Vorlagen und Bescheinigungen für ASB-Accounts

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Ausbildungsbeauftragte Petra Kolleechin

Für Gliederungen des Arbeiter Samariter Bundes (ASB) haben wir in HiOrg-Server KURSE spezielle Vorlagen zum Eindruck in die offiziellen Blanko-Teilnahmebescheinigungen hinterlegt. Diese Vorlagen können nur in qualifizierten Servern (ASB) ausgewählt werden. Bei Fragen wendet euch gerne an unseren Support.

Rückmeldebogen mit Teilnehmerdatenblatt

Einige von euch nutzen für Feedback zu durchgeführten Kursen den ASB-Rückmeldebogen mit Teilnehmerdatenblatt. Für euch wird es nun einfacher: Wir haben genau dafür eine Vorlage zum Eindruck erstellt, sodass ihr die Blätter bereits mit den Kurs- und TN-Daten vorausgefüllt an die Teilnehmenden austeilen könnt.

👉 Interessierte Gliederungen können diese Vorlage auf Wunsch in ihrem Server freischalten. Eine kurze Nachricht an unser Support-Team genügt, bitte euer Kürzel nicht vergessen.
Die Vorlage lässt sich danach in den Einstellungen unter System > Einstellungen > Formulare im Bereich  Formulare zu Kursen  auswählen. Der Rückmeldebogen ist in 2 Varianten verfügbar:

  • Einzelseiten: Dabei druckt ihr mit der Vorlage „ASB-Rückmeldebogen / TN-Datenblatt (Seite 1)“ zuerst alle Vorderseiten, legt das Papier zurück in den Drucker und nutzt „ASB-Rückmeldebogen / Kursdaten (Seite 2)“ für die Rückseite.
  • Duplexdruck: Die Vorlage „ASB-Rückmeldebogen / TN-Datenblatt (Duplexdruck)“ kann von geeigneten Druckern in einem Schritt beidseitig ausgedruckt werden.

Allgemeine TN-Bescheinigung mit Freifeld UE

Seit ein paar Wochen ist auch eine Vorlage zum Eindruck in den ASB-Vordruck EHNNEU 2023 (Allgemeine TN-Bescheinigung mit Freifeld für die Unterrichtseinheiten) in HiOrg-Server KURSE hinterlegt.

Das Dokument kann bei den Einstellungen des jeweiligen Kurstyps ausgewählt werden. Dazu ruft ihr System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine auf. Im unteren Teil der Seite findet ihr dann Teilnehmerbescheinigung gestalten – Auswahlfeld: ‚Vorlage TN-Bescheinigung laden‘. 

ASB TN-Bescheinigung EHNNEU 2023 (Stand 11/2023)

Das Template ist unter der Bezeichnung „ASB EHNNEU 2023 – Allgemeine TN-Besch., UE Freifeld (Stand 11/2023)“ hinterlegt. Zur Änderung wird das Recht admin oder kurse benötigt.

Weitere Vorlagen

Zusätzlich zu den neueren Vorlagen sind bereits weitere Templates zum Eindruck in die offiziellen Bescheinigungen verfügbar:

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Änderungen im SMS-Versandangebot

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Wir möchten euch über eine wichtige Änderung in unserem SMS-Angebot informieren. In den letzten Jahren haben wir zwei Versandmethoden angeboten: Standard-SMS und Prio. Leider stellt unser Anbieter für Prio-SMS seine Dienstleistung ein.

Für echte zeitkritische SMS, sind viele von euch bereits auf alternative Lösungen umgestiegen. Zudem sind die SMS-Kanäle nicht mehr so ausgelastet wie noch vor einem Jahrzehnt. Auch an hochfrequentierten Tagen wie bspw. Silvester werden Standard-SMS innerhalb kurzer Zeit zugestellt.

Da Prio-SMS aus all diesen Gründen nur wenig genutzt wurden, haben wir beschlossen, zukünftig nur noch Standard-SMS anzubieten. Der Preis bleibt mit 9ct / SMS gleich.

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Push-Benachrichtigungen der iOS- Mobilgeräte-App

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Aufgrund eines technischen Problems kann es in den vergangenen Tagen zu Problemen beim Empfang von Push-Benachrichtigungen gekommen sein. Solltet ihr weiterhin keine Nachrichten empfangen, startet die Mobilgeräte-App bitte einmal komplett neu. Dies betrifft nur die App für iOS.

Bitte gebt diese Info auch an eure Mitglieder weiter.
Vielen Dank für euer Verständnis und wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten! 🙏

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Wartung 29.05.2024 – MobileApp für Android

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Am Mittwoch, den 29.05.2024, führen wir ein notwendiges Update der Google-Schnittstelle durch, die für den Versand von Push-Benachrichtigungen benötigt wird. Dadurch kann es vorkommen, dass die Push-Funktionalität der HiOrg-Server Mobilgeräte-App für Android zwischen 14:00 und 16:00 Uhr eingeschränkt ist.

Der HiOrg-Server selbst bleibt durchgehend verfügbar und auch die Nutzung der Mobilgeräte-Apps für iOS wird voraussichtlich nicht beeinträchtigt.

Vielen Dank für euer Verständnis. Wir entschuldigen uns für eventuelle Unannehmlichkeiten.

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HiOrg-Server KURSE: QR-Codes auf Teilnahmebestätigung & weitere Updates

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Zeitraum für die SMS-Erinnerung jetzt wählbar

Habt ihr das Update zur Erinnerungsfunktion schon entdeckt? Es gibt nun die Möglichkeit festzulegen, wie viele Tage vor Kursbeginn eure Teilnehmenden eine SMS-Erinnerung erhalten sollen. Der Zeitraum (bis zu 7 Tage) kann in den Einstellungen ( System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) angepasst werden.

Zeitraum SM-Erinnerung an TN einstellen

So haltet ihr eure Kursteilnehmer immer auf dem Laufenden und reduziert eure No Show-Rate.

Mustervorlage der DGUV jetzt mit QR-Code

Für ermächtigte Stellen stehen in HiOrg-Server KURSE verschiedene DGUV-Mustervorlagen für Teilnahmebestätigungen zur Verfügung.
Auf der Vorlage „VBG-Standardvorlage EH-Aus-/Fortbildung und EH in Bildungs- und Betreuungseinricht. (Stand 10/2023)“ haben wir nun zwei QR-Codes hinterlegt. Diese Codes führen auf die Webseite der DGUV und öffnen die vorgeschriebene Information zu den Lehrinhalten (DGUV Information 204-007 und DGUV Information 204-008). Diese können die Teilnehmenden sich dann selbst herunterladen.

Die Vorlage kann von ermächtigten BG-Ausbildungsstellen beim Kurstyp ausgewählt werden (System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine – Auswahlfeld: ‚Vorlage TN-Bescheinigung laden‘).

Mustervorlage DGUV

Ihr seid eine ermächtigte Stelle, aber nutzt die komfortable BG-Funktionalität in HiOrg-Server KURSE bisher noch nicht? Startet doch jetzt gleich damit, indem ihr eure BG-Kennziffer in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) hinterlegt. Erst danach werden viele Spezialfunktionen freigeschaltet. Bei Fragen helfen wir euch gerne weiter!

Erweiterung der Statistik um Umsätze aus Zusatzleistungen

Statistiken ermöglichen es, wichtige Einblicke zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sie Daten in verständlicher Form präsentieren und Trends aufzeigen. Bei der Statistik in HiOrg-Server KURSE kann nun auch die Option „Umsatz Zusatzleistungen“ ausgewählt werden. Ihr findet die Optionen im Menü Kurse > Statistik.

Es fließen nur Zusatzleistungen von Teilnahmen in die Summe mit ein, wenn die Kursgebühr für die Teilnahme als bezahlt markiert wurde.

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Alte QSEH-Schnittstelle deaktiviert

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Die alte Schnittstelle zur Meldung von Kursen an die QSEH ist nun deaktiviert. Daher ist keine Lehrgangsmeldung über die alte Schnittstelle mehr möglich.

Eine Ankündigung zur Umstellung findet ihr auf den Seiten der QSEH: Ankündigung.

Neue Schnittstelle zu meineQSEH

Es gibt eine neue Schnittstelle mit verbesserten Funktionen. Um diese zu aktivieren, müssen neue Zugangsdaten in den Einstellungen hinterlegt werden. Diese Zugangsdaten könnt ihr bei meineQSEH selbst erzeugen (hier findet ihr weitere Informationen und eine Anleitung).

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Neue Funktion: Chat zum Dienst

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Team-Wohlfahrt App - Der Chat zum Dienst

🚀 Neu bei HiOrg-Server PRO: Kommunikation auf einem neuen Level! 📱💬
Wer aufmerksam in HiOrg-Server unterwegs war, hat vielleicht schon unser aufregendes, neues Feature entdeckt: In Zusammenarbeit mit der Firma D&T Internet GmbH präsentieren wir eine DS-GVO-konforme Chatfunktion. Ab sofort könnt ihr über die Mobilgeräte-App in dienstinternen Gruppen direkt kommunizieren, um eure Arbeitsabläufe noch effizienter zu gestalten.

Zu jedem Dienst kann ein Chat aktiviert werden. Hierbei handelt es sich um einen voll datenschutzkonformen Gruppenchat, zu welchem automatisch alle bei der Veranstaltung beteiligten Personen (Dienst-Verantwortlicher, sowie alle fest eingeteilten Mitglieder) Zugriff haben.

Die Chatfunktion wird technisch realisiert und bereitgestellt durch die App Team Wohlfahrt der Firma D&T Internet (Köln).

Einrichtung in HiOrg-Server

Der Admin des HiOrg-Servers muss zunächst einmalig in den Einstellungen (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren) die Nutzung der Chatfunktion grundsätzlich aktivieren.
Hinweis: Zur automatisierten Anlage eines Mandaten werden Name und Anschrift, sowie die E-Mail-Adressen „allgemein“ und „Web-Admin“, der Organisation an den Betreiber der Team Wohlfahrt-App übertragen.

Ab dann findet sich bei den Details jeder Veranstaltung eine Funktion, um den Chat bei dieser Veranstaltung zu aktivieren.

Sobald dies geschieht wird automatisch eine Chatgruppe angelegt und bei jeder Änderung des beteiligten Personals (bspw. Einteilung) auch die Teilnehmer im Chat synchron gehalten.

Nutzung durch Mitglieder

Um den Chat zu nutzen, muss die Team Wohlfahrt-App einmalig auf dem Mobilgerät installiert werden.
Die Anmeldung erfolgt per Single Sign-On (SSO) über HiOrg-Server, sodass keine separate Registrierung erforderlich ist.
Die Zuordnung der Helfer zu den einzelnen Chats geschieht automatisch durch eine Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und Team Wohlfahrt-App, es ist keine weitere Aktion nötig.

In der HiOrg-Server Mobilgeräte-App findet sich bei den Details der Veranstaltung ein Button, über welchen die Nutzer direkt den Chat zu diesem Dienst öffnen können.

🔥 Eine detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung findet ihr im HiOrg-Server Wiki. Alle relevanten Informationen rund um die Chatfunktion haben wir in einem FAQ-Beitrag zusammengefasst.

Datenschutz

Alle Inhalte der Chats sind vollständig Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sämtliche Daten befinden sich auf Servern in Deutschland unter der Verwaltung rein deutscher Firmen, die mit uns eine AV-Vereinbarung abgeschlossen haben. Somit werden die Anforderungen von DS-GVO und BDSG (sowie auch der kirchlichen Datenschutzgesetze) nicht nur vollständig erfüllt, sondern deutlich übertroffen.

Nach dem Ende der zugehörigen Veranstaltung ist der Chat noch für 2 Tage in vollem Umfang nutzbar. Danach kann er noch für 30 Tage angesehen werden, dann wird der Chat mit sämtlichen Inhalten gelöscht.

Los geht`s!

Hört sich gut an? Am besten probiert ihr den Chat gleich mal aus 🔥. Wir freuen uns, dass wir eure Arbeit mit diesem aufregenden Update weiter erleichtern können und sind gespannt auf euer Feedback!

🤗 Ein herzliches Dankeschön geht an alle Tester unseres Prototyps für ihre wertvolle Unterstützung und die hilfreichen Anmerkungen.

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