Nutzer mit kurse-Recht finden in der Teilnehmer-Liste nun ein zusätzliches Symbol, mit dem sich die Änderungshistorie von einzelnen Kursteilnehmern einsehen lässt. So können alle Änderungen an den Eintragungen übersichtlich und problemlos nachvollzogen werden, bspw. Anpassungen der Anschrift, Aufruf der Teilnahmebescheinigung zum Ausdruck oder eine Bezahlt-Markierung. Ebenso werden Anmeldungen / Änderungen erfasst, die über den Selbstverwaltungslink vom Firmenkunden selbst getätigt wurden.

Neben Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten können in HiOrg-Server KURSE nun auch Rechnungen für Kursteilnehmer erzeugt werden. Dabei wird zwischen Rechnungen für Berufsgenossenschaften, Firmen und Privatzahler unterschieden, für jede Art können unterschiedliche Abrechnungszeitpunkte und eigene Vorlagen (System > Einstellungen > Formulare) hinterlegt werden.

Sobald der Abrechnungszeitpunkt erreicht ist, wird die entsprechende Rechnung auf der Übersicht zur Erstellung vorgeschlagen (bei Mitgliedern mit dem Recht rechnung).
Rechnung zu Kurs erzeugen
Abgerechnet werden die Kursteilnehmer im Menü Kurse > Rechnungen. Dort können auch die Eckdaten der Rechnungen eingesehen werden (benötigt das Recht rechnungsansicht oder rechnung). Für säumige Zahler lässt sich per Knopfdruck eine Mahnung erzeugen, sofern diese Funktionalität aktiviert ist.
Rechnungen für Kurse - Übersicht

In der neu gestalteten Ansicht der Kursteilnehmer kann eine Rechnung auch direkt beim einzelnen Teilnehmer erzeugt und eingesehen werden, zusätzlich finden sich Informationen zu Empfänger und Status der Rechnung.
Teilnehmerliste Kurse

Einstellungen

Um die neue Rechnungsfunktionalität zu nutzen, muss diese zuerst unter System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren aktiviert werden. Zusätzlich müssen unter System > Einstellungen > Rechnung / Anforderungsformular die gewünschten Abrechnungsarten (an BG, an Firmen, an Privatzahler – inklusive Abrechnungszeitraum) eingestellt werden.
Hinweis: Diese Einstellungen benötigen das Recht admin.

Bitte denken Sie auch daran, beim Kurstyp (System > Einstellungen > Kurstypen) eine oder mehrere Kursgebühren zu hinterlegen und diese dann dem Teilnehmer zuzuordnen, da bei fehlender Gebühr keine Rechnung erzeugt werden kann.

Zauberstab Diese Erweiterung setzt 2 Vorschläge mit insgesamt 214 Votes aus der Wunschliste um.

Als Ergänzung zur Kartenansicht für Adressen ist es nun auch möglich, sich die Route zu einem Veranstaltungs- oder Kursort anzeigen zu lassen. Diese Funktion, die bisher nur bei der Ressourcen-Umkreissuche eingesetzt wurde, zeigt nach Auswahl einer Startadresse nun auch den schnellsten Weg zur Zieladresse an und gibt auch eine geschätzte Fahrzeit aus.

Wurde eine eindeutige Adresse als Veranstaltungsort hinterlegt, so erscheint auf der Übersicht ein kleines Kartensymbol.

Auf Klick öffnet sich ein neues Fenster, in welchem der Zielort auf einer Karte angezeigt, und auch Ihre Startadresse ausgewählt werden kann. Eine bereits im System hinterlegte Adresse (z.B. Ihre Privatanschrift, oder die Anschrift der Organisation) kann ausgewählt, oder ein neuer Standort ganz frei eingegeben werden.
Hinweis: „Adresse Organisation“ steht für die Anschrift, die unter System > Einstellungen > Organisation hinterlegt ist. Heimatadresse bezieht sich auf die Adresse des gerade angemeldeten Nutzers (Mein Konto > Meine Daten > Kontaktdaten).

Die Route wird berechnet und mit Informationen zur Entfernung und Fahrdauer angezeigt. Gegebenenfalls wird auch eine Alternativstrecke vorgeschlagen.

Hinweis: Das Kartensymbol erscheint auch auf der Liste öffentlich freigegebener Kurstermine, die bei HiOrg-Server KURSE in die eigene Webseite eingebunden werden können. So können auch potentielle Teilnehmer den Ort aufrufen und sich die Route zum Kursort ausgeben lassen.

Im Zuge dieses Updates wurde auch die Datenbank für die Ergänzung des Ortes bei Eingabe der PLZ  aktualisiert. Einige Nutzer hatten uns hier Fehler in der Auflösung gemeldet (vielen Dank dafür). Wir wünschen viel Freude mit dieser neuen Funktion.

Merken

In der vergangenen Woche hat die Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe ein neues Abrechnungsformular für Erste Hilfe-Kurse veröffentlicht, welches ab sofort genutzt werden soll. Dieses Formular haben wir bereits umgesetzt und heute in den HiOrg-Server integriert. Sollten Sie keine eigene, veränderte Vorlage für dieses Formular konfiguriert haben, ist das neue Formular damit in Ihrem HiOrg-Server schon aktiv, und Sie müssen nichts weiter unternehmen.
Wenn Sie jedoch eine eigene, veränderte Vorlage dieses Formulars nutzen, empfehlen wir Ihre eigene Vorlage zu löschen (um zunächst unsere Standardvorlage zu übernehmen) und  dann ggf. notwendige Änderungen nach Ihren Wünschen wieder nachzuvollziehen. Sie finden das Formular in den Einstellungen zu folgenden Bereichen:

  • „Formulare“ : „Formulare für Kurse“
  • „Ausbildung allgemein“: als Blanko-Vorlage zum Download
  • „Systemmails“ : als Blanko-Mailanhang  für den E-Mail-Typ „autom. Bestätigungsmail an Kursteilnehmer  …“

In diesem Zusammenhang hat uns ein Nutzer auch auf die neue, leicht veränderte Version der Standard-Teilnahme-Bescheinigung der BG vom September 2016 hingewiesen. Diese werden wir im Laufe der nächsten Woche zur Verfügung stellen.

Wir sind gerade sehr aufgeregt. Es fühlt sich ein bisschen so an, als wäre Weihnachten dieses Jahr etwas früher. Und wenn Sie diesen Beitrag gelesen haben, sind Sie vielleicht ähnlich aufgeregt. Es geht um unser bisher größtes Update von HiOrg-Server. Kurze Warnung: dieser Beitrag ist lang, hat viele Worte und noch mehr Informationen 🙂

Übersicht – die „Startseite“

Unsere Übersichtsseite hat viel mehr Struktur bekommen, damit Sie schneller und komfortabler alle anstehenden Veranstaltungen überblicken können.
Buttonset auf der ÜbersichtsseiteEine Button-Leiste ermöglicht die Filterung nach unterschiedlichen Gesichtspunkten und erlaubt es dem Admin, HiOrg-Server aus der Mitarbeiter-Perspektive zu nutzen. So kann er sich nun, wie alle anderen auch, selbst zu Veranstaltungen melden.

Preview Update ÜbersichtDer Meldedialog wurde dahingehend optimiert, dass bei zeitlichen Überschneidungen mit anderen Diensten direkt gewarnt wird. Außerdem steht nun grundsätzlich ein Bemerkungsfeld zur Verfügung (bspw. für Positionswünsche).

Meldestatus ÜbersichtseiteEine neue Statusanzeige in der ersten Spalte signalisiert übersichtlich den Stand der persönlichen Meldung. Hier unterscheiden wir nun zwischen angefragt – gemeldet – eingeteilt – abgesagt – versteckt, zusätzlich bleibt die Färbung von voll besetzten Diensten (grün) und zu besetzenden Diensten (rot / dunkelrot bei Zeitdruck) bestehen.

Icons Übersicht Am rechten Bildschirmrand sind die wichtigsten Bedienelemente nun gruppiert und zeigen mögliche Interaktionen: bearbeiten – Formulare – Dokumente – Einteilung – per SMS anfragen – per E-Mail anfragen.

Nach diesem Schema wurde auch die Darstellung der Übersichtslisten Alle Dienste, Alle Termine und Alle Kurse (in HiOrg-Server KURSE) und die entsprechenden Druckansichten angepasst.

Dienste

Dem aufmerksamen Nutzer wird es sicher bereits aufgefallen sein: Der Menüpunkt „Einsätze“ wurde vor kurzem wird zu „Dienste“ umbenannt.
(Edit: hier hat sich ein kleiner Fehler eingeschlichen. Die Umbenennung erfolgt erst im Zuge des Updates.)

Wird ein neuer Dienst angelegt, kann der Disponent nun zwischen 3 unterschiedlichen Arten wählen:

  • ganz klassisch mit Start- und Endzeit wie bisher
  • Schichtmodell mit aufeinder folgenden Zeiträumen (ab HiOrg-Server PRO)
    (bspw. Schicht 1 von 06:00 – 14:00 Uhr und Schicht 2 von 14:00 – 22:00 Uhr). So können auch unkompliziert Dienste über mehrere Tage angelegt werden.
  • frei wählbare Einsatzabschnitte (ab HiOrg-Server PRO)
    (bspw. Abschnitt Bühne 14:00 – 18:00 Uhr, Abschnitt Zeltplatz 11:00 – 23:00 Uhr)

anforderung

Die Anforderungen an das Personal sind dabei für jeden Zeitraum individuell konfigurierbar und auf Basis erweiterter Kriterien (bspw. Qualifikation / Ausbildung / Führerschein) und mit Hilfe der 3 neuen Qualifikationslisten – *tata* dazu gleich mehr – möglich. Voraussetzung dafür ist natürlich eine gepflegte Mitarbeiterkartei.

Geplante Dienste oder Termine können mit dem Status versteckt bereits im Voraus angelegt werden. Diese sind in der Übersicht mit einem Schloss gekennzeichnet und bis zur Freischaltung nur für Personen mit dem Recht sandienst oder für Mitglieder des Leitungsteams sichtbar.
Optional kann bei den Diensten oder Terminen nun auch ein Meldeschluss festgelegt werden; nach diesem Zeitpunkt können sich die Mitglieder nicht mehr selbst auf diesen Dienst bewerben.

Personaleinteilung

Auch bei unserer Personaleinteilung hat sich mächtig was getan:

QualifikationsmatrixDie Einteilungsansicht wurde aufgewertet und hat nun einige Funktionalitäten erhalten, die zuvor nur in der „komplexen Einteilung“ zu finden waren. Zusätzlich werden jetzt auf den ersten Blick viele Details zu den gemeldeten Mitgliedern angezeigt. Qualifikations-, Termin- und Alterskonflikte werden so direkt vom Disponenten erkannt.
Eingeteilte, gemeldete und Mitarbeiter mit Absagen werden gruppiert, außerdem zeigt ein Abschnitt die Mitarbeiter, die zum fraglichen Zeitpunkt Urlaub eingetragen haben oder bei denen es eine Überschneidung mit einer anderen Veranstaltung gibt.

Die Qualifikationsmatrix rechts oben zeigt eine Übersicht des angeforderten und eingeteilten Personals an. Eine neue Mouseover-Funktion hebt alle Mitarbeiter farblich hervor, die für die überfahrene Position qualifiziert sind. Umgekehrt werden mögliche Einsatzpositionen hervorgehoben, wenn Sie mit der Maus auf den Namen eines Mitarbeiters zeigen.

Die bisherige komplexe Einteilung wird von der neuen Positionszuweisung (ab HiOrg-Server PRO) abgelöst, die nun einfacher benutzbar ist. So werden bspw. nur die bereits (auf der Seite zuvor) eingeteilten Mitarbeiter zur Positionszuordnung angeboten, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Die Auswahl-Liste aller Mitarbeiter wurde neu organisiert. Die Mitarbeiter lassen sich übersichtlich nach auswählbaren Kriterien gruppieren.

HelfereinteilungHinweis: Damit alle relevanten Ausbildungen hier aufgeführt werden, muss in der Ausbildungsliste (Mitglieder > Ausbildungen) das entsprechende Häkchen bei zur Einteilung nutzbar gesetzt werden (ab HiOrg-Server PRO).

Die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter können nun mit 3 frei konfigurierbaren Qualifikationslisten erfasst werden, die alle 3 auch zur Anforderung / Einteilung von Diensten nutzbar sind (für HiOrg-Server free nur 1 Liste). Das dürfte vor allem für unsere Nutzer von DLRG und Wasserwacht eine besondere Freude sein.
QualifikationslistenNeu ist auch die Möglichkeit, die Qualifikationsstufen mit einer wählbaren Zentralliste abzugleichen. Dadurch werden Qualifikationen überregional vergleichbar und ermöglichen später eine serverübergreifende Zusammenarbeit (geplant ab Mitte 2017).

Hinweis: Für die optimale Nutzung der Qualifikationslisten, passen Sie diese bitte unter System > Einstellungen > Qualifikationen entsprechend an.

Apps

Gleichzeitig mit der Umstellung von Datenbank und Webanwendung geben wir am kommenden Wochenende neue Versionen der Apps für iOS und Android zum automatischen Update frei.
Diese können mit den neuen Qualifikationslisten und den komplexeren Anforderungs-Profilen umgehen, sowie mit den Abschnitten / Schichten bei Diensten. Zusätzlich wurde bei der iOS-App auch die Anzeige von Dokumenten implementiert.

Zauberstab  Dieses Mega-Update setzt 79 Vorschläge mit insgesamt 2055 Votes aus unserer Nutzer-Wunschliste um. Wer es ganz genau wissen möchte, kann sich die einzelnen Punkte dort bei „kommende Funktionen“, bzw. ab 14.11. im unteren Bereich „zuletzt umgesetzt“ ansehen.

Wir hoffen, Sie freuen sich genau wie wir auf dieses Feuerwerk von neuen Funktionalitäten. Ein kleines Bonbon zum Abschluss haben wir noch:
HiOrg-Server Forumunter https://forum.hiorg-server.de haben wir ein neues Forum eingerichtet, das die einfache Kommunikation von HiOrg-Server Nutzern untereinander ermöglicht. Schauen Sie doch mal vorbei, wir freuen uns auf rege Diskussionen.

Wer schon einmal eine Gruppenveranstaltung geplant hat, weiß wie schwierig es sein kann, alle unter einen Hut zu bringen und einen gemeinsamen Termin zu finden. Unsere neue Funktion „Terminabsprache“ (im Menü Kommunikation) hilft Ihnen in Zukunft dabei! Das Prinzip ist ganz einfach: der Organisator schlägt eine Reihe von möglichen Terminen vor und die eingeladenen Teilnehmer äußern sich dazu.
Terminabsprache - ErgebnisNach dem Anlegen einer neuen Abstimmung muss die Zielgruppe ausgewählt werden. Dazu können auch die in Ihrem HiOrg-Server definierten Gruppen, das Leitungsteam, oder Ausbilder gefiltert werden. Wer möchte, kann die Sichtbarkeit der Ergebnisse einschränken.
Terminabsprache anlegenGrundsätzlich werden eingeladene Teilnehmer auf der Übersicht über die anstehende Abstimmung informiert.
Terminabsprache - Übersicht
Zusätzlich können sie auch per E-Mail auf die neue bzw. eine geänderte Umfrage hingewiesen werden. Dazu gibt es bei den Systemmails zwei neue Vorlagen, die angepasst werden können.
Achtung: die Erlaubnis, zu diesem Anlass Mails zu empfangen, muss erst aktiv von den einzelnen Mitarbeitern freigeschaltet werden.
Terminabsprache - Mailempfang sicherstellenZum Schluss kann aus der Abstimmung heraus ein neuer Termin / Dienst / Kurs am favorisierten Datum angelegt werden (wahlweise auch eine der anderen Optionen).

Zauberstab Dieses neue Feature für unsere PRO- und KURSE-Nutzer setzt einen Vorschlag mit insgesamt 137 Votes aus der Wunschliste um.

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Um mit HiOrg-Server KURSE eine effizientere Kundenbindung zu ermöglichen, haben wir die Funktion „Erinnerung zur Kursauffrischung“ neu gestaltet und ausgebaut.

Erinnerungsfunktion im Kurse-MenüNeu findet sich im Menü Kurse nun der Menüpunkt Erinnerungen. Hier werden ehemalige Teilnehmer aufgeführt, welche an die Auffrischung eines bereits besuchten Kurses erinnert, oder zu einem Folgekurs eingeladen werden können. Der Zeitraum zur Erinnerung kann unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine hinterlegt werden.
Die Darstellung unterscheidet hier übersichtlich zwischen Firmenkunden / Vereinen, die Teilnehmergruppen entsenden einerseits, und Einzelteilnehmern (Privatkunden, bspw. Führerscheinanfänger) andererseits.

Erinnerungen an Firmen

Erinnerung Kursteilnehmer - FirmenHier werden Firmenname, die Anzahl der möglichen Erinnerungen und die betroffenen Kurstypen dargestellt. Über die Kopfzeile lassen sich die Einträge sortieren.
Erinnerung Kursteilnehmer - TN von FirmenWird eine Firma ausgewählt, erscheinen die Namen der einzelnen Teilnehmer, welche zur Übernahme in den Mailtext bequem angehakt werden können. Vor dem Versand kann der Ansprechpartner gewählt und der Mailtext direkt bearbeitet werden, bspw. um spezifische Informationen zu ergänzen. Alle versendeten Nachrichten können wie immer im Archiv (System > Nachrichtenarchiv) eingesehen werden.

Erinnerungen an Einzelteilnehmer

Erinnerung Kursteilnehmer - EinzelteilnehmerPrivate Teilnehmer können nach Auswahl gesammelt über das Auswahlfeld am Ende der Liste benachrichtigt werden. Dazu wird eine separate Mailvorlage genutzt, die unter System > Einstellungen > Systemmails bearbeitet werden kann.

Weitere Neuerungen:

  • Zur Individualisierung der Erinnerungs-E-Mails steht eine Vielzahl neuer Variablen zur Verfügung, mit denen die Systemmails angepasst werden können.
  • Daten von ehemaligen Teilnehmern können in verschiedenen Formaten exportiert werden, z.B. um bequem einen klassischen Serienbrief zu erstellen.
  • Sie können eine eigene URL hinterlegen, wohin der Nutzer geleitet werden soll, nachdem er sich online zu einem Kurs angemeldet hat (bisher: Liste aller Kurse).
  • Die Felder zur Erfassung von Mailadresse und Telefonnummer eines Teilnehmers sind nun wahlweise Pflichfelder (einstellbar unter System > Einstellungen > Ausbildung allgemein).
  • Als Namensschilder, oder zur Beschriftung von Unterlagen oder Umschlägen können nun mit wenigen Klicks Etiketten für die Teilnehmer eines Kurses gedruckt werden.

Zauberstab Der Ausbau der Erinnerungsfunktion, zusammen mit den weiteren Neuerungen, setzt Vorschläge mit insgesamt 181 Votes aus der Wunschliste unserer Nutzer um.