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Vorschau: SMS-Erinnerung für Kursteilnehmende

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Edit 29.11.2023: Wir möchten uns herzlich für die zahlreichen Rückmeldungen zu unserem neuen Feature bedanken. Momentan haben wir bereits genügend Tester gefunden. Nochmals vielen Dank für euer Engagement und euer Interesse an unserer Arbeit.

Wir freuen uns, dass unsere Kursverwaltungssoftware HiOrg-Server KURSE demnächst mit einem brandneuen Feature aufwartet: die Möglichkeit, automatische Erinnerungs-SMS an die Teilnehmenden eurer Kurse zu versenden. 📲💡

Demnächst verfügbar: SMS-Erinnerung für Kursteilnehmende

Mit dieser Funktion könnt ihr nicht nur die Kommunikation mit euren Kursteilnehmenden verbessern, sondern auch die No-Show Rate deutlich verringern. Keine Sorge mehr um verpasste Kurse – mit unseren Erinnerungs-SMS sind eure Teilnehmenden immer bestens informiert und pünktlich am Start!

Angelegten Kurstypen können einzeln für die Erinnerung aktiviert werden, wobei auch der Text der SMS angepasst werden kann. Die Benachrichtigung erfolgt dann am Vortag des gebuchten Kurses. Eine Zusammenfassung sorgt für den Überblick.
Bitte beachtet, dass die Funktion nur für Selbstzahlende verfügbar ist und nicht für Teilnehmende der UVT.

🔍 Aktuell suchen wir noch nach interessierten Personen, die dieses interessante Feature vorab testen möchten. Eure Erfahrungen und Rückmeldungen sind uns wichtig, um sicherzustellen, dass die neue Funktion reibungslos läuft und euren Anforderungen entspricht. Schreibt uns eine Nachricht (Formular / E-Mail), um mehr über die Testmöglichkeiten zu erfahren. Wir melden uns dann bei euch. 🤝

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HiOrg-Server KURSE: Öffentliche Kursangebote und Teilnehmeranmeldung verbessert

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Mit HiOrg-Server KURSE können Ausbildungsangebote nicht nur verwaltet, sondern auch direkt auf der eigenen Webseite eingebunden werden. So können sich potentielle Teilnehmende bequem informieren und sich auch direkt zum gewünschten Kurstermin anmelden.

Da eine Anmeldung immer häufiger über mobile Endgeräte erfolgt, haben wir die Ansicht der öffentlichen Kursangebote überarbeitet und mobil optimiert. Inhalte werden nun auch auf kleinen Bildschirmen gut lesbar dargestellt und Formulare können einfacher ausgefüllt und abgeschickt werden.

Hiorg-Server KURSE: Öffentliche Kursangebote und Teilnehmeranmeldung mobil optimiert

Allgemeine Hinweise zum Kursort hinterlegen

Eine kleine Erweiterung haben wir bei den Kursorten (System > Einstellungen > Orte für Kurse) eingebaut. Hier können nun für jeden Kursort allgemeine Hinweise wie bspw. Verpflegungsoptionen oder Anfahrsbeschreibung hinterlegt werden. Über die neue Variable [[$kursort_bemerkung]] können die Angaben dann in E-Mails und bei den Formularen genutzt werden.

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Kursteilnahme stornieren

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Bei Planung und Durchführung von öffentlichen Kursangeboten kommt es vor, dass eine angemeldete Person doch nicht am Kurs teilnehmen kann oder auch einfach nicht zum vereinbarten Termin erscheint. Das führt dann oft zu erhöhtem Verwaltungsaufwand. Mit der neuen Funktion „Kursteilnahme stornieren“ bietet HiOrg-Server KURSE nun auch eine Lösung für diese Fälle.

Teilnahmestatus

In den Details zum Teilnehmers oder zur Teilnehmerin (Anzeige über Stiftsymbol) gibt es nun einen zusätzlichen Abschnitt „Status“. Bei einer angemeldeten Person ist dieser Bereich grün hinterlegt, die Teilnahme ist aktiviert.

Ist die Teilnahme nicht möglich, kann über den Button eine Stornierung durchgeführt werden. Dabei ist es möglich, eine Bestätigungsmail zur Stornierung zu verschicken. Der Text dafür kann unter System > Einstellungen > Systemmails > Stornierungsbestätigung nach Bedarf angepasst werden. In der Liste eines Kurses werden stornierte Teilnahmen ans Ende der Liste sortiert und mit einem entsprechenden Label versehen. Zusätzlich informiert ein Hinweis über Details zur Stornierung.

Die Daten zu einer stornierte Teilnahme verbleiben im System und können auf einen anderen Kurs umgebucht oder einfach wieder aktiviert werden. Alle Statusänderungen werden in der Teilnahmehistorie erfasst.

Eine Stornierung ist über den Selbstverwaltungslink auch direkt von einem Firmenkunden selbst möglich. Über diesen Link können Teilnahmen auch wieder aktiv gesetzt werden, solange noch Plätze im Kurs frei sind.

Umbuchung

Bei den Systemmails gibt es nun auch eine neue E-Mail-Vorlage zur Bestätigung einer Umbuchung. Diese Vorlage kann auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Dabei beziehen sich die verwendeten Variablen auf den neuen Kurs. Neu sind diefolgenden beiden Variablen, die sich auf den alten Kurs beziehen:

  • [[$kursbezeich_vorher]] => Bezeichnung des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung
  • [[$kursbeginn_vorher]] => Kursbeginn (Datum) des ursprünglichen Kurses vor der Umbuchung

Berechnung

Wird eine Teilnahme storniert, so kann die angemeldete Person von der Zahlung der Kursgebühr befreit werden. Dazu muss nur das entsprechende Häkchen im Dialog gesetzt werden. Zur internen Dokumentation gibt es die Möglichkeit, eine Begründung zu hinterlegen. So kann die Entscheidung über die Berechnung auch im Nachgang von einem anderen Teammitglied getroffen werden.
Wird eine Teilnahme über den Selbstverwaltungslink storniert, kann selbstverständlich keine Entscheidung zur Bezahlung hinterlegt werden.

Zu diesem Thema gibt es auch einen Eintrag in unserem Wiki-Handbuch.

🪄✨ Das Update erfüllt einen Vorschlag mit 142 Votes von unserer Wunschliste. 🧞‍♂️

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Integration von PayPal für Kursteilnehmer

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Viele Menschen greifen immer stärker auf Online-Bezahlservices zurück. Aus diesem Grund bietet HiOrg-Server KURSE Ihren Kursteilnehmern nun die Möglichkeit, eine Kursbuchung direkt mit einer Zahlung per PayPal abzuschließen. Aber das ist noch nicht alles, es gibt noch weitere kleine Updates.

Zahlungsarten für Selbstzahler

Meldet sich zukünftig ein Teilnehmer über die öffentlichen Kursangebote an, so hat er nun die Auswahl zwischen unterschiedlichen Zahlungsarten. Diese können vorher vom Disponenten im jeweiligen Kurstyp festgelegt werden.

Hinweis: Bisher sind im System fünf Zahlungsarten hinterlegt, die nur für Selbstzahler angeboten werden können. Wird im Kurstyp keine Vorauswahl getroffen, so fehlt die Auswahlmöglichkeit bei der Anmeldung und alles bleibt wie bisher.

  • Öffentliche Teilnehmeranmeldung
  • Zahlungsarten im Kurstyp einstellen
  • Liste aller Kurstypen mit Übersicht Zahlungsarten
Icons Zahlungsarten

Auf der Teilnehmerliste eines Kurses zeigt nun ein Icon an, welche Zahlungsart der Teilnehmer bei der Anmeldung gewählt hat. In den Details kann diese Auswahl bearbeitet werden.
Teilnehmer, die über eine BG oder ein Unternehmen abgerechnet werden, sind wie bisher für Zahlung auf Rechnung vorgesehen.

  • Teilnehmerliste mit Darstellung unterschiedlicher Zahlungsarten
  • Teilnehmerdetails mit gewählter Zahlungsart

Zahlung per PayPal

Vier der neu hinterlegten Zahlungsarten (Barzahlung vor Ort, Kartenzahlung vor Ort, Zahlung auf Rechnung, Gutschein) dienen lediglich der besseren Übersicht. Wird allerdings die Bezahlart PayPal im Server aktiviert, so ist eine direkte Zahlung bei Anmeldung zur Teilnahme möglich.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:

  • Sie (als Kursanbieter und Zahlungsempfänger) benötigen ein Konto beim Onlinedienst PayPal.
  • PayPal muss im HiOrg-Server aktiviert sein (unter System > Einstellungen > PayPal). Hier muss eine Client-ID und ein Passwort hinterlegt werden, welche Sie bei PayPal erzeugen können. Keine Sorge, Sie finden auf der Seite auch eine kleine Anleitung dazu.
  • Im jeweiligen Kurstyp muss die Checkbox „Zahlung per PayPal“ aktiviert sein, damit die Zahlungsart bei der Anmeldung ausgewählt werden kann.

Nach der Anmeldung wird der Teilnehmer zu PayPal weitergeleitet. Wurde eine Zahlung erfolgreich abgeschlossen, so wird dies durch ein blaues PayPal-Icon auf der Teilnehmerliste angezeigt. Hat der Teilnehmer die Zahlung abgebrochen, so wird in der Liste das PayPal-Icon gesetzt, bleibt aber farblos. So sehen Sie, dass hier Klärungsbedarf besteht.

Hinweis: Alle Informationen zum Zahlungsvorgang werden in der Teilnehmerhistorie gespeichert und können dort überprüft werden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt zwei Vorschläge mit 304 Votes von der HiOrg-Server Wunschliste.

Wichtig: Haben Sie Ihre Kursseiten bereits aktualisiert?

Nicht nur die Darstellung der öffentlichen Kursangebote wurde im Dezember 2020 aktualisert. Auch der Link zur Einbindung unterscheidet sich von dem, der bisher genutzt wurde. ⚠️ Um weiterhin Kursangebote aus HiOrg-Server präsentieren zu können, müssen Sie die Verknüpfung auf Ihrer Webseite zwingend austauschen!

Hier finden Sie Ihren individuellen Link in den Einstellungen

Bitte aktualisieren Sie Ihre Links zeitnah, die alten Angebote werden in Kürze abgeschaltet. Hinweise und eine Beschreibung finden Sie in diesem Blog-Post. Für Nutzer des DRK-Typo3-Plugins hat die D&T Internet GmbH ein Update veröffentlicht.
Bitte informieren Sie ggf. Ihren Admin bzw. den Webmaster Ihres Internetauftritts. Bei Fragen helfen wir gerne weiter.

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Arbeitgeberdaten aus öffentlicher Teilnehmeranmeldung übernehmen

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Ende letzten Jahres wurde die Darstellung der öffentlichen Kursangebote inklusive Teilnehmeranmeldung grundlegend überarbeitet. Jetzt gibt es ein weiteres Update in diesem Bereich: Die Übernahme der Arbeitergeberdaten ins System.

Bisher wurden extern eingegebene Firmendaten der Einfachheit halber als Kommentar beim Teilnehmer angezeigt. Zukünftig werden diese Daten mit dem Teilnehmer verknüpft. Dazu werden extern angelegte Teilnehmer nach der Anmeldung farbig markiert. So ist für den Kurs-Disponenten leicht erkennbar, wo noch Handlungsbedarf zur Datenübernahme besteht.

Teilnehmerdaten aus öffentlicher Anmeldung übernehmen - Liste

In 3 einfachen Schritten können die Informationen dann mit bestehenden Datensätzen abgeglichen, oder zusätzlich ins System übernommen werden.

Teilnehmerdaten aus öffentlicher Anmeldung übernehmen

Wurden zeitgleich mehrere Teilnehmer aus einem Unternehmen angemeldet, so werden die aktualisierten Informationen für alle Datensätze aus dieser Gruppe verwendet. Die Aktion muss also nur einmal ausgeführt werden. Diese Änderungen werden in der Teilnehmer-Historie protokolliert.

Erinnerung: Jetzt Links zu Ihren Kursangeboten aktualisieren

Nicht nur die Darstellung der öffentlichen Kursangebote wurde im Dezember aktualisert. Auch der Link zur Einbindung unterscheidet sich von dem, der bisher genutzt wurde. ⚠️ Um weiterhin Kursangebote aus HiOrg-Server präsentieren zu können, müssen Sie die Verknüpfung auf Ihrer Webseite zwingend austauschen!

Hier finden Sie Ihren individuellen Link in den Einstellungen

Bitte aktualisieren Sie Ihre Links zeitnah, die alten Angebote werden in Kürze abgeschaltet. Hinweise und eine Beschreibung finden Sie im Blog-Post. Für Nutzer des Typo3-Plugins hat die D&T Internet GmbH ein Update veröffentlicht.
Bitte informieren Sie ggf. Ihren Admin bzw. den Webmaster Ihres Internetauftritts. Bei Fragen helfen wir gerne weiter.

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Verbesserter Selbstverwaltungslink

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Oft finden Ausbildungskurse firmenintern beim Kunden statt oder es nehmen mehrere Mitarbeiter derselben Firma an einem Kurs teil. HiOrg-Server KURSE bietet dafür die Funktion „Selbstverwaltungslink“, über die im Vorfeld die Daten aller Teilnehmer von der Firma selbst eintragen werden können. So vermeiden Sie unnötige doppelte Arbeit, und gleichzeitig Tippfehler oder Probleme mit unleserlichen Formularen. Außerdem kann auch das BG-Anmeldeformular ausgefüllt vom Kunden heruntergeladen werden.

Wir haben diese Funktion etwas optimiert und den Ablauf vereinfacht. Eine Reservierung von Teilnehmerplätzen vor dem Versenden des Selbstverwaltungslinks ist nun nicht länger notwendig (aber weiterhin möglich). Unterhalb der Teilnehmerliste eines Kurses besteht nun direkt die Möglichkeit, einen Bestandskunden auszuwählen und ihm eine E-Mail mit dem Link zur Teilnehmeranmeldung zu senden.
Übrigens: Der Text der E-Mail kann in den Einstellungen (System > Einstellungen > Vorlagen: Systemmails) bearbeitet werden.

Zuerst den gewünschten Kunden auswählen …
… dann erscheint der hinterlegte Text und der Selbstverwaltungslink kann verschickt werden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

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HiOrg-Server KURSE: Öffentliche Kursangebote und Teilnehmeranmeldung überarbeitet

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Mit HiOrg-Server KURSE können Ausbildungsangebote nicht nur verwaltet, sondern auch direkt auf der eigenen Webseite eingebunden werden. So können sich potentielle Teilnehmer bequem informieren und sich auch direkt zum Kurstermin anmelden.

Um Kursangebote noch attraktiver und einfacher präsentieren zu können, haben wir diesen Bereich nun grundlegend überarbeitet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ausbildungsangebote in 3 simplen Schritten ansprechend auf Ihrer Webseite zeigen können.

Neue Einstellungsseite: Öff. Kursangebote & TN-Anmeldung

Unter „System > Einstellungen“ findet sich der neue Menüblock „Öffentliche Kursangebote & TN-Anmeldung“. Dort haben wir alle wichtigen Einstellungen für die öffentliche Darstellung von Kursangeboten und Teilnehmeranmeldung übersichtlich zusammengefasst.

1. Kursliste zur Anzeige generieren

Zum Einbinden des Kursangebotes auf einer Webseite wird ein individueller Link benötigt, der bisher selbst zusammengebaut werden musste. Auf der neuen Einstellungsseite steht dafür nun ein Link-Generator zur Unterstützung bereit. Eine Standardliste mit allen öffentlichen Kursangeboten ist bereits im System angelegt und kann direkt genutzt werden. Wer es individueller mag, kann zusätzliche Listen hinzufügen und mittels der Checkboxen im Detailfenster (Stift-Button) einfach anpassen.

Hinweis: Es werden im Link-Generator nur Kurstypen aufgeführt, die im System bereits angelegt sind (System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine). Bei jedem Kurstyp kann nun auch eine Kurzbeschreibung und eine Grafik zur Darstellung auf der öffentlichen Kursliste hinterlegt werden.

2. Gestaltung festlegen

Im nächsten Abschnitt kann das Aussehen der Kursliste bearbeitet werden. Um diese möglichst gut (und einfach) an ein bestehendes Design anzupassen, können neben der Ausgabebreite auch Farbwerte eingestellt werden. Neben Buttons zum Anfordern eines eigenen Kurses stehen auch Einstellungen für BG-Teilnehmer zur Verfügung. Mittels Vorschaufenster lassen sich die Einstellungen bequem überprüfen.

Hinweis: Die gewählte Gestaltung ist universell für alle Listen gleich.

Am Ende der Seite können eigene AGBs hinterlegt und die Hinweise zum Datenschutz angepasst werden.

3. Link einbinden

Abschließend muss der Link zur gewünschten Kursliste nur noch kopiert, und auf der Organisationswebseite eingebunden werden. Er führt den Besucher dann zur Liste der Kursangebote. Fertig!

  • Anzeige verschiedener Kursangebote mit Terminliste
  • Anzeige eines einzelnen Kurstyps

Teilnehmeranmeldung zu öffentlichen Kursen

Auch die Gestaltung der Teilnehmeranmeldung wurde überarbeitet und an die neue Kursliste angepasst. Ist im Link-Generator die Online-Anmeldung aktiviert, können sich interessierte Besucher direkt über die Kursliste zum gewünschten Termin anmelden. Die Daten werden automatisch zu HiOrg-Server übertragen, dort gespeichert und können wie bisher für Kurslisten, Teilnahmebescheinigungen und Rechnungen genutzt werden.

Eine weitere Neuerung ist die optimierte Anmeldung mehrerer Teilnehmer eines Unternehmens. Die Unternehmensdaten werden im Anmeldeprozess vorgehalten und müssen nicht für jeden Teilnehmer erneut eingegeben werden.

Wichtig: Bitte Einstellungen anpassen

Im Zuge der Umgestaltung haben wir verschiedene Einstellungen verschoben, umgestaltet oder werden in Zukunft ganz darauf verzichten. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Punkte:

  • Wie oben beschrieben, finden Sie alle Einstellungen zum neuen Kursangebot nun unter dem Einstellungsblock „Öffentliche Kursangebote & TN-Anmeldung“.
  • Hinterlegen Sie einen Kurztext bei öffentlichen Kurstypen, um diesen auf der neuen Liste anzuzeigen.
  • Die generierten Links zur neuen Darstellung unterscheiden sich von den bisher genutzten Links. Bitte tauschen Sie diese entsprechend aus.
  • Die Einstellungsmöglichkeiten zum „alten“ Kursangebot (unter „System > Einstellungen > Ausbildung allgemein“) werden Anfang Dezember abgeschaltet. Die alten Ansichten werden voraussichtlich zum April 2021 automatisiert in die neue Standardansicht überführt. Keine Sorge: Wir werden vorher nochmal mit einer Erinnerung darauf aufmerksam machen.

Auch bei diesem Update haben wir uns an der Wunschliste orientiert. Wir freuen uns, Ihnen diese Neuerung zu präsentieren und sind zuversichtlich, dass potentielle Kursteilnehmer die neue Darstellung zu schätzen wissen und sich schnell in zahlende Kunden verwandeln.

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