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Heute berichten wir über ein paar Updates. Orientiert haben wir uns dabei an Vorschlägen von der HiOrg-Server Wunschliste:

Anzeige von eingeteilten Fahrzeugen auf der Übersicht

eingeteilte Fahrzeuge auf der Übersicht

Auf der Übersichtsseite von HiOrg-Server gibt die Liste „Anstehende Veranstaltungen“ nun auch die zur Veranstaltung eingeteilten Fahrzeuge aus. Diese werden in der Spalte „Art / Anlass“ aufgeführt. Ist mehr als ein Fahrzeug eingeteilt, so können die Informationen mit einem Klick ausgeklappt werden.

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Anonymisieren von Helferstunden beim Löschen von Mitgliedern

Bisher wurden beim Löschen von Mitgliedern auch deren Helferstunden mit gelöscht. Um langjährige Statistiken nicht zu verfälschen, wurden ehemalige Mitglieder deshalb oft viele Jahre als gesperrte Nutzer (mit gelöschten persönlichen Daten) im System behalten.

Durch die aktuelle Änderung ist ein Löschen des Mitglieds ohne Einfluss auf die Helferstunden möglich. Die anonymisierten Stunden werden zukünftig als „(gelöschte Benutzer)" angezeigt und es gibt auch eine Filtermöglichkeit, um diese mit anzuzeigen.

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Absender-Auswahl bei Rundmails

Absender für Rundmail wählen

Rundmails wurden bisher immer von der eigenen E-Mailadresse verschickt. Nun kann man auswählen, dass alternativ als Absender die hinterlegte E-Mailadresse der Organisation verwendet wird.

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Variablen „Bemerkung bei Meldung“ für Formulare

Seit einiger Zeit sind für Vorlagen zu Diensten und Terminen zusätzliche Variablen verfügbar, die die Bemerkung, welche ein Helfer bei der Meldung eingegeben hat, ausgeben. Bitte bedenken Sie, dass ggf. sehr persönliche Kommentare und Informationen in den Bemerkungen stehen können, die oft nicht für alle Nutzer eines HiOrg-Servers gedacht sind. Die neuen Variablen sind im System unterhalb des Formulareditors zu finden.

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Übrigens: Momentan warten fast 100.000 ungenutzte Votingpunkte im System – mehr als doppelt so viele wie aktuell auf Vorschläge verteilt sind.

Neben der klassischen Desktop-Anwendung greift ein großer Teil der Nutzer inzwischen mit der Mobilgeräte-App auf den HiOrg-Server zu. Zur besseren Verzahnung der beiden Systeme wurde nun ein neues Link-Schema eingeführt, das auch die grundsätzliche Handhabung von versendeten Veranstaltungslinks verbessert.

Veranstaltungen öffnen sich direkt in der App

Über HiOrg-Server können Rundmails an alle Nutzer versendet werden, bspw. zu neuen Diensten, Terminen und auch zu Kursen. Inzwischen ist auch gängig, seine E-Mails schnell auf dem Handy zu checken. Um hier den Ablauf zu optimieren öffnen Veranstaltungslinks, die aus dem System heraus an Mitglieder gesendet werden, die entsprechende Veranstaltung nun direkt in der HiOrg-Server App. Diese Funktion wird ab v5.6.2 unterstützt. Sofern keine App auf dem Endgerät installiert ist, wird die Veranstaltung wie bisher im Browser angezeigt.

Für diese Funktion wird die neue Domain hiorg.link genutzt. Vielleicht haben Sie den Unterschied bereits in Ihren Mails entdeckt und sich gewundert. Aber kein Grund zur Sorge, es hat alles seine Richtigkeit mit dieser neuen Endung.

Veranstaltungen einfach teilen

Mal schnell die Kollegen auf einen Dienst hinweisen? Dienste, Termine und Kurse können jetzt mit einem Klick aus der App (ab v5.6.2) heraus geteilt werden. Dazu finden Sie rechts oben das „teilen“-Symbol, welches die Weiterleitung über die üblichen Kanäle ermöglicht. Auch hier wird das neue hiorg.link-Schema genutzt, damit der Empfänger die Veranstaltung direkt in der App sehen kann. So können Veranstaltungen bspw. auch über Messengerdienste geteilt werden, ohne dass sensible Informationen an Drittdienste herausgegeben werden.

Veranstaltung aus der HiOrg-Server App teilen

Es gibt Neuigkeiten bei der Ansicht zur Personalverfügbarkeit. Nachdem wir (neben kleineren Verbesserungen) vor Kurzem bereits die Anzeige der eingetragenen Abwesenheiten und Übersichtstabellen zu Ausbildungen und Fahrerlaubnis ergänzt haben, kommt nun eine weitere kleine Erweiterung.

Zeiträume filtern

Mit dem Zeitraumfilter können nun auch individuelle Zeiträume (statt wie bisher nur das aktuelle Datum) berücksichtigt werden. Das hilft dem Disponenten dabei abzuschätzen, welche Mitglieder bspw. nächste Woche für einen Dienst verfügbar wären.

Mit den Quick-Links unter den Eingabefeldern lassen sich die Werte bequem automatisch eintragen.

Rundmail und SMS senden

Verfügbare Mitglieder können über die Mehrfachauswahl am Tabellenfuß nun einfach als Empfänger für Benachrichtigungen (per E-Mail oder SMS) ausgewählt werden. Dazu einfach den Haken setzen und die entsprechende Aktion auswählen. So können z.B. Alarmierungen versendet werden. Auch Vorab-Anfragen für noch nicht fertig geplante, zukünftige Dienste sind im Zusammenhang mit dem Zeitraumfilter möglich.

Seit einigen Tagen schildern Nutzer uns Ihre aktuellen Problemstellungen und fragen, wie sie den HiOrg-Server unterstützend nutzen können. Die Abläufe, die aktuell in vielen Hilfsorganisationen aufgebaut werden unterscheiden sich oft von denen des Normalbetriebs – daher muss man auch beim HiOrg-Server manchmal neue Wege finden. Im folgenden Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie HiOrg-Server Ihnen bei den besonderen Herausforderungen der aktuellen Krise hilfreich zur Seite stehen kann.

Regelmäßiger Dienstplan mit mehreren Schichten

HiOrg-Server vefügt bisher nicht über eine „klassische“ Funktion zum Erstellen eines regelmäßigen Dienstplans. Allerdings kann trotzdem ein regelmäßiger Dienst über einen kleinen Umweg abgebildet werden – sogar mit mehreren Schichten.

  1. Legen Sie einen neuen Dienst an. Fügen Sie bei Bedarf eine oder mehrere Schichten hinzu.
  2. Setzen Sie im unteren Bereich der Eingabemaske (»Wiederholen als Dienstserie«) das Häkchen bei »Wiederholung«. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Turnus genauer definieren können.
    Dienstserie als Workaround zum regelmäßigen Dienstplan
  3. Sobald die Dienstserie angelegt ist, können Sie wie gewohnt Ihre Mitarbeiter einteilen oder sich melden lassen.

Information an alle Helfer senden

Zur raschen Weitergabe aktueller Infos bietet HiOrg-Server die Möglichkeit, über den Menüpunkt »Kommunikation > Rundmail senden« eine Rundmail an alle Helfer oder einzelne Gruppen zu versenden. Diese Funktion finden Sie ebenfalls in den Apps – z.B. wenn Sie ein spontanes, kurzes Lage-Update verbreiten müssen.

Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Mitglieder dazu jeweils ihre Erlaubnis zum Empfang gegeben haben müssen (Einstellung im Benutzerkonto: Reiter »Benachrichtigungen«).

Abwesenheiten / Personalverfügbarkeit

Momentan ist bei vielen Organisationen erhöhte Einsatzbereitschaft ausgerufen und es ist wichtig zu wissen, wenn einzelne Helfer bspw. wegen Quarantäne nicht verfügbar sind. Hier bietet sich die Funktion der „Abwesenheiten“ im Bereich Mitglieder bzw. Mein Konto an. Dort können die Helfer eintragen, wenn Sie in nächster Zeit nicht zur Verfügung stehen und der Disponent (sowie das gesamt Leitungsteam) hat immer den Überblick. Mit dem Punkt »zur Web-Ansicht« im Hauptmenü der Apps ist diese Funktion auch mobil schnell erreichbar.

Benachrichtigungen über eingetragene Abwesenheiten werden an die Mail-Adresse versandt, die unter »System > Einstellungen > Organisationsdaten« hinterlegt ist. Das betreffende Feld heißt »E-Mail für Abwesenheitsmeldungen«.

Pssst: In diesem Bereich arbeiten wir gerade an einem Update – freuen Sie sich auf die kommenden Tage!

Erweiterung Rechnungsexport & Umsatzsteuer-Erfassung zurückgehalten

In den vergangenen Monaten haben wir an einer großen Erweiterung im Bereich Rechnungen gearbeitet. Dabei ging es um das Exportieren von Rechnungen, Einführung einer Debitorennummern-Verwaltung und der Möglichkeit Rechnungen mit ausgewiesenen Steuern zu erstellen und zu verwalten. Die Erweiterung ist inzwischen fertig, aber wir haben uns vor dem Hintergrund der aktuellen Corona-Krise dagegen entschieden, diese jetzt ins System zu integieren. Die Umstellung würde zu einer größeren Änderung der Bedienung des HiOrg-Server führen, was wir unseren derzeit teilweise stark belasteten Kunden nicht zumuten möchten. Auf der anderen Seite besteht im Moment auch wenig Bedarf an der Funktion, da viele Dienste & Kurse, die sonst mit dem HiOrg-Server abgerechnet würden, aktuell nicht stattfinden dürfen.

Wir sind da für Sie!

Auch wenn wir aufgrund der aktuellen Situation alle selbst ins Homeoffice gewechselt sind, möchten wir Sie „da draußen“ weiterhin bestmöglich unterstützen. Dank flexibler Strukturen haben wir jahrelange Übung darin, es kommt also zu keinerlei Beeinträchtigungen (auch nicht beim Server selbst). Solange hier im Saarland kein Katastrophenfall ausgerufen wird, ist unser Team auch vollständig für Sie da, ansonsten werden ein paar unserer Kollegen freigestellt. Trotzdem werden wir auch dann den Basisbetrieb aufrecht erhalten, und die wichtigsten Supportanfragen beantworten können.

Lassen Sie uns wissen, welche besonderen Herausforderungen Sie gerade haben. Viele (auch außergewöhnliche) Anwendungsfälle können mit dem HiOrg-Server abgebildet werden – wenn auch manchmal nicht auf den ersten Blick. Am Besten nutzen Sie dafür bitte unser Forum, wir helfen gerne weiter!