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Infos zur E-Rechnung in HiOrg-Server

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Die E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 für viele Unternehmen zur Pflicht – und wir möchten euch die Umstellung so einfach wie möglich machen! Auch HiOrg-Server wird die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung unterstützen.

Um euch auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten, möchten wir euch schon jetzt informieren, welche Anpassungen im HiOrg-Server umgesetzt werden und was dies für euch bedeutet.

Was ändert sich in HiOrg-Server?

Um die Vorgaben für die E-Rechnung zu erfüllen, haben wir neue Einstellungen und Eingabefelder integriert. Diese betreffen unter anderem:

  • Rechnungswesen: Ansprechpartner und Kontaktdaten.
  • Bankverbindungen: Strukturierte Eingabe von IBAN und BIC.
  • Steuernummern: und Möglichkeit, verschiedene Steuersätze anzugeben.
  • Neue Pflichtangaben: z. B. die Kundenreferenz (ZUGFeRD) bzw. Leitweg-ID (XRechnung) für die korrekte Zuordnung auf Empfängerseite.

Auch die Eingabe von Rechnungsposten wurde verbessert: Felder wie Anzahl, Einheit, Grundpreis und Steuersatz werden nun maschinenlesbar erfasst.

Preview: E-Rechnung in HiOrg-Server
Preview der Rechnungseingabe

Auf der Seite für Rechnungserstellung wird es zusätzlich neue Optionen geben:

  • Auswahl des Dokumententyps (Rechnung, Korrektur, Gutschrift oder Gutschein).
  • Angabe der erwarteten Zahlungsmethode (z. B. Überweisung / PayPal / o.ä.).
  • Einstellen des Fälligkeitsdatums.

Mahnungen wurden überarbeitet und können nun auch Steuern enthalten.

Rechnungen direkt im neuen Format versenden

Zusätzlich zur gewohnten PDF-Rechnung könnt ihr Rechnungen zukünftig direkt als ZuGFERD– oder XRechnung exportieren oder im gewünschten Format per E-Mail versenden.

Kein Empfang von E-Rechnungen

Da HiOrg-Server nach wie vor nur E-Mails versendet aber kein Empfang von E-Mails vorgesehen ist, wird auch der Empfang von E-Rechnungen nicht unterstützt. Dies bleibt nach wie vor Aufgabe eures Buchhaltungssystems.

Um E-Rechnungen empfangen zu können, benötigt ihr eine geeignete Lösung, z. B. eine E-Mail-Adresse für den Empfang und die Archivierung von Rechnungen. Zur Ansicht und Verarbeitung empfangener E-Rechnungen könnt ihr Tools wie den Quba Viewer nutzen, der beide Formate (ZUGFeRD und XRechnung) unterstützt.

Neue Standardvorlage / Eigene Vorlagen anpassen

Mit der Einführung der E-Rechnung stehen euch zahlreiche neue Platzhalter (Variablen) für eure Rechnungsvorlagen zur Verfügung. Um eure Rechnungen an die neuen Standards anzupassen, empfehlen wir euch, eure bestehenden Vorlagen im Menü System → Einstellungen → Formulare zu aktualisieren.

Die häufig genutzten Formularvariablen [[zeilen_intab]] und [[$zeilen_intab_br]] zum Anzeigen der Rechnungsposten sind aus Gründen der Abwärtskompatibilität noch verfügbar, sollten aber nicht mehr genutzt werden. Ersetzt sie durch andere Platzhalter wie bspw. [[zeilen_intab_netto]] und passt ggf. den Rest der Rechnung darauf an.

Was ist der nächste Schritt?

Die Veröffentlichung der neuen Funktionen ist für die Woche vom 06.01.2025 geplant. Vorher könnt ihr euch aber bereits auf die Umstellung vorbereiten:

  • Lest unseren Artikel Was ihr zur E-Rechnung wissen solltet für Hintergrundinformationen.
  • Überlegt, welche Ansprechpartner und Daten in eurer Organisation benötigt werden (z. B. Buchhaltungskontakte, Steuersätze).

Wir werden euch zur Veröffentlichung alle notwendigen Informationen geben, um die neuen Einstellungen schnell und einfach vorzunehmen.

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Übersicht Selbstverwaltungslink

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Der Selbstverwaltungslink ist eine hilfreiche Funktion von HiOrg-Server KURSE. Über ihn können die Daten aller Kursteilnehmenden, die von einer Firma zu einem Kurs entsendet werden, einfach bearbeitet werden. Der Ansprechpartner im Unternehmen erhält den Link und kann eigenständig die Teilnahmeliste für den Kurs ausfüllen. Dies reduziert doppelte Arbeit mit unleserlichen Formularen, vermeidet Tippfehler und sorgt für klare, korrekte Einträge.

Zudem kann über den Link auch das vorausgefüllte BG-Abrechnungsformular vom Unternehmen heruntergeladen werden. Ein aufwendiges Hin- und Herschicken des Formulars entfällt damit. Das Unternehmen unterschreibt und stempelt das Dokument, und reicht es rechtzeitig zum Kurstermin beim Ausbildungsbetrieb ein.

Selbstverwaltungslink

Wir haben die beliebte Funktion ein wenig erweitert. Eine neue Anzeige unterhalb der Teilnahmeliste ermöglicht es nun, alle versendeten Selbstverwaltungslinks inklusive des Versanddatums einzusehen. So behältst Du den Überblick darüber, welche Firmen bereits einen Link erhalten haben.

Selbstverwaltungslink versendet

Hinweis: Bitte beachte, dass keine Versandaktionen vor dem 17.09.2024 in der Liste erfasst sind.

Mehrere Kurse öffentlich freischalten

Seit kurzem kannst Du in der Kursliste mehrere Kurse gleichzeitig zur öffentlichen Kursanzeige Deines HiOrg-Servers hinzufügen oder entfernen.
Diese Funktion befindet sich in der Mehrfachauswahl am Ende der Tabelle und erleichtert das Bearbeiten mehrerer Kurse auf einmal. Bisher musste dies mühsam für jeden Kurs einzeln durchgeführt werden.

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Auf dem Laufenden bleiben mit HiOrg-Server Insights

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💡 Wir freuen uns, euch heute eine spannende Neuerung in HiOrg-Server vorzustellen: den Insights-Bereich!
Dieser neue Bereich ist euer zentraler Ort für alle Updates, Produktverbesserungen und Neuigkeiten aus unserem Unternehmen.

Was ist der Insights-Bereich?

Der Insights-Bereich ist eine neue Funktion innerhalb von HiOrg-Server, die euch aktuelle Informationen bietet. HiOrg-Server wird ständig weiterentwickelt und verbessert. Mit dem Insights-Bereich machen wir diesen Prozess für euch transparent und zeigen euch, woran wir gerade arbeiten.

Hier findet ihr alles, was ihr über neue Features, behobene Fehler und wichtige Unternehmensnachrichten wissen müsst. Unser Ziel ist es, euch einen umfassenden Überblick über die Weiterentwicklungen unserer Software zu geben und euch stets auf dem Laufenden zu halten.

  • Einfache Navigation: Vielleicht habt ihr schon die neue Glühbirne oben rechts bemerkt. Wenn sie leuchtet, gibt es Neuigkeiten! Ein Klick auf die Lampe führt euch direkt zur Insights-Seite, wo ihr alle aktuellen Informationen findet.
Absprung zu HiOrg-Server Insights über die Navbar
  • Immer informiert: Bleibt stets auf dem neuesten Stand über neue Funktionen und Bugfixes. So könnt ihr die Vorteile unserer aktuellen Entwicklungen sofort nutzen und eure Arbeitsabläufe effizienter gestalten.
    Anhand der Icons könnt ihr leicht erkennen, worum es bei dem Eintrag geht:
Verschiedene Typen von HiOrg-Server Insights
  • Kontinuierliche Verbesserung: Oft sind Verbesserungen von kleiner Natur und nicht direkt sichtbar. Mit dem Insights-Bereich könnt ihr genau sehen, welche Änderungen und Verbesserungen wir vornehmen. So möchten wir euer Vertrauen in unser Produkt stärken und zeigen, dass wir kontinuierlich daran arbeiten, eure Erfahrung zu verbessern.

Lasst uns starten

Der neue Insights-Bereich ist ein weiterer Schritt in Richtung mehr Transparenz und Nutzerfreundlichkeit. Wir freuen uns darauf, eure Meinung zu hören und gemeinsam mit euch HiOrg-Server weiterzuentwickeln. Schaut regelmäßig vorbei und bleibt immer auf dem Laufenden!

Habt ihr Fragen oder Anmerkungen? Zögert nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind gespannt auf euer Feedback und freuen uns darauf, von euch zu hören! 👍

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Alte QSEH-Schnittstelle deaktiviert

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Die alte Schnittstelle zur Meldung von Kursen an die QSEH ist nun deaktiviert. Daher ist keine Lehrgangsmeldung über die alte Schnittstelle mehr möglich.

Eine Ankündigung zur Umstellung findet ihr auf den Seiten der QSEH: Ankündigung.

Neue Schnittstelle zu meineQSEH

Es gibt eine neue Schnittstelle mit verbesserten Funktionen. Um diese zu aktivieren, müssen neue Zugangsdaten in den Einstellungen hinterlegt werden. Diese Zugangsdaten könnt ihr bei meineQSEH selbst erzeugen (hier findet ihr weitere Informationen und eine Anleitung).

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Neue Funktion: Chat zum Dienst

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Team-Wohlfahrt App - Der Chat zum Dienst

🚀 Neu bei HiOrg-Server PRO: Kommunikation auf einem neuen Level! 📱💬
Wer aufmerksam in HiOrg-Server unterwegs war, hat vielleicht schon unser aufregendes, neues Feature entdeckt: In Zusammenarbeit mit der Firma D&T Internet GmbH präsentieren wir eine DS-GVO-konforme Chatfunktion. Ab sofort könnt ihr über die Mobilgeräte-App in dienstinternen Gruppen direkt kommunizieren, um eure Arbeitsabläufe noch effizienter zu gestalten.

Zu jedem Dienst kann ein Chat aktiviert werden. Hierbei handelt es sich um einen voll datenschutzkonformen Gruppenchat, zu welchem automatisch alle bei der Veranstaltung beteiligten Personen (Dienst-Verantwortlicher, sowie alle fest eingeteilten Mitglieder) Zugriff haben.

Die Chatfunktion wird technisch realisiert und bereitgestellt durch die App Team Wohlfahrt der Firma D&T Internet (Köln).

Einrichtung in HiOrg-Server

Der Admin des HiOrg-Servers muss zunächst einmalig in den Einstellungen (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren) die Nutzung der Chatfunktion grundsätzlich aktivieren.
Hinweis: Zur automatisierten Anlage eines Mandaten werden Name und Anschrift, sowie die E-Mail-Adressen „allgemein“ und „Web-Admin“, der Organisation an den Betreiber der Team Wohlfahrt-App übertragen.

Ab dann findet sich bei den Details jeder Veranstaltung eine Funktion, um den Chat bei dieser Veranstaltung zu aktivieren.

Sobald dies geschieht wird automatisch eine Chatgruppe angelegt und bei jeder Änderung des beteiligten Personals (bspw. Einteilung) auch die Teilnehmer im Chat synchron gehalten.

Nutzung durch Mitglieder

Um den Chat zu nutzen, muss die Team Wohlfahrt-App einmalig auf dem Mobilgerät installiert werden.
Die Anmeldung erfolgt per Single Sign-On (SSO) über HiOrg-Server, sodass keine separate Registrierung erforderlich ist.
Die Zuordnung der Helfer zu den einzelnen Chats geschieht automatisch durch eine Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und Team Wohlfahrt-App, es ist keine weitere Aktion nötig.

In der HiOrg-Server Mobilgeräte-App findet sich bei den Details der Veranstaltung ein Button, über welchen die Nutzer direkt den Chat zu diesem Dienst öffnen können.

🔥 Eine detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung findet ihr im HiOrg-Server Wiki. Alle relevanten Informationen rund um die Chatfunktion haben wir in einem FAQ-Beitrag zusammengefasst.

Datenschutz

Alle Inhalte der Chats sind vollständig Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sämtliche Daten befinden sich auf Servern in Deutschland unter der Verwaltung rein deutscher Firmen, die mit uns eine AV-Vereinbarung abgeschlossen haben. Somit werden die Anforderungen von DS-GVO und BDSG (sowie auch der kirchlichen Datenschutzgesetze) nicht nur vollständig erfüllt, sondern deutlich übertroffen.

Nach dem Ende der zugehörigen Veranstaltung ist der Chat noch für 2 Tage in vollem Umfang nutzbar. Danach kann er noch für 30 Tage angesehen werden, dann wird der Chat mit sämtlichen Inhalten gelöscht.

Los geht`s!

Hört sich gut an? Am besten probiert ihr den Chat gleich mal aus 🔥. Wir freuen uns, dass wir eure Arbeit mit diesem aufregenden Update weiter erleichtern können und sind gespannt auf euer Feedback!

🤗 Ein herzliches Dankeschön geht an alle Tester unseres Prototyps für ihre wertvolle Unterstützung und die hilfreichen Anmerkungen.

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QSEH-Schnittstelle: Storno und Statusanzeige

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Die neue Schnittstelle von HiOrg-Server KURSE zu meineQSEH ist offiziell freigegeben und wird nun schrittweise erweitert. Dazu arbeiten wir eng mit den Verantwortlichen bei der QSEH zusammen. Als ersten Schritt haben wir die Storno-Funktionalität deutlich verbessert.

Musste ein Kurs storniert werden, so war es bisher nötig, den Kurs im System vollständig zu löschen. Nur so wurde er auch bei der QSEH gelöscht. Mit dem Update können gemeldete Kurse aus dem System heraus bei meineQSEH storniert werden, ohne dass die Daten verloren gehen.

QSEH-Schnittstelle: Gemeldete Kurse stornieren

Gemeldete Kurse erhalten nach der Meldung einen extra Button in der Kursliste. Über diesen Button kann ein Kurs bei meineQSEH bequem storniert werden. Zusätzlich kann der Kurs aber auch problemlos erneut gemeldet werden, da alle Daten in HiOrg-Server KURSE erhalten bleiben.

Statusanzeige gemeldeter Kurse

Status gemeldeter Kurse | Schnittstelle meineQSEH

Zeitgleich können wir auch ein weiteres Update veröffentlichen: Eine Anzeige, die den Status eines gemeldeten Kurses automatisiert bei meineQSEH abfragt und angibt, ob alles „ok“ ist oder eine Dateninkonsistenz erkannt wurde.

Dazu werden über Nacht alle Eckdaten der als „gemeldet“ hinterlegten Kurse mit den Daten bei meineQSEH abgeglichen. Wird dabei eine Abweichung erkannt (bspw. im Lehrgangsort oder bei den Zeitangaben), passiert folgendes:

  • Die Farbe der Genehmigungsnummer wechselt von grün auf orange.
  • Es erscheint ein Button zum Aktualisieren der Daten.
  • Der Kurs wird auf der Übersicht zur Aktualisierung vorgeschlagen.

Wurde bei dem Abgleich ein Lehrgang in meineQSEH als storniert erkannt, so wird dieser Status auch in HiOrg-Server KURSE übernommen und der Kurs kann erneut gemeldet werden.

Zusätzlich werden in der Kursliste nun alle Nicht-BG-Kurse als solche gekennzeichnet.

⚠️ Jetzt zur neuen Schnittstelle wechseln!

Die alte QSEH-Schnittstelle wird am 29. April von der QSEH abgeschaltet. 
⚠️ Dann ist keine Lehrgangsmeldung aus HiOrg-Server KURSE heraus mehr möglich.

Um die neue Schnittstelle zu aktivieren, müssen neue Zugangsdaten (für meineQSEH) in den Einstellungen hinterlegt werden. Dazu haben wir weitere Informationen und eine Anleitung für euch bereitgestellt.

Noch keine Schnittstelle aktiviert?

Ihr seid eine ermächtigte Stelle, aber nutzt die komfortable BG-Funktionalität in HiOrg-Server KURSE bisher noch nicht? Startet doch jetzt gleich damit, indem ihr eure BG-Kennziffer in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) hinterlegt. Erst danach werden viele Spezialfunktionen freigeschaltet. Bei Fragen helfen wir euch gerne weiter!

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Neue QSEH-Schnittstelle freigegeben

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Edit 11.03.2024: Unser Ansprechpartner der QSEH hat uns mitgeteilt, dass der Termin zur Abschaltung der alten Schnittstelle auf 30.04.2024 verschoben wurde.

Gute Neuigkeiten für unsere meineQSEH-Nutzer! 🎉

Wir freuen uns sehr, euch mitteilen zu können, dass unsere brandneue Schnittstelle zur Übertragung von Kursdaten aus HiOrg-Server KURSE zum meineQSEH-Portal jetzt offiziell veröffentlicht wurde!

Ab sofort könnt ihr in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Ausbildung allgemein) eure neuen Zugangsdaten hinterlegen. Dazu muss in meineQSEH zuerst ein Unterkonto für den Zugang angelegt werden. Als Unterstützung haben wir eine Videoanleitung erstellt, die euch bei der Einrichtung der Schnittstellennutzung behilflich sein wird.

Die Kurse werden euch wie gehabt in HiOrg-Server KURSE zur Meldung bei der QSEH vorgeschlagen. In Einzelfällen kann eine Anpassung der Adressdaten des hinterlegten Veranstaltungsortes notwendig werden. Dies kann innerhalb des Meldevorgangs erledigt werden und ist höchstens einmal pro Kursort erforderlich. Zusätzlich empfehlen wir, vor der Meldung zu kontrollieren, dass ein Ansprechpartner (für die QSEH) beim Kursort hinterlegt ist. Diese Information wird zur Übertragung zwingend benötigt.

Als nächsten Schritt werden wir eine Anzeige implementieren, die den Status eines gemeldeten Kurses automatisiert bei meineQSEH abfragt und anzeigt, ob alles „ok“ ist oder ein Problem erkannt wurde.

Für einen Übergangszeitraum (voraussichtlich bis Ende März) ist ein Wechsel zurück zur alten Schnittstelle möglich (bitte haltet dafür eure alten Zugangsdaten bereit!). In diesem Fall sind wir für eure Rückmeldung dankbar, wo es Schwierigkeiten mit der neuen Schnittstelle gab. So können wir diese umgehend beheben.

Anzeige der Kursliste angepasst

Wird eine größere Anzahl an Kursterminen über HiOrg-Server KURSE abgewickelt, so kann es zu längeren Ladezeiten bei der Kursliste kommen. Aus diesem Grund haben wir hier eine Anpassung vorgenommen, so dass standardmäßig nur noch die Termine der nächsten 3 Monate geladen werden.

Anzeige der Kursliste - Standard 3 Monate

Die Ansicht kann mit einem Klick auf die Gesamtzahl der Kurse verändert werden, oder ihr nutzt die Quicklinks (inklusive der freien Datumseingabe) am oberen Rand der Tabelle.

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