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Roadmap 2014

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 10 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Roadmap 2014Da HiOrg-Server ständig weiterentwickelt wird, erreichen uns immer wieder Fragen, wann und wie diese oder jene Funktion künftig umgesetzt wird. Wie bereits im letzten Jahr, möchten wir Ihnen auch heute nochmal einen kleinen Einblick geben, wohin die Reise in den kommenden Monaten gehen soll.

Bei der Erstellung unserers „Fahrplans“ orientieren wir uns sehr stark an der Wunschliste (im HiOrg-Server unter dem Menüpunkt System > Wunschliste), wo alle Anregungen unserer Nutzer gesammelt werden. Dort finden sich kleinere Detail-Wünsche, aber auch Ideen für umfassende Umgestaltungen. Meist kombinieren wir mehrere einzelne Punkte und so entsteht dann der Plan für ein größeres Update eines gesamten Funktionsbereiches.
Für das kommende Jahr sind folgende Erweiterungen geplant:

  • Zuordnung von Material und Fahrzeugen zu Einsätzen, Terminen und Kursen. Nach dem Einsatz verbrauchtes / defektes / verschwundenes Material erfassen.
  • Posten auf externem Anforderungsformular direkt aus Material-Bestand wählbar
  • Möglichkeit zur Raum-Buchung (Belegungsplan)
  • Archiv der über HiOrg-Server versandten E-Mails / SMS
  • digitale Fahrtenbücher, nach dem Einsatz Fahrtenbuch für mitgeführte Fahrzeuge abfragen
  • Schlüsselverwaltung
  • überarbeitete Rechnungsstellung für Einsätze und verbesserter Kostenvoranschlag
  • Abrechnung Fahrtgelder nach verschiedenen Formeln, dabei sind die Abfrage der Anfahrtskilometer bei Einsatz-Ende oder Festlegung in den Mitgliedsdaten des Helfers denkbar
  • eigene Helferstunden einreichen
  • Helferstunden für Aufgaben
  • Filtern der Helferstunden nach Anforderungen (bspw. Blutspende, Sanitätsdienst, usw.)
  • Überarbeitung der Einsatz-Meldung (neuer Dialog mit Bemerkungsfeld bei Meldung, evtl. zusätzlichem Button „vielleicht“)
  • Dienststellungen bei Einsätzen wählbar, besondere Qualifikation / Praktikanten-Plätze bei Einsätzen
  • Wiederholung für Einsätze
  • Erweiterung der Dokumente und Barcodes für Dienste / Termine / Kurse / Aufgaben
  • Ausweitung Adressen-Verwaltung auf Veranstalter und Veranstaltungsorte, Erweiterung um eine Maps-Komponente zur exakten Ortsmarkierung
  • direkter Versand von Formularen per E-Mail oder Fax (Empfänger-Auswahl aus Adressenverwaltung)
  • Rechnungsstellung an Firma / BG (K)*
  • Überarbeitung der Teilnehmerliste, Hinterlegung der zuständigen BG beim Teilnehmer, Ausdruck der Formulare für Kurse wahlweise nach Firma / BG getrennt (K)*
  • Überarbeitung der Erinnerungsfunktion auf Basis der TN eines Kurstyps (K)*
  • automatische Vergabe von Kursnummern (K)*
  • Optimierung des Servers für Darstellung auf Mobilgeräten, somit einfacherer Zugriff auch über Windows Phone und Blackberry möglich
  • Neustrukturierung Preismodell SMS-Versand

*(K): diese Funktionen werden nur in der Vollversion HiOrg-Server KURSE verfügbar sein.

Natürlich ist diese Liste nicht in der genauen Reihenfolge sortiert und auch nicht unumstößlich. Parallel zu den kleineren Verbesserungen, die wir fast täglich an den unterschiedlichsten Stellen in HiOrg-Server vornehmen, arbeiten wir an diesen genannten, größeren Updates. Da bei der Umsetzung mehrere Personen / Teams beteiligt sind, werden meist einige dieser Projekte zeitgleich bearbeitet.

Falls Ihnen beim Lesen eigene Vorschläge in den Sinn gekommen sind, so tragen Sie diese ganz einfach im HiOrg-Server unter System > Wunschliste ein.

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Neuerungen im Bereich Mitglieder

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 10 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

//Hinweis: Sollten die Funktionen in Ihrem Server nicht auf Anhieb funktionieren oder es zu Darstellungsproblemen kommen, so laden Sie die Ansicht bitte neu (ggfs. mehrmals), damit alte Daten aus dem Cache überschrieben werden. Dann sollte es problemlos funktionieren.
Mitgliederliste in neuem DesignSicher sind Ihnen heute morgen bereits die optischen Veränderungen an der Mitgliederliste aufgefallen. Neben einem aktualisierten Design mit neuen Icons glänzt die Mitgliederliste aber auch mit erweiterten Funktionen.

Neue Filtermöglichkeiten

Mitgliederliste - neue FiltermöglichkeitenViele Nutzer haben sich bessere Filtermöglichkeiten für die Mitgliederdaten gewünscht. Folgende neue Funktionen sind nun implementiert:

  • Volltextsuche in den einzelnen Spalten
  • Sortierung in allen Spalten durch Klick auf die Spaltenbezeichnung
  • filtern nach Führerscheinklassen und Ausbildungen
  • Filter werden direkt angewendet, keine zusätzliche Bestätigung / Seitenaufbau mehr notwendig

So können Sie ab sofort noch schneller auf benötigte Informationen zugreifen.

Neue Druckoptionen

Mitgliederliste - Ausweise & Etiketten druckenMit der neuen Materialverwaltung wurden erstmals Barcodes im HiOrg-Server eingeführt. Diese Funktion haben wir nun auf den Mitgliederbereich ausgedehnt, so dass zu jedem Mitglied ein Barcode hinterlegt werden kann. Dieser wird wahlweise zufällig vom HiOrg-Server erzeugt, oder aus der hinterlegten Mitgliedsnummer generiert. In Verbindung mit neuen helferbezogenen Variablen, können Sie nun bspw. Mitgliedsausweise mit Barcode erstellen.
Da über diese Funktion jetzt ein Ausdruck unterschiedlicher Datensätze auf einem Blatt möglich ist, kann so auch ein Seriendruck von Adressetiketten ausgelöst werden, sollten Sie einmal eine größere Anzahl Mitglieder auf dem Postweg erreichen wollen. Entsprechende Vorlagen müssen einmalig durch den Admin im Bereich ‚System > Einstellungen > Etiketten / Ausweise‘ angelegt werden.

Dokumente zu Mitgliedern

Über die Dokumentenverwaltung können nun zu jedem Mitglied persönliche Unterlagen direkt auf dem HiOrg-Server gespeichert werden. So können, neben dem vielfach gewünschten Passfoto, auch eingescannte Ausbildungsnachweise, Tauglichkeitsbescheinigungen usw. einfach auf den Server hochgeladen werden. Der Upload erfolgt durch das einzelne Mitglied selbst oder mit dem Recht mitarbeiter in der Detailansicht des Mitglieds. Danach muss das Dokument von jemandem mit dem Recht dokumente freigegeben werden. Wer welche Informationen sehen darf, kann beim einzelnen Dokument festgelegt werden.
Dokumente beim Mitglied hinterlegen
Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.

Durch diese Neuerungen wurden 11 Vorschläge (mit insgesamt 230 Votes) von der Wunschliste unserer Nutzer umgesetzt.

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Updates Kalender & Einsätze

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 11 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Verbesserter Kalender

Unsere Kalenderübersicht präsentiert sich modern und aufgeräumt in neuem, responsivem Design. Das bedeutet, dass sich die Darstellung an die Größe des Bildschirmfensters anpasst und so auch auf mobilen Endgeräten (bspw. Smartphones) mit kleinerem Display eine sinnvolle Ansicht gewährleistet ist.

Kalenderübersicht - Vollbild

Kalenderübersicht – Vollbild

Kalenderübersicht - schmaler Bildschirm

bei schmalem Bildschirm

Gleichzeitig gibt es auch einige Verbesserungen in der Funktion: So werden mehrtägige Kurse der Breitenausbildung nicht länger nur am Starttag aufgeführt, sondern jetzt über die komplette Kursdauer dargestellt. Eigene Einsätze / Termine / Kurse können farbig hervorgehoben werden, und auch Geburtstage der Kollegen lassen sich per Klick einblenden.

Beim Ausdruck wird für jeden Monat nun prinzipiell eine eigene Seite erstellt, so dass nicht mehr wie bisher mitten im Monat ein Seitenumbruch entstehen kann.

 

Einsatzverantwortlichen festlegen

Ein Wunsch unserer Nutzer war die Möglichkeit, einen Einsatzverantwortlichen für einzelne Einsätze zu benennen, welcher nicht zwingend selbst das Recht „sandienst“ besitzen muss.

Der Einsatzverantwortliche kann den Einsatz bearbeiten, Helfer einteilen und erhält alle relevanten E-Mails zu diesem Einsatz. Er kann beim Anlegen / Bearbeiten des Einsatzes durch einen Benutzer mit „sandienst“-Recht frei ausgewählt werden, alternativ lässt sich auch der Einsatzleiter per Häkchen zum Verantwortlichen ernennen.

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Neue Dokumentenverwaltung online

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 11 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Gerade haben wir die Dokumentenverwaltung (die mit dem neuen Materialsystem ja bereits eingeführt wurde) auf alle Bereiche des HiOrg-Servers ausgedehnt.

Nun können Sie auch allgemeine Dokumente wie Dienstanweisungen, Rundschreiben, Dienstpläne oder ähnliches direkt in den HiOrg-Server hochladen, und so den Mitgliedern Ihrer Organisation zugänglich machen. Wichtige Dokumente können per Häkchen auf der Übersichtseite eingeblendet werden. Wer welche Dokumente sehen darf, kann in der Ordnerstruktur über die Gruppenzugehörigkeit festgelegt werden, weitere Beschränkungen lassen sich zusätzlich beim einzelnen Dokument regulieren.

Dokumente - Ordner anlegen

Die Dokumentenverwaltung finden Sie im Menü „Kommunikation“ und auch über das Menü „System“.

Neues Recht dokumente

Zur Administration der Dokumentenverwaltung haben wir ein neues Recht dokumente eingeführt. Nutzer mit diesem Recht können alle Dokumente herunterladen, löschen und die Ordnerstruktur/Berechtigungen anpassen. Außerdem können sie allgemeine Dokumente hochladen und ändern.
Achtung: Dokumente, welche konkreten Materialien zugeordnet sind, können nur mit dem Recht „material“ hochgeladen oder verändert werden.
Admins, die bereits alle anderen Rechte besitzen, haben wir das Recht dokumente bereits automatisiert zugewiesen. Für alle anderen muss es manuell vom Admin im Benutzerkonto gesetzt werden.

Speicherplatz erweitern

Zunächst verfügt jeder HiOrg-Server PRO oder KURSE über 10 MB Speicherplatz. Dieser Speicherplatz kann über den Link im Dokumenten-Upload-Fenster oder über den neuen Menüpunkt „System > Mein HiOrg-Server“ erweitert und so an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind (je nach persönlicher Berechtigung) nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.

Veränderte Menüstruktur

Vielleicht ist es Ihnen schon aufgefallen: Das Menü „System“ wurde deutlich verschlankt.

Unter dem neuen Menüpunkt „Mein HiOrg-Server“ finden Sie Infomationen zu Laufzeit, Upgrades, Rechnungen und Votingpunkten. Der Punkt „Einstellungen“ präsentiert sich nun übersichtlich mit thematisch sortierten Buttons und neuen Einstellungspunkten. Teilweise wurden einzelne Menüpunkte umbenannt und Anglizismen ein wenig eingedämmt. Wir sind überzeugt, dass wir so einen kleinen Mehrwert für unsere Nutzer schaffen konnten. Sollten Fragen auftauschen, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

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Detaillierter Überblick Materialsystem

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Nach unserer Ankündigung zum Release des neuen Materialsystems in der letzten Woche, möchten wir heute ein wenig detaillierter auf einzelne Neuerungen eingehen.

Materialtypen und besondere Eigenschaften

Vor dem Erfassen von Material sollten verschiedene Materialtypen (bspw. Fahrzeuge, Einsatzkleidung, Sonstiges) angelegt werden. Zur besseren Differenzierung stehen acht Sondertypen mit spezifischen Eigenschaften zur Verfügung (Gebäude, Räume, Schlüssel, Kraftfahrzeuge, Bekleidung, Medizin-Geräte, Verbrauchsmaterial, Medikamente). Zusätzlich können auch allgemeine Materialtypen angelegt werden. Wie detailliert man sein Material erfassen möchte, bleibt jedem Admin selbst überlassen.
Zu den spezifischen Eigenschaften gehören beispielsweise bei Fahrzeugen das Kennzeichen, HU-Termin oder auch die benötigte Führerscheinklasse, die später einmal bei der Besetzung des Fahrzeuges überprüft werden soll (nach der Umsetzung von Schritt 2 des Materials). Es kann festgelegt werden, ob das Material nur mit Einweisung bedient werden darf und wer diese erhalten hat, und ob das Material als Lagerort für andere Materialien dienen kann (z.B. Notfallkoffer). Über das Bearbeitungsmenü können Materialien (inklusive Inhalt) dann dupliziert werden.

Umfangreiche Materialübersicht

Materialliste
In der Materialliste sind alle eingetragenen Materialien erfasst und können nach unterschiedlichen Kriterien angezeigt, gefiltert und bearbeitet werden. Für den schnellen Zugriff gibt es im Benutzermenü zusätzlich Links zu den Listen für Fahrzeuge, Verbrauchsmaterial und Medikamente, außerdem für Kleider und anstehende Wartungstermine. Auch verliehene und ausgegebene Materialien lassen sich direkt über das Menü aufrufen.
Über die Liste lassen sich leicht das Gesamtgewicht und der Gesamtpreis (Anschaffungswert) des Materials in einem Lagerort ausrechnen (wichtig bspw. für KFZ-Beladung). Bei größeren Materialbeständen ist auch die Freitextsuche sehr nützlich.

Instanzen

Material Instanzen
Material mit gleichen Grunddaten kann in Instanzen (Teilmengen) mit unterschiedlichen Zusatzeigenschaften aufgespalten werden. Ein gutes Beispiel sind Einsatzjacken in verschiedenen Größen und mit unterschiedlichen Lagerorten. Weitere Attribute sind Barcodes die erzeugt werden können, unterschiedliche Verantwortliche innerhalb eines Materials oder Chargennummern bei Medikamenten.

Warnmeldungen

Zahlreiche Hinweise helfen den Material-Beauftragten dabei, den Überblick zu behalten. So werden anstehende Wartungstermine innerhalb der frei wählbaren Warnzeiträume, auslaufende Materialeinweisungen und unterschrittene Sollbestände auf der Übersichtsseite angezeigt.

Dokumentenverwaltung

DokumentenlisteMit dem neuen Materialsystem können erstmals eigene Dokumente im HiOrg-Server hochgeladen werden. Diese lassen sich einzelnen Materialien zuweisen und können für Helfer freigegeben werden. Mögliche Beispiele sind Materialfotos, Betriebsanleitungen, Checklisten oder auch Merkblätter mit Warnhinweisen. Jeder Server erhält von uns kostenfrei 10 MB Speicherplatz, bei Bedarf kann dieser aufgestockt werden.
Die Dokumentenverwaltung wird im nächsten Jahr noch auf weitere Bereiche (Mitglieder, Einsätze, Termine, Kurse, Aufgaben, allgemein) ausgedehnt.

Adressverwaltung

Adressenverzeichnis
Adressen von Lieferanten, Dienstleistern, u.a. lassen sich nun übersichtlich erfassen, kategorisieren und einzelnen Materialeinträgen zuordnen. Die Zuordnung erfolgt in der Materialliste über die Bearbeitung der Materialeigenschaften.
Für die Zukunft ist eine allgemeine Adressverwaltung geplant, die sich auf alle Bereiche des HiOrg-Servers erstreckt.

Einige der neuen Funktionen sind erst ab HiOrg-Server PRO verfügbar und daher in der free-Version ausgeblendet. Zusätzliche Erweiterungen (wie bspw. Material Einsätzen zuweisen, Räume buchen, Fahrtenbuch) werden im zweiten Schritt zu einem späteren Zeitpunkt noch ergänzt.

Ausführlichere Beschreibungen zur Anwendung des neuen Materialsystems finden Sie in unserem Handbuch im Bereich Material. Momentan sind noch nicht alle Themenbereiche mit Inhalt gefüllt, Sie haben aber die Möglichkeit, aktiv am Handbuch mitzuwirken. Wir freuen uns sehr über jeden Beitrag von Ihrer Seite und sagen im Voraus schon herzlichen Dank!

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Start frei für die neue Materialverwaltung

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Große Dinge stehen an: Am 07. September 2013 werden wir das neue Materialsystem für alle HiOrg-Server freischalten.
Release MaterialsystemDie komplette Materialverwaltung wurde von Grund auf neu programmiert, und ist nun deutlich leistungsstärker und umfangreicher als zuvor:

  • Materialtypen lassen sich besser differenzieren, so können besondere Eigenschaften von Fahrzeugen, Bekleidung, medizinischen Geräten, Verbrauchsmaterial u.ä. berücksichtigt werden.
  • Es ist möglich Fotos und Dokumente zu einzelnen Materialien zu hinterlegen und Barcodes zu erzeugen.
  • Komplette Materialpakete (bspw. Notfallkoffer) können mit Inhalt dupliziert werden.
  • Die Einweisung von Mitarbeitern für medizinische Geräte und Fahrzeuge kann hinterlegt werden.
  • Es können unterschiedliche Verantwortliche für verschiedene Materialien zugewiesen werden.
  • Es gibt ein Verzeichnis für Lieferanten, Verleiher und Dienstleister,
  • die Material-Ausleihe kann notiert und so besser nachvollzogen werden,
  • und auch die Funktionen der Kleiderkammer wurden verbessert und erweitert.

…und das ist nur ein kurzer Auszug der neuen Funktionalitäten. In der kommenden Woche werden wir in einem gesonderten Beitrag näher auf die neuen Funktionen eingehen und diese auch mit Screenshots erläutern.

Zusätzliche Erweiterungen (wie bspw. Material Einsätzen zuweisen, Räume buchen, Fahrtenbuch) werden zu einem späteren Zeitpunkt noch ergänzt.

Server kurzzeitig nicht erreichbar

ACHTUNG: Wegen erforderlicher Serverumstellungen wird der HiOrg-Server in den Morgenstunden des 07. September 2013 zwischen 6:00 und 9:00 Uhr voraussichtlich nicht erreichbar sein. Bestehende Materialeinträge werden ab Freitag Abend nur noch im Lesen-Modus verfügbar sein, und können in dieser Zeit nicht mehr bearbeitet werden. Wir werden „altes Material“ bestmöglich konvertieren, auf Grund der stark unterschiedlichen Strukturen können dabei jedoch unpassende Zuordnungen auftreten. Wir bitten Sie daher, nach der Umstellung Ihre Material-Bestände zu kontrollieren und ggfs. etwas nachzuarbeiten.
Danke für Ihr Verständnis.

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Verbesserte Importfunktion

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 11 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Seit dieser Woche haben wir unter System > Datenimport eine verbesserte Importfunktion freigeschaltet, die den direkten Upload einer Tabelle im csv, xls/xlsx oder odt-Format erlaubt und in einer Vorschaufunktion die korrekte Spaltenzuweisung der einzelnen Werte ermöglicht. Zusätzlich können jetzt auch Gruppenzugehörigkeit, Dienststellung und Qualifikation ausgelesen werden.

Import - Adressliste importieren

Import – Adressliste importieren

Ist die Gruppenzugehörigkeit der einzelnen Mitglieder nicht bereits in der Tabelle hinterlegt, kann sie nach dem Hochladen zugewiesen werden.

Import - Gruppenzugehörigkeit festlegen

Import – Gruppenzugehörigkeit festlegen


So können bestehende Adressdaten komfortabel und übersichtlich in den Server übernommen und bereits eingetragene Daten problemlos aktualisert werden. Die verbesserten Importfunktionen werden in Kürze auch an anderen Stellen im HiOrg-Server angeboten (bspw. neues Materialsystem).
Zusätzlich bieten wir seit Kurzem auch eine verbesserte Exportfunktion an. Diese ist bereits implementiert und ermöglicht in unterschiedlichen Bereichen den Export von Daten in den Formaten csv, xls und xlsx.

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