Es gibt Neuigkeiten bei der Ansicht zur Personalverfügbarkeit. Nachdem wir (neben kleineren Verbesserungen) vor Kurzem bereits die Anzeige der eingetragenen Abwesenheiten und Übersichtstabellen zu Ausbildungen und Fahrerlaubnis ergänzt haben, kommt nun eine weitere kleine Erweiterung.

Zeiträume filtern

Mit dem Zeitraumfilter können nun auch individuelle Zeiträume (statt wie bisher nur das aktuelle Datum) berücksichtigt werden. Das hilft dem Disponenten dabei abzuschätzen, welche Mitglieder bspw. nächste Woche für einen Dienst verfügbar wären.

Mit den Quick-Links unter den Eingabefeldern lassen sich die Werte bequem automatisch eintragen.

Rundmail und SMS senden

Verfügbare Mitglieder können über die Mehrfachauswahl am Tabellenfuß nun einfach als Empfänger für Benachrichtigungen (per E-Mail oder SMS) ausgewählt werden. Dazu einfach den Haken setzen und die entsprechende Aktion auswählen. So können z.B. Alarmierungen versendet werden. Auch Vorab-Anfragen für noch nicht fertig geplante, zukünftige Dienste sind im Zusammenhang mit dem Zeitraumfilter möglich.

HiOrg-Server App v3.5.2

Vor einigen Tagen konnten wir von der neuen Übersicht zur Personalverfügbarkeit berichten. Voraussetzung für die sinnvolle Nutzbarkeit dieser Funktion ist natürlich eine aktive und zeitnahe Pflege der Abwesenheiten durch alle Helfer.

Uns ist bewusst, dass viele Nutzer die Mobilgeräte-App der Desktop-Version von HiOrg-Server vorziehen. Um die Pflege von Abwesenheiten möglichst einfach zu gestalten, können diese ab Version 5.3.1 direkt in der App eingetragen werden. Gerade haben wir Version 5.3.2 veröffentlicht, die auch einen Hotfix zur Behebung kleinerer Fehler enthält. Die Version wird gestaffelt ausgerollt und sollte in Kürze für alle Nutzer verfügbar sein. Zusätzlich erfüllen wir damit einen Wunsch mit 45 Votes von unserer Wunschliste.

Bitte geben Sie die Information an Ihre Mitglieder weiter. Eventuell muss ein manuelles Update vorgenommen werden, das hängt von den Geräteinstellungen des jeweiligen Nutzers ab.

Auch wenn aufgrund der aktuellen Situation das Osterfest in diesem Jahr bei vielen anders als sonst aussehen wird, wünschen wir Ihnen, Ihren Familien und Mitarbeitern frohe Ostern, alles Gute und bleiben Sie gesund.

Angesichts der besonderen Herausforderungen, die viele Disponenten derzeit meistern müssen, haben wir die reguläre Entwicklung pausiert, und spontan ein Projekt eingeschoben:
Um die Personalplanung in Krisenzeiten weiter zu vereinfachen, gibt es nun für Disponenten eine Übersicht über verfügbares Personal.

Abwesenheit eintragen

Grundsätzlich können Helfer schon länger über den Menüpunkt »Mein Konto > Abwesenheiten« Zeiträume hinterlegen, in denen sie für Dienste nicht zur Verfügung stehen, bspw. wenn sie in Urlaub sind. Dies wurde dann bei der Diensteinteilung berücksichtigt und der Disponent konnte zusätzlich im Menü »Mitglieder > Abwesenheiten« eine Urlaubsliste einsehen.
Anm.: Nicht wundern: Tatsächlich hießen die Menüpunkte bis vor kurzem »Urlaub« bzw. »Urlaubsübersicht«.

Neue Übersicht: Personal-Verfügbarkeit

In Anbetracht der aktuellen Lage haben wir eine zusätzliche Übersicht erstellt, wo auf einen Blick ersichtlich ist, welche Mitarbeiter verfügbar sind und welche, bspw. wegen Quarantäne, ausfallen. Die Informationen können direkt über das Hauptmenü aufgerufen werden (Menüpunkt »Personal-Verfügbarkeit«).
Diese Ansicht ist für Nutzer mit dem Recht »mitarbeiter«, »sandienst« oder für Mitglieder des Leitungsteams verfügbar.

Abwesenheit eintragen per App

Voraussetzung für die sinnvolle Nutzbarkeit dieser Funktion ist natürlich eine aktive und zeitnahe Pflege der Abwesenheiten durch alle Helfer. Um dies möglichst einfach zu gestalten, wird die Mobilgeräte-App um die Möglichkeit zum Eintragen von eigenen Abwesenheiten erweitert. Das Update v5.3.0 wird in den nächsten Tagen zunächst als Beta-Version freigegeben. Weitere Informationen zu den Beta-Versionen finden Sie hier.
Bis dahin können Nutzer sich über den Menüpunkt »zur Web-Ansicht« mit einem Klick komfortabel aus der App direkt in der Webanwendung einloggen.

Wir hoffen, dass diese schnelle Lösung auch in Ihrer Organisation nützlich ist, und freuen uns über Ihr Feedback.

Seit einigen Tagen schildern Nutzer uns Ihre aktuellen Problemstellungen und fragen, wie sie den HiOrg-Server unterstützend nutzen können. Die Abläufe, die aktuell in vielen Hilfsorganisationen aufgebaut werden unterscheiden sich oft von denen des Normalbetriebs – daher muss man auch beim HiOrg-Server manchmal neue Wege finden. Im folgenden Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie HiOrg-Server Ihnen bei den besonderen Herausforderungen der aktuellen Krise hilfreich zur Seite stehen kann.

Regelmäßiger Dienstplan mit mehreren Schichten

HiOrg-Server vefügt bisher nicht über eine „klassische“ Funktion zum Erstellen eines regelmäßigen Dienstplans. Allerdings kann trotzdem ein regelmäßiger Dienst über einen kleinen Umweg abgebildet werden – sogar mit mehreren Schichten.

  1. Legen Sie einen neuen Dienst an. Fügen Sie bei Bedarf eine oder mehrere Schichten hinzu.
  2. Setzen Sie im unteren Bereich der Eingabemaske (»Wiederholen als Dienstserie«) das Häkchen bei »Wiederholung«. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Turnus genauer definieren können.
    Dienstserie als Workaround zum regelmäßigen Dienstplan
  3. Sobald die Dienstserie angelegt ist, können Sie wie gewohnt Ihre Mitarbeiter einteilen oder sich melden lassen.

Information an alle Helfer senden

Zur raschen Weitergabe aktueller Infos bietet HiOrg-Server die Möglichkeit, über den Menüpunkt »Kommunikation > Rundmail senden« eine Rundmail an alle Helfer oder einzelne Gruppen zu versenden. Diese Funktion finden Sie ebenfalls in den Apps – z.B. wenn Sie ein spontanes, kurzes Lage-Update verbreiten müssen.

Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Mitglieder dazu jeweils ihre Erlaubnis zum Empfang gegeben haben müssen (Einstellung im Benutzerkonto: Reiter »Benachrichtigungen«).

Abwesenheiten / Personalverfügbarkeit

Momentan ist bei vielen Organisationen erhöhte Einsatzbereitschaft ausgerufen und es ist wichtig zu wissen, wenn einzelne Helfer bspw. wegen Quarantäne nicht verfügbar sind. Hier bietet sich die Funktion der „Abwesenheiten“ im Bereich Mitglieder bzw. Mein Konto an. Dort können die Helfer eintragen, wenn Sie in nächster Zeit nicht zur Verfügung stehen und der Disponent (sowie das gesamt Leitungsteam) hat immer den Überblick. Mit dem Punkt »zur Web-Ansicht« im Hauptmenü der Apps ist diese Funktion auch mobil schnell erreichbar.

Benachrichtigungen über eingetragene Abwesenheiten werden an die Mail-Adresse versandt, die unter »System > Einstellungen > Organisationsdaten« hinterlegt ist. Das betreffende Feld heißt »E-Mail für Abwesenheitsmeldungen«.

Pssst: In diesem Bereich arbeiten wir gerade an einem Update – freuen Sie sich auf die kommenden Tage!

Erweiterung Rechnungsexport & Umsatzsteuer-Erfassung zurückgehalten

In den vergangenen Monaten haben wir an einer großen Erweiterung im Bereich Rechnungen gearbeitet. Dabei ging es um das Exportieren von Rechnungen, Einführung einer Debitorennummern-Verwaltung und der Möglichkeit Rechnungen mit ausgewiesenen Steuern zu erstellen und zu verwalten. Die Erweiterung ist inzwischen fertig, aber wir haben uns vor dem Hintergrund der aktuellen Corona-Krise dagegen entschieden, diese jetzt ins System zu integieren. Die Umstellung würde zu einer größeren Änderung der Bedienung des HiOrg-Server führen, was wir unseren derzeit teilweise stark belasteten Kunden nicht zumuten möchten. Auf der anderen Seite besteht im Moment auch wenig Bedarf an der Funktion, da viele Dienste & Kurse, die sonst mit dem HiOrg-Server abgerechnet würden, aktuell nicht stattfinden dürfen.

Wir sind da für Sie!

Auch wenn wir aufgrund der aktuellen Situation alle selbst ins Homeoffice gewechselt sind, möchten wir Sie „da draußen“ weiterhin bestmöglich unterstützen. Dank flexibler Strukturen haben wir jahrelange Übung darin, es kommt also zu keinerlei Beeinträchtigungen (auch nicht beim Server selbst). Solange hier im Saarland kein Katastrophenfall ausgerufen wird, ist unser Team auch vollständig für Sie da, ansonsten werden ein paar unserer Kollegen freigestellt. Trotzdem werden wir auch dann den Basisbetrieb aufrecht erhalten, und die wichtigsten Supportanfragen beantworten können.

Lassen Sie uns wissen, welche besonderen Herausforderungen Sie gerade haben. Viele (auch außergewöhnliche) Anwendungsfälle können mit dem HiOrg-Server abgebildet werden – wenn auch manchmal nicht auf den ersten Blick. Am Besten nutzen Sie dafür bitte unser Forum, wir helfen gerne weiter!

Beim Bestätigen von eingereichten Helferstunden und beim Erfassen freier Helferstunden gibt es eine kleine Erweiterung:
Es steht nun die Checkbox »Danach weitere Helferstunden bestätigen« zur Verfügung, wenn weitere Helferstunden (zu anderen Veranstaltungen) vorliegen. Nach dem Speichern wird man direkt zum nächsten Datensatz weitergeleitet, anstatt wie bisher zurück zur Übersicht zu gelangen.
Beim Einreichen von Helferstunden können analog dazu direkt weitere Stunden angelegt werden (mittels der Checkbox »Danach weitere Helferstunden erfassen«).

Zauberstab Wunschliste

Dieses Update setzt 1 Vorschlag mit 60 Votes von unserer Wunschliste um.

Vor einigen Wochen haben wir bereits Erweiterungen im Bereich der Ehrungen angekündigt und heute ist es soweit: Jubiläen und erhaltene Ehrungen können umfassend in HiOrg-Server PRO abgebildet werden.

Der Eintrag „Liste Ehrungen“ im Menü „Mitglieder“* wurde in die beiden Punkte „Ehrungen“ und „Geburtstage“ aufgesplittet und diese optisch angepasst. Im Bereich „Ehrungen“ gibt es zu jedem Mitglied nun eine Übersicht aller Jubiläen und weiterer Auszeichnungen. Eine Farbcodierung verdeutlicht die Anzeige.

Übersicht Ehrungen

Ehrung steht innerhalb eines Jahres an= Ehrung steht innerhalb eines Jahres an
= aktuell anstehende Ehrung mit Jahresdatum (nach einem Jahr automatischer Wechsel zu „nicht erfolgt“)
= erfolgte Ehrung
= nicht erfolgte Ehrung

Zum Bearbeiten der Einträge wird das Recht mitarbeiter benötigt, die Ansicht der eigenen Jubiläumsdaten ist auch ohne Rechte möglich.
Mit Klick auf das Stiftsymbol öffnet sich die Detailansicht (ohne besondere Rechte: Klick auf das Icon mit den drei Punkten). Hier können alle Einträge der einzelnen Mitglieder bearbeitet und ergänzt werden. Frühere Mitgliedschaften werden dabei zur Berechnung des Jubiläums berücksichtigt.

Zusätzlich zu den Jubiläen der Organisationszugehörigkeit können auch weitere Ehrungen mit Datum hinterlegt werden. So lassen sich die Verdienste einzelner Mitglieder vollständig abbilden. Diese zusätzlichen Ehrungen müssen zuvor in den Einstellungen, Bereich Gruppen / Mitgliederliste angelegt werden.

*Anmerkung: Wurde unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste die Anrede zu „Mitarbeiter“ geändert, ändert sich auch die Benennung entsprechend von Mitglieder zu Mitarbeiter.

Zauberstab

Diese Erweiterung erfüllt 2 Vorschläge mit insgesamt 429 Votes aus unserer Wunschliste.