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Immer wieder erreichen uns Anfragen zu ‚verschwundenen‘ Diensten:

„Der Kollege Meierbär sieht den neuen Dienst, warum ich nicht?“

Um hier ein bisschen mehr Klarheit zu schaffen, möchten wir die besten Möglichkeiten zum ‚wiederfinden‘ von Veranstaltungen einmal genauer beschreiben:

Grundsätzliche Sichtbarkeit

Das abgestufte Rechtesystem in HiOrg-Server regelt auch die Sichtbarkeit der angelegten Veranstaltungen. Dabei gelten folgende Grundsätze:
(Hinweis: „freigegeben“ bezieht sich in diesem Artikel auf die Sichtbarkeit, nicht auf Zusammenarbeit unterschiedlicher HiOrg-Server.
Hinweis 2: Alle Listenpunkte verstehen sich als „oder“)

Ich sehe eine Veranstaltung (Dienst / Termin / Kurs), wenn…

  • die Veranstaltung freigegeben ist und ich mich auch dazu melden kann (sprich: für mich geeignet ist). HiOrg-Server ermittelt die Sichbarkeit mit Hilfe der verfügbaren Informationen über den einzelnen Helfer. Deshalb ist es wichtig, dass die eigenen Daten aktuell sind: Ist z.B. kein Geburtsdatum hinterlegt, werden Veranstaltungen mit gefordertem Mindestalter nicht angezeigt.
  • die Veranstaltung freigegeben ist und ich eingeteilt bin (unabhängig von Alter / Qualifikation).
  • ich Mitglied des Leitungsteams bin (unabhängig von anderen Rechten).
  • ich der eingetragene Verantwortliche für die Veranstaltung bin (unabhängig von anderen Rechten).
  • ich Recht stunden habe, und die Veranstaltung freigegeben ist und bereits begonnen hat.

Spezielle Regeln, je nach Veranstaltungstyp:

Ich sehe einen Dienst, wenn…

  • der Dienst freigegeben und für meine Gruppe angelegt ist.
  • ich das Recht sandienst oder rechnung habe.

Ich sehe einen Termin, wenn…

  • der Termin freigegeben ist (Termine werden gruppenübergreifend angezeigt).
  • ich das Recht termine habe.

Ich sehe einen Kurs, wenn…

  • der Kurs freigegeben und als interner Kurs für meine Gruppe angelegt ist
  • der Kurs freigegeben ist und ich Ausbilder / Ausbildungshelfer bin.
  • ich das Recht kurse oder rechnung habe.

Filter auf der Übersichtsseite

Auf der Übersichtsseite werden die aktuellen Dienste, Termine und Kurse (nur in HiOrg-Server KURSE) angezeigt. Dabei lassen sich unterschiedliche Filter zur besseren Differenzierung anwenden.

Ansicht mit helfer-Recht: Meldungen und Anfragen werden angezeigt, außerdem offene Termine. Absagen, sonstige Fälle und alle voll besetzten Veranstaltungen sind ausgeblendet.

meine Meldungen: Veranstaltungen, zu denen ich mich gemeldet habe oder fest eingeteilt worden bin.

meine Absagen: Veranstaltungen, zu denen ich explizit abgesagt habe oder meine Meldung abgelehnt wurde.

Antwort erforderlich: Veranstaltungen, bei denen eine Rückmeldung meinerseits möglich ist.

offene Termine: Termine, bei denen zur Teilnahme keine Meldung vorgesehen ist.

Sonstige: Veranstaltungen, bei denen eine Meldung oder Teilnahme für mich nicht (mehr) möglich ist.
Gründe können bspw. unbekanntes Geburtsdatum, fehlende Qualifikation, Meldeschluss erreicht, Veranstaltung voll besetzt oder gruppenfremder Termin sein. Bei Mitgliedern des Leitungsteams oder mit entsprechenden Rechten (s.o.) werden hier zusätzlich auch Veranstaltungen aufgeführt, die noch nicht für alle freigeschaltet sind.

voll besetzt: Zusatzfilter, um voll besetzte Veranstaltungen anzuzeigen / auszublenden, bspw. in der Ansicht für Disponenten.

Ansicht des Disponenten mit zusätzlicher Filtermöglichkeit

Disponent: Veranstaltungen, für die ich verantwortlich bin oder das entsprechende Recht (sandienst, kurse, termine) besitze. Hinweis: Dieser Filterbutton wird nicht bei allen Mitgliedern angezeigt.

Begrenzung der Sichtbarkeit

Im Menü System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren kann vom Admin festgelegt werden, ob die Menüpunkte ‚Dienste / Rech > Alle Dienste‘, ‚Kurse > Alle Kurse‘ und ‚Termine > Alle Termine‘ für alle Mitglieder angezeigt werden.

Zusätzlich regelt der Eintrag bei ‚Dienste, Termine und Kurse werden auf der Übersicht x Monate im Voraus angezeigt‘ den Zeitraum der ausgegebenen Veranstaltungen.

Grundsätzlich kann über die Liste der Benutzerkonten (System > Benutzerkonten) jeder Benutzer simuliert werden, indem man auf den Usernamen klickt. So können vom Admin eventuelle Fragen besser nachvollzogen werden.

Synchronisation der Mobilgeräte-Apps

Die Mobilgeräte-Apps rufen standardmäßig Veranstaltungen für die kommenden 3 Monate ab. Im Bereich „Einstellungen“ der App kann jeder Nutzer dies aber individuell ändern (um z.B. Akku und Datenvolumen zu sparen), jedoch nicht über die (oben erwähnte) systemweite Einstellung ‚Dienste, Termine und Kurse werden auf der Übersicht x Monate im Voraus angezeigt‘ hinaus.
Hinweis: Um Daten zu reduzieren, werden die Veranstaltungen, die unter den Punkt „sonstige“ (s.o.) fallen, nicht zur App übertragen. Bitte nutzen Sie die klassische Weboberfläche um diese einzusehen.

Wir hoffen, dass diese Übersicht hilft, das Rechte-Konzept im Bezug auf die Sichtbarkeit ein wenig deutlicher zu machen und die größten Stolperfallen bei der Filterung von Veranstaltungen zu umgehen.

Am Dienstag, dem 19.01.2016 werden wir ein größeres Update veröffentlichen, bei welchem der gesamte Bereich des Rechnungswesens durch eine komplett neu programmierte Version ersetzt wird. Folgende Funktionen wurden überarbeitet oder ergänzt:

Verbesserte Rechteabstufung

Das bekannte Recht rechnung wird durch das neue Recht rechnungsansicht ergänzt. Dieses erlaubt lediglich das Anzeigen einer Rechnung, nicht jedoch das Erstellen und Ändern.

Rechnungserstellung

  • Die Rechnungsnummer lässt sich automatisch nach eigenem Muster generieren.
  • Auf einer Rechnung sind nun unbegrenzt viele Rechnungsposten möglich.
  • Zur Berechnung von Anfahrtskosten kann ein Kilometerpreis hinterlegt werden.
  • Die Anzahl der Hilfeleistungen / Transporte kann mittels Variable in die Druckvorlage einer Rechnung eingefügt werden.
  • Auch eine Kombination von Grundpreis und stundenbasierter Abrechnung ist nun möglich.
  • Sammelrechnungen lassen sich nach Einsatztagen aufschlüsseln.
  • Statt einem errechneten Gesamtpreis kann auch ein Pauschalbetrag ausgegeben werden

Die spezifischen Werte bzw. Einstellungen können in Ihrem HiOrg-Server unter ‚System > Einstellungen > Rechnungen / Anforderungsformular‘ hinterlegt und geändert werden.
Rechnung erstellen

Zusätzliche Funktionalität

  • Erstellung von Gutschriften mit negativen Rechnungsbetrag möglich.
  • Es können beliebig viele Rechnungsformulare hinterlegt werden, statt der bisherigen zwei. So können bspw. auch Unterabteilungen eigene Vorlagen gestalten.
  • Wurde eine Rechnung noch nicht vollständig beglichen, kann eine Teilzahlung vermerkt werden.

Mahnungen

Offene Rechnungen können nun bequem mit eigenen Vorlagen angemahnt werden. Dazu stehen 3 Stufen zur Verfügung. Eine Erinnerungsfunktion mit individueller Zeitwahl sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.
Mahnung erzeugen

Wichtig: Kontrolle Ihrer Rechnungsvorlage

Im Zuge der Neugestaltung wurden einige der bestehenden Variablen geändert. Wir werden bei der Umstellung alle bestehenden Vorlagen automatisch auf die neuen Variablen umstellen – trotzdem können in Einzelfällen Verschiebungen im Drucklayout nicht ausgeschlossen werden.
Bitte kontrollieren Sie nach der Umstellung am Dienstag dem 19.01.2016, Ihre Rechnungen im Druck- bzw. PDF-Layout. Wenn Änderungen notwendig sind, können Sie diese im Bereich „System > Einstellungen > Formulare“ anpassen. Bei Probleme helfen wir Ihnen jederzeit gerne: am einfachsten per E-Mail an support@hiorg-server.de.

Durch diese Neuerungen wurden 22 Vorschläge (mit insgesamt 252 Votes) von der Wunschliste unserer Nutzer umgesetzt.

Gerade haben wir die Dokumentenverwaltung (die mit dem neuen Materialsystem ja bereits eingeführt wurde) auf alle Bereiche des HiOrg-Servers ausgedehnt.

Nun können Sie auch allgemeine Dokumente wie Dienstanweisungen, Rundschreiben, Dienstpläne oder ähnliches direkt in den HiOrg-Server hochladen, und so den Mitgliedern Ihrer Organisation zugänglich machen. Wichtige Dokumente können per Häkchen auf der Übersichtseite eingeblendet werden. Wer welche Dokumente sehen darf, kann in der Ordnerstruktur über die Gruppenzugehörigkeit festgelegt werden, weitere Beschränkungen lassen sich zusätzlich beim einzelnen Dokument regulieren.

Dokumente - Ordner anlegen

Die Dokumentenverwaltung finden Sie im Menü „Kommunikation“ und auch über das Menü „System“.

Neues Recht dokumente

Zur Administration der Dokumentenverwaltung haben wir ein neues Recht dokumente eingeführt. Nutzer mit diesem Recht können alle Dokumente herunterladen, löschen und die Ordnerstruktur/Berechtigungen anpassen. Außerdem können sie allgemeine Dokumente hochladen und ändern.
Achtung: Dokumente, welche konkreten Materialien zugeordnet sind, können nur mit dem Recht „material“ hochgeladen oder verändert werden.
Admins, die bereits alle anderen Rechte besitzen, haben wir das Recht dokumente bereits automatisiert zugewiesen. Für alle anderen muss es manuell vom Admin im Benutzerkonto gesetzt werden.

Speicherplatz erweitern

Zunächst verfügt jeder HiOrg-Server PRO oder KURSE über 10 MB Speicherplatz. Dieser Speicherplatz kann über den Link im Dokumenten-Upload-Fenster oder über den neuen Menüpunkt „System > Mein HiOrg-Server“ erweitert und so an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind (je nach persönlicher Berechtigung) nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.

Veränderte Menüstruktur

Vielleicht ist es Ihnen schon aufgefallen: Das Menü „System“ wurde deutlich verschlankt.

Unter dem neuen Menüpunkt „Mein HiOrg-Server“ finden Sie Infomationen zu Laufzeit, Upgrades, Rechnungen und Votingpunkten. Der Punkt „Einstellungen“ präsentiert sich nun übersichtlich mit thematisch sortierten Buttons und neuen Einstellungspunkten. Teilweise wurden einzelne Menüpunkte umbenannt und Anglizismen ein wenig eingedämmt. Wir sind überzeugt, dass wir so einen kleinen Mehrwert für unsere Nutzer schaffen konnten. Sollten Fragen auftauschen, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

Rechte-System

Im Zuge der Neugestaltung des Materialsystems werden wir das Nutzungsrecht zur Bearbeitung von Mitarbeiterdaten (bisher Recht adressen) in Recht mitarbeiter umbenennen. Für die Zukunft wird es ein adressen-Recht mit neuer, anderer Funktion geben.

Verbesserte Wunschliste

Die meisten von Ihnen werden schon unsere Wunschliste unter System > Anregungen / Updates kennen. Dort haben Sie die Möglichkeit zum Einreichen von Verbesserungsvorschlägen oder gar gefundenen Fehlern, und es können die neuesten Updates eingesehen werden. Außerdem informieren wir über Funktionen, die gerade in Arbeit sind, und Sie können Vorschläge mit Hilfe von Votingpunkten ein wenig nach oben schieben.

Zugegeben, diese Übersicht ist zweckdienlich, aber bisher etwas sperrig. Daher werden wir am kommenden Sonntag gegen 22 Uhr die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit erweitern und verbessern. Konkret sind folgende Änderungen vorgesehen:

  • Echtzeit-Freitextsuche in bereits vorhandenen Verbesserungsvorschlägen. So können Sie ganz einfach sehen, ob Ihre Anregung schon bekannt und die Umsetzung evtl. sogar bereits in Arbeit ist.
  • Sie können sich über den weiteren Verlauf von Vorschlägen per E-Mail informieren lassen und so auch „fremde“ Ideen im Auge behalten.
  • Eine Voting-Statistik und die Anzeige Ihrer verbleibenden Votingpunkte runden die Funktionalität ab.Screen Wunschliste