Um in einer Hilfsorganisation sinnvoll arbeiten zu können, muss der Disponent den Überblick über die Tauglichkeit seiner Mitarbeiter behalten und dabei verschiedene Fristen einhalten. In vielen Bereichen bietet HiOrg-Server dabei schon eine gute Unterstützung an. Nun haben wir diese wichtige Funktion umgebaut und komfortabler gestaltet.

Regelmäßige Überprüfungen eintragenIm Mitarbeiterkonto (Mitglieder* > Mitgliederliste* > [Stift-Symbol vor den einzelnen Einträgen]) wurden die vorhandenen Tabs bereinigt und ein neuer Reiter „Überprüfungen“ angelegt. Dort können alle Kontrolltermine des einzelnen Mitarbeiters gesammelt eingetragen werden.

Regelmäßige Überprüfungen ÜbersichtDer neue Menüpunkt Mitglieder* > Regelmäßige Überprüfungen zeigt übersichtlich alle anstehenden Kontrolltermine sämtlicher Mitarbeiter. Wird eine Ablauffrist erreicht, so wird dies zusätzlich mit einer Meldung auf der Übersichtsseite angezeigt.

Um richtig loszulegen, müssen im Menü System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste* zuerst entsprechende Überprüfungen definiert werden. Dazu wird das Recht admin benötigt.
Bereits hinterlegte Kontrollzeiträume wurde bei dieser Umstellung natürlich in das neue System übernommen (bspw. Reanimationstraining).

Zauberstab Diese Erweiterung setzt 5 Vorschläge mit insgesamt 37 Votes aus der Wunschliste um.

*Anmerkung: Wurde unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste die Anrede zu „Mitarbeiter“ geändert, ändert sich auch die Benennung der entsprechenden Menüpunkte von Mitglieder zu Mitarbeiter.

Ab sofort können Disponenten im Bereich „Personal-Anforderung zum Dienst“ nicht nur das zwingend erforderliche Personal und dessen Qualifikationen festlegen, sondern können nun auch zusätzliche Plätze für „Praktikanten“ einplanen. Diese Plätze können mit anderen (meist niedrigeren) Anforderungen und ggf. auch abweichendem Mindestalter belegt werden. So können sich nun auch Personen zum Dienst melden, welche die eigentlichen Qualifikationen (noch) nicht besitzen.

In den Personal-Summen auf der Übersicht und bei der Personal-Einteilung werden die Praktikanten gesondert gezählt (mit Symbol „P“ versehen), und nicht in die Ist-/Soll-Zahlen der Personalanforderung eingerechnet. Mit der Abkürzung „NQ“ werden Personen gezählt, die weder die Anforderungen für reguläre Plätze, noch für Praktikanten-Plätze erfüllen.

Zauberstab Diese neue Funktion setzt einen Vorschlag mit insgesamt 201 Votes aus der Wunschliste um.

Heute gibt es eine ganz kleine Neuerung, welche das Erfassen von Adressdaten vereinfacht: bei Eingabe einer Postleitzahl wird diese nun aufgelöst und der zugehörige Ort wird im entsprechenden Feld direkt vorausgefüllt.

Diese Funktion wird überall innerhalb des HiOrg-Servers angewandt, und daher wird nun auch das vorher kombinierte PLZ/Ort-Feld bei den Stammdaten der Mitglieder nun in zwei einzelne Felder getrennt.

Zauberstab Dieses neue Feature setzt 2 Vorschläge mit insgesamt 3 Votes aus der Wunschliste um.

HiOrg-Server bietet die Möglichkeit, Daten für eine oder mehrere andere Gruppierungen, die ebenfalls einen HiOrg-Server-Account nutzen, freizugeben. Das erleichtert die Planung überregionaler Dienste oder gemeinsamer Termine.

Datenfreigabe zwischen HiOrg-Servern

Bisher musste diese Einstellung vom Support-Team der HiOrg Server GmbH geschaltet werden. Mit der neuen Funktion System > Einstellungen > Datenfreigabe zu anderen HiOrg-Servern verwalten können diese Freigaben nun vom Admin jedes HiOrg-Servers selbst geschaltet, kontrolliert und widerrufen werden.

Datenfreigabe zu anderen HiOrg-Servern verwalten
Für alle Datenfreigaben gelten weiterhin folgende Prinzipien:

  1. nur Leitungspersonen haben Zugriff auf externe Daten (Ausnahme: Adressliste Leitungsteam)
  2. von extern können Daten nur eingesehen oder hinzugefügt werden, nicht aber verändert oder gelöscht.

Neu ist die Möglichkeit, nur einzelne Teilgebiete und Daten bestimmter Gruppen freizugeben. Dies kann mittels gesetzter Häkchen gesteuert werden und erlaubt eine sinnvolle Differenzierung von Berechtigungen.

Material-Umkreissuche

Zusammen mit der erweiterten Datenfreigabe möchten wir noch eine ganz neue Funktion vorstellen: die Umkreissuche für Material – sowohl eigenes, als auch freigegebenes Material verknüpfter HiOrg-Server. Anhand eines Suchbegriffs, bspw. „rtw“ können alle verfügbaren RTWs in der Nähe samt Kontaktdaten sowie Straßendistanz und Fahrzeit zu einem bestimmten Ort angezeigt werden.

Damit Material oder Fahrzeuge gefunden werden können, muss bei diesen jeweils das Häkchen „einteilbar“ gesetzt sein (evtl. muss dazu unter System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren > Material-Disposition aktiviert werden). Weiterhin muss über den „Lagerort“ (ggf. auch über mehrere Ebenen) irgendwann ein Gebäude zu ermitteln sein, welches eine vollständige Adresse hat.

Alle Nutzer von HiOrg-Server Pro können mit dieser Funktion Material und Fahrzeuge im Umkreis von 10 Kilometer (Luftlinie) um die eigene Organisationsanschrift finden.
Sollten Sie zur Verwaltung der Ressourcen in einer übergeordneten Gliederungsebene (Landes-, Kreis-/ Regionalverband) einen größeren Such-Umkreis benötigen, beschreiben Sie uns bitte Ihr Projekt bzw. Ihren Bedarf per E-Mail. Wir erstellen Ihnen dann gerne ein individuelles Angebot.

In der vergangenen Woche hat die Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe ein neues Abrechnungsformular für Erste Hilfe-Kurse veröffentlicht, welches ab sofort genutzt werden soll. Dieses Formular haben wir bereits umgesetzt und heute in den HiOrg-Server integriert. Sollten Sie keine eigene, veränderte Vorlage für dieses Formular konfiguriert haben, ist das neue Formular damit in Ihrem HiOrg-Server schon aktiv, und Sie müssen nichts weiter unternehmen.
Wenn Sie jedoch eine eigene, veränderte Vorlage dieses Formulars nutzen, empfehlen wir Ihre eigene Vorlage zu löschen (um zunächst unsere Standardvorlage zu übernehmen) und  dann ggf. notwendige Änderungen nach Ihren Wünschen wieder nachzuvollziehen. Sie finden das Formular in den Einstellungen zu folgenden Bereichen:

  • „Formulare“ : „Formulare für Kurse“
  • „Ausbildung allgemein“: als Blanko-Vorlage zum Download
  • „Systemmails“ : als Blanko-Mailanhang  für den E-Mail-Typ „autom. Bestätigungsmail an Kursteilnehmer  …“

In diesem Zusammenhang hat uns ein Nutzer auch auf die neue, leicht veränderte Version der Standard-Teilnahme-Bescheinigung der BG vom September 2016 hingewiesen. Diese werden wir im Laufe der nächsten Woche zur Verfügung stellen.

Ho, Ho, Ho. Weihnachten steht vor der Tür und auch wir haben eine kleine Überraschung für unsere Nutzer. *Oh neiiiin – schon wieder ein Update 😱*
Bevor wir das Geschenkesäckchen öffnen, möchten wir uns zuerst noch einmal für die Unannehmlichkeiten nach dem letzten Update entschuldigen, das insgesamt leider nicht so reibungslos wie erwartet verlaufen ist. Wir haben uns intensiv im Entwicklerteam beraten und einige Vorkehrungen getroffen, um solche Komplikationen in Zukunft zu vermeiden.

Jetzt aber runter mit Schleife und Geschenkpapier, wir präsentieren: die neue Kartenansicht für Adressen.

Im Adressdialog von Diensten und Terminen wird nun bei Adresseingabe der Ort im Kartenausschnitt angezeigt. Zur alternativen Eingabe stehen 4 unterschiedliche Koordinatensysteme bereit. So können auch Treffpunkte abseits regulärer Straßen hinterlegt werden, bspw. für eine Übung im freien Gelände.
Dieser Kartenausschnitt kann von sämtlichen Mitarbeitern über den entsprechenden Link in der Übersicht aufgerufen werden.

Kleiner Hinweis: Tatsächlich haben wir genau 113 unterschiedliche Schreibweisen von „Deutschland“ in allen Adressdatensätzen gefunden. Da diese neue Funktion aber auf eine korrekte Schreibweise angewiesen ist, überprüfen Sie bitte ggfls. Ihre Eingabe auf Tippfehler 😉

Die Kartenansicht ist in der neuesten Version der iOS-App bereits integriert. Nutzer der Android-App müssen sich leider noch bis Anfang Januar gedulden.

Im nächsten Schritt werden wir noch Funktionen zur Routenplanung ergänzen, und die Kartenansicht auch im Bereich der Kursverwaltung implementieren.

Ein ganz herzliches Dankeschön allen Nutzern und Admins, die uns mit ihren Anregungen, Ideen und Feedback geholfen haben, HiOrg-Server auch in diesem Jahr immer weiter zu verbessern! Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage.

PS: Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Ihre Anfragen beantworten.
Unsere menschlichen Mitarbeiter hingegen werden ‚zwischen den Tagen‘ viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie für die zukünftigen Aufgaben tanken. Wir hoffen auf Ihr Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst. Vielen Dank.

Unser Vertragspartner für die Versendung von Basis-SMS hat uns darüber informiert, dass er mittelfristig seinen Service nicht mehr in einer akzeptablen Qualität anbieten kann. In der Vergangenheit hatte dies bereits zu kleineren Unstimmigkeiten geführt.

Diese sehr günstige Route bot bislang das niedrigste Niveau an Zuverlässigkeit. Außerdem wurden die (teils auch über ausländische Wege transportierten) SMS beim Empfänger mit zufälligen Absendernummern ausgeliefert, so dass keine direkte Antwort möglich war. Abgesehen davon, dass diese Route nur selten von unseren Nutzern verwendet wurde ( <8% aller SMS), passt eine solche Unzuverlässigkeit nicht zu unserem Selbstverständnis der Qualität von HiOrg-Server.

Leider sehen wir momentan keine ausreichend guten Alternativen in diesem Preissegment. Da uns Ihre Zufriedenheit sehr wichtig ist, haben wir uns daher entschlossen, zukünftig dieses Produkt aus unserem Angebot zu streichen und ab 1.12.2016 nur noch die zuverlässigen SMS-Routen „Standard“ und „Prio“ anzubieten.