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Passend zum Frühling sprießen auch beim HiOrg-Server an vielen Stellen kleine Neuerungen. Wir freuen uns, Ihnen ein paar kleinere Updates vorstellen zu dürfen:

Barcodes aus benutzerdefinierten Mitgliederdaten

Die gern genutzten Zusatzfelder bei den Mitgliederdaten wurden angepasst und die dort hinterlegten Informationen können nun bei der Erstellung von Etiketten/Ausweisen auch als Barcode ausgegeben werden. Dies verbessert die Erstellung von scanbaren Mitgliedsausweisen mit eigenem Nummernkreis.

Unter „System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste – Benutzerdefinierte Felder in der Mitgliederliste“ können bis zu 10 eigene Felder für Mitgliederdaten angelegt werden.

Zauberstab Damit setzen wir einen Vorschlag aus unserer Wunschliste um, der 153 Votes bekommen hat.

Termine ohne Helferstunden

Sollte ein Termin ohne Helferstunden erfasst werden, so konnte der Disponent dies bisher erst nach Ablauf des Termins angeben. Eine neue Checkbox beim Erstellen eines Termins legt nun von Anfang an fest, dass in diesem Einzelfall keine Helferstunden erfasst werden sollen, und es entfällt später die entsprechende Anfrage auf der Übersicht.

Zauberstab Dies war ein Wunsch mit 20 Votes.

Datum des letzten Kurses in der Erinnerungs-Mail

Mit HiOrg-Server KURSE können ehemalige Kursteilnehmer an die Auffrischung eines bereits besuchten Kurses erinnert werden. Für die Gestaltung dieser Erinnerungsmail steht nun die neue Variable [[$kursdatumletzteteilnahme]] zur Verfügung, welche das exakte Datum der letzten Kursteilnahme ausgibt.

Zauberstab Diese Neuerung für HiOrg-Server KURSE setzt einen Vorschlag mit 22 Votes um.

BG-Favoriten

Auch bei der Abrechnung von Kursen über die Berufsgenossenschaft gibt es einige Neuerungen. So haben wir eine aktualisierte BG-Liste im System hinterlegt, aus der Sie nun oft genutzte BGen als eigene Favoriten auswählen können. Bisher genutzte Einträge, die von der neuen Liste abweichen, werden trotzdem weiterhin (unterhalb davon) angezeigt. Individualisieren können Sie die Liste unter „System > Einstellungen – Ausbildung / Kurse – Berufsgenossenschaften“.

Bei der Online-Anmeldung können Teilnehmer (wenn gewünscht) nun auch gleich die zuständige BG auswählen. Zusätzlich ist es möglich, zu jeder BG einen Kommentar zu hinterlegen, der dem Teilnehmer angezeigt wird, wenn er diese BG auswählt. So können Sie die Teilnehmer bereits bei der Anmeldung auf Besonderheiten seiner BG hinweisen.

Beta-Version der iOS-App

Vielen Dank für die zahlreichen Rückmeldungen in unserem Forum zur Entwicklung der neuen Mobilgeräte-App. Die Beta-Version für iOS läuft bereits sehr stabil und die Resonanz der Tester ist durchweg positiv, was uns sehr freut und motiviert. Die aktuelle Testversion 3.1.2 unterstützt u.a. den einfachen Wechsel zwischen verschiedenen HiOrg-Server Benutzern. Die Weiterentwicklung schreitet stetig voran, in Kürze wird Version 3.2 freigegeben.

Ärgerlich, wenn gemeldete Mitarbeiter kurzfristig von einem wichtigen Termin abgesprungen sind, den man gerade endgültig planen wollte. Um dieser Situation vorzubeugen, bietet HiOrg-Server dem Disponenten nun die neue Option „Meldungen sind verbindlich“.

Verbindliche Meldung zu Diensten

Verbindliche Meldung zu Diensten

Verbindliche Meldung zu Terminen

Verbindliche Meldung zu Terminen

Wird beim Erstellen eines Dienstes oder Termins dort ein Häkchen gesetzt, so kann der Mitarbeiter seine Meldung nicht mehr selbst zurückziehen oder ändern, sondern muss sich im Fall der Fälle beim Disponenten direkt abmelden.
Dieses Prozedere war bisher nur bei einer bereits erfolgten Einteilung nötig, wurde nun aber verstärkt auch bei Meldungen gewünscht.

Der Mitarbeiter wird im Meldedialog der entsprechenden Veranstaltung dann darauf hingewiesen, dass die Meldung verbindlich ist und nicht mehr selbst geändert werden kann.

Verbindliche Meldung - Meldedialog
Zauberstab Diese Erweiterung setzt 2 Vorschläge mit insgesamt 74 Votes aus der Wunschliste um.

Ho, Ho, Ho. Weihnachten steht vor der Tür und auch wir haben eine kleine Überraschung für unsere Nutzer. *Oh neiiiin – schon wieder ein Update 😱*
Bevor wir das Geschenkesäckchen öffnen, möchten wir uns zuerst noch einmal für die Unannehmlichkeiten nach dem letzten Update entschuldigen, das insgesamt leider nicht so reibungslos wie erwartet verlaufen ist. Wir haben uns intensiv im Entwicklerteam beraten und einige Vorkehrungen getroffen, um solche Komplikationen in Zukunft zu vermeiden.

Jetzt aber runter mit Schleife und Geschenkpapier, wir präsentieren: die neue Kartenansicht für Adressen.

Im Adressdialog von Diensten und Terminen wird nun bei Adresseingabe der Ort im Kartenausschnitt angezeigt. Zur alternativen Eingabe stehen 4 unterschiedliche Koordinatensysteme bereit. So können auch Treffpunkte abseits regulärer Straßen hinterlegt werden, bspw. für eine Übung im freien Gelände.
Dieser Kartenausschnitt kann von sämtlichen Mitarbeitern über den entsprechenden Link in der Übersicht aufgerufen werden.

Kleiner Hinweis: Tatsächlich haben wir genau 113 unterschiedliche Schreibweisen von „Deutschland“ in allen Adressdatensätzen gefunden. Da diese neue Funktion aber auf eine korrekte Schreibweise angewiesen ist, überprüfen Sie bitte ggfls. Ihre Eingabe auf Tippfehler 😉

Die Kartenansicht ist in der neuesten Version der iOS-App bereits integriert. Nutzer der Android-App müssen sich leider noch bis Anfang Januar gedulden.

Im nächsten Schritt werden wir noch Funktionen zur Routenplanung ergänzen, und die Kartenansicht auch im Bereich der Kursverwaltung implementieren.

Ein ganz herzliches Dankeschön allen Nutzern und Admins, die uns mit ihren Anregungen, Ideen und Feedback geholfen haben, HiOrg-Server auch in diesem Jahr immer weiter zu verbessern! Wir wünschen Ihnen besinnliche und erholsame Feiertage.

PS: Alle Server werden natürlich wie gewohnt, unabhängig von Wochenende und Feiertagen, rund um die Uhr stabil und sicher mit hoher Leistung alle Ihre Anfragen beantworten.
Unsere menschlichen Mitarbeiter hingegen werden ‚zwischen den Tagen‘ viel Zeit mit ihren Familien verbringen und dabei neue Energie für die zukünftigen Aufgaben tanken. Wir hoffen auf Ihr Verständnis, wenn unser Support in dieser Zeit nicht so prompt reagiert wie sonst. Vielen Dank.

Wir sind gerade sehr aufgeregt. Es fühlt sich ein bisschen so an, als wäre Weihnachten dieses Jahr etwas früher. Und wenn Sie diesen Beitrag gelesen haben, sind Sie vielleicht ähnlich aufgeregt. Es geht um unser bisher größtes Update von HiOrg-Server. Kurze Warnung: dieser Beitrag ist lang, hat viele Worte und noch mehr Informationen 🙂

Übersicht – die „Startseite“

Unsere Übersichtsseite hat viel mehr Struktur bekommen, damit Sie schneller und komfortabler alle anstehenden Veranstaltungen überblicken können.
Buttonset auf der ÜbersichtsseiteEine Button-Leiste ermöglicht die Filterung nach unterschiedlichen Gesichtspunkten und erlaubt es dem Admin, HiOrg-Server aus der Mitarbeiter-Perspektive zu nutzen. So kann er sich nun, wie alle anderen auch, selbst zu Veranstaltungen melden.

Preview Update ÜbersichtDer Meldedialog wurde dahingehend optimiert, dass bei zeitlichen Überschneidungen mit anderen Diensten direkt gewarnt wird. Außerdem steht nun grundsätzlich ein Bemerkungsfeld zur Verfügung (bspw. für Positionswünsche).

Meldestatus ÜbersichtseiteEine neue Statusanzeige in der ersten Spalte signalisiert übersichtlich den Stand der persönlichen Meldung. Hier unterscheiden wir nun zwischen angefragt – gemeldet – eingeteilt – abgesagt – versteckt, zusätzlich bleibt die Färbung von voll besetzten Diensten (grün) und zu besetzenden Diensten (rot / dunkelrot bei Zeitdruck) bestehen.

Icons Übersicht Am rechten Bildschirmrand sind die wichtigsten Bedienelemente nun gruppiert und zeigen mögliche Interaktionen: bearbeiten – Formulare – Dokumente – Einteilung – per SMS anfragen – per E-Mail anfragen.

Nach diesem Schema wurde auch die Darstellung der Übersichtslisten Alle Dienste, Alle Termine und Alle Kurse (in HiOrg-Server KURSE) und die entsprechenden Druckansichten angepasst.

Dienste

Dem aufmerksamen Nutzer wird es sicher bereits aufgefallen sein: Der Menüpunkt „Einsätze“ wurde vor kurzem wird zu „Dienste“ umbenannt.
(Edit: hier hat sich ein kleiner Fehler eingeschlichen. Die Umbenennung erfolgt erst im Zuge des Updates.)

Wird ein neuer Dienst angelegt, kann der Disponent nun zwischen 3 unterschiedlichen Arten wählen:

  • ganz klassisch mit Start- und Endzeit wie bisher
  • Schichtmodell mit aufeinder folgenden Zeiträumen (ab HiOrg-Server PRO)
    (bspw. Schicht 1 von 06:00 – 14:00 Uhr und Schicht 2 von 14:00 – 22:00 Uhr). So können auch unkompliziert Dienste über mehrere Tage angelegt werden.
  • frei wählbare Einsatzabschnitte (ab HiOrg-Server PRO)
    (bspw. Abschnitt Bühne 14:00 – 18:00 Uhr, Abschnitt Zeltplatz 11:00 – 23:00 Uhr)

anforderung

Die Anforderungen an das Personal sind dabei für jeden Zeitraum individuell konfigurierbar und auf Basis erweiterter Kriterien (bspw. Qualifikation / Ausbildung / Führerschein) und mit Hilfe der 3 neuen Qualifikationslisten – *tata* dazu gleich mehr – möglich. Voraussetzung dafür ist natürlich eine gepflegte Mitarbeiterkartei.

Geplante Dienste oder Termine können mit dem Status versteckt bereits im Voraus angelegt werden. Diese sind in der Übersicht mit einem Schloss gekennzeichnet und bis zur Freischaltung nur für Personen mit dem Recht sandienst oder für Mitglieder des Leitungsteams sichtbar.
Optional kann bei den Diensten oder Terminen nun auch ein Meldeschluss festgelegt werden; nach diesem Zeitpunkt können sich die Mitglieder nicht mehr selbst auf diesen Dienst bewerben.

Personaleinteilung

Auch bei unserer Personaleinteilung hat sich mächtig was getan:

QualifikationsmatrixDie Einteilungsansicht wurde aufgewertet und hat nun einige Funktionalitäten erhalten, die zuvor nur in der „komplexen Einteilung“ zu finden waren. Zusätzlich werden jetzt auf den ersten Blick viele Details zu den gemeldeten Mitgliedern angezeigt. Qualifikations-, Termin- und Alterskonflikte werden so direkt vom Disponenten erkannt.
Eingeteilte, gemeldete und Mitarbeiter mit Absagen werden gruppiert, außerdem zeigt ein Abschnitt die Mitarbeiter, die zum fraglichen Zeitpunkt Urlaub eingetragen haben oder bei denen es eine Überschneidung mit einer anderen Veranstaltung gibt.

Die Qualifikationsmatrix rechts oben zeigt eine Übersicht des angeforderten und eingeteilten Personals an. Eine neue Mouseover-Funktion hebt alle Mitarbeiter farblich hervor, die für die überfahrene Position qualifiziert sind. Umgekehrt werden mögliche Einsatzpositionen hervorgehoben, wenn Sie mit der Maus auf den Namen eines Mitarbeiters zeigen.

Die bisherige komplexe Einteilung wird von der neuen Positionszuweisung (ab HiOrg-Server PRO) abgelöst, die nun einfacher benutzbar ist. So werden bspw. nur die bereits (auf der Seite zuvor) eingeteilten Mitarbeiter zur Positionszuordnung angeboten, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Die Auswahl-Liste aller Mitarbeiter wurde neu organisiert. Die Mitarbeiter lassen sich übersichtlich nach auswählbaren Kriterien gruppieren.

HelfereinteilungHinweis: Damit alle relevanten Ausbildungen hier aufgeführt werden, muss in der Ausbildungsliste (Mitglieder > Ausbildungen) das entsprechende Häkchen bei zur Einteilung nutzbar gesetzt werden (ab HiOrg-Server PRO).

Die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter können nun mit 3 frei konfigurierbaren Qualifikationslisten erfasst werden, die alle 3 auch zur Anforderung / Einteilung von Diensten nutzbar sind (für HiOrg-Server free nur 1 Liste). Das dürfte vor allem für unsere Nutzer von DLRG und Wasserwacht eine besondere Freude sein.
QualifikationslistenNeu ist auch die Möglichkeit, die Qualifikationsstufen mit einer wählbaren Zentralliste abzugleichen. Dadurch werden Qualifikationen überregional vergleichbar und ermöglichen später eine serverübergreifende Zusammenarbeit (geplant ab Mitte 2017).

Hinweis: Für die optimale Nutzung der Qualifikationslisten, passen Sie diese bitte unter System > Einstellungen > Qualifikationen entsprechend an.

Apps

Gleichzeitig mit der Umstellung von Datenbank und Webanwendung geben wir am kommenden Wochenende neue Versionen der Apps für iOS und Android zum automatischen Update frei.
Diese können mit den neuen Qualifikationslisten und den komplexeren Anforderungs-Profilen umgehen, sowie mit den Abschnitten / Schichten bei Diensten. Zusätzlich wurde bei der iOS-App auch die Anzeige von Dokumenten implementiert.

Zauberstab  Dieses Mega-Update setzt 79 Vorschläge mit insgesamt 2055 Votes aus unserer Nutzer-Wunschliste um. Wer es ganz genau wissen möchte, kann sich die einzelnen Punkte dort bei „kommende Funktionen“, bzw. ab 14.11. im unteren Bereich „zuletzt umgesetzt“ ansehen.

Wir hoffen, Sie freuen sich genau wie wir auf dieses Feuerwerk von neuen Funktionalitäten. Ein kleines Bonbon zum Abschluss haben wir noch:
HiOrg-Server Forumunter https://forum.hiorg-server.de haben wir ein neues Forum eingerichtet, das die einfache Kommunikation von HiOrg-Server Nutzern untereinander ermöglicht. Schauen Sie doch mal vorbei, wir freuen uns auf rege Diskussionen.

Wer schon einmal eine Gruppenveranstaltung geplant hat, weiß wie schwierig es sein kann, alle unter einen Hut zu bringen und einen gemeinsamen Termin zu finden. Unsere neue Funktion „Terminabsprache“ (im Menü Kommunikation) hilft Ihnen in Zukunft dabei! Das Prinzip ist ganz einfach: der Organisator schlägt eine Reihe von möglichen Terminen vor und die eingeladenen Teilnehmer äußern sich dazu.
Terminabsprache - ErgebnisNach dem Anlegen einer neuen Abstimmung muss die Zielgruppe ausgewählt werden. Dazu können auch die in Ihrem HiOrg-Server definierten Gruppen, das Leitungsteam, oder Ausbilder gefiltert werden. Wer möchte, kann die Sichtbarkeit der Ergebnisse einschränken.
Terminabsprache anlegenGrundsätzlich werden eingeladene Teilnehmer auf der Übersicht über die anstehende Abstimmung informiert.
Terminabsprache - Übersicht
Zusätzlich können sie auch per E-Mail auf die neue bzw. eine geänderte Umfrage hingewiesen werden. Dazu gibt es bei den Systemmails zwei neue Vorlagen, die angepasst werden können.
Achtung: die Erlaubnis, zu diesem Anlass Mails zu empfangen, muss erst aktiv von den einzelnen Mitarbeitern freigeschaltet werden.
Terminabsprache - Mailempfang sicherstellenZum Schluss kann aus der Abstimmung heraus ein neuer Termin / Dienst / Kurs am favorisierten Datum angelegt werden (wahlweise auch eine der anderen Optionen).

Zauberstab Dieses neue Feature für unsere PRO- und KURSE-Nutzer setzt einen Vorschlag mit insgesamt 137 Votes aus der Wunschliste um.

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Wie schon im Bereich der Einsätze, können in Kürze auch für Termine eigene Formulare hinterlegt werden. Diese werden in bekannter Weise mittels unserer Systemvariablen mit hinterlegten Daten ausgefüllt, und lassen sich dann bequem ausdrucken. Die Vorlage für eine Anwesenheitsliste werden wir bereits zum Start im Server hinterlegen, weitere Vorlagen können unter System > Einstellungen > Formulare angelegt werden.
Für den Zugriff auf diese Vorlage in der Detailansicht wird standardmäßig das Benutzerrecht termine benötigt, dies kann jedoch vom Adminstrator geändert werden.
Zusätzlich werden wir die Ansicht der Termindetails optisch ein wenig ansprechender gestalten.

Export von Helferstunden

Einen kleinen Nachtrag gibt es noch im Bereich der Helferstunden.
Dort steht seit dem letzten Update eine Export-Funktion zur Verfügung, mit der alle Helferstunden als übersichtliche Tabelle in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden können. Um dem Schatzmeister die Auszahlung zu erleichtern, runden der berechnete Auszahlungsbetrag und hinterlegte Kontodaten die Ausgabe ab. Als nächste Erweiterung ist in diesem Bereich u.a. das Einreichen eigener, einsatzunabhängiger Helferstunden durch (entsprechend freigeschaltete) Helfer geplant.