In HiOrg-Server KURSE ist das BG-Abrechnungsformular der DGUV als Standardformular hinterlegt, sobald die Registrierungsnummer der QSEH eingetragen wird.

Bei einer Abrechnung von Kursteilnahmen über die Unfallkasse Baden-Würtemberg (UKBW) wird dieses Formular jedoch nicht akzeptiert, da diese ein eigenes Abrechnungsformular zur Verfügung stellt.

Um hier Abhilfe zu schaffen, ist nun auch das Abrechnungsformular der UKBW im System verfügbar, sobald eine entsprechende Teilnahme eingetragen wurde. Das Formular wird als ausfüllbares PDF mit den hinterlegten Daten aufgerufen und kann dann direkt ausgedruckt oder ergänzt werden.

Abrechnungsformular für UKWB

Hinweis für Teilnahmen über die BGN

Zusätzlich gibt es ein Erweiterung für Teilnahmen, die die BGN (Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe) betreffen. Da für diese ein gesondertes Abrechnungsformular bei der BGN angefordert werden muss, wird auf der Seite des Selbstverwaltungslinks für Firmenkunden im Bedarfsfall ein entsprechender Hinweis eingeblendet.

Bitte sprecht uns gerne an, wenn es bei weiteren BGs Sonderfälle bei der Abrechnung gibt.

EDIT 26.06.2023: Vereinzelt wird uns von Problemen bei der automatischen Kursmeldung berichtet. Diese hängen mit dem neue Portal meineQSEH zusammen und liegen leider außerhalb unseres Einflussbereiches. Wir sind zur Klärung bereits in Kontakt mit unserem Ansprechpartner.
Wichtig: Bitte nutzt für die Schnittstelle ausschließlich die „alten“ Zugangsdaten (vor 05/2023). Die Zugangsdaten für das neue Portal „meineQSEH“ (seit Mitte 05/2023) funktionieren hier nicht.

EDIT 19.05.2023, 11:20 Uhr: Wir haben eine positive Rückmeldung von unserem Ansprechpartner der QSEH-Schnittstelle. Seit 11:46 Uhr steht die Schnittstelle zu HiOrg-Server wieder vollständig zur Verfügung.

EDIT 19.05.2023, 09:50 Uhr: Seit ca. 06:00 Uhr erhalten wir erneut Fehlermeldungen bei der Übertragung der Daten über die Schnittstelle zum QSEH-Portal. Wir kontaktieren unseren Ansprechpartner und halten Euch auf dem Laufenden.

EDIT 16.05.2023, 10:00 Uhr: Die Arbeiten am neuen Portal der QSEH sind abgeschlossen und damit steht die Schnittstelle zu HiOrg-Server wieder vollständig zur Verfügung.

EDIT 15.05.2023, 12:15 Uhr: Von Seiten der QSEH kann es derzeit noch vereinzelt zu Problemen bei der automatischen Kursmeldung an das neue Portal meineQSEH kommen. Die DGUV geht davon aus, dass das Portal (und die damit verbundene Schnittstelle zum HiOrg-Server) bereits im Laufe des Tages, jedoch spätestens morgen, wieder vollumfänglich zur Verfügung steht.

EDIT 15.05.2023, 10:20 Uhr: Aktuell ist eine Übertragung von Meldungen aus HiOrg-Server heraus noch nicht möglich. Wir aktualisieren diesen Eintrag, wenn die Anbindung an meineQSEH wieder verfügbar ist.

Das Online-Portal der Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH) erscheint ab 15.05.2023 in neuem Design. Aufgrund der notwendigen Wartung wird das Portal in der Zeit vom 12. – 14.05.2023 nicht erreichbar sein.
Da Lehrgangsmeldungen in diesem Zeitfenster nicht möglich sind, wird auch HiOrg-Server KURSE dann keine Meldungen an das Portal übertragen können.

Weitere Infos von Seiten der DGUV gibt es unter https://www.dguv.de/fb-erstehilfe/ausbildungsstellen/meineqseh/index.jsp

Für Gliederungen des Arbeiter Samariter Bundes (ASB) haben wir eine neue Vorlage für Teilnahmebescheinigungen in HiOrg-Server KURSE hinterlegt. Die Vorlage ist zum Eindrucken in den neuen ASB-Vordruck EHG 2023 (Erste-Hilfe-Grundlehrgang) vorgesehen.

Die Vorlage kann in qualifizierten Servern (ASB) beim jeweiligen Kurstyp ausgewählt werden. Dazu ruft ihr System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine auf. Im unteren Teil der Seite dann Teilnehmerbescheinigung gestalten – Auswahlfeld: ‚Vorlage TN-Bescheinigung laden‘.

Das Template ist unter der Bezeichnung „ASB TN-Besch. einer betrieblichen Erste-Hilfe-Ausbildung (Stand EHG 2023)“ hinterlegt. Es wird zur Änderung das Recht admin benötigt.

ASB TN-Bescheinigung einer betrieblichen Erste-Hilfe-Ausbildung  (Stand EHG 2023)

Die Deutsche gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) hat ein überarbeitetes Formular für die Abrechnung von Erste-Hilfe-Kursen veröffentlicht. Die neue Version (Stand 01/2023) löst das bisherige Abrechnungsformular (Stand 07/2021) ab.
Das aktualisierte Formular haben wir bereits umgesetzt und heute in HiOrg-Server KURSE integriert. Sofern ihr bisher die Standardvorlage genutzt habt ist die neue Version direkt aktiv, und ihr müsst nichts weiter unternehmen (leicht zu erkennen am Stand-Datum in der linken unteren Ecke).

  • Hinweis: Die Aktualisierung des Formulars durch die DGUV erfolgt aufgrund der Einführung der einheitlichen Unternehmensnummer (UNR.S). Das Feld „Mitgliedsnummer / Versicherungsnummer“ wurde in „Unternehmensnummer (UNR.S, 15 Ziffern)“ umbenannt. Wir werden diese Benennung in HiOrg-Server KURSE übernehmen.
  • Nach Rücksprache mit der DGUV haben wir erfahren, dass (übergangsweise) Kurse weiterhin mit der Mitgliedsnummer abgerechnet werden können, da noch nicht alle Unternehmen über die neue Unternehmensnummer verfügen.

Eigenes Abrechnungsformular anpassen

Wenn ihr eine eigene, abgeänderte Version des Abrechnungsformulars nutzt, muss diese von euch selbst angepasst werden. Wir empfehlen wir die eigene Vorlage zu löschen (um zunächst unsere aktualisierte Standardvorlage zu übernehmen) und dann eure gewünschten Änderungen nochmals durchzuführen:

  1. Eigene Vorlage aufrufen (System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Systemformulare bearbeiten – Formulare zu Kursen). Eigene Änderungen merken / Vorlage extern kopieren.
  2. Vorlage löschen (‚Diese eigene Vorlage löschen‚ am Ende der Seite) und so die Standardvorlage aktivieren.
  3. Ein neues Formular mit der Vorlage ‚Formular für die Abrechnung bei der BG‘ anlegen und die gewünschten Änderungen durchführen. Speichern.
  4. Das Abrechnungsformular ist auch als Mailanhang (unausgefüllt) beim E-Mailtyp ‚autom. Bestätigungsmail an Kursteilnehmer nach Anmeldung über das Internet wenn er über BG teilnimmt‚ hinterlegt und muss ggfs. gegen die eigene Version getauscht werden (unter System > Einstellungen > Systemmails > E-Mail-Vorlagen für Standard-Mails bearbeiten).

Link zur Meldung der DGUV: https://dguv.de/fb-erstehilfe/index.jsp

In der letzten Woche wurden für HiOrg-Server KURSE mehrere kleinere Updates veröffentlicht.

Kurstyp nur für Selbstzahler

Für bestimmte Kurse macht es keinen Sinn, in der öffentlichen Teilnehmeranmeldung eine Kostenübernahme durch den Arbeitgeber anzubieten (z.B. Erste Hilfe am Kind, EH am Hund, Abendkurs für Eltern o.ä.).

Daher gibt es neben „öffentlich / BG“ und „interne Ausbildung“ nun noch die dritte Option „öffentlich / nur für Selbstzahler“. Die Auswahl befindet sich in der Ansicht zum Bearbeiten eines Kurstyps (System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine) und dort unter Gebühr und Zusatzleistung > Art des Kurses.

Einstellung Selbstzahler | HiOrg-Server KURSE

Wurde die Option „öffentlich / nur für Selbstzahler“ gewählt, so kann der Teilnehmer selbst im Rahmen der öffentlichen Teilnehmeranmeldung keinen Arbeitgeber als Kostenträger auswählen. Über die interne Ansicht können den Kursen jedoch weiterhin Teilnehmer, die über die BG / UVT oder den Arbeitgeber abgerechnet werden, hinzugefügt werden.

Löschen von Kursteilnehmern

Durch das Feature „Teilnahme stornieren“, sollte es im Tagesgeschäft eigentlich nicht mehr vorkommen, dass man einen Kursteilnehmer komplett löschen muss. Stattdessen wird i.d.R. eine Umbuchung oder Stornierung durchgeführt.
Bei diesen Aktionen bleibt – im Gegensatz zum Löschen – die Historie zum Datensatz erhalten.

Um zu verhindern, dass Teilnehmer versehentlich gelöscht werden, kann die Möglichkeit zum Löschen nun in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) deaktiviert werden. Durch ein kurzzeitiges Aktivieren der Funktion kann bei Bedarf weiterhin das Löschen eines Teilnehmers vorgenommen werden.

Teilnehmer löschen deaktivieren | HiOrg-Server KURSE

Das Löschen von Teilnehmern über die Funktion „Alte Daten löschen“ unter System > Datenpflege > Bereinigen bleibt davon unberührt, d.h. über diese Funktion können weiterhin alte Teilnehmer-Datensätze komplett aus dem System gelöscht werden, auch wenn die Funktion zum Löschen von TN deaktiviert wurde.

Externe Kursanfrage

Über die öffentlichen Kursansicht besteht für interessierte Firmen die einfache Möglichkeit, einen individuellen Kurs direkt beim Veranstalter anzufragen (sofern der Button nicht deaktiviert wurde). Der Kurs wird dann bequem mit allen Daten zur Freigabe in den HiOrg-Server übernommen.
Hier haben wir die E-Mail-Adresse des anfragenden Unternehmens nun als Pflichtfeld gesetzt. Bisher war die Eingabe optional, so dass diese Angabe oft nicht gemacht wurde und man dann die E-Mail-Adresse erst nochmal erfragen musste.

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Bei Planung und Durchführung von öffentlichen Kursangeboten kommt es vor, dass eine angemeldete Person doch nicht am Kurs teilnehmen kann oder auch einfach nicht zum vereinbarten Termin erscheint. Das führt dann oft zu erhöhtem Verwaltungsaufwand. Mit der neuen Funktion „Kursteilnahme stornieren“ bietet HiOrg-Server KURSE nun auch eine Lösung für diese Fälle.

Teilnahmestatus

In den Details zum Teilnehmers oder zur Teilnehmerin (Anzeige über Stiftsymbol) gibt es nun einen zusätzlichen Abschnitt „Status“. Bei einer angemeldeten Person ist dieser Bereich grün hinterlegt, die Teilnahme ist aktiviert.

Ist die Teilnahme nicht möglich, kann über den Button eine Stornierung durchgeführt werden. Dabei ist es möglich, eine Bestätigungsmail zur Stornierung zu verschicken. Der Text dafür kann unter System > Einstellungen > Systemmails > Stornierungsbestätigung nach Bedarf angepasst werden. In der Liste eines Kurses werden stornierte Teilnahmen ans Ende der Liste sortiert und mit einem entsprechenden Label versehen. Zusätzlich informiert ein Hinweis über Details zur Stornierung.

Die Daten zu einer stornierte Teilnahme verbleiben im System und können auf einen anderen Kurs umgebucht oder einfach wieder aktiviert werden. Alle Statusänderungen werden in der Teilnahmehistorie erfasst.

Eine Stornierung ist über den Selbstverwaltungslink auch direkt von einem Firmenkunden selbst möglich. Über diesen Link können Teilnahmen auch wieder aktiv gesetzt werden, solange noch Plätze im Kurs frei sind.

Umbuchung

Bei den Systemmails gibt es nun auch eine neue E-Mail-Vorlage zur Bestätigung einer Umbuchung. Diese Vorlage kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Dabei beziehen sich die verwendeten Variablen auf den neuen Kurs. Neu sind diefolgenden beiden Variablen, die sich auf den alten Kurs beziehen:

  • [[$kursbezeich_vorher]] => Bezeichnung des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung
  • [[$kursbeginn_vorher]] => Kursbeginn (Datum) des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung

Berechnung

Wird eine Teilnahme storniert, so kann die angemeldete Person von der Zahlung der Kursgebühr befreit werden. Dazu muss nur das entsprechende Häkchen im Dialog gesetzt werden. Zur internen Dokumentation gibt es die Möglichkeit, eine Begründung zu hinterlegen. So kann die Entscheidung über die Berechnung auch im Nachgang von einem anderen Teammitglied getroffen werden.
Wird eine Teilnahme über den Selbstverwaltungslink storniert, kann selbstverständlich keine Entscheidung zur Bezahlung hinterlegt werden.

Zu diesem Thema gibt es auch einen Eintrag in unserem Wiki-Handbuch.

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❗️Wichtige Informationen, es besteht Handlungsbedarf von Ihrer Seite.

Um PDF-Dateien für Formulare oder bspw. Teilnahmebescheinigungen zu erzeugen, bietet HiOrg-Server unterschiedliche Versionen des PDF-Wandlers „dompdf“ an. Zahlreiche Vorlagen nutzen hier noch die veralteten Versionen dompdf 0.5.1 oder dompdf 0.6.1.

Aufgrund von regelmäßigen Sicherheitsupdates werden diese beiden Versionen zum 30.11.2021 abgeschaltet.

Bitte Vorlagen aktualisieren

Bitte kontrollieren Sie Ihren Vorlagen und aktualisieren Sie diese bei Bedarf. Bei der Umstellung zu neueren PDF-Wandlern kann es zu Verschiebungen kommen, die Korrekturen an der Vorlage notwendig machen.

PDF-Wandler einstellen

Folgende Vorlagen können von der Umstellung betroffen sein:

  • alle Formulare (unter System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare)
  • Teilnahme-Bescheinigungen für Kurse (unter System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Kurstypen / Lehrscheine)
  • Etiketten-Vorlagen (unter System > Einstellungen > Vorlagen – Etiketten / Ausweise).

Die Standardvorlagen von HiOrg-Server sind bereits seit einiger Zeit umgestellt – wenn Sie die Standardvorlagen nutzen, müssen Sie diese ggf. neu übernehmen, wenn bei Ihnen noch eine alte dompdf-Version angezeigt wird.

In unserem Handbuch haben wir einen Leitfaden zur Migration von Vorlagen bereitgestellt. Bei Fragen helfen wir gerne weiter.

Vorlagen, die nach dem 30.11.2021 noch auf dompdf 0.5.1 oder 0.6.1 stehen, werden automatisiert auf dompdf 0.8.0 umgestellt. Dabei kann es (wie oben angesprochen) zu Darstellungsproblemen kommen.

Weiteren PDF-Wandler „Browsershot“ integriert

Leider führt der schon seit langem integrierte PDF-Wandler „dompdf“ häufig zu Umwandlungsproblemen, bspw. können keine HTML-Tabellen als Layout-Möglichkeit über die Seitengrenze hinweg genutzt werden – was nicht nur Sie frustriert.

Um hier Abhilfe zu schaffen haben wir nun einen neuen, zusätzlichen PDF-Wandler „Browsershot“ integriert. Dieser hat zwar ebenfalls seine Tücken, liefert in vielen Fällen aber bessere Ergebnisse als dompdf. Der bisherige Wandler dompdf bleibt weiterhin im System verfügbar, so dass bestehende Formulare damit ausgegeben werden können.