Neue Dokumentenverwaltung online

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 11 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Gerade haben wir die Dokumentenverwaltung (die mit dem neuen Materialsystem ja bereits eingeführt wurde) auf alle Bereiche des HiOrg-Servers ausgedehnt.

Nun können Sie auch allgemeine Dokumente wie Dienstanweisungen, Rundschreiben, Dienstpläne oder ähnliches direkt in den HiOrg-Server hochladen, und so den Mitgliedern Ihrer Organisation zugänglich machen. Wichtige Dokumente können per Häkchen auf der Übersichtseite eingeblendet werden. Wer welche Dokumente sehen darf, kann in der Ordnerstruktur über die Gruppenzugehörigkeit festgelegt werden, weitere Beschränkungen lassen sich zusätzlich beim einzelnen Dokument regulieren.

Dokumente - Ordner anlegen

Die Dokumentenverwaltung finden Sie im Menü „Kommunikation“ und auch über das Menü „System“.

Neues Recht dokumente

Zur Administration der Dokumentenverwaltung haben wir ein neues Recht dokumente eingeführt. Nutzer mit diesem Recht können alle Dokumente herunterladen, löschen und die Ordnerstruktur/Berechtigungen anpassen. Außerdem können sie allgemeine Dokumente hochladen und ändern.
Achtung: Dokumente, welche konkreten Materialien zugeordnet sind, können nur mit dem Recht „material“ hochgeladen oder verändert werden.
Admins, die bereits alle anderen Rechte besitzen, haben wir das Recht dokumente bereits automatisiert zugewiesen. Für alle anderen muss es manuell vom Admin im Benutzerkonto gesetzt werden.

Speicherplatz erweitern

Zunächst verfügt jeder HiOrg-Server PRO oder KURSE über 10 MB Speicherplatz. Dieser Speicherplatz kann über den Link im Dokumenten-Upload-Fenster oder über den neuen Menüpunkt „System > Mein HiOrg-Server“ erweitert und so an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind (je nach persönlicher Berechtigung) nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.

Veränderte Menüstruktur

Vielleicht ist es Ihnen schon aufgefallen: Das Menü „System“ wurde deutlich verschlankt.

Unter dem neuen Menüpunkt „Mein HiOrg-Server“ finden Sie Infomationen zu Laufzeit, Upgrades, Rechnungen und Votingpunkten. Der Punkt „Einstellungen“ präsentiert sich nun übersichtlich mit thematisch sortierten Buttons und neuen Einstellungspunkten. Teilweise wurden einzelne Menüpunkte umbenannt und Anglizismen ein wenig eingedämmt. Wir sind überzeugt, dass wir so einen kleinen Mehrwert für unsere Nutzer schaffen konnten. Sollten Fragen auftauschen, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

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Umstellung Rechte-System & verbesserte Wunschliste

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Rechte-System

Im Zuge der Neugestaltung des Materialsystems werden wir das Nutzungsrecht zur Bearbeitung von Mitarbeiterdaten (bisher Recht adressen) in Recht mitarbeiter umbenennen. Für die Zukunft wird es ein adressen-Recht mit neuer, anderer Funktion geben.

Verbesserte Wunschliste

Die meisten von Ihnen werden schon unsere Wunschliste unter System > Anregungen / Updates kennen. Dort haben Sie die Möglichkeit zum Einreichen von Verbesserungsvorschlägen oder gar gefundenen Fehlern, und es können die neuesten Updates eingesehen werden. Außerdem informieren wir über Funktionen, die gerade in Arbeit sind, und Sie können Vorschläge mit Hilfe von Votingpunkten ein wenig nach oben schieben.

Zugegeben, diese Übersicht ist zweckdienlich, aber bisher etwas sperrig. Daher werden wir am kommenden Sonntag gegen 22 Uhr die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit erweitern und verbessern. Konkret sind folgende Änderungen vorgesehen:

  • Echtzeit-Freitextsuche in bereits vorhandenen Verbesserungsvorschlägen. So können Sie ganz einfach sehen, ob Ihre Anregung schon bekannt und die Umsetzung evtl. sogar bereits in Arbeit ist.
  • Sie können sich über den weiteren Verlauf von Vorschlägen per E-Mail informieren lassen und so auch „fremde“ Ideen im Auge behalten.
  • Eine Voting-Statistik und die Anzeige Ihrer verbleibenden Votingpunkte runden die Funktionalität ab.Screen Wunschliste

 

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Angriff auf unser Rechenzentrum

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Seit einigen Minuten findet ein massiver Angriff auf unser Rechenzentrum statt, daher ist HiOrg-Server zeitweilig nicht erreichbar.

Dieser Angriff betrifft jedoch „nur“ die Erreichbarkeit der Server, die Sicherheit Ihrer Daten ist nicht gefährdet.

Wir haben bereits begonnen, entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen, und rechnen damit dass das System in Kürze wieder wie gewohnt störungsfrei zur Verfügung steht.

Bitte entschuldigen Sie eventuell entstandene Unannehmlichkeiten – vielen Dank für Ihr Verständnis.

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Neue Schnittstelle: PowerAlarm

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Screenshot PowerAlarmAuf mehrfachen Wunsch ist nun auch eine Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und dem Alarmierungsdienst PowerAlarm verfügbar, über die das dort hinterlegte Alarmziel (bspw. Handynummer) automatisch angepasst wird, wenn die zugehörigen Kontaktdaten im HiOrg-Server geändert werden.

PowerAlarm ist ein Angebot der FITT GmbH, die sich auf Entwicklungen im SMS-Bereich spezialisiert hat und ermöglicht die einfache Benachrichtigung mehrerer Personen mittels unterschiedlicher Kommunikationsmedien.
Die Schnittstelle wurde zusätzlich zu den bereits integrierten Diensten GroupAlarm und RETTalarm implementiert und kann nun im Adminbereich aktiviert werden.
Eine Anleitung zur korrekten Einrichtung finden Sie in unserem Wiki.

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kleine Geschenke zu Weihnachten

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 11 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Damit Sie ein richtig „frohes Fest“ feiern können, gibt es aus unserer Entwicklungsabteilung ein paar kleine Überraschungs-Geschenke für alle:

  • Erfassung und statistische Auswertung der Hilfeleistungen
    Nach Einsatzende wird in Zukunft abgefragt, wie viele Hilfeleistungen und Transporte bei diesem Einsatz durchgeführt wurden.
    Im Menü „Einsätze“ finden Sie einen neuen Menüpunkt, um die ermittelten Zahlen nach verschiedenen Kriterien gefiltert auswerten zu können. Eine schicke grafische Aufarbeitung rundet diese Statistik ab.
    In einem zukünftigen Update wird diese Abfrage um weitere Details ergänzt (bspw. gefahrene km, Spesen, Materialverbrauch).
    Falls Sie diese Funktion gar nicht nutzen wollen, können Sie die Abfragen/Bestätigungen im Bereich „System – Features“ komplett deaktivieren.
  • Tabellen-Filter

    Über den Tabellen der Einsätze und Termine gibt es nun einen Filter, der die Liste nach Kategorien, Gruppen, Einsatztypen, und/oder einen freien Suchtext filtern kann.
    Da diese Filter sofort auf die angezeigte Tabelle wirken, ohne dass die Seite neu geladen werden muss, macht die Benutzung richtig Spaß!
    Im kommenden Jahr werden ähnliche Filter auch für weitere Listen ergänzt.
  • SPDY: HiOrg-Server auf Speed !
    Wir haben in der Serverkonfiguration das neue, seit diesem Herbst als stabil eingestufte Übertragungsprotokoll „SPDY“ (sprich: speedy) aktiviert.
    Wenn Sie einen kompatiblen Browser (Google Chrome, Mozilla Firefox oder Opera) benutzen, kann der Seitenaufbau von HiOrg-Server dadurch 2-3 fach schneller sein!
  • IPv6: wir sind bereit !
    Ab sofort können alle unsere Server auch über das IPv6-Protokoll kommunizieren. Auch wenn wir damit rechnen, dass wohl erst Mitte 2013 die ersten „echten“ Benutzer HiOrg-Server über dieses Protokoll erreichen wollen, können wir bereits jetzt völlig entspannt der zunehmenden Nutzung der neuen Technik entgegensehen.

Ein ganz herzliches Dankeschön sagen wir allen unseren Nutzern und Admins, die uns durch ein ereignisreiches Jahr 2012 begleitet haben!
Ihre Anregungen, Ideen und Feedback haben uns geholfen, HiOrg-Server immer weiter zu verbessern, so dass Sie effektiver arbeiten können. Ihr Lob, Empfehlungen an Kollegen, sowie Facebook-Likes helfen, HiOrg-Server immer bekannter zu machen. Damit motivieren Sie uns bei der Arbeit, ermöglichen den Betrieb von HiOrg-Server auf hohem technischen Niveau, und sichern die stetige Erweiterung unseres Teams mit qualifizierten Mitarbeitern!

Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage, ein schönes Weihnachtsfest und einen gesunden Start in ein neues Jahr 2013 !

PS: Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung (und dank SPDY schneller als je zuvor) alle Ihre Anfragen beantworten.
Unsere menschlichen Mitarbeiter hingegen werden bis zum 2.1.2013 viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei „die Akkus aufladen“. Wir hoffen auf Ihr Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst.
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Roadmap

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 12 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Da wir immer wieder gefragt werden, wann/ob/wie bestimmte Funktionen in HiOrg-Server integriert werden, wollen wir Ihnen heute einen Einblick in unsere Planungen für die kommenden Updates geben.

Sie kennen sicherlich die große „Wunschliste“ (im HiOrg-Server unter dem Menüpunkt „System – Anregungen“ erreichbar) – hier sind alle Anregungen unserer Nutzer gesammelt. Darunter finden sich ganz kleine Details, aber auch Ideen für umfassende Umgestaltungen. Diese Wünsche werden regelmäßig von uns durchgesehen, oft ergibt sich aus der Kombination mehrerer einzelner Punkte dann ein Plan für ein größeres Update eines gesamten Funktionsbereiches.

Auch wenn wir fast täglich kleinere Details an den unterschiedlichsten Stellen in HiOrg-Server korrigieren und verbessern, arbeiten wir parallel dazu an solchen größeren Updates.
Folgende Erweiterungen wollen wir im kommenden Jahr angehen:

  • Breitenausbildung: eigene Kurse an verschiedenen Lehrgangsorten (ohne Fremdanforderung), mehrere Ausbilder/Helfer, konkrete Termine auch bei mehrtägigen Ausbildungen, Abmeldung von Ausbildern, Kursteilnahme für normale interne Helfer, Formulare für Kurse, Rundmail an TN und Firmen, automatische Datenübertragung zur BG-QSEH, Schnittstelle zu externen Kursdatenbanken (bspw. zur Dienstleistungsdatenbank des DRK, und damit gleichzeitig Anzeigemöglichkeit der Kurstermine mittels Typo3-Extension)
  • technische Umstellung des gesamten E-Mail- und SMS-Versand: alle Nachrichten werden über eine Tabelle versandt, so dass auch spätere Versandtermine festgelegt werden können, trotzdem die Empfängergruppe erst zum Versandzeitpunkt ermittelt wird, sämtliche versandten und geplanten Nachrichten vom Admin einsehbar sind
  • Ausbau weiterer Schnittstellen zu externen Systemen (konkrete Details dazu später…)
  • Führerscheinverwaltung mit Datum letzter Kontrolle und Gültigkeit einzelner Klassen, Warnung bei anstehender Kontrolle,… als Vorbereitung für Fahrzeug-Zuteilung in Einsätzen
  • Komplette Überarbeitung des gesamten Materialsystem mit Gebäude-, Raum- und Fahrzeugverwaltung, Fahrtenbuch, mehrere Objekt-spezifische Felder wie TÜV/MPG-Wartung/notwendige Führerscheinklasse, Geräte-Einweisungen von Helfern, Material-Bilder/Gebäudepläne für Räume, Dokumente und Checklisten für Fzg/Koffer/Geräte hinterlegbar, …
  • Mobilgeräte-App mit Einsatz-/Termin-Einteilung, Einsatz-bezogene SMS/Rundmail, Integration BA für Ausbilder, Adressbuch-Sync für Android, Bugfix für manche Android-Bildschirme (besonders Samsung S2/S3), Anpassung an neue iOS-Geräte mit veränderten Bildschirmgrößen
  • Erfassung „Hilfeleistungsstatistik“ nach Einsatzende mit Abfrage von Anzahl der Hilfeleistungen und Schweregrad, evtl. Abtransporte, verbrauchtes Material
  • geplante, nur bei Erfüllung verschiedener Konditionen (bspw. „Einsatz ist 3 Tage vor Termin noch nicht ausreichend besetzt) verschickte E-Mail/SMS
  • Wiederholungen auch für Einsätze
  • Dokumentenmanagement allgemein, Termin-/Einsatz-/Kurs-bezogen, Helfer-bezogen
  • Joomla-Schnittstelle mit Anzeige öffentlicher Termine, Integration Anforderungsformular, Single-Sign-On

Natürlich ist diese Liste nicht „in Stein gemeißelt“, und auch nicht zwingend in der genauen Reihenfolge sortiert. Da bei der Umsetzung mehrere Personen/Teams beteiligt sind, werden meist einige dieser Projekte parallel bearbeitet.

Falls Sie selbst noch Ideen und Anregungen für künftige Updates haben, tragen Sie diese bitte direkt in die Liste unter „System – Anregungen“ in Ihrem HiOrg-Server ein.

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Neue Funktionen in den Bereichen Breitenausbildung, Termine, Einsatz-Anforderung sowie zusätzliche Währung CHF

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 12 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Am Dienstag, den 04.09.12, abends werden einige neue Features auf dem Server freigeschaltet:

In der Breitenausbildung ist in Zukunft in der Teilnehmerliste zu sehen, welcher Teilnehmer bereits eine Bestätigungsmail erhalten hat und es können manuell Bestätigungsmails geschickt werden. In der Teilnehmerliste können zukünftigt nur die Teilnehmer einer Firma zur Anzeige und für den Ausdruck ausgewählt werden. Weiterhin ist nun über die Einstellungen konfigurierbar, ob Ausbilder Teilnahme-Bescheinigungen für eigene Kurse drucken dürfen oder ob dies Mitarbeitern mit kurse-Recht vorbehalten bleibt.

Bei den Terminen wird eine neue, komplexere Eingabe-Maske für Termin-Wiederholungen geben, die nach ausreichenden Tests auch für Einsätze genutzt werden wird. Zukünftig können mehrere Erinnerungsmails an die Helfer definiert werden und man sieht direkt beim Anlegen – abhängig von den gewählten Gruppen und den Einstellungen der Mitglieder – wen diese Mail vorraussichtlich erreichen wird. Auch das wird später in den Einsatz-Bereich übernommen und auf SMS erweitert. Der Termin-Verantwortliche wird nach Anlegen eines Termins auf jedes andere Mitglied mit Termin-Recht geändert werden können.

Die Einsatz-Anforderung ist von kleineren Änderungen betroffen. Hier gibt es die Möglichkeit wie in der Breitenausbildung AGBs zu hinterlegen, die dann bei Online-Anforderung eines Dienstes vom Veranstalter bestätigt werden müssen. Ausserdem wird die Einsatz-Anforderung deaktivierbar für den Fall, dass eine Organisation online gar keine Einsätze annehmen will.

Zu guter letzt haben wir ein kleines, lang erwartetes Schmankerl für unsere Schweizer Kunden. In den Einstellungen kann nun zwischen den Währungen Euro und Schweizer Franken für das Anforderungsformular und die Rechnungsstellung umgestellt werden.

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