Immer mal wieder kommt es vor, dass neue Funktionen von unseren Entwicklern fertiggestellt werden, diese aber aus unterschiedlichen Gründen noch nicht vollständig ans bestehende System angebunden werden können. Bisher schlummerten diese Features dann im stillen Kämmerchen, bis ihr großer Tag endlich gekommen war.
Das wird sich nun ändern: in Zukunft haben interessierte Nutzer die Chance, im Entwicklungslabor zu stöbern und neue Funktionalitäten vorab zu testen.
Im Bereich ‚System > Einstellungen > Entwicklungslabor‚ können die Neuheiten vom Admin angeschaut und aktiviert werden.

Wichtiger Hinweis: Alle Funktionen im Bereich des Entwicklungslabors befinden sich im Beta-Stadium. Wir versuchen vor Veröffentlichung die bestmögliche Integration sicherzustellen, weisen aber darauf hin, dass manchmal noch Teile der (geplanten) Funktionalität fehlen. Außerdem gehören die vorgestellten Funktionen nicht zum offiziellen Leistungsumfang von HiOrg-Server, können also jederzeit verändert oder auch wieder entfernt werden.

Lesebestätigung für Dokumente

Als erstes Laborprojekt stellen wir die „Lesebestätigung für Dokumente“ vor. Nach Aktivierung kann in den Details eines allgemeinen Dokuments angefordert werden, dass bestimmte Mitglieder die Kenntnisnahme bestätigen sollen. Dies lässt sich nach Gruppen differenzieren und kann auch nachträglich aktiviert werden. Eine Meldung auf der Übersicht weist auf die notwendige Bestätigung hin, im Dokumentenbereich kann die Kenntnisnahme kontrolliert werden. Eine Erinnerungsmöglichkeit per E-Mail rundet die Funktion ab.

Diese Neuerung setzt einen Vorschlag mit 55 Votes von der Wunschliste um.

Unser Vertragspartner für die Versendung von Basis-SMS hat uns darüber informiert, dass er mittelfristig seinen Service nicht mehr in einer akzeptablen Qualität anbieten kann. In der Vergangenheit hatte dies bereits zu kleineren Unstimmigkeiten geführt.

Diese sehr günstige Route bot bislang das niedrigste Niveau an Zuverlässigkeit. Außerdem wurden die (teils auch über ausländische Wege transportierten) SMS beim Empfänger mit zufälligen Absendernummern ausgeliefert, so dass keine direkte Antwort möglich war. Abgesehen davon, dass diese Route nur selten von unseren Nutzern verwendet wurde ( <8% aller SMS), passt eine solche Unzuverlässigkeit nicht zu unserem Selbstverständnis der Qualität von HiOrg-Server.

Leider sehen wir momentan keine ausreichend guten Alternativen in diesem Preissegment. Da uns Ihre Zufriedenheit sehr wichtig ist, haben wir uns daher entschlossen, zukünftig dieses Produkt aus unserem Angebot zu streichen und ab 1.12.2016 nur noch die zuverlässigen SMS-Routen „Standard“ und „Prio“ anzubieten.

Wer schon einmal eine Gruppenveranstaltung geplant hat, weiß wie schwierig es sein kann, alle unter einen Hut zu bringen und einen gemeinsamen Termin zu finden. Unsere neue Funktion „Terminabsprache“ (im Menü Kommunikation) hilft Ihnen in Zukunft dabei! Das Prinzip ist ganz einfach: der Organisator schlägt eine Reihe von möglichen Terminen vor und die eingeladenen Teilnehmer äußern sich dazu.
Terminabsprache - ErgebnisNach dem Anlegen einer neuen Abstimmung muss die Zielgruppe ausgewählt werden. Dazu können auch die in Ihrem HiOrg-Server definierten Gruppen, das Leitungsteam, oder Ausbilder gefiltert werden. Wer möchte, kann die Sichtbarkeit der Ergebnisse einschränken.
Terminabsprache anlegenGrundsätzlich werden eingeladene Teilnehmer auf der Übersicht über die anstehende Abstimmung informiert.
Terminabsprache - Übersicht
Zusätzlich können sie auch per E-Mail auf die neue bzw. eine geänderte Umfrage hingewiesen werden. Dazu gibt es bei den Systemmails zwei neue Vorlagen, die angepasst werden können.
Achtung: die Erlaubnis, zu diesem Anlass Mails zu empfangen, muss erst aktiv von den einzelnen Mitarbeitern freigeschaltet werden.
Terminabsprache - Mailempfang sicherstellenZum Schluss kann aus der Abstimmung heraus ein neuer Termin / Dienst / Kurs am favorisierten Datum angelegt werden (wahlweise auch eine der anderen Optionen).

Zauberstab Dieses neue Feature für unsere PRO- und KURSE-Nutzer setzt einen Vorschlag mit insgesamt 137 Votes aus der Wunschliste um.

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Seit 2 Tagen ist die Einlieferung von Mails an AOL gestört, bzw. unser Mailserver ist seitens AOL mit einem Limit belegt, so dass pro Stunde nur eine geringe Anzahl Mails von AOL akzeptiert und zugestellt werden. Dies führt dazu, dass Mails an AOL-Empfänger derzeit stark zeitverzögert zugestellt werden.

Wir haben bereits gestern Kontakt mit AOL diesbezüglich aufgenommen, und hoffen auf eine rasche Lösung des Problems.

Bisher war es im Bereich Material und Mitglieder möglich, eigene Dokumente zu hinterlegen. Diese Dokumentenverwaltung haben wir nun auf weitere Bereiche des HiOrg-Servers ausgedehnt, d.h. für Aufgaben, Einsätze, Kurse und Termine können nun Dokumente gespeichert werden, ebenso auf der Pinnwand.
Bei Rundmails oder Benachrichtigungen (bspw. Übersichtspläne bei Helfereinteilung) können diese Dokumente als Anhang versendet werden.

In der Ansicht „Dokumentenliste“ (Kommunikation > Dokumente) können die Dokumente nun mit Hilfe von Unterordnern klar abgelegt werden. Auf der Übersichtsseite unterstützen Breadcrumbs die Übersichtlichkeit.
Ordnerstruktur Dokumente

Dokumente auf der Übersicht

Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind (je nach persönlicher Berechtigung) nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.
Jeder HiOrg-Server PRO / KURSE verfügt im Auslieferungszustand über 10 MB Datenspeicher. Sollten Sie zusätzlichen Speicherplatz benötigen, so lässt sich dieser unter System > Mein HiOrg-Server – Dokumentenspeicherplatz vom Admin erweitern.

Dieses Update setzt Vorschläge mit insgesamt 177 Votes von der Wunschliste unserer Nutzer um.

nachrichtenarchivAb heute können im neuen Bereich „System – Nachrichtenarchiv“ alle E-Mails und SMS eingesehen werden, die von HiOrg-Server versandt wurden. Dies betrifft nicht nur z.B. Rundmails, sondern auch alle automatisch generierten Nachrichten, wie Erinnerungen an Termine oder Bestätigungen bei endgültiger Einteilung von Einsätzen. Die gespeicherten Nachrichten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Neben dem Nachrichtentext können Sie auch den exakten Zeitpunkt des Versandes durch den HiOrg-Server, mögliche Anhänge, sowie alle Empfänger samt Statusmeldung einsehen. Der angezeigte Status bezieht sich auf die Rückmeldung bei der Übergabe an den Ziel-Server – ob dieser die Nachricht jedoch verwirft (oder als SPAM einstuft), oder der Empfänger die Nachricht bereits abgerufen oder gar gelesen hat, können wir natürlich nicht nachvollziehen.

Weiterhin ist es über das Nachrichtenarchiv möglich einen in der Zukunft geplanten SMS-Versand einzusehen und den Versand abzubrechen.

Diese Übersicht ist nicht nur für den Administrator nutzbar: auch Mitarbeiter ohne besondere Rechte können hier die Nachrichten einsehen, die auf Ihre Veranlassung (bspw. bei Rückmeldung zu einer Aufgabe oder Meldung zu einem Einsatz) versandt wurden.

Bildungsportal Bayern

Wenn Sie in Bayern Ausbildungen anbieten, steht Ihnen seit einiger Zeit das Bildungsportal Bayern als zentrale Plattform für alle Bildungsangebote zur Verfügung. Um Ihnen hier doppelte Arbeit bei der Pflege der Kurstermine zu ersparen, können Sie unsere neue Schnittstelle zu diesem Portal nutzen. Nachdem Sie einmalig die Schnittstelle anhand unserer Anleitung konfiguriert haben, werden regelmäßig jede Nacht alle Ihre Bildungsangebote mit konkreten Kursterminen und Anmeldelink an das Bildungsportal übertragen.

In den vergangenen Wochen haben wir hinter den Kulissen so einiges bewegt – nach abschließenden Tests werden wir zum Dienstag, 25.03.2014 gleich mehrere Bereiche mit neuen Funktionen versehen. Hier eine Vorschau:

1. Nachrichtenversand:

Wahrscheinlich kennen Sie bereits den Bereich „System – Einstellungen – Systemmails“: Hier können Sie die Inhalte und Formulierungen der wichtigsten E-Mail-Vorlagen bearbeiten. Jetzt haben wir noch weitere Vorlagen/Anlässe für automatische E-Mails und SMS ergänzt, so dass Sie nun fast alle vom HiOrg-Server versandten Nachrichten dort anpassen können.

In Rundmails/SMS sowie auch allen Systemnachrichten können Sie die Empfänger nun über Variablen persönlich mit Anrede, Vor- und Nachname ganz persönlich ansprechen. Dies gilt auch für Ihre (Firmen-)Kunden und Kursteilnehmer, so dass Sie künftig „Serienbriefe“ ganz einfach als Rundmails über den HiOrg-Server versenden können.

Auch die Bezeichnung des Absenders, seine E-Mail-Adresse sowie der gewünschte Return-Path ist nun für alle Vorlagen einstellbar. Für freie Rundmails können Sie angeben, unter welchem Absender diese versandt werden sollen.

Die SMS-Preise werden wir deutlich senken, und zukünftig folgende Qualitätsstufen anbieten:

  • Prio (14 Ct): Auslieferung als „Alarm-SMS“, Direktanbindung zum Provider
  • Standard (9 Ct): Deutsche „High Quality Route“, eigene Absenderkennung
  • Basic (4 Ct): Deutsche Standardroute, Absenderkennung nicht wählbar

Damit wird im Vergleich zu den vorherigen Konditionen der Preis für die Stufe „Basic“ halbiert, und mit der neuen Stufe „Standard“ eine günstige Alternative für den alltäglichen SMS-Versand (mit Antwortmöglichkeit) eingeführt.

Zur Erinnerung an einen Einsatz können Sie künftig nicht nur eine SMS, sondern auf Wunsch auch mehrere SMS und/oder E-Mails als Erinnerungen planen, und den Versand-Zeitpunkt noch flexibler wählen als bisher.
Auch eine „normale/freie“ SMS muss nicht mehr automatisch sofort versendet werden, sondern der Versandzeitpunkt kann bis zu einer Woche im Voraus geplant werden.

Ausblick:

Im April werden wir den Zugriff auf ein „Nachrichten-Archiv“ freischalten. Dort kann man alle versendeten E-Mails und SMS für die Dauer von 3 Monaten nachverfolgen. Einsehbar sind neben der Nachricht selbst auch der Name von E-Mail-Anhängen und die Empfängerliste jeweils mit Versandstatus (bis zum Verlassen unseres Servers) sowie Gründe, warum eine Nachricht evtl. nicht verschickt werden konnte. Weiterhin sind hier auch die in der Zukunft geplanten SMS zu sehen und können abgebrochen werden.

 

2. Breitenausbildung:

In diesem Bereich werden neue Optionen zur Verwaltung von Kursteilnehmern freigeschaltet, und auch im Zusammenhang mit den Berufsgenossenschaften hat sich einiges getan.

Differenzierte Kursgebühren

Für alle Kurstypen können zukünftig unterschiedliche Gebührenstaffelungen eingetragen werden. Dies ist bspw. bei Kursen sinnvoll, die für interne und externe Teilnehmer zu unterschiedlichen Preisen angeboten werden. Wahlweise kann die entsprechende Gebührenauswahl schon im Teilnehmerformular auf Ihrer Webseite angezeigt werden.

Eine Firma – mehrere BGen

Manchmal sind für ein einzelnes Unternehmen mehrere Berufsgenossenschaften zuständig – dies kann nun auch im HiOrg-Server abgebildet werden. Dazu sind im Datensatz der einzelnen Firmenkunden unterschiedliche BGen inklusive Mitgliedsnummer hinterlegbar. Da die Stammdaten der BGen zukünftig zentral von uns gepflegt werden, sind diese stets aktuell und können einfach per Klick von Ihnen ausgewählt werden.

Zu jedem Kunden/Firma können Sie künftig auch mehrere verschiedene Ansprechpartner, Rechnungsadressen und Kursorte hinterlegen, bzw. verknüpfen. Wenn Sie dazu bislang mehrere komplette Einträge in der Datenbank abgelegt hatten, lassen sich diese nun mit einem praktischen Assistenten kontrolliert zusammenführen.

Erfassen und Bearbeiten von Teilnehmerdaten

Kursteilnehmer hinzufügen

Die Daten jedes einzelnen Kursteilnehmers werden in Zukunft über eine separate Maske erfasst und gepflegt. Bei der Eingabe werden bereits bekannte Teilnehmer (intern / extern) automatisch vorgeschlagen, interne können über einen Button einfach ausgewählt und übernommen werden. Zusätzlich kann dann für jeden Teilnehmer die individuelle Kursgebühr (aus der Vorlage des Kurstyp oder auch als freie Eingabe) hinterlegt werden. Eine wichtige Verbesserung stellt die Erfassung der zuständigen BG bei jedem einzelnen Teilnehmer dar (statt wie bisher nur eine BG pro Kurs).
Über die Teilnehmerliste eines Kurses lassen sich mehrere Teilnehmer gleichzeitig (über die Mehrfachauswahl am Ende der Liste) auf einen anderen Kurs umbuchen. Zusätzliche Übersicht über die Datensätze verschafft die neue Funktion „nach BG filtern“. Und auch die Druckausgabe der Teilnehmerliste wurde verbessert.

Formulare für die Breitenausbildung / Anmeldeformular BG

Zukünftig können (selbst erstellte) Formulare einzelnen Kurstypen zugeordnet werden. Diese Auswahl treffen Sie in Ihrem HiOrg-Server unter „System > Einstellungen > Formulare“.
Hinweis: Sollten Sie bereits eine eigene Vorlage für das Formular „Teilnehmerliste“ erstellt haben, so überprüfen Sie diese bitte, sobald die Änderungen am System wirksam sind.

Auch unser Anmeldeformular für die BG wird dahingehend optimiert, dass für Kurse mit unterschiedlichen Teilnehmer-BGen je eine eigene Seiten pro BG (und / oder Arbeitgeber) mit den entsprechenden Datensätzen ausgegeben wird. Dabei können Teilnehmer ohne BG ausgeschlossen, und die Anzahl der Einträge pro Blatt frei gewählt werden. So führen wir auch hier die Umstellung des Systems konsequent fort.

Ausblick: Schnittstelle zum „Bildungsportal Bayern“

In Kürze wird eine weitere Schnittstelle freigeschaltet, um die im HiOrg-Server angelegten Kurse möglichst einfach (oder sogar vollautomatisch) mit dem Bildungsportal Bayern zu synchronisieren, wenn Sie dort als Anbieter registriert sind.
Sobald diese Funktion verfügbar ist, werden wir im Handbuch eine Anleitung dazu bereitstellen.

Psssst: Sie kennen unsere Spezialfunktionen zur Breitenausbildung noch nicht? Aktivieren Sie doch gleich mal Ihren kostenfreien Test der Vollversion HiOrg-Server KURSE unter „System > Mein HiOrg-Server„.

 

3. Pinnwand:

Bei den Systemeinstellungen können Sie festlegen, dass auch „normale Benutzer“ (ohne das Recht „forum“) selbst neue Themen auf der Pinnwand eröffnen dürfen. Sollten Sie bisher (als „Workaround“ dazu) allen Ihren Benutzern das Recht „forum“ zugewiesen haben entfernen Sie dies bitte umgehend: damit könnte jeder Benutzer alle bestehenden Einträge (auch anderer Benutzer) verändern oder löschen!

Pinnwand-Einträge können einzelnen Gruppen zugeordnet werden, damit sehen alle Mitglieder nur die für sie jeweils relevanten Beiträge.

Inhalte auf der Pinnwand können nun mit einem HTML-Editor erstellt werden. Damit ist nicht nur eine bessere Text-Formatierung und dadurch angenehmere Lesbarkeit gegeben, Sie können auch beliebig vieler Links direkt in den Text einbetten, oder auch externe Bilder oder Dokumente verlinken.

Ganze Unterhaltungen können nun mit allen Antworten gelöscht werden, statt dass man umständlich erst jede einzelne Antwort löschen muss.

Abstimmungen / Umfragen sind über die neue Pinnwand möglich. Dabei können die Nutzer je nach Einstellung der Umfrage auch weitere Auswahlpunkte vorschlagen (z.B. Vorschlagssammlung Vereinsausflug)

 

 4. weitere Neuerungen:

  • bestehende Ausbildungen der Mitglieder können umbenannt werden
  • auf dem externen Anforderungsformular für Einsätze kann das Feld „Verpflegung der Helfer“ ausgeblendet werden
  • neue Felder „Impfstatus“ und „jährliche Reanimationsprüfung“ für Mitglieder mit Warn-Meldungen auf der Übersicht
  • weitere vom Admin definierbare Felder bei den Mitgliederdaten
  • Rückmeldungen nach Einsatz-Ende in der Android-App (3.0 Beta)