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In Vorbereitung auf die Erweiterung im Bereich „Ehrungen“ (den wir gerade überarbeiten) können ab heute fühere Mitgliedschaften erfasst werden.
Dazu gibt es den neuen Link „frühere Mitgliedschaften“ im Bereich ‚Mitglieder > Mitgliederliste > bearbeiten > Organisation‘. Beim Klick öffnet sich ein Fenster, in dem die entsprechenden Daten eingetragen werden können.

Frühere Mitgliedschaften erfassen

Die Summe der vorhergehenden Mitgliedsjahre wird in Klammer angezeigt, überlappende Zeiträume werden herausgerechnet. Für Formulare und Vordrucke stehen zusätzlich 2 neue Variablen zur Verfügung:

  • $dienstalter
    zur Ausgabe der Gesamtzahl der Mitgliedsjahre (frühere + aktuelle)
  • $fruehere_mitgliedschaften
    erzeugt eine Liste der vorhergehenden Mitgliedschaften

Hinweis: Das Dienstalter, welches in der Liste der Ehrungen ausgegeben wird, bezieht sich momentan weiterhin nur auf den aktuellen Mitgliedszeitraum.

Zauberstab

Diese Erweiterung setzt einen Vorschlag mit 17 Votes aus unserer Wunschliste um.

Bislang war für Dienste mit mehreren Schichten nur die Auswahl eines Einsatzleiters möglich, was in der Realität oft anders aussah. Heute Nacht werden wir dazu ein Update veröffentlichen, danach kann für jede Schicht ein separater Einsatzleiter festgelegt werden. Außerdem haben wir die Bestätigungen an eingeteilte Helfer und den Veranstalter optimiert. E-Mails und SMS werden nun individuell für jeden Zeitraum versandt, so dass Helfer nur noch über die für sie relevanten Schichten und Abschnitte informiert werden. Das gleiche gilt für Erinnerungen zum Dienst, die nun gezielt gewählt werden können.

Die Neuerungen werden auch in die HiOrg-Server Apps übernommen. Für iOS wird es ein entsprechendes Update in KW 9 geben. Für Android erfolgt die Umsetzung vorerst in der aktuellen Beta-Version, die Veröffentlichung für alle Nutzer planen wir für den April 2019.

Zauberstab

Damit setzen wir einen Vorschlag mit 53 Votes aus unserer Wunschliste um.

Details Kursteilnehmer

Kursteilnehmer welche eine Ausbildung aus beruflichen Gründen besuchen, werden gewöhnlich über die zugehörige Berufsgenossenschaft abgerechnet.
Wenn Sie HiOrg-Server KURSE nutzen, können Sie daher ab heute in der Detailansicht des Teilnehmers vermerken, ob das für die Abrechnung notwendige Formular bereits unterzeichnet bei Ihnen eingereicht wurde. Diese Information wird auch in der Kursteilnehmerliste Ihres HiOrg-Servers angezeigt.

Unter System > Einstellungen – Ausbildung /Kurse > Ausbildung allgemein kann der Zeitraum festgelegt werden, wie viele Tage vor dem Kurs das Formular vorliegen soll. Wenn dies nicht rechtzeitig der Fall ist, erscheint eine Warnmeldung auf der Übersicht Ihres HiOrg-Servers.
Hinweis: Die Eingabe eines Negativwertes bedeutet „nach dem Kurs“.

⚠️ Bitte beachten Sie, dass folgerichtig eine Rechnung an die BG ab jetzt nur noch erzeugt werden kann, wenn die Checkbox „BG-Anmeldeformular eingereicht“ aktiviert ist.

Das Warten hat ein Ende: Heute wird die neue HiOrg-Server App für alle Nutzer eines iPhone oder iPad freigegeben. Die Anwendung wurde komplett neu programmiert und ist nun absolut stabil und deutlich schneller als zuvor. Zusätzlich sorgt ein Facelift für eine verbesserte Ansicht und intuitive Bedienung.

Folgende Funktionen wurden aus der bisherigen App übernommen, zum Teil leicht modifiziert und erweitert:

  • filterbare Veranstaltungsliste mit Besetzungsstatus und eigenem Status
  • Zugriff auf alle Details einer Veranstaltung
  • direkt zur Veranstaltungsadresse navigieren
  • Nutzer können sich zu Diensten oder Terminen melden
  • filterbare Mitgliederliste
  • Dokumente zu Verstaltungen
  • Lesebestätigung für Dokumente (sofern im Labor-Bereich Ihres HiOrg-Servers aktiviert)
  • Rundmails oder SMS-Nachrichten mit vordefinierten Textbausteinen senden
  • zahlreiche Filtermöglichkeiten der Empfängerliste
  • mehrere HiOrg Zugänge in der App verwalten und einfacher Wechsel mit nur einem Klick
  • Passwort ändern / neu anfordern

Sofern auf Ihrem iOS-Gerät Autoupdates aktiviert sind, aktualisiert sich die App selbständig, ansonsten kann das Update über den Apple Store durchgeführt werden.

Wir möchten uns an dieser Stelle noch einmal herzlich für die tatkräftige Unterstützung unserer Tester bedanken, die zur Gestaltung der App beigetragen haben.

Wie geht es weiter?

Als nächstes wird auch die Android-App durch die neue, gemeinsame Version abgelöst (voraussichtlich Anfang nächsten Jahres). Danach werden alle künftigen Updates zeitgleich mit identischen Funktionen für beide großen Plattformen erfolgen.
Mit kürzeren Release-Zyklen planen wir zügig neue Features zu veröffentlichen. Dabei setzen wir zunächst den Fokus auf die Zielgruppe „normale Mitglieder“ und wollen hier bspw. Push-Benachrichtigungen bei neuen Diensten / Terminen oder Möglichkeiten zur Änderung der eigenen Daten umsetzen.
Die Zielgruppen der Ausbilder (z.B. Anzeige von Kursterminen, Meldung als Ausbilder) und der Disponenten (Änderung / Bestätigung von Personaleinteilungen, Anlegen von Terminen / einfachen Diensten) stehen ebenfalls auf der Agenda für die Mobilgeräte-Apps. Hierzu können wir aber derzeit noch keine Termin-Schätzungen abgeben.

Wir freuen uns auf die kommenden Neuerungen!

PS: Sollten Sie Probleme bei der Installation oder Nutzung haben, schreiben Sie uns gerne eine E-Mail. Auf unserer Wunschliste finden sich bereits viele Vorschläge für Erweiterungen. Falls Sie noch weitere Ideen haben, tragen Sie diese gerne dort direkt in Ihrem HiOrg-Server ein.

Der erste Monat mit der neuen Datenschutz-Verordnung ist vorüber und es ist allgemein wieder ein bisschen Ruhe eingekehrt. Unsere Entwicklungsabteilung hat sich jedoch weiter mit erhöhtem Aufwand diesem Thema gewidmet, um unsere Nutzer bei der Umsetzung der neuen Anforderungen zu unterstützen.

Vereinfachte Löschung von Mitglieder-Daten

Scheidet ein Mitglied aus einer Gliederung aus, so sollen auch dessen Daten nicht länger als nötig vorgehalten werden. Da die Stärke von HiOrg-Server in der sinnvollen Verknüpfung der hinterlegten Daten liegt, gestaltete sich das Löschen eines stark eingebundenen Mitgliedes manchmal schwierig: Vorgemerkte Dienste müssen umgeplant und offene Aufgaben neu verteilt werden.

Zu diesem Thema haben wir eine neue Oberfläche freigeschaltet, die vorhandene Abhängigkeiten deutlicher anzeigt und dann die Zuständigkeit einfacher an andere Mitglieder übertragen kann.

Seit heute sind außerdem für die Nutzer von HiOrg-Server KURSE verschiedene neue Funktionen verfügbar:

Datenminimierung bei der Teilnehmererfassung

Um den Punkt der Datensparsamkeit noch besser zu erfüllen, kann mittels einer Matrix unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ in Kürze festgelegt werden, welche Daten vom Selbstzahler bzw. BG-/Firmenteilnehmer bei der Anmeldung abgefragt werden. Alle markierten Daten werden dann automatisch als Pflichtfelder erfasst: Laut Gesetz dürfen nicht zwingend benötigte Daten ohnehin nicht mehr abgefragt werden.
Wird ein gespeicherter Teilnehmer-Datensatz übernommen (bspw. bei Buchung eines Folgekurses), so werden nicht benötigte, aber bereits hinterlegte Daten durch Löschoption gekennzeichnet.

Aktualisierte Formulare und Vorlagen

Der Fachbereich Erste Hilfe der DGUV hat verschiedene Formulare als Muster vorgeschlagen, um die Teilnehmenden datenschutzkonform zu erfassen. Dazu gehört die „Lehrgangsdokumentation gem. Abschnitt 2.4.6 DGUV Grundsatz 304-001“. Diese ist nun als Formularvorlage  im HiOrg-Server verfügbar. Ergänzt wird die Vorlage „Lehrgangsdokumentation“ von den Teilnehmerdatenblättern, die um einige Angaben erweitert wurden.

Zusätzlich wurde auch das Anmeldeformular zur Meldung an den Unfallversicherungsträger (Formular für die Anmeldung bei der BG) auf den neuesten Stand gebracht.

Sie finden die Vorlagen wie immer im Formularcenter.

Sichtbarkeit von Teilnehmerdaten

Nicht immer ist es gewünscht, bzw. nach neuem Recht erlaubt, dass der verantwortliche Ausbilder eines Kurses alle Teilnehmerdaten einsehen kann. Deshalb können unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ nun differenzierte Anpassungen in diesem Bereich vorgenommen werden.

Zusätzliche Ausbildungsstellen in HiOrg-Server hinterlegen

Verfügt ein Ausbildungsbetrieb über mehrere Standorte oder Zweigstellen, so werden manchmal unterschiedliche QSEH-Kennziffern vergeben. Dieses Szenario lässt sich nun auch in HiOrg-Server abbilden und zur KURSE-Version hinzubuchen. Die einzelnen Ausbildungsstellen können dann unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ verwaltet werden.
Bitte setzen Sie sich bei Interesse mit uns in Verbindung.

Passend zum Frühling sprießen auch beim HiOrg-Server an vielen Stellen kleine Neuerungen. Wir freuen uns, Ihnen ein paar kleinere Updates vorstellen zu dürfen:

Barcodes aus benutzerdefinierten Mitgliederdaten

Die gern genutzten Zusatzfelder bei den Mitgliederdaten wurden angepasst und die dort hinterlegten Informationen können nun bei der Erstellung von Etiketten/Ausweisen auch als Barcode ausgegeben werden. Dies verbessert die Erstellung von scanbaren Mitgliedsausweisen mit eigenem Nummernkreis.

Unter „System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste – Benutzerdefinierte Felder in der Mitgliederliste“ können bis zu 10 eigene Felder für Mitgliederdaten angelegt werden.

Zauberstab Damit setzen wir einen Vorschlag aus unserer Wunschliste um, der 153 Votes bekommen hat.

Termine ohne Helferstunden

Sollte ein Termin ohne Helferstunden erfasst werden, so konnte der Disponent dies bisher erst nach Ablauf des Termins angeben. Eine neue Checkbox beim Erstellen eines Termins legt nun von Anfang an fest, dass in diesem Einzelfall keine Helferstunden erfasst werden sollen, und es entfällt später die entsprechende Anfrage auf der Übersicht.

Zauberstab Dies war ein Wunsch mit 20 Votes.

Datum des letzten Kurses in der Erinnerungs-Mail

Mit HiOrg-Server KURSE können ehemalige Kursteilnehmer an die Auffrischung eines bereits besuchten Kurses erinnert werden. Für die Gestaltung dieser Erinnerungsmail steht nun die neue Variable [[$kursdatumletzteteilnahme]] zur Verfügung, welche das exakte Datum der letzten Kursteilnahme ausgibt.

Zauberstab Diese Neuerung für HiOrg-Server KURSE setzt einen Vorschlag mit 22 Votes um.

BG-Favoriten

Auch bei der Abrechnung von Kursen über die Berufsgenossenschaft gibt es einige Neuerungen. So haben wir eine aktualisierte BG-Liste im System hinterlegt, aus der Sie nun oft genutzte BGen als eigene Favoriten auswählen können. Bisher genutzte Einträge, die von der neuen Liste abweichen, werden trotzdem weiterhin (unterhalb davon) angezeigt. Individualisieren können Sie die Liste unter „System > Einstellungen – Ausbildung / Kurse – Berufsgenossenschaften“.

Bei der Online-Anmeldung können Teilnehmer (wenn gewünscht) nun auch gleich die zuständige BG auswählen. Zusätzlich ist es möglich, zu jeder BG einen Kommentar zu hinterlegen, der dem Teilnehmer angezeigt wird, wenn er diese BG auswählt. So können Sie die Teilnehmer bereits bei der Anmeldung auf Besonderheiten seiner BG hinweisen.

Beta-Version der iOS-App

Vielen Dank für die zahlreichen Rückmeldungen in unserem Forum zur Entwicklung der neuen Mobilgeräte-App. Die Beta-Version für iOS läuft bereits sehr stabil und die Resonanz der Tester ist durchweg positiv, was uns sehr freut und motiviert. Die aktuelle Testversion 3.1.2 unterstützt u.a. den einfachen Wechsel zwischen verschiedenen HiOrg-Server Benutzern. Die Weiterentwicklung schreitet stetig voran, in Kürze wird Version 3.2 freigegeben.

Manchmal möchte man nicht nur die reine Kursteilnahme berechnen, sondern dem Teilnehmer auch Zusatzleistungen wie bspw. Sehtest oder Passbild anbieten. HiOrg-Server KURSE unterstützt deshalb jetzt das Hinzubuchen von Extras zum einzelnen Teilnehmer.

Die verfügbaren Zusatzleistungen müssen zuerst im jeweiligen Kurstyp definiert werden (System > Einstellungen > Kurstyp / Lehrscheine), bevor sie beim Teilnehmer auswählbar sind. Die Berechnung des Gesamtpreises erfolgt auf Grundlage der hinterlegten Preise, ausgewählte Leistungen werden in der Teilnehmerliste angezeigt.

Meldet sich der Teilnehmer selbst online über das Anmeldeformular auf Ihrer Webseite an, so kann er dort auch direkt auswählen, ob er angebotene Zusatzleistungen in Anspruch nehmen möchte.

Eine detailierte Anleitung zu dieser neuen Funktion gibt es hier: https://wiki.hiorg-server.de/admin/zusatzleistungen_kurse