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Eventuell haben wir Sie im Februar bereits per E-Mail informiert, wenn Ihr HiOrg-Server von einem älteren auf das aktuelle HiOrg-Server Lizenzmodell umgestellt wird. Zwischenzeitlich gab es weitere Anpassungen, die wir hier gerne vorstellen möchten:

Keine Berechnung von Nutzern unter 16 Jahren (U16)

Um die Nachwuchsarbeit in Organisationen zu fördern, werden Mitglieder die das 16 Lebensjahr noch nicht vollendet haben, nicht länger gegen die Nutzergrenze gezählt. Es können also beliebig viele Nutzer unter 16 Jahren verwaltet werden (bspw. in Jugendgruppen). An vielen Stellen im System wird dies mit einem roten Warndreieck gekennzeichnet. Hinweis: Es ist hier zwingend nötig das Geburtsdatum des Mitglieds einzutragen, damit das Alter vom System berechnet werden kann.

Keine Berechnung von Nutzerkonten im Status „eingeschränkt“

Status des Nutzerkontos einstellen


In vielen Organisationen gibt es Mitglieder, die nicht aktiv an Diensten teilnehmen, die aber trotzdem dazu gehören und Teil der Gemeinschaft sind. Für solche passiven Mitglieder empfehlen wir den Status "Eingeschränktes Mitglied". Wie bei "Externes Mitglied" und "Gesperrtes Mitglied" entfällt hier die Zählung gegen die Nutzergrenze. Der Status eines Nutzerkontos kann in den Nutzerdetails im Reiter „Zugangskontrolle“ festgelegt werden. Zur schnellen Übersicht wurde auch ein entsprechender Filter in der Mitgliederliste eingebaut.

  • Eingeschränktes Mitglied: Kann sich am HiOrg-Server anmelden, aber nicht selbst zu Veranstaltungen melden. Kann in Gruppen eingeteilt werden, ist auch in der Mitgliederliste sichtbar. Helferstunden können nicht selbst eingereicht werden.
  • Externes Mitglied: Kann sich nicht am HiOrg-Server anmelden, kann auch keiner Gruppe zugeordnet werden. Eine Einteilung zum Dienst ist möglich, Helferstunden können erfasst werden.
  • Gesperrtes Mitglied: Kann sich nicht (mehr) am HiOrg-Server anmelden, und auch nicht zu Veranstaltungen eingeteilt werden. Bestehende Helferstunden bleiben erhalten.

Neue Übersicht zur Nutzerverteilung

Unser Anliegen ist eine transparente Darstellung Ihrer Möglichkeiten. Deshalb finden Sie unterhalb der Mitgliederliste und im Bereich „Mein HiOrg-Server“ nun eine Übersicht zur Auslastung und Nutzerverteilung in Ihrem HiOrg-Server. Klicken Sie dafür auf den Link Übersicht Nutzerverteilung. Die Darstellung beinhaltet auch Informationen zu inaktiven (berechneten) Nutzern und weist auf Mitglieder hin, die demnächst aus der Gruppe U16 herauswachsen. So behalten Sie den Überblick und können Ihren Bedarf ggf. anpassen.

Neue Übersicht zur Nutzerverteilung

Zusammenfassung

  • Die Standardlizenz beinhaltet 50 Nutzer und 10 Gruppen.
  • Erweiterung der Nutzergrenze in 50er-Schritten (inkl. je 2 Gruppen) möglich.
  • Beliebig viele Nutzer unter 16 Jahren, sowie eingeschränkte, externe und gesperrte Nutzerkonten.
    Beispiel: Ihre Organisation hat 74 Mitglieder, davon 11x U16 und 17 passive Beitragszahler (eingeschränktes Konto). Es werden nur 46 Nutzer berechnet, eine Standardlizenz genügt für Ihre Organisation.
    Beispiel: Zusätzlich zu diesen 74 Mitgliedern möchten Sie noch 27 Ehemalige im System erhalten. Mit Kontostatus „gesperrt“ werden diese nicht gezählt. Trotz 101 angelegter Nutzer genügt weiterhin die Standardlizenz.
  • Die Umstellung erfolgt formell zum 01.07.2021, aber erst ab der regulären nächsten Abrechnungsperiode werden zusätzliche Nutzerpakete berechnet.
    Beispiel: Ihr aktueller Abrechnungszeitraum endet zum 27.02.2022. Erst die Folgerechnung (Anfang Januar 2022) wird dann auf Grundlage des aktualisierten Lizenzmodells gestellt.
  • Eine exakte Übersicht aller für Sie zutreffenden Eckdaten finden Sie als Admin in Ihrem HiOrg-Server unter System > Mein HiOrg-Server.

Sie haben Fragen? Wir antworten gerne.

Früher musste man oft mit einer Unterschrift bestätigen, dass man wichtige Informationen gelesen hat. Diese Bestätigung lässt sich in HiOrg-Server PRO / KURSE nun mit der Funktion »Lesebestätigung für Dokumente« vereinfachen.

Beim Anlegen eines allgemeinen Dokuments, bspw. einer Dienstanweisung, kann mit der Checkbox „Lesebestätigung“ angefordert werden, dass die Mitglieder der Organisation die Kenntnisnahme bestätigen sollen. Dies lässt sich nach Gruppen differenzieren und kann auch nachträglich in der Detailansicht des Dokuments aktiviert werden.

Durch eine Meldung auf der Übersichtsseite wird das einzelne Mitglied auf die notwendige Bestätigung hingewiesen und auf Klick zur Dokumentenübersicht weitergeleitet. Hinweis: Das Lesen eines Dokumentes kann auch in der HiOrg-Server Mobilgeräte-App bestätigt werden.

Mitglieder mit dem Recht »dokumente« (oder aus dem Leitungsteam) können im Dokumentenbereich die Kenntnisnahme kontrollieren. Eine Erinnerungsmöglichkeit per E-Mail rundet die Funktion ab.

Zauberstab Wunschliste

Diese Neuerung setzt einen Vorschlag mit 55 Votes von der Nutzer-Wunschliste um.

Immer mal wieder kommt es vor, dass neue Funktionen von unseren Entwicklern fertiggestellt werden, diese aber aus unterschiedlichen Gründen noch nicht vollständig ans bestehende System angebunden werden können. Bisher schlummerten diese Features dann im stillen Kämmerchen, bis ihr großer Tag endlich gekommen war.
Das wird sich nun ändern: in Zukunft haben interessierte Nutzer die Chance, im Entwicklungslabor zu stöbern und neue Funktionalitäten vorab zu testen.
Im Bereich ‚System > Einstellungen > Entwicklungslabor‚ können die Neuheiten vom Admin angeschaut und aktiviert werden.

Wichtiger Hinweis: Alle Funktionen im Bereich des Entwicklungslabors befinden sich im Beta-Stadium. Wir versuchen vor Veröffentlichung die bestmögliche Integration sicherzustellen, weisen aber darauf hin, dass manchmal noch Teile der (geplanten) Funktionalität fehlen. Außerdem gehören die vorgestellten Funktionen nicht zum offiziellen Leistungsumfang von HiOrg-Server, können also jederzeit verändert oder auch wieder entfernt werden.

Lesebestätigung für Dokumente

Als erstes Laborprojekt stellen wir die „Lesebestätigung für Dokumente“ vor. Nach Aktivierung kann in den Details eines allgemeinen Dokuments angefordert werden, dass bestimmte Mitglieder die Kenntnisnahme bestätigen sollen. Dies lässt sich nach Gruppen differenzieren und kann auch nachträglich aktiviert werden. Eine Meldung auf der Übersicht weist auf die notwendige Bestätigung hin, im Dokumentenbereich kann die Kenntnisnahme kontrolliert werden. Eine Erinnerungsmöglichkeit per E-Mail rundet die Funktion ab.

Diese Neuerung setzt einen Vorschlag mit 55 Votes von der Wunschliste um.

Nutzer mit kurse-Recht finden in der Teilnehmer-Liste nun ein zusätzliches Symbol, mit dem sich die Änderungshistorie von einzelnen Kursteilnehmern einsehen lässt. So können alle Änderungen an den Eintragungen übersichtlich und problemlos nachvollzogen werden, bspw. Anpassungen der Anschrift, Aufruf der Teilnahmebescheinigung zum Ausdruck oder eine Bezahlt-Markierung. Ebenso werden Anmeldungen / Änderungen erfasst, die über den Selbstverwaltungslink vom Firmenkunden selbst getätigt wurden.

Um in einer Hilfsorganisation sinnvoll arbeiten zu können, muss der Disponent den Überblick über die Tauglichkeit seiner Mitarbeiter behalten und dabei verschiedene Fristen einhalten. In vielen Bereichen bietet HiOrg-Server dabei schon eine gute Unterstützung an. Nun haben wir diese wichtige Funktion umgebaut und komfortabler gestaltet.

Regelmäßige Überprüfungen eintragenIm Mitarbeiterkonto (Mitglieder* > Mitgliederliste* > [Stift-Symbol vor den einzelnen Einträgen]) wurden die vorhandenen Tabs bereinigt und ein neuer Reiter „Überprüfungen“ angelegt. Dort können alle Kontrolltermine des einzelnen Mitarbeiters gesammelt eingetragen werden.

Regelmäßige Überprüfungen ÜbersichtDer neue Menüpunkt Mitglieder* > Regelmäßige Überprüfungen zeigt übersichtlich alle anstehenden Kontrolltermine sämtlicher Mitarbeiter. Wird eine Ablauffrist erreicht, so wird dies zusätzlich mit einer Meldung auf der Übersichtsseite angezeigt.

Um richtig loszulegen, müssen im Menü System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste* zuerst entsprechende Überprüfungen definiert werden. Dazu wird das Recht admin benötigt.
Bereits hinterlegte Kontrollzeiträume wurde bei dieser Umstellung natürlich in das neue System übernommen (bspw. Reanimationstraining).

Zauberstab Diese Erweiterung setzt 5 Vorschläge mit insgesamt 37 Votes aus der Wunschliste um.

*Anmerkung: Wurde unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste die Anrede zu „Mitarbeiter“ geändert, ändert sich auch die Benennung der entsprechenden Menüpunkte von Mitglieder zu Mitarbeiter.