Vorlagen für Einteilungspositionen & Sichtbarkeit Mitarbeiterliste

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Positionen als Vorlage speichern

Oftmals sind Dienste zu besetzen, die in der Positionseinteilung gleich sind: Größere, regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, z.B. beim Fußball, oder ein mehrtägiges Festival. Aus diesem Grund haben wir die Funktion „Positionen zuweisen“ so erweitert, dass Boxen-Sets als Vorlage gespeichert werden können.

Dazu muss die gewünschte Anordnung nur erstellt, und dann über den Button «Vorlage verwalten» gespeichert werden. Statt ein neues Setting aufzubauen, kann natürlich auch ein bestehender Dienst aufgerufen und die dortigen Positionen als Vorlage gespeichert werden (bereits eingeteilte Helfer werden nicht übernommen).

Um eine gespeicherte Vorlage zu nutzen, werden die Einträge einfach wieder über den Button «Vorlage verwalten» aufgerufen, ausgewählt und geladen. Die hier gespeicherten Vorlagen sind innerhalb eines HiOrg-Servers für alle Nutzer mit sandienst-Recht verfügbar (anlegen, laden und löschen).

Die gespeicherten Positionen der Impfstraße sind für den nächsten Termin geladen und können nun besetzt werden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

Mitarbeiterliste verbergen

Immer häufiger wird HiOrg-Server nicht nur im Vereinskontext genutzt, sondern auch für andere Organisationen (ein Impfzentrum wäre ein aktuelles Beispiel). Hier besteht oft die Datenschutz-Vorgabe, dass sich die Mitarbeiter / Mitglieder nicht untereinander sehen dürfen, wenn sie nicht gemeinsam auf einem Dienst, Termin oder Kurs anwesend sind.

Um diese Einsicht zu unterbinden, steht in den Einstellungen die neuen Option Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiter zugänglich* zur Verfügung (unter System > Einstellungen > Allgemein – Funktionen (de-)aktivieren). Standardmäßig ist diese aktiviert, durch Entfernen des Häkchens ändert sich die Funktion des HiOrg-Servers folgendermaßen:

  • Das Menü „Mitarbeiter“ wird in der Desktopversion entfernt und der Zugriff auf alle diesbezüglichen Seiten gesperrt.
  • In den Apps ab v5.7.1 werden die Menüpunkte „Mitarbeiter“, sowie „Rückmeldung ausstehend“ (im Menü Veranstaltungen) entfernt. Ältere Versionen der App erhalten eine durch den Server maskierte Mitgliederliste, sodass auch hier der Datenschutz gewährleistet ist.

⚠️ Ausgenommen von diesen Beschränkungen sind Nutzer mit den Rechten mitarbeiter oder admin, oder bei denen das Häkchen „Mitglied des Leitungs- / Führungsteams“ gesetzt ist.
Außerdem haben Nutzer mit sandienst-, termine– oder kurse-Recht im Rahmen ihrer Funktion Zugriff auf Kontaktdaten, die sie so in der Liste nicht sehen würden.

Hinweis: Möglicherweise ist die Auswahl Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiter zugänglich in Ihrem HiOrg-Server nicht änderbar. Bitte sprechen Sie uns an, falls Sie diese Option trotzdem nutzen möchten.

*) Anmerkung: Unter „System > Einstellungen > Mitglieder – Gruppen / Mitgliederliste“ kann zwischen der Anrede „Mitglieder“ und „Mitarbeiter“ gewählt werden. Alle Menüpunkte und Benennungen werden dann entsprechend angepasst.

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Kursteilnahme als Ausbildung speichern

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Um die Qualifikationen eines Mitglieds vollständig zu erfassen, können absolvierte Ausbildungen in HiOrg-Server hinterlegt werden (im Bereich „Mitglieder > Ausbildungen“). Diese werden bspw. bei der Einteilung zu Diensten berücksichtigt.

Für alle Nutzer von HiOrg-Server KURSE gibt es seit Kurzem eine interessante Erweiterung in diesem Bereich: Kursteilnahmen können nun bequem als Ausbildung bei dem entsprechenden Mitglied gespeichert werden.

Dazu muss in den Details eines Kurstermins lediglich das neue Häkchen „Dieser Kurs soll als Zusatz-Ausbildung in der Mitglieder-Kartei gespeichert werden“ gesetzt werden. Die Einstellung wird angezeigt, sobald der Kurs zur internen Anmeldung freigegeben wird (Checkbox „Kurs intern ausschreiben“).

Nach Ablauf des Kurstermins erscheint auf der Übersicht ein Hinweis, um die Ausbildung bei den internen Teilnehmern zu übernehmen. Dort können auch weitere Informationen, wie bspw. die Gültigkeit, manuell ergänzt werden.

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HiOrg-Server druckt Meldekarten

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Auch in diesem Jahr hat das HiOrg-Server-Christkind ein Päckchen unter den Weihnachtsbaum 🎄 gelegt. Viel Spaß beim Auspacken … 🎁

Viele Mitglieder von Hilfsorganisationen kennen die „Meldekarte für Einsatzkräfte“. Diese wurde vor vielen Jahrzehnten entwickelt und ist immer noch ein Standardwerkzeug, um Einsatzkräfte für ungeplante Einsätze oder einen geplanten größeren Dienst schnell und strukturiert zu registrieren. Damit entfällt das Zeitaufwand für das handschriftliche Eintragen des Helfers auf einer Registrierliste im ersten Moment und gleichzeitig hat die Führungskraft bzw. Einsatzleitung eine schnelle Übersicht wieviele und welche Helfer gerade im Einsatz sind. Vor einigen Jahren wurde mit dem Projekt meldekarte.de eine Initiative gestartet, die Meldekarte um eine digital-lesbare Variante der Informationen im Form eines QR-Codes zu ergänzen. Damit können diese sehr schnell in Bürosoftware wie Excel oder OpenOffice weiterverarbeitet werden. Auch die Einwicklung spezifischer Programme für das Format ist möglich.

Im Optimalfall hat der Helfer immer ein vorausgefülltes Exemplar der Meldekarte bei seiner Uniform, so dass er es im Einsatzfall direkt bei der Führungskraft oder der Meldestelle abgeben kann. Um die Erstellung der eigenen Meldekarte zu vereinfachen haben wir nun die Möglichkeit geschaffen, diese direkt aus dem HiOrg-Server auszugeben. Sie finden diese – wenn die Funktion „Verwaltung Dienste“ aktiviert ist – unter dem Menüpunkt „Formulare“ im Menü „Mein Konto“. Alternativ ist sie über die Formulare in der Mitgliederliste abrufbar.

Zauberstab Wunschliste Diese Erweiterung setzt einen Voschlag mit insgesamt 580 Votes von unserer Wunschliste um.

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Lasst uns feiern: Verbesserte Jubiläumsfunktion

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Vor einigen Wochen haben wir bereits Erweiterungen im Bereich der Ehrungen angekündigt und heute ist es soweit: Jubiläen und erhaltene Ehrungen können umfassend in HiOrg-Server PRO abgebildet werden.

Der Eintrag „Liste Ehrungen“ im Menü „Mitglieder“* wurde in die beiden Punkte „Ehrungen“ und „Geburtstage“ aufgesplittet und diese optisch angepasst. Im Bereich „Ehrungen“ gibt es zu jedem Mitglied nun eine Übersicht aller Jubiläen und weiterer Auszeichnungen. Eine Farbcodierung verdeutlicht die Anzeige.

Übersicht Ehrungen

Ehrung steht innerhalb eines Jahres an= Ehrung steht innerhalb eines Jahres an
= aktuell anstehende Ehrung mit Jahresdatum (nach einem Jahr automatischer Wechsel zu „nicht erfolgt“)
= erfolgte Ehrung
= nicht erfolgte Ehrung

Zum Bearbeiten der Einträge wird das Recht mitarbeiter benötigt, die Ansicht der eigenen Jubiläumsdaten ist auch ohne Rechte möglich.
Mit Klick auf das Stiftsymbol öffnet sich die Detailansicht (ohne besondere Rechte: Klick auf das Icon mit den drei Punkten). Hier können alle Einträge der einzelnen Mitglieder bearbeitet und ergänzt werden. Frühere Mitgliedschaften werden dabei zur Berechnung des Jubiläums berücksichtigt.

Zusätzlich zu den Jubiläen der Organisationszugehörigkeit können auch weitere Ehrungen mit Datum hinterlegt werden. So lassen sich die Verdienste einzelner Mitglieder vollständig abbilden. Diese zusätzlichen Ehrungen müssen zuvor in den Einstellungen, Bereich Gruppen / Mitgliederliste angelegt werden.

*Anmerkung: Wurde unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste die Anrede zu „Mitarbeiter“ geändert, ändert sich auch die Benennung entsprechend von Mitglieder zu Mitarbeiter.

Zauberstab

Diese Erweiterung erfüllt 2 Vorschläge mit insgesamt 429 Votes aus unserer Wunschliste.

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Ablaufdatum von Ausbildungen berücksichtigen

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Um die Qualifikationen eines Mitglieds vollständig zu erfassen, können im Bereich „Mitglieder > Ausbildungen“ absolvierte Ausbildungen hinterlegt werden. Dabei kann man deren Gültigkeitsdauer eintragen und festlegen, ob diese Ausbildung bei der Diensteinteilung berücksichtigt werden soll (Checkbox ‚zur Einteilung nutzbar‘). Abgelaufene Ausbildungen werden dem Disponenten auf der Einteilungsseite dann durchgestrichen angezeigt.

Wir haben diese Funktionalität nun so erweitert, dass bei der Einteilung von Mitgliedern sichtbar ist, ob relevante Ausbildungen zum Dienstzeitpunkt noch gültig sind. Der kleine Hut unterhalb vom Namen des Mitglieds gibt dabei Auskunft zum Status, durch Klick darauf öffnet sich eine Übersicht.

Abgelaufene Ausbildungen bei Diensteinteilung berücksichtigen
  • Roter Hut = Ausbildung ist bereits jetzt abgelaufen
  • Gelber Hut = Ausbildung ist zum Zeitpunkt des Dienstes abgelaufen
  • Abgelaufene Ausbildungen, die nicht dienstrelevant sind, werden der Vollständigkeit halber weiterhin durchgestrichen aufgeführt.

Auch das Mitglied wird im Meldedialog auf eine zwischenzeitlich ablaufende Ausbildung hingewiesen und kann sich dann darum kümmern, diese aufzufrischen.

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Frühere Mitgliedschaften

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In Vorbereitung auf die Erweiterung im Bereich „Ehrungen“ (den wir gerade überarbeiten) können ab heute fühere Mitgliedschaften erfasst werden.
Dazu gibt es den neuen Link „frühere Mitgliedschaften“ im Bereich ‚Mitglieder > Mitgliederliste > bearbeiten > Organisation‘. Beim Klick öffnet sich ein Fenster, in dem die entsprechenden Daten eingetragen werden können.

Frühere Mitgliedschaften erfassen

Die Summe der vorhergehenden Mitgliedsjahre wird in Klammer angezeigt, überlappende Zeiträume werden herausgerechnet. Für Formulare und Vordrucke stehen zusätzlich 2 neue Variablen zur Verfügung:

  • $dienstalter
    zur Ausgabe der Gesamtzahl der Mitgliedsjahre (frühere + aktuelle)
  • $fruehere_mitgliedschaften
    erzeugt eine Liste der vorhergehenden Mitgliedschaften

Hinweis: Das Dienstalter, welches in der Liste der Ehrungen ausgegeben wird, bezieht sich momentan weiterhin nur auf den aktuellen Mitgliedszeitraum.

Zauberstab

Diese Erweiterung setzt einen Vorschlag mit 17 Votes aus unserer Wunschliste um.

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