Pünktlich zum Osterfest können unsere Entwickler ein neues Feature ins Nest legen: die bereits angekündigte Material-Disposition und der Buchungskalender für Räume und Ausrüstung wurden fertiggestellt und werden Ostermontag für alle HiOrg-Server freigeschaltet.

Material zum Einsatz zuordnen

Für alle Einsätze, Termine oder Kurse kann nun beliebige Ausrüstung aus der Material-Liste zugeteilt werden.
Im Vorfeld muss einmalig das ‚einteilbare‚ Material als solches gekennzeichnet werden (in der Bearbeitungsansicht des Materials – siehe Bild unten). Bei der Auswahl zu einem konkreten Termin wird dann auch überprüft, ob das gewählte Material (oder Inhalt) zum entsprechenden Zeitpunkt bereits anderweitig verplant ist.

Hinweis: Bilden mehrere Materialien eine Einheit, zum Beispiel die Trage wird nie aus dem RTW entnommen um einzeln genutzt zu werden (ebenso einzelne Medikamente / Verbrauchsmaterialien aus einem Koffer), so muss nur das „äußerste“ Materialobjekt (hier: RTW bzw. Koffer) als ‚einteilbar‘ gekennzeichnet werden.
Eingeteilte Materialien können mittels Variablen auch auf Formularen u.ä. ausgegeben werden. Bei mehrtägigen Kursen kann für jeden Kurstag eine getrennte Einteilung vorgenommen werden.

Räume buchen

Schnellauswahl Raum buchenZusätzlich zur Materialdisposition findet sich in der Bearbeitungsansicht eines Einsatzes, Termins oder Kurses nun eine unkomplizierte Schnellauswahl zur Raumbuchung.

Hinweis: Bitte denken Sie daran, dass auch Räume zuerst in der Materialliste als ‚einteilbar‘ angelegt werden müssen, damit sie hier zur Buchung verfügbar sind.

Buchungskalender

In der Kalenderübersicht können nun per Auswahlkästchen bereits zugeordnete Räume und Ausrüstungsgegenstände eingeblendet werden, um die Verfügbarkeit zu überprüfen. Über das [+]-Symbol neben dem Filter können eigene Gruppen definiert werden, so dass bspw. alle Räume für eine Kursplanung, oder alle Fahrzeuge in einem Überblick gezeigt werden.

Um die neuen Funktionen zu nutzen, muss die Materialverwaltung aktiviert sein und HiOrg-Server PRO oder KURSE verwendet werden. Sollten Sie die neuen Funktionalitäten nicht nutzen wollen, so können diese in den Einstellungen deaktiviert werden und alles bleibt beim Alten.

Wie immer freuen wir uns über Ihr Feedback zu diesen Neuerungen, und wünschen Ihnen und Ihren Familien ein fröhliches Osterfest!
Fröhliche Ostern!

Die von unseren Nutzern schon lange gewünschte Funktion, Einsätzen und Terminen konkrete Materialien und Räume zuordnen zu können, wird in Kürze zu einem Betatest freigegeben.

Bitte senden Sie uns eine kurze E-Mail an support@hiorg-server.de, wenn Sie sich an diesem Test beteiligen wollen. Vergessen Sie dabei bitte nicht, Ihr Organisationskürzel zu nennen, am besten in Klammern gesetzt: (xxx)

Für alle, denen das Christkind ein Android-Phone unters Bäumchen legt, öffnen wir pünktlich zum Fest den Beta-Test unserer nagelneuen Android-App. Diese wurde von Grund auf neu, stabiler und performanter programmiert. Damit passt sie nicht nur technisch, sondern auch in Puncto Erscheinungsbild und Bedienung zu den gewohnten Android-Standards.

Screen Android-App auf Handy   Screen Android-App auf Handy
Screen Android-App auf Tablet
Screen Android-App auf Tablet
Derzeit ist der Versand von Nachrichten über diese App noch nicht möglich, ebenso wird das eingeteilte Personal eines Termins / Einsatzes noch nicht angezeigt. Aus diesem Grund haben wir das Update noch nicht für alle Nutzer der Android-Geräte veröffentlicht.

Wenn Sie trotzdem bereits jetzt die neue Version testen wollen, können Sie sich hier als Betatester registrieren – danach können Sie die neue Version automatisch auf Ihr Android-Gerät übertragen lassen.

Wir rechnen damit, die noch fehlenden Funktionen schon im Januar nachreichen zu können, danach wird die fertige App als automatisches Update für alle Benutzer ausgerollt. Außerdem arbeiten wir 2014 an einer Lösung für alle Blackberry- / WindowsPhone-Benutzer.

Auch in der Webanwendung wird sich bald etwas tun — hier haben wir noch ein paar Neuerungen von unserer Roadmap in der Pipeline, welche fast fertiggestellt sind und gleich im Januar implementiert werden:

  • das oft gewünschte Archiv mit allen E-Mails / SMS, die über Ihren HiOrg-Server versandt wurden
  • die Zuordnung von Material und Fahrzeugen zu Einsätzen, Terminen und Kursen

Sie können also gespannt ins neue Jahr blicken.

Ein ganz herzliches Dankeschön sagen wir allen unseren Nutzern und Admins, die uns mit ihren Anregungen, Ideen und Feedback geholfen haben, HiOrg-Server auch in diesem Jahr immer weiter zu verbessern!
Ihr Lob motiviert uns bei der Arbeit, Empfehlungen an Kollegen und Facebook-Likes helfen, HiOrg-Server immer bekannter zu machen. Damit ermöglichen Sie den Betrieb von HiOrg-Server auf hohem technischen Niveau, sichern die stetige Erweiterung unseres Teams mit qualifizierten Mitarbeitern und somit eine beständige Weiterentwicklung der Funktionen, so dass Sie noch effektiver arbeiten können.

Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage, ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch in ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr 2014!

Weihnachtsmarkt 2013Foto: Alex Weber

PS: Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Ihre Anfragen beantworten.
Unsere menschlichen Mitarbeiter hingegen werden bis zum 05.01.2014 viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie für die zukünftigen Aufgaben tanken. Wir hoffen auf Ihr Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst. Vielen Dank.

Roadmap 2014Da HiOrg-Server ständig weiterentwickelt wird, erreichen uns immer wieder Fragen, wann und wie diese oder jene Funktion künftig umgesetzt wird. Wie bereits im letzten Jahr, möchten wir Ihnen auch heute nochmal einen kleinen Einblick geben, wohin die Reise in den kommenden Monaten gehen soll.

Bei der Erstellung unserers „Fahrplans“ orientieren wir uns sehr stark an der Wunschliste (im HiOrg-Server unter dem Menüpunkt System > Wunschliste), wo alle Anregungen unserer Nutzer gesammelt werden. Dort finden sich kleinere Detail-Wünsche, aber auch Ideen für umfassende Umgestaltungen. Meist kombinieren wir mehrere einzelne Punkte und so entsteht dann der Plan für ein größeres Update eines gesamten Funktionsbereiches.
Für das kommende Jahr sind folgende Erweiterungen geplant:

  • Zuordnung von Material und Fahrzeugen zu Einsätzen, Terminen und Kursen. Nach dem Einsatz verbrauchtes / defektes / verschwundenes Material erfassen.
  • Posten auf externem Anforderungsformular direkt aus Material-Bestand wählbar
  • Möglichkeit zur Raum-Buchung (Belegungsplan)
  • Archiv der über HiOrg-Server versandten E-Mails / SMS
  • digitale Fahrtenbücher, nach dem Einsatz Fahrtenbuch für mitgeführte Fahrzeuge abfragen
  • Schlüsselverwaltung
  • überarbeitete Rechnungsstellung für Einsätze und verbesserter Kostenvoranschlag
  • Abrechnung Fahrtgelder nach verschiedenen Formeln, dabei sind die Abfrage der Anfahrtskilometer bei Einsatz-Ende oder Festlegung in den Mitgliedsdaten des Helfers denkbar
  • eigene Helferstunden einreichen
  • Helferstunden für Aufgaben
  • Filtern der Helferstunden nach Anforderungen (bspw. Blutspende, Sanitätsdienst, usw.)
  • Überarbeitung der Einsatz-Meldung (neuer Dialog mit Bemerkungsfeld bei Meldung, evtl. zusätzlichem Button „vielleicht“)
  • Dienststellungen bei Einsätzen wählbar, besondere Qualifikation / Praktikanten-Plätze bei Einsätzen
  • Wiederholung für Einsätze
  • Erweiterung der Dokumente und Barcodes für Dienste / Termine / Kurse / Aufgaben
  • Ausweitung Adressen-Verwaltung auf Veranstalter und Veranstaltungsorte, Erweiterung um eine Maps-Komponente zur exakten Ortsmarkierung
  • direkter Versand von Formularen per E-Mail oder Fax (Empfänger-Auswahl aus Adressenverwaltung)
  • Rechnungsstellung an Firma / BG (K)*
  • Überarbeitung der Teilnehmerliste, Hinterlegung der zuständigen BG beim Teilnehmer, Ausdruck der Formulare für Kurse wahlweise nach Firma / BG getrennt (K)*
  • Überarbeitung der Erinnerungsfunktion auf Basis der TN eines Kurstyps (K)*
  • automatische Vergabe von Kursnummern (K)*
  • Optimierung des Servers für Darstellung auf Mobilgeräten, somit einfacherer Zugriff auch über Windows Phone und Blackberry möglich
  • Neustrukturierung Preismodell SMS-Versand

*(K): diese Funktionen werden nur in der Vollversion HiOrg-Server KURSE verfügbar sein.

Natürlich ist diese Liste nicht in der genauen Reihenfolge sortiert und auch nicht unumstößlich. Parallel zu den kleineren Verbesserungen, die wir fast täglich an den unterschiedlichsten Stellen in HiOrg-Server vornehmen, arbeiten wir an diesen genannten, größeren Updates. Da bei der Umsetzung mehrere Personen / Teams beteiligt sind, werden meist einige dieser Projekte zeitgleich bearbeitet.

Falls Ihnen beim Lesen eigene Vorschläge in den Sinn gekommen sind, so tragen Sie diese ganz einfach im HiOrg-Server unter System > Wunschliste ein.

Nach unserer Ankündigung zum Release des neuen Materialsystems in der letzten Woche, möchten wir heute ein wenig detaillierter auf einzelne Neuerungen eingehen.

Materialtypen und besondere Eigenschaften

Vor dem Erfassen von Material sollten verschiedene Materialtypen (bspw. Fahrzeuge, Einsatzkleidung, Sonstiges) angelegt werden. Zur besseren Differenzierung stehen acht Sondertypen mit spezifischen Eigenschaften zur Verfügung (Gebäude, Räume, Schlüssel, Kraftfahrzeuge, Bekleidung, Medizin-Geräte, Verbrauchsmaterial, Medikamente). Zusätzlich können auch allgemeine Materialtypen angelegt werden. Wie detailliert man sein Material erfassen möchte, bleibt jedem Admin selbst überlassen.
Zu den spezifischen Eigenschaften gehören beispielsweise bei Fahrzeugen das Kennzeichen, HU-Termin oder auch die benötigte Führerscheinklasse, die später einmal bei der Besetzung des Fahrzeuges überprüft werden soll (nach der Umsetzung von Schritt 2 des Materials). Es kann festgelegt werden, ob das Material nur mit Einweisung bedient werden darf und wer diese erhalten hat, und ob das Material als Lagerort für andere Materialien dienen kann (z.B. Notfallkoffer). Über das Bearbeitungsmenü können Materialien (inklusive Inhalt) dann dupliziert werden.

Umfangreiche Materialübersicht

Materialliste
In der Materialliste sind alle eingetragenen Materialien erfasst und können nach unterschiedlichen Kriterien angezeigt, gefiltert und bearbeitet werden. Für den schnellen Zugriff gibt es im Benutzermenü zusätzlich Links zu den Listen für Fahrzeuge, Verbrauchsmaterial und Medikamente, außerdem für Kleider und anstehende Wartungstermine. Auch verliehene und ausgegebene Materialien lassen sich direkt über das Menü aufrufen.
Über die Liste lassen sich leicht das Gesamtgewicht und der Gesamtpreis (Anschaffungswert) des Materials in einem Lagerort ausrechnen (wichtig bspw. für KFZ-Beladung). Bei größeren Materialbeständen ist auch die Freitextsuche sehr nützlich.

Instanzen

Material Instanzen
Material mit gleichen Grunddaten kann in Instanzen (Teilmengen) mit unterschiedlichen Zusatzeigenschaften aufgespalten werden. Ein gutes Beispiel sind Einsatzjacken in verschiedenen Größen und mit unterschiedlichen Lagerorten. Weitere Attribute sind Barcodes die erzeugt werden können, unterschiedliche Verantwortliche innerhalb eines Materials oder Chargennummern bei Medikamenten.

Warnmeldungen

Zahlreiche Hinweise helfen den Material-Beauftragten dabei, den Überblick zu behalten. So werden anstehende Wartungstermine innerhalb der frei wählbaren Warnzeiträume, auslaufende Materialeinweisungen und unterschrittene Sollbestände auf der Übersichtsseite angezeigt.

Dokumentenverwaltung

DokumentenlisteMit dem neuen Materialsystem können erstmals eigene Dokumente im HiOrg-Server hochgeladen werden. Diese lassen sich einzelnen Materialien zuweisen und können für Helfer freigegeben werden. Mögliche Beispiele sind Materialfotos, Betriebsanleitungen, Checklisten oder auch Merkblätter mit Warnhinweisen. Jeder Server erhält von uns kostenfrei 10 MB Speicherplatz, bei Bedarf kann dieser aufgestockt werden.
Die Dokumentenverwaltung wird im nächsten Jahr noch auf weitere Bereiche (Mitglieder, Einsätze, Termine, Kurse, Aufgaben, allgemein) ausgedehnt.

Adressverwaltung

Adressenverzeichnis
Adressen von Lieferanten, Dienstleistern, u.a. lassen sich nun übersichtlich erfassen, kategorisieren und einzelnen Materialeinträgen zuordnen. Die Zuordnung erfolgt in der Materialliste über die Bearbeitung der Materialeigenschaften.
Für die Zukunft ist eine allgemeine Adressverwaltung geplant, die sich auf alle Bereiche des HiOrg-Servers erstreckt.

Einige der neuen Funktionen sind erst ab HiOrg-Server PRO verfügbar und daher in der free-Version ausgeblendet. Zusätzliche Erweiterungen (wie bspw. Material Einsätzen zuweisen, Räume buchen, Fahrtenbuch) werden im zweiten Schritt zu einem späteren Zeitpunkt noch ergänzt.

Ausführlichere Beschreibungen zur Anwendung des neuen Materialsystems finden Sie in unserem Handbuch im Bereich Material. Momentan sind noch nicht alle Themenbereiche mit Inhalt gefüllt, Sie haben aber die Möglichkeit, aktiv am Handbuch mitzuwirken. Wir freuen uns sehr über jeden Beitrag von Ihrer Seite und sagen im Voraus schon herzlichen Dank!

Große Dinge stehen an: Am 07. September 2013 werden wir das neue Materialsystem für alle HiOrg-Server freischalten.
Release MaterialsystemDie komplette Materialverwaltung wurde von Grund auf neu programmiert, und ist nun deutlich leistungsstärker und umfangreicher als zuvor:

  • Materialtypen lassen sich besser differenzieren, so können besondere Eigenschaften von Fahrzeugen, Bekleidung, medizinischen Geräten, Verbrauchsmaterial u.ä. berücksichtigt werden.
  • Es ist möglich Fotos und Dokumente zu einzelnen Materialien zu hinterlegen und Barcodes zu erzeugen.
  • Komplette Materialpakete (bspw. Notfallkoffer) können mit Inhalt dupliziert werden.
  • Die Einweisung von Mitarbeitern für medizinische Geräte und Fahrzeuge kann hinterlegt werden.
  • Es können unterschiedliche Verantwortliche für verschiedene Materialien zugewiesen werden.
  • Es gibt ein Verzeichnis für Lieferanten, Verleiher und Dienstleister,
  • die Material-Ausleihe kann notiert und so besser nachvollzogen werden,
  • und auch die Funktionen der Kleiderkammer wurden verbessert und erweitert.

…und das ist nur ein kurzer Auszug der neuen Funktionalitäten. In der kommenden Woche werden wir in einem gesonderten Beitrag näher auf die neuen Funktionen eingehen und diese auch mit Screenshots erläutern.

Zusätzliche Erweiterungen (wie bspw. Material Einsätzen zuweisen, Räume buchen, Fahrtenbuch) werden zu einem späteren Zeitpunkt noch ergänzt.

Server kurzzeitig nicht erreichbar

ACHTUNG: Wegen erforderlicher Serverumstellungen wird der HiOrg-Server in den Morgenstunden des 07. September 2013 zwischen 6:00 und 9:00 Uhr voraussichtlich nicht erreichbar sein. Bestehende Materialeinträge werden ab Freitag Abend nur noch im Lesen-Modus verfügbar sein, und können in dieser Zeit nicht mehr bearbeitet werden. Wir werden „altes Material“ bestmöglich konvertieren, auf Grund der stark unterschiedlichen Strukturen können dabei jedoch unpassende Zuordnungen auftreten. Wir bitten Sie daher, nach der Umstellung Ihre Material-Bestände zu kontrollieren und ggfs. etwas nachzuarbeiten.
Danke für Ihr Verständnis.

Nach ausführlicher Planung und komplett neuer Umsetzung, werden wir im August die erste Stufe des neuen Materialsystem zum Beta-Test freigeben.

Melden Sie sich als Beta-Tester
Der Test wird voraussichtlich in KW 34 starten, dazu suchen wir derzeit noch Teilnehmer.
Wenn Sie Admin eines HiOrg-Servers sind und sich als Beta-Tester für das neue Materialsystem bewerben möchten, senden Sie uns bitte eine E-Mail an support@hiorg-server.de und nennen darin das Orga-Kürzel Ihres HiOrg-Servers.
Wenn Sie Motivation und Zeit hätten, während Ihres Tests an der Dokumentation dieses neuen Bereichs mitzuhelfen (http://wiki.hiorg-server.de), schreiben Sie das bitte einfach kurz dazu.

Wir freuen uns auf zahlreiche Tester und konstruktive Kritik. Im Voraus schon ein herzliches Dankeschön an alle, die uns in dieser wichtigen Phase unterstützen.