Schlagwortarchiv für: Diensteinteilung

Vor dem Hintergrund der aktuellen Entwicklungen ist es inzwischen vielerorts so, dass nur Personal mit 2G-Status (geimpft / genesen) zu einem Dienst eingeteilt werden darf. Die Umsetzung dieser Vorgabe kann bei der Diensteinteilung mit HiOrg-Server folgendermaßen abgebildet werden:

1. Neue „Ausbildung“ anlegen

Legen Sie unter Mitglieder > Ausbildungen eine neue Ausbildung zur Erfassung von 2G an. Die Felder Gültigkeit und Warnung können leer bleiben, wichtig ist nur das Häkchen zur Einteilung nutzbar.

Fügen Sie dem neuen Eintrag nun alle Mitglieder hinzu, die vollständig geimpft oder in den letzten 6 Monaten genesen sind.

Workaround - Einteilung mit Beachtung von 2G

2. Dienst anlegen / bearbeiten

Workaround - Einteilung mit Beachtung von 2G

Beim Anlegen eines neuen Dienstes wählen Sie nun die neue Ausbildung als Voraussetzung aus. Ebenso können Sie bereits angelegte Dienste entsprechend bearbeiten.

3. Personal einteilen

Bei der Diensteinteilung prüft das System mit Hilfe der Ausbildung nun auf 2G. Mit Klick auf den Ausbildungshut können Sie die Detailansicht öffnen. Im Beispiel (siehe Grafik) wäre „Max Müller“ nicht für den Dienst qualifiziert, da ihm der 2G-Nachweis fehlt.

Workaround - Einteilung mit Beachtung von 2G

Einschränkungen

⚠️ Leider funktioniert dieser Ablauf nicht für Praktikanten, da diese losgelöst von den einteilbaren Ausbildungen eingesetzt werden können.

Bitte denken Sie auch daran, dass sich der Status von Genesenen nach einer gewissen Zeit ändert. Dies muss in der 2G-Ausbildung dann entsprechend gepflegt werden.

Eine Push-Nachricht ist eine spezielle Meldung, die direkt auf dem Mobilgerät angezeigt wird, ohne dass zuvor die HiOrg-Server App geöffnet werden muss. Zukünftig können diese Benachrichtigungen direkt aus HiOrg-Server auf das Smartphone eines Mitglieds gesendet werden, wenn dort die HiOrg-Server Mobilgeräte-App (ab v5.5.2) installiert ist.

Kommt Ihnen diese Funktion bereits bekannt vor? Sie haben vollkommen Recht, grundsätzlich ist die Möglichkeit für Push-Benachrichtigungen seit mehreren Monaten verfügbar. Bisher musste sie allerdings als Beta-Funktion im Laborbereich aktiviert werden – und das hat sich nun geändert. Mit der Übernahme in den offiziellen Funktionsumfang gibt es zusätzlich ein paar Änderungen und Erweiterungen.

Push für alle aktiviert

Aktuell können Anfragen bei Personalbedarf vom Disponenten per Push versendet werden (HiOrg-Server PRO und KURSE). Dabei kann der Disponent auf einen Dienst, Kurs oder Termin aufmerksam machen, indem er beim Anlegen / Bearbeiten die neue Option „Rückmeldung von qualifizierten Helfern anfragen“ auswählt.

Checkbox Rückmeldung anfragen

Informationen zum Einteilungsstatus, bspw. wenn eine Meldung zur festen Einteilung geändert wird, werden vom System automatisch per Push an die betreffenden Nutzer versendet.

Damit die neue Funktion auch direkt genutzt werden kann, haben wir den Push-Versand für alle Server standardmäßig aktiviert. Nachrichten werden von der App nun prominent auf dem Mobilgerät anzeigt – außer der Nutzer hat diese Möglichkeit bereits in den Einstellungen der App deaktiviert.

Die komplette Push-Funktionalität eines Servers kann vom Admin in den Einstellungen deaktiviert werden (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren).

Push mit spezifischen Informationen

Als Reaktion auf das Feedback der Beta-Tester sind nun auch Push-Nachrichten möglich, die auf dem Home-Screen detailiertere Informationen enthalten. Bislang hatten wir uns hier für einen allgemeinen Text ohne konkrete Informationen zur Veranstaltung entschieden, da zum Erreichen der Endgeräte eine Anbindung an Apple bzw. Google zwingend notwendig ist.

Beispiel:
Standardnachricht: Personal für eine Veranstaltung benötigt: Bitte Rückmeldung abgeben.

Detaillierte Nachricht: Für den Dienst "TddE" am 03.10.2021 werden noch Helfer benötigt. Bitte prüfen Sie, ob Sie sich für diesen Dienst melden können. (demo)

Die Entscheidung, ob Veranstaltungsdaten und ggf. persönliche Helferdaten über ausländische Server (Amazon, Apple & Google) geleitet werden, liegt damit nun bei Ihnen. Die ausführlicheren Push-Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert und müssen vom Admin in den Einstellungen aktiviert werden.

Einheitliche Benachrichtigungen im System

Zusätzlich zur Übertragung per Push erscheinen Statusinformationen auch in der Benachrichtigungsübersicht der App. Im Benachrichtigungssystem der Web-Version (auf der Übersicht) waren diese Anfragen bisher nicht enthalten.
Durch die Verschmelzung der beiden Systeme werden Benachrichtigungen nun einheitlich ausgeliefert. Das bedeutet, dass Nutzer der Web-Version nun auch Meldungen zum Einteilungsstatus usw. erhalten. Im Gegenzug werden App-Nutzer bspw. auf ablaufende Ausbildungen, anstehende regelmäßige Überprüfungen und Terminabsprachen hingewiesen.

Hinweis: Informationen zum Einteilungsstatus und Personalanforderungen erscheinen unabhängig von Push im Benachrichtigungssystem, also auch wenn die Push-Funktionalität eines Servers deaktiviert ist.

Mit dieser Verschmelzung legen wir auch den Grundstein für weitere Neuerungen, die hier demnächst folgen werden. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Darstellung von Web-Benachrichtigungen, die durch eine Überarbeitung übersichtlicher werden sollen. Zusätzlich werden auch noch weitere Nachrichten integriert, bspw. Info bei neuen und geänderten Veranstaltungen oder Erinnerungen an anstehende Geburtstage, Kontrolle der persönlichen Daten, …

Nicht alle Informationen sollen als Pushnachricht versendet werden, aber wir sind trotzdem sicher, dass der neue Bereich die Arbeit mit HiOrg-Server noch komfortabler gestaltet.

Seit heute versendet HiOrg-Server eine Benachrichtung an Helfer, wenn sich deren Einteilungsstatus ändert.
Wird also ein Helfer bspw. fest eingeteilt, so erscheint eine Push-Mitteilung auf seinem Mobilgerät. Diese Funktion umfasst Benachrichtigungen zu Diensten, Terminen und Kursen. In HiOrg-Server KURSE werden Ausbilder und Helfer informiert.

Anders als die schon länger verfügbaren Push-Benachrichtigungen, welche ein Disponent zu einer Veranstaltung auslösen kann, werden die Informationen zur Statusänderung automatisch vom System versendet.

Voraussetzungen

  • die Push-Funktion muss (derzeit noch) im Labor (System > Einstellungen > Entwicklungslabor) von einem Nutzer mit Admin-Recht aktiviert werden.
    Entwicklungslabor
  • Helfer benötigen eine aktuelle Version der HiOrg-Server App (ab v5.5.2).
  • Push-Benachrichtungen dürfen in den Einstellungen der Mobilgeräte-App nicht deaktiviert sein.
    Push-Benachrichtigung Settings

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Das Feature „Gruppen einschränken“ ermöglicht es, bestimmten Gruppen die Sichtbarkeit anderer Gruppen zu entziehen, indem unter System > Einstellungen > Gruppen / Mitarbeiterliste das entsprechende Häkchen bei „Mitglieder dieser Gruppe dürfen andere Gruppen nicht sehen“ für diese Gruppen gesetzt wird.

Darüber hinaus kann zusätzlich die Option „auch nicht mit mitarbeiter-Recht oder Leitungsteam“ (global) gesetzt werden. Dies sorgt dafür, dass die Einschränkung der Sichtbarkeit dann auch für Mitarbeiter mit erweiterten Rechten gilt.

Also: Sind im HiOrg-Server die Optionen
1) Mitglieder dieser Gruppe dürfen andere Gruppen nicht sehen und
2) auch nicht mit mitarbeiter-Recht oder Leitungsteam
gesetzt, so werden in der Mitgliederliste nur Personen angezeigt, die in der gleichen Gruppe wie der aktuelle Nutzer eingetragen sind.

Ausnahmen

Eine Ausnahme von dieser Regel macht das System in der Personalliste von gruppenübergreifenden Diensten und Terminen. Dort können eingeteilte Helfer alle weiteren Helfer (ggf. auch gemeldete und abgesagte, siehe nächster Abschnitt) dieser Veranstaltung sehen, unabhängig von der Gruppe. Auch externe Helfer sind hier sichtbar.

Hinweis: Zusätzlich gibt es unter „System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren“ noch die Option „normale Helfer dürfen Meldungen anderer Helfer sehen“. Diese funktioniert völlig unabhängig von der oben beschriebenen Funktion.

Datenschutz

Die beschriebenen Einstellungen dienen in erster Linie der Übersichtlichkeit. Wenn Sie Gruppen stärker voneinander abgrenzen wollen (z.B. aufgrund von Datenschutz-Vorschriften), sollten diese je komplett eigene Accounts von HiOrg-Server erstellen und dann über eine Datenfreigabe mit Ihrem Account verbinden. Zusätzlich zum Privacy by default-Verhalten von HiOrg-Server, steht jedem Mitglied grundsätzlich auch die Funktion »Eigene Daten schützen« zur Verfügung, die die Kontrolle über die persönlichen Daten ermöglicht.

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Um die Qualifikationen eines Mitglieds vollständig zu erfassen, können im Bereich „Mitglieder > Ausbildungen“ absolvierte Ausbildungen hinterlegt werden. Dabei kann man deren Gültigkeitsdauer eintragen und festlegen, ob diese Ausbildung bei der Diensteinteilung berücksichtigt werden soll (Checkbox ‚zur Einteilung nutzbar‘). Abgelaufene Ausbildungen werden dem Disponenten auf der Einteilungsseite dann durchgestrichen angezeigt.

Wir haben diese Funktionalität nun so erweitert, dass bei der Einteilung von Mitgliedern sichtbar ist, ob relevante Ausbildungen zum Dienstzeitpunkt noch gültig sind. Der kleine Hut unterhalb vom Namen des Mitglieds gibt dabei Auskunft zum Status, durch Klick darauf öffnet sich eine Übersicht.

Abgelaufene Ausbildungen bei Diensteinteilung berücksichtigen
  • Roter Hut = Ausbildung ist bereits jetzt abgelaufen
  • Gelber Hut = Ausbildung ist zum Zeitpunkt des Dienstes abgelaufen
  • Abgelaufene Ausbildungen, die nicht dienstrelevant sind, werden der Vollständigkeit halber weiterhin durchgestrichen aufgeführt.

Auch das Mitglied wird im Meldedialog auf eine zwischenzeitlich ablaufende Ausbildung hingewiesen und kann sich dann darum kümmern, diese aufzufrischen.