Standardisierte Anzeige von Telefonnummern

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Zukünftig werden eingetragene Telefonnummern beim Speichern überprüft und im bekannten Format Ländervorwahl – Ortsvorwahl – Teilnehmernummer im HiOrg-Server hinterlegt. Dies betrifft alle Telefon- und Faxnummern, die im System erfasst werden können.

Die Ländervorwahl wird beim Speichern der Nummer automatisch ergänzt und muss nicht jedes Mal eingetragen werden. Dabei orientiert sich das System am Land, das in den Einstellungen des genutzten HiOrg-Servers hinterlegt ist. Die Anzeige einer hinterlegten Nummer richtet sich nach der länderspezifischen Darstellung. Der Einfachheit halber wird die Ländervorwahl nur bei ausländischen Nummern angezeigt.

Im Zuge dieser Umstellung wurde an verschiedenen Stellen ein zusätzliches (eigenes) Feld zur Eingabe einer Handynummer ergänzt. 🧞‍♂️ Damit erfüllen wir einen Wunsch mit 50 Votes von der Wunschliste.

Eventuell kann es beim Bearbeiten von Datensätzen mit bereits vorhandenen Nummern zu Fehlermeldungen kommen, wenn eine Zahlenfolge (bspw. aufgrund von ungewöhnlichen Trennzeichen) nicht korrekt aufgelöst werden konnte.

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Internet Explorer 11 wird nicht länger unterstützt

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Der Browser Internet Explorer 11 (IE 11) wurde vor knapp 8 Jahren veröffentlicht und wird nur noch von wenigen Internetnutzern verwendet. Viele Webseiten haben die Unterstützung von IE11 inzwischen eingestellt, darunter bspw. auch verschiedene Anwendungen von Microsoft selbst.

Da wir ständig Änderungen und Verbesserungen an HiOrg-Server vornehmen, werden auch wir die Unterstützung für IE11 einstellen. Falls Sie das System mit IE11 nutzen, wird ein Hinweistext eingeblendet um Sie auf diesen Umstand hinzuweisen.

Was bedeutet „nicht länger unterstützt“?

Wenn die Unterstützung für einen Browser endet, so werden neue Funktionen von HiOrg-Server nicht länger in diesen veralteten Browsern getestet. Deshalb ist eine fehlerfreie Funktionalität nicht mehr gewährleistet. Zusätzlich werden wir demnächst ein neues Framework einführen um HiOrg-Server weiter zu verbessern (das hört sich schlimmer an als es ist – Sie müssen nichts tun, die Arbeiten passieren im Hintergrund). Danach wird es auch mit veralteten Versionen von Google Chrome (bis v61), Microsoft Edge (bis v16), Mozilla Firefox (bis v60), Opera (bis v48) oder Safari (bis v11) zu Problemen kommen.

Wenn Sie momentan noch IE11 nutzen, empfehlen wir dringend den Wechsel zur aktuellen Version eines moderneren Browsers. Wir empfehlen generell die Nutzung von HiOrg-Server mit Mozilla Firefox oder Google Chrome: diese Browser sind nicht nur sicher und performant, sondern verfügen auch über einen sehr effizienten Mechanismus zur eigenständigen Aktualisierung.

Sie haben Fragen zu diesem Thema? Sprechen Sie uns gerne an.

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Push-Benachrichtigungen offiziell integriert

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Eine Push-Nachricht ist eine spezielle Meldung, die direkt auf dem Mobilgerät angezeigt wird, ohne dass zuvor die HiOrg-Server App geöffnet werden muss. Zukünftig können diese Benachrichtigungen direkt aus HiOrg-Server auf das Smartphone eines Mitglieds gesendet werden, wenn dort die HiOrg-Server Mobilgeräte-App (ab v5.5.2) installiert ist.

Kommt Ihnen diese Funktion bereits bekannt vor? Sie haben vollkommen Recht, grundsätzlich ist die Möglichkeit für Push-Benachrichtigungen seit mehreren Monaten verfügbar. Bisher musste sie allerdings als Beta-Funktion im Laborbereich aktiviert werden – und das hat sich nun geändert. Mit der Übernahme in den offiziellen Funktionsumfang gibt es zusätzlich ein paar Änderungen und Erweiterungen.

Push für alle aktiviert

Aktuell können Anfragen bei Personalbedarf vom Disponenten per Push versendet werden (HiOrg-Server PRO und KURSE). Dabei kann der Disponent auf einen Dienst, Kurs oder Termin aufmerksam machen, indem er beim Anlegen / Bearbeiten die neue Option „Rückmeldung von qualifizierten Helfern anfragen“ auswählt.

Checkbox Rückmeldung anfragen

Informationen zum Einteilungsstatus, bspw. wenn eine Meldung zur festen Einteilung geändert wird, werden vom System automatisch per Push an die betreffenden Nutzer versendet.

Damit die neue Funktion auch direkt genutzt werden kann, haben wir den Push-Versand für alle Server standardmäßig aktiviert. Nachrichten werden von der App nun prominent auf dem Mobilgerät anzeigt – außer der Nutzer hat diese Möglichkeit bereits in den Einstellungen der App deaktiviert.

Die komplette Push-Funktionalität eines Servers kann vom Admin in den Einstellungen deaktiviert werden (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren).

Push mit spezifischen Informationen

Als Reaktion auf das Feedback der Beta-Tester sind nun auch Push-Nachrichten möglich, die auf dem Home-Screen detailiertere Informationen enthalten. Bislang hatten wir uns hier für einen allgemeinen Text ohne konkrete Informationen zur Veranstaltung entschieden, da zum Erreichen der Endgeräte eine Anbindung an Apple bzw. Google zwingend notwendig ist.

Beispiel:
Standardnachricht: Personal für eine Veranstaltung benötigt: Bitte Rückmeldung abgeben.

Detaillierte Nachricht: Für den Dienst "TddE" am 03.10.2021 werden noch Helfer benötigt. Bitte prüfen Sie, ob Sie sich für diesen Dienst melden können. (demo)

Die Entscheidung, ob Veranstaltungsdaten und ggf. persönliche Helferdaten über ausländische Server (Amazon, Apple & Google) geleitet werden, liegt damit nun bei Ihnen. Die ausführlicheren Push-Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert und müssen vom Admin in den Einstellungen aktiviert werden.

Einheitliche Benachrichtigungen im System

Zusätzlich zur Übertragung per Push erscheinen Statusinformationen auch in der Benachrichtigungsübersicht der App. Im Benachrichtigungssystem der Web-Version (auf der Übersicht) waren diese Anfragen bisher nicht enthalten.
Durch die Verschmelzung der beiden Systeme werden Benachrichtigungen nun einheitlich ausgeliefert. Das bedeutet, dass Nutzer der Web-Version nun auch Meldungen zum Einteilungsstatus usw. erhalten. Im Gegenzug werden App-Nutzer bspw. auf ablaufende Ausbildungen, anstehende regelmäßige Überprüfungen und Terminabsprachen hingewiesen.

Hinweis: Informationen zum Einteilungsstatus und Personalanforderungen erscheinen unabhängig von Push im Benachrichtigungssystem, also auch wenn die Push-Funktionalität eines Servers deaktiviert ist.

Mit dieser Verschmelzung legen wir auch den Grundstein für weitere Neuerungen, die hier demnächst folgen werden. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Darstellung von Web-Benachrichtigungen, die durch eine Überarbeitung übersichtlicher werden sollen. Zusätzlich werden auch noch weitere Nachrichten integriert, bspw. Info bei neuen und geänderten Veranstaltungen oder Erinnerungen an anstehende Geburtstage, Kontrolle der persönlichen Daten, …

Nicht alle Informationen sollen als Pushnachricht versendet werden, aber wir sind trotzdem sicher, dass der neue Bereich die Arbeit mit HiOrg-Server noch komfortabler gestaltet.

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Wir fördern Jugendarbeit

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Eventuell haben wir Sie im Februar bereits per E-Mail informiert, wenn Ihr HiOrg-Server von einem älteren auf das aktuelle HiOrg-Server Lizenzmodell umgestellt wird. Zwischenzeitlich gab es weitere Anpassungen, die wir hier gerne vorstellen möchten:

Keine Berechnung von Nutzern unter 16 Jahren (U16)

Um die Nachwuchsarbeit in Organisationen zu fördern, werden Mitglieder die das 16 Lebensjahr noch nicht vollendet haben, nicht länger gegen die Nutzergrenze gezählt. Es können also beliebig viele Nutzer unter 16 Jahren verwaltet werden (bspw. in Jugendgruppen). An vielen Stellen im System wird dies mit einem roten Warndreieck gekennzeichnet. Hinweis: Es ist hier zwingend nötig das Geburtsdatum des Mitglieds einzutragen, damit das Alter vom System berechnet werden kann.

Keine Berechnung von Nutzerkonten im Status „eingeschränkt“

Status des Nutzerkontos einstellen


In vielen Organisationen gibt es Mitglieder, die nicht aktiv an Diensten teilnehmen, die aber trotzdem dazu gehören und Teil der Gemeinschaft sind. Für solche passiven Mitglieder empfehlen wir den Status "Eingeschränktes Mitglied". Wie bei "Externes Mitglied" und "Gesperrtes Mitglied" entfällt hier die Zählung gegen die Nutzergrenze. Der Status eines Nutzerkontos kann in den Nutzerdetails im Reiter „Zugangskontrolle“ festgelegt werden. Zur schnellen Übersicht wurde auch ein entsprechender Filter in der Mitgliederliste eingebaut.

  • Eingeschränktes Mitglied: Kann sich am HiOrg-Server anmelden, aber nicht selbst zu Veranstaltungen melden. Kann in Gruppen eingeteilt werden, ist auch in der Mitgliederliste sichtbar. Helferstunden können nicht selbst eingereicht werden.
  • Externes Mitglied: Kann sich nicht am HiOrg-Server anmelden, kann auch keiner Gruppe zugeordnet werden. Eine Einteilung zum Dienst ist möglich, Helferstunden können erfasst werden.
  • Gesperrtes Mitglied: Kann sich nicht (mehr) am HiOrg-Server anmelden, und auch nicht zu Veranstaltungen eingeteilt werden. Bestehende Helferstunden bleiben erhalten.

Neue Übersicht zur Nutzerverteilung

Unser Anliegen ist eine transparente Darstellung Ihrer Möglichkeiten. Deshalb finden Sie unterhalb der Mitgliederliste und im Bereich „Mein HiOrg-Server“ nun eine Übersicht zur Auslastung und Nutzerverteilung in Ihrem HiOrg-Server. Klicken Sie dafür auf den Link Übersicht Nutzerverteilung. Die Darstellung beinhaltet auch Informationen zu inaktiven (berechneten) Nutzern und weist auf Mitglieder hin, die demnächst aus der Gruppe U16 herauswachsen. So behalten Sie den Überblick und können Ihren Bedarf ggf. anpassen.

Neue Übersicht zur Nutzerverteilung

Zusammenfassung

  • Die Standardlizenz beinhaltet 50 Nutzer und 10 Gruppen.
  • Erweiterung der Nutzergrenze in 50er-Schritten (inkl. je 2 Gruppen) möglich.
  • Beliebig viele Nutzer unter 16 Jahren, sowie eingeschränkte, externe und gesperrte Nutzerkonten.
    Beispiel: Ihre Organisation hat 74 Mitglieder, davon 11x U16 und 17 passive Beitragszahler (eingeschränktes Konto). Es werden nur 46 Nutzer berechnet, eine Standardlizenz genügt für Ihre Organisation.
    Beispiel: Zusätzlich zu diesen 74 Mitgliedern möchten Sie noch 27 Ehemalige im System erhalten. Mit Kontostatus „gesperrt“ werden diese nicht gezählt. Trotz 101 angelegter Nutzer genügt weiterhin die Standardlizenz.
  • Die Umstellung erfolgt formell zum 01.07.2021, aber erst ab der regulären nächsten Abrechnungsperiode werden zusätzliche Nutzerpakete berechnet.
    Beispiel: Ihr aktueller Abrechnungszeitraum endet zum 27.02.2022. Erst die Folgerechnung (Anfang Januar 2022) wird dann auf Grundlage des aktualisierten Lizenzmodells gestellt.
  • Eine exakte Übersicht aller für Sie zutreffenden Eckdaten finden Sie als Admin in Ihrem HiOrg-Server unter System > Mein HiOrg-Server.

Sie haben Fragen? Wir antworten gerne.

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Materialverfügbarkeit mit Zeitraum anzeigen

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Die Materialverfügbarkeitsübersicht wurde erweitert und intergriert nun auch zukünftige Material- und Fahrzeugbuchungen in die Anzeige. Dabei ist ein Zeitraum von bis zu 7 Tagen möglich. So kann man bspw. sehen, welche Fahrzeuge für einen spontanen Einsatz zur Verfügung stehen.

Eine neue Materialverfügbarkeitsübersicht kann über die Filterfunktion des Kalenders erstellt werden. Im Einstellungsfenster gibt es jetzt die Möglichkeit, den Zeitraum der Anzeige zu wählen.

Materialverfügbarkeitsübersicht anlegen
Materialverfügbarkeitsübersicht
Hier kann der Zeitraum der Anzeige gewählt werden.

Nach dem Speichern ist die erstellte Verfügbarkeitsübersicht über einen eigenen Menüeintrag (links unterhalb des Kalenders) erreichbar. Dieser enthält einen speziellen Login-Hash, so dass die Übersicht auch dauerhaft auf einem separaten Bildschirm in der Garage oder dem Materiallager angezeigt werden kann.

Zauberstab WunschlisteDieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 128 Votes von der HiOrg-Server Wunschliste.

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Helferstunden jetzt per Mobile-App einreichen

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Frohe Ostern wünscht das Team von HiOrg-Server

Pünktlich zum Fest legen wir ein besonders dickes Ei ins Nest:
Helferstunden können nun über die HiOrg-Server App mobil eingesehen, eingetragen und bearbeitet werden.

  • Helferstunden per App einreichen


Über den neuen Menüpunkt „Helferstunden“ erhält man eine Übersicht seiner bereits erfassten Helferstunden. Über das Plus-Symbol am unteren Bildschirmrand können weitere Stunden nach Zeit oder Dauer eingereicht werden. Solange der Eintrag nicht von einem Disponenten mit stunden-Recht bestätigt ist, kann er auch noch selbst geändert werden.
Die neuen Funktionen sind ab v5.8.6 verfügbar, diese wird seit einigen Tagen gestaffelt ausgerollt.

Mit 1913 Votes stand dieser Wunsch ganz weit oben auf der Wunschliste, daher freuen wir uns besonders über die Umsetzung.

Aufgrund vermehrter Rückmeldungen bezüglich der Bedienbarkeit (vor allem auch von den Beta-Testern – Vielen Dank!) wurden zusätzlich alle Datums- und Zeitwähler ausgetauscht.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Lieben sonnige und entspannte Ostertage! 🐰☀️🌷

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Kooperation mit der Ehrenamts-App FlexHero

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Wir freuen uns darüber, heute unsere neue Kooperation mit FlexHero offiziell bekannt zu geben. Die FlexHero GmbH ist ein junges Startup von neun Leuten, das eine App zur Akquise von Ehrenamtlichen entwickelt hat. Besonders interessant ist dieses Angebot für alle Organisationen, die nach neuen Ehrenamtlichen und Nachwuchs suchen.

Logo Flexhero

Ihr Mehrwert durch diese Kooperation

Beim FlexHero Webtool, dem Engagementplaner, können Sie sich direkt über Ihren HiOrg-Server anmelden und dort eigene Projekte ausschreiben. Das Team von FlexHero kümmert sich um die Community Pflege und das Marketing. Ihre Angebote werden über soziale Medien, klassische Marketing-Kanäle und die App von FlexHero kommuniziert. Somit verschafft Ihnen FlexHero einen direkten Zugang zu einer vorher nicht erreichten Zielgruppe potenzieller Ehrenamtlicher.

Worauf warten Sie? Sourcen Sie Ihre Marketing- und Akquiseaktivitäten einfach aus!

Login Tutorial für den FlexHero Engagemenplaner

Flexhero Screens

Um Ihnen den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten, können Sie sich ganz bequem mit Ihrem bestehenden HiOrg-Server Account (Admin-Rechte notwendig) beim FlexHero Engagementplaner einloggen.

Besuchen Sie dazu engagementplaner.flexhero.de und klicken Sie rechts oben auf EINLOGGEN. Im nun erscheinenden Dialogfenster können Sie dann direkt unten auf den Button LOGIN MIT HIORG-SERVER klicken (ohne vorher E-Mail oder Passwort einzugeben).

Beim ersten Login müssen Sie dem HiOrg-Server die Erlaubnis erteilen Ihren Namen und E-Mail-Adresse, sowie die Anschrift Ihrer Organisation an das FlexHero-Portal zu übertragen. Damit kann dort automatisch ein Nutzerkonto für Sie und Ihre Organisation angelegt werden.

Ist alles fehlerfrei verlaufen, wird Ihnen nun der Onboarding Prozess des Engagementplaners angezeigt. Nach Vervollständigung Ihrer Daten können Sie direkt loslegen und über den Button NEUES PROJEKT Ihre Projekte online einstellen. Diese werden dann unmittelbar in der FlexHero-Mobile-App in einem ansprechenden Design Ihrer Zielgruppe, den potentiellen Engagierten präsentiert.

Wir freuen uns, mit FlexHero einen motivierten Partner gefunden zu haben, der ebenso wie wir bestrebt ist, Abläufe zu verbessern und das Ehrenamt am Leben zu halten.

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