Die alte Schnittstelle zur Meldung von Kursen an die QSEH ist nun deaktiviert. Daher ist keine Lehrgangsmeldung über die alte Schnittstelle mehr möglich.
Eine Ankündigung zur Umstellung findet ihr auf den Seiten der QSEH: Ankündigung.
Neue Schnittstelle zu meineQSEH
Es gibt eine neue Schnittstelle mit verbesserten Funktionen. Um diese zu aktivieren, müssen neue Zugangsdaten in den Einstellungen hinterlegt werden. Diese Zugangsdaten könnt ihr bei meineQSEH selbst erzeugen (hier findet ihr weitere Informationen und eine Anleitung).
🚀 Neu bei HiOrg-Server PRO: Kommunikation auf einem neuen Level! 📱💬 Wer aufmerksam in HiOrg-Server unterwegs war, hat vielleicht schon unser aufregendes, neues Feature entdeckt: In Zusammenarbeit mit der Firma D&T Internet GmbH präsentieren wir eine DS-GVO-konforme Chatfunktion. Ab sofort könnt ihr über die Mobilgeräte-App in dienstinternen Gruppen direkt kommunizieren, um eure Arbeitsabläufe noch effizienter zu gestalten.
Zu jedem Dienst kann ein Chat aktiviert werden. Hierbei handelt es sich um einen voll datenschutzkonformen Gruppenchat, zu welchem automatisch alle bei der Veranstaltung beteiligten Personen (Dienst-Verantwortlicher, sowie alle fest eingeteilten Mitglieder) Zugriff haben.
Die Chatfunktion wird technisch realisiert und bereitgestellt durch die App Team Wohlfahrt der Firma D&T Internet (Köln).
Einrichtung in HiOrg-Server
Der Admin des HiOrg-Servers muss zunächst einmalig in den Einstellungen (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren) die Nutzung der Chatfunktion grundsätzlich aktivieren. Hinweis: Zur automatisierten Anlage eines Mandaten werden Name und Anschrift, sowie die E-Mail-Adressen „allgemein“ und „Web-Admin“, der Organisation an den Betreiber der Team Wohlfahrt-App übertragen.
Ab dann findet sich bei den Details jeder Veranstaltung eine Funktion, um den Chat bei dieser Veranstaltung zu aktivieren.
Sobald dies geschieht wird automatisch eine Chatgruppe angelegt und bei jeder Änderung des beteiligten Personals (bspw. Einteilung) auch die Teilnehmer im Chat synchron gehalten.
Nutzung durch Mitglieder
Um den Chat zu nutzen, muss die Team Wohlfahrt-Appeinmalig auf dem Mobilgerät installiert werden. Die Anmeldung erfolgt per Single Sign-On (SSO) über HiOrg-Server, sodass keine separate Registrierung erforderlich ist. Die Zuordnung der Helfer zu den einzelnen Chats geschieht automatisch durch eine Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und Team Wohlfahrt-App, es ist keine weitere Aktion nötig.
In der HiOrg-Server Mobilgeräte-App findet sich bei den Details der Veranstaltung ein Button, über welchen die Nutzer direkt den Chat zu diesem Dienst öffnen können.
Alle Inhalte der Chats sind vollständig Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sämtliche Daten befinden sich auf Servern in Deutschland unter der Verwaltung rein deutscher Firmen, die mit uns eine AV-Vereinbarung abgeschlossen haben. Somit werden die Anforderungen von DS-GVO und BDSG (sowie auch der kirchlichen Datenschutzgesetze) nicht nur vollständig erfüllt, sondern deutlich übertroffen.
Nach dem Ende der zugehörigen Veranstaltung ist der Chat noch für 2 Tage in vollem Umfang nutzbar. Danach kann er noch für 30 Tage angesehen werden, dann wird der Chat mit sämtlichen Inhalten gelöscht.
Los geht`s!
Hört sich gut an? Am besten probiert ihr den Chat gleich mal aus 🔥. Wir freuen uns, dass wir eure Arbeit mit diesem aufregenden Update weiter erleichtern können und sind gespannt auf euer Feedback!
🤗 Ein herzliches Dankeschön geht an alle Tester unseres Prototyps für ihre wertvolle Unterstützung und die hilfreichen Anmerkungen.
Musste ein Kurs storniert werden, so war es bisher nötig, den Kurs im System vollständig zu löschen. Nur so wurde er auch bei der QSEH gelöscht. Mit dem Update können gemeldete Kurse aus dem System heraus bei meineQSEH storniert werden, ohne dass die Daten verloren gehen.
Gemeldete Kurse erhalten nach der Meldung einen extra Button in der Kursliste. Über diesen Button kann ein Kurs bei meineQSEH bequem storniert werden. Zusätzlich kann der Kurs aber auch problemlos erneut gemeldet werden, da alle Daten in HiOrg-Server KURSE erhalten bleiben.
Statusanzeige gemeldeter Kurse
Zeitgleich können wir auch ein weiteres Update veröffentlichen: Eine Anzeige, die den Status eines gemeldeten Kurses automatisiert bei meineQSEH abfragt und angibt, ob alles „ok“ ist oder eine Dateninkonsistenz erkannt wurde.
Dazu werden über Nacht alle Eckdaten der als „gemeldet“ hinterlegten Kurse mit den Daten bei meineQSEH abgeglichen. Wird dabei eine Abweichung erkannt (bspw. im Lehrgangsort oder bei den Zeitangaben), passiert folgendes:
Die Farbe der Genehmigungsnummer wechselt von grün auf orange.
Es erscheint ein Button zum Aktualisieren der Daten.
Der Kurs wird auf der Übersicht zur Aktualisierung vorgeschlagen.
Wurde bei dem Abgleich ein Lehrgang in meineQSEH als storniert erkannt, so wird dieser Status auch in HiOrg-Server KURSE übernommen und der Kurs kann erneut gemeldet werden.
Zusätzlich werden in der Kursliste nun alle Nicht-BG-Kurse als solche gekennzeichnet.
⚠️ Jetzt zur neuen Schnittstelle wechseln!
Die alte QSEH-Schnittstelle wird am 29. April von der QSEH abgeschaltet. ⚠️ Dann ist keine Lehrgangsmeldung aus HiOrg-Server KURSE heraus mehr möglich.
Um die neue Schnittstelle zu aktivieren, müssen neue Zugangsdaten (für meineQSEH) in den Einstellungen hinterlegt werden. Dazu haben wir weitere Informationen und eine Anleitung für euch bereitgestellt.
Noch keine Schnittstelle aktiviert?
Ihr seid eine ermächtigte Stelle, aber nutzt die komfortable BG-Funktionalität in HiOrg-Server KURSE bisher noch nicht? Startet doch jetzt gleich damit, indem ihr eure BG-Kennziffer in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) hinterlegt. Erst danach werden viele Spezialfunktionen freigeschaltet. Bei Fragen helfen wir euch gerne weiter!
Edit 11.03.2024: Unser Ansprechpartner der QSEH hat uns mitgeteilt, dass der Termin zur Abschaltung der alten Schnittstelle auf 30.04.2024 verschoben wurde.
Gute Neuigkeiten für unsere meineQSEH-Nutzer! 🎉
Wir freuen uns sehr, euch mitteilen zu können, dass unsere brandneue Schnittstelle zur Übertragung von Kursdaten aus HiOrg-Server KURSE zum meineQSEH-Portal jetzt offiziell veröffentlicht wurde!
Ab sofort könnt ihr in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Ausbildung allgemein) eure neuen Zugangsdaten hinterlegen. Dazu muss in meineQSEH zuerst ein Unterkonto für den Zugang angelegt werden. Als Unterstützung haben wir eine Videoanleitung erstellt, die euch bei der Einrichtung der Schnittstellennutzung behilflich sein wird.
Die Kurse werden euch wie gehabt in HiOrg-Server KURSE zur Meldung bei der QSEH vorgeschlagen. In Einzelfällen kann eine Anpassung der Adressdaten des hinterlegten Veranstaltungsortes notwendig werden. Dies kann innerhalb des Meldevorgangs erledigt werden und ist höchstens einmal pro Kursort erforderlich. Zusätzlich empfehlen wir, vor der Meldung zu kontrollieren, dass ein Ansprechpartner (für die QSEH) beim Kursort hinterlegt ist. Diese Information wird zur Übertragung zwingend benötigt.
Als nächsten Schritt werden wir eine Anzeige implementieren, die den Status eines gemeldeten Kurses automatisiert bei meineQSEH abfragt und anzeigt, ob alles „ok“ ist oder ein Problem erkannt wurde.
Für einen Übergangszeitraum (voraussichtlich bis Ende März) ist ein Wechsel zurück zur alten Schnittstelle möglich (bitte haltet dafür eure alten Zugangsdaten bereit!). In diesem Fall sind wir für eure Rückmeldung dankbar, wo es Schwierigkeiten mit der neuen Schnittstelle gab. So können wir diese umgehend beheben.
Anzeige der Kursliste angepasst
Wird eine größere Anzahl an Kursterminen über HiOrg-Server KURSE abgewickelt, so kann es zu längeren Ladezeiten bei der Kursliste kommen. Aus diesem Grund haben wir hier eine Anpassung vorgenommen, so dass standardmäßig nur noch die Termine der nächsten 3 Monate geladen werden.
Die Ansicht kann mit einem Klick auf die Gesamtzahl der Kurse verändert werden, oder ihr nutzt die Quicklinks (inklusive der freien Datumseingabe) am oberen Rand der Tabelle.
Vor Kurzem haben wir es bereits angekündigt, nun ist es soweit: HiOrg-Server KURSE bietet euch nun die Möglichkeit, automatische SMS-Erinnerungen an die Teilnehmenden eurer Kurse zu versenden. 📲
Mit dieser Funktion könnt ihr nicht nur die Kommunikation mit euren Kursteilnehmenden verbessern, sondern auch die No-Show Rate deutlich verringern. Keine Sorge mehr um verpasste Kurse – mit unseren Erinnerungs-SMS sind eure Teilnehmenden immer bestens informiert und pünktlich am Start!
Und so funktioniert es
Um die Erinnerungsfunktion zu nutzen, müssen ein paar Punkte beachtet werden:
1️⃣ Das SMS-Feature muss im System aktiviert werden (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Ausbildung allgemein). Der Versand der Erinnerung erfolgt einen Tag vor Kursbeginn.
2️⃣ Bei Selbstzahlern muss die Telefonnummer erfasst werden (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Ausbildung allgemein).
3️⃣ Einzelne Kurstypen können für die Erinnerung aktiviert werden (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Kurstypen / Lehrscheine). Der jeweilige Text der SMS kann dabei im Kurstyp angepasst werden.
4️⃣ Das SMS-Konto muss ein Guthaben aufweisen (System > Mein HiOrg-Server > SMS-Konto). Der Versand der Erinnerungen erfolgt kursweise, jedoch nur bei ausreichender Deckung. Wir empfehlen die Aufladung des SMS-Kontos per Lastschrift.
Eine Zusammenfassung in den Benachrichtigungen und eine detaillierte Aufstellung im Nachrichtenarchiv (System > Nachrichtenarchiv > Typ: SMS) sorgen für den Überblick über die versendeten Erinnerungen.
Bitte beachtet, dass die Funktion nur für Selbstzahlende verfügbar ist und nicht für Teilnehmende der UVT. Diese können aber bspw. über die Rundmailfunktion der Teilnehmerliste per E-Mail erreicht werden.
🤗 Ein herzliches Dankeschön geht an alle Tester unseres Prototyps für ihre wertvolle Unterstützung und die hilfreichen Anmerkungen. Wir freuen uns, dass wir eure Arbeit mit diesem Update weiter erleichtern können.
Edit 29.11.2023: Wir möchten uns herzlich für die zahlreichen Rückmeldungen zu unserem neuen Feature bedanken. Momentan haben wir bereits genügend Tester gefunden. Nochmals vielen Dank für euer Engagement und euer Interesse an unserer Arbeit.
Wir freuen uns, dass unsere Kursverwaltungssoftware HiOrg-Server KURSE demnächst mit einem brandneuen Feature aufwartet: die Möglichkeit, automatische Erinnerungs-SMS an die Teilnehmenden eurer Kurse zu versenden. 📲💡
Mit dieser Funktion könnt ihr nicht nur die Kommunikation mit euren Kursteilnehmenden verbessern, sondern auch die No-Show Rate deutlich verringern. Keine Sorge mehr um verpasste Kurse – mit unseren Erinnerungs-SMS sind eure Teilnehmenden immer bestens informiert und pünktlich am Start!
Angelegten Kurstypen können einzeln für die Erinnerung aktiviert werden, wobei auch der Text der SMS angepasst werden kann. Die Benachrichtigung erfolgt dann am Vortag des gebuchten Kurses. Eine Zusammenfassung sorgt für den Überblick. Bitte beachtet, dass die Funktion nur für Selbstzahlende verfügbar ist und nicht für Teilnehmende der UVT.
🔍 Aktuell suchen wir noch nach interessierten Personen, die dieses interessante Feature vorab testen möchten. Eure Erfahrungen und Rückmeldungen sind uns wichtig, um sicherzustellen, dass die neue Funktion reibungslos läuft und euren Anforderungen entspricht. Schreibt uns eine Nachricht (Formular / E-Mail), um mehr über die Testmöglichkeiten zu erfahren. Wir melden uns dann bei euch. 🤝
Menschen haben zunehmend divergente Essgewohnheiten und gleichzeitig nehmen auch Lebensmittelallergien und Intoleranzen zu. Auf diesen Umstand sollte auch bei Gemeinschaftsveranstaltungen mit Verpflegung eingegangen werden, damit alle Helfenden satt und zufrieden sind.
Um hier zu unterstützen können in HiOrg-Server nun Verpflegungsoptionen abgebildet werden. Die Änderung umfasst die drei neuen Eingabefelder
Ernährungsgewohnheit
Lebensmittelallergien / -intoleranzen
weitere Angaben zur Verpflegung (Freitext).
Die Informationen können vom Mitglied selbst in den persönlichen Daten (über „Mein Konto > Meine Daten > weitere Angaben“) eingetragen werden. Zusätzlich gibt es zwei neue Standardformulare zur Anzeige der Verpflegung bei einer Veranstaltung
Verpflegungsliste Termin („System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Formulare zu Terminen“)
Die Sichbarkeit der hinterlegten Standardformulare ist auf Verantwortliche für einen Dienst / Termin, sowie Nutzende mit dem Recht sandienst oder termine begrenzt.
Dokumente direkt anzeigen
Eine Neuerung gibt es auch bei den Anzeigemöglichkeiten von hinterlegten Dokumenten. Dokumente konnten im Browser-System bisher nicht direkt angezeigt werden, sondern mussten vor dem Öffnen erst lokal gespeichert werden.
Diese Funktionalität haben wir nun vereinfacht. Ein Klick auf den Namen öffnet das Dokument direkt im Browser. Klickt man auf das Icon neben dem Namen wird die Datei wie bisher heruntergeladen und gespeichert.
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