Ein spannendes und ereignisreiches Jahr neigt sich dem Ende zu. Viel ist bei uns passiert, das meiste im Verborgenen, und deshalb möchten wir euch nun von den aktuellen Entwicklungen in unserem Unternehmen erzählen und euch einen Blick hinter die Kulissen 2023 geben.

Stillstand ist Rückschritt.

20 Jahre HiOrg-Server. Wir sind stolz auf unsere bisherige Laufbahn und auf die Beständigkeit mit der wir Helfenden helfen können. Aber um euch weiter dieses stabile Niveau zu bieten, müssen auch wir mit der Zeit gehen und uns weiterentwickeln. In diesem Jahr haben wir einen bedeutenden Schritt in Richtung Weiterentwicklung gemacht, indem wir einen umfassenden Innovationsprozess durchlaufen haben. Dabei haben wir auf die Expertise und Erfahrung externer Coaches gesetzt, um frische Perspektiven und Ideen zu integrieren. Ein besonderer Dank geht dabei an Matthias und Ben von den Roten Robben und an die liebe Christina von teamgeist.

Im Fokus stand die Stärkung unserer internen Prozesse, die Öffnung des Unternehmens nach außen in Richtung unserer Kunden und Partner, und die Transformation unserer Unternehmenskultur in Richtung New Work-Konzepte. So konnten wir uns intern nachhaltig verändern. Wir haben dabei nicht nur strukturelle Anpassungen vorgenommen, sondern auch einen Schwerpunkt auf die menschliche Seite gelegt. Schulungen und Workshops wurden durchgeführt, um so Talente zu fördern, um die Fähigkeiten und den Teamspirit unserer Mitarbeiter zu stärken.

„Menschen, die Gutes tun und dafür sorgen, dass anderen geholfen wird, werden dabei nicht durch organisatorische Aufgaben gebremst.“

Vision der HiOrg Server GmbH

Wo ist die Wunschliste?

Dies mag nach außen hin aktuell weniger sichtbare Ergebnisse haben, aber wir sind fest davon überzeugt, dass wir so unserer Vision Rechnung tragen und nachhaltig unsere langfristigen Ziele erfüllen können. Diese Transformation ist wichtig, um den sich ständig verändernden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Dabei geht es uns nicht nur um den wirtschaftlichen Erfolg, sondern auch darum, einen positiven Einfluss auf unsere Gemeinschaft auszuüben. Mit Hilfe unseres gemeinsam entwickelten Mindsets wollen wir im neuen Jahr richtig durchstarten 🚀.

Als direkte Konsequenz unserer kontinuierlichen Weiterentwicklung haben wir uns im Sommer dazu entschieden, die Wunschliste in HiOrg-Server abzuschalten. In ihrer bisherigen Form konnte sie ihren ursprünglichen Zweck einfach nicht mehr sinnvoll erfüllen.

Aber keine Panik, die bisherigen Einträge sind nicht verloren, sondern dienen uns weiter als wertvolle Information für Features. Unser Ziel ist es, zukünftig einen direkten Austausch mit euch zu fördern. Durch diese direkte Kommunikation möchten wir besser verstehen, was euch im Alltag bewegt und welche Herausforderungen ihr erlebt. Indem wir eure Perspektiven nachvollziehen, können wir gezieltere Lösungen entwickeln und euch noch besser unterstützen.
Deswegen möchten wir euch ermutigen, gerne in direkten Kontakt mit uns zu treten.

Persönlich statt förmlich: #gernePerDu

Wir schätzen die enge Verbindung, die wir mit vielen von euch schon aufbauen konnten. Um einen noch persönlicheren Dialog zu ermöglichen, möchten wir euch zukünftig gerne zum kollegialen ‚Du‘ einladen. Viele unserer Teammitglieder kommen aus dem Ehrenamt und leben es dort auch so. Also keine Scheu, wir beißen nicht 😃.

Die Umstellung aufs ‚Du‘ ist für uns ein Ausdruck von Nähe und gegenseitigem Respekt. Wir möchten, dass ihr euch bei uns nicht nur als Kunden, sondern als Teil unserer Gemeinschaft fühlt. Diese Veränderung reflektiert unser Bestreben, eine offene und freundliche Atmosphäre zu schaffen, die uns dabei hilft, noch besser auf eure individuellen Bedürfnisse einzugehen.

Allerdings werden wir niemanden ungefragt am Telefon mit einem ‚Du‘ überfallen und auch der HiOrg-Server selbst wird sich (aus organisatorischen Gründen) erstmal langsam ans ‚Du‘ gewöhnen.

👉 Euer Feedback und eure Anregungen sind uns dabei besonders wichtig. Wenn ihr Fragen oder Bedenken habt, zögert bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind stets offen für den Dialog und möchten sichergehen, dass diese Veränderung gut für euch funktioniert.

Same but different

Was hat es uns gebracht? In dieser Woche hatten wir unseren Jahresabschluss, bei dem wir den Strich unter 2023 gezogen haben. Wir haben das vergangene Jahr Revue passieren lassen und mit einem offenen, kritischen Blick bewertet, was wir erreicht haben.

Das Ergebnis stimmt uns positiv. HiOrg Server bleibt von Herz und Kopf her gleich, nur die Methodik ändert sich und geht mit der Zeit. HiOrg Server ist bereit für 2024 und wir freuen uns, den Weg mit euch gemeinsam zu gehen.

Wir sagen allen Nutzenden und Admins ein herzliches Dankeschön. Danke für euer Vertrauen. Danke für eure Zeit, um uns mit Anregungen, Ideen und Feedback zu helfen, so dass wir HiOrg-Server auch in diesem Jahr weiter verbessern konnten! 🫶

Fröhliche Feiertage!

🎄Das gesamte Team vom HiOrg-Server wünscht euch und euren Lieben ein friedvolles Weihnachtsfest und einen guten Start in neue Jahr 2024!

Zwischen den Tagen wird unsere fleißige Wichtelmannschaft viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie fürs neue Jahr tanken. Wir hoffen auf euer Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit ein klein wenig langsamer reagiert als sonst. Im neuen Jahr sind wir dann wieder mit voller Kraft und Besetzung für euch da.
Alle Server werden natürlich wie gewohnt, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Anfragen beantworten – unabhängig von Wochenende und Feiertagen.

Ausbildungsbeauftragte Petra Kolleechin

Wir möchten euch über die aktuelle Situation bezüglich der Schnittstelle zur Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH) informieren. Diese Schnittstelle ermöglicht die direkte Meldung von BG-Kursen aus HiOrg-Server KURSE heraus an die QSEH.

Im Mai wurde das neue Online-Portal der QSEH („meineQSEH“) in Betrieb genommen. Seitdem kommt es leider immer wieder zu Problemen bei der Kursmeldung. Wir stehen mit unseren Ansprechpartnern bei der QSEH in engem Kontakt, allerdings liegen die auftretenden Fehler außerhalb unseres Einflussbereichs, da wir nicht für die technische Zuverlässigkeit dieser Schnittstelle verantwortlich sind. Trotzdem unterstützen wir euch bei Problemen natürlich gerne.

Nun zu den erfreulichen Neuigkeiten: Nach Erhalt der Dokumentation Ende Oktober haben wir die Planung für die neue Schnittstelle abgeschlossen und mit der Umsetzung begonnen. Die Fertigstellung ist für Ende des Jahres geplant.

Die alte Schnittstelle wird im März abgeschaltet. Um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen, suchen wir motivierte Personen, die bereit sind, die neue Schnittstelle zu testen. Der Testzeitraum wird kurz vor der Fertigstellung liegen, und euer Feedback wird dazu beitragen, eventuelle letzte Anpassungen vorzunehmen.

Wir danken euch im Voraus für euer Verständnis und eure Zusammenarbeit während dieser Übergangsphase. Bei Fragen stehen wir euch gerne zur Verfügung.

Edit 29.11.2023: Wir möchten uns herzlich für die zahlreichen Rückmeldungen zu unserem neuen Feature bedanken. Momentan haben wir bereits genügend Tester gefunden. Nochmals vielen Dank für euer Engagement und euer Interesse an unserer Arbeit.

Wir freuen uns, dass unsere Kursverwaltungssoftware HiOrg-Server KURSE demnächst mit einem brandneuen Feature aufwartet: die Möglichkeit, automatische Erinnerungs-SMS an die Teilnehmenden eurer Kurse zu versenden. 📲💡

Demnächst verfügbar: SMS-Erinnerung für Kursteilnehmende

Mit dieser Funktion könnt ihr nicht nur die Kommunikation mit euren Kursteilnehmenden verbessern, sondern auch die No-Show Rate deutlich verringern. Keine Sorge mehr um verpasste Kurse – mit unseren Erinnerungs-SMS sind eure Teilnehmenden immer bestens informiert und pünktlich am Start!

Angelegten Kurstypen können einzeln für die Erinnerung aktiviert werden, wobei auch der Text der SMS angepasst werden kann. Die Benachrichtigung erfolgt dann am Vortag des gebuchten Kurses. Eine Zusammenfassung sorgt für den Überblick.
Bitte beachtet, dass die Funktion nur für Selbstzahlende verfügbar ist und nicht für Teilnehmende der UVT.

🔍 Aktuell suchen wir noch nach interessierten Personen, die dieses interessante Feature vorab testen möchten. Eure Erfahrungen und Rückmeldungen sind uns wichtig, um sicherzustellen, dass die neue Funktion reibungslos läuft und euren Anforderungen entspricht. Schreibt uns eine Nachricht (Formular / E-Mail), um mehr über die Testmöglichkeiten zu erfahren. Wir melden uns dann bei euch. 🤝

Die beliebte Materialverfügbarkeitsübersicht hat eine kleine Auffrischung erhalten. Durch Farbcodierung lässt sich nun auf den ersten Blick erkennen, ob ein Material / Fahrzeug lediglich auf einer Veranstaltung eingebunden ist (und im Ernstfall abgezogen werden kann), oder ob es defekt ist und deshalb nicht zur Verfügung steht.

Materialverfügbarkeitsübersicht - alte Ansicht
Materialverfügbarkeitsübersicht - neue Ansicht

Um die Lesbarkeit zu verbessern, wurden einzelne Farben angepasst und eine Legende erklärt nun, was diese bedeuten.

Fehlbestände in den Untereinträgen werden zukünftig zusammengefasst angezeigt, wodurch die Übersichtlichkeit erhöht wird. In diesem Zuge wurde auch ein Fehler bei der Anzeige von Fehlbeständen behoben.

Neue Materialverfügbarkeitsübersicht erstellen

Eine neue Materialverfügbarkeitsübersicht kann über die Filterfunktion des Kalenders erstellt werden. Mit Hilfe des Suchfeldes werden vorhandene Materialeinträge (bspw. Fahrzeuge) angezeigt und können ausgewählt werden (Hinweis: Das Material muss das Flag „einteilbar“ gesetzt haben).

Hinter dem Filterauswahlfeld erscheint ein grüner Haken, über den sich ein Einstellungsfenster öffnet. Hier tragt ihr den gewünschten Namen ein und setzt den Haken bei „auch als Verfügbarkeitsansicht anzeigen“

Mit dem Zeitraumfilter kann der angezeigte Zeitraum gewählt werden.

Materialverfügbarkeitsübersicht anlegen
Materialverfügbarkeitsübersicht

Nach dem Speichern ist die erstellte Verfügbarkeitsübersicht über einen eigenen Eintrag im Seitenmenü (links unterhalb des Kalenders) erreichbar. Mit dem Link auf der Seite kann die Übersicht auch dauerhaft auf einem separaten Bildschirm in der Garage oder dem Materiallager angezeigt werden.

Solilauf St. Ingbert 2023 #solilauf_igb

Nach 3 Solilauf-Jahren, welche eher ruhiger waren, ist unser «Team HiOrg-Server» am letzten Wochenende zur Höchstform aufgelaufen. Beim 24h Solilauf St. Ingbert hat unsere bunt gemischte Mannschaft aus 79 Läufer:innen (Mitarbeitende, Familienmitglieder und Freunde) alles gegeben und ✨3.189 Euro✨ zugunsten armer Kinder in Venezuela erlaufen.

Insgesamt wurden wahnsinnige 5.313 Runden (2.083 km) von uns zurückgelegt. Damit erreichten wir den 1. Platz in der Mannschaftswertung. Zusätzlich schaffte es die 24h-Staffel mit 555 Runden in diesem Jahr auch auf den 1. Platz. Außerdem konnten wir in vielen anderen Kategoerien die vorderen Plätze belegen.

Ein besonderes Dankeschön 💖 an alle Sponsoren und Spender, die uns mit ihrer Unterstützung motiviert haben. Und natürlich an unsere Läufer, die trotz der ungewöhnlich hohen Temperaturen mega abgeliefert haben: Ihr seid super und wir sind sehr stolz auf das tolle Ergebnis! 🎉

5.313

Teamrunden

1. Platz

Teamwertung

1. Platz

Staffelwertung

3.189 €

Spendensumme

Hinweis: Dieses Video wurde im erweiterten Datenschutzmodus eingebettet, d.h. es werden von YouTube keine Informationen gespeichert, außer das Video wird angeschaut.

Menschen haben zunehmend divergente Essgewohnheiten und gleichzeitig nehmen auch Lebensmittelallergien und Intoleranzen zu. Auf diesen Umstand sollte auch bei Gemeinschaftsveranstaltungen mit Verpflegung eingegangen werden, damit alle Helfenden satt und zufrieden sind.

Um hier zu unterstützen können in HiOrg-Server nun Verpflegungsoptionen abgebildet werden. Die Änderung umfasst die drei neuen Eingabefelder

  • Ernährungsgewohnheit
  • Lebensmittelallergien / -intoleranzen
  • weitere Angaben zur Verpflegung (Freitext).
Ernährungsgewohnheiten erfassen
Ernährungsgewohnheiten erfassen

Die Informationen können vom Mitglied selbst in den persönlichen Daten (über „Mein Konto > Meine Daten > weitere Angaben“) eingetragen werden.
Zusätzlich gibt es zwei neue Standardformulare zur Anzeige der Verpflegung bei einer Veranstaltung

  • Verpflegungsliste Dienst („System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Formulare zu Diensten“)
  • Verpflegungsliste Termin („System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Formulare zu Terminen“)

Die Sichbarkeit der hinterlegten Standardformulare ist auf Verantwortliche für einen Dienst / Termin, sowie Nutzende mit dem Recht sandienst oder termine begrenzt.

Dokumente direkt anzeigen

Eine Neuerung gibt es auch bei den Anzeigemöglichkeiten von hinterlegten Dokumenten. Dokumente konnten im Browser-System bisher nicht direkt angezeigt werden, sondern mussten vor dem Öffnen erst lokal gespeichert werden.

Diese Funktionalität haben wir nun vereinfacht. Ein Klick auf den Namen öffnet das Dokument direkt im Browser. Klickt man auf das Icon neben dem Namen wird die Datei wie bisher heruntergeladen und gespeichert.

Mit HiOrg-Server KURSE können Ausbildungsangebote nicht nur verwaltet, sondern auch direkt auf der eigenen Webseite eingebunden werden. So können sich potentielle Teilnehmende bequem informieren und sich auch direkt zum gewünschten Kurstermin anmelden.

Da eine Anmeldung immer häufiger über mobile Endgeräte erfolgt, haben wir die Ansicht der öffentlichen Kursangebote überarbeitet und mobil optimiert. Inhalte werden nun auch auf kleinen Bildschirmen gut lesbar dargestellt und Formulare können einfacher ausgefüllt und abgeschickt werden.

Hiorg-Server KURSE: Öffentliche Kursangebote und Teilnehmeranmeldung mobil optimiert

Allgemeine Hinweise zum Kursort hinterlegen

Eine kleine Erweiterung haben wir bei den Kursorten (System > Einstellungen > Orte für Kurse) eingebaut. Hier können nun für jeden Kursort allgemeine Hinweise wie bspw. Verpflegungsoptionen oder Anfahrsbeschreibung hinterlegt werden. Über die neue Variable [[$kursort_bemerkung]] können die Angaben dann in E-Mails und bei den Formularen genutzt werden.