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Ein spannendes und ereignisreiches Jahr neigt sich dem Ende zu. Viel ist bei uns passiert, das meiste im Verborgenen, und deshalb möchten wir euch nun von den aktuellen Entwicklungen in unserem Unternehmen erzählen und euch einen Blick hinter die Kulissen 2023 geben.

Stillstand ist Rückschritt.

20 Jahre HiOrg-Server. Wir sind stolz auf unsere bisherige Laufbahn und auf die Beständigkeit mit der wir Helfenden helfen können. Aber um euch weiter dieses stabile Niveau zu bieten, müssen auch wir mit der Zeit gehen und uns weiterentwickeln. In diesem Jahr haben wir einen bedeutenden Schritt in Richtung Weiterentwicklung gemacht, indem wir einen umfassenden Innovationsprozess durchlaufen haben. Dabei haben wir auf die Expertise und Erfahrung externer Coaches gesetzt, um frische Perspektiven und Ideen zu integrieren. Ein besonderer Dank geht dabei an Matthias und Ben von den Roten Robben und an die liebe Christina von teamgeist.

Im Fokus stand die Stärkung unserer internen Prozesse, die Öffnung des Unternehmens nach außen in Richtung unserer Kunden und Partner, und die Transformation unserer Unternehmenskultur in Richtung New Work-Konzepte. So konnten wir uns intern nachhaltig verändern. Wir haben dabei nicht nur strukturelle Anpassungen vorgenommen, sondern auch einen Schwerpunkt auf die menschliche Seite gelegt. Schulungen und Workshops wurden durchgeführt, um so Talente zu fördern, um die Fähigkeiten und den Teamspirit unserer Mitarbeiter zu stärken.

„Menschen, die Gutes tun und dafür sorgen, dass anderen geholfen wird, werden dabei nicht durch organisatorische Aufgaben gebremst.“

Vision der HiOrg Server GmbH

Wo ist die Wunschliste?

Dies mag nach außen hin aktuell weniger sichtbare Ergebnisse haben, aber wir sind fest davon überzeugt, dass wir so unserer Vision Rechnung tragen und nachhaltig unsere langfristigen Ziele erfüllen können. Diese Transformation ist wichtig, um den sich ständig verändernden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Dabei geht es uns nicht nur um den wirtschaftlichen Erfolg, sondern auch darum, einen positiven Einfluss auf unsere Gemeinschaft auszuüben. Mit Hilfe unseres gemeinsam entwickelten Mindsets wollen wir im neuen Jahr richtig durchstarten 🚀.

Als direkte Konsequenz unserer kontinuierlichen Weiterentwicklung haben wir uns im Sommer dazu entschieden, die Wunschliste in HiOrg-Server abzuschalten. In ihrer bisherigen Form konnte sie ihren ursprünglichen Zweck einfach nicht mehr sinnvoll erfüllen.

Aber keine Panik, die bisherigen Einträge sind nicht verloren, sondern dienen uns weiter als wertvolle Information für Features. Unser Ziel ist es, zukünftig einen direkten Austausch mit euch zu fördern. Durch diese direkte Kommunikation möchten wir besser verstehen, was euch im Alltag bewegt und welche Herausforderungen ihr erlebt. Indem wir eure Perspektiven nachvollziehen, können wir gezieltere Lösungen entwickeln und euch noch besser unterstützen.
Deswegen möchten wir euch ermutigen, gerne in direkten Kontakt mit uns zu treten.

Persönlich statt förmlich: #gernePerDu

Wir schätzen die enge Verbindung, die wir mit vielen von euch schon aufbauen konnten. Um einen noch persönlicheren Dialog zu ermöglichen, möchten wir euch zukünftig gerne zum kollegialen ‚Du‘ einladen. Viele unserer Teammitglieder kommen aus dem Ehrenamt und leben es dort auch so. Also keine Scheu, wir beißen nicht 😃.

Die Umstellung aufs ‚Du‘ ist für uns ein Ausdruck von Nähe und gegenseitigem Respekt. Wir möchten, dass ihr euch bei uns nicht nur als Kunden, sondern als Teil unserer Gemeinschaft fühlt. Diese Veränderung reflektiert unser Bestreben, eine offene und freundliche Atmosphäre zu schaffen, die uns dabei hilft, noch besser auf eure individuellen Bedürfnisse einzugehen.

Allerdings werden wir niemanden ungefragt am Telefon mit einem ‚Du‘ überfallen und auch der HiOrg-Server selbst wird sich (aus organisatorischen Gründen) erstmal langsam ans ‚Du‘ gewöhnen.

👉 Euer Feedback und eure Anregungen sind uns dabei besonders wichtig. Wenn ihr Fragen oder Bedenken habt, zögert bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind stets offen für den Dialog und möchten sichergehen, dass diese Veränderung gut für euch funktioniert.

Same but different

Was hat es uns gebracht? In dieser Woche hatten wir unseren Jahresabschluss, bei dem wir den Strich unter 2023 gezogen haben. Wir haben das vergangene Jahr Revue passieren lassen und mit einem offenen, kritischen Blick bewertet, was wir erreicht haben.

Das Ergebnis stimmt uns positiv. HiOrg Server bleibt von Herz und Kopf her gleich, nur die Methodik ändert sich und geht mit der Zeit. HiOrg Server ist bereit für 2024 und wir freuen uns, den Weg mit euch gemeinsam zu gehen.

Wir sagen allen Nutzenden und Admins ein herzliches Dankeschön. Danke für euer Vertrauen. Danke für eure Zeit, um uns mit Anregungen, Ideen und Feedback zu helfen, so dass wir HiOrg-Server auch in diesem Jahr weiter verbessern konnten! 🫶

Fröhliche Feiertage!

🎄Das gesamte Team vom HiOrg-Server wünscht euch und euren Lieben ein friedvolles Weihnachtsfest und einen guten Start in neue Jahr 2024!

Zwischen den Tagen wird unsere fleißige Wichtelmannschaft viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie fürs neue Jahr tanken. Wir hoffen auf euer Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit ein klein wenig langsamer reagiert als sonst. Im neuen Jahr sind wir dann wieder mit voller Kraft und Besetzung für euch da.
Alle Server werden natürlich wie gewohnt, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Anfragen beantworten – unabhängig von Wochenende und Feiertagen.

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Bei Planung und Durchführung von öffentlichen Kursangeboten kommt es vor, dass eine angemeldete Person doch nicht am Kurs teilnehmen kann oder auch einfach nicht zum vereinbarten Termin erscheint. Das führt dann oft zu erhöhtem Verwaltungsaufwand. Mit der neuen Funktion „Kursteilnahme stornieren“ bietet HiOrg-Server KURSE nun auch eine Lösung für diese Fälle.

Teilnahmestatus

In den Details zum Teilnehmers oder zur Teilnehmerin (Anzeige über Stiftsymbol) gibt es nun einen zusätzlichen Abschnitt „Status“. Bei einer angemeldeten Person ist dieser Bereich grün hinterlegt, die Teilnahme ist aktiviert.

Ist die Teilnahme nicht möglich, kann über den Button eine Stornierung durchgeführt werden. Dabei ist es möglich, eine Bestätigungsmail zur Stornierung zu verschicken. Der Text dafür kann unter System > Einstellungen > Systemmails > Stornierungsbestätigung nach Bedarf angepasst werden. In der Liste eines Kurses werden stornierte Teilnahmen ans Ende der Liste sortiert und mit einem entsprechenden Label versehen. Zusätzlich informiert ein Hinweis über Details zur Stornierung.

Die Daten zu einer stornierte Teilnahme verbleiben im System und können auf einen anderen Kurs umgebucht oder einfach wieder aktiviert werden. Alle Statusänderungen werden in der Teilnahmehistorie erfasst.

Eine Stornierung ist über den Selbstverwaltungslink auch direkt von einem Firmenkunden selbst möglich. Über diesen Link können Teilnahmen auch wieder aktiv gesetzt werden, solange noch Plätze im Kurs frei sind.

Umbuchung

Bei den Systemmails gibt es nun auch eine neue E-Mail-Vorlage zur Bestätigung einer Umbuchung. Diese Vorlage kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Dabei beziehen sich die verwendeten Variablen auf den neuen Kurs. Neu sind diefolgenden beiden Variablen, die sich auf den alten Kurs beziehen:

  • [[$kursbezeich_vorher]] => Bezeichnung des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung
  • [[$kursbeginn_vorher]] => Kursbeginn (Datum) des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung

Berechnung

Wird eine Teilnahme storniert, so kann die angemeldete Person von der Zahlung der Kursgebühr befreit werden. Dazu muss nur das entsprechende Häkchen im Dialog gesetzt werden. Zur internen Dokumentation gibt es die Möglichkeit, eine Begründung zu hinterlegen. So kann die Entscheidung über die Berechnung auch im Nachgang von einem anderen Teammitglied getroffen werden.
Wird eine Teilnahme über den Selbstverwaltungslink storniert, kann selbstverständlich keine Entscheidung zur Bezahlung hinterlegt werden.

Zu diesem Thema gibt es auch einen Eintrag in unserem Wiki-Handbuch.

🪄✨ Das Update erfüllt einen Vorschlag mit 142 Votes von unserer Wunschliste. 🧞‍♂️

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Als Disponent:in weiß man beim Anlegen eines Dienstes oder Termins oftmals genau, welcher Helferstunden-Typ später beim Erfassen der geleisteten Stunden genutzt werden soll. Da die Helferstunden-Abrechnung vielleicht von einem anderen Teammitglied gemacht wird, ist es wichtig, diesen Gedanken aus der Planung in die Endphase der Veranstaltung zu transportieren.

Mit der aktuellen Erweiterung ist es möglich, den Helferstunden-Typ bereits bei der Erstellung eines Dienstes oder eines Termins im Datensatz der Veranstaltung zu setzen.

Der gewählte Typ wird dann bei der Erfassung der Helferstunden voreingestellt, kann aber auch geändert werden.

🪄✨ Das Update erfüllt zwei Vorschläge mit 67 Votes von unserer Wunschliste. 🧞‍♂️

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Früher musste man oft mit einer Unterschrift bestätigen, dass man wichtige Informationen gelesen hat. Diese Bestätigung lässt sich in HiOrg-Server PRO / KURSE nun mit der Funktion »Lesebestätigung für Dokumente« vereinfachen.

Beim Anlegen eines allgemeinen Dokuments, bspw. einer Dienstanweisung, kann mit der Checkbox „Lesebestätigung“ angefordert werden, dass die Mitglieder der Organisation die Kenntnisnahme bestätigen sollen. Dies lässt sich nach Gruppen differenzieren und kann auch nachträglich in der Detailansicht des Dokuments aktiviert werden.

Durch eine Meldung auf der Übersichtsseite wird das einzelne Mitglied auf die notwendige Bestätigung hingewiesen und auf Klick zur Dokumentenübersicht weitergeleitet. Hinweis: Das Lesen eines Dokumentes kann auch in der HiOrg-Server Mobilgeräte-App bestätigt werden.

Mitglieder mit dem Recht »dokumente« (oder aus dem Leitungsteam) können im Dokumentenbereich die Kenntnisnahme kontrollieren. Eine Erinnerungsmöglichkeit per E-Mail rundet die Funktion ab.

Zauberstab Wunschliste

Diese Neuerung setzt einen Vorschlag mit 55 Votes von der Nutzer-Wunschliste um.

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 5 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Um möglichst genau auf die Bedürfnisse unserer Nutzer einzugehen, pflegen wir eine öffentliche Wunschliste mit den Funktionsvorschlägen, die uns stetig erreichen.
Bisher wurden von dieser Liste meist größere, umfangreiche Projekte umgesetzt. Diese benötigten mehr Zeit und banden Ressourcen; die Weiterentwicklung des Systems erschien oft träge und viele Nutzer waren von der Wunschliste enttäuscht.

Neues Jahr – verbesserte Wunschliste

Um die dynamischere Umsetzung neuer Funktionen zu ermöglichen, haben wir den Algorithmus der Wunschliste optimiert und so die Bewertung von Ideen verbessert. Verschiedene neue Faktoren wie bspw. ‚Anzahl der abstimmenden HiOrg-Server‘ und ‚Votes in Relation zur Zeit‘ helfen nun bei der Bestimmung der Priorität der einzelnen Vorschläge.

Wie kann ich mitmachen?

Alle Nutzer können Vorschläge einreichen und Admins können für gewünschte Funktionen abstimmen. Unter „System > Wunschliste / Fehler melden“ findet Ihr die Wunschliste mit Anzeige der verfügbaren Voting-Punkte. Alle HiOrg-Server mit abgeschlossenem Abo erhalten pro Monat einen weiteren Voting-Punkt, zusätzlich gibt es Punkte für gemeldete Fehler. Momentan dümpeln über 37.000 ungenutzte Votingpunkte im System, fast doppelt so viele wie bisher abgegeben wurden.

Bitte votet fleißig, damit ein realistisches Bild der Nutzerwünsche entsteht!

Ihr könnt alle Votes für einen Vorschlag abgeben oder die Punkte auf mehrere Ideen aufteilen.
Wir wünschen Euch viel Freude mit der verbesserten Wunschliste und sind gespannt auf Eure Ideen.

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 6 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Manchmal möchte man nicht nur die reine Kursteilnahme berechnen, sondern dem Teilnehmer auch Zusatzleistungen wie bspw. Sehtest oder Passbild anbieten. HiOrg-Server KURSE unterstützt deshalb jetzt das Hinzubuchen von Extras zum einzelnen Teilnehmer.

Die verfügbaren Zusatzleistungen müssen zuerst im jeweiligen Kurstyp definiert werden (System > Einstellungen > Kurstyp / Lehrscheine), bevor sie beim Teilnehmer auswählbar sind. Die Berechnung des Gesamtpreises erfolgt auf Grundlage der hinterlegten Preise, ausgewählte Leistungen werden in der Teilnehmerliste angezeigt.

Meldet sich der Teilnehmer selbst online über das Anmeldeformular auf Ihrer Webseite an, so kann er dort auch direkt auswählen, ob er angebotene Zusatzleistungen in Anspruch nehmen möchte.

Eine detailierte Anleitung zu dieser neuen Funktion gibt es hier: https://wiki.hiorg-server.de/admin/zusatzleistungen_kurse