Seit 2 Tagen ist die Einlieferung von Mails an AOL gestört, bzw. unser Mailserver ist seitens AOL mit einem Limit belegt, so dass pro Stunde nur eine geringe Anzahl Mails von AOL akzeptiert und zugestellt werden. Dies führt dazu, dass Mails an AOL-Empfänger derzeit stark zeitverzögert zugestellt werden.

Wir haben bereits gestern Kontakt mit AOL diesbezüglich aufgenommen, und hoffen auf eine rasche Lösung des Problems.

Bisher war es im Bereich Material und Mitglieder möglich, eigene Dokumente zu hinterlegen. Diese Dokumentenverwaltung haben wir nun auf weitere Bereiche des HiOrg-Servers ausgedehnt, d.h. für Aufgaben, Einsätze, Kurse und Termine können nun Dokumente gespeichert werden, ebenso auf der Pinnwand.
Bei Rundmails oder Benachrichtigungen (bspw. Übersichtspläne bei Helfereinteilung) können diese Dokumente als Anhang versendet werden.

In der Ansicht „Dokumentenliste“ (Kommunikation > Dokumente) können die Dokumente nun mit Hilfe von Unterordnern klar abgelegt werden. Auf der Übersichtsseite unterstützen Breadcrumbs die Übersichtlichkeit.
Ordnerstruktur Dokumente

Dokumente auf der Übersicht

Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind (je nach persönlicher Berechtigung) nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.
Jeder HiOrg-Server PRO / KURSE verfügt im Auslieferungszustand über 10 MB Datenspeicher. Sollten Sie zusätzlichen Speicherplatz benötigen, so lässt sich dieser unter System > Mein HiOrg-Server – Dokumentenspeicherplatz vom Admin erweitern.

Dieses Update setzt Vorschläge mit insgesamt 177 Votes von der Wunschliste unserer Nutzer um.

nachrichtenarchivAb heute können im neuen Bereich „System – Nachrichtenarchiv“ alle E-Mails und SMS eingesehen werden, die von HiOrg-Server versandt wurden. Dies betrifft nicht nur z.B. Rundmails, sondern auch alle automatisch generierten Nachrichten, wie Erinnerungen an Termine oder Bestätigungen bei endgültiger Einteilung von Einsätzen. Die gespeicherten Nachrichten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Neben dem Nachrichtentext können Sie auch den exakten Zeitpunkt des Versandes durch den HiOrg-Server, mögliche Anhänge, sowie alle Empfänger samt Statusmeldung einsehen. Der angezeigte Status bezieht sich auf die Rückmeldung bei der Übergabe an den Ziel-Server – ob dieser die Nachricht jedoch verwirft (oder als SPAM einstuft), oder der Empfänger die Nachricht bereits abgerufen oder gar gelesen hat, können wir natürlich nicht nachvollziehen.

Weiterhin ist es über das Nachrichtenarchiv möglich einen in der Zukunft geplanten SMS-Versand einzusehen und den Versand abzubrechen.

Diese Übersicht ist nicht nur für den Administrator nutzbar: auch Mitarbeiter ohne besondere Rechte können hier die Nachrichten einsehen, die auf Ihre Veranlassung (bspw. bei Rückmeldung zu einer Aufgabe oder Meldung zu einem Einsatz) versandt wurden.

Bildungsportal Bayern

Wenn Sie in Bayern Ausbildungen anbieten, steht Ihnen seit einiger Zeit das Bildungsportal Bayern als zentrale Plattform für alle Bildungsangebote zur Verfügung. Um Ihnen hier doppelte Arbeit bei der Pflege der Kurstermine zu ersparen, können Sie unsere neue Schnittstelle zu diesem Portal nutzen. Nachdem Sie einmalig die Schnittstelle anhand unserer Anleitung konfiguriert haben, werden regelmäßig jede Nacht alle Ihre Bildungsangebote mit konkreten Kursterminen und Anmeldelink an das Bildungsportal übertragen.

In den vergangenen Wochen haben wir hinter den Kulissen so einiges bewegt – nach abschließenden Tests werden wir zum Dienstag, 25.03.2014 gleich mehrere Bereiche mit neuen Funktionen versehen. Hier eine Vorschau:

1. Nachrichtenversand:

Wahrscheinlich kennen Sie bereits den Bereich „System – Einstellungen – Systemmails“: Hier können Sie die Inhalte und Formulierungen der wichtigsten E-Mail-Vorlagen bearbeiten. Jetzt haben wir noch weitere Vorlagen/Anlässe für automatische E-Mails und SMS ergänzt, so dass Sie nun fast alle vom HiOrg-Server versandten Nachrichten dort anpassen können.

In Rundmails/SMS sowie auch allen Systemnachrichten können Sie die Empfänger nun über Variablen persönlich mit Anrede, Vor- und Nachname ganz persönlich ansprechen. Dies gilt auch für Ihre (Firmen-)Kunden und Kursteilnehmer, so dass Sie künftig „Serienbriefe“ ganz einfach als Rundmails über den HiOrg-Server versenden können.

Auch die Bezeichnung des Absenders, seine E-Mail-Adresse sowie der gewünschte Return-Path ist nun für alle Vorlagen einstellbar. Für freie Rundmails können Sie angeben, unter welchem Absender diese versandt werden sollen.

Die SMS-Preise werden wir deutlich senken, und zukünftig folgende Qualitätsstufen anbieten:

  • Prio (14 Ct): Auslieferung als „Alarm-SMS“, Direktanbindung zum Provider
  • Standard (9 Ct): Deutsche „High Quality Route“, eigene Absenderkennung
  • Basic (4 Ct): Deutsche Standardroute, Absenderkennung nicht wählbar

Damit wird im Vergleich zu den vorherigen Konditionen der Preis für die Stufe „Basic“ halbiert, und mit der neuen Stufe „Standard“ eine günstige Alternative für den alltäglichen SMS-Versand (mit Antwortmöglichkeit) eingeführt.

Zur Erinnerung an einen Einsatz können Sie künftig nicht nur eine SMS, sondern auf Wunsch auch mehrere SMS und/oder E-Mails als Erinnerungen planen, und den Versand-Zeitpunkt noch flexibler wählen als bisher.
Auch eine „normale/freie“ SMS muss nicht mehr automatisch sofort versendet werden, sondern der Versandzeitpunkt kann bis zu einer Woche im Voraus geplant werden.

Ausblick:

Im April werden wir den Zugriff auf ein „Nachrichten-Archiv“ freischalten. Dort kann man alle versendeten E-Mails und SMS für die Dauer von 3 Monaten nachverfolgen. Einsehbar sind neben der Nachricht selbst auch der Name von E-Mail-Anhängen und die Empfängerliste jeweils mit Versandstatus (bis zum Verlassen unseres Servers) sowie Gründe, warum eine Nachricht evtl. nicht verschickt werden konnte. Weiterhin sind hier auch die in der Zukunft geplanten SMS zu sehen und können abgebrochen werden.

 

2. Breitenausbildung:

In diesem Bereich werden neue Optionen zur Verwaltung von Kursteilnehmern freigeschaltet, und auch im Zusammenhang mit den Berufsgenossenschaften hat sich einiges getan.

Differenzierte Kursgebühren

Für alle Kurstypen können zukünftig unterschiedliche Gebührenstaffelungen eingetragen werden. Dies ist bspw. bei Kursen sinnvoll, die für interne und externe Teilnehmer zu unterschiedlichen Preisen angeboten werden. Wahlweise kann die entsprechende Gebührenauswahl schon im Teilnehmerformular auf Ihrer Webseite angezeigt werden.

Eine Firma – mehrere BGen

Manchmal sind für ein einzelnes Unternehmen mehrere Berufsgenossenschaften zuständig – dies kann nun auch im HiOrg-Server abgebildet werden. Dazu sind im Datensatz der einzelnen Firmenkunden unterschiedliche BGen inklusive Mitgliedsnummer hinterlegbar. Da die Stammdaten der BGen zukünftig zentral von uns gepflegt werden, sind diese stets aktuell und können einfach per Klick von Ihnen ausgewählt werden.

Zu jedem Kunden/Firma können Sie künftig auch mehrere verschiedene Ansprechpartner, Rechnungsadressen und Kursorte hinterlegen, bzw. verknüpfen. Wenn Sie dazu bislang mehrere komplette Einträge in der Datenbank abgelegt hatten, lassen sich diese nun mit einem praktischen Assistenten kontrolliert zusammenführen.

Erfassen und Bearbeiten von Teilnehmerdaten

Kursteilnehmer hinzufügen

Die Daten jedes einzelnen Kursteilnehmers werden in Zukunft über eine separate Maske erfasst und gepflegt. Bei der Eingabe werden bereits bekannte Teilnehmer (intern / extern) automatisch vorgeschlagen, interne können über einen Button einfach ausgewählt und übernommen werden. Zusätzlich kann dann für jeden Teilnehmer die individuelle Kursgebühr (aus der Vorlage des Kurstyp oder auch als freie Eingabe) hinterlegt werden. Eine wichtige Verbesserung stellt die Erfassung der zuständigen BG bei jedem einzelnen Teilnehmer dar (statt wie bisher nur eine BG pro Kurs).
Über die Teilnehmerliste eines Kurses lassen sich mehrere Teilnehmer gleichzeitig (über die Mehrfachauswahl am Ende der Liste) auf einen anderen Kurs umbuchen. Zusätzliche Übersicht über die Datensätze verschafft die neue Funktion „nach BG filtern“. Und auch die Druckausgabe der Teilnehmerliste wurde verbessert.

Formulare für die Breitenausbildung / Anmeldeformular BG

Zukünftig können (selbst erstellte) Formulare einzelnen Kurstypen zugeordnet werden. Diese Auswahl treffen Sie in Ihrem HiOrg-Server unter „System > Einstellungen > Formulare“.
Hinweis: Sollten Sie bereits eine eigene Vorlage für das Formular „Teilnehmerliste“ erstellt haben, so überprüfen Sie diese bitte, sobald die Änderungen am System wirksam sind.

Auch unser Anmeldeformular für die BG wird dahingehend optimiert, dass für Kurse mit unterschiedlichen Teilnehmer-BGen je eine eigene Seiten pro BG (und / oder Arbeitgeber) mit den entsprechenden Datensätzen ausgegeben wird. Dabei können Teilnehmer ohne BG ausgeschlossen, und die Anzahl der Einträge pro Blatt frei gewählt werden. So führen wir auch hier die Umstellung des Systems konsequent fort.

Ausblick: Schnittstelle zum „Bildungsportal Bayern“

In Kürze wird eine weitere Schnittstelle freigeschaltet, um die im HiOrg-Server angelegten Kurse möglichst einfach (oder sogar vollautomatisch) mit dem Bildungsportal Bayern zu synchronisieren, wenn Sie dort als Anbieter registriert sind.
Sobald diese Funktion verfügbar ist, werden wir im Handbuch eine Anleitung dazu bereitstellen.

Psssst: Sie kennen unsere Spezialfunktionen zur Breitenausbildung noch nicht? Aktivieren Sie doch gleich mal Ihren kostenfreien Test der Vollversion HiOrg-Server KURSE unter „System > Mein HiOrg-Server„.

 

3. Pinnwand:

Bei den Systemeinstellungen können Sie festlegen, dass auch „normale Benutzer“ (ohne das Recht „forum“) selbst neue Themen auf der Pinnwand eröffnen dürfen. Sollten Sie bisher (als „Workaround“ dazu) allen Ihren Benutzern das Recht „forum“ zugewiesen haben entfernen Sie dies bitte umgehend: damit könnte jeder Benutzer alle bestehenden Einträge (auch anderer Benutzer) verändern oder löschen!

Pinnwand-Einträge können einzelnen Gruppen zugeordnet werden, damit sehen alle Mitglieder nur die für sie jeweils relevanten Beiträge.

Inhalte auf der Pinnwand können nun mit einem HTML-Editor erstellt werden. Damit ist nicht nur eine bessere Text-Formatierung und dadurch angenehmere Lesbarkeit gegeben, Sie können auch beliebig vieler Links direkt in den Text einbetten, oder auch externe Bilder oder Dokumente verlinken.

Ganze Unterhaltungen können nun mit allen Antworten gelöscht werden, statt dass man umständlich erst jede einzelne Antwort löschen muss.

Abstimmungen / Umfragen sind über die neue Pinnwand möglich. Dabei können die Nutzer je nach Einstellung der Umfrage auch weitere Auswahlpunkte vorschlagen (z.B. Vorschlagssammlung Vereinsausflug)

 

 4. weitere Neuerungen:

  • bestehende Ausbildungen der Mitglieder können umbenannt werden
  • auf dem externen Anforderungsformular für Einsätze kann das Feld „Verpflegung der Helfer“ ausgeblendet werden
  • neue Felder „Impfstatus“ und „jährliche Reanimationsprüfung“ für Mitglieder mit Warn-Meldungen auf der Übersicht
  • weitere vom Admin definierbare Felder bei den Mitgliederdaten
  • Rückmeldungen nach Einsatz-Ende in der Android-App (3.0 Beta)

Für alle, denen das Christkind ein Android-Phone unters Bäumchen legt, öffnen wir pünktlich zum Fest den Beta-Test unserer nagelneuen Android-App. Diese wurde von Grund auf neu, stabiler und performanter programmiert. Damit passt sie nicht nur technisch, sondern auch in Puncto Erscheinungsbild und Bedienung zu den gewohnten Android-Standards.

Screen Android-App auf Handy   Screen Android-App auf Handy
Screen Android-App auf Tablet
Screen Android-App auf Tablet
Derzeit ist der Versand von Nachrichten über diese App noch nicht möglich, ebenso wird das eingeteilte Personal eines Termins / Einsatzes noch nicht angezeigt. Aus diesem Grund haben wir das Update noch nicht für alle Nutzer der Android-Geräte veröffentlicht.

Wenn Sie trotzdem bereits jetzt die neue Version testen wollen, können Sie sich hier als Betatester registrieren – danach können Sie die neue Version automatisch auf Ihr Android-Gerät übertragen lassen.

Wir rechnen damit, die noch fehlenden Funktionen schon im Januar nachreichen zu können, danach wird die fertige App als automatisches Update für alle Benutzer ausgerollt. Außerdem arbeiten wir 2014 an einer Lösung für alle Blackberry- / WindowsPhone-Benutzer.

Auch in der Webanwendung wird sich bald etwas tun — hier haben wir noch ein paar Neuerungen von unserer Roadmap in der Pipeline, welche fast fertiggestellt sind und gleich im Januar implementiert werden:

  • das oft gewünschte Archiv mit allen E-Mails / SMS, die über Ihren HiOrg-Server versandt wurden
  • die Zuordnung von Material und Fahrzeugen zu Einsätzen, Terminen und Kursen

Sie können also gespannt ins neue Jahr blicken.

Ein ganz herzliches Dankeschön sagen wir allen unseren Nutzern und Admins, die uns mit ihren Anregungen, Ideen und Feedback geholfen haben, HiOrg-Server auch in diesem Jahr immer weiter zu verbessern!
Ihr Lob motiviert uns bei der Arbeit, Empfehlungen an Kollegen und Facebook-Likes helfen, HiOrg-Server immer bekannter zu machen. Damit ermöglichen Sie den Betrieb von HiOrg-Server auf hohem technischen Niveau, sichern die stetige Erweiterung unseres Teams mit qualifizierten Mitarbeitern und somit eine beständige Weiterentwicklung der Funktionen, so dass Sie noch effektiver arbeiten können.

Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage, ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch in ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr 2014!

Weihnachtsmarkt 2013Foto: Alex Weber

PS: Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Ihre Anfragen beantworten.
Unsere menschlichen Mitarbeiter hingegen werden bis zum 05.01.2014 viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie für die zukünftigen Aufgaben tanken. Wir hoffen auf Ihr Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst. Vielen Dank.

Roadmap 2014Da HiOrg-Server ständig weiterentwickelt wird, erreichen uns immer wieder Fragen, wann und wie diese oder jene Funktion künftig umgesetzt wird. Wie bereits im letzten Jahr, möchten wir Ihnen auch heute nochmal einen kleinen Einblick geben, wohin die Reise in den kommenden Monaten gehen soll.

Bei der Erstellung unserers „Fahrplans“ orientieren wir uns sehr stark an der Wunschliste (im HiOrg-Server unter dem Menüpunkt System > Wunschliste), wo alle Anregungen unserer Nutzer gesammelt werden. Dort finden sich kleinere Detail-Wünsche, aber auch Ideen für umfassende Umgestaltungen. Meist kombinieren wir mehrere einzelne Punkte und so entsteht dann der Plan für ein größeres Update eines gesamten Funktionsbereiches.
Für das kommende Jahr sind folgende Erweiterungen geplant:

  • Zuordnung von Material und Fahrzeugen zu Einsätzen, Terminen und Kursen. Nach dem Einsatz verbrauchtes / defektes / verschwundenes Material erfassen.
  • Posten auf externem Anforderungsformular direkt aus Material-Bestand wählbar
  • Möglichkeit zur Raum-Buchung (Belegungsplan)
  • Archiv der über HiOrg-Server versandten E-Mails / SMS
  • digitale Fahrtenbücher, nach dem Einsatz Fahrtenbuch für mitgeführte Fahrzeuge abfragen
  • Schlüsselverwaltung
  • überarbeitete Rechnungsstellung für Einsätze und verbesserter Kostenvoranschlag
  • Abrechnung Fahrtgelder nach verschiedenen Formeln, dabei sind die Abfrage der Anfahrtskilometer bei Einsatz-Ende oder Festlegung in den Mitgliedsdaten des Helfers denkbar
  • eigene Helferstunden einreichen
  • Helferstunden für Aufgaben
  • Filtern der Helferstunden nach Anforderungen (bspw. Blutspende, Sanitätsdienst, usw.)
  • Überarbeitung der Einsatz-Meldung (neuer Dialog mit Bemerkungsfeld bei Meldung, evtl. zusätzlichem Button „vielleicht“)
  • Dienststellungen bei Einsätzen wählbar, besondere Qualifikation / Praktikanten-Plätze bei Einsätzen
  • Wiederholung für Einsätze
  • Erweiterung der Dokumente und Barcodes für Dienste / Termine / Kurse / Aufgaben
  • Ausweitung Adressen-Verwaltung auf Veranstalter und Veranstaltungsorte, Erweiterung um eine Maps-Komponente zur exakten Ortsmarkierung
  • direkter Versand von Formularen per E-Mail oder Fax (Empfänger-Auswahl aus Adressenverwaltung)
  • Rechnungsstellung an Firma / BG (K)*
  • Überarbeitung der Teilnehmerliste, Hinterlegung der zuständigen BG beim Teilnehmer, Ausdruck der Formulare für Kurse wahlweise nach Firma / BG getrennt (K)*
  • Überarbeitung der Erinnerungsfunktion auf Basis der TN eines Kurstyps (K)*
  • automatische Vergabe von Kursnummern (K)*
  • Optimierung des Servers für Darstellung auf Mobilgeräten, somit einfacherer Zugriff auch über Windows Phone und Blackberry möglich
  • Neustrukturierung Preismodell SMS-Versand

*(K): diese Funktionen werden nur in der Vollversion HiOrg-Server KURSE verfügbar sein.

Natürlich ist diese Liste nicht in der genauen Reihenfolge sortiert und auch nicht unumstößlich. Parallel zu den kleineren Verbesserungen, die wir fast täglich an den unterschiedlichsten Stellen in HiOrg-Server vornehmen, arbeiten wir an diesen genannten, größeren Updates. Da bei der Umsetzung mehrere Personen / Teams beteiligt sind, werden meist einige dieser Projekte zeitgleich bearbeitet.

Falls Ihnen beim Lesen eigene Vorschläge in den Sinn gekommen sind, so tragen Sie diese ganz einfach im HiOrg-Server unter System > Wunschliste ein.

Gerade haben wir die Dokumentenverwaltung (die mit dem neuen Materialsystem ja bereits eingeführt wurde) auf alle Bereiche des HiOrg-Servers ausgedehnt.

Nun können Sie auch allgemeine Dokumente wie Dienstanweisungen, Rundschreiben, Dienstpläne oder ähnliches direkt in den HiOrg-Server hochladen, und so den Mitgliedern Ihrer Organisation zugänglich machen. Wichtige Dokumente können per Häkchen auf der Übersichtseite eingeblendet werden. Wer welche Dokumente sehen darf, kann in der Ordnerstruktur über die Gruppenzugehörigkeit festgelegt werden, weitere Beschränkungen lassen sich zusätzlich beim einzelnen Dokument regulieren.

Dokumente - Ordner anlegen

Die Dokumentenverwaltung finden Sie im Menü „Kommunikation“ und auch über das Menü „System“.

Neues Recht dokumente

Zur Administration der Dokumentenverwaltung haben wir ein neues Recht dokumente eingeführt. Nutzer mit diesem Recht können alle Dokumente herunterladen, löschen und die Ordnerstruktur/Berechtigungen anpassen. Außerdem können sie allgemeine Dokumente hochladen und ändern.
Achtung: Dokumente, welche konkreten Materialien zugeordnet sind, können nur mit dem Recht „material“ hochgeladen oder verändert werden.
Admins, die bereits alle anderen Rechte besitzen, haben wir das Recht dokumente bereits automatisiert zugewiesen. Für alle anderen muss es manuell vom Admin im Benutzerkonto gesetzt werden.

Speicherplatz erweitern

Zunächst verfügt jeder HiOrg-Server PRO oder KURSE über 10 MB Speicherplatz. Dieser Speicherplatz kann über den Link im Dokumenten-Upload-Fenster oder über den neuen Menüpunkt „System > Mein HiOrg-Server“ erweitert und so an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind (je nach persönlicher Berechtigung) nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.

Veränderte Menüstruktur

Vielleicht ist es Ihnen schon aufgefallen: Das Menü „System“ wurde deutlich verschlankt.

Unter dem neuen Menüpunkt „Mein HiOrg-Server“ finden Sie Infomationen zu Laufzeit, Upgrades, Rechnungen und Votingpunkten. Der Punkt „Einstellungen“ präsentiert sich nun übersichtlich mit thematisch sortierten Buttons und neuen Einstellungspunkten. Teilweise wurden einzelne Menüpunkte umbenannt und Anglizismen ein wenig eingedämmt. Wir sind überzeugt, dass wir so einen kleinen Mehrwert für unsere Nutzer schaffen konnten. Sollten Fragen auftauschen, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!