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Positionen als Vorlage speichern

Oftmals sind Dienste zu besetzen, die in der Positionseinteilung gleich sind: Größere, regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, z.B. beim Fußball, oder ein mehrtägiges Festival. Aus diesem Grund haben wir die Funktion „Positionen zuweisen“ so erweitert, dass Boxen-Sets als Vorlage gespeichert werden können.

Dazu muss die gewünschte Anordnung nur erstellt, und dann über den Button «Vorlage verwalten» gespeichert werden. Statt ein neues Setting aufzubauen, kann natürlich auch ein bestehender Dienst aufgerufen und die dortigen Positionen als Vorlage gespeichert werden (bereits eingeteilte Helfer werden nicht übernommen).

Um eine gespeicherte Vorlage zu nutzen, werden die Einträge einfach wieder über den Button «Vorlage verwalten» aufgerufen, ausgewählt und geladen. Die hier gespeicherten Vorlagen sind innerhalb eines HiOrg-Servers für alle Nutzer mit sandienst-Recht verfügbar (anlegen, laden und löschen).

Die gespeicherten Positionen der Impfstraße sind für den nächsten Termin geladen und können nun besetzt werden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

Mitarbeiterliste verbergen

Immer häufiger wird HiOrg-Server nicht nur im Vereinskontext genutzt, sondern auch für andere Organisationen (ein Impfzentrum wäre ein aktuelles Beispiel). Hier besteht oft die Datenschutz-Vorgabe, dass sich die Mitarbeiter / Mitglieder nicht untereinander sehen dürfen, wenn sie nicht gemeinsam auf einem Dienst, Termin oder Kurs anwesend sind.

Um diese Einsicht zu unterbinden, steht in den Einstellungen die neuen Option Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiter zugänglich* zur Verfügung (unter System > Einstellungen > Allgemein – Funktionen (de-)aktivieren). Standardmäßig ist diese aktiviert, durch Entfernen des Häkchens ändert sich die Funktion des HiOrg-Servers folgendermaßen:

  • Das Menü „Mitarbeiter“ wird in der Desktopversion entfernt und der Zugriff auf alle diesbezüglichen Seiten gesperrt.
  • In den Apps ab v5.7.1 werden die Menüpunkte „Mitarbeiter“, sowie „Rückmeldung ausstehend“ (im Menü Veranstaltungen) entfernt. Ältere Versionen der App erhalten eine durch den Server maskierte Mitgliederliste, sodass auch hier der Datenschutz gewährleistet ist.

⚠️ Ausgenommen von diesen Beschränkungen sind Nutzer mit den Rechten mitarbeiter oder admin, oder bei denen das Häkchen „Mitglied des Leitungs- / Führungsteams“ gesetzt ist.
Außerdem haben Nutzer mit sandienst-, termine– oder kurse-Recht im Rahmen ihrer Funktion Zugriff auf Kontaktdaten, die sie so in der Liste nicht sehen würden.

Hinweis: Möglicherweise ist die Auswahl Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiter zugänglich in Ihrem HiOrg-Server nicht änderbar. Bitte sprechen Sie uns an, falls Sie diese Option trotzdem nutzen möchten.

*) Anmerkung: Unter „System > Einstellungen > Mitglieder Gruppen / Mitgliederliste“ kann zwischen der Anrede „Mitglieder“ und „Mitarbeiter“ gewählt werden. Alle Menüpunkte und Benennungen werden dann entsprechend angepasst.

Es gibt Neuigkeiten bei der Ansicht zur Personalverfügbarkeit. Nachdem wir (neben kleineren Verbesserungen) vor Kurzem bereits die Anzeige der eingetragenen Abwesenheiten und Übersichtstabellen zu Ausbildungen und Fahrerlaubnis ergänzt haben, kommt nun eine weitere kleine Erweiterung.

Zeiträume filtern

Mit dem Zeitraumfilter können nun auch individuelle Zeiträume (statt wie bisher nur das aktuelle Datum) berücksichtigt werden. Das hilft dem Disponenten dabei abzuschätzen, welche Mitglieder bspw. nächste Woche für einen Dienst verfügbar wären.

Mit den Quick-Links unter den Eingabefeldern lassen sich die Werte bequem automatisch eintragen.

Rundmail und SMS senden

Verfügbare Mitglieder können über die Mehrfachauswahl am Tabellenfuß nun einfach als Empfänger für Benachrichtigungen (per E-Mail oder SMS) ausgewählt werden. Dazu einfach den Haken setzen und die entsprechende Aktion auswählen. So können z.B. Alarmierungen versendet werden. Auch Vorab-Anfragen für noch nicht fertig geplante, zukünftige Dienste sind im Zusammenhang mit dem Zeitraumfilter möglich.

Angesichts der besonderen Herausforderungen, die viele Disponenten derzeit meistern müssen, haben wir die reguläre Entwicklung pausiert, und spontan ein Projekt eingeschoben:
Um die Personalplanung in Krisenzeiten weiter zu vereinfachen, gibt es nun für Disponenten eine Übersicht über verfügbares Personal.

Abwesenheit eintragen

Grundsätzlich können Helfer schon länger über den Menüpunkt »Mein Konto > Abwesenheiten« Zeiträume hinterlegen, in denen sie für Dienste nicht zur Verfügung stehen, bspw. wenn sie in Urlaub sind. Dies wurde dann bei der Diensteinteilung berücksichtigt und der Disponent konnte zusätzlich im Menü »Mitglieder > Abwesenheiten« eine Urlaubsliste einsehen.
Anm.: Nicht wundern: Tatsächlich hießen die Menüpunkte bis vor kurzem »Urlaub« bzw. »Urlaubsübersicht«.

Neue Übersicht: Personal-Verfügbarkeit

In Anbetracht der aktuellen Lage haben wir eine zusätzliche Übersicht erstellt, wo auf einen Blick ersichtlich ist, welche Mitarbeiter verfügbar sind und welche, bspw. wegen Quarantäne, ausfallen. Die Informationen können direkt über das Hauptmenü aufgerufen werden (Menüpunkt »Personal-Verfügbarkeit«).
Diese Ansicht ist für Nutzer mit dem Recht »mitarbeiter«, »sandienst« oder für Mitglieder des Leitungsteams verfügbar.

Abwesenheit eintragen per App

Voraussetzung für die sinnvolle Nutzbarkeit dieser Funktion ist natürlich eine aktive und zeitnahe Pflege der Abwesenheiten durch alle Helfer. Um dies möglichst einfach zu gestalten, wird die Mobilgeräte-App um die Möglichkeit zum Eintragen von eigenen Abwesenheiten erweitert. Das Update v5.3.0 wird in den nächsten Tagen zunächst als Beta-Version freigegeben. Weitere Informationen zu den Beta-Versionen finden Sie hier.
Bis dahin können Nutzer sich über den Menüpunkt »zur Web-Ansicht« mit einem Klick komfortabel aus der App direkt in der Webanwendung einloggen.

Wir hoffen, dass diese schnelle Lösung auch in Ihrer Organisation nützlich ist, und freuen uns über Ihr Feedback.

Das Feature „Gruppen einschränken“ ermöglicht es, bestimmten Gruppen die Sichtbarkeit anderer Gruppen zu entziehen, indem unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitarbeiterliste das entsprechende Häkchen bei „Mitglieder dieser Gruppe dürfen andere Gruppen nicht sehen“ für diese Gruppen gesetzt wird.

Darüber hinaus kann zusätzlich die Option „auch nicht mit mitarbeiter-Recht oder Leitungsteam“ (global) gesetzt werden. Dies sorgt dafür, dass die Einschränkung der Sichtbarkeit dann auch für Mitarbeiter mit erweiterten Rechten gilt.

Also: Sind im HiOrg-Server die Optionen
1) Mitglieder dieser Gruppe dürfen andere Gruppen nicht sehen und
2) auch nicht mit mitarbeiter-Recht oder Leitungsteam
gesetzt, so werden in der Mitgliederliste nur Personen angezeigt, die in der gleichen Gruppe wie der aktuelle Nutzer eingetragen sind.

Ausnahmen

Eine Ausnahme von dieser Regel macht das System in der Personalliste von gruppenübergreifenden Diensten und Terminen. Dort können eingeteilte Helfer alle weiteren Helfer (ggf. auch gemeldete und abgesagte, siehe nächster Abschnitt) dieser Veranstaltung sehen, unabhängig von der Gruppe. Auch externe Helfer sind hier sichtbar.

Hinweis: Zusätzlich gibt es unter „System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren“ noch die Option „normale Helfer dürfen Meldungen anderer Helfer sehen“. Diese funktioniert völlig unabhängig von der oben beschriebenen Funktion.

Datenschutz

Die beschriebenen Einstellungen dienen in erster Linie der Übersichtlichkeit. Wenn Sie Gruppen stärker voneinander abgrenzen wollen (z.B. aufgrund von Datenschutz-Vorschriften), sollten diese je komplett eigene Accounts von HiOrg-Server erstellen und dann über eine Datenfreigabe mit Ihrem Account verbinden. Zusätzlich zum Privacy by default-Verhalten von HiOrg-Server, steht jedem Mitglied grundsätzlich auch die Funktion »Eigene Daten schützen« zur Verfügung, die die Kontrolle über die persönlichen Daten ermöglicht.