Kürzlich haben wir eine weitere Schnittstelle im HiOrg-Server freigegeben: Ab sofort können Sie ganz einfach eine Verknüpfung zur neuen Plattform rotkreuzkurs.de aktivieren, damit dort die von Ihnen angebotenen Führerscheinkurse zielgruppengerecht angezeigt werden.

Einfach Einrichten

Zur Einrichtung dieser dauerhaften Synchronisation sind nur einmalig wenige Schritte notwendig. Eine ausführliche Anleitung finden Sie in unserem Handbuch unter http://wiki.hiorg-server.de/
Für die DRK-seitige Freischaltung und nähere Informationen zu rotkreuzkurs.de, setzen Sie sich bitte mit Ihrem zuständigen Landesverband in Verbindung.

Arbeitserleichterung durch Schnittstellen

Diese neue Anbindungsmöglichkeit bildet eine schöne Erweiterung unserer bereits bestehenden Schnittstellen:

Für die Zukunft streben wir die Verknüpfung mit ähnlichen Datenbanken anderer Organisationen an und haben ein offenes Ohr für Ihren Wunsch nach weiteren (sinnvollen) Schnittstellen. Bitte melden Sie sich einfach bei uns.

Wir wünschen Ihnen viel Freude mit unserer neuen Schnittstelle und sind bei Fragen oder Problemen wie immer für Sie da: E-Mail genügt!

Durch unsere fleißigen freien Mitarbeiter können wir die Wartezeit auf die Neuerungen im komplett neu programmierten Materialsystem mit einigen anderen, kleineren Updates versüßen. Folgende Änderungen werden in der Nacht von Sonntag, 05.05.13 auf Montag, 06.05.13 freigeschaltet.

Altersbeschränkung Helfermeldung

Zukünftig können beim Anlegen von Einsätzen und Terminen Altersschranken angegeben werden. Ältere bzw. jüngere Mitarbeiter, aber auch Benutzer welche im HiOrg-Server kein Geburtsdatum hinterlegt haben, dürfen sich für diese Veranstaltungen nicht anmelden. Somit z.B. kann Jugendlichen die Teilnahme an Einsätzen nach 22 Uhr vorenthalten bleiben oder Jugend-Organisationen können Veranstaltungen mit engen Altersgrenzen ansetzen, ohne sich selbst weiter darum kümmern zu müssen, wer daran teilnehmen darf.

Opt-In statt Opt-Out bei Datensichtbarkeit

Bisher waren bei neu angelegten Mitgliedern immer alle Datenfelder für alle anderen Mitglieder sichtbar geschaltet. So konnten unter Umständen persönliche Daten eingesehen werden, bevor das Mitglied selbst dazu kam die Einstellungen zu ändern. Zukünftig ist die Sichtbarkeit bei neuen Mitgliedern grundsätzlich deaktiviert und die Mitglieder müssen aktiv entscheiden, was andere Nutzer einsehen dürfen.

weitere Datenfelder zu Mitgliedern

Die Mitgliedsdaten wurden um einige Angaben erweitert:

  • Arbeitgeber
  • Angehörige
  • Kleidergrößen: Handschuhgröße & Gürtellänge
  • Nr. / Ablaufdatum von Dienstbuch und Ausweis werden nun getrennt erfasst
  • Wechseldatum von der Jugendorganisation

Helferstunden-Speicherung

Bis jetzt wurden bei Helferstunden-Einträgen nur die geleisteten Stunden einzelner Helfer gespeichert. Da aber die genaue Einsatzzeit durchaus von der Einteilung abweichen kann und dokumentiert sein sollte, werden in Zukunft die kompletten Zeiten (Start und Ende) der einzelnen Helfer minutengenau gespeichert.

Geburtstags-E-Mail

Nach dem Anmelden werden auf der Übersicht die anstehenden Geburtstage angezeigt. Hier wird es einen zusätzlichen Link geben, der es erlaubt, dem Mitglied direkt eine persönliche E-Mail zu schreiben. Je nach Berechtigungen des angemeldeten Nutzers wird der E-Mail-Versand über das Rundmail-Modul des HiOrg-Servers oder das eigene E-Mail-Programm des jeweiligen Nutzers vorgeschlagen.

Änderungen Breitenausbildung

In Vorbereitung auf Schnittstellen mit anderen Webseiten zur Suche von Kursen im Umkreis haben wir zwei kleine Änderungen vorgenommen. Diese sind auch dann  relevant, wenn Sie vorerst nicht planen diese Schnittstellen zu nutzen. Natürlich werden Ihre Daten auch in Zukunft nur mit Ihrer Zustimmung über die Schnittstellen freigegeben.

  • Beim Auftraggebern / Veranstaltern von Kursen wird zukünftig die Postleitzahl und der Ort in getrennten Eingabefeldern abgefragt. Die bestehenden Einträge werden wir in dieses Schema konvertieren.
  • In den Eigenschaften der Kurstypen kann zu jedem Ihrer Kurstypen der dazu passende „organisationsübergreifende  Kurstyp“ zugeordnet werden. Dadurch werden die innerhalb jeder Organisation etwas anders benannten Kursbezeichnungen überregional vergleichbar.

Konkret arbeiten wir derzeit an einer Schnittstelle mit der Webseite http://www.rotkreuzkurs.de, welche demnächst deutschlandweit für die einfache Suche nach LSM-Kursen bei DRK-Organisationen eingeführt werden soll. Wir planen zusätzlich auch eine eigene Webseite, über welche sich ganz einfach alle Kurse unserer teilnehmenden Kunden in einem Umkreis finden lassen.

Auf Grund erhöhter Nachfrage bieten wir nun einen zusätzlichen Termin an einem Samstag (besonders interessant für Ehrenamtler) für unsere Schulung „HiOrg-Server für Admins & Key-User“ an. Diese findet am Samstag, den 01. Juni 2013 in Saarbrücken statt, der genaue Veranstaltungsort wird noch bekanntgegeben.

Sicherlich haben Sie bereits unsere Informationen zu den Anwenderschulungen erhalten oder auf anderem Wege von unseren Anwenderschulungen erfahren. Ansonsten hier nochmals alle Eckdaten:

Gleich richtig durchstarten!

Damit Sie von Anfang an mit der Software produktiv arbeiten und Berührungsängste erst gar nicht aufkommen, bieten wir nun Schulungen für HiOrg-Server an. Dort erarbeiten wir mit Ihnen die optimale Konfiguration für Ihre konkreten Bedürfnisse und machen auch den Ansprechpartner Ausbildung fit für seine tägliche Arbeit. Zusätzliche Praxisanleiter gewährleisten eine persönliche Betreuung der Teilnehmer, so dass auch komplexere Sachverhalte und individuelle Fragen intensiv behandelt werden können. Als kleines Sahnehäubchen gibt es Eindrücke aus der aktuellen Entwicklung und exklusive Einblicke in zukünftige Funktionen. Eine (optionale) Besichtigung unseres Hochverfügbarkeits-Rechenzentrum rundet den Schulungstag ab. Und zwischendurch haben Sie Gelegenheit, sich mit anderen Admins auszutauschen und mit den Machern von HiOrg-Server ein wenig zu plaudern.

Reservieren Sie sich jetzt Ihren Platz zum Sonderpreis

Momentan können wir Ihnen unsere Schulung zum Einführungspreis in Höhe von je 189,- EUR (Normalpreis 329,- EUR) anbieten. Um eine individuelle Teilnehmerbetreuung zu gewährleisten, sind pro Schulungstermin nur 14 Plätze vorgesehen. Wir empfehlen eine zeitnahe Reservierung: Die Reihenfolge der Online-Anmeldung ist für die Vergabe der Restplätze entscheidend.

Umstellung BG-Verhalten / BG-QSEH-Schnittstelle

Soeben haben wir ein besonderes Highlight für die Nutzer der Breitenausbildung freigeschaltet: die automatische Übertragung von Kursdaten zur Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe der VBG (kurz: „BG-QSEH“).

Bislang mussten alle Daten für EH-Aus- und -Weiterbildungen immer doppelt gepflegt werden: den Kurs im HiOrg-Server anlegen, und zusätzlich die Kursdaten in die Online-Maske der BG-QSEH eintragen. Diese Arbeit kann in Zukunft der HiOrg-Server komplett übernehmen: immer wenn ein Kurs im HiOrg-Server neu angelegt oder geändert wird, kann mit einem Klick die Übermittlung aller notwendigen Daten an die BG-QSEH auslöst werden – das erneute Eintragen aller Daten dort „von Hand“ entfällt komplett! Um diese Schnittstelle zukünftig nutzen zu können, müssen einfach die Zugangsdaten für die VBG-Webseite bei den Einstellungen des HiOrg-Server hinterlegt werden. Zusätzlich muss im Bereich „System – Kurstypen“ festgelegt werden, welche Ihrer Kurstypen prinzipiell an die BG-QSEH übermittelt werden.

Eine bebilderte Anleitung hierzu finden Sie unter http://wiki.hiorg-server.de/admin:breitenausbildung:qseh

WICHTIG: Auch wenn die automatisierte Schnittstelle derzeit nicht genutzt wird, sollten Sie die Einstellungen der Kurstypen überprüfen: Die Abfrage von Arbeitgeber- und BG-Daten von Teilnehmer und die Aufforderung „Bitte bei der BG melden: …“ erscheint im HiOrg-Server zukünftig nur noch, wenn beim zugehörigen Kurstyp auch „…zur Meldung bei BG-QSEH vorschlagen“ gewählt ist.

Vorlagen Teilnahmebestätigungen

In der Vergangenheit wurden wir desöfteren von Kunden angesprochen, dass die Erstellung von Vorlagen für Formulare und Teilnahme-Bestätigungen schwierig und zeitraubend ist, gerade wenn diese passgenau in ein Formblatt eingedruckt werden sollen. Da gerade die Teilnahmebestätigungen innerhalb einer Organisation oft vorgegeben sind und somit nicht jede Gruppierung das Rad neu erfinden müsste, haben wir nun eine Möglichkeit geschaffen, bereits vorhandene Vorlagen für Teilnahme-Bestätigungen aus einer Liste auszuwählen und für Ihren HiOrg-Server zu übernehmen. Einige Vorlagen für den ASB und das DRK sind derzeit bereits hinterlegt. Diese Auswahl finden Sie im Bereich „System – Kurstypen“ ganz unten. Wenn Ihnen in dieser Liste eine Vorlage für Ihre Hilfsorganisation fehlt, oder Sie eine selbst erstellte Vorlage auch für andere Kollegen freigeben wollen, nehmen Sie bitte per E-Mail Kontakt mit uns auf: support@hiorg-server.de

In den nächsten Tagen, voraussichtlich Sonntag Abend werden wir eine Reihe von Änderungen und neuen Funktionen freischalten.

Im Bereich Breitenausbildung:

  • Bei mehrtägigen Kursen können die einzelnen Tage mit Anfangs- und Endzeit individuell eingegeben werden.
  • Ausbilder werden nun in der Einsatz-, Termin- sowie in der neuen Ausbilder-Einteilung als abwesend angezeigt, wenn diese gleichzeitig an einer anderen Veranstaltung teilnehmen oder Urlaub eingetragen haben.
  • Es können Rundmails an alle Teilnehmer eines Kurses sowie an Breitenausbildungskunden („Firmen/Arbeitgeber“) verschickt werden.
  • Bei Termin-Änderungen an Kursen, zu welchen bereits Ausbilder oder Teilnehmer gemeldet sind, kann eine automatische E-Mail an die beteiligten Personen verschickt werden (um diese über die Terminänderung zu informieren).
  • Ausbilder können für Kurse absagen, wenn sie keine Zeit haben.
  • Neben Ausbildern gibt es nun „Ausbildungshelfer“, über die Sie Helfer, Famulanten, Praktikanten, usw. in der Breitenausbildung abbilden können.
  • Für einen Kurs können mehrere Ausbilder und Ausbildungshelfer geplant werden. Diese Planung kann sogar für die einzelnen Kurstage unterschiedlich sein.
  • Zu Kursen können (wie bei Einsätzen schon länger bekannt) selbst-gestaltete Formulare hinterlegt werden, die bei Abruf wahlweise in ein PDF konvertiert werden.
  • Es wird das BG-Anmelde-Formular hinterlegt sein, welches nun auch automatisch mit den Teilnehmerdaten vorausgefüllt wird.
  • Für Kurse können „eigene Orte“ angelegt werden. Dadurch lassen sich schnell die allgemeinen, öffentlichen Kurse Ihrer Organisation anlegen, ohne dass wie bislang ein (Pseudo-)Kunde eingeben werden muss.
  • In den Voreinstellungen der einzelnen Kurstypen kann die Kursdauer in Tagen angegeben werden. Bei der externen Anforderung von Kursen wird dem Kunden die entsprechende Anzahl Tage vorgeschlagen.

 

Im Bereich Rundmail / -SMS:

Bei Rundmail und -SMS haben wir im Hintergrund eine große Umstellung gemacht, über welche Technik die E-Mails und SMS versandt werden. Dabei ergaben sich für Sie (an der „Oberfläche“) auch folgende Erweiterungen:

  • In den Rundmails können nun auch externe Helfer ausgewählt werden.
  • Bei der Auswahl von Rundmail-Empfängern wird bei bei Minderjährigen ein Warnsymbol angezeigt (wie aus der Helfer-Einteilung zu Einsätzen bereits bekannt).
  • Zukünftig werden alle Personen der ausgewählten Gruppe angezeigt, auch wenn diese keine E-Mail-Adresse / Handy-Nr hinterlegt, oder den Empfang abgelehnt haben. Durch diese Anzeige ist schneller zu erkennen, welche Personen noch auf anderem Wege informiert werden müssen. Weiterhin zeigt ein Zähler die Anzahl der aktuell gewählten und die Anzahl der maximal wählbaren Personen an.
  • Es können Rundmails auch an Veranstalter/Kunden/Firmen verschickt werden.

 

Ausblick:

Im Bereich Breitenausbildung möchten wir noch vier Wünsche (Helferstunden-Abrechnung für Ausbilder, Meldung interner Helfer zu Kursen / interne Kurse,  Statistik über Kurse / Teilnehmer und automatisierte Meldung bei der BG-QSEH) umsetzen. Weiterhin ist eine Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und der DRK-Dienstleistungsdatenbank bereits fertig und bekommt derzeit ihren letzten Feinschliff. Darüber können zukünftig Kurstermine automatisiert aus dem HiOrg-Server in die DLDB eingetragen und darüber in den Webseiten der DRK-Organisationen angezeigt werden. In dieser Richtung denken wir auch über die Zusammenarbeit mit anderen Bundesverbänden von Hilfsorganisationen mit ähnlichen Systemen nach.

Danach werden wir uns daran machen, den Material-Bereich grundlegend zu überarbeiten. Dies wird voraussichtlich mehrere Monate in Anspruch nehmen, aber wir versuchen dabei viele derzeit bestehende Wünsche in einem Schwung umzusetzen. Parallel werden wir an einem Bugfix-Release der Mobilgeräte-App arbeiten, da sich in den letzten Wochen einige Probleme zeigten.

 

Heute sind wieder einmal unsere Nutzer gefragt:
Wir wollen eine aktualisierte Version unserer Collage „Kursangebot“ erstellen (zu sehen auf: http://www.hiorg-server.de/kurse.php?ov=xxx) und möchten dazu einen kleinen Fotowettbewerb veranstalten.
Ihr Bild sollte eine Ausbildungssituation zeigen (z.B. die stabile Seitenlage) und möglichst organistaionsunabhängig sein.
Bitte senden Sie Ihren Beitrag bis 07. Oktober 2012 an support@hiorg-server.de, die besten Bilder werden wir dann zur Abstimmung auf unserer Facebook-Seite veröffentlichen.

Und zu gewinnen gibt es natürlich auch noch etwas:
Das Bild mit den meisten Stimmen wird später auf unserer Webseite und zur Vorstellung unseres Moduls „Breitenausbildung“ zu sehen sein. Der Fotograf erhält einen amazon.de Gutschein in Höhe von 20 Euro, sowie die 3-monatige Nutzung von HiOrg-Server PRO inklusive „Modul Breitenausbildung“ für seine Organisation.
Unter allen anderen Teilnehmern verlosen wir zusätzlich einen Gutschein für den S+K-Shop in Höhe von 10 Euro.

Wir freuen uns auf Ihre Einsendungen!

Und hier noch ein paar Regeln und Anmerkungen:
Teilnahme ab 18 Jahren, der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Mitarbeiter der HiOrg Server GmbH sind vom Gewinn ausgeschlossen.
Mit der Teilnahme versichern Sie, dass Sie über alle Rechte am eingereichten Bild verfügen, die uneingeschränkten Verwertungsrechte aller Bildteile haben, dass das Bild frei von Rechten Dritter ist sowie bei der Darstellung von Personen keine Persönlichkeitsrechte verletzt werden. Falls auf dem Bild eine oder mehrere Personen erkennbar abgebildet sind, müssen die Betreffenden damit einverstanden sein, dass das Bild veröffentlicht wird. Der/die Teilnehmer/in wird Vorstehendes auf Wunsch schriftlich versichern. Sollten dennoch Dritte Ansprüche wegen Verletzung ihrer Rechte geltend machen, so stellt der/die Teilnehmer/in uns von allen Ansprüchen frei.
Im Falle des Gewinns erklären Sie sich mit der unbeschränkten Nutzung des Fotos durch die HiOrg Server GmbH einverstanden.

Da wir immer wieder gefragt werden, wann/ob/wie bestimmte Funktionen in HiOrg-Server integriert werden, wollen wir Ihnen heute einen Einblick in unsere Planungen für die kommenden Updates geben.

Sie kennen sicherlich die große „Wunschliste“ (im HiOrg-Server unter dem Menüpunkt „System – Anregungen“ erreichbar) – hier sind alle Anregungen unserer Nutzer gesammelt. Darunter finden sich ganz kleine Details, aber auch Ideen für umfassende Umgestaltungen. Diese Wünsche werden regelmäßig von uns durchgesehen, oft ergibt sich aus der Kombination mehrerer einzelner Punkte dann ein Plan für ein größeres Update eines gesamten Funktionsbereiches.

Auch wenn wir fast täglich kleinere Details an den unterschiedlichsten Stellen in HiOrg-Server korrigieren und verbessern, arbeiten wir parallel dazu an solchen größeren Updates.
Folgende Erweiterungen wollen wir im kommenden Jahr angehen:

  • Breitenausbildung: eigene Kurse an verschiedenen Lehrgangsorten (ohne Fremdanforderung), mehrere Ausbilder/Helfer, konkrete Termine auch bei mehrtägigen Ausbildungen, Abmeldung von Ausbildern, Kursteilnahme für normale interne Helfer, Formulare für Kurse, Rundmail an TN und Firmen, automatische Datenübertragung zur BG-QSEH, Schnittstelle zu externen Kursdatenbanken (bspw. zur Dienstleistungsdatenbank des DRK, und damit gleichzeitig Anzeigemöglichkeit der Kurstermine mittels Typo3-Extension)
  • technische Umstellung des gesamten E-Mail- und SMS-Versand: alle Nachrichten werden über eine Tabelle versandt, so dass auch spätere Versandtermine festgelegt werden können, trotzdem die Empfängergruppe erst zum Versandzeitpunkt ermittelt wird, sämtliche versandten und geplanten Nachrichten vom Admin einsehbar sind
  • Ausbau weiterer Schnittstellen zu externen Systemen (konkrete Details dazu später…)
  • Führerscheinverwaltung mit Datum letzter Kontrolle und Gültigkeit einzelner Klassen, Warnung bei anstehender Kontrolle,… als Vorbereitung für Fahrzeug-Zuteilung in Einsätzen
  • Komplette Überarbeitung des gesamten Materialsystem mit Gebäude-, Raum- und Fahrzeugverwaltung, Fahrtenbuch, mehrere Objekt-spezifische Felder wie TÜV/MPG-Wartung/notwendige Führerscheinklasse, Geräte-Einweisungen von Helfern, Material-Bilder/Gebäudepläne für Räume, Dokumente und Checklisten für Fzg/Koffer/Geräte hinterlegbar, …
  • Mobilgeräte-App mit Einsatz-/Termin-Einteilung, Einsatz-bezogene SMS/Rundmail, Integration BA für Ausbilder, Adressbuch-Sync für Android, Bugfix für manche Android-Bildschirme (besonders Samsung S2/S3), Anpassung an neue iOS-Geräte mit veränderten Bildschirmgrößen
  • Erfassung „Hilfeleistungsstatistik“ nach Einsatzende mit Abfrage von Anzahl der Hilfeleistungen und Schweregrad, evtl. Abtransporte, verbrauchtes Material
  • geplante, nur bei Erfüllung verschiedener Konditionen (bspw. „Einsatz ist 3 Tage vor Termin noch nicht ausreichend besetzt) verschickte E-Mail/SMS
  • Wiederholungen auch für Einsätze
  • Dokumentenmanagement allgemein, Termin-/Einsatz-/Kurs-bezogen, Helfer-bezogen
  • Joomla-Schnittstelle mit Anzeige öffentlicher Termine, Integration Anforderungsformular, Single-Sign-On

Natürlich ist diese Liste nicht „in Stein gemeißelt“, und auch nicht zwingend in der genauen Reihenfolge sortiert. Da bei der Umsetzung mehrere Personen/Teams beteiligt sind, werden meist einige dieser Projekte parallel bearbeitet.

Falls Sie selbst noch Ideen und Anregungen für künftige Updates haben, tragen Sie diese bitte direkt in die Liste unter „System – Anregungen“ in Ihrem HiOrg-Server ein.