Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Um die Qualifikationen eines Mitglieds vollständig zu erfassen, können absolvierte Ausbildungen in HiOrg-Server hinterlegt werden (im Bereich „Mitglieder > Ausbildungen“). Diese werden bspw. bei der Einteilung zu Diensten berücksichtigt.

Für alle Nutzer von HiOrg-Server KURSE gibt es seit Kurzem eine interessante Erweiterung in diesem Bereich: Kursteilnahmen können nun bequem als Ausbildung bei dem entsprechenden Mitglied gespeichert werden.

Dazu muss in den Details eines Kurstermins lediglich das neue Häkchen „Dieser Kurs soll als Zusatz-Ausbildung in der Mitglieder-Kartei gespeichert werden“ gesetzt werden. Die Einstellung wird angezeigt, sobald der Kurs zur internen Anmeldung freigegeben wird (Checkbox „Kurs intern ausschreiben“).

Nach Ablauf des Kurstermins erscheint auf der Übersicht ein Hinweis, um die Ausbildung bei den internen Teilnehmern zu übernehmen. Dort können auch weitere Informationen, wie bspw. die Gültigkeit, manuell ergänzt werden.

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Auch in diesem Jahr hat das HiOrg-Server-Christkind ein Päckchen unter den Weihnachtsbaum 🎄 gelegt. Viel Spaß beim Auspacken … 🎁

Viele Mitglieder von Hilfsorganisationen kennen die „Meldekarte für Einsatzkräfte“. Diese wurde vor vielen Jahrzehnten entwickelt und ist immer noch ein Standardwerkzeug, um Einsatzkräfte für ungeplante Einsätze oder einen geplanten größeren Dienst schnell und strukturiert zu registrieren. Damit entfällt das Zeitaufwand für das handschriftliche Eintragen des Helfers auf einer Registrierliste im ersten Moment und gleichzeitig hat die Führungskraft bzw. Einsatzleitung eine schnelle Übersicht wieviele und welche Helfer gerade im Einsatz sind. Vor einigen Jahren wurde mit dem Projekt meldekarte.de eine Initiative gestartet, die Meldekarte um eine digital-lesbare Variante der Informationen im Form eines QR-Codes zu ergänzen. Damit können diese sehr schnell in Bürosoftware wie Excel oder OpenOffice weiterverarbeitet werden. Auch die Einwicklung spezifischer Programme für das Format ist möglich.

Im Optimalfall hat der Helfer immer ein vorausgefülltes Exemplar der Meldekarte bei seiner Uniform, so dass er es im Einsatzfall direkt bei der Führungskraft oder der Meldestelle abgeben kann. Um die Erstellung der eigenen Meldekarte zu vereinfachen haben wir nun die Möglichkeit geschaffen, diese direkt aus dem HiOrg-Server auszugeben. Sie finden diese – wenn die Funktion „Verwaltung Dienste“ aktiviert ist – unter dem Menüpunkt „Formulare“ im Menü „Mein Konto“. Alternativ ist sie über die Formulare in der Mitgliederliste abrufbar.

Zauberstab Wunschliste Diese Erweiterung setzt einen Voschlag mit insgesamt 580 Votes von unserer Wunschliste um.

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Vor einigen Wochen haben wir bereits Erweiterungen im Bereich der Ehrungen angekündigt und heute ist es soweit: Jubiläen und erhaltene Ehrungen können umfassend in HiOrg-Server PRO abgebildet werden.

Der Eintrag „Liste Ehrungen“ im Menü „Mitglieder“* wurde in die beiden Punkte „Ehrungen“ und „Geburtstage“ aufgesplittet und diese optisch angepasst. Im Bereich „Ehrungen“ gibt es zu jedem Mitglied nun eine Übersicht aller Jubiläen und weiterer Auszeichnungen. Eine Farbcodierung verdeutlicht die Anzeige.

Übersicht Ehrungen

Ehrung steht innerhalb eines Jahres an= Ehrung steht innerhalb eines Jahres an
= aktuell anstehende Ehrung mit Jahresdatum (nach einem Jahr automatischer Wechsel zu „nicht erfolgt“)
= erfolgte Ehrung
= nicht erfolgte Ehrung

Zum Bearbeiten der Einträge wird das Recht mitarbeiter benötigt, die Ansicht der eigenen Jubiläumsdaten ist auch ohne Rechte möglich.
Mit Klick auf das Stiftsymbol öffnet sich die Detailansicht (ohne besondere Rechte: Klick auf das Icon mit den drei Punkten). Hier können alle Einträge der einzelnen Mitglieder bearbeitet und ergänzt werden. Frühere Mitgliedschaften werden dabei zur Berechnung des Jubiläums berücksichtigt.

Zusätzlich zu den Jubiläen der Organisationszugehörigkeit können auch weitere Ehrungen mit Datum hinterlegt werden. So lassen sich die Verdienste einzelner Mitglieder vollständig abbilden. Diese zusätzlichen Ehrungen müssen zuvor in den Einstellungen, Bereich Gruppen / Mitgliederliste angelegt werden.

*Anmerkung: Wurde unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste die Anrede zu „Mitarbeiter“ geändert, ändert sich auch die Benennung entsprechend von Mitglieder zu Mitarbeiter.

Zauberstab

Diese Erweiterung erfüllt 2 Vorschläge mit insgesamt 429 Votes aus unserer Wunschliste.

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Um die Qualifikationen eines Mitglieds vollständig zu erfassen, können im Bereich „Mitglieder > Ausbildungen“ absolvierte Ausbildungen hinterlegt werden. Dabei kann man deren Gültigkeitsdauer eintragen und festlegen, ob diese Ausbildung bei der Diensteinteilung berücksichtigt werden soll (Checkbox ‚zur Einteilung nutzbar‘). Abgelaufene Ausbildungen werden dem Disponenten auf der Einteilungsseite dann durchgestrichen angezeigt.

Wir haben diese Funktionalität nun so erweitert, dass bei der Einteilung von Mitgliedern sichtbar ist, ob relevante Ausbildungen zum Dienstzeitpunkt noch gültig sind. Der kleine Hut unterhalb vom Namen des Mitglieds gibt dabei Auskunft zum Status, durch Klick darauf öffnet sich eine Übersicht.

Abgelaufene Ausbildungen bei Diensteinteilung berücksichtigen
  • Roter Hut = Ausbildung ist bereits jetzt abgelaufen
  • Gelber Hut = Ausbildung ist zum Zeitpunkt des Dienstes abgelaufen
  • Abgelaufene Ausbildungen, die nicht dienstrelevant sind, werden der Vollständigkeit halber weiterhin durchgestrichen aufgeführt.

Auch das Mitglied wird im Meldedialog auf eine zwischenzeitlich ablaufende Ausbildung hingewiesen und kann sich dann darum kümmern, diese aufzufrischen.

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

In Vorbereitung auf die Erweiterung im Bereich „Ehrungen“ (den wir gerade überarbeiten) können ab heute fühere Mitgliedschaften erfasst werden.
Dazu gibt es den neuen Link „frühere Mitgliedschaften“ im Bereich ‚Mitglieder > Mitgliederliste > bearbeiten > Organisation‘. Beim Klick öffnet sich ein Fenster, in dem die entsprechenden Daten eingetragen werden können.

Frühere Mitgliedschaften erfassen

Die Summe der vorhergehenden Mitgliedsjahre wird in Klammer angezeigt, überlappende Zeiträume werden herausgerechnet. Für Formulare und Vordrucke stehen zusätzlich 2 neue Variablen zur Verfügung:

  • $dienstalter
    zur Ausgabe der Gesamtzahl der Mitgliedsjahre (frühere + aktuelle)
  • $fruehere_mitgliedschaften
    erzeugt eine Liste der vorhergehenden Mitgliedschaften

Hinweis: Das Dienstalter, welches in der Liste der Ehrungen ausgegeben wird, bezieht sich momentan weiterhin nur auf den aktuellen Mitgliedszeitraum.

Zauberstab

Diese Erweiterung setzt einen Vorschlag mit 17 Votes aus unserer Wunschliste um.

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 5 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Der erste Monat mit der neuen Datenschutz-Verordnung ist vorüber und es ist allgemein wieder ein bisschen Ruhe eingekehrt. Unsere Entwicklungsabteilung hat sich jedoch weiter mit erhöhtem Aufwand diesem Thema gewidmet, um unsere Nutzer bei der Umsetzung der neuen Anforderungen zu unterstützen.

Vereinfachte Löschung von Mitglieder-Daten

Scheidet ein Mitglied aus einer Gliederung aus, so sollen auch dessen Daten nicht länger als nötig vorgehalten werden. Da die Stärke von HiOrg-Server in der sinnvollen Verknüpfung der hinterlegten Daten liegt, gestaltete sich das Löschen eines stark eingebundenen Mitgliedes manchmal schwierig: Vorgemerkte Dienste müssen umgeplant und offene Aufgaben neu verteilt werden.

Zu diesem Thema haben wir eine neue Oberfläche freigeschaltet, die vorhandene Abhängigkeiten deutlicher anzeigt und dann die Zuständigkeit einfacher an andere Mitglieder übertragen kann.

Seit heute sind außerdem für die Nutzer von HiOrg-Server KURSE verschiedene neue Funktionen verfügbar:

Datenminimierung bei der Teilnehmererfassung

Um den Punkt der Datensparsamkeit noch besser zu erfüllen, kann mittels einer Matrix unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ in Kürze festgelegt werden, welche Daten vom Selbstzahler bzw. BG-/Firmenteilnehmer bei der Anmeldung abgefragt werden. Alle markierten Daten werden dann automatisch als Pflichtfelder erfasst: Laut Gesetz dürfen nicht zwingend benötigte Daten ohnehin nicht mehr abgefragt werden.
Wird ein gespeicherter Teilnehmer-Datensatz übernommen (bspw. bei Buchung eines Folgekurses), so werden nicht benötigte, aber bereits hinterlegte Daten durch Löschoption gekennzeichnet.

Aktualisierte Formulare und Vorlagen

Der Fachbereich Erste Hilfe der DGUV hat verschiedene Formulare als Muster vorgeschlagen, um die Teilnehmenden datenschutzkonform zu erfassen. Dazu gehört die „Lehrgangsdokumentation gem. Abschnitt 2.4.6 DGUV Grundsatz 304-001“. Diese ist nun als Formularvorlage  im HiOrg-Server verfügbar. Ergänzt wird die Vorlage „Lehrgangsdokumentation“ von den Teilnehmerdatenblättern, die um einige Angaben erweitert wurden.

Zusätzlich wurde auch das Anmeldeformular zur Meldung an den Unfallversicherungsträger (Formular für die Anmeldung bei der BG) auf den neuesten Stand gebracht.

Sie finden die Vorlagen wie immer im Formularcenter.

Sichtbarkeit von Teilnehmerdaten

Nicht immer ist es gewünscht, bzw. nach neuem Recht erlaubt, dass der verantwortliche Ausbilder eines Kurses alle Teilnehmerdaten einsehen kann. Deshalb können unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ nun differenzierte Anpassungen in diesem Bereich vorgenommen werden.

Zusätzliche Ausbildungsstellen in HiOrg-Server hinterlegen

Verfügt ein Ausbildungsbetrieb über mehrere Standorte oder Zweigstellen, so werden manchmal unterschiedliche QSEH-Kennziffern vergeben. Dieses Szenario lässt sich nun auch in HiOrg-Server abbilden und zur KURSE-Version hinzubuchen. Die einzelnen Ausbildungsstellen können dann unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ verwaltet werden.
Bitte setzen Sie sich bei Interesse mit uns in Verbindung.