Angesichts der besonderen Herausforderungen, die viele Disponenten derzeit meistern müssen, haben wir die reguläre Entwicklung pausiert, und spontan ein Projekt eingeschoben:
Um die Personalplanung in Krisenzeiten weiter zu vereinfachen, gibt es nun für Disponenten eine Übersicht über verfügbares Personal.

Abwesenheit eintragen

Grundsätzlich können Helfer schon länger über den Menüpunkt »Mein Konto > Abwesenheiten« Zeiträume hinterlegen, in denen sie für Dienste nicht zur Verfügung stehen, bspw. wenn sie in Urlaub sind. Dies wurde dann bei der Diensteinteilung berücksichtigt und der Disponent konnte zusätzlich im Menü »Mitglieder > Abwesenheiten« eine Urlaubsliste einsehen.
Anm.: Nicht wundern: Tatsächlich hießen die Menüpunkte bis vor kurzem »Urlaub« bzw. »Urlaubsübersicht«.

Neue Übersicht: Personal-Verfügbarkeit

In Anbetracht der aktuellen Lage haben wir eine zusätzliche Übersicht erstellt, wo auf einen Blick ersichtlich ist, welche Mitarbeiter verfügbar sind und welche, bspw. wegen Quarantäne, ausfallen. Die Informationen können direkt über das Hauptmenü aufgerufen werden (Menüpunkt »Personal-Verfügbarkeit«).
Diese Ansicht ist für Nutzer mit dem Recht »mitarbeiter«, »sandienst« oder für Mitglieder des Leitungsteams verfügbar.

Abwesenheit eintragen per App

Voraussetzung für die sinnvolle Nutzbarkeit dieser Funktion ist natürlich eine aktive und zeitnahe Pflege der Abwesenheiten durch alle Helfer. Um dies möglichst einfach zu gestalten, wird die Mobilgeräte-App um die Möglichkeit zum Eintragen von eigenen Abwesenheiten erweitert. Das Update v5.3.0 wird in den nächsten Tagen zunächst als Beta-Version freigegeben. Weitere Informationen zu den Beta-Versionen finden Sie hier.
Bis dahin können Nutzer sich über den Menüpunkt »zur Web-Ansicht« mit einem Klick komfortabel aus der App direkt in der Webanwendung einloggen.

Wir hoffen, dass diese schnelle Lösung auch in Ihrer Organisation nützlich ist, und freuen uns über Ihr Feedback.

Seit einigen Tagen schildern Nutzer uns Ihre aktuellen Problemstellungen und fragen, wie sie den HiOrg-Server unterstützend nutzen können. Die Abläufe, die aktuell in vielen Hilfsorganisationen aufgebaut werden unterscheiden sich oft von denen des Normalbetriebs – daher muss man auch beim HiOrg-Server manchmal neue Wege finden. Im folgenden Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie HiOrg-Server Ihnen bei den besonderen Herausforderungen der aktuellen Krise hilfreich zur Seite stehen kann.

Regelmäßiger Dienstplan mit mehreren Schichten

HiOrg-Server vefügt bisher nicht über eine „klassische“ Funktion zum Erstellen eines regelmäßigen Dienstplans. Allerdings kann trotzdem ein regelmäßiger Dienst über einen kleinen Umweg abgebildet werden – sogar mit mehreren Schichten.

  1. Legen Sie einen neuen Dienst an. Fügen Sie bei Bedarf eine oder mehrere Schichten hinzu.
  2. Setzen Sie im unteren Bereich der Eingabemaske (»Wiederholen als Dienstserie«) das Häkchen bei »Wiederholung«. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Turnus genauer definieren können.
    Dienstserie als Workaround zum regelmäßigen Dienstplan
  3. Sobald die Dienstserie angelegt ist, können Sie wie gewohnt Ihre Mitarbeiter einteilen oder sich melden lassen.

Information an alle Helfer senden

Zur raschen Weitergabe aktueller Infos bietet HiOrg-Server die Möglichkeit, über den Menüpunkt »Kommunikation > Rundmail senden« eine Rundmail an alle Helfer oder einzelne Gruppen zu versenden. Diese Funktion finden Sie ebenfalls in den Apps – z.B. wenn Sie ein spontanes, kurzes Lage-Update verbreiten müssen.

Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Mitglieder dazu jeweils ihre Erlaubnis zum Empfang gegeben haben müssen (Einstellung im Benutzerkonto: Reiter »Benachrichtigungen«).

Abwesenheiten / Personalverfügbarkeit

Momentan ist bei vielen Organisationen erhöhte Einsatzbereitschaft ausgerufen und es ist wichtig zu wissen, wenn einzelne Helfer bspw. wegen Quarantäne nicht verfügbar sind. Hier bietet sich die Funktion der „Abwesenheiten“ im Bereich Mitglieder bzw. Mein Konto an. Dort können die Helfer eintragen, wenn Sie in nächster Zeit nicht zur Verfügung stehen und der Disponent (sowie das gesamt Leitungsteam) hat immer den Überblick. Mit dem Punkt »zur Web-Ansicht« im Hauptmenü der Apps ist diese Funktion auch mobil schnell erreichbar.

Benachrichtigungen über eingetragene Abwesenheiten werden an die Mail-Adresse versandt, die unter »System > Einstellungen > Organisationsdaten« hinterlegt ist. Das betreffende Feld heißt »E-Mail für Abwesenheitsmeldungen«.

Pssst: In diesem Bereich arbeiten wir gerade an einem Update – freuen Sie sich auf die kommenden Tage!

Erweiterung Rechnungsexport & Umsatzsteuer-Erfassung zurückgehalten

In den vergangenen Monaten haben wir an einer großen Erweiterung im Bereich Rechnungen gearbeitet. Dabei ging es um das Exportieren von Rechnungen, Einführung einer Debitorennummern-Verwaltung und der Möglichkeit Rechnungen mit ausgewiesenen Steuern zu erstellen und zu verwalten. Die Erweiterung ist inzwischen fertig, aber wir haben uns vor dem Hintergrund der aktuellen Corona-Krise dagegen entschieden, diese jetzt ins System zu integieren. Die Umstellung würde zu einer größeren Änderung der Bedienung des HiOrg-Server führen, was wir unseren derzeit teilweise stark belasteten Kunden nicht zumuten möchten. Auf der anderen Seite besteht im Moment auch wenig Bedarf an der Funktion, da viele Dienste & Kurse, die sonst mit dem HiOrg-Server abgerechnet würden, aktuell nicht stattfinden dürfen.

Wir sind da für Sie!

Auch wenn wir aufgrund der aktuellen Situation alle selbst ins Homeoffice gewechselt sind, möchten wir Sie „da draußen“ weiterhin bestmöglich unterstützen. Dank flexibler Strukturen haben wir jahrelange Übung darin, es kommt also zu keinerlei Beeinträchtigungen (auch nicht beim Server selbst). Solange hier im Saarland kein Katastrophenfall ausgerufen wird, ist unser Team auch vollständig für Sie da, ansonsten werden ein paar unserer Kollegen freigestellt. Trotzdem werden wir auch dann den Basisbetrieb aufrecht erhalten, und die wichtigsten Supportanfragen beantworten können.

Lassen Sie uns wissen, welche besonderen Herausforderungen Sie gerade haben. Viele (auch außergewöhnliche) Anwendungsfälle können mit dem HiOrg-Server abgebildet werden – wenn auch manchmal nicht auf den ersten Blick. Am Besten nutzen Sie dafür bitte unser Forum, wir helfen gerne weiter!

Früher musste man oft mit einer Unterschrift bestätigen, dass man wichtige Informationen gelesen hat. Diese Bestätigung lässt sich in HiOrg-Server PRO / KURSE nun mit der Funktion »Lesebestätigung für Dokumente« vereinfachen.

Beim Anlegen eines allgemeinen Dokuments, bspw. einer Dienstanweisung, kann mit der Checkbox „Lesebestätigung“ angefordert werden, dass die Mitglieder der Organisation die Kenntnisnahme bestätigen sollen. Dies lässt sich nach Gruppen differenzieren und kann auch nachträglich in der Detailansicht des Dokuments aktiviert werden.

Durch eine Meldung auf der Übersichtsseite wird das einzelne Mitglied auf die notwendige Bestätigung hingewiesen und auf Klick zur Dokumentenübersicht weitergeleitet. Hinweis: Das Lesen eines Dokumentes kann auch in der HiOrg-Server Mobilgeräte-App bestätigt werden.

Mitglieder mit dem Recht »dokumente« (oder aus dem Leitungsteam) können im Dokumentenbereich die Kenntnisnahme kontrollieren. Eine Erinnerungsmöglichkeit per E-Mail rundet die Funktion ab.

Zauberstab Wunschliste

Diese Neuerung setzt einen Vorschlag mit 55 Votes von der Nutzer-Wunschliste um.

Immer mal wieder kommt es vor, dass neue Funktionen von unseren Entwicklern fertiggestellt werden, diese aber aus unterschiedlichen Gründen noch nicht vollständig ans bestehende System angebunden werden können. Bisher schlummerten diese Features dann im stillen Kämmerchen, bis ihr großer Tag endlich gekommen war.
Das wird sich nun ändern: in Zukunft haben interessierte Nutzer die Chance, im Entwicklungslabor zu stöbern und neue Funktionalitäten vorab zu testen.
Im Bereich ‚System > Einstellungen > Entwicklungslabor‚ können die Neuheiten vom Admin angeschaut und aktiviert werden.

Wichtiger Hinweis: Alle Funktionen im Bereich des Entwicklungslabors befinden sich im Beta-Stadium. Wir versuchen vor Veröffentlichung die bestmögliche Integration sicherzustellen, weisen aber darauf hin, dass manchmal noch Teile der (geplanten) Funktionalität fehlen. Außerdem gehören die vorgestellten Funktionen nicht zum offiziellen Leistungsumfang von HiOrg-Server, können also jederzeit verändert oder auch wieder entfernt werden.

Lesebestätigung für Dokumente

Als erstes Laborprojekt stellen wir die „Lesebestätigung für Dokumente“ vor. Nach Aktivierung kann in den Details eines allgemeinen Dokuments angefordert werden, dass bestimmte Mitglieder die Kenntnisnahme bestätigen sollen. Dies lässt sich nach Gruppen differenzieren und kann auch nachträglich aktiviert werden. Eine Meldung auf der Übersicht weist auf die notwendige Bestätigung hin, im Dokumentenbereich kann die Kenntnisnahme kontrolliert werden. Eine Erinnerungsmöglichkeit per E-Mail rundet die Funktion ab.

Diese Neuerung setzt einen Vorschlag mit 55 Votes von der Wunschliste um.

Unser Vertragspartner für die Versendung von Basis-SMS hat uns darüber informiert, dass er mittelfristig seinen Service nicht mehr in einer akzeptablen Qualität anbieten kann. In der Vergangenheit hatte dies bereits zu kleineren Unstimmigkeiten geführt.

Diese sehr günstige Route bot bislang das niedrigste Niveau an Zuverlässigkeit. Außerdem wurden die (teils auch über ausländische Wege transportierten) SMS beim Empfänger mit zufälligen Absendernummern ausgeliefert, so dass keine direkte Antwort möglich war. Abgesehen davon, dass diese Route nur selten von unseren Nutzern verwendet wurde ( <8% aller SMS), passt eine solche Unzuverlässigkeit nicht zu unserem Selbstverständnis der Qualität von HiOrg-Server.

Leider sehen wir momentan keine ausreichend guten Alternativen in diesem Preissegment. Da uns Ihre Zufriedenheit sehr wichtig ist, haben wir uns daher entschlossen, zukünftig dieses Produkt aus unserem Angebot zu streichen und ab 1.12.2016 nur noch die zuverlässigen SMS-Routen „Standard“ und „Prio“ anzubieten.

Wer schon einmal eine Gruppenveranstaltung geplant hat, weiß wie schwierig es sein kann, alle unter einen Hut zu bringen und einen gemeinsamen Termin zu finden. Unsere neue Funktion „Terminabsprache“ (im Menü Kommunikation) hilft Ihnen in Zukunft dabei! Das Prinzip ist ganz einfach: der Organisator schlägt eine Reihe von möglichen Terminen vor und die eingeladenen Teilnehmer äußern sich dazu.
Terminabsprache - ErgebnisNach dem Anlegen einer neuen Abstimmung muss die Zielgruppe ausgewählt werden. Dazu können auch die in Ihrem HiOrg-Server definierten Gruppen, das Leitungsteam, oder Ausbilder gefiltert werden. Wer möchte, kann die Sichtbarkeit der Ergebnisse einschränken.
Terminabsprache anlegenGrundsätzlich werden eingeladene Teilnehmer auf der Übersicht über die anstehende Abstimmung informiert.
Terminabsprache - Übersicht
Zusätzlich können sie auch per E-Mail auf die neue bzw. eine geänderte Umfrage hingewiesen werden. Dazu gibt es bei den Systemmails zwei neue Vorlagen, die angepasst werden können.
Achtung: die Erlaubnis, zu diesem Anlass Mails zu empfangen, muss erst aktiv von den einzelnen Mitarbeitern freigeschaltet werden.
Terminabsprache - Mailempfang sicherstellenZum Schluss kann aus der Abstimmung heraus ein neuer Termin / Dienst / Kurs am favorisierten Datum angelegt werden (wahlweise auch eine der anderen Optionen).

Zauberstab Dieses neue Feature für unsere PRO- und KURSE-Nutzer setzt einen Vorschlag mit insgesamt 137 Votes aus der Wunschliste um.

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