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QSEH-Schnittstelle: Storno und Statusanzeige

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Die neue Schnittstelle von HiOrg-Server KURSE zu meineQSEH ist offiziell freigegeben und wird nun schrittweise erweitert. Dazu arbeiten wir eng mit den Verantwortlichen bei der QSEH zusammen. Als ersten Schritt haben wir die Storno-Funktionalität deutlich verbessert.

Musste ein Kurs storniert werden, so war es bisher nötig, den Kurs im System vollständig zu löschen. Nur so wurde er auch bei der QSEH gelöscht. Mit dem Update können gemeldete Kurse aus dem System heraus bei meineQSEH storniert werden, ohne dass die Daten verloren gehen.

QSEH-Schnittstelle: Gemeldete Kurse stornieren

Gemeldete Kurse erhalten nach der Meldung einen extra Button in der Kursliste. Über diesen Button kann ein Kurs bei meineQSEH bequem storniert werden. Zusätzlich kann der Kurs aber auch problemlos erneut gemeldet werden, da alle Daten in HiOrg-Server KURSE erhalten bleiben.

Statusanzeige gemeldeter Kurse

Status gemeldeter Kurse | Schnittstelle meineQSEH

Zeitgleich können wir auch ein weiteres Update veröffentlichen: Eine Anzeige, die den Status eines gemeldeten Kurses automatisiert bei meineQSEH abfragt und angibt, ob alles „ok“ ist oder eine Dateninkonsistenz erkannt wurde.

Dazu werden über Nacht alle Eckdaten der als „gemeldet“ hinterlegten Kurse mit den Daten bei meineQSEH abgeglichen. Wird dabei eine Abweichung erkannt (bspw. im Lehrgangsort oder bei den Zeitangaben), passiert folgendes:

  • Die Farbe der Genehmigungsnummer wechselt von grün auf orange.
  • Es erscheint ein Button zum Aktualisieren der Daten.
  • Der Kurs wird auf der Übersicht zur Aktualisierung vorgeschlagen.

Wurde bei dem Abgleich ein Lehrgang in meineQSEH als storniert erkannt, so wird dieser Status auch in HiOrg-Server KURSE übernommen und der Kurs kann erneut gemeldet werden.

Zusätzlich werden in der Kursliste nun alle Nicht-BG-Kurse als solche gekennzeichnet.

⚠️ Jetzt zur neuen Schnittstelle wechseln!

Die alte QSEH-Schnittstelle wird am 29. April von der QSEH abgeschaltet. 
⚠️ Dann ist keine Lehrgangsmeldung aus HiOrg-Server KURSE heraus mehr möglich.

Um die neue Schnittstelle zu aktivieren, müssen neue Zugangsdaten (für meineQSEH) in den Einstellungen hinterlegt werden. Dazu haben wir weitere Informationen und eine Anleitung für euch bereitgestellt.

Noch keine Schnittstelle aktiviert?

Ihr seid eine ermächtigte Stelle, aber nutzt die komfortable BG-Funktionalität in HiOrg-Server KURSE bisher noch nicht? Startet doch jetzt gleich damit, indem ihr eure BG-Kennziffer in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) hinterlegt. Erst danach werden viele Spezialfunktionen freigeschaltet. Bei Fragen helfen wir euch gerne weiter!

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Liste der Helferstunden-Typen selbst vorsortieren

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Nach einem Dienst / Termin können von allen Beteiligten Helferstunden erfasst werden. Wurde in den Details kein Helferstunden-Typ eingestellt und sind im Server bereits mehrere Typen hinterlegt, so beginnt hier oft das Scrollen durch die verschiedenen Optionen. Aus diesem Grund haben wir hier gearbeitet und ihr habt ab sofort die Möglichkeit, die Helferstunden-Typen in den Einstellungen manuell zu sortieren (System > Einstellungen > Mitglieder – Helferstunden).

Die Funktionsweise ist an das Sortieren und Verwalten von Qualifikationslisten angelehnt, was euch eine bekannte Möglichkeit bietet, eure Daten zu organisieren. Die manuelle Sortierung wird auf alle Stellen in HiOrg-Server (und der Mobilgeräte-App) angewandt, wo Listen oder Auswahlmöglichkeiten zu Helferstunden angezeigt werden.

Die neue Funktion ist schon live verfügbar und ermöglicht es, die Helferstunden-Typen nach euren individuellen Bedürfnissen zu ordnen.

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Neue QSEH-Schnittstelle freigegeben

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Edit 11.03.2024: Unser Ansprechpartner der QSEH hat uns mitgeteilt, dass der Termin zur Abschaltung der alten Schnittstelle auf 30.04.2024 verschoben wurde.

Gute Neuigkeiten für unsere meineQSEH-Nutzer! 🎉

Wir freuen uns sehr, euch mitteilen zu können, dass unsere brandneue Schnittstelle zur Übertragung von Kursdaten aus HiOrg-Server KURSE zum meineQSEH-Portal jetzt offiziell veröffentlicht wurde!

Ab sofort könnt ihr in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Ausbildung allgemein) eure neuen Zugangsdaten hinterlegen. Dazu muss in meineQSEH zuerst ein Unterkonto für den Zugang angelegt werden. Als Unterstützung haben wir eine Videoanleitung erstellt, die euch bei der Einrichtung der Schnittstellennutzung behilflich sein wird.

Die Kurse werden euch wie gehabt in HiOrg-Server KURSE zur Meldung bei der QSEH vorgeschlagen. In Einzelfällen kann eine Anpassung der Adressdaten des hinterlegten Veranstaltungsortes notwendig werden. Dies kann innerhalb des Meldevorgangs erledigt werden und ist höchstens einmal pro Kursort erforderlich. Zusätzlich empfehlen wir, vor der Meldung zu kontrollieren, dass ein Ansprechpartner (für die QSEH) beim Kursort hinterlegt ist. Diese Information wird zur Übertragung zwingend benötigt.

Als nächsten Schritt werden wir eine Anzeige implementieren, die den Status eines gemeldeten Kurses automatisiert bei meineQSEH abfragt und anzeigt, ob alles „ok“ ist oder ein Problem erkannt wurde.

Für einen Übergangszeitraum (voraussichtlich bis Ende März) ist ein Wechsel zurück zur alten Schnittstelle möglich (bitte haltet dafür eure alten Zugangsdaten bereit!). In diesem Fall sind wir für eure Rückmeldung dankbar, wo es Schwierigkeiten mit der neuen Schnittstelle gab. So können wir diese umgehend beheben.

Anzeige der Kursliste angepasst

Wird eine größere Anzahl an Kursterminen über HiOrg-Server KURSE abgewickelt, so kann es zu längeren Ladezeiten bei der Kursliste kommen. Aus diesem Grund haben wir hier eine Anpassung vorgenommen, so dass standardmäßig nur noch die Termine der nächsten 3 Monate geladen werden.

Anzeige der Kursliste - Standard 3 Monate

Die Ansicht kann mit einem Klick auf die Gesamtzahl der Kurse verändert werden, oder ihr nutzt die Quicklinks (inklusive der freien Datumseingabe) am oberen Rand der Tabelle.

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Kleine Updates aus der Entwicklung

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Erweiterung zu Verpflegungsinfos

Seit einiger Zeit können Ernährungsgewohnheiten von Mitgliedern in HiOrg-Server hinterlegt werden. Aufgrund eurer Rückmeldungen können diese nun auch in der Mitgliederliste eingeblendet und ausgedruckt werden. Dazu findet ihr bei der Spaltenauswahl im Kopfbereich der Seite die neue Checkbox „Ernährung“. Das Häkchen zur Sichtbarkeit versteckter Daten auf der Mitgliederliste wird beachtet.

Zusätzlich sind die Variablen (Platzhalter) zur Ausgabe der Ernährungsdetails nun auch für andere Formulare verfügbar.

  • [[$ernaehrung1]] – Helfer 1: Ernährungsgewohnheiten
  • [[$allerg_intol1]] – Helfer 1: Lebensmittelallergien/-intoleranzen
  • [[$verpflegung_weit1]] – Helfer 1: weitere Angaben zur Verpflegung

Bisher waren diese auf die Verpflegungslisten für Dienste / Termine beschränkt.

Systemformulare verbergen

In HiOrg-Server gibt es verschiedene Formulare, die vom System standardmäßig zur Verfügung gestellt werden, bspw. für interne Dienst-Details, eine Verpflegungsliste oder Kursteilnehmer-Datenblätter (in HiOrg-Server KURSE). Ihr findet sie unter „System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare“.
Diese Vorlagen (und alle eigenen) können zur besseren Übersicht nun ausgeblendet werden. Dazu gibt es in der Detailansicht einer Vorlage eine neue Checkbox, die folgendes bewirkt:

Checkbox: Vorlage verbergen
  • Das Formular wird in den Einstellungen als (verborgen) gekennzeichnet.
  • Verborgene Vorlagen werden im Formular-Center nicht angezeigt.
  • Links zu verborgenen Vorlagen werden auf der TN-Liste nicht angezeigt.
  • Verborgene Vorlagen sind weiterhin direkt aufrufbar, wenn man den Link kennt.

Beispiele für die Anwendung:

  • Standardformulare wie bspw. Dienst- oder Termin-Details (intern) sind nicht gewünscht, da eine eigene Vorlage erstellt wurde.
  • Es werden Kurse durchgeführt, die nicht mit der BG abgerechnet werden. Für diese Kurstypen kann das BG-Abrechnungsformular ausgeblendet werden. (in HiOrg-Server KURSE)

Ausbilder einteilen (HiOrg-Server KURSE)

Wurde ein Ausbilder zu einem Kurs eingeteilt, war bisher nicht deutlich erkennbar, wie sich das System im Anschluss verhält. Hier haben wir etwas nachgebessert und so kann man nun direkt per Button entscheiden, ob nach der Einteilung noch Benachrichtigungen zum Vorgang versendet werden sollen.

Ausbilder einteilen

Teilnehmerliste (HiOrg-Server KURSE)

Ein kleines Update gibt es auch bei der Teilnehmerliste von Kursen. Um einen besseren Workflow zu ermöglichen, kann man bei Firmenteilnehmenden nun direkt zu den entsprechenden Kundendetails springen, ohne dass man den Umweg über das Anwendungsmenü nehmen muss. Dazu genügt ein Klick auf den Unternehmensnamen.
In den Kundendetails findet ihr neben Kontaktangaben auch Informationen zu hinterlegten Kursorten, Berufsgenossenschaften und allen Kursen, die mit Mitarbeitenden aus diesem Unternehmen durchgeführt wurden.

Wir sind froh, mit unseren kontinuierlichen kleinen Updates einen Beitrag zu eurer Unterstützung leisten zu können, und freuen uns wie immer auf euer Feedback.

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Verfügbarkeit von Material einfacher erkennen

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Die beliebte Materialverfügbarkeitsübersicht hat eine kleine Auffrischung erhalten. Durch Farbcodierung lässt sich nun auf den ersten Blick erkennen, ob ein Material / Fahrzeug lediglich auf einer Veranstaltung eingebunden ist (und im Ernstfall abgezogen werden kann), oder ob es defekt ist und deshalb nicht zur Verfügung steht.

Materialverfügbarkeitsübersicht - alte Ansicht
Materialverfügbarkeitsübersicht - neue Ansicht

Um die Lesbarkeit zu verbessern, wurden einzelne Farben angepasst und eine Legende erklärt nun, was diese bedeuten.

Fehlbestände in den Untereinträgen werden zukünftig zusammengefasst angezeigt, wodurch die Übersichtlichkeit erhöht wird. In diesem Zuge wurde auch ein Fehler bei der Anzeige von Fehlbeständen behoben.

Neue Materialverfügbarkeitsübersicht erstellen

Eine neue Materialverfügbarkeitsübersicht kann über die Filterfunktion des Kalenders erstellt werden. Mit Hilfe des Suchfeldes werden vorhandene Materialeinträge (bspw. Fahrzeuge) angezeigt und können ausgewählt werden (Hinweis: Das Material muss das Flag „einteilbar“ gesetzt haben).

Hinter dem Filterauswahlfeld erscheint ein grüner Haken, über den sich ein Einstellungsfenster öffnet. Hier tragt ihr den gewünschten Namen ein und setzt den Haken bei „auch als Verfügbarkeitsansicht anzeigen“

Mit dem Zeitraumfilter kann der angezeigte Zeitraum gewählt werden.

Materialverfügbarkeitsübersicht anlegen
Materialverfügbarkeitsübersicht

Nach dem Speichern ist die erstellte Verfügbarkeitsübersicht über einen eigenen Eintrag im Seitenmenü (links unterhalb des Kalenders) erreichbar. Mit dem Link auf der Seite kann die Übersicht auch dauerhaft auf einem separaten Bildschirm in der Garage oder dem Materiallager angezeigt werden.

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Ernährungsgewohnheiten von Teammitgliedern erfassen

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Menschen haben zunehmend divergente Essgewohnheiten und gleichzeitig nehmen auch Lebensmittelallergien und Intoleranzen zu. Auf diesen Umstand sollte auch bei Gemeinschaftsveranstaltungen mit Verpflegung eingegangen werden, damit alle Helfenden satt und zufrieden sind.

Um hier zu unterstützen können in HiOrg-Server nun Verpflegungsoptionen abgebildet werden. Die Änderung umfasst die drei neuen Eingabefelder

  • Ernährungsgewohnheit
  • Lebensmittelallergien / -intoleranzen
  • weitere Angaben zur Verpflegung (Freitext).
Ernährungsgewohnheiten erfassen
Ernährungsgewohnheiten erfassen

Die Informationen können vom Mitglied selbst in den persönlichen Daten (über „Mein Konto > Meine Daten > weitere Angaben“) eingetragen werden.
Zusätzlich gibt es zwei neue Standardformulare zur Anzeige der Verpflegung bei einer Veranstaltung

  • Verpflegungsliste Dienst („System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Formulare zu Diensten“)
  • Verpflegungsliste Termin („System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Formulare zu Terminen“)

Die Sichbarkeit der hinterlegten Standardformulare ist auf Verantwortliche für einen Dienst / Termin, sowie Nutzende mit dem Recht sandienst oder termine begrenzt.

Dokumente direkt anzeigen

Eine Neuerung gibt es auch bei den Anzeigemöglichkeiten von hinterlegten Dokumenten. Dokumente konnten im Browser-System bisher nicht direkt angezeigt werden, sondern mussten vor dem Öffnen erst lokal gespeichert werden.

Diese Funktionalität haben wir nun vereinfacht. Ein Klick auf den Namen öffnet das Dokument direkt im Browser. Klickt man auf das Icon neben dem Namen wird die Datei wie bisher heruntergeladen und gespeichert.

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HiOrg-Server KURSE: Öffentliche Kursangebote und Teilnehmeranmeldung verbessert

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Mit HiOrg-Server KURSE können Ausbildungsangebote nicht nur verwaltet, sondern auch direkt auf der eigenen Webseite eingebunden werden. So können sich potentielle Teilnehmende bequem informieren und sich auch direkt zum gewünschten Kurstermin anmelden.

Da eine Anmeldung immer häufiger über mobile Endgeräte erfolgt, haben wir die Ansicht der öffentlichen Kursangebote überarbeitet und mobil optimiert. Inhalte werden nun auch auf kleinen Bildschirmen gut lesbar dargestellt und Formulare können einfacher ausgefüllt und abgeschickt werden.

Hiorg-Server KURSE: Öffentliche Kursangebote und Teilnehmeranmeldung mobil optimiert

Allgemeine Hinweise zum Kursort hinterlegen

Eine kleine Erweiterung haben wir bei den Kursorten (System > Einstellungen > Orte für Kurse) eingebaut. Hier können nun für jeden Kursort allgemeine Hinweise wie bspw. Verpflegungsoptionen oder Anfahrsbeschreibung hinterlegt werden. Über die neue Variable [[$kursort_bemerkung]] können die Angaben dann in E-Mails und bei den Formularen genutzt werden.

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