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Um möglichst genau auf die Bedürfnisse unserer Nutzer einzugehen, pflegen wir eine öffentliche Wunschliste mit den Funktionsvorschlägen, die uns stetig erreichen.
Bisher wurden von dieser Liste meist größere, umfangreiche Projekte umgesetzt. Diese benötigten mehr Zeit und banden Ressourcen; die Weiterentwicklung des Systems erschien oft träge und viele Nutzer waren von der Wunschliste enttäuscht.

Neues Jahr – verbesserte Wunschliste

Um die dynamischere Umsetzung neuer Funktionen zu ermöglichen, haben wir den Algorithmus der Wunschliste optimiert und so die Bewertung von Ideen verbessert. Verschiedene neue Faktoren wie bspw. ‚Anzahl der abstimmenden HiOrg-Server‘ und ‚Votes in Relation zur Zeit‘ helfen nun bei der Bestimmung der Priorität der einzelnen Vorschläge.

Wie kann ich mitmachen?

Alle Nutzer können Vorschläge einreichen und Admins können für gewünschte Funktionen abstimmen. Unter „System > Wunschliste / Fehler melden“ findet Ihr die Wunschliste mit Anzeige der verfügbaren Voting-Punkte. Alle HiOrg-Server mit abgeschlossenem Abo erhalten pro Monat einen weiteren Voting-Punkt, zusätzlich gibt es Punkte für gemeldete Fehler. Momentan dümpeln über 37.000 ungenutzte Votingpunkte im System, fast doppelt so viele wie bisher abgegeben wurden.

Bitte votet fleißig, damit ein realistisches Bild der Nutzerwünsche entsteht!

Ihr könnt alle Votes für einen Vorschlag abgeben oder die Punkte auf mehrere Ideen aufteilen.
Wir wünschen Euch viel Freude mit der verbesserten Wunschliste und sind gespannt auf Eure Ideen.

Manchmal möchte man nicht nur die reine Kursteilnahme berechnen, sondern dem Teilnehmer auch Zusatzleistungen wie bspw. Sehtest oder Passbild anbieten. HiOrg-Server KURSE unterstützt deshalb jetzt das Hinzubuchen von Extras zum einzelnen Teilnehmer.

Die verfügbaren Zusatzleistungen müssen zuerst im jeweiligen Kurstyp definiert werden (System > Einstellungen > Kurstyp / Lehrscheine), bevor sie beim Teilnehmer auswählbar sind. Die Berechnung des Gesamtpreises erfolgt auf Grundlage der hinterlegten Preise, ausgewählte Leistungen werden in der Teilnehmerliste angezeigt.

Meldet sich der Teilnehmer selbst online über das Anmeldeformular auf Ihrer Webseite an, so kann er dort auch direkt auswählen, ob er angebotene Zusatzleistungen in Anspruch nehmen möchte.

Eine detailierte Anleitung zu dieser neuen Funktion gibt es hier: https://wiki.hiorg-server.de/admin/zusatzleistungen_kurse

Am Dienstag, dem 19.01.2016 werden wir ein größeres Update veröffentlichen, bei welchem der gesamte Bereich des Rechnungswesens durch eine komplett neu programmierte Version ersetzt wird. Folgende Funktionen wurden überarbeitet oder ergänzt:

Verbesserte Rechteabstufung

Das bekannte Recht rechnung wird durch das neue Recht rechnungsansicht ergänzt. Dieses erlaubt lediglich das Anzeigen einer Rechnung, nicht jedoch das Erstellen und Ändern.

Rechnungserstellung

  • Die Rechnungsnummer lässt sich automatisch nach eigenem Muster generieren.
  • Auf einer Rechnung sind nun unbegrenzt viele Rechnungsposten möglich.
  • Zur Berechnung von Anfahrtskosten kann ein Kilometerpreis hinterlegt werden.
  • Die Anzahl der Hilfeleistungen / Transporte kann mittels Variable in die Druckvorlage einer Rechnung eingefügt werden.
  • Auch eine Kombination von Grundpreis und stundenbasierter Abrechnung ist nun möglich.
  • Sammelrechnungen lassen sich nach Einsatztagen aufschlüsseln.
  • Statt einem errechneten Gesamtpreis kann auch ein Pauschalbetrag ausgegeben werden

Die spezifischen Werte bzw. Einstellungen können in Ihrem HiOrg-Server unter ‚System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular‘ hinterlegt und geändert werden.
Rechnung erstellen

Zusätzliche Funktionalität

  • Erstellung von Gutschriften mit negativen Rechnungsbetrag möglich.
  • Es können beliebig viele Rechnungsformulare hinterlegt werden, statt der bisherigen zwei. So können bspw. auch Unterabteilungen eigene Vorlagen gestalten.
  • Wurde eine Rechnung noch nicht vollständig beglichen, kann eine Teilzahlung vermerkt werden.

Mahnungen

Offene Rechnungen können nun bequem mit eigenen Vorlagen angemahnt werden. Dazu stehen 3 Stufen zur Verfügung. Eine Erinnerungsfunktion mit individueller Zeitwahl sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.
Mahnung erzeugen

Wichtig: Kontrolle Ihrer Rechnungsvorlage

Im Zuge der Neugestaltung wurden einige der bestehenden Variablen geändert. Wir werden bei der Umstellung alle bestehenden Vorlagen automatisch auf die neuen Variablen umstellen – trotzdem können in Einzelfällen Verschiebungen im Drucklayout nicht ausgeschlossen werden.
Bitte kontrollieren Sie nach der Umstellung am Dienstag dem 19.01.2016, Ihre Rechnungen im Druck- bzw. PDF-Layout. Wenn Änderungen notwendig sind, können Sie diese im Bereich „System > Einstellungen > Formulare“ anpassen. Bei Probleme helfen wir Ihnen jederzeit gerne: am einfachsten per E-Mail an support@hiorg-server.de.

Durch diese Neuerungen wurden 22 Vorschläge (mit insgesamt 252 Votes) von der Wunschliste unserer Nutzer umgesetzt.

Zukünftig können Helfer geleistete Arbeitszeiten selbst in den HiOrg-Server eintragen, ohne dass diese an einen bestimmten Einsatz / Termin gekoppelt sind. Dazu wird es im Menü ‚Mein Konto‘ einen neuen Eintrag ‚Helferstunden einreichen‘ geben, über welchen Ihre Mitarbeiter nach getaner Arbeit selbst die Anrechnung von Helferstunden beantragen können.
eigene Helferstunden einreichen - eintragen durch den Helfer selbst
Die so eingereichten Stunden werden einem Mitarbeiter mit dem Benutzerrecht  stunden dann zur Bestätigung auf der Übersicht eingeblendet.
eigene Helferstunden einreichen - Anzeige Übersicht mit stunden-Recht
Achtung: Diese Funktion sollte nur zur Registrierung von Tätigkeiten genutzt werden, welche außerhalb / zusätzlich zu ohnehin im HiOrg-Server eingetragenen Einsätzen / Terminen / Kursen angefallen sind. Die Zeiten bei diesen geplanten Events werden nach wie vor automatisch nach Einsatz- / Terminende abgefragt und den Helfern gutgeschrieben.

Neues Recht „eigenestunden“

Benutzerrecht "eigenestunden"Um den Wildwuchs ein wenig einzudämmen erfordert das Einreichen von eigenen Stunden das neue Recht eigenestunden. So können Sie als Admin selbst entscheiden, ob und wem Sie das Einreichen von eigenen Stunden ermöglichen möchten.

Update 05.02.2014: Um Ihnen viel Klick-Arbeit zu ersparen, falls Sie nun dieses neue Recht sehr vielen Benutzern zuweisen wollen, können Sie ab sofort auch die Rechte mehrerer Benutzer gleichzeitig ändern. Benutzen Sie dazu die Funktion am Fuß der Mitgliederliste, und wählen Sie aus dem Auswahlfeld „Benutzerrechte“ aus.

Roadmap 2014Da HiOrg-Server ständig weiterentwickelt wird, erreichen uns immer wieder Fragen, wann und wie diese oder jene Funktion künftig umgesetzt wird. Wie bereits im letzten Jahr, möchten wir Ihnen auch heute nochmal einen kleinen Einblick geben, wohin die Reise in den kommenden Monaten gehen soll.

Bei der Erstellung unserers „Fahrplans“ orientieren wir uns sehr stark an der Wunschliste (im HiOrg-Server unter dem Menüpunkt System > Wunschliste), wo alle Anregungen unserer Nutzer gesammelt werden. Dort finden sich kleinere Detail-Wünsche, aber auch Ideen für umfassende Umgestaltungen. Meist kombinieren wir mehrere einzelne Punkte und so entsteht dann der Plan für ein größeres Update eines gesamten Funktionsbereiches.
Für das kommende Jahr sind folgende Erweiterungen geplant:

  • Zuordnung von Material und Fahrzeugen zu Einsätzen, Terminen und Kursen. Nach dem Einsatz verbrauchtes / defektes / verschwundenes Material erfassen.
  • Posten auf externem Anforderungsformular direkt aus Material-Bestand wählbar
  • Möglichkeit zur Raum-Buchung (Belegungsplan)
  • Archiv der über HiOrg-Server versandten E-Mails / SMS
  • digitale Fahrtenbücher, nach dem Einsatz Fahrtenbuch für mitgeführte Fahrzeuge abfragen
  • Schlüsselverwaltung
  • überarbeitete Rechnungsstellung für Einsätze und verbesserter Kostenvoranschlag
  • Abrechnung Fahrtgelder nach verschiedenen Formeln, dabei sind die Abfrage der Anfahrtskilometer bei Einsatz-Ende oder Festlegung in den Mitgliedsdaten des Helfers denkbar
  • eigene Helferstunden einreichen
  • Helferstunden für Aufgaben
  • Filtern der Helferstunden nach Anforderungen (bspw. Blutspende, Sanitätsdienst, usw.)
  • Überarbeitung der Einsatz-Meldung (neuer Dialog mit Bemerkungsfeld bei Meldung, evtl. zusätzlichem Button „vielleicht“)
  • Dienststellungen bei Einsätzen wählbar, besondere Qualifikation / Praktikanten-Plätze bei Einsätzen
  • Wiederholung für Einsätze
  • Erweiterung der Dokumente und Barcodes für Dienste / Termine / Kurse / Aufgaben
  • Ausweitung Adressen-Verwaltung auf Veranstalter und Veranstaltungsorte, Erweiterung um eine Maps-Komponente zur exakten Ortsmarkierung
  • direkter Versand von Formularen per E-Mail oder Fax (Empfänger-Auswahl aus Adressenverwaltung)
  • Rechnungsstellung an Firma / BG (K)*
  • Überarbeitung der Teilnehmerliste, Hinterlegung der zuständigen BG beim Teilnehmer, Ausdruck der Formulare für Kurse wahlweise nach Firma / BG getrennt (K)*
  • Überarbeitung der Erinnerungsfunktion auf Basis der TN eines Kurstyps (K)*
  • automatische Vergabe von Kursnummern (K)*
  • Optimierung des Servers für Darstellung auf Mobilgeräten, somit einfacherer Zugriff auch über Windows Phone und Blackberry möglich
  • Neustrukturierung Preismodell SMS-Versand

*(K): diese Funktionen werden nur in der Vollversion HiOrg-Server KURSE verfügbar sein.

Natürlich ist diese Liste nicht in der genauen Reihenfolge sortiert und auch nicht unumstößlich. Parallel zu den kleineren Verbesserungen, die wir fast täglich an den unterschiedlichsten Stellen in HiOrg-Server vornehmen, arbeiten wir an diesen genannten, größeren Updates. Da bei der Umsetzung mehrere Personen / Teams beteiligt sind, werden meist einige dieser Projekte zeitgleich bearbeitet.

Falls Ihnen beim Lesen eigene Vorschläge in den Sinn gekommen sind, so tragen Sie diese ganz einfach im HiOrg-Server unter System > Wunschliste ein.

Rechte-System

Im Zuge der Neugestaltung des Materialsystems werden wir das Nutzungsrecht zur Bearbeitung von Mitarbeiterdaten (bisher Recht adressen) in Recht mitarbeiter umbenennen. Für die Zukunft wird es ein adressen-Recht mit neuer, anderer Funktion geben.

Verbesserte Wunschliste

Die meisten von Ihnen werden schon unsere Wunschliste unter System > Anregungen / Updates kennen. Dort haben Sie die Möglichkeit zum Einreichen von Verbesserungsvorschlägen oder gar gefundenen Fehlern, und es können die neuesten Updates eingesehen werden. Außerdem informieren wir über Funktionen, die gerade in Arbeit sind, und Sie können Vorschläge mit Hilfe von Votingpunkten ein wenig nach oben schieben.

Zugegeben, diese Übersicht ist zweckdienlich, aber bisher etwas sperrig. Daher werden wir am kommenden Sonntag gegen 22 Uhr die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit erweitern und verbessern. Konkret sind folgende Änderungen vorgesehen:

  • Echtzeit-Freitextsuche in bereits vorhandenen Verbesserungsvorschlägen. So können Sie ganz einfach sehen, ob Ihre Anregung schon bekannt und die Umsetzung evtl. sogar bereits in Arbeit ist.
  • Sie können sich über den weiteren Verlauf von Vorschlägen per E-Mail informieren lassen und so auch „fremde“ Ideen im Auge behalten.
  • Eine Voting-Statistik und die Anzeige Ihrer verbleibenden Votingpunkte runden die Funktionalität ab.Screen Wunschliste