Angesichts der besonderen Herausforderungen, die viele Disponenten derzeit meistern müssen, haben wir die reguläre Entwicklung pausiert, und spontan ein Projekt eingeschoben:
Um die Personalplanung in Krisenzeiten weiter zu vereinfachen, gibt es nun für Disponenten eine Übersicht über verfügbares Personal.

Abwesenheit eintragen

Grundsätzlich können Helfer schon länger über den Menüpunkt »Mein Konto > Abwesenheiten« Zeiträume hinterlegen, in denen sie für Dienste nicht zur Verfügung stehen, bspw. wenn sie in Urlaub sind. Dies wurde dann bei der Diensteinteilung berücksichtigt und der Disponent konnte zusätzlich im Menü »Mitglieder > Abwesenheiten« eine Urlaubsliste einsehen.
Anm.: Nicht wundern: Tatsächlich hießen die Menüpunkte bis vor kurzem »Urlaub« bzw. »Urlaubsübersicht«.

Neue Übersicht: Personal-Verfügbarkeit

In Anbetracht der aktuellen Lage haben wir eine zusätzliche Übersicht erstellt, wo auf einen Blick ersichtlich ist, welche Mitarbeiter verfügbar sind und welche, bspw. wegen Quarantäne, ausfallen. Die Informationen können direkt über das Hauptmenü aufgerufen werden (Menüpunkt »Personal-Verfügbarkeit«).
Diese Ansicht ist für Nutzer mit dem Recht »mitarbeiter«, »sandienst« oder für Mitglieder des Leitungsteams verfügbar.

Abwesenheit eintragen per App

Voraussetzung für die sinnvolle Nutzbarkeit dieser Funktion ist natürlich eine aktive und zeitnahe Pflege der Abwesenheiten durch alle Helfer. Um dies möglichst einfach zu gestalten, wird die Mobilgeräte-App um die Möglichkeit zum Eintragen von eigenen Abwesenheiten erweitert. Das Update v5.3.0 wird in den nächsten Tagen zunächst als Beta-Version freigegeben. Weitere Informationen zu den Beta-Versionen finden Sie hier.
Bis dahin können Nutzer sich über den Menüpunkt »zur Web-Ansicht« mit einem Klick komfortabel aus der App direkt in der Webanwendung einloggen.

Wir hoffen, dass diese schnelle Lösung auch in Ihrer Organisation nützlich ist, und freuen uns über Ihr Feedback.

Seit einigen Tagen schildern Nutzer uns Ihre aktuellen Problemstellungen und fragen, wie sie den HiOrg-Server unterstützend nutzen können. Die Abläufe, die aktuell in vielen Hilfsorganisationen aufgebaut werden unterscheiden sich oft von denen des Normalbetriebs – daher muss man auch beim HiOrg-Server manchmal neue Wege finden. Im folgenden Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie HiOrg-Server Ihnen bei den besonderen Herausforderungen der aktuellen Krise hilfreich zur Seite stehen kann.

Regelmäßiger Dienstplan mit mehreren Schichten

HiOrg-Server vefügt bisher nicht über eine „klassische“ Funktion zum Erstellen eines regelmäßigen Dienstplans. Allerdings kann trotzdem ein regelmäßiger Dienst über einen kleinen Umweg abgebildet werden – sogar mit mehreren Schichten.

  1. Legen Sie einen neuen Dienst an. Fügen Sie bei Bedarf eine oder mehrere Schichten hinzu.
  2. Setzen Sie im unteren Bereich der Eingabemaske (»Wiederholen als Dienstserie«) das Häkchen bei »Wiederholung«. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Turnus genauer definieren können.
    Dienstserie als Workaround zum regelmäßigen Dienstplan
  3. Sobald die Dienstserie angelegt ist, können Sie wie gewohnt Ihre Mitarbeiter einteilen oder sich melden lassen.

Information an alle Helfer senden

Zur raschen Weitergabe aktueller Infos bietet HiOrg-Server die Möglichkeit, über den Menüpunkt »Kommunikation > Rundmail senden« eine Rundmail an alle Helfer oder einzelne Gruppen zu versenden. Diese Funktion finden Sie ebenfalls in den Apps – z.B. wenn Sie ein spontanes, kurzes Lage-Update verbreiten müssen.

Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Mitglieder dazu jeweils ihre Erlaubnis zum Empfang gegeben haben müssen (Einstellung im Benutzerkonto: Reiter »Benachrichtigungen«).

Abwesenheiten / Personalverfügbarkeit

Momentan ist bei vielen Organisationen erhöhte Einsatzbereitschaft ausgerufen und es ist wichtig zu wissen, wenn einzelne Helfer bspw. wegen Quarantäne nicht verfügbar sind. Hier bietet sich die Funktion der „Abwesenheiten“ im Bereich Mitglieder bzw. Mein Konto an. Dort können die Helfer eintragen, wenn Sie in nächster Zeit nicht zur Verfügung stehen und der Disponent (sowie das gesamt Leitungsteam) hat immer den Überblick. Mit dem Punkt »zur Web-Ansicht« im Hauptmenü der Apps ist diese Funktion auch mobil schnell erreichbar.

Benachrichtigungen über eingetragene Abwesenheiten werden an die Mail-Adresse versandt, die unter »System > Einstellungen > Organisationsdaten« hinterlegt ist. Das betreffende Feld heißt »E-Mail für Abwesenheitsmeldungen«.

Pssst: In diesem Bereich arbeiten wir gerade an einem Update – freuen Sie sich auf die kommenden Tage!

Erweiterung Rechnungsexport & Umsatzsteuer-Erfassung zurückgehalten

In den vergangenen Monaten haben wir an einer großen Erweiterung im Bereich Rechnungen gearbeitet. Dabei ging es um das Exportieren von Rechnungen, Einführung einer Debitorennummern-Verwaltung und der Möglichkeit Rechnungen mit ausgewiesenen Steuern zu erstellen und zu verwalten. Die Erweiterung ist inzwischen fertig, aber wir haben uns vor dem Hintergrund der aktuellen Corona-Krise dagegen entschieden, diese jetzt ins System zu integieren. Die Umstellung würde zu einer größeren Änderung der Bedienung des HiOrg-Server führen, was wir unseren derzeit teilweise stark belasteten Kunden nicht zumuten möchten. Auf der anderen Seite besteht im Moment auch wenig Bedarf an der Funktion, da viele Dienste & Kurse, die sonst mit dem HiOrg-Server abgerechnet würden, aktuell nicht stattfinden dürfen.

Wir sind da für Sie!

Auch wenn wir aufgrund der aktuellen Situation alle selbst ins Homeoffice gewechselt sind, möchten wir Sie „da draußen“ weiterhin bestmöglich unterstützen. Dank flexibler Strukturen haben wir jahrelange Übung darin, es kommt also zu keinerlei Beeinträchtigungen (auch nicht beim Server selbst). Solange hier im Saarland kein Katastrophenfall ausgerufen wird, ist unser Team auch vollständig für Sie da, ansonsten werden ein paar unserer Kollegen freigestellt. Trotzdem werden wir auch dann den Basisbetrieb aufrecht erhalten, und die wichtigsten Supportanfragen beantworten können.

Lassen Sie uns wissen, welche besonderen Herausforderungen Sie gerade haben. Viele (auch außergewöhnliche) Anwendungsfälle können mit dem HiOrg-Server abgebildet werden – wenn auch manchmal nicht auf den ersten Blick. Am Besten nutzen Sie dafür bitte unser Forum, wir helfen gerne weiter!

Beim Bestätigen von eingereichten Helferstunden und beim Erfassen freier Helferstunden gibt es eine kleine Erweiterung:
Es steht nun die Checkbox »Danach weitere Helferstunden bestätigen« zur Verfügung, wenn weitere Helferstunden (zu anderen Veranstaltungen) vorliegen. Nach dem Speichern wird man direkt zum nächsten Datensatz weitergeleitet, anstatt wie bisher zurück zur Übersicht zu gelangen.
Beim Einreichen von Helferstunden können analog dazu direkt weitere Stunden angelegt werden (mittels der Checkbox »Danach weitere Helferstunden erfassen«).

Zauberstab Wunschliste

Dieses Update setzt 1 Vorschlag mit 60 Votes von unserer Wunschliste um.

Früher musste man oft mit einer Unterschrift bestätigen, dass man wichtige Informationen gelesen hat. Diese Bestätigung lässt sich in HiOrg-Server PRO / KURSE nun mit der Funktion »Lesebestätigung für Dokumente« vereinfachen.

Beim Anlegen eines allgemeinen Dokuments, bspw. einer Dienstanweisung, kann mit der Checkbox „Lesebestätigung“ angefordert werden, dass die Mitglieder der Organisation die Kenntnisnahme bestätigen sollen. Dies lässt sich nach Gruppen differenzieren und kann auch nachträglich in der Detailansicht des Dokuments aktiviert werden.

Durch eine Meldung auf der Übersichtsseite wird das einzelne Mitglied auf die notwendige Bestätigung hingewiesen und auf Klick zur Dokumentenübersicht weitergeleitet. Hinweis: Das Lesen eines Dokumentes kann auch in der HiOrg-Server Mobilgeräte-App bestätigt werden.

Mitglieder mit dem Recht »dokumente« (oder aus dem Leitungsteam) können im Dokumentenbereich die Kenntnisnahme kontrollieren. Eine Erinnerungsmöglichkeit per E-Mail rundet die Funktion ab.

Zauberstab Wunschliste

Diese Neuerung setzt einen Vorschlag mit 55 Votes von der Nutzer-Wunschliste um.

Beim Verwalten von Material mit HiOrg-Server kann auch ein spezieller Verantwortlicher eingetragen werden. Dieser wird dann bspw. über anstehende Wartungstermine informiert.

Diese Zuständigkeit kann nun für mehrere Materialien gleichzeitig verändert werden. Dazu werden die entsprechenden Einträge mittels Checkbox ausgewählt und mit der Mehrfachauswahl am unteren Ende der Materialliste («Verantwortliche») bearbeitet.

Im folgenden Dialog können Verantwortliche ergänzt (+), ersetzt («Pfeil abwärts») oder entfernt () werden. Zur vollständigen Übersicht werden auch bereits eingetragene Personen angezeigt.

Zauberstab Wunschliste

Dieses Update setzt einen Vorschlag mit 18 Votes von unserer Wunschliste um.

Der Dienstbereich ist eines der Herzstücke von HiOrg-Server und kombiniert Personalmanagement mit den zahlreichen Anforderungen und Eckdaten eines Dienstes. Um deren Eingabe übersichtlicher zu gestalten, wurde die Ansicht „Dienst anlegen“ optisch verbessert und teilweise neu strukturiert. Die maßgeblichen Veränderungen fanden allerdings „unter der Haube“ statt und ermöglichen uns zukünftig, die Entwicklung neuer Funktionen zügiger und gezielter auszuführen.

Eine deutliche Änderung gibt es im Bereich „Dienst mit mehreren Schichten / Abschnitten“. Dort erscheint bei mehreren Zeiträumen eine übersichtliche Kurzdarstellung mit mehreren Boxen. Durch Klick auf eine Box wird die enstprechende Schicht ausgewählt und die zugehörigen Daten werden unterhalb vollständig angezeigt.

Sie sind neugierig geworden und möchten direkt von der optimierten Ansicht profitieren? Nichts einfacher als das, nutzen Sie den Link «zur neuen Eingabemaske wechseln» und arbeiten Sie direkt mit der neuen Oberfläche. Los geht’s, wir wünschen viel Spaß beim Ausprobieren!

Dienst anlegen - wechsel zur neuen Ansicht

Beim nächsten Aufruf der Dienstansicht startet das System wieder mit der alten Ansicht. Wenn Sie also momentan lieber noch die vertraute Version nutzen möchten, so können Sie das übergangsweise tun und bei Gelegenheit die verbesserte Ansicht testen. Auch später wird es für kurze Zeit noch die Möglichkeit geben, zur alten Version zurückzukehren.
Die Umstellung erfolgt automatisiert, aber nicht gleichzeitig für alle HiOrg-Server. Danach, als letzten Schritt, werden wir die alte Oberfläche abschalten. Daher möchten wir Sie ermutigen, die neue Oberfläche zeitnah zu nutzen.

Eine ausführliche Dokumentation zur neuen Dienstansicht gibt es in unserem Wiki-Handbuch. Sollten Sie trotzdem noch Fragen haben, Hilfe benötigen hilft unser Team gerne weiter. Für Feedback haben einen eigenen Bereich in unserem Forum eingerichtet, wir freuen uns auf Ihre Reaktionen.