Beiträge

Neben der klassischen Desktop-Anwendung greift ein großer Teil der Nutzer inzwischen mit der Mobilgeräte-App auf den HiOrg-Server zu. Zur besseren Verzahnung der beiden Systeme wurde nun ein neues Link-Schema eingeführt, das auch die grundsätzliche Handhabung von versendeten Veranstaltungslinks verbessert.

Veranstaltungen öffnen sich direkt in der App

Über HiOrg-Server können Rundmails an alle Nutzer versendet werden, bspw. zu neuen Diensten, Terminen und auch zu Kursen. Inzwischen ist auch gängig, seine E-Mails schnell auf dem Handy zu checken. Um hier den Ablauf zu optimieren öffnen Veranstaltungslinks, die aus dem System heraus an Mitglieder gesendet werden, die entsprechende Veranstaltung nun direkt in der HiOrg-Server App. Diese Funktion wird ab v5.6.2 unterstützt. Sofern keine App auf dem Endgerät installiert ist, wird die Veranstaltung wie bisher im Browser angezeigt.

Für diese Funktion wird die neue Domain hiorg.link genutzt. Vielleicht haben Sie den Unterschied bereits in Ihren Mails entdeckt und sich gewundert. Aber kein Grund zur Sorge, es hat alles seine Richtigkeit mit dieser neuen Endung.

Veranstaltungen einfach teilen

Mal schnell die Kollegen auf einen Dienst hinweisen? Dienste, Termine und Kurse können jetzt mit einem Klick aus der App (ab v5.6.2) heraus geteilt werden. Dazu finden Sie rechts oben das „teilen“-Symbol, welches die Weiterleitung über die üblichen Kanäle ermöglicht. Auch hier wird das neue hiorg.link-Schema genutzt, damit der Empfänger die Veranstaltung direkt in der App sehen kann. So können Veranstaltungen bspw. auch über Messengerdienste geteilt werden, ohne dass sensible Informationen an Drittdienste herausgegeben werden.

Veranstaltung aus der HiOrg-Server App teilen

Um die Qualifikationen eines Mitglieds vollständig zu erfassen, können absolvierte Ausbildungen in HiOrg-Server hinterlegt werden (im Bereich „Mitglieder > Ausbildungen“). Diese werden bspw. bei der Einteilung zu Diensten berücksichtigt.

Für alle Nutzer von HiOrg-Server KURSE gibt es seit Kurzem eine interessante Erweiterung in diesem Bereich: Kursteilnahmen können nun bequem als Ausbildung bei dem entsprechenden Mitglied gespeichert werden.

Dazu muss in den Details eines Kurstermins lediglich das neue Häkchen „Dieser Kurs soll als Zusatz-Ausbildung in der Mitglieder-Kartei gespeichert werden“ gesetzt werden. Die Einstellung wird angezeigt, sobald der Kurs zur internen Anmeldung freigegeben wird (Checkbox „Kurs intern ausschreiben“).

Nach Ablauf des Kurstermins erscheint auf der Übersicht ein Hinweis, um die Ausbildung bei den internen Teilnehmern zu übernehmen. Dort können auch weitere Informationen, wie bspw. die Gültigkeit, manuell ergänzt werden.

Angesichts der besonderen Herausforderungen, die viele Disponenten derzeit meistern müssen, haben wir die reguläre Entwicklung pausiert, und spontan ein Projekt eingeschoben:
Um die Personalplanung in Krisenzeiten weiter zu vereinfachen, gibt es nun für Disponenten eine Übersicht über verfügbares Personal.

Abwesenheit eintragen

Grundsätzlich können Helfer schon länger über den Menüpunkt »Mein Konto > Abwesenheiten« Zeiträume hinterlegen, in denen sie für Dienste nicht zur Verfügung stehen, bspw. wenn sie in Urlaub sind. Dies wurde dann bei der Diensteinteilung berücksichtigt und der Disponent konnte zusätzlich im Menü »Mitglieder > Abwesenheiten« eine Urlaubsliste einsehen.
Anm.: Nicht wundern: Tatsächlich hießen die Menüpunkte bis vor kurzem »Urlaub« bzw. »Urlaubsübersicht«.

Neue Übersicht: Personal-Verfügbarkeit

In Anbetracht der aktuellen Lage haben wir eine zusätzliche Übersicht erstellt, wo auf einen Blick ersichtlich ist, welche Mitarbeiter verfügbar sind und welche, bspw. wegen Quarantäne, ausfallen. Die Informationen können direkt über das Hauptmenü aufgerufen werden (Menüpunkt »Personal-Verfügbarkeit«).
Diese Ansicht ist für Nutzer mit dem Recht »mitarbeiter«, »sandienst« oder für Mitglieder des Leitungsteams verfügbar.

Abwesenheit eintragen per App

Voraussetzung für die sinnvolle Nutzbarkeit dieser Funktion ist natürlich eine aktive und zeitnahe Pflege der Abwesenheiten durch alle Helfer. Um dies möglichst einfach zu gestalten, wird die Mobilgeräte-App um die Möglichkeit zum Eintragen von eigenen Abwesenheiten erweitert. Das Update v5.3.0 wird in den nächsten Tagen zunächst als Beta-Version freigegeben. Weitere Informationen zu den Beta-Versionen finden Sie hier.
Bis dahin können Nutzer sich über den Menüpunkt »zur Web-Ansicht« mit einem Klick komfortabel aus der App direkt in der Webanwendung einloggen.

Wir hoffen, dass diese schnelle Lösung auch in Ihrer Organisation nützlich ist, und freuen uns über Ihr Feedback.

In Vorbereitung auf die Erweiterung im Bereich „Ehrungen“ (den wir gerade überarbeiten) können ab heute fühere Mitgliedschaften erfasst werden.
Dazu gibt es den neuen Link „frühere Mitgliedschaften“ im Bereich ‚Mitglieder > Mitgliederliste > bearbeiten > Organisation‘. Beim Klick öffnet sich ein Fenster, in dem die entsprechenden Daten eingetragen werden können.

Frühere Mitgliedschaften erfassen

Die Summe der vorhergehenden Mitgliedsjahre wird in Klammer angezeigt, überlappende Zeiträume werden herausgerechnet. Für Formulare und Vordrucke stehen zusätzlich 2 neue Variablen zur Verfügung:

  • $dienstalter
    zur Ausgabe der Gesamtzahl der Mitgliedsjahre (frühere + aktuelle)
  • $fruehere_mitgliedschaften
    erzeugt eine Liste der vorhergehenden Mitgliedschaften

Hinweis: Das Dienstalter, welches in der Liste der Ehrungen ausgegeben wird, bezieht sich momentan weiterhin nur auf den aktuellen Mitgliedszeitraum.

Zauberstab

Diese Erweiterung setzt einen Vorschlag mit 17 Votes aus unserer Wunschliste um.

Bislang war für Dienste mit mehreren Schichten nur die Auswahl eines Einsatzleiters möglich, was in der Realität oft anders aussah. Heute Nacht werden wir dazu ein Update veröffentlichen, danach kann für jede Schicht ein separater Einsatzleiter festgelegt werden. Außerdem haben wir die Bestätigungen an eingeteilte Helfer und den Veranstalter optimiert. E-Mails und SMS werden nun individuell für jeden Zeitraum versandt, so dass Helfer nur noch über die für sie relevanten Schichten und Abschnitte informiert werden. Das gleiche gilt für Erinnerungen zum Dienst, die nun gezielt gewählt werden können.

Die Neuerungen werden auch in die HiOrg-Server Apps übernommen. Für iOS wird es ein entsprechendes Update in KW 9 geben. Für Android erfolgt die Umsetzung vorerst in der aktuellen Beta-Version, die Veröffentlichung für alle Nutzer planen wir für den April 2019.

Zauberstab

Damit setzen wir einen Vorschlag mit 53 Votes aus unserer Wunschliste um.

Details Kursteilnehmer

Kursteilnehmer welche eine Ausbildung aus beruflichen Gründen besuchen, werden gewöhnlich über die zugehörige Berufsgenossenschaft abgerechnet.
Wenn Sie HiOrg-Server KURSE nutzen, können Sie daher ab heute in der Detailansicht des Teilnehmers vermerken, ob das für die Abrechnung notwendige Formular bereits unterzeichnet bei Ihnen eingereicht wurde. Diese Information wird auch in der Kursteilnehmerliste Ihres HiOrg-Servers angezeigt.

Unter System > Einstellungen – Ausbildung /Kurse > Ausbildung allgemein kann der Zeitraum festgelegt werden, wie viele Tage vor dem Kurs das Formular vorliegen soll. Wenn dies nicht rechtzeitig der Fall ist, erscheint eine Warnmeldung auf der Übersicht Ihres HiOrg-Servers.
Hinweis: Die Eingabe eines Negativwertes bedeutet „nach dem Kurs“.

⚠️ Bitte beachten Sie, dass folgerichtig eine Rechnung an die BG ab jetzt nur noch erzeugt werden kann, wenn die Checkbox „BG-Anmeldeformular eingereicht“ aktiviert ist.

Das Warten hat ein Ende: Heute wird die neue HiOrg-Server App für alle Nutzer eines iPhone oder iPad freigegeben. Die Anwendung wurde komplett neu programmiert und ist nun absolut stabil und deutlich schneller als zuvor. Zusätzlich sorgt ein Facelift für eine verbesserte Ansicht und intuitive Bedienung.

Folgende Funktionen wurden aus der bisherigen App übernommen, zum Teil leicht modifiziert und erweitert:

  • filterbare Veranstaltungsliste mit Besetzungsstatus und eigenem Status
  • Zugriff auf alle Details einer Veranstaltung
  • direkt zur Veranstaltungsadresse navigieren
  • Nutzer können sich zu Diensten oder Terminen melden
  • filterbare Mitgliederliste
  • Dokumente zu Verstaltungen
  • Lesebestätigung für Dokumente (sofern im Labor-Bereich Ihres HiOrg-Servers aktiviert)
  • Rundmails oder SMS-Nachrichten mit vordefinierten Textbausteinen senden
  • zahlreiche Filtermöglichkeiten der Empfängerliste
  • mehrere HiOrg Zugänge in der App verwalten und einfacher Wechsel mit nur einem Klick
  • Passwort ändern / neu anfordern

Sofern auf Ihrem iOS-Gerät Autoupdates aktiviert sind, aktualisiert sich die App selbständig, ansonsten kann das Update über den Apple Store durchgeführt werden.

Wir möchten uns an dieser Stelle noch einmal herzlich für die tatkräftige Unterstützung unserer Tester bedanken, die zur Gestaltung der App beigetragen haben.

Wie geht es weiter?

Als nächstes wird auch die Android-App durch die neue, gemeinsame Version abgelöst (voraussichtlich Anfang nächsten Jahres). Danach werden alle künftigen Updates zeitgleich mit identischen Funktionen für beide großen Plattformen erfolgen.
Mit kürzeren Release-Zyklen planen wir zügig neue Features zu veröffentlichen. Dabei setzen wir zunächst den Fokus auf die Zielgruppe „normale Mitglieder“ und wollen hier bspw. Push-Benachrichtigungen bei neuen Diensten / Terminen oder Möglichkeiten zur Änderung der eigenen Daten umsetzen.
Die Zielgruppen der Ausbilder (z.B. Anzeige von Kursterminen, Meldung als Ausbilder) und der Disponenten (Änderung / Bestätigung von Personaleinteilungen, Anlegen von Terminen / einfachen Diensten) stehen ebenfalls auf der Agenda für die Mobilgeräte-Apps. Hierzu können wir aber derzeit noch keine Termin-Schätzungen abgeben.

Wir freuen uns auf die kommenden Neuerungen!

PS: Sollten Sie Probleme bei der Installation oder Nutzung haben, schreiben Sie uns gerne eine E-Mail. Auf unserer Wunschliste finden sich bereits viele Vorschläge für Erweiterungen. Falls Sie noch weitere Ideen haben, tragen Sie diese gerne dort direkt in Ihrem HiOrg-Server ein.