Das neue Jahr ist nicht mehr ganz jung und wir freuen uns auf spannende neue Projekte, aber zuerst haben wir hier in einem kleinen Rückblick die Entwicklungen und ein paar Eckdaten aus dem vergangenen Jahr zusammengefasst.

Neues Benachrichtigungssystem

Zu Beginn des Jahres 2022 gab es schon gleich das erste Highlight: Das verbesserte Benachrichtigungssystem von HiOrg-Server. Benachrichtigungen zu Diensten, Terminen und Kursen werden nun separat angezeigt, sind übersichtlich dargestellt und lassen sich einfach filtern.

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Im Lauf des Jahres wurden viele Benachrichtigungen ins neue System übernommen und zahlreiche Erweiterungen in diesem Bereich veröffentlicht:

Unser Jahr 2022

Designanpassungen

Beitragsbild - Facelift Basislayout

Im Zuge der ständigen Weiterentwicklung gab es auch optische Veränderungen. Besonders prominent war dabei die dunkle Leiste mit der Benachrichtigungsanzeige am oberen Bildschirmrand. Weiter ging es Mitte des Jahres mit Änderungen am grundsätzlichen Aufbau der Seite, mit Anpassungen für unterschiedliche Bildschirmgrößen. Dies ermöglicht uns eine einfachere Integration neuer Bereiche und Features.

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Serverumzug

Ende des Jahres wurden alle Systeme von HiOrg-Server erfolgreich in eine neue Serverumgebung umgezogen. Einzelne Komponentem können nun sehr einfach gewartet und ausgetauscht werden, ohne den laufenden Serverbetrieb zu stören. Die neue Umgebung wirkt sich auch positiv auf die Performance und Reaktion unseres Systems aus, was zu spürbar verbesserter Geschwindigkeit von HiOrg-Server beiträgt.
Zusätzlich wird der komplette Mailversand nun über die Infrastruktur von Rapidmail erledigt, wodurch die Gefahr einer eventuellen Spameinstufung wesentlich niedriger ist.

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Updates HiOrg-Server KURSE

Im Bereich der Breitenausbildung haben wir mehrere kleine Updates veröffentlicht:

  • Kursteilnahme stornieren
  • neue E-Mail-Vorlage für Umbuchung von Teilnehmenden
  • eigener Kurstyp für Selbstzahlende
  • „TN löschen“ deaktivierbar
  • Optimierungen bei der Kursanfrage von extern
  • partielle Abrechnung einer Teilnehmergruppe

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Updates der Mobilgeräte-App

Veranstaltungsliste | HiOrg-Server Mobile-App v5.16.7

Bedingt durch sicherheitsrelevante Updates gab es Mitte des Jahres einen Versionssprung für die HiOrg-Server Mobilgeräte-App. Dabei mussten wir uns von der bisherigen Darstellung der Veranstaltungsliste verabschieden. In der neuen Version können Nutzende zwischen einer ausführlichen und einer vereinfachten Darstellung der Informationen wählen.

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Insgesamt wurden im Jahr 2022 6 App-Versionen (+ 7 Beta-Versionen) mit stetigen Verbesserungen veröffentlicht:

Ausblick

Für 2023 haben wir uns ein paar interessante Erweiterungen vorgenommen. So soll im PRO-Bereich die Möglichkeit zum Führen eines Einsatztagebuchs geschaffen werden. Außerdem soll die bereits länger versprochene Angebotserstellung umgesetzt werden.
Für HiOrg-Server KURSE arbeiten wir an einem Zusatzmodul, das den Informationsaustausch zwischen Ausbildungsstelle und buchendem Unternehmen verbessert. Das Unternehmen erhält dafür von der Ausbildungsstelle einen eigenen Zugang zu diesem Portal. So lassen sich geplante Kurse einsehen, die Daten der Teilnehmenden können direkt vom Unternehmen eingetragen werden. Zusätzlich soll sichtbar sein welche Mitarbeitenden wann zuletzt einen Kurs besucht haben und nun eine Auffrischung benötigen. Man kann sich das Ganze als eine Art Selbstverwaltungslink 2.0 vorstellen.

Wir werden im ersten Halbjahr die Tauglichkeit des Systems bei ausgewählten Ausbildungsstellen testen. Danach soll es auch weiteren Ausbildungsstellen zur Verfügung gestellt werden. Bitte sprechen Sie uns bei Interesse gerne darauf an.

Aber zuerst steht für unsere Entwicklung ein weiterer Versionssprung der HiOrg-Server Mobilgeräte-App an. Und danach kommen dunkle Zeiten auf euch zu 😉.

Wir blicken auf ein ereignisreiches Jahr zurück, auch wenn sicher nicht alles immer so offensichtlich war.
Um die Entwicklung ein wenig zu visualisieren, zeigt das folgende Video die Veränderungen am Code-Repository von HiOrg-Server im Jahr 2022.
Jeder Punkt ist eine Datei (eine eigene Farbe für jeden Dateityp), die Linien zwischen zwei Zentren symbolisieren ein Unterverzeichnis. Die kleinen Männlein sind die Entwickler, welche die Dateien hinzufügen und bearbeiten.

Der Übersichtlichkeit halber werden Dateien wieder ausgeblendet, die über einen längeren Zeitraum nicht verändert wurden. Im Video sieht man daher immer nur einen Bruchteil der Dateien des gesamten Projekts.
Viel Spaß mit unserem Feuerwerk der Entwicklung!

Wir sagen allen Nutzenden und Admins ein herzliches Dankeschön. Danke für euer Vertrauen. Danke für eure Zeit, um uns mit Anregungen, Ideen und Feedback zu helfen, so dass wir HiOrg-Server auch in diesem Jahr weiter verbessern konnten!

Nach dem erfolgreichen Serverumzug freuen wir uns in diesem Jahr vor allem auch über unsere drei neuen Mitarbeiter, die das HiOrg-Server Team nun verstärken und tatkräftig unterstützen.
Marco Lembo übernimmt seit August den Bereich Support und steht bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite. Alexander Hollfelder und Johannes Weber verstärken unser Entwicklerteam und sorgen dort für reichlich Code und Commits. Herzlich Willkommen Jungs, schön euch alle mit an Bord zu haben!

Weihnachtliche Grüße

Zwischen den Tagen wird unsere fleißige Wichtelmannschaft viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie fürs neue Jahr tanken. Wir hoffen auf euer Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit ein klein wenig langsamer reagiert als sonst. Im neuen Jahr sind wir dann wieder mit voller Kraft und Besetzung für euch da.
Alle Server werden natürlich wie gewohnt, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Anfragen beantworten – unabhängig von Wochenende und Feiertagen.

Das gesamte Team vom HiOrg-Server wünscht euch und euren Lieben ein friedvolles Weihnachtsfest und einen guten Start in neue Jahr 2023!

Info bei neuen Mitgliedern

Um die Arbeit innerhalb einer Organisation noch transparenter zu gestalten, wird nun beim Anlegen eines neuen Mitglieds eine Benachrichtigung für alle Personen mit dem Recht mitarbeiter erzeugt. Ebenso bei Änderungen an den Mitgliedsdaten oder wenn ein Datensatz vollständig gelöscht wird. Diese Benachrichtigung erscheint automatisch im internen Benachrichtigungssystem von HiOrg-Server. Über den Link können die Details zur Änderung im Mitglieder-Daten-Log eingesehen werden.

Das Update basiert auf einem Vorschlag von unserer 🧞‍♂️ Wunschliste (212 Votes).

Info bei Änderung an den eigenen Daten

Werden eigene Mitgliedsdaten von einer anderen Person bearbeitet und verändert, so erhält man nun eine entsprechende Benachrichtigung. Über den Link in der Nachricht (oder auf der neuen Seite „System > Log: Meine Daten“) können die Änderungen an den eigenen Daten eingesehen werden.

Zusätzlich kann man sich optional per Push über eine Änderung informieren lassen. Die Einstellung dazu befindet sich auf der kürzlich vorgestellten Seite „Mein Konto > Meine Daten > Benachrichtigungen“.

Innerhalb von HiOrg-Server werden unterschiedliche Benachrichtigungen zu organisationsinternen Aktivitäten wie bspw. anstehende Veranstaltungen und Einteilung angezeigt. Viele dieser Hinweise können auch per Push direkt an Mobilgeräte versendet werden.

Um hier den Nutzer:innen mehr Entscheidungsfreiheit über den Empfang dieser Push-Benachrichtigungen zu geben, gibt es nun im Bereich „Mein Konto > Meine Daten > Benachrichtigungen“ ein erstes Set an Einstellungsmöglichkeiten. So kann jede Einzelperson selbst entscheiden, zu welchem Anlass sie Hinweise zusätzlich per Push erhalten möchte.

Hinweis: Die Einstellungen zum Empfang von E-Mails / SMS finden Sie nun im neuen Reiter „E-Mail / SMS„.

Auch die Option zum Geburtstagspush wurde in die neue Darstellung übernommen. Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind bereits in Planung.

Nach einer arbeitsintensiven Vorbereitung konnte HiOrg-Server letzte Woche erfolgreich in eine neue Serverumgebung umziehen. Mit der Umstellung auf eine Kubernetes-Umgebung sind wir dabei einen großen Schritt in Richtung Modularität gegangen, was in Zukunft deutliche Vorteile mit sich bringt: Einzelne Systeme können wir nun sehr einfach warten und austauschen, ohne den laufenden Serverbetrieb zu stören.

Alle Systeme laufen nun in den Hochverfügbarkeits-Rechenzentren der Hetzner Online GmbH. Wer sich für Hintergrundinfos zu diesem Anbieter interessiert, dem können wir diesen interessanten Artikel von golem.de ans Herz legen. Dort wird ausführlich über den Besuch des Hetzner Rechenzentrums in Falkenstein berichtet.

Die neue Umgebung wirkt sich auch positiv auf die Performance und Reaktion unseres Systems aus, was zu spürbar verbesserter Geschwindigkeit von HiOrg-Server beiträgt.

Hinzu kamen eine ganze Reihe an technischen Verbesserungen, die dem Team die Arbeit in Zukunft klar erleichtern. So wird der komplette Mailversand nun über die Infrastruktur von Rapidmail erledigt. Dieser professionelle Mailgateway mit Sitz in Freiburg ist Mitglied in der CSA sowie bei 60 weiteren Diensten zertifiziert. Dies sorgt für eine bessere Bewertung der E-Mails, wodurch die Gefahr einer eventuellen Spameinstufung wesentlich niedriger ist.
Durch den Einsatz von cloud-nativen Technologien werden Betrieb und Wartung von HiOrg-Server nachhaltig vereinfacht und abgesichert, aber auch durch entsprechende Software und Automatismen proaktiv überwacht, so dass eine besonders hohe Resilienz gegen Ausfälle und Schwachstellen gewährleistet werden kann.

Unser Dank gilt hier vor allem Fabian Peter von der Ayedo Cloud Solutions GmbH, der uns mit stets raschen und guten Lösungsideen beim Umzug zur Seite gestanden hat und uns auch zukünftig auf diesem Gebiet unterstützen wird.

Leider ist uns der perfekte Umzug nicht ganz gelungen. Vereinzelt gab es Probleme beim Erstellen von Formularen und Bescheinigungen. Wir möchten uns bei allen Betroffenen nochmals ausdrücklich für die Unanehmlichkeiten entschuldigen. Inzwischen sind die Nacharbeiten erfolgreich abgeschlossen und alle Systeme stehen wieder wie gewohnt in vollem Umfang zur Verfügung.

Wir sind erleichtert, dass wir aus der Not eine Tugend machen konnten, und HiOrg-Server nun auf neuen, zukunftssicheren Beinen steht. Die Veränderungen helfen uns, effizienter zu arbeiten, Qualität zu sichern und uns ständig weiter zu verbessern. Wir freuen uns.

Edit 24.11.2022: Nacharbeiten abgeschlossen.
Die nach dem Serverumzug erforderlichen Nacharbeiten wurden nun erfolgreich abgeschlossen. Alle Systeme sollten wieder wie gewohnt im vollen Umfang zur Verfügung stehen. Sollte es bei Ihnen dennoch zu Problemen oder Einschränkungen kommen, melden Sie sich bitte bei unserem Support-Team. Wir unterstützen Sie gerne!

Edit 22.11.2022: Serverumzug abgeschlossen.
Alle HiOrg-Server Systeme wurden erfolgreich zu unseren neuen Partnern Ayedo Cloud Solutions GmbH | Hetzner Online GmbH umgezogen. Wir führen aktuell noch kleinere Nacharbeiten durch, teilweise kann es bei hinterlegten Formularen zu Beeinträchtigungen kommen. Wir bitten diese Unanehmlichkeiten zu entschuldigen! Falls Sie betroffen sind, melden Sie sich bitte bei unserem Support-Team. Wir kümmern uns dann schnellstmöglich um eine Lösung. Vielen Dank.

Aufgrund weiterer notwendiger Vorbereitungen verschieben sich die für heute angekündigten Wartungsarbeiten um eine Woche auf den 21. November 2022. Gleichzeitig rechnen wir dadurch mit einer deutlichen Verkürzung des Wartungsfensters.

Wartungsarbeiten am 21.11.2022 ab 21 Uhr 🔧

Am 21.11.2022 werden wir alle Systeme auf eine neue Plattform umziehen. Zwischen 21:00 Uhr und 0:00 Uhr wird HiOrg-Server vorübergehend nicht, oder nur im Lesezugriff, erreichbar sein. Konkret heißt das, dass Daten abgerufen, aber nicht verändert werden können. Die Mobilgeräte-Apps haben in dieser Zeit voraussichtlich keinen Zugriff.
Bitte informieren Sie auch Ihr Team und die Kollegenschaft. Vielen Dank.

Für Sie als Nutzenden und auch für alle Admins ändert sich nichts, wir übernehmen den gesamten Umzug, so dass Sie im Anschluss wieder wie gewohnt mit Ihrem HiOrg-Server arbeiten können.

Die neue Version der HiOrg-Server MobileApp kann nun an feste Einteilungen bei Diensten und Terminen erinnern. Dabei kann das Zeitfenster in den Einstellungen der App selbst gesetzt werden (1 Stunde bis mehrere Tage vorher). Die App erzeugt dann zum gewählten Zeitpunkt eine Benachrichtigung auf dem Mobilgerät (ähnlich einer Push-Nachricht).

Hinweis: Die Erinnerung funktioniert nur für Veranstaltungen, die sich bereits im lokalen Speicher des Mobilgeräts befinden, also schon einmal vom Server abgerufen worden sind. Das passiert automatisch beim Aktualisieren der Veranstaltungsliste oder beim Aufruf der gekachelten Übersicht.

Die Umsetzung orientiert sich an mehreren Vorschlägen der Wunschliste und den Rückmeldungen der Admin-Umfrage.

Zusätzlich wurden in v5.16.22 auch kleinere Fehlerkorrekturen durchgeführt.