Edit 11.03.2024: Unser Ansprechpartner der QSEH hat uns mitgeteilt, dass der Termin zur Abschaltung der alten Schnittstelle auf 30.04.2024 verschoben wurde.

Gute Neuigkeiten für unsere meineQSEH-Nutzer! 🎉

Wir freuen uns sehr, euch mitteilen zu können, dass unsere brandneue Schnittstelle zur Übertragung von Kursdaten aus HiOrg-Server KURSE zum meineQSEH-Portal jetzt offiziell veröffentlicht wurde!

Ab sofort könnt ihr in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Ausbildung allgemein) eure neuen Zugangsdaten hinterlegen. Dazu muss in meineQSEH zuerst ein Unterkonto für den Zugang angelegt werden. Als Unterstützung haben wir eine Videoanleitung erstellt, die euch bei der Einrichtung der Schnittstellennutzung behilflich sein wird.

Die Kurse werden euch wie gehabt in HiOrg-Server KURSE zur Meldung bei der QSEH vorgeschlagen. In Einzelfällen kann eine Anpassung der Adressdaten des hinterlegten Veranstaltungsortes notwendig werden. Dies kann innerhalb des Meldevorgangs erledigt werden und ist höchstens einmal pro Kursort erforderlich. Zusätzlich empfehlen wir, vor der Meldung zu kontrollieren, dass ein Ansprechpartner (für die QSEH) beim Kursort hinterlegt ist. Diese Information wird zur Übertragung zwingend benötigt.

Als nächsten Schritt werden wir eine Anzeige implementieren, die den Status eines gemeldeten Kurses automatisiert bei meineQSEH abfragt und anzeigt, ob alles „ok“ ist oder ein Problem erkannt wurde.

Für einen Übergangszeitraum (voraussichtlich bis Ende März) ist ein Wechsel zurück zur alten Schnittstelle möglich (bitte haltet dafür eure alten Zugangsdaten bereit!). In diesem Fall sind wir für eure Rückmeldung dankbar, wo es Schwierigkeiten mit der neuen Schnittstelle gab. So können wir diese umgehend beheben.

Anzeige der Kursliste angepasst

Wird eine größere Anzahl an Kursterminen über HiOrg-Server KURSE abgewickelt, so kann es zu längeren Ladezeiten bei der Kursliste kommen. Aus diesem Grund haben wir hier eine Anpassung vorgenommen, so dass standardmäßig nur noch die Termine der nächsten 3 Monate geladen werden.

Die Ansicht kann mit einem Klick auf die Gesamtzahl der Kurse verändert werden, oder ihr nutzt die Quicklinks (inklusive der freien Datumseingabe) am oberen Rand der Tabelle.

Erweiterung zu Verpflegungsinfos

Seit einiger Zeit können Ernährungsgewohnheiten von Mitgliedern in HiOrg-Server hinterlegt werden. Aufgrund eurer Rückmeldungen können diese nun auch in der Mitgliederliste eingeblendet und ausgedruckt werden. Dazu findet ihr bei der Spaltenauswahl im Kopfbereich der Seite die neue Checkbox „Ernährung“. Das Häkchen zur Sichtbarkeit versteckter Daten auf der Mitgliederliste wird beachtet.

Zusätzlich sind die Variablen (Platzhalter) zur Ausgabe der Ernährungsdetails nun auch für andere Formulare verfügbar.

  • [[$ernaehrung1]] – Helfer 1: Ernährungsgewohnheiten
  • [[$allerg_intol1]] – Helfer 1: Lebensmittelallergien/-intoleranzen
  • [[$verpflegung_weit1]] – Helfer 1: weitere Angaben zur Verpflegung

Bisher waren diese auf die Verpflegungslisten für Dienste / Termine beschränkt.


Systemformulare verbergen

In HiOrg-Server gibt es verschiedene Formulare, die vom System standardmäßig zur Verfügung gestellt werden, bspw. für interne Dienst-Details, eine Verpflegungsliste oder Kursteilnehmer-Datenblätter (in HiOrg-Server KURSE). Ihr findet sie unter „System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare“.
Diese Vorlagen (und alle eigenen) können zur besseren Übersicht nun ausgeblendet werden. Dazu gibt es in der Detailansicht einer Vorlage eine neue Checkbox, die folgendes bewirkt:

Checkbox: Vorlage verbergen
  • Das Formular wird in den Einstellungen als (verborgen) gekennzeichnet.
  • Verborgene Vorlagen werden im Formular-Center nicht angezeigt.
  • Links zu verborgenen Vorlagen werden auf der TN-Liste nicht angezeigt.
  • Verborgene Vorlagen sind weiterhin direkt aufrufbar, wenn man den Link kennt.

Beispiele für die Anwendung:

  • Standardformulare wie bspw. Dienst- oder Termin-Details (intern) sind nicht gewünscht, da eine eigene Vorlage erstellt wurde.
  • Es werden Kurse durchgeführt, die nicht mit der BG abgerechnet werden. Für diese Kurstypen kann das BG-Abrechnungsformular ausgeblendet werden. (in HiOrg-Server KURSE)

Ausbilder einteilen (HiOrg-Server KURSE)

Wurde ein Ausbilder zu einem Kurs eingeteilt, war bisher nicht deutlich erkennbar, wie sich das System im Anschluss verhält. Hier haben wir etwas nachgebessert und so kann man nun direkt per Button entscheiden, ob nach der Einteilung noch Benachrichtigungen zum Vorgang versendet werden sollen.

Ausbilder einteilen

Teilnehmerliste (HiOrg-Server KURSE)

Ein kleines Update gibt es auch bei der Teilnehmerliste von Kursen. Um einen besseren Workflow zu ermöglichen, kann man bei Firmenteilnehmenden nun direkt zu den entsprechenden Kundendetails springen, ohne dass man den Umweg über das Anwendungsmenü nehmen muss. Dazu genügt ein Klick auf den Unternehmensnamen.
In den Kundendetails findet ihr neben Kontaktangaben auch Informationen zu hinterlegten Kursorten, Berufsgenossenschaften und allen Kursen, die mit Mitarbeitenden aus diesem Unternehmen durchgeführt wurden.


Wir sind froh, mit unseren kontinuierlichen kleinen Updates einen Beitrag zu eurer Unterstützung leisten zu können, und freuen uns wie immer auf euer Feedback.

Mobile App HiOrg-Server Classic 2013

Im Jahr 2019 haben wir die HiOrg-Server Mobilgeräte-App auf „neue Beine gestellt“, um euch ein optimales Nutzungserlebnis zu bieten. Um Kompatibilitätsprobleme auf Android-Geräten zu minimieren, wurde parallel dazu eine Classic-Version der App bei Google Play angeboten, die HiOrg-Server Classic 2013.

Diese App wurde nicht weiterentwickelt, ermöglichte jedoch Nutzern mit älteren Geräten die fortlaufende Nutzung unserer App. Nun müssen wir leider Tschüss sagen, denn die Classic-App erfüllt nicht länger die aktuellen Sicherheitsstandards und Anforderungen des Google Play Store. Aus diesem Grund wird die Classic-App im Laufe der KW 04 aus Google Play enfernt.
Zeit für ein Update: Holt euch die neueste Version der HiOrg-Server Mobile-App, um alle neuen Features und Verbesserungen zu nutzen (auch für iOS verfügbar).

Übrigens, wenn ihr immer die neuesten Funktionen testen wollt, schaut euch doch unser Beta-Programm an. Meldet euch an und werdet Teil der exklusiven Gruppe, die die Zukunft der HiOrg-Server Mobile-App mitgestaltet. Alle Infos findet ihr in unserem Forum, zu erreichen über beta.hiorg-server.de

Android, Google Play und das Google Play Logo sind Marken von Google LLC.

Edit 24.01.2024: Wow. Herzlichen Dank für die zahlreichen Rückmeldungen zu unserer neuen Schnittstelle. Momentan haben wir bereits genügend Tester gefunden. Nochmals vielen Dank für euer Engagement und euer Interesse an unserer Arbeit. 🫶

Aktuell arbeiten wir an der neuen Schnittstelle zu „meineQSEH„, dem Onlineportal der Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH).

Die Grundfunktionalitäten sind nun bereit und entsprechen dem Funktionsumfang der bekannten Schnittstelle. Nun suchen wir interessierte Personen, die gerne schon jetzt die neue Schnittstelle aktiv im Tagesgeschäft nutzen möchten, bevor sie für alle freigegeben wird.
Euer Feedback wird dazu beitragen, eventuelle letzte Anpassungen vorzunehmen. Bei Interesse oder Fragen rund um den Ablauf schreibt uns bitte eine Nachricht (Formular / E-Mail), wir melden uns dann bei euch. 🤝

Die alte Schnittstelle wird im März abgeschaltet. Bei Fragen stehen wir euch auch dazu gerne zur Verfügung.

Ausbildungsbeauftragte Petra Kolleechin

Die QSEH-Schnittstelle

Wenn ihr eine Ermächtigung zur Aus- und Weiterbildung von Betriebshelfern habt, müssen alle für Betriebshelfer geeigneten Kurse bei der VBG gemeldet werden. Durch die Schnittstelle zwischen HiOrg-Server KURSE und der Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH) genügt es, die Daten zu euren Kursterminen im System einzutragen bzw. aktuell zu halten – HiOrg-Server KURSE übermittelt dann alle notwendigen Daten auf Knopfdruck an die BG-QSEH.

Vor Kurzem haben wir es bereits angekündigt, nun ist es soweit: HiOrg-Server KURSE bietet euch nun die Möglichkeit, automatische SMS-Erinnerungen an die Teilnehmenden eurer Kurse zu versenden. 📲

Mit dieser Funktion könnt ihr nicht nur die Kommunikation mit euren Kursteilnehmenden verbessern, sondern auch die No-Show Rate deutlich verringern. Keine Sorge mehr um verpasste Kurse – mit unseren Erinnerungs-SMS sind eure Teilnehmenden immer bestens informiert und pünktlich am Start!

Und so funktioniert es

Um die Erinnerungsfunktion zu nutzen, müssen ein paar Punkte beachtet werden:

1️⃣ Das SMS-Feature muss im System aktiviert werden (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Ausbildung allgemein). Der Versand der Erinnerung erfolgt einen Tag vor Kursbeginn.

2️⃣ Bei Selbstzahlern muss die Telefonnummer erfasst werden (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Ausbildung allgemein).

3️⃣ Einzelne Kurstypen können für die Erinnerung aktiviert werden (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Kurstypen / Lehrscheine). Der jeweilige Text der SMS kann dabei im Kurstyp angepasst werden.

4️⃣ Das SMS-Konto muss ein Guthaben aufweisen (System > Mein HiOrg-Server > SMS-Konto).
Der Versand der Erinnerungen erfolgt kursweise, jedoch nur bei ausreichender Deckung. Wir empfehlen die Aufladung des SMS-Kontos per Lastschrift.

Eine Zusammenfassung in den Benachrichtigungen und eine detaillierte Aufstellung im Nachrichtenarchiv (System > Nachrichtenarchiv > Typ: SMS) sorgen für den Überblick über die versendeten Erinnerungen.

Bitte beachtet, dass die Funktion nur für Selbstzahlende verfügbar ist und nicht für Teilnehmende der UVT. Diese können aber bspw. über die Rundmailfunktion der Teilnehmerliste per E-Mail erreicht werden.

🤗 Ein herzliches Dankeschön geht an alle Tester unseres Prototyps für ihre wertvolle Unterstützung und die hilfreichen Anmerkungen. Wir freuen uns, dass wir eure Arbeit mit diesem Update weiter erleichtern können.

Ein spannendes und ereignisreiches Jahr neigt sich dem Ende zu. Viel ist bei uns passiert, das meiste im Verborgenen, und deshalb möchten wir euch nun von den aktuellen Entwicklungen in unserem Unternehmen erzählen und euch einen Blick hinter die Kulissen 2023 geben.

Stillstand ist Rückschritt.

20 Jahre HiOrg-Server. Wir sind stolz auf unsere bisherige Laufbahn und auf die Beständigkeit mit der wir Helfenden helfen können. Aber um euch weiter dieses stabile Niveau zu bieten, müssen auch wir mit der Zeit gehen und uns weiterentwickeln. In diesem Jahr haben wir einen bedeutenden Schritt in Richtung Weiterentwicklung gemacht, indem wir einen umfassenden Innovationsprozess durchlaufen haben. Dabei haben wir auf die Expertise und Erfahrung externer Coaches gesetzt, um frische Perspektiven und Ideen zu integrieren. Ein besonderer Dank geht dabei an Matthias und Ben von den Roten Robben und an die liebe Christina von teamgeist.

Im Fokus stand die Stärkung unserer internen Prozesse, die Öffnung des Unternehmens nach außen in Richtung unserer Kunden und Partner, und die Transformation unserer Unternehmenskultur in Richtung New Work-Konzepte. So konnten wir uns intern nachhaltig verändern. Wir haben dabei nicht nur strukturelle Anpassungen vorgenommen, sondern auch einen Schwerpunkt auf die menschliche Seite gelegt. Schulungen und Workshops wurden durchgeführt, um so Talente zu fördern, um die Fähigkeiten und den Teamspirit unserer Mitarbeiter zu stärken.

„Menschen, die Gutes tun und dafür sorgen, dass anderen geholfen wird, werden dabei nicht durch organisatorische Aufgaben gebremst.“

Vision der HiOrg Server GmbH

Wo ist die Wunschliste?

Dies mag nach außen hin aktuell weniger sichtbare Ergebnisse haben, aber wir sind fest davon überzeugt, dass wir so unserer Vision Rechnung tragen und nachhaltig unsere langfristigen Ziele erfüllen können. Diese Transformation ist wichtig, um den sich ständig verändernden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Dabei geht es uns nicht nur um den wirtschaftlichen Erfolg, sondern auch darum, einen positiven Einfluss auf unsere Gemeinschaft auszuüben. Mit Hilfe unseres gemeinsam entwickelten Mindsets wollen wir im neuen Jahr richtig durchstarten 🚀.

Als direkte Konsequenz unserer kontinuierlichen Weiterentwicklung haben wir uns im Sommer dazu entschieden, die Wunschliste in HiOrg-Server abzuschalten. In ihrer bisherigen Form konnte sie ihren ursprünglichen Zweck einfach nicht mehr sinnvoll erfüllen.

Aber keine Panik, die bisherigen Einträge sind nicht verloren, sondern dienen uns weiter als wertvolle Information für Features. Unser Ziel ist es, zukünftig einen direkten Austausch mit euch zu fördern. Durch diese direkte Kommunikation möchten wir besser verstehen, was euch im Alltag bewegt und welche Herausforderungen ihr erlebt. Indem wir eure Perspektiven nachvollziehen, können wir gezieltere Lösungen entwickeln und euch noch besser unterstützen.
Deswegen möchten wir euch ermutigen, gerne in direkten Kontakt mit uns zu treten.

Persönlich statt förmlich: #gernePerDu

Wir schätzen die enge Verbindung, die wir mit vielen von euch schon aufbauen konnten. Um einen noch persönlicheren Dialog zu ermöglichen, möchten wir euch zukünftig gerne zum kollegialen ‚Du‘ einladen. Viele unserer Teammitglieder kommen aus dem Ehrenamt und leben es dort auch so. Also keine Scheu, wir beißen nicht 😃.

Die Umstellung aufs ‚Du‘ ist für uns ein Ausdruck von Nähe und gegenseitigem Respekt. Wir möchten, dass ihr euch bei uns nicht nur als Kunden, sondern als Teil unserer Gemeinschaft fühlt. Diese Veränderung reflektiert unser Bestreben, eine offene und freundliche Atmosphäre zu schaffen, die uns dabei hilft, noch besser auf eure individuellen Bedürfnisse einzugehen.

Allerdings werden wir niemanden ungefragt am Telefon mit einem ‚Du‘ überfallen und auch der HiOrg-Server selbst wird sich (aus organisatorischen Gründen) erstmal langsam ans ‚Du‘ gewöhnen.

👉 Euer Feedback und eure Anregungen sind uns dabei besonders wichtig. Wenn ihr Fragen oder Bedenken habt, zögert bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind stets offen für den Dialog und möchten sichergehen, dass diese Veränderung gut für euch funktioniert.

Same but different

Was hat es uns gebracht? In dieser Woche hatten wir unseren Jahresabschluss, bei dem wir den Strich unter 2023 gezogen haben. Wir haben das vergangene Jahr Revue passieren lassen und mit einem offenen, kritischen Blick bewertet, was wir erreicht haben.

Das Ergebnis stimmt uns positiv. HiOrg Server bleibt von Herz und Kopf her gleich, nur die Methodik ändert sich und geht mit der Zeit. HiOrg Server ist bereit für 2024 und wir freuen uns, den Weg mit euch gemeinsam zu gehen.

Wir sagen allen Nutzenden und Admins ein herzliches Dankeschön. Danke für euer Vertrauen. Danke für eure Zeit, um uns mit Anregungen, Ideen und Feedback zu helfen, so dass wir HiOrg-Server auch in diesem Jahr weiter verbessern konnten! 🫶

Fröhliche Feiertage!

🎄Das gesamte Team vom HiOrg-Server wünscht euch und euren Lieben ein friedvolles Weihnachtsfest und einen guten Start in neue Jahr 2024!

Zwischen den Tagen wird unsere fleißige Wichtelmannschaft viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie fürs neue Jahr tanken. Wir hoffen auf euer Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit ein klein wenig langsamer reagiert als sonst. Im neuen Jahr sind wir dann wieder mit voller Kraft und Besetzung für euch da.
Alle Server werden natürlich wie gewohnt, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Anfragen beantworten – unabhängig von Wochenende und Feiertagen.

Ausbildungsbeauftragte Petra Kolleechin

Wir möchten euch über die aktuelle Situation bezüglich der Schnittstelle zur Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH) informieren. Diese Schnittstelle ermöglicht die direkte Meldung von BG-Kursen aus HiOrg-Server KURSE heraus an die QSEH.

Im Mai wurde das neue Online-Portal der QSEH („meineQSEH“) in Betrieb genommen. Seitdem kommt es leider immer wieder zu Problemen bei der Kursmeldung. Wir stehen mit unseren Ansprechpartnern bei der QSEH in engem Kontakt, allerdings liegen die auftretenden Fehler außerhalb unseres Einflussbereichs, da wir nicht für die technische Zuverlässigkeit dieser Schnittstelle verantwortlich sind. Trotzdem unterstützen wir euch bei Problemen natürlich gerne.

Nun zu den erfreulichen Neuigkeiten: Nach Erhalt der Dokumentation Ende Oktober haben wir die Planung für die neue Schnittstelle abgeschlossen und mit der Umsetzung begonnen. Die Fertigstellung ist für Ende des Jahres geplant.

Die alte Schnittstelle wird im März abgeschaltet. Um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen, suchen wir motivierte Personen, die bereit sind, die neue Schnittstelle zu testen. Der Testzeitraum wird kurz vor der Fertigstellung liegen, und euer Feedback wird dazu beitragen, eventuelle letzte Anpassungen vorzunehmen.

Wir danken euch im Voraus für euer Verständnis und eure Zusammenarbeit während dieser Übergangsphase. Bei Fragen stehen wir euch gerne zur Verfügung.