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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
Frohe Ostern wünscht das Team von HiOrg-Server

Pünktlich zum Fest legen wir ein besonders dickes Ei ins Nest:
Helferstunden können nun über die HiOrg-Server App mobil eingesehen, eingetragen und bearbeitet werden.


Über den neuen Menüpunkt „Helferstunden“ erhält man eine Übersicht seiner bereits erfassten Helferstunden. Über das Plus-Symbol am unteren Bildschirmrand können weitere Stunden nach Zeit oder Dauer eingereicht werden. Solange der Eintrag nicht von einem Disponenten mit stunden-Recht bestätigt ist, kann er auch noch selbst geändert werden.
Die neuen Funktionen sind ab v5.8.6 verfügbar, diese wird seit einigen Tagen gestaffelt ausgerollt.

Mit 1913 Votes stand dieser Wunsch ganz weit oben auf der Wunschliste, daher freuen wir uns besonders über die Umsetzung.

Aufgrund vermehrter Rückmeldungen bezüglich der Bedienbarkeit (vor allem auch von den Beta-Testern – Vielen Dank!) wurden zusätzlich alle Datums- und Zeitwähler ausgetauscht.

Wir wünschen Ihnen und Ihren Lieben sonnige und entspannte Ostertage! 🐰☀️🌷

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Neben der klassischen Desktop-Anwendung greift ein großer Teil der Nutzer inzwischen mit der Mobilgeräte-App auf den HiOrg-Server zu. Zur besseren Verzahnung der beiden Systeme wurde nun ein neues Link-Schema eingeführt, das auch die grundsätzliche Handhabung von versendeten Veranstaltungslinks verbessert.

Veranstaltungen öffnen sich direkt in der App

Über HiOrg-Server können Rundmails an alle Nutzer versendet werden, bspw. zu neuen Diensten, Terminen und auch zu Kursen. Inzwischen ist auch gängig, seine E-Mails schnell auf dem Handy zu checken. Um hier den Ablauf zu optimieren öffnen Veranstaltungslinks, die aus dem System heraus an Mitglieder gesendet werden, die entsprechende Veranstaltung nun direkt in der HiOrg-Server App. Diese Funktion wird ab v5.6.2 unterstützt. Sofern keine App auf dem Endgerät installiert ist, wird die Veranstaltung wie bisher im Browser angezeigt.

Für diese Funktion wird die neue Domain hiorg.link genutzt. Vielleicht haben Sie den Unterschied bereits in Ihren Mails entdeckt und sich gewundert. Aber kein Grund zur Sorge, es hat alles seine Richtigkeit mit dieser neuen Endung.

Veranstaltungen einfach teilen

Mal schnell die Kollegen auf einen Dienst hinweisen? Dienste, Termine und Kurse können jetzt mit einem Klick aus der App (ab v5.6.2) heraus geteilt werden. Dazu finden Sie rechts oben das „teilen“-Symbol, welches die Weiterleitung über die üblichen Kanäle ermöglicht. Auch hier wird das neue hiorg.link-Schema genutzt, damit der Empfänger die Veranstaltung direkt in der App sehen kann. So können Veranstaltungen bspw. auch über Messengerdienste geteilt werden, ohne dass sensible Informationen an Drittdienste herausgegeben werden.

Veranstaltung aus der HiOrg-Server App teilen

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Positionen als Vorlage speichern

Oftmals sind Dienste zu besetzen, die in der Positionseinteilung gleich sind: Größere, regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, z.B. beim Fußball, oder ein mehrtägiges Festival. Aus diesem Grund haben wir die Funktion „Positionen zuweisen“ so erweitert, dass Boxen-Sets als Vorlage gespeichert werden können.

Dazu muss die gewünschte Anordnung nur erstellt, und dann über den Button «Vorlage verwalten» gespeichert werden. Statt ein neues Setting aufzubauen, kann natürlich auch ein bestehender Dienst aufgerufen und die dortigen Positionen als Vorlage gespeichert werden (bereits eingeteilte Helfer werden nicht übernommen).

Um eine gespeicherte Vorlage zu nutzen, werden die Einträge einfach wieder über den Button «Vorlage verwalten» aufgerufen, ausgewählt und geladen. Die hier gespeicherten Vorlagen sind innerhalb eines HiOrg-Servers für alle Nutzer mit sandienst-Recht verfügbar (anlegen, laden und löschen).

Die gespeicherten Positionen der Impfstraße sind für den nächsten Termin geladen und können nun besetzt werden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

Mitarbeiterliste verbergen

Immer häufiger wird HiOrg-Server nicht nur im Vereinskontext genutzt, sondern auch für andere Organisationen (ein Impfzentrum wäre ein aktuelles Beispiel). Hier besteht oft die Datenschutz-Vorgabe, dass sich die Mitarbeiter / Mitglieder nicht untereinander sehen dürfen, wenn sie nicht gemeinsam auf einem Dienst, Termin oder Kurs anwesend sind.

Um diese Einsicht zu unterbinden, steht in den Einstellungen die neuen Option Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiter zugänglich* zur Verfügung (unter System > Einstellungen > Allgemein – Funktionen (de-)aktivieren). Standardmäßig ist diese aktiviert, durch Entfernen des Häkchens ändert sich die Funktion des HiOrg-Servers folgendermaßen:

  • Das Menü „Mitarbeiter“ wird in der Desktopversion entfernt und der Zugriff auf alle diesbezüglichen Seiten gesperrt.
  • In den Apps ab v5.7.1 werden die Menüpunkte „Mitarbeiter“, sowie „Rückmeldung ausstehend“ (im Menü Veranstaltungen) entfernt. Ältere Versionen der App erhalten eine durch den Server maskierte Mitgliederliste, sodass auch hier der Datenschutz gewährleistet ist.

⚠️ Ausgenommen von diesen Beschränkungen sind Nutzer mit den Rechten mitarbeiter oder admin, oder bei denen das Häkchen „Mitglied des Leitungs- / Führungsteams“ gesetzt ist.
Außerdem haben Nutzer mit sandienst-, termine– oder kurse-Recht im Rahmen ihrer Funktion Zugriff auf Kontaktdaten, die sie so in der Liste nicht sehen würden.

Hinweis: Möglicherweise ist die Auswahl Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiter zugänglich in Ihrem HiOrg-Server nicht änderbar. Bitte sprechen Sie uns an, falls Sie diese Option trotzdem nutzen möchten.

*) Anmerkung: Unter „System > Einstellungen > Mitglieder Gruppen / Mitgliederliste“ kann zwischen der Anrede „Mitglieder“ und „Mitarbeiter“ gewählt werden. Alle Menüpunkte und Benennungen werden dann entsprechend angepasst.

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Diese Woche gab es ein Update der HiOrg-Server App für Mobilgeräte (v5.5.2). Neben einer verbesserten Filterfunktion für die Veranstaltungsliste und einer farbcodierten Kategorieanzeige, ermöglicht dieses Update die Benachrichtigung von Mitgliedern mittels Push.

Im Oktober wurde eine Beta-Version der HiOrg-Server App veröffentlicht, die eine erste Implementierung von Push-Benachrichtigungen enthielt. Dabei konnte vom Disponenten eine Nachricht zu einem neuen oder aktualisierten Dienst ausgelöst werden, die dann allen Mitgliedern mit der Beta-App auf dem Mobilgerät zugestellt wurde.

Push im Labor aktivieren

Für die neue App-Version 5.5.2 haben wir diese Funktionalität nochmal erweitert: eine Benachrichtigung ist jetzt nicht nur bei Diensten, sondern auch bei Terminen und Kursen (in HiOrg-Server KURSE) möglich. So können neben Mitgliedern auch bspw. Dozenten problemlos und schnell informiert werden.

Zum Auslösen einer Benachrichtigung nutzen Sie einfach die neue Checkbox „Push-Benachrichtigung an qualifizierte Helfer ohne aktuelle Rückmeldung“ in den Veranstaltungsdetails. Diese finden Sie knapp oberhalb des Speichern-Buttons.

Voraussetzungen:

Um Push-Benachrichtigung versenden und empfangen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. die Push-Funktion muss (derzeit noch) im Labor (System > Einstellungen > Entwicklungslabor) von einem Nutzer mit Admin-Recht aktiviert werden.
    Entwicklungslabor
  2. Helfer benötigen die aktuelle Version der HiOrg-Server App (v5.5.2)
  3. Push-Benachrichtungen dürfen in den Einstellungen der Mobilgeräte-App nicht deaktiviert sein.
    Push-Benachrichtigung Settings

Ausblick

Als nächste Erweiterung arbeiten wir an einer Benachrichtigungsseite, auf der die versandten Events übersichtlich eingesehen werden können.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

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Mit HiOrg-Server KURSE können Ausbildungsangebote nicht nur verwaltet, sondern auch direkt auf der eigenen Webseite eingebunden werden. So können sich potentielle Teilnehmer bequem informieren und sich auch direkt zum Kurstermin anmelden.

Um Kursangebote noch attraktiver und einfacher präsentieren zu können, haben wir diesen Bereich nun grundlegend überarbeitet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ausbildungsangebote in 3 simplen Schritten ansprechend auf Ihrer Webseite zeigen können.

Neue Einstellungsseite: Öff. Kursangebote & TN-Anmeldung

Unter „System > Einstellungen“ findet sich der neue Menüblock „Öffentliche Kursangebote & TN-Anmeldung“. Dort haben wir alle wichtigen Einstellungen für die öffentliche Darstellung von Kursangeboten und Teilnehmeranmeldung übersichtlich zusammengefasst.

1. Kursliste zur Anzeige generieren

Zum Einbinden des Kursangebotes auf einer Webseite wird ein individueller Link benötigt, der bisher selbst zusammengebaut werden musste. Auf der neuen Einstellungsseite steht dafür nun ein Link-Generator zur Unterstützung bereit. Eine Standardliste mit allen öffentlichen Kursangeboten ist bereits im System angelegt und kann direkt genutzt werden. Wer es individueller mag, kann zusätzliche Listen hinzufügen und mittels der Checkboxen im Detailfenster (Stift-Button) einfach anpassen.

Hinweis: Es werden im Link-Generator nur Kurstypen aufgeführt, die im System bereits angelegt sind (System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine). Bei jedem Kurstyp kann nun auch eine Kurzbeschreibung und eine Grafik zur Darstellung auf der öffentlichen Kursliste hinterlegt werden.

2. Gestaltung festlegen

Im nächsten Abschnitt kann das Aussehen der Kursliste bearbeitet werden. Um diese möglichst gut (und einfach) an ein bestehendes Design anzupassen, können neben der Ausgabebreite auch Farbwerte eingestellt werden. Neben Buttons zum Anfordern eines eigenen Kurses stehen auch Einstellungen für BG-Teilnehmer zur Verfügung. Mittels Vorschaufenster lassen sich die Einstellungen bequem überprüfen.

Hinweis: Die gewählte Gestaltung ist universell für alle Listen gleich.

Am Ende der Seite können eigene AGBs hinterlegt und die Hinweise zum Datenschutz angepasst werden.

3. Link einbinden

Abschließend muss der Link zur gewünschten Kursliste nur noch kopiert, und auf der Organisationswebseite eingebunden werden. Er führt den Besucher dann zur Liste der Kursangebote. Fertig!

Teilnehmeranmeldung zu öffentlichen Kursen

Auch die Gestaltung der Teilnehmeranmeldung wurde überarbeitet und an die neue Kursliste angepasst. Ist im Link-Generator die Online-Anmeldung aktiviert, können sich interessierte Besucher direkt über die Kursliste zum gewünschten Termin anmelden. Die Daten werden automatisch zu HiOrg-Server übertragen, dort gespeichert und können wie bisher für Kurslisten, Teilnahmebescheinigungen und Rechnungen genutzt werden.

Eine weitere Neuerung ist die optimierte Anmeldung mehrerer Teilnehmer eines Unternehmens. Die Unternehmensdaten werden im Anmeldeprozess vorgehalten und müssen nicht für jeden Teilnehmer erneut eingegeben werden.

Wichtig: Bitte Einstellungen anpassen

Im Zuge der Umgestaltung haben wir verschiedene Einstellungen verschoben, umgestaltet oder werden in Zukunft ganz darauf verzichten. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Punkte:

  • Wie oben beschrieben, finden Sie alle Einstellungen zum neuen Kursangebot nun unter dem Einstellungsblock „Öffentliche Kursangebote & TN-Anmeldung“.
  • Hinterlegen Sie einen Kurztext bei öffentlichen Kurstypen, um diesen auf der neuen Liste anzuzeigen.
  • Die generierten Links zur neuen Darstellung unterscheiden sich von den bisher genutzten Links. Bitte tauschen Sie diese entsprechend aus.
  • Die Einstellungsmöglichkeiten zum „alten“ Kursangebot (unter „System > Einstellungen > Ausbildung allgemein“) werden Anfang Dezember abgeschaltet. Die alten Ansichten werden voraussichtlich zum April 2021 automatisiert in die neue Standardansicht überführt. Keine Sorge: Wir werden vorher nochmal mit einer Erinnerung darauf aufmerksam machen.

Auch bei diesem Update haben wir uns an der Wunschliste orientiert. Wir freuen uns, Ihnen diese Neuerung zu präsentieren und sind zuversichtlich, dass potentielle Kursteilnehmer die neue Darstellung zu schätzen wissen und sich schnell in zahlende Kunden verwandeln.

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Es gibt Neuigkeiten bei der Ansicht zur Personalverfügbarkeit. Nachdem wir (neben kleineren Verbesserungen) vor Kurzem bereits die Anzeige der eingetragenen Abwesenheiten und Übersichtstabellen zu Ausbildungen und Fahrerlaubnis ergänzt haben, kommt nun eine weitere kleine Erweiterung.

Zeiträume filtern

Mit dem Zeitraumfilter können nun auch individuelle Zeiträume (statt wie bisher nur das aktuelle Datum) berücksichtigt werden. Das hilft dem Disponenten dabei abzuschätzen, welche Mitglieder bspw. nächste Woche für einen Dienst verfügbar wären.

Mit den Quick-Links unter den Eingabefeldern lassen sich die Werte bequem automatisch eintragen.

Rundmail und SMS senden

Verfügbare Mitglieder können über die Mehrfachauswahl am Tabellenfuß nun einfach als Empfänger für Benachrichtigungen (per E-Mail oder SMS) ausgewählt werden. Dazu einfach den Haken setzen und die entsprechende Aktion auswählen. So können z.B. Alarmierungen versendet werden. Auch Vorab-Anfragen für noch nicht fertig geplante, zukünftige Dienste sind im Zusammenhang mit dem Zeitraumfilter möglich.

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Angesichts der besonderen Herausforderungen, die viele Disponenten derzeit meistern müssen, haben wir die reguläre Entwicklung pausiert, und spontan ein Projekt eingeschoben:
Um die Personalplanung in Krisenzeiten weiter zu vereinfachen, gibt es nun für Disponenten eine Übersicht über verfügbares Personal.

Abwesenheit eintragen

Grundsätzlich können Helfer schon länger über den Menüpunkt »Mein Konto > Abwesenheiten« Zeiträume hinterlegen, in denen sie für Dienste nicht zur Verfügung stehen, bspw. wenn sie in Urlaub sind. Dies wurde dann bei der Diensteinteilung berücksichtigt und der Disponent konnte zusätzlich im Menü »Mitglieder > Abwesenheiten« eine Urlaubsliste einsehen.
Anm.: Nicht wundern: Tatsächlich hießen die Menüpunkte bis vor kurzem »Urlaub« bzw. »Urlaubsübersicht«.

Neue Übersicht: Personal-Verfügbarkeit

In Anbetracht der aktuellen Lage haben wir eine zusätzliche Übersicht erstellt, wo auf einen Blick ersichtlich ist, welche Mitarbeiter verfügbar sind und welche, bspw. wegen Quarantäne, ausfallen. Die Informationen können direkt über das Hauptmenü aufgerufen werden (Menüpunkt »Personal-Verfügbarkeit«).
Diese Ansicht ist für Nutzer mit dem Recht »mitarbeiter«, »sandienst« oder für Mitglieder des Leitungsteams verfügbar.

Abwesenheit eintragen per App

Voraussetzung für die sinnvolle Nutzbarkeit dieser Funktion ist natürlich eine aktive und zeitnahe Pflege der Abwesenheiten durch alle Helfer. Um dies möglichst einfach zu gestalten, wird die Mobilgeräte-App um die Möglichkeit zum Eintragen von eigenen Abwesenheiten erweitert. Das Update v5.3.0 wird in den nächsten Tagen zunächst als Beta-Version freigegeben. Weitere Informationen zu den Beta-Versionen finden Sie hier.
Bis dahin können Nutzer sich über den Menüpunkt »zur Web-Ansicht« mit einem Klick komfortabel aus der App direkt in der Webanwendung einloggen.

Wir hoffen, dass diese schnelle Lösung auch in Ihrer Organisation nützlich ist, und freuen uns über Ihr Feedback.