Für alle, denen das Christkind ein Android-Phone unters Bäumchen legt, öffnen wir pünktlich zum Fest den Beta-Test unserer nagelneuen Android-App. Diese wurde von Grund auf neu, stabiler und performanter programmiert. Damit passt sie nicht nur technisch, sondern auch in Puncto Erscheinungsbild und Bedienung zu den gewohnten Android-Standards.

Screen Android-App auf Handy   Screen Android-App auf Handy
Screen Android-App auf Tablet
Screen Android-App auf Tablet
Derzeit ist der Versand von Nachrichten über diese App noch nicht möglich, ebenso wird das eingeteilte Personal eines Termins / Einsatzes noch nicht angezeigt. Aus diesem Grund haben wir das Update noch nicht für alle Nutzer der Android-Geräte veröffentlicht.

Wenn Sie trotzdem bereits jetzt die neue Version testen wollen, können Sie sich hier als Betatester registrieren – danach können Sie die neue Version automatisch auf Ihr Android-Gerät übertragen lassen.

Wir rechnen damit, die noch fehlenden Funktionen schon im Januar nachreichen zu können, danach wird die fertige App als automatisches Update für alle Benutzer ausgerollt. Außerdem arbeiten wir 2014 an einer Lösung für alle Blackberry- / WindowsPhone-Benutzer.

Auch in der Webanwendung wird sich bald etwas tun — hier haben wir noch ein paar Neuerungen von unserer Roadmap in der Pipeline, welche fast fertiggestellt sind und gleich im Januar implementiert werden:

  • das oft gewünschte Archiv mit allen E-Mails / SMS, die über Ihren HiOrg-Server versandt wurden
  • die Zuordnung von Material und Fahrzeugen zu Einsätzen, Terminen und Kursen

Sie können also gespannt ins neue Jahr blicken.

Ein ganz herzliches Dankeschön sagen wir allen unseren Nutzern und Admins, die uns mit ihren Anregungen, Ideen und Feedback geholfen haben, HiOrg-Server auch in diesem Jahr immer weiter zu verbessern!
Ihr Lob motiviert uns bei der Arbeit, Empfehlungen an Kollegen und Facebook-Likes helfen, HiOrg-Server immer bekannter zu machen. Damit ermöglichen Sie den Betrieb von HiOrg-Server auf hohem technischen Niveau, sichern die stetige Erweiterung unseres Teams mit qualifizierten Mitarbeitern und somit eine beständige Weiterentwicklung der Funktionen, so dass Sie noch effektiver arbeiten können.

Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage, ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch in ein gesundes und erfolgreiches neues Jahr 2014!

Weihnachtsmarkt 2013Foto: Alex Weber

PS: Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Ihre Anfragen beantworten.
Unsere menschlichen Mitarbeiter hingegen werden bis zum 05.01.2014 viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie für die zukünftigen Aufgaben tanken. Wir hoffen auf Ihr Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst. Vielen Dank.

Roadmap 2014Da HiOrg-Server ständig weiterentwickelt wird, erreichen uns immer wieder Fragen, wann und wie diese oder jene Funktion künftig umgesetzt wird. Wie bereits im letzten Jahr, möchten wir Ihnen auch heute nochmal einen kleinen Einblick geben, wohin die Reise in den kommenden Monaten gehen soll.

Bei der Erstellung unserers „Fahrplans“ orientieren wir uns sehr stark an der Wunschliste (im HiOrg-Server unter dem Menüpunkt System > Wunschliste), wo alle Anregungen unserer Nutzer gesammelt werden. Dort finden sich kleinere Detail-Wünsche, aber auch Ideen für umfassende Umgestaltungen. Meist kombinieren wir mehrere einzelne Punkte und so entsteht dann der Plan für ein größeres Update eines gesamten Funktionsbereiches.
Für das kommende Jahr sind folgende Erweiterungen geplant:

  • Zuordnung von Material und Fahrzeugen zu Einsätzen, Terminen und Kursen. Nach dem Einsatz verbrauchtes / defektes / verschwundenes Material erfassen.
  • Posten auf externem Anforderungsformular direkt aus Material-Bestand wählbar
  • Möglichkeit zur Raum-Buchung (Belegungsplan)
  • Archiv der über HiOrg-Server versandten E-Mails / SMS
  • digitale Fahrtenbücher, nach dem Einsatz Fahrtenbuch für mitgeführte Fahrzeuge abfragen
  • Schlüsselverwaltung
  • überarbeitete Rechnungsstellung für Einsätze und verbesserter Kostenvoranschlag
  • Abrechnung Fahrtgelder nach verschiedenen Formeln, dabei sind die Abfrage der Anfahrtskilometer bei Einsatz-Ende oder Festlegung in den Mitgliedsdaten des Helfers denkbar
  • eigene Helferstunden einreichen
  • Helferstunden für Aufgaben
  • Filtern der Helferstunden nach Anforderungen (bspw. Blutspende, Sanitätsdienst, usw.)
  • Überarbeitung der Einsatz-Meldung (neuer Dialog mit Bemerkungsfeld bei Meldung, evtl. zusätzlichem Button „vielleicht“)
  • Dienststellungen bei Einsätzen wählbar, besondere Qualifikation / Praktikanten-Plätze bei Einsätzen
  • Wiederholung für Einsätze
  • Erweiterung der Dokumente und Barcodes für Dienste / Termine / Kurse / Aufgaben
  • Ausweitung Adressen-Verwaltung auf Veranstalter und Veranstaltungsorte, Erweiterung um eine Maps-Komponente zur exakten Ortsmarkierung
  • direkter Versand von Formularen per E-Mail oder Fax (Empfänger-Auswahl aus Adressenverwaltung)
  • Rechnungsstellung an Firma / BG (K)*
  • Überarbeitung der Teilnehmerliste, Hinterlegung der zuständigen BG beim Teilnehmer, Ausdruck der Formulare für Kurse wahlweise nach Firma / BG getrennt (K)*
  • Überarbeitung der Erinnerungsfunktion auf Basis der TN eines Kurstyps (K)*
  • automatische Vergabe von Kursnummern (K)*
  • Optimierung des Servers für Darstellung auf Mobilgeräten, somit einfacherer Zugriff auch über Windows Phone und Blackberry möglich
  • Neustrukturierung Preismodell SMS-Versand

*(K): diese Funktionen werden nur in der Vollversion HiOrg-Server KURSE verfügbar sein.

Natürlich ist diese Liste nicht in der genauen Reihenfolge sortiert und auch nicht unumstößlich. Parallel zu den kleineren Verbesserungen, die wir fast täglich an den unterschiedlichsten Stellen in HiOrg-Server vornehmen, arbeiten wir an diesen genannten, größeren Updates. Da bei der Umsetzung mehrere Personen / Teams beteiligt sind, werden meist einige dieser Projekte zeitgleich bearbeitet.

Falls Ihnen beim Lesen eigene Vorschläge in den Sinn gekommen sind, so tragen Sie diese ganz einfach im HiOrg-Server unter System > Wunschliste ein.

Gerade haben wir die Dokumentenverwaltung (die mit dem neuen Materialsystem ja bereits eingeführt wurde) auf alle Bereiche des HiOrg-Servers ausgedehnt.

Nun können Sie auch allgemeine Dokumente wie Dienstanweisungen, Rundschreiben, Dienstpläne oder ähnliches direkt in den HiOrg-Server hochladen, und so den Mitgliedern Ihrer Organisation zugänglich machen. Wichtige Dokumente können per Häkchen auf der Übersichtseite eingeblendet werden. Wer welche Dokumente sehen darf, kann in der Ordnerstruktur über die Gruppenzugehörigkeit festgelegt werden, weitere Beschränkungen lassen sich zusätzlich beim einzelnen Dokument regulieren.

Dokumente - Ordner anlegen

Die Dokumentenverwaltung finden Sie im Menü „Kommunikation“ und auch über das Menü „System“.

Neues Recht dokumente

Zur Administration der Dokumentenverwaltung haben wir ein neues Recht dokumente eingeführt. Nutzer mit diesem Recht können alle Dokumente herunterladen, löschen und die Ordnerstruktur/Berechtigungen anpassen. Außerdem können sie allgemeine Dokumente hochladen und ändern.
Achtung: Dokumente, welche konkreten Materialien zugeordnet sind, können nur mit dem Recht „material“ hochgeladen oder verändert werden.
Admins, die bereits alle anderen Rechte besitzen, haben wir das Recht dokumente bereits automatisiert zugewiesen. Für alle anderen muss es manuell vom Admin im Benutzerkonto gesetzt werden.

Speicherplatz erweitern

Zunächst verfügt jeder HiOrg-Server PRO oder KURSE über 10 MB Speicherplatz. Dieser Speicherplatz kann über den Link im Dokumenten-Upload-Fenster oder über den neuen Menüpunkt „System > Mein HiOrg-Server“ erweitert und so an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind (je nach persönlicher Berechtigung) nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.

Veränderte Menüstruktur

Vielleicht ist es Ihnen schon aufgefallen: Das Menü „System“ wurde deutlich verschlankt.

Unter dem neuen Menüpunkt „Mein HiOrg-Server“ finden Sie Infomationen zu Laufzeit, Upgrades, Rechnungen und Votingpunkten. Der Punkt „Einstellungen“ präsentiert sich nun übersichtlich mit thematisch sortierten Buttons und neuen Einstellungspunkten. Teilweise wurden einzelne Menüpunkte umbenannt und Anglizismen ein wenig eingedämmt. Wir sind überzeugt, dass wir so einen kleinen Mehrwert für unsere Nutzer schaffen konnten. Sollten Fragen auftauschen, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

Seit einigen Stunden gibt es leider in manchen Fällen Probleme beim SMS-Versand über HiOrg-Server. Die Ursache des Problems liegt bei dem von uns genutzten Gateway für SMS-Versand (Fivemile-Networks / „GroupAlarm“), dort wird der Fehler derzeit analysiert.

Wenn eine SMS nicht korrekt versandt werden konnte, wird/wurde diese natürlich Ihrem SMS-Konto im HiOrg-Server auch nicht belastet.

Update 19:20 Uhr: Das Problem wurde soeben gelöst, der SMS-Versand über HiOrg-Server ist nun wieder in gewohnter Stabilität verfügbar.
Ursache war ein Serverfehler bei Fivemile-Networks, welcher am gestrigen Abend dort einen notfallmäßigen Serverumzug, sowie in der Folge die Anpassung einiger Schnittstellen notwendig machte.
Wir bitten Sie um Entschuldigung für eventuell entstandene Unannehmlichkeiten.

In den nächsten Tagen, voraussichtlich Sonntag Abend werden wir eine Reihe von Änderungen und neuen Funktionen freischalten.

Im Bereich Breitenausbildung:

  • Bei mehrtägigen Kursen können die einzelnen Tage mit Anfangs- und Endzeit individuell eingegeben werden.
  • Ausbilder werden nun in der Einsatz-, Termin- sowie in der neuen Ausbilder-Einteilung als abwesend angezeigt, wenn diese gleichzeitig an einer anderen Veranstaltung teilnehmen oder Urlaub eingetragen haben.
  • Es können Rundmails an alle Teilnehmer eines Kurses sowie an Breitenausbildungskunden („Firmen/Arbeitgeber“) verschickt werden.
  • Bei Termin-Änderungen an Kursen, zu welchen bereits Ausbilder oder Teilnehmer gemeldet sind, kann eine automatische E-Mail an die beteiligten Personen verschickt werden (um diese über die Terminänderung zu informieren).
  • Ausbilder können für Kurse absagen, wenn sie keine Zeit haben.
  • Neben Ausbildern gibt es nun „Ausbildungshelfer“, über die Sie Helfer, Famulanten, Praktikanten, usw. in der Breitenausbildung abbilden können.
  • Für einen Kurs können mehrere Ausbilder und Ausbildungshelfer geplant werden. Diese Planung kann sogar für die einzelnen Kurstage unterschiedlich sein.
  • Zu Kursen können (wie bei Einsätzen schon länger bekannt) selbst-gestaltete Formulare hinterlegt werden, die bei Abruf wahlweise in ein PDF konvertiert werden.
  • Es wird das BG-Anmelde-Formular hinterlegt sein, welches nun auch automatisch mit den Teilnehmerdaten vorausgefüllt wird.
  • Für Kurse können „eigene Orte“ angelegt werden. Dadurch lassen sich schnell die allgemeinen, öffentlichen Kurse Ihrer Organisation anlegen, ohne dass wie bislang ein (Pseudo-)Kunde eingeben werden muss.
  • In den Voreinstellungen der einzelnen Kurstypen kann die Kursdauer in Tagen angegeben werden. Bei der externen Anforderung von Kursen wird dem Kunden die entsprechende Anzahl Tage vorgeschlagen.

 

Im Bereich Rundmail / -SMS:

Bei Rundmail und -SMS haben wir im Hintergrund eine große Umstellung gemacht, über welche Technik die E-Mails und SMS versandt werden. Dabei ergaben sich für Sie (an der „Oberfläche“) auch folgende Erweiterungen:

  • In den Rundmails können nun auch externe Helfer ausgewählt werden.
  • Bei der Auswahl von Rundmail-Empfängern wird bei bei Minderjährigen ein Warnsymbol angezeigt (wie aus der Helfer-Einteilung zu Einsätzen bereits bekannt).
  • Zukünftig werden alle Personen der ausgewählten Gruppe angezeigt, auch wenn diese keine E-Mail-Adresse / Handy-Nr hinterlegt, oder den Empfang abgelehnt haben. Durch diese Anzeige ist schneller zu erkennen, welche Personen noch auf anderem Wege informiert werden müssen. Weiterhin zeigt ein Zähler die Anzahl der aktuell gewählten und die Anzahl der maximal wählbaren Personen an.
  • Es können Rundmails auch an Veranstalter/Kunden/Firmen verschickt werden.

 

Ausblick:

Im Bereich Breitenausbildung möchten wir noch vier Wünsche (Helferstunden-Abrechnung für Ausbilder, Meldung interner Helfer zu Kursen / interne Kurse,  Statistik über Kurse / Teilnehmer und automatisierte Meldung bei der BG-QSEH) umsetzen. Weiterhin ist eine Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und der DRK-Dienstleistungsdatenbank bereits fertig und bekommt derzeit ihren letzten Feinschliff. Darüber können zukünftig Kurstermine automatisiert aus dem HiOrg-Server in die DLDB eingetragen und darüber in den Webseiten der DRK-Organisationen angezeigt werden. In dieser Richtung denken wir auch über die Zusammenarbeit mit anderen Bundesverbänden von Hilfsorganisationen mit ähnlichen Systemen nach.

Danach werden wir uns daran machen, den Material-Bereich grundlegend zu überarbeiten. Dies wird voraussichtlich mehrere Monate in Anspruch nehmen, aber wir versuchen dabei viele derzeit bestehende Wünsche in einem Schwung umzusetzen. Parallel werden wir an einem Bugfix-Release der Mobilgeräte-App arbeiten, da sich in den letzten Wochen einige Probleme zeigten.

 

Da wir immer wieder gefragt werden, wann/ob/wie bestimmte Funktionen in HiOrg-Server integriert werden, wollen wir Ihnen heute einen Einblick in unsere Planungen für die kommenden Updates geben.

Sie kennen sicherlich die große „Wunschliste“ (im HiOrg-Server unter dem Menüpunkt „System – Anregungen“ erreichbar) – hier sind alle Anregungen unserer Nutzer gesammelt. Darunter finden sich ganz kleine Details, aber auch Ideen für umfassende Umgestaltungen. Diese Wünsche werden regelmäßig von uns durchgesehen, oft ergibt sich aus der Kombination mehrerer einzelner Punkte dann ein Plan für ein größeres Update eines gesamten Funktionsbereiches.

Auch wenn wir fast täglich kleinere Details an den unterschiedlichsten Stellen in HiOrg-Server korrigieren und verbessern, arbeiten wir parallel dazu an solchen größeren Updates.
Folgende Erweiterungen wollen wir im kommenden Jahr angehen:

  • Breitenausbildung: eigene Kurse an verschiedenen Lehrgangsorten (ohne Fremdanforderung), mehrere Ausbilder/Helfer, konkrete Termine auch bei mehrtägigen Ausbildungen, Abmeldung von Ausbildern, Kursteilnahme für normale interne Helfer, Formulare für Kurse, Rundmail an TN und Firmen, automatische Datenübertragung zur BG-QSEH, Schnittstelle zu externen Kursdatenbanken (bspw. zur Dienstleistungsdatenbank des DRK, und damit gleichzeitig Anzeigemöglichkeit der Kurstermine mittels Typo3-Extension)
  • technische Umstellung des gesamten E-Mail- und SMS-Versand: alle Nachrichten werden über eine Tabelle versandt, so dass auch spätere Versandtermine festgelegt werden können, trotzdem die Empfängergruppe erst zum Versandzeitpunkt ermittelt wird, sämtliche versandten und geplanten Nachrichten vom Admin einsehbar sind
  • Ausbau weiterer Schnittstellen zu externen Systemen (konkrete Details dazu später…)
  • Führerscheinverwaltung mit Datum letzter Kontrolle und Gültigkeit einzelner Klassen, Warnung bei anstehender Kontrolle,… als Vorbereitung für Fahrzeug-Zuteilung in Einsätzen
  • Komplette Überarbeitung des gesamten Materialsystem mit Gebäude-, Raum- und Fahrzeugverwaltung, Fahrtenbuch, mehrere Objekt-spezifische Felder wie TÜV/MPG-Wartung/notwendige Führerscheinklasse, Geräte-Einweisungen von Helfern, Material-Bilder/Gebäudepläne für Räume, Dokumente und Checklisten für Fzg/Koffer/Geräte hinterlegbar, …
  • Mobilgeräte-App mit Einsatz-/Termin-Einteilung, Einsatz-bezogene SMS/Rundmail, Integration BA für Ausbilder, Adressbuch-Sync für Android, Bugfix für manche Android-Bildschirme (besonders Samsung S2/S3), Anpassung an neue iOS-Geräte mit veränderten Bildschirmgrößen
  • Erfassung „Hilfeleistungsstatistik“ nach Einsatzende mit Abfrage von Anzahl der Hilfeleistungen und Schweregrad, evtl. Abtransporte, verbrauchtes Material
  • geplante, nur bei Erfüllung verschiedener Konditionen (bspw. „Einsatz ist 3 Tage vor Termin noch nicht ausreichend besetzt) verschickte E-Mail/SMS
  • Wiederholungen auch für Einsätze
  • Dokumentenmanagement allgemein, Termin-/Einsatz-/Kurs-bezogen, Helfer-bezogen
  • Joomla-Schnittstelle mit Anzeige öffentlicher Termine, Integration Anforderungsformular, Single-Sign-On

Natürlich ist diese Liste nicht „in Stein gemeißelt“, und auch nicht zwingend in der genauen Reihenfolge sortiert. Da bei der Umsetzung mehrere Personen/Teams beteiligt sind, werden meist einige dieser Projekte parallel bearbeitet.

Falls Sie selbst noch Ideen und Anregungen für künftige Updates haben, tragen Sie diese bitte direkt in die Liste unter „System – Anregungen“ in Ihrem HiOrg-Server ein.

Wir haben beschlossen gelegentlich bei Fragen, bei denen wir uns intern nicht sicher sind was der sinnvollste oder beste Weg ist, an dieser Stelle die Meinungen unsere Kunden (damit meinen wir Sie, lieber Leser) einzuholen.

Derzeit arbeiten wir an einer Umstellung der Rundmail- und SMS-Funktionen und überarbeiten in diesem Zuge gerade die Optik. Dabei wollen wir je nach Bildschirmbreite zukünftig auch mehr als zwei Spalten in der Empfänger-Liste zulassen. Hier sind wir uns nicht sicher, wie wir diese zukünftig sortieren wollen.
Bisher wurden die Empfänger alphabetisch untereinander sortiert und nach der Hälfte der Empfänger fing die Tabelle nochmal oben an. Alternativ können wir die Empfänger alphabetisch nebeneinander sortieren und nach 2-4 Spalten (Empfängern) in die nächste Zeile umbrechen.

spaltenweise:
spaltenweise
zeilenweise:
zeilenweise

Bitte stimmen Sie bis Montag, den 17.09.12, 12:00 Uhr ab (gerne auch mit ergänzendem Kommentar), welche Sortierung Sie für sinnvoller halten.

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Update 18.09.: Vielen Dank für Ihre Rückmeldung! Wir haben inzwischen die spaltenweise Anzeige implementiert, allerdings sind die dazu notwendigen Funktionen (CSS3) noch nicht als Standard in allen Browsern unterstützt. Bei Nutzung der bereits verfügbaren „Entwickler“-Funktionen kommt es leider in ca. 1/3 der Fälle zu einem Absturz von Mozilla Firefox.
Daher sind wir gezwungen, jetzt doch vorerst die zeilenweise Anzeige zu nutzen – wir werden dies jedoch in einigen Monaten ändern, sobald die notwendigen Funktionen in den überwiegend genutzten Browsern verfügbar sind und auch fehlerfrei funktionieren.