SMS-Erinnerung für Kursteilnehmende

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Vor Kurzem haben wir es bereits angekündigt, nun ist es soweit: HiOrg-Server KURSE bietet euch nun die Möglichkeit, automatische SMS-Erinnerungen an die Teilnehmenden eurer Kurse zu versenden. 📲

Mit dieser Funktion könnt ihr nicht nur die Kommunikation mit euren Kursteilnehmenden verbessern, sondern auch die No-Show Rate deutlich verringern. Keine Sorge mehr um verpasste Kurse – mit unseren Erinnerungs-SMS sind eure Teilnehmenden immer bestens informiert und pünktlich am Start!

Und so funktioniert es

Um die Erinnerungsfunktion zu nutzen, müssen ein paar Punkte beachtet werden:

1️⃣ Das SMS-Feature muss im System aktiviert werden (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Ausbildung allgemein). Der Versand der Erinnerung erfolgt einen Tag vor Kursbeginn.

2️⃣ Bei Selbstzahlern muss die Telefonnummer erfasst werden (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Ausbildung allgemein).

3️⃣ Einzelne Kurstypen können für die Erinnerung aktiviert werden (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Kurstypen / Lehrscheine). Der jeweilige Text der SMS kann dabei im Kurstyp angepasst werden.

4️⃣ Das SMS-Konto muss ein Guthaben aufweisen (System > Mein HiOrg-Server > SMS-Konto).
Der Versand der Erinnerungen erfolgt kursweise, jedoch nur bei ausreichender Deckung. Wir empfehlen die Aufladung des SMS-Kontos per Lastschrift.

Eine Zusammenfassung in den Benachrichtigungen und eine detaillierte Aufstellung im Nachrichtenarchiv (System > Nachrichtenarchiv > Typ: SMS) sorgen für den Überblick über die versendeten Erinnerungen.

Bitte beachtet, dass die Funktion nur für Selbstzahlende verfügbar ist und nicht für Teilnehmende der UVT. Diese können aber bspw. über die Rundmailfunktion der Teilnehmerliste per E-Mail erreicht werden.

🤗 Ein herzliches Dankeschön geht an alle Tester unseres Prototyps für ihre wertvolle Unterstützung und die hilfreichen Anmerkungen. Wir freuen uns, dass wir eure Arbeit mit diesem Update weiter erleichtern können.

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Solilauf 2023

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Solilauf St. Ingbert 2023 #solilauf_igb

Nach 3 Solilauf-Jahren, welche eher ruhiger waren, ist unser «Team HiOrg-Server» am letzten Wochenende zur Höchstform aufgelaufen. Beim 24h Solilauf St. Ingbert hat unsere bunt gemischte Mannschaft aus 79 Läufer:innen (Mitarbeitende, Familienmitglieder und Freunde) alles gegeben und ✨3.189 Euro✨ zugunsten armer Kinder in Venezuela erlaufen.

Insgesamt wurden wahnsinnige 5.313 Runden (2.083 km) von uns zurückgelegt. Damit erreichten wir den 1. Platz in der Mannschaftswertung. Zusätzlich schaffte es die 24h-Staffel mit 555 Runden in diesem Jahr auch auf den 1. Platz. Außerdem konnten wir in vielen anderen Kategoerien die vorderen Plätze belegen.

Ein besonderes Dankeschön 💖 an alle Sponsoren und Spender, die uns mit ihrer Unterstützung motiviert haben. Und natürlich an unsere Läufer, die trotz der ungewöhnlich hohen Temperaturen mega abgeliefert haben: Ihr seid super und wir sind sehr stolz auf das tolle Ergebnis! 🎉

5.313

Teamrunden

1. Platz

Teamwertung

1. Platz

Staffelwertung

3.189 €

Spendensumme

Hinweis: Dieses Video wurde im erweiterten Datenschutzmodus eingebettet, d.h. es werden von YouTube keine Informationen gespeichert, außer das Video wird angeschaut.

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Rückblick 2022

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Das neue Jahr ist nicht mehr ganz jung und wir freuen uns auf spannende neue Projekte, aber zuerst haben wir hier in einem kleinen Rückblick die Entwicklungen und ein paar Eckdaten aus dem vergangenen Jahr zusammengefasst.

Neues Benachrichtigungssystem

Zu Beginn des Jahres 2022 gab es schon gleich das erste Highlight: Das verbesserte Benachrichtigungssystem von HiOrg-Server. Benachrichtigungen zu Diensten, Terminen und Kursen werden nun separat angezeigt, sind übersichtlich dargestellt und lassen sich einfach filtern.

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Im Lauf des Jahres wurden viele Benachrichtigungen ins neue System übernommen und zahlreiche Erweiterungen in diesem Bereich veröffentlicht:

Unser Jahr 2022

Designanpassungen

Beitragsbild - Facelift Basislayout

Im Zuge der ständigen Weiterentwicklung gab es auch optische Veränderungen. Besonders prominent war dabei die dunkle Leiste mit der Benachrichtigungsanzeige am oberen Bildschirmrand. Weiter ging es Mitte des Jahres mit Änderungen am grundsätzlichen Aufbau der Seite, mit Anpassungen für unterschiedliche Bildschirmgrößen. Dies ermöglicht uns eine einfachere Integration neuer Bereiche und Features.

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Serverumzug

Ende des Jahres wurden alle Systeme von HiOrg-Server erfolgreich in eine neue Serverumgebung umgezogen. Einzelne Komponentem können nun sehr einfach gewartet und ausgetauscht werden, ohne den laufenden Serverbetrieb zu stören. Die neue Umgebung wirkt sich auch positiv auf die Performance und Reaktion unseres Systems aus, was zu spürbar verbesserter Geschwindigkeit von HiOrg-Server beiträgt.
Zusätzlich wird der komplette Mailversand nun über die Infrastruktur von Rapidmail erledigt, wodurch die Gefahr einer eventuellen Spameinstufung wesentlich niedriger ist.

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Updates HiOrg-Server KURSE

Im Bereich der Breitenausbildung haben wir mehrere kleine Updates veröffentlicht:

  • Kursteilnahme stornieren
  • neue E-Mail-Vorlage für Umbuchung von Teilnehmenden
  • eigener Kurstyp für Selbstzahlende
  • „TN löschen“ deaktivierbar
  • Optimierungen bei der Kursanfrage von extern
  • partielle Abrechnung einer Teilnehmergruppe

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Updates der Mobilgeräte-App

Veranstaltungsliste | HiOrg-Server Mobile-App v5.16.7

Bedingt durch sicherheitsrelevante Updates gab es Mitte des Jahres einen Versionssprung für die HiOrg-Server Mobilgeräte-App. Dabei mussten wir uns von der bisherigen Darstellung der Veranstaltungsliste verabschieden. In der neuen Version können Nutzende zwischen einer ausführlichen und einer vereinfachten Darstellung der Informationen wählen.

🤓 Mehr Details? Hier geht es zum ursprünglichen Post …

Insgesamt wurden im Jahr 2022 6 App-Versionen (+ 7 Beta-Versionen) mit stetigen Verbesserungen veröffentlicht:

Ausblick

Für 2023 haben wir uns ein paar interessante Erweiterungen vorgenommen. So soll im PRO-Bereich die Möglichkeit zum Führen eines Einsatztagebuchs geschaffen werden. Außerdem soll die bereits länger versprochene Angebotserstellung umgesetzt werden.
Für HiOrg-Server KURSE arbeiten wir an einem Zusatzmodul, das den Informationsaustausch zwischen Ausbildungsstelle und buchendem Unternehmen verbessert. Das Unternehmen erhält dafür von der Ausbildungsstelle einen eigenen Zugang zu diesem Portal. So lassen sich geplante Kurse einsehen, die Daten der Teilnehmenden können direkt vom Unternehmen eingetragen werden. Zusätzlich soll sichtbar sein welche Mitarbeitenden wann zuletzt einen Kurs besucht haben und nun eine Auffrischung benötigen. Man kann sich das Ganze als eine Art Selbstverwaltungslink 2.0 vorstellen.

Wir werden im ersten Halbjahr die Tauglichkeit des Systems bei ausgewählten Ausbildungsstellen testen. Danach soll es auch weiteren Ausbildungsstellen zur Verfügung gestellt werden. Bitte sprechen Sie uns bei Interesse gerne darauf an.

Aber zuerst steht für unsere Entwicklung ein weiterer Versionssprung der HiOrg-Server Mobilgeräte-App an. Und danach kommen dunkle Zeiten auf euch zu 😉.

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Wartungsfenster verschiebt sich

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Edit 24.11.2022: Nacharbeiten abgeschlossen.
Die nach dem Serverumzug erforderlichen Nacharbeiten wurden nun erfolgreich abgeschlossen. Alle Systeme sollten wieder wie gewohnt im vollen Umfang zur Verfügung stehen. Sollte es bei Ihnen dennoch zu Problemen oder Einschränkungen kommen, melden Sie sich bitte bei unserem Support-Team. Wir unterstützen Sie gerne!

Edit 22.11.2022: Serverumzug abgeschlossen.
Alle HiOrg-Server Systeme wurden erfolgreich zu unseren neuen Partnern Ayedo Cloud Solutions GmbH | Hetzner Online GmbH umgezogen. Wir führen aktuell noch kleinere Nacharbeiten durch, teilweise kann es bei hinterlegten Formularen zu Beeinträchtigungen kommen. Wir bitten diese Unanehmlichkeiten zu entschuldigen! Falls Sie betroffen sind, melden Sie sich bitte bei unserem Support-Team. Wir kümmern uns dann schnellstmöglich um eine Lösung. Vielen Dank.

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Aufgrund weiterer notwendiger Vorbereitungen verschieben sich die für heute angekündigten Wartungsarbeiten um eine Woche auf den 21. November 2022. Gleichzeitig rechnen wir dadurch mit einer deutlichen Verkürzung des Wartungsfensters.

Wartungsarbeiten am 21.11.2022 ab 21 Uhr 🔧

Am 21.11.2022 werden wir alle Systeme auf eine neue Plattform umziehen. Zwischen 21:00 Uhr und 0:00 Uhr wird HiOrg-Server vorübergehend nicht, oder nur im Lesezugriff, erreichbar sein. Konkret heißt das, dass Daten abgerufen, aber nicht verändert werden können. Die Mobilgeräte-Apps haben in dieser Zeit voraussichtlich keinen Zugriff.
Bitte informieren Sie auch Ihr Team und die Kollegenschaft. Vielen Dank.

Für Sie als Nutzenden und auch für alle Admins ändert sich nichts, wir übernehmen den gesamten Umzug, so dass Sie im Anschluss wieder wie gewohnt mit Ihrem HiOrg-Server arbeiten können.

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Wartungsfenster für Serverumzug

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Edit 14.11.2022: Aufgrund weiterer notwendiger Vorbereitungen verschieben sich die für heute angekündigten Wartungsarbeiten um eine Woche auf den 21. November 2022. Gleichzeitig rechnen wir dadurch mit einer deutlichen Verkürzung des Wartungsfensters.

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In den vergangenen Wochen kam es mehrfach zu Störungen in der Erreichbarkeit von HiOrg-Server. Über die Hintergründe haben wir hier vor kurzem informiert. Als Konsequenz stellen wir HiOrg-Server auf neue, technologisch moderne Beine, um zukünftig auf eventuelle Störungen der Infrastruktur flexibler reagieren zu können. Zum Abschluss der Umstellung wird das Produktivsystem nun auf eine Kubernetes-Umgebung der Ayedo Cloud Solutions GmbH umziehen, die im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH betrieben wird.

Wartungsarbeiten am 14.11.2022 ab 21 Uhr 🔧

Am 14.11.2022 werden wir alle Systeme auf die neue Plattform umziehen. Zwischen 21 Uhr und 3 Uhr wird HiOrg-Server vorübergehend nicht, oder nur im Lesezugriff, erreichbar sein. Konkret heißt das, dass Daten abgerufen, aber nicht verändert werden können. Die Mobilgeräte-Apps haben in dieser Zeit voraussichtlich keinen Zugriff.
Bitte informieren Sie auch Ihr Team und die Kollegenschaft. Vielen Dank.

Für Sie als Nutzenden und auch für alle Admins ändert sich nichts, wir übernehmen den gesamten Umzug, so dass Sie im Anschluss wieder wie gewohnt mit Ihrem HiOrg-Server arbeiten können.

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Benachrichtigungen zu Veranstaltungen

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Es gibt Neuigkeiten bei den Benachrichtigungen: Bei neuen und geänderten / gelöschten Diensten oder Terminen können qualifizierte Mitglieder und auch andere Disponierende nun direkt im System benachrichtigt werden.

Benachrichtigung zu Veranstaltungen - Quickview

Zusätzlich wird automatisch eine Push-Nachricht an Mobilgeräte ausgeliefert, diese beinhaltet wahlweise eine allgemeine Info oder eine Zusammenfassung der geänderten Daten.
Hinweis: Die ausführlichen Informationen zur entsprechenden Servereinstellungen finden Sie in diesem Beitrag, Abschnitt „Push mit spezifischen Informationen“.

Auf der Bearbeitungsseite eines Dienstes gibt es im Bereich Benachrichtigungen nun zwei neue Häkchen, die bei einer Änderung die Nachricht an unterschiedliche Empfängerkreise auslösen. Die Checkboxen sind vorausgewählt – ist kein Versand gewünscht, so kann der Haken einfach entfernt werden (bspw. bei einem Tippfehler oder einer anderen kleinen Änderung).

Benachrichtigung zu Veranstaltungen - Dienstdetails

Für Termine ist die Funktion vergleichbar auf der Detailseite eines Termins umgesetzt.

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Stellungnahme: Störung der Erreichbarkeit in KW 38

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In den vergangenen Wochen kam es mehrfach zu Störungen in der Erreichbarkeit von HiOrg-Server. Heute möchten wir über die Hintergründe und unsere Konsequenzen daraus informieren.

Die Priorität unseres Unternehmens ist die zuverlässige Bereitstellung eines stabilen und fehlerfreien Systems, welches dauerhaft erreichbar und nutzbar ist. In den letzten 20 Jahren konnten wir uns in dieser Hinsicht einen sehr guten Ruf erarbeiten, auf den wir stolz sind.

Im Jahr 2020 haben wir festgestellt, dass ein sicherer und zuverlässiger Serverbetrieb zunehmend komplexer wird. Um uns selbst mehr auf die Weiterentwicklung von HiOrg-Server konzentrieren zu können, haben wir das Thema Serverbetrieb an die Inexio IT und TK GmbH übertragen und den HiOrg-Server in deren Rechenzentrum in Saarlouis umgezogen (siehe unseren Bericht aus 12/2020). 

Die Erfahrung der vergangenen zwei Jahre hat jedoch gezeigt, dass unsere Erwartungen durch diese Kooperation nicht erfüllt werden. 

Obwohl wir uns zwischenzeitlich wieder vermehrt selbst um die Überwachung und Pflege der Produktivserver kümmern, kam es in den vergangenen Wochen leider mehrfach zu Beeinträchtigungen der Erreichbarkeit. Ein Ausfall am vergangenen Donnerstag (22.09.2022) dauerte mehr als zwei Stunden an. Ursache war eine nachhaltige Störung im Netzwerk des Rechenzentrums: einem Bereich, der leider außerhalb unseres Einflusses liegt.

Alle von HiOrg-Server bereitgestellten Dienste basieren auf serverseitigen Applikationen. Umso wichtiger ist daher die Auswahl eines geeigneten Rechenzentrums für den reibungslosen Betrieb der zentralen IT-Ressourcen. Die aktuelle Zusammenarbeit mit der Inexio IT und TK GmbH ist im Hinblick auf unsere Standards nicht länger zufriedenstellend.

Wir nutzen das Problem als Chance und stellen HiOrg-Server auf neue, technologisch moderne Beine. Um zukünftig auf eventuelle Störungen der Infrastruktur flexibler reagieren zu können, wird die Anwendung, die bislang “fest” auf mehreren Servern installiert war, derzeit von uns “containerfähig” gemacht. Sobald dies abgeschlossen ist, wollen wir das Produktivsystem auf eine Kubernetes-Umgebung der Ayedo Cloud Solutions GmbH umziehen, die im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH betrieben wird.

Diese Umstellung liegt uns (gerade auch im Hinblick auf die zurückliegenden Störungen) sehr am Herzen. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, den Umzug noch in diesem Jahr abschließen zu können.

An dieser Stelle möchten wir uns nochmals ausdrücklich bei allen Nutzern entschuldigen, die in der vergangenen Woche an ihrer Arbeit behindert wurden. Wir sind selbst über den momentanen Zustand verärgert und setzen alles daran, in Zukunft wieder eine deutlich höhere Stabilität halten zu können.

Für Ihre Treue und das Vertrauen in uns und den HiOrg-Server sind wir sehr dankbar. ❤️

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