Schlagwortarchiv für: Kursteilnahme

Verbesserter Selbstverwaltungslink

,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Oft finden Ausbildungskurse firmenintern beim Kunden statt oder es nehmen mehrere Mitarbeiter derselben Firma an einem Kurs teil. HiOrg-Server KURSE bietet dafür die Funktion „Selbstverwaltungslink“, über die im Vorfeld die Daten aller Teilnehmer von der Firma selbst eintragen werden können. So vermeiden Sie unnötige doppelte Arbeit, und gleichzeitig Tippfehler oder Probleme mit unleserlichen Formularen. Außerdem kann auch das BG-Anmeldeformular ausgefüllt vom Kunden heruntergeladen werden.

Wir haben diese Funktion etwas optimiert und den Ablauf vereinfacht. Eine Reservierung von Teilnehmerplätzen vor dem Versenden des Selbstverwaltungslinks ist nun nicht länger notwendig (aber weiterhin möglich). Unterhalb der Teilnehmerliste eines Kurses besteht nun direkt die Möglichkeit, einen Bestandskunden auszuwählen und ihm eine E-Mail mit dem Link zur Teilnehmeranmeldung zu senden.
Übrigens: Der Text der E-Mail kann in den Einstellungen (System > Einstellungen > Vorlagen: Systemmails) bearbeitet werden.

Zuerst den gewünschten Kunden auswählen …
… dann erscheint der hinterlegte Text und der Selbstverwaltungslink kann verschickt werden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

/0 Kommentare

HiOrg-Server KURSE: Öffentliche Kursangebote und Teilnehmeranmeldung überarbeitet

,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Mit HiOrg-Server KURSE können Ausbildungsangebote nicht nur verwaltet, sondern auch direkt auf der eigenen Webseite eingebunden werden. So können sich potentielle Teilnehmer bequem informieren und sich auch direkt zum Kurstermin anmelden.

Um Kursangebote noch attraktiver und einfacher präsentieren zu können, haben wir diesen Bereich nun grundlegend überarbeitet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ausbildungsangebote in 3 simplen Schritten ansprechend auf Ihrer Webseite zeigen können.

Neue Einstellungsseite: Öff. Kursangebote & TN-Anmeldung

Unter „System > Einstellungen“ findet sich der neue Menüblock „Öffentliche Kursangebote & TN-Anmeldung“. Dort haben wir alle wichtigen Einstellungen für die öffentliche Darstellung von Kursangeboten und Teilnehmeranmeldung übersichtlich zusammengefasst.

1. Kursliste zur Anzeige generieren

Zum Einbinden des Kursangebotes auf einer Webseite wird ein individueller Link benötigt, der bisher selbst zusammengebaut werden musste. Auf der neuen Einstellungsseite steht dafür nun ein Link-Generator zur Unterstützung bereit. Eine Standardliste mit allen öffentlichen Kursangeboten ist bereits im System angelegt und kann direkt genutzt werden. Wer es individueller mag, kann zusätzliche Listen hinzufügen und mittels der Checkboxen im Detailfenster (Stift-Button) einfach anpassen.

Hinweis: Es werden im Link-Generator nur Kurstypen aufgeführt, die im System bereits angelegt sind (System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine). Bei jedem Kurstyp kann nun auch eine Kurzbeschreibung und eine Grafik zur Darstellung auf der öffentlichen Kursliste hinterlegt werden.

2. Gestaltung festlegen

Im nächsten Abschnitt kann das Aussehen der Kursliste bearbeitet werden. Um diese möglichst gut (und einfach) an ein bestehendes Design anzupassen, können neben der Ausgabebreite auch Farbwerte eingestellt werden. Neben Buttons zum Anfordern eines eigenen Kurses stehen auch Einstellungen für BG-Teilnehmer zur Verfügung. Mittels Vorschaufenster lassen sich die Einstellungen bequem überprüfen.

Hinweis: Die gewählte Gestaltung ist universell für alle Listen gleich.

Am Ende der Seite können eigene AGBs hinterlegt und die Hinweise zum Datenschutz angepasst werden.

3. Link einbinden

Abschließend muss der Link zur gewünschten Kursliste nur noch kopiert, und auf der Organisationswebseite eingebunden werden. Er führt den Besucher dann zur Liste der Kursangebote. Fertig!

  • Anzeige verschiedener Kursangebote mit Terminliste
  • Anzeige eines einzelnen Kurstyps

Teilnehmeranmeldung zu öffentlichen Kursen

Auch die Gestaltung der Teilnehmeranmeldung wurde überarbeitet und an die neue Kursliste angepasst. Ist im Link-Generator die Online-Anmeldung aktiviert, können sich interessierte Besucher direkt über die Kursliste zum gewünschten Termin anmelden. Die Daten werden automatisch zu HiOrg-Server übertragen, dort gespeichert und können wie bisher für Kurslisten, Teilnahmebescheinigungen und Rechnungen genutzt werden.

Eine weitere Neuerung ist die optimierte Anmeldung mehrerer Teilnehmer eines Unternehmens. Die Unternehmensdaten werden im Anmeldeprozess vorgehalten und müssen nicht für jeden Teilnehmer erneut eingegeben werden.

Wichtig: Bitte Einstellungen anpassen

Im Zuge der Umgestaltung haben wir verschiedene Einstellungen verschoben, umgestaltet oder werden in Zukunft ganz darauf verzichten. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Punkte:

  • Wie oben beschrieben, finden Sie alle Einstellungen zum neuen Kursangebot nun unter dem Einstellungsblock „Öffentliche Kursangebote & TN-Anmeldung“.
  • Hinterlegen Sie einen Kurztext bei öffentlichen Kurstypen, um diesen auf der neuen Liste anzuzeigen.
  • Die generierten Links zur neuen Darstellung unterscheiden sich von den bisher genutzten Links. Bitte tauschen Sie diese entsprechend aus.
  • Die Einstellungsmöglichkeiten zum „alten“ Kursangebot (unter „System > Einstellungen > Ausbildung allgemein“) werden Anfang Dezember abgeschaltet. Die alten Ansichten werden voraussichtlich zum April 2021 automatisiert in die neue Standardansicht überführt. Keine Sorge: Wir werden vorher nochmal mit einer Erinnerung darauf aufmerksam machen.

Auch bei diesem Update haben wir uns an der Wunschliste orientiert. Wir freuen uns, Ihnen diese Neuerung zu präsentieren und sind zuversichtlich, dass potentielle Kursteilnehmer die neue Darstellung zu schätzen wissen und sich schnell in zahlende Kunden verwandeln.

/0 Kommentare

KURSE: Teilnehmerdaten und Debitorennummern

,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Teilnehmersuche in neuem Design

Sie möchten nachträglich eine Teilnahmebestätigung drucken? Nutzen Sie dazu einfach die Teilnehmersuche unter „Kurse > Teilnehmer“.

Die Ansicht präsentiert sich jetzt in neuer, übersichtlicher Optik. Bei den Suchergebnissen findet sich unterhalb des Namens eine Auflistung der Kurse, an denen die betreffende Person teilgenommen hat. Durch Klick auf den Pfeil lassen sich zusätzliche Details anzeigen.

Im Rahmen der kürzlich veröffentlichten Debitorenverwaltung wurde nun auch die Datenstruktur von Kursteilnehmerdatensätzen überarbeitet. Dabei wurden anhand verschiedener Informationen (Name, Vorname, Geburtsdatum und ggf. Arbeitgeber) einzelne Kursteilnahmen bereits automatisch dem entsprechenden Teilnehmer zugeordnet. Diese werden nach einer Suche gruppiert angezeigt.

Kursteilnehmer suchen

Teilnahmen können auch manuell zusammengefügt werden (bei fehlenden Angaben ist eine Automatisierung nicht möglich). Dazu haken Sie nach einer Suche lediglich die entsprechenden Datensätze an, mit Klick auf den Button »zusammenfassen« erscheint eine Kontrollansicht und nach Bestätigung werden die Daten gruppiert.
Wichtig: Es gehen dabei keine Teilnehmerinformationen verloren, es wird nur eine zusätzliche Verknüpfung erstellt.

Mehrere Suchergebnisse zur gleichen Person können zusammengefasst werden.

Sonderfall: Debitorennummern

Wenn Sie die Debitorenverwaltung aktiviert haben und bei einem der gefundenen Teilnehmer bereits eine Debitorennummer hinterlegt wurde, ist es nötig beim Zusammenfassen den Hauptdatensatz selbst auszuwählen. So haben Sie volle Kontrolle, unter welcher Debitorennummer der Teilnehmer zukünftig geführt werden soll.

Zukünftige Debitorennummer auswählen

Klicken Sie in der Kontrollansicht einfach auf die gewünschten Stammdaten um diese zu übernehmen.

/0 Kommentare

BG-Anmeldeformular über Selbstverwaltungslink drucken

,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 5 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

HiOrg-Server KURSE bietet die Möglichkeit, Teilnehmerdaten über den Selbstverwaltungslink direkt vom entsendenden Betrieb selbst eintragen zu lassen.

Diese Funktion haben wir nun dahingehend erweitert, dass auch das vorausgefüllte BG-Anmeldeformular vom Unternehmen selbst ausgedruckt werden kann. Der Aufruf des vorausgefüllten Formulars erfolgt über einen Link am Ende der Kursteilnehmerliste.

Ein aufwendiges Hin- und Herschicken des Formulars entfällt damit. Das Unternehmen unterschreibt und stempelt das Dokument, und reicht es rechtzeitig zum Kurstermin beim Ausbildungsbetrieb ein.

Zauberstab

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

/0 Kommentare

Neue Mustervorlagen der DGUV für Teilnahmebestätigungen

,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 5 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) hat Vorschläge für 3 neue Teilnahmebescheinigungen veröffentlicht. Es handelt sich dabei um

  • Erste-Hilfe-Aus- und Fortbildung
  • Ausbildung von Lehrkräften in der Ersten Hilfe
  • Fortbildung von Lehrkräften in der Ersten Hilfe.

Wir haben diese Vorschläge als Standardvorlagen in HiOrg-Server KURSE übernommen. Die gewünschte Vorlage kann von authorisierten BG-Ausbildungsstellen beim jeweiligen Kurstyp ausgewählt werden (System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine – Auswahlfeld: ‚Vorlage TN-Bescheinigung laden‘).

/1 Kommentar

Neue Checkbox: Liegt das BG-Anmeldeformular vor?

,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 5 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
Details Kursteilnehmer

Kursteilnehmer welche eine Ausbildung aus beruflichen Gründen besuchen, werden gewöhnlich über die zugehörige Berufsgenossenschaft abgerechnet.
Wenn Sie HiOrg-Server KURSE nutzen, können Sie daher ab heute in der Detailansicht des Teilnehmers vermerken, ob das für die Abrechnung notwendige Formular bereits unterzeichnet bei Ihnen eingereicht wurde. Diese Information wird auch in der Kursteilnehmerliste Ihres HiOrg-Servers angezeigt.

Unter System > Einstellungen – Ausbildung /Kurse > Ausbildung allgemein kann der Zeitraum festgelegt werden, wie viele Tage vor dem Kurs das Formular vorliegen soll. Wenn dies nicht rechtzeitig der Fall ist, erscheint eine Warnmeldung auf der Übersicht Ihres HiOrg-Servers.
Hinweis: Die Eingabe eines Negativwertes bedeutet „nach dem Kurs“.

⚠️ Bitte beachten Sie, dass folgerichtig eine Rechnung an die BG ab jetzt nur noch erzeugt werden kann, wenn die Checkbox „BG-Anmeldeformular eingereicht“ aktiviert ist.

/0 Kommentare

Anpassungen im Sinne der DS-GVO

, ,
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 6 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Der erste Monat mit der neuen Datenschutz-Verordnung ist vorüber und es ist allgemein wieder ein bisschen Ruhe eingekehrt. Unsere Entwicklungsabteilung hat sich jedoch weiter mit erhöhtem Aufwand diesem Thema gewidmet, um unsere Nutzer bei der Umsetzung der neuen Anforderungen zu unterstützen.

Vereinfachte Löschung von Mitglieder-Daten

Scheidet ein Mitglied aus einer Gliederung aus, so sollen auch dessen Daten nicht länger als nötig vorgehalten werden. Da die Stärke von HiOrg-Server in der sinnvollen Verknüpfung der hinterlegten Daten liegt, gestaltete sich das Löschen eines stark eingebundenen Mitgliedes manchmal schwierig: Vorgemerkte Dienste müssen umgeplant und offene Aufgaben neu verteilt werden.

Zu diesem Thema haben wir eine neue Oberfläche freigeschaltet, die vorhandene Abhängigkeiten deutlicher anzeigt und dann die Zuständigkeit einfacher an andere Mitglieder übertragen kann.

Seit heute sind außerdem für die Nutzer von HiOrg-Server KURSE verschiedene neue Funktionen verfügbar:

Datenminimierung bei der Teilnehmererfassung

Um den Punkt der Datensparsamkeit noch besser zu erfüllen, kann mittels einer Matrix unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ in Kürze festgelegt werden, welche Daten vom Selbstzahler bzw. BG-/Firmenteilnehmer bei der Anmeldung abgefragt werden. Alle markierten Daten werden dann automatisch als Pflichtfelder erfasst: Laut Gesetz dürfen nicht zwingend benötigte Daten ohnehin nicht mehr abgefragt werden.
Wird ein gespeicherter Teilnehmer-Datensatz übernommen (bspw. bei Buchung eines Folgekurses), so werden nicht benötigte, aber bereits hinterlegte Daten durch Löschoption gekennzeichnet.

Aktualisierte Formulare und Vorlagen

Der Fachbereich Erste Hilfe der DGUV hat verschiedene Formulare als Muster vorgeschlagen, um die Teilnehmenden datenschutzkonform zu erfassen. Dazu gehört die „Lehrgangsdokumentation gem. Abschnitt 2.4.6 DGUV Grundsatz 304-001“. Diese ist nun als Formularvorlage  im HiOrg-Server verfügbar. Ergänzt wird die Vorlage „Lehrgangsdokumentation“ von den Teilnehmerdatenblättern, die um einige Angaben erweitert wurden.

Zusätzlich wurde auch das Anmeldeformular zur Meldung an den Unfallversicherungsträger (Formular für die Anmeldung bei der BG) auf den neuesten Stand gebracht.

Sie finden die Vorlagen wie immer im Formularcenter.

Sichtbarkeit von Teilnehmerdaten

Nicht immer ist es gewünscht, bzw. nach neuem Recht erlaubt, dass der verantwortliche Ausbilder eines Kurses alle Teilnehmerdaten einsehen kann. Deshalb können unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ nun differenzierte Anpassungen in diesem Bereich vorgenommen werden.

Zusätzliche Ausbildungsstellen in HiOrg-Server hinterlegen

Verfügt ein Ausbildungsbetrieb über mehrere Standorte oder Zweigstellen, so werden manchmal unterschiedliche QSEH-Kennziffern vergeben. Dieses Szenario lässt sich nun auch in HiOrg-Server abbilden und zur KURSE-Version hinzubuchen. Die einzelnen Ausbildungsstellen können dann unter „Einstellungen > Ausbildung / Kurse > Ausbildung allgemein“ verwaltet werden.
Bitte setzen Sie sich bei Interesse mit uns in Verbindung.

/0 Kommentare