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Recht weit oben auf der Wunschliste befand sich sich der Vorschlag, über Geburtstage innerhalb der Organisation besser informiert zu werden. Diesen Wunsch haben wir nun umgesetzt, so dass seit letzter Woche entsprechende Benachrichtigungen im System angezeigt werden. HiOrg-Server mit aktiviertem Push-Versand liefern die Benachrichtigung auch an Mobilgeräte mit HiOrg-Server App aus.

Diese Geburtstagsbenachrichtigungen erhalten Personen aus dem Leitungsteam einer Organisation und alle Mitglieder der gleichen Gruppe. Ist das Geburtsdatum in den Mitgliedsdaten als verborgen gekennzeichnet (Schlosssymbol vor dem Eingabefeld), so geht die Benachrichtigung ausschließlich ans Leitungsteam. Die Push-Benachrichtigung wird je nach Servereinstellung mit oder ohne Namensnennung versendet.

🪄✨ Das Geburtstagsupdate erfüllt einen Wunsch mit 795 Votes von unserer Wunschliste, wobei wir den Originalvorschlag etwas an aktuelle Gegebenheiten angepasst haben. 🧞‍♂️

Bei Planung und Durchführung von öffentlichen Kursangeboten kommt es vor, dass eine angemeldete Person doch nicht am Kurs teilnehmen kann oder auch einfach nicht zum vereinbarten Termin erscheint. Das führt dann oft zu erhöhtem Verwaltungsaufwand. Mit der neuen Funktion „Kursteilnahme stornieren“ bietet HiOrg-Server KURSE nun auch eine Lösung für diese Fälle.

Teilnahmestatus

In den Details zum Teilnehmers oder zur Teilnehmerin (Anzeige über Stiftsymbol) gibt es nun einen zusätzlichen Abschnitt „Status“. Bei einer angemeldeten Person ist dieser Bereich grün hinterlegt, die Teilnahme ist aktiviert.

Ist die Teilnahme nicht möglich, kann über den Button eine Stornierung durchgeführt werden. Dabei ist es möglich, eine Bestätigungsmail zur Stornierung zu verschicken. Der Text dafür kann unter System > Einstellungen > Systemmails > Stornierungsbestätigung nach Bedarf angepasst werden. In der Liste eines Kurses werden stornierte Teilnahmen ans Ende der Liste sortiert und mit einem entsprechenden Label versehen. Zusätzlich informiert ein Hinweis über Details zur Stornierung.

Die Daten zu einer stornierte Teilnahme verbleiben im System und können auf einen anderen Kurs umgebucht oder einfach wieder aktiviert werden. Alle Statusänderungen werden in der Teilnahmehistorie erfasst.

Eine Stornierung ist über den Selbstverwaltungslink auch direkt von einem Firmenkunden selbst möglich. Über diesen Link können Teilnahmen auch wieder aktiv gesetzt werden, solange noch Plätze im Kurs frei sind.

Umbuchung

Bei den Systemmails gibt es nun auch eine neue E-Mail-Vorlage zur Bestätigung einer Umbuchung. Diese Vorlage kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Dabei beziehen sich die verwendeten Variablen auf den neuen Kurs. Neu sind diefolgenden beiden Variablen, die sich auf den alten Kurs beziehen:

  • [[$kursbezeich_vorher]] => Bezeichnung des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung
  • [[$kursbeginn_vorher]] => Kursbeginn (Datum) des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung

Berechnung

Wird eine Teilnahme storniert, so kann die angemeldete Person von der Zahlung der Kursgebühr befreit werden. Dazu muss nur das entsprechende Häkchen im Dialog gesetzt werden. Zur internen Dokumentation gibt es die Möglichkeit, eine Begründung zu hinterlegen. So kann die Entscheidung über die Berechnung auch im Nachgang von einem anderen Teammitglied getroffen werden.
Wird eine Teilnahme über den Selbstverwaltungslink storniert, kann selbstverständlich keine Entscheidung zur Bezahlung hinterlegt werden.

Zu diesem Thema gibt es auch einen Eintrag in unserem Wiki-Handbuch.

🪄✨ Das Update erfüllt einen Vorschlag mit 142 Votes von unserer Wunschliste. 🧞‍♂️

Regelmäßige Überprüfung nur bei hinterlegtem Führerschein

Die Funktion der regelmäßigen Überprüfung wird oft genutzt, um die Gültigkeit von hinterlegten Führerscheinen zu kontrollieren. Aus diesem Grund gibt es hier in den Einstellungen ein kleines Update in Form einer Checkbox. Das System kann nun erkennen, dass die betreffende Überprüfung nur für Mitglieder mit eingetragener Fahrerlaubnis gilt. Damit werden Mitglieder ohne Führerschein (bspw. Jugendliche) nicht mehr in der Liste der zu überprüfenden Personen angezeigt.

Die neue Checkbox finden Sie in den Einstellungen zu den regelmäßigen Überprüfungen.

🧞‍♂️ Diese Erweiterung erfüllt 2 Wünsche mit 57 Votes von der HiOrg-Server Wunschliste.

Personalanzeige bei Kleindiensten

In den beiden Ansichten Alle Dienste und Alle Termine werden bei der Einteilung von bis zu 3 Personen die Namen der Helfenden direkt in der Liste aufgeführt. Das ist besonders praktisch für Organisationen mit vielen Kleindiensten (bspw. auch HvO- / Bereitschaftsdienste, …).

Dienst mit 2 eingeteilten Personen.

Für Veranstaltungen mit mehr als 3 festen Einteilungen stehen die Informationen weiterhin auf der Einteilungsseite bzw. auf dem entsprechenden Formular (Dienst- / Termin-Details).

Zukünftig werden eingetragene Telefonnummern beim Speichern überprüft und im bekannten Format Ländervorwahl – Ortsvorwahl – Teilnehmernummer im HiOrg-Server hinterlegt. Dies betrifft alle Telefon- und Faxnummern, die im System erfasst werden können.

Die Ländervorwahl wird beim Speichern der Nummer automatisch ergänzt und muss nicht jedes Mal eingetragen werden. Dabei orientiert sich das System am Land, das in den Einstellungen des genutzten HiOrg-Servers hinterlegt ist. Die Anzeige einer hinterlegten Nummer richtet sich nach der länderspezifischen Darstellung. Der Einfachheit halber wird die Ländervorwahl nur bei ausländischen Nummern angezeigt.

Im Zuge dieser Umstellung wurde an verschiedenen Stellen ein zusätzliches (eigenes) Feld zur Eingabe einer Handynummer ergänzt. 🧞‍♂️ Damit erfüllen wir einen Wunsch mit 50 Votes von der Wunschliste.

Eventuell kann es beim Bearbeiten von Datensätzen mit bereits vorhandenen Nummern zu Fehlermeldungen kommen, wenn eine Zahlenfolge (bspw. aufgrund von ungewöhnlichen Trennzeichen) nicht korrekt aufgelöst werden konnte.

Eine Push-Nachricht ist eine spezielle Meldung, die direkt auf dem Mobilgerät angezeigt wird, ohne dass zuvor die HiOrg-Server App geöffnet werden muss. Zukünftig können diese Benachrichtigungen direkt aus HiOrg-Server auf das Smartphone eines Mitglieds gesendet werden, wenn dort die HiOrg-Server Mobilgeräte-App (ab v5.5.2) installiert ist.

Kommt Ihnen diese Funktion bereits bekannt vor? Sie haben vollkommen Recht, grundsätzlich ist die Möglichkeit für Push-Benachrichtigungen seit mehreren Monaten verfügbar. Bisher musste sie allerdings als Beta-Funktion im Laborbereich aktiviert werden – und das hat sich nun geändert. Mit der Übernahme in den offiziellen Funktionsumfang gibt es zusätzlich ein paar Änderungen und Erweiterungen.

Push für alle aktiviert

Aktuell können Anfragen bei Personalbedarf vom Disponenten per Push versendet werden (HiOrg-Server PRO und KURSE). Dabei kann der Disponent auf einen Dienst, Kurs oder Termin aufmerksam machen, indem er beim Anlegen / Bearbeiten die neue Option „Rückmeldung von qualifizierten Helfern anfragen“ auswählt.

Checkbox Rückmeldung anfragen

Informationen zum Einteilungsstatus, bspw. wenn eine Meldung zur festen Einteilung geändert wird, werden vom System automatisch per Push an die betreffenden Nutzer versendet.

Damit die neue Funktion auch direkt genutzt werden kann, haben wir den Push-Versand für alle Server standardmäßig aktiviert. Nachrichten werden von der App nun prominent auf dem Mobilgerät anzeigt – außer der Nutzer hat diese Möglichkeit bereits in den Einstellungen der App deaktiviert.

Die komplette Push-Funktionalität eines Servers kann vom Admin in den Einstellungen deaktiviert werden (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren).

Push mit spezifischen Informationen

Als Reaktion auf das Feedback der Beta-Tester sind nun auch Push-Nachrichten möglich, die auf dem Home-Screen detailiertere Informationen enthalten. Bislang hatten wir uns hier für einen allgemeinen Text ohne konkrete Informationen zur Veranstaltung entschieden, da zum Erreichen der Endgeräte eine Anbindung an Apple bzw. Google zwingend notwendig ist.

Beispiel:
Standardnachricht: Personal für eine Veranstaltung benötigt: Bitte Rückmeldung abgeben.

Detaillierte Nachricht: Für den Dienst "TddE" am 03.10.2021 werden noch Helfer benötigt. Bitte prüfen Sie, ob Sie sich für diesen Dienst melden können. (demo)

Die Entscheidung, ob Veranstaltungsdaten und ggf. persönliche Helferdaten über ausländische Server (Amazon, Apple & Google) geleitet werden, liegt damit nun bei Ihnen. Die ausführlicheren Push-Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert und müssen vom Admin in den Einstellungen aktiviert werden.

Einheitliche Benachrichtigungen im System

Zusätzlich zur Übertragung per Push erscheinen Statusinformationen auch in der Benachrichtigungsübersicht der App. Im Benachrichtigungssystem der Web-Version (auf der Übersicht) waren diese Anfragen bisher nicht enthalten.
Durch die Verschmelzung der beiden Systeme werden Benachrichtigungen nun einheitlich ausgeliefert. Das bedeutet, dass Nutzer der Web-Version nun auch Meldungen zum Einteilungsstatus usw. erhalten. Im Gegenzug werden App-Nutzer bspw. auf ablaufende Ausbildungen, anstehende regelmäßige Überprüfungen und Terminabsprachen hingewiesen.

Hinweis: Informationen zum Einteilungsstatus und Personalanforderungen erscheinen unabhängig von Push im Benachrichtigungssystem, also auch wenn die Push-Funktionalität eines Servers deaktiviert ist.

Mit dieser Verschmelzung legen wir auch den Grundstein für weitere Neuerungen, die hier demnächst folgen werden. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Darstellung von Web-Benachrichtigungen, die durch eine Überarbeitung übersichtlicher werden sollen. Zusätzlich werden auch noch weitere Nachrichten integriert, bspw. Info bei neuen und geänderten Veranstaltungen oder Erinnerungen an anstehende Geburtstage, Kontrolle der persönlichen Daten, …

Nicht alle Informationen sollen als Pushnachricht versendet werden, aber wir sind trotzdem sicher, dass der neue Bereich die Arbeit mit HiOrg-Server noch komfortabler gestaltet.

Viele Menschen greifen immer stärker auf Online-Bezahlservices zurück. Aus diesem Grund bietet HiOrg-Server KURSE Ihren Kursteilnehmern nun die Möglichkeit, eine Kursbuchung direkt mit einer Zahlung per PayPal abzuschließen. Aber das ist noch nicht alles, es gibt noch weitere kleine Updates.

Zahlungsarten für Selbstzahler

Meldet sich zukünftig ein Teilnehmer über die öffentlichen Kursangebote an, so hat er nun die Auswahl zwischen unterschiedlichen Zahlungsarten. Diese können vorher vom Disponenten im jeweiligen Kurstyp festgelegt werden.

Hinweis: Bisher sind im System fünf Zahlungsarten hinterlegt, die nur für Selbstzahler angeboten werden können. Wird im Kurstyp keine Vorauswahl getroffen, so fehlt die Auswahlmöglichkeit bei der Anmeldung und alles bleibt wie bisher.

Icons Zahlungsarten

Auf der Teilnehmerliste eines Kurses zeigt nun ein Icon an, welche Zahlungsart der Teilnehmer bei der Anmeldung gewählt hat. In den Details kann diese Auswahl bearbeitet werden.
Teilnehmer, die über eine BG oder ein Unternehmen abgerechnet werden, sind wie bisher für Zahlung auf Rechnung vorgesehen.

Zahlung per PayPal

Vier der neu hinterlegten Zahlungsarten (Barzahlung vor Ort, Kartenzahlung vor Ort, Zahlung auf Rechnung, Gutschein) dienen lediglich der besseren Übersicht. Wird allerdings die Bezahlart PayPal im Server aktiviert, so ist eine direkte Zahlung bei Anmeldung zur Teilnahme möglich.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

  • Sie (als Kursanbieter und Zahlungsempfänger) benötigen ein Konto beim Onlinedienst PayPal.
  • PayPal muss im HiOrg-Server aktiviert sein (unter System > Einstellungen > PayPal). Hier muss eine Client-ID und ein Passwort hinterlegt werden, welche Sie bei PayPal erzeugen können. Keine Sorge, Sie finden auf der Seite auch eine kleine Anleitung dazu.
  • Im jeweiligen Kurstyp muss die Checkbox „Zahlung per PayPal“ aktiviert sein, damit die Zahlungsart bei der Anmeldung ausgewählt werden kann.

Nach der Anmeldung wird der Teilnehmer zu PayPal weitergeleitet. Wurde eine Zahlung erfolgreich abgeschlossen, so wird dies durch ein blaues PayPal-Icon auf der Teilnehmerliste angezeigt. Hat der Teilnehmer die Zahlung abgebrochen, so wird in der Liste das PayPal-Icon gesetzt, bleibt aber farblos. So sehen Sie, dass hier Klärungsbedarf besteht.

Hinweis: Alle Informationen zum Zahlungsvorgang werden in der Teilnehmerhistorie gespeichert und können dort überprüft werden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt zwei Vorschläge mit 304 Votes von der HiOrg-Server Wunschliste.

Wichtig: Haben Sie Ihre Kursseiten bereits aktualisiert?

Nicht nur die Darstellung der öffentlichen Kursangebote wurde im Dezember 2020 aktualisert. Auch der Link zur Einbindung unterscheidet sich von dem, der bisher genutzt wurde. ⚠️ Um weiterhin Kursangebote aus HiOrg-Server präsentieren zu können, müssen Sie die Verknüpfung auf Ihrer Webseite zwingend austauschen!

Hier finden Sie Ihren individuellen Link in den Einstellungen

Bitte aktualisieren Sie Ihre Links zeitnah, die alten Angebote werden in Kürze abgeschaltet. Hinweise und eine Beschreibung finden Sie in diesem Blog-Post. Für Nutzer des DRK-Typo3-Plugins hat die D&T Internet GmbH ein Update veröffentlicht.
Bitte informieren Sie ggf. Ihren Admin bzw. den Webmaster Ihres Internetauftritts. Bei Fragen helfen wir gerne weiter.

Seit heute versendet HiOrg-Server eine Benachrichtung an Helfer, wenn sich deren Einteilungsstatus ändert.
Wird also ein Helfer bspw. fest eingeteilt, so erscheint eine Push-Mitteilung auf seinem Mobilgerät. Diese Funktion umfasst Benachrichtigungen zu Diensten, Terminen und Kursen. In HiOrg-Server KURSE werden Ausbilder und Helfer informiert.

Anders als die schon länger verfügbaren Push-Benachrichtigungen, welche ein Disponent zu einer Veranstaltung auslösen kann, werden die Informationen zur Statusänderung automatisch vom System versendet.

Voraussetzungen

  • die Push-Funktion muss (derzeit noch) im Labor (System > Einstellungen > Entwicklungslabor) von einem Nutzer mit Admin-Recht aktiviert werden.
    Entwicklungslabor
  • Helfer benötigen eine aktuelle Version der HiOrg-Server App (ab v5.5.2).
  • Push-Benachrichtungen dürfen in den Einstellungen der Mobilgeräte-App nicht deaktiviert sein.
    Push-Benachrichtigung Settings