt das zusammen?

Der Großteil unseres HiOrg-Server Teams engagiert sich ehrenamtlich. Wir wissen aus eigener Erfahrung, dass dabei oft ein Spagat zwischen Familie und Ehrenamt notwendig ist.

Mit HiOrg-Server sorgen wir dafür, dass eure Arbeit digital leichter wird. Und ihrHelden zeigt, dass Alltagsheld:innen mehr als warme Worte verdienen.
Gemeinsam schaffen wir Entlastung: Im Einsatz, im Alltag, im Geldbeutel.

Gemeinsam profitieren

Mit dieser Kooperation können wir einen doppelten Mehrwert schaffen: Ihr profitiert von exklusiven Vorteilen und HiOrg Server erhält im Gegenzug eine kleine Provision, die uns hilft unsere Arbeit unabhängig weiterzuführen.
Win-Win für alle 🤝

Um die Vorteile für alle Mitglieder eurer Organisation unkompliziert zugänglich zu machen, gibt es in den Einstellungen von HiOrg-Server eine neue Checkbox. Hier kann vom Admin eine entsprechende Info zur Kooperation freigeschaltet werden.

System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren:

Checkbox zur Aktivierung des Links

Die Einstellung aktiviert eine Anzeige in der Desktopversion und einen Menüpunkt „Kooperation“ in der App (ab v6.0.15). Wir würden uns freuen, wenn ihr die Möglichkeit nutzt und eure Mitglieder so auf die tollen Angebote aufmerksam macht.

Wir wünschen euch viel Spaß beim Stöbern und Sparen! 🤗

*Affiliate-Link / Werbung, d.h. HiOrg Server erhält beim Klick eine kleine Provision

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Solilauf 2025

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Team HiOrg-Server | Solilauf 2025

Der jährliche 24h Solilauf in St. Ingbert ist inzwischen eine lieb gewonnene Tradition bei HiOrg-Server. Auch am 06. und 07. September 2025 war unser Team wieder mit voller Energie am Start – diesmal unter dem Motto „Laufen mit Herz für Gesundheit in N’Diaganiao“.

Unsere große Mannschaft aus 112 Mitarbeitenden, Familienmitgliedern und Freunden hat am Wochenende alles gegeben und gemeinsam eine beeindruckende Leistung erzielt: ✨4.555 Euro✨ zugunsten des diesjährigen Hilfsprojektes. Die Spenden kommen dem Ausbau der medizinischen Versorgung in der St. Ingberter Partnergemeinde N’Diaganiao im Senegal zugute.

Insgesamt legte unser Team unglaubliche 4.141 Runden (3.288 km) zurück und erreichte damit den 1. Platz in der Mannschaftswertung unter 35 Teams. Auch unsere 24h-Staffel hat mit 283 Runden (225 km) stark abgeliefert und den 2. Platz gesichert. Wir waren hochmotiviert und Mitglieder unseres Teams konnten in vielen weiteren Kategorien die vorderen Plätze belegen 🏅.

DANKE!

🫶 Unser besonderer Dank gilt allen Sponsoren, Spenderinnen und Spendern, die uns mit ihrer Unterstützung motiviert haben. Und natürlich unserem großartigen Team, das wieder einmal gezeigt hat, wie viel man gemeinsam bewegen kann: Ihr seid super, und wir sind sehr stolz auf dieses Ergebnis! 🎉

4.141

Teamrunden

1. Platz

Teamwertung

2. Platz

Staffelwertung

4.555 €

Spendensumme

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Tester gesucht: Rechnungen korrigieren & Versionen speichern

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Mit der Einführung der E-Rechnung haben wir unsere Rechnungsfunktion bereits erweitert. Jetzt folgt in Kürze der nächste Schritt: Rechnungsversionierung.

Was bedeutet das konkret für euch?

  • Rechnungskorrekturen: Ihr könnt weiterhin Rechnungen anpassen, z.B. bei einem nachträglichen Rabatt oder wenn sich der Empfänger ändert. Neu ist, dass ihr eine korrigierte Version der Rechnung speichern könnt, ohne vorherige Versionen zu überschreiben.
  • Versionen nachvollziehbar: Alle Versionen eurer Rechnungen sind jederzeit abrufbar.
  • E-Rechnung: Bei E-Rechnungen wird der entsprechende Typ „Rechnungskorrektur“ gesetzt.
  • Individuelle Bemerkung: Für jede Version könnt ihr einen Kommentar hinterlegen – praktisch für interne Vermerke.
  • Auswahl Rechnungsempfänger: Die Auswahl von Absende- und Empfängeradresse wurde angepasst.

Ihr behaltet volle Transparenz über euren gesamten Rechnungsprozess und erfüllt zugleich die gesetzlichen Vorgaben der E-Rechnung. Änderungen sind klar dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

Mitmachen: Wir suchen 3 Test-Orgas

Um die neuen Erweiterungen im Praxisbetrieb zu testen, suchen wir drei freiwillige Organisationen mit folgenden Eckdaten:

  • Nutzung der Rechnungsfunktion im HiOrg-Server (nicht zwingend E-Rechnung)
  • mehr als 30 Rechnungen / Jahr
  • idealerweise alle Arten von Rechnungsempfängern (Kunde / Veranstalter, BG, Selbstzahler)
  • es kommt vor, dass Rechnungen nachträglich geändert werden müssen
    (Anpassung Re-Empfänger, Posten, Rabatte, …)
  • Testzeitraum Anfang Oktober 

👉 Wenn ihr Interesse habt, meldet euch bitte direkt bei unserem Support-Team. Vielen Dank!

🗓️ Für alle anderen Accounts rechnen wir mit einer Veröffentlichung Mitte / Ende Oktober.

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