Immer mal wieder kommt es vor, dass neue Funktionen von unseren Entwicklern fertiggestellt werden, diese aber aus unterschiedlichen Gründen noch nicht vollständig ans bestehende System angebunden werden können. Bisher schlummerten diese Features dann im stillen Kämmerchen, bis ihr großer Tag endlich gekommen war.
Das wird sich nun ändern: in Zukunft haben interessierte Nutzer die Chance, im Entwicklungslabor zu stöbern und neue Funktionalitäten vorab zu testen.
Im Bereich ‚System > Einstellungen > Entwicklungslabor‚ können die Neuheiten vom Admin angeschaut und aktiviert werden.

Wichtiger Hinweis: Alle Funktionen im Bereich des Entwicklungslabors befinden sich im Beta-Stadium. Wir versuchen vor Veröffentlichung die bestmögliche Integration sicherzustellen, weisen aber darauf hin, dass manchmal noch Teile der (geplanten) Funktionalität fehlen. Außerdem gehören die vorgestellten Funktionen nicht zum offiziellen Leistungsumfang von HiOrg-Server, können also jederzeit verändert oder auch wieder entfernt werden.

Lesebestätigung für Dokumente

Als erstes Laborprojekt stellen wir die „Lesebestätigung für Dokumente“ vor. Nach Aktivierung kann in den Details eines allgemeinen Dokuments angefordert werden, dass bestimmte Mitglieder die Kenntnisnahme bestätigen sollen. Dies lässt sich nach Gruppen differenzieren und kann auch nachträglich aktiviert werden. Eine Meldung auf der Übersicht weist auf die notwendige Bestätigung hin, im Dokumentenbereich kann die Kenntnisnahme kontrolliert werden. Eine Erinnerungsmöglichkeit per E-Mail rundet die Funktion ab.

Diese Neuerung setzt einen Vorschlag mit 55 Votes von der Wunschliste um.

Schon im vergangenen Sommer haben wir darüber berichtet, dass eine komplett neue Mobilgeräte-App für HiOrg-Server entwickelt wird. 

Nun ist es soweit: Das Entwickler-Team ist auf der Zielgeraden und wir freuen uns, die neue iOS-App zu einem Beta-Test freigeben zu können. Folgende Basisfunktionen wurden bereits implementiert:

  • Übersicht Dienste und Termine
  • Detailansicht Veranstaltung mit Personalliste und Anforderungsprofil
  • Melden zur Veranstaltung / Abmelden / Meldung ändern
  • Rückmeldung zu beendeten Veranstaltungen: tatsächliche Endzeit und Hilfeleistungsstatistik
  • Mitgliederliste
  • …weitere Funktionen folgen in den kommenden Monaten
Sie möchten die neue iOS-App testen?

 

Achtung  Wichtig: Für Rückmeldungen haben wir im HiOrg-Server Anwenderforum einen eigenen Bereich eingerichtet. Bitte benutzen Sie ausschließlich diesen Kanal für jegliches Feedback: so helfen Sie uns den Überblick zu behalten und Doppelmeldungen zu vermeiden. Vielen Dank.

Nutzer mit kurse-Recht finden in der Teilnehmer-Liste nun ein zusätzliches Symbol, mit dem sich die Änderungshistorie von einzelnen Kursteilnehmern einsehen lässt. So können alle Änderungen an den Eintragungen übersichtlich und problemlos nachvollzogen werden, bspw. Anpassungen der Anschrift, Aufruf der Teilnahmebescheinigung zum Ausdruck oder eine Bezahlt-Markierung. Ebenso werden Anmeldungen / Änderungen erfasst, die über den Selbstverwaltungslink vom Firmenkunden selbst getätigt wurden.

Fröhliche Festtage 2017Die Weihnachtsvorbereitungen laufen auf Hochtouren und so langsam kommt auch der Moment, an dem man innehält und das Jahr Revue passieren lässt. Viel ist passiert, auch wenn man aus der Perspektive des Nutzers leider nicht immer viel vom emsigen Treiben in der Entwicklung sieht. Zu Beginn des Jahres sind wir in größere Büroräume umgezogen, was unserem Team neue Arbeitsweisen und Kommunikationswege eröffnet hat. In der ersten Jahreshälfte konnten wir relativ viele Updates in kurzer Abfolge veröffentlichen:

Mitte des Jahres mussten wir feststellen, dass unsere iOS-App in der bisherigen Form keine Zukunft mehr hat. Seit Sommer arbeiten wir hochmotiviert mit einem speziell dafür freigestellten Team an einer komplett neuen Mobilgeräte-App (dazu gleich mehr). Im Herbst wurde die lange erwartete Rechnungsstellung für Kurse veröffentlicht, was auch eine optische Anpassung der Teilnehmerliste mit sich brachte. Etwas kontrovers wurde ein weiteres neues Feature aufgenommen: die verbindliche Helfermeldung. Der primäre Gedanke hinter dieser Option ist nicht die Bevormundung von Helfern (wie von vielen Nutzern angenommen 🙈), sondern Termine besser planbar zu machen. Nehmen wir als Beispiel eine interne Ausbildung, die im HiOrg-Server als Termin angelegt wird und hinterher als Ausbildung erfasst werden soll. Eine verbindliche Meldung dazu ist durchaus sinnvoll (und war auch gewünscht). Da die Option ohne größeren Aufwand auch auf Dienste zu übertragen war, bietet das System sie auch dort an. Ob und in welchem Umfang das genutzt wird, überlassen wir dem gesunden Menschenverstand jedes Disponenten.

Ausblick

Zur kalten Jahreszeit haben wir mit der kompletten Überarbeitung der Funktion “Dienstanforderung” begonnen. Dieses (vergleichsweise große) Projekt ist notwendig, um diesen Bereich auf eine zeitgemäßere Architektur zu bringen – das will sorgfältig geplant, implementiert und getestet sein. Neben einem kompletten Rewrite des Codes “hinter den Kulissen”, wird es dort viele kleinere Neuerungen geben, die wir aus den Anforderungen der “Wunschliste” entnommen haben:

  • definieren von Modulen (bestehend aus Fahrzeugen / Material und Personal) zur Anforderung
  • unterschiedliche Leistungen (Personal, Material, Komponenten) für verschiedene Dienstarten
  • Überarbeitung der Seite zum Anlagen und Bearbeiten von Diensten
  • eigener Einsatzleiter für jede Schicht

Zusätzlich haben wir folgende Erweiterungen geplant:

  • Angebote: Das Rechnungssystem wird auf Basis des neuen Anforderungsformulars auch um eine Angebotserstellung erweitert
  • gemeinsame Dienste: wenn Dienste über zwei oder mehr HiOrg-Server hinweg geplant werden, wird zukünftig eine engere Zusammenarbeit möglich sein. Fremde Helfer können in Dienste wie eigene Helfer eingeteilt werden, und werden bei der Besetzungsstatistik mitgezählt
  • Lesebestätigung für Dokumente: Zukünftig kann man zu Dokumenten eine Lesebestätigung von den Empfängern anfordern und so sicherstellen, dass die neue Information gelesen wurde.
  • Formulare per Fax versenden: Ausgefüllte Formulare können per Fax an beliebige Empfänger (z.B. Leitstelle) versendet werden
  • regelmäßiger Dienstplan: Im HiOrg-Server kann ein regelmäßiger Dienstplan für Hintergrunddienste, First-Responder o.ä. angelegt werden
  • Re-Design der Web-Anwendung, zur besseren Nutzbarkeit insbesondere auf Mobilgeräten mit kleineren Displays

Abschließend noch ein paar Worte zu unserer neuen Mobilgeräte-App. Wie bereits angekündigt wird es zuerst eine Basisversion für iOS (und später auch Android) geben, die im Funktionsumfang der jetzigen App entspricht. Danach werden weitere Funktionalitäten hinzugefügt, wovon folgendes bereits geplant ist:

  • Push-Benachrichtigungen (z.B. bei neuen Dienstanforderungen)
  • Rückmeldung zu Terminabsprachen
  • eigene Daten pflegen / neues Passwort anfordern
  • Material-Listen einsehen, Aufrufen per Barcode, Umlagern
  • Unterstützung für HiOrg-Server Kurse (Anzeige aller Kurse, gemeldete Ausbilder / Teilnehmer, Details-Infos, Teilnehmerliste

Für eine Auslieferung durch den Weihnachtsmann hat es leider nicht mehr gereicht, aber wenn Sie Ihre Augen und Ohren gut offen halten, entdecken Sie vielleicht schon im Januar einen ersten Testballon vom App-Team (psst! 🤐😉)

Ein ganz herzliches Dankeschön möchten wir allen Nutzern und Admins sagen, die uns mit ihren Anregungen, Ideen und Feedback geholfen haben, HiOrg-Server auch in diesem Jahr weiter zu verbessern! Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage und freuen uns auch im Jahr 2018 auf eine gute Zusammenarbeit. PS: Alle Server sind auch an und zwischen den Feiertagen für Sie da und werden natürlich wie gewohnt, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung, alle Ihre Anfragen beantworten. Unsere menschlichen Mitarbeiter hingegen haben sich redlich eine Pause unterm Weihnachtsbaum verdient. Wir bitten also um Verständnis, wenn die Bearbeitung von Mails und Anfragen zwischen den Tagen etwas länger dauern kann.

Ärgerlich, wenn gemeldete Mitarbeiter kurzfristig von einem wichtigen Termin abgesprungen sind, den man gerade endgültig planen wollte. Um dieser Situation vorzubeugen, bietet HiOrg-Server dem Disponenten nun die neue Option „Meldungen sind verbindlich“.

Verbindliche Meldung zu Diensten

Verbindliche Meldung zu Diensten

Verbindliche Meldung zu Terminen

Verbindliche Meldung zu Terminen

Wird beim Erstellen eines Dienstes oder Termins dort ein Häkchen gesetzt, so kann der Mitarbeiter seine Meldung nicht mehr selbst zurückziehen oder ändern, sondern muss sich im Fall der Fälle beim Disponenten direkt abmelden.
Dieses Prozedere war bisher nur bei einer bereits erfolgten Einteilung nötig, wurde nun aber verstärkt auch bei Meldungen gewünscht.

Der Mitarbeiter wird im Meldedialog der entsprechenden Veranstaltung dann darauf hingewiesen, dass die Meldung verbindlich ist und nicht mehr selbst geändert werden kann.

Verbindliche Meldung - Meldedialog
Zauberstab Diese Erweiterung setzt 2 Vorschläge mit insgesamt 74 Votes aus der Wunschliste um.

Neben Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten können in HiOrg-Server KURSE nun auch Rechnungen für Kursteilnehmer erzeugt werden. Dabei wird zwischen Rechnungen für Berufsgenossenschaften, Firmen und Privatzahler unterschieden, für jede Art können unterschiedliche Abrechnungszeitpunkte und eigene Vorlagen (System > Einstellungen > Formulare) hinterlegt werden.

Sobald der Abrechnungszeitpunkt erreicht ist, wird die entsprechende Rechnung auf der Übersicht zur Erstellung vorgeschlagen (bei Mitgliedern mit dem Recht rechnung).
Rechnung zu Kurs erzeugen
Abgerechnet werden die Kursteilnehmer im Menü Kurse > Rechnungen. Dort können auch die Eckdaten der Rechnungen eingesehen werden (benötigt das Recht rechnungsansicht oder rechnung). Für säumige Zahler lässt sich per Knopfdruck eine Mahnung erzeugen, sofern diese Funktionalität aktiviert ist.
Rechnungen für Kurse - Übersicht

In der neu gestalteten Ansicht der Kursteilnehmer kann eine Rechnung auch direkt beim einzelnen Teilnehmer erzeugt und eingesehen werden, zusätzlich finden sich Informationen zu Empfänger und Status der Rechnung.
Teilnehmerliste Kurse

Einstellungen

Um die neue Rechnungsfunktionalität zu nutzen, muss diese zuerst unter System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren aktiviert werden. Zusätzlich müssen unter System > Einstellungen > Rechnung / Anforderungsformular die gewünschten Abrechnungsarten (an BG, an Firmen, an Privatzahler – inklusive Abrechnungszeitraum) eingestellt werden.
Hinweis: Diese Einstellungen benötigen das Recht admin.

Bitte denken Sie auch daran, beim Kurstyp (System > Einstellungen > Kurstypen) eine oder mehrere Kursgebühren zu hinterlegen und diese dann dem Teilnehmer zuzuordnen, da bei fehlender Gebühr keine Rechnung erzeugt werden kann.

Zauberstab Diese Erweiterung setzt 2 Vorschläge mit insgesamt 214 Votes aus der Wunschliste um.

Ein Misserfolg ist lediglich die Möglichkeit, schlauer von Neuem zu beginnen.
– Henry Ford

Derzeit erreichen uns viele Anfragen und auch einige Beschwerden bezüglich der Mobilgeräte-Apps für HiOrg-Server. Dazu möchten wir heute ein paar Hintergründe offen legen, die zu dieser Situation geführt haben.

Bei der Verteilung unsere Entwicklungsressourcen bemühen wir uns, diese möglichst sinnvoll einzusetzen. So erschien es uns 2011 bei den Planungen zur ersten Mobile-App als gute Lösung, eine Plattform zur Entwicklung zweier Apps für die Betriebssysteme iOS und Android zu nutzen. Im Laufe der Nutzung kristallisierte sich heraus, dass diese Plattform jedoch ihr Versprechen nicht halten konnte, und vor allem die Ergebnisse für Android fehlerbehaftet und wenig optimal waren. Im Sommer 2013 wurde daher beschlossen, diese Plattform nur noch zur Entwicklung für die iOS-App zu nutzen, und die Android-App direkt in Java von Grund auf neu zu programmieren, was im Frühjahr 2014 in einer deutlich besser nutzbaren Anwendung resultierte.

Leider wurde uns vor einigen Wochen schmerzlich klar, dass die bislang noch zur Entwicklung der iOS-App genutzte Plattform aus verschiedenen Gründen für uns keine Zukunft mehr hat. Derzeit konzentrieren sich unsere Mobile-Entwickler darauf, auf einer modernen Basis die künftige Mobilgeräte-App komplett neu zu entwerfen.

Bis diese den Funktionsumfang der (noch) aktuellen iOS-App erreicht hat und diese ablösen kann, muss leider die Weiterentwicklung der Android-App „auf Sparflamme“ laufen. Nach dem ersten Release der neuen App für iOS werden wir entscheiden, ob wir diese auch für Android anbieten, oder parallel am aktuellen Android-Projekt weiter arbeiten. Da wir uns bei der Entwicklung auf der neuen Plattform noch in einer sehr frühen Phase befinden, können wir aktuell noch keine konkrete Aussage treffen, über welchen zeitlichen Rahmen wir sprechen.

Die momentane Situation ist auch für uns extrem unbefriedigend. Tatsächlich ist es so, dass die klassische Desktopanwendung und die Handy-Apps von verschiedenen Teams mit unterschiedlichen Kenntnissen programmiert werden, so dass hier Personalressourcen nicht einfach hin- und her getauscht werden können. Hinzu kommt, dass wir gerade im Bereich der Mobile Entwickler leider im vergangenen Jahr eine hohe Fluktuation hatten, so dass es auf Grund von Einarbeitungen hier immer wieder zu ungeplanten Verzögerungen gekommen ist.

Zum Abschluss noch ein paar Worte zum Funktionsumfang der Mobilgeräte-Apps.
Von unserer Seite aus war und ist es nicht angedacht, die Webanwendung vollständig durch die Apps zu ersetzen. Dazu sind die Funktionen von HiOrg-Server zu vielfältig und komplex. Der Fokus der Mobile-Apps liegt eindeutig auf dem Helfer als Nutzer. Geplant ist allerdings zukünftig trotzdem eine Umsetzung der häufig genutzten Disponentenfunktionen (bspw. Bestätigung gemeldeter Helfer, Anlegen von einfachen Diensten).
Grundsätzlich soll parallel dazu auch die Webanwendung verbessert (responsiver) werden, damit sie auf Mobilgeräten besser nutzbar ist.

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