Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 8 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Roadmap 2014Da HiOrg-Server ständig weiterentwickelt wird, erreichen uns immer wieder Fragen, wann und wie diese oder jene Funktion künftig umgesetzt wird. Wie bereits im letzten Jahr, möchten wir Ihnen auch heute nochmal einen kleinen Einblick geben, wohin die Reise in den kommenden Monaten gehen soll.

Bei der Erstellung unserers „Fahrplans“ orientieren wir uns sehr stark an der Wunschliste (im HiOrg-Server unter dem Menüpunkt System > Wunschliste), wo alle Anregungen unserer Nutzer gesammelt werden. Dort finden sich kleinere Detail-Wünsche, aber auch Ideen für umfassende Umgestaltungen. Meist kombinieren wir mehrere einzelne Punkte und so entsteht dann der Plan für ein größeres Update eines gesamten Funktionsbereiches.
Für das kommende Jahr sind folgende Erweiterungen geplant:

  • Zuordnung von Material und Fahrzeugen zu Einsätzen, Terminen und Kursen. Nach dem Einsatz verbrauchtes / defektes / verschwundenes Material erfassen.
  • Posten auf externem Anforderungsformular direkt aus Material-Bestand wählbar
  • Möglichkeit zur Raum-Buchung (Belegungsplan)
  • Archiv der über HiOrg-Server versandten E-Mails / SMS
  • digitale Fahrtenbücher, nach dem Einsatz Fahrtenbuch für mitgeführte Fahrzeuge abfragen
  • Schlüsselverwaltung
  • überarbeitete Rechnungsstellung für Einsätze und verbesserter Kostenvoranschlag
  • Abrechnung Fahrtgelder nach verschiedenen Formeln, dabei sind die Abfrage der Anfahrtskilometer bei Einsatz-Ende oder Festlegung in den Mitgliedsdaten des Helfers denkbar
  • eigene Helferstunden einreichen
  • Helferstunden für Aufgaben
  • Filtern der Helferstunden nach Anforderungen (bspw. Blutspende, Sanitätsdienst, usw.)
  • Überarbeitung der Einsatz-Meldung (neuer Dialog mit Bemerkungsfeld bei Meldung, evtl. zusätzlichem Button „vielleicht“)
  • Dienststellungen bei Einsätzen wählbar, besondere Qualifikation / Praktikanten-Plätze bei Einsätzen
  • Wiederholung für Einsätze
  • Erweiterung der Dokumente und Barcodes für Dienste / Termine / Kurse / Aufgaben
  • Ausweitung Adressen-Verwaltung auf Veranstalter und Veranstaltungsorte, Erweiterung um eine Maps-Komponente zur exakten Ortsmarkierung
  • direkter Versand von Formularen per E-Mail oder Fax (Empfänger-Auswahl aus Adressenverwaltung)
  • Rechnungsstellung an Firma / BG (K)*
  • Überarbeitung der Teilnehmerliste, Hinterlegung der zuständigen BG beim Teilnehmer, Ausdruck der Formulare für Kurse wahlweise nach Firma / BG getrennt (K)*
  • Überarbeitung der Erinnerungsfunktion auf Basis der TN eines Kurstyps (K)*
  • automatische Vergabe von Kursnummern (K)*
  • Optimierung des Servers für Darstellung auf Mobilgeräten, somit einfacherer Zugriff auch über Windows Phone und Blackberry möglich
  • Neustrukturierung Preismodell SMS-Versand

*(K): diese Funktionen werden nur in der Vollversion HiOrg-Server KURSE verfügbar sein.

Natürlich ist diese Liste nicht in der genauen Reihenfolge sortiert und auch nicht unumstößlich. Parallel zu den kleineren Verbesserungen, die wir fast täglich an den unterschiedlichsten Stellen in HiOrg-Server vornehmen, arbeiten wir an diesen genannten, größeren Updates. Da bei der Umsetzung mehrere Personen / Teams beteiligt sind, werden meist einige dieser Projekte zeitgleich bearbeitet.

Falls Ihnen beim Lesen eigene Vorschläge in den Sinn gekommen sind, so tragen Sie diese ganz einfach im HiOrg-Server unter System > Wunschliste ein.

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Nach unserer Ankündigung zum Release des neuen Materialsystems in der letzten Woche, möchten wir heute ein wenig detaillierter auf einzelne Neuerungen eingehen.

Materialtypen und besondere Eigenschaften

Vor dem Erfassen von Material sollten verschiedene Materialtypen (bspw. Fahrzeuge, Einsatzkleidung, Sonstiges) angelegt werden. Zur besseren Differenzierung stehen acht Sondertypen mit spezifischen Eigenschaften zur Verfügung (Gebäude, Räume, Schlüssel, Kraftfahrzeuge, Bekleidung, Medizin-Geräte, Verbrauchsmaterial, Medikamente). Zusätzlich können auch allgemeine Materialtypen angelegt werden. Wie detailliert man sein Material erfassen möchte, bleibt jedem Admin selbst überlassen.
Zu den spezifischen Eigenschaften gehören beispielsweise bei Fahrzeugen das Kennzeichen, HU-Termin oder auch die benötigte Führerscheinklasse, die später einmal bei der Besetzung des Fahrzeuges überprüft werden soll (nach der Umsetzung von Schritt 2 des Materials). Es kann festgelegt werden, ob das Material nur mit Einweisung bedient werden darf und wer diese erhalten hat, und ob das Material als Lagerort für andere Materialien dienen kann (z.B. Notfallkoffer). Über das Bearbeitungsmenü können Materialien (inklusive Inhalt) dann dupliziert werden.

Umfangreiche Materialübersicht

Materialliste
In der Materialliste sind alle eingetragenen Materialien erfasst und können nach unterschiedlichen Kriterien angezeigt, gefiltert und bearbeitet werden. Für den schnellen Zugriff gibt es im Benutzermenü zusätzlich Links zu den Listen für Fahrzeuge, Verbrauchsmaterial und Medikamente, außerdem für Kleider und anstehende Wartungstermine. Auch verliehene und ausgegebene Materialien lassen sich direkt über das Menü aufrufen.
Über die Liste lassen sich leicht das Gesamtgewicht und der Gesamtpreis (Anschaffungswert) des Materials in einem Lagerort ausrechnen (wichtig bspw. für KFZ-Beladung). Bei größeren Materialbeständen ist auch die Freitextsuche sehr nützlich.

Instanzen

Material Instanzen
Material mit gleichen Grunddaten kann in Instanzen (Teilmengen) mit unterschiedlichen Zusatzeigenschaften aufgespalten werden. Ein gutes Beispiel sind Einsatzjacken in verschiedenen Größen und mit unterschiedlichen Lagerorten. Weitere Attribute sind Barcodes die erzeugt werden können, unterschiedliche Verantwortliche innerhalb eines Materials oder Chargennummern bei Medikamenten.

Warnmeldungen

Zahlreiche Hinweise helfen den Material-Beauftragten dabei, den Überblick zu behalten. So werden anstehende Wartungstermine innerhalb der frei wählbaren Warnzeiträume, auslaufende Materialeinweisungen und unterschrittene Sollbestände auf der Übersichtsseite angezeigt.

Dokumentenverwaltung

DokumentenlisteMit dem neuen Materialsystem können erstmals eigene Dokumente im HiOrg-Server hochgeladen werden. Diese lassen sich einzelnen Materialien zuweisen und können für Helfer freigegeben werden. Mögliche Beispiele sind Materialfotos, Betriebsanleitungen, Checklisten oder auch Merkblätter mit Warnhinweisen. Jeder Server erhält von uns kostenfrei 10 MB Speicherplatz, bei Bedarf kann dieser aufgestockt werden.
Die Dokumentenverwaltung wird im nächsten Jahr noch auf weitere Bereiche (Mitglieder, Einsätze, Termine, Kurse, Aufgaben, allgemein) ausgedehnt.

Adressverwaltung

Adressenverzeichnis
Adressen von Lieferanten, Dienstleistern, u.a. lassen sich nun übersichtlich erfassen, kategorisieren und einzelnen Materialeinträgen zuordnen. Die Zuordnung erfolgt in der Materialliste über die Bearbeitung der Materialeigenschaften.
Für die Zukunft ist eine allgemeine Adressverwaltung geplant, die sich auf alle Bereiche des HiOrg-Servers erstreckt.

Einige der neuen Funktionen sind erst ab HiOrg-Server PRO verfügbar und daher in der free-Version ausgeblendet. Zusätzliche Erweiterungen (wie bspw. Material Einsätzen zuweisen, Räume buchen, Fahrtenbuch) werden im zweiten Schritt zu einem späteren Zeitpunkt noch ergänzt.

Ausführlichere Beschreibungen zur Anwendung des neuen Materialsystems finden Sie in unserem Handbuch im Bereich Material. Momentan sind noch nicht alle Themenbereiche mit Inhalt gefüllt, Sie haben aber die Möglichkeit, aktiv am Handbuch mitzuwirken. Wir freuen uns sehr über jeden Beitrag von Ihrer Seite und sagen im Voraus schon herzlichen Dank!

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Große Dinge stehen an: Am 07. September 2013 werden wir das neue Materialsystem für alle HiOrg-Server freischalten.
Release MaterialsystemDie komplette Materialverwaltung wurde von Grund auf neu programmiert, und ist nun deutlich leistungsstärker und umfangreicher als zuvor:

  • Materialtypen lassen sich besser differenzieren, so können besondere Eigenschaften von Fahrzeugen, Bekleidung, medizinischen Geräten, Verbrauchsmaterial u.ä. berücksichtigt werden.
  • Es ist möglich Fotos und Dokumente zu einzelnen Materialien zu hinterlegen und Barcodes zu erzeugen.
  • Komplette Materialpakete (bspw. Notfallkoffer) können mit Inhalt dupliziert werden.
  • Die Einweisung von Mitarbeitern für medizinische Geräte und Fahrzeuge kann hinterlegt werden.
  • Es können unterschiedliche Verantwortliche für verschiedene Materialien zugewiesen werden.
  • Es gibt ein Verzeichnis für Lieferanten, Verleiher und Dienstleister,
  • die Material-Ausleihe kann notiert und so besser nachvollzogen werden,
  • und auch die Funktionen der Kleiderkammer wurden verbessert und erweitert.

…und das ist nur ein kurzer Auszug der neuen Funktionalitäten. In der kommenden Woche werden wir in einem gesonderten Beitrag näher auf die neuen Funktionen eingehen und diese auch mit Screenshots erläutern.

Zusätzliche Erweiterungen (wie bspw. Material Einsätzen zuweisen, Räume buchen, Fahrtenbuch) werden zu einem späteren Zeitpunkt noch ergänzt.

Server kurzzeitig nicht erreichbar

ACHTUNG: Wegen erforderlicher Serverumstellungen wird der HiOrg-Server in den Morgenstunden des 07. September 2013 zwischen 6:00 und 9:00 Uhr voraussichtlich nicht erreichbar sein. Bestehende Materialeinträge werden ab Freitag Abend nur noch im Lesen-Modus verfügbar sein, und können in dieser Zeit nicht mehr bearbeitet werden. Wir werden „altes Material“ bestmöglich konvertieren, auf Grund der stark unterschiedlichen Strukturen können dabei jedoch unpassende Zuordnungen auftreten. Wir bitten Sie daher, nach der Umstellung Ihre Material-Bestände zu kontrollieren und ggfs. etwas nachzuarbeiten.
Danke für Ihr Verständnis.

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Nach ausführlicher Planung und komplett neuer Umsetzung, werden wir im August die erste Stufe des neuen Materialsystem zum Beta-Test freigeben.

Melden Sie sich als Beta-Tester
Der Test wird voraussichtlich in KW 34 starten, dazu suchen wir derzeit noch Teilnehmer.
Wenn Sie Admin eines HiOrg-Servers sind und sich als Beta-Tester für das neue Materialsystem bewerben möchten, senden Sie uns bitte eine E-Mail an support@hiorg-server.de und nennen darin das Orga-Kürzel Ihres HiOrg-Servers.
Wenn Sie Motivation und Zeit hätten, während Ihres Tests an der Dokumentation dieses neuen Bereichs mitzuhelfen (http://wiki.hiorg-server.de), schreiben Sie das bitte einfach kurz dazu.

Wir freuen uns auf zahlreiche Tester und konstruktive Kritik. Im Voraus schon ein herzliches Dankeschön an alle, die uns in dieser wichtigen Phase unterstützen.

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Da wir immer wieder gefragt werden, wann/ob/wie bestimmte Funktionen in HiOrg-Server integriert werden, wollen wir Ihnen heute einen Einblick in unsere Planungen für die kommenden Updates geben.

Sie kennen sicherlich die große „Wunschliste“ (im HiOrg-Server unter dem Menüpunkt „System – Anregungen“ erreichbar) – hier sind alle Anregungen unserer Nutzer gesammelt. Darunter finden sich ganz kleine Details, aber auch Ideen für umfassende Umgestaltungen. Diese Wünsche werden regelmäßig von uns durchgesehen, oft ergibt sich aus der Kombination mehrerer einzelner Punkte dann ein Plan für ein größeres Update eines gesamten Funktionsbereiches.

Auch wenn wir fast täglich kleinere Details an den unterschiedlichsten Stellen in HiOrg-Server korrigieren und verbessern, arbeiten wir parallel dazu an solchen größeren Updates.
Folgende Erweiterungen wollen wir im kommenden Jahr angehen:

  • Breitenausbildung: eigene Kurse an verschiedenen Lehrgangsorten (ohne Fremdanforderung), mehrere Ausbilder/Helfer, konkrete Termine auch bei mehrtägigen Ausbildungen, Abmeldung von Ausbildern, Kursteilnahme für normale interne Helfer, Formulare für Kurse, Rundmail an TN und Firmen, automatische Datenübertragung zur BG-QSEH, Schnittstelle zu externen Kursdatenbanken (bspw. zur Dienstleistungsdatenbank des DRK, und damit gleichzeitig Anzeigemöglichkeit der Kurstermine mittels Typo3-Extension)
  • technische Umstellung des gesamten E-Mail- und SMS-Versand: alle Nachrichten werden über eine Tabelle versandt, so dass auch spätere Versandtermine festgelegt werden können, trotzdem die Empfängergruppe erst zum Versandzeitpunkt ermittelt wird, sämtliche versandten und geplanten Nachrichten vom Admin einsehbar sind
  • Ausbau weiterer Schnittstellen zu externen Systemen (konkrete Details dazu später…)
  • Führerscheinverwaltung mit Datum letzter Kontrolle und Gültigkeit einzelner Klassen, Warnung bei anstehender Kontrolle,… als Vorbereitung für Fahrzeug-Zuteilung in Einsätzen
  • Komplette Überarbeitung des gesamten Materialsystem mit Gebäude-, Raum- und Fahrzeugverwaltung, Fahrtenbuch, mehrere Objekt-spezifische Felder wie TÜV/MPG-Wartung/notwendige Führerscheinklasse, Geräte-Einweisungen von Helfern, Material-Bilder/Gebäudepläne für Räume, Dokumente und Checklisten für Fzg/Koffer/Geräte hinterlegbar, …
  • Mobilgeräte-App mit Einsatz-/Termin-Einteilung, Einsatz-bezogene SMS/Rundmail, Integration BA für Ausbilder, Adressbuch-Sync für Android, Bugfix für manche Android-Bildschirme (besonders Samsung S2/S3), Anpassung an neue iOS-Geräte mit veränderten Bildschirmgrößen
  • Erfassung „Hilfeleistungsstatistik“ nach Einsatzende mit Abfrage von Anzahl der Hilfeleistungen und Schweregrad, evtl. Abtransporte, verbrauchtes Material
  • geplante, nur bei Erfüllung verschiedener Konditionen (bspw. „Einsatz ist 3 Tage vor Termin noch nicht ausreichend besetzt) verschickte E-Mail/SMS
  • Wiederholungen auch für Einsätze
  • Dokumentenmanagement allgemein, Termin-/Einsatz-/Kurs-bezogen, Helfer-bezogen
  • Joomla-Schnittstelle mit Anzeige öffentlicher Termine, Integration Anforderungsformular, Single-Sign-On

Natürlich ist diese Liste nicht „in Stein gemeißelt“, und auch nicht zwingend in der genauen Reihenfolge sortiert. Da bei der Umsetzung mehrere Personen/Teams beteiligt sind, werden meist einige dieser Projekte parallel bearbeitet.

Falls Sie selbst noch Ideen und Anregungen für künftige Updates haben, tragen Sie diese bitte direkt in die Liste unter „System – Anregungen“ in Ihrem HiOrg-Server ein.