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Schon gewusst…? – Hilfe, mein Dienst ist weg

Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 9 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Immer wieder erreichen uns Anfragen zu ‚verschwundenen‘ Diensten:

„Der Kollege Meierbär sieht den neuen Dienst, warum ich nicht?“

Um hier ein bisschen mehr Klarheit zu schaffen, möchten wir die besten Möglichkeiten zum ‚wiederfinden‘ von Veranstaltungen einmal genauer beschreiben:

Grundsätzliche Sichtbarkeit

Das abgestufte Rechtesystem in HiOrg-Server regelt auch die Sichtbarkeit der angelegten Veranstaltungen. Dabei gelten folgende Grundsätze:
(Hinweis: „freigegeben“ bezieht sich in diesem Artikel auf die Sichtbarkeit, nicht auf Zusammenarbeit unterschiedlicher HiOrg-Server.
Hinweis 2: Alle Listenpunkte verstehen sich als „oder“)

Ich sehe eine Veranstaltung (Dienst / Termin / Kurs), wenn…

  • die Veranstaltung freigegeben ist und ich mich auch dazu melden kann (sprich: für mich geeignet ist). HiOrg-Server ermittelt die Sichbarkeit mit Hilfe der verfügbaren Informationen über den einzelnen Helfer. Deshalb ist es wichtig, dass die eigenen Daten aktuell sind: Ist z.B. kein Geburtsdatum hinterlegt, werden Veranstaltungen mit gefordertem Mindestalter nicht angezeigt.
  • die Veranstaltung freigegeben ist und ich eingeteilt bin (unabhängig von Alter / Qualifikation).
  • ich Mitglied des Leitungsteams bin (unabhängig von anderen Rechten).
  • ich der eingetragene Verantwortliche für die Veranstaltung bin (unabhängig von anderen Rechten).
  • ich Recht stunden habe, und die Veranstaltung freigegeben ist und bereits begonnen hat.

Spezielle Regeln, je nach Veranstaltungstyp:

Ich sehe einen Dienst, wenn…

  • der Dienst freigegeben und für meine Gruppe angelegt ist.
  • ich das Recht sandienst oder rechnung habe.

Ich sehe einen Termin, wenn…

  • der Termin freigegeben ist (Termine werden gruppenübergreifend angezeigt).
  • ich das Recht termine habe.

Ich sehe einen Kurs, wenn…

  • der Kurs freigegeben und als interner Kurs für meine Gruppe angelegt ist
  • der Kurs freigegeben ist und ich Ausbilder / Ausbildungshelfer bin.
  • ich das Recht kurse oder rechnung habe.

Filter auf der Übersichtsseite

Auf der Übersichtsseite werden die aktuellen Dienste, Termine und Kurse (nur in HiOrg-Server KURSE) angezeigt. Dabei lassen sich unterschiedliche Filter zur besseren Differenzierung anwenden.

Ansicht mit helfer-Recht: Meldungen und Anfragen werden angezeigt, außerdem offene Termine. Absagen, sonstige Fälle und alle voll besetzten Veranstaltungen sind ausgeblendet.

meine Meldungen: Veranstaltungen, zu denen ich mich gemeldet habe oder fest eingeteilt worden bin.

meine Absagen: Veranstaltungen, zu denen ich explizit abgesagt habe oder meine Meldung abgelehnt wurde.

Antwort erforderlich: Veranstaltungen, bei denen eine Rückmeldung meinerseits möglich ist.

offene Termine: Termine, bei denen zur Teilnahme keine Meldung vorgesehen ist.

Sonstige: Veranstaltungen, bei denen eine Meldung oder Teilnahme für mich nicht (mehr) möglich ist.
Gründe können bspw. unbekanntes Geburtsdatum, fehlende Qualifikation, Meldeschluss erreicht, Veranstaltung voll besetzt oder gruppenfremder Termin sein. Bei Mitgliedern des Leitungsteams oder mit entsprechenden Rechten (s.o.) werden hier zusätzlich auch Veranstaltungen aufgeführt, die noch nicht für alle freigeschaltet sind.

voll besetzt: Zusatzfilter, um voll besetzte Veranstaltungen anzuzeigen / auszublenden, bspw. in der Ansicht für Disponenten.

Ansicht des Disponenten mit zusätzlicher Filtermöglichkeit

Disponent: Veranstaltungen, für die ich verantwortlich bin oder das entsprechende Recht (sandienst, kurse, termine) besitze. Hinweis: Dieser Filterbutton wird nicht bei allen Mitgliedern angezeigt.

Begrenzung der Sichtbarkeit

Im Menü System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren kann vom Admin festgelegt werden, ob die Menüpunkte ‚Dienste / Rech > Alle Dienste‘, ‚Kurse > Alle Kurse‘ und ‚Termine > Alle Termine‘ für alle Mitglieder angezeigt werden.

Zusätzlich regelt der Eintrag bei ‚Dienste, Termine und Kurse werden auf der Übersicht x Monate im Voraus angezeigt‘ den Zeitraum der ausgegebenen Veranstaltungen.

Grundsätzlich kann über die Liste der Benutzerkonten (System > Benutzerkonten) jeder Benutzer simuliert werden, indem man auf den Usernamen klickt. So können vom Admin eventuelle Fragen besser nachvollzogen werden.

Synchronisation der Mobilgeräte-Apps

Die Mobilgeräte-Apps rufen standardmäßig Veranstaltungen für die kommenden 3 Monate ab. Im Bereich „Einstellungen“ der App kann jeder Nutzer dies aber individuell ändern (um z.B. Akku und Datenvolumen zu sparen), jedoch nicht über die (oben erwähnte) systemweite Einstellung ‚Dienste, Termine und Kurse werden auf der Übersicht x Monate im Voraus angezeigt‘ hinaus.
Hinweis: Um Daten zu reduzieren, werden die Veranstaltungen, die unter den Punkt „sonstige“ (s.o.) fallen, nicht zur App übertragen. Bitte nutzen Sie die klassische Weboberfläche um diese einzusehen.

Wir hoffen, dass diese Übersicht hilft, das Rechte-Konzept im Bezug auf die Sichtbarkeit ein wenig deutlicher zu machen und die größten Stolperfallen bei der Filterung von Veranstaltungen zu umgehen.

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Neue Funktionen. Und mehr neue Funktionen.

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 10 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Wir sind gerade sehr aufgeregt. Es fühlt sich ein bisschen so an, als wäre Weihnachten dieses Jahr etwas früher. Und wenn Sie diesen Beitrag gelesen haben, sind Sie vielleicht ähnlich aufgeregt. Es geht um unser bisher größtes Update von HiOrg-Server. Kurze Warnung: dieser Beitrag ist lang, hat viele Worte und noch mehr Informationen 🙂

Übersicht – die „Startseite“

Unsere Übersichtsseite hat viel mehr Struktur bekommen, damit Sie schneller und komfortabler alle anstehenden Veranstaltungen überblicken können.
Buttonset auf der ÜbersichtsseiteEine Button-Leiste ermöglicht die Filterung nach unterschiedlichen Gesichtspunkten und erlaubt es dem Admin, HiOrg-Server aus der Mitarbeiter-Perspektive zu nutzen. So kann er sich nun, wie alle anderen auch, selbst zu Veranstaltungen melden.

Preview Update ÜbersichtDer Meldedialog wurde dahingehend optimiert, dass bei zeitlichen Überschneidungen mit anderen Diensten direkt gewarnt wird. Außerdem steht nun grundsätzlich ein Bemerkungsfeld zur Verfügung (bspw. für Positionswünsche).

Meldestatus ÜbersichtseiteEine neue Statusanzeige in der ersten Spalte signalisiert übersichtlich den Stand der persönlichen Meldung. Hier unterscheiden wir nun zwischen angefragt – gemeldet – eingeteilt – abgesagt – versteckt, zusätzlich bleibt die Färbung von voll besetzten Diensten (grün) und zu besetzenden Diensten (rot / dunkelrot bei Zeitdruck) bestehen.

Icons Übersicht Am rechten Bildschirmrand sind die wichtigsten Bedienelemente nun gruppiert und zeigen mögliche Interaktionen: bearbeiten – Formulare – Dokumente – Einteilung – per SMS anfragen – per E-Mail anfragen.

Nach diesem Schema wurde auch die Darstellung der Übersichtslisten Alle Dienste, Alle Termine und Alle Kurse (in HiOrg-Server KURSE) und die entsprechenden Druckansichten angepasst.

Dienste

Dem aufmerksamen Nutzer wird es sicher bereits aufgefallen sein: Der Menüpunkt „Einsätze“ wurde vor kurzem wird zu „Dienste“ umbenannt.
(Edit: hier hat sich ein kleiner Fehler eingeschlichen. Die Umbenennung erfolgt erst im Zuge des Updates.)

Wird ein neuer Dienst angelegt, kann der Disponent nun zwischen 3 unterschiedlichen Arten wählen:

  • ganz klassisch mit Start- und Endzeit wie bisher
  • Schichtmodell mit aufeinder folgenden Zeiträumen (ab HiOrg-Server PRO)
    (bspw. Schicht 1 von 06:00 – 14:00 Uhr und Schicht 2 von 14:00 – 22:00 Uhr). So können auch unkompliziert Dienste über mehrere Tage angelegt werden.
  • frei wählbare Einsatzabschnitte (ab HiOrg-Server PRO)
    (bspw. Abschnitt Bühne 14:00 – 18:00 Uhr, Abschnitt Zeltplatz 11:00 – 23:00 Uhr)

anforderung

Die Anforderungen an das Personal sind dabei für jeden Zeitraum individuell konfigurierbar und auf Basis erweiterter Kriterien (bspw. Qualifikation / Ausbildung / Führerschein) und mit Hilfe der 3 neuen Qualifikationslisten – *tata* dazu gleich mehr – möglich. Voraussetzung dafür ist natürlich eine gepflegte Mitarbeiterkartei.

Geplante Dienste oder Termine können mit dem Status versteckt bereits im Voraus angelegt werden. Diese sind in der Übersicht mit einem Schloss gekennzeichnet und bis zur Freischaltung nur für Personen mit dem Recht sandienst oder für Mitglieder des Leitungsteams sichtbar.
Optional kann bei den Diensten oder Terminen nun auch ein Meldeschluss festgelegt werden; nach diesem Zeitpunkt können sich die Mitglieder nicht mehr selbst auf diesen Dienst bewerben.

Personaleinteilung

Auch bei unserer Personaleinteilung hat sich mächtig was getan:

QualifikationsmatrixDie Einteilungsansicht wurde aufgewertet und hat nun einige Funktionalitäten erhalten, die zuvor nur in der „komplexen Einteilung“ zu finden waren. Zusätzlich werden jetzt auf den ersten Blick viele Details zu den gemeldeten Mitgliedern angezeigt. Qualifikations-, Termin- und Alterskonflikte werden so direkt vom Disponenten erkannt.
Eingeteilte, gemeldete und Mitarbeiter mit Absagen werden gruppiert, außerdem zeigt ein Abschnitt die Mitarbeiter, die zum fraglichen Zeitpunkt Urlaub eingetragen haben oder bei denen es eine Überschneidung mit einer anderen Veranstaltung gibt.

Die Qualifikationsmatrix rechts oben zeigt eine Übersicht des angeforderten und eingeteilten Personals an. Eine neue Mouseover-Funktion hebt alle Mitarbeiter farblich hervor, die für die überfahrene Position qualifiziert sind. Umgekehrt werden mögliche Einsatzpositionen hervorgehoben, wenn Sie mit der Maus auf den Namen eines Mitarbeiters zeigen.

Die bisherige komplexe Einteilung wird von der neuen Positionszuweisung (ab HiOrg-Server PRO) abgelöst, die nun einfacher benutzbar ist. So werden bspw. nur die bereits (auf der Seite zuvor) eingeteilten Mitarbeiter zur Positionszuordnung angeboten, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Die Auswahl-Liste aller Mitarbeiter wurde neu organisiert. Die Mitarbeiter lassen sich übersichtlich nach auswählbaren Kriterien gruppieren.

HelfereinteilungHinweis: Damit alle relevanten Ausbildungen hier aufgeführt werden, muss in der Ausbildungsliste (Mitglieder > Ausbildungen) das entsprechende Häkchen bei zur Einteilung nutzbar gesetzt werden (ab HiOrg-Server PRO).

Die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter können nun mit 3 frei konfigurierbaren Qualifikationslisten erfasst werden, die alle 3 auch zur Anforderung / Einteilung von Diensten nutzbar sind (für HiOrg-Server free nur 1 Liste). Das dürfte vor allem für unsere Nutzer von DLRG und Wasserwacht eine besondere Freude sein.
QualifikationslistenNeu ist auch die Möglichkeit, die Qualifikationsstufen mit einer wählbaren Zentralliste abzugleichen. Dadurch werden Qualifikationen überregional vergleichbar und ermöglichen später eine serverübergreifende Zusammenarbeit (geplant ab Mitte 2017).

Hinweis: Für die optimale Nutzung der Qualifikationslisten, passen Sie diese bitte unter System > Einstellungen > Qualifikationen entsprechend an.

Apps

Gleichzeitig mit der Umstellung von Datenbank und Webanwendung geben wir am kommenden Wochenende neue Versionen der Apps für iOS und Android zum automatischen Update frei.
Diese können mit den neuen Qualifikationslisten und den komplexeren Anforderungs-Profilen umgehen, sowie mit den Abschnitten / Schichten bei Diensten. Zusätzlich wurde bei der iOS-App auch die Anzeige von Dokumenten implementiert.

Zauberstab  Dieses Mega-Update setzt 79 Vorschläge mit insgesamt 2055 Votes aus unserer Nutzer-Wunschliste um. Wer es ganz genau wissen möchte, kann sich die einzelnen Punkte dort bei „kommende Funktionen“, bzw. ab 14.11. im unteren Bereich „zuletzt umgesetzt“ ansehen.

Wir hoffen, Sie freuen sich genau wie wir auf dieses Feuerwerk von neuen Funktionalitäten. Ein kleines Bonbon zum Abschluss haben wir noch:
HiOrg-Server Forumunter https://forum.hiorg-server.de haben wir ein neues Forum eingerichtet, das die einfache Kommunikation von HiOrg-Server Nutzern untereinander ermöglicht. Schauen Sie doch mal vorbei, wir freuen uns auf rege Diskussionen.

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Terminabsprache mit HiOrg-Server

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 10 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Wer schon einmal eine Gruppenveranstaltung geplant hat, weiß wie schwierig es sein kann, alle unter einen Hut zu bringen und einen gemeinsamen Termin zu finden. Unsere neue Funktion „Terminabsprache“ (im Menü Kommunikation) hilft Ihnen in Zukunft dabei! Das Prinzip ist ganz einfach: der Organisator schlägt eine Reihe von möglichen Terminen vor und die eingeladenen Teilnehmer äußern sich dazu.
Terminabsprache - ErgebnisNach dem Anlegen einer neuen Abstimmung muss die Zielgruppe ausgewählt werden. Dazu können auch die in Ihrem HiOrg-Server definierten Gruppen, das Leitungsteam, oder Ausbilder gefiltert werden. Wer möchte, kann die Sichtbarkeit der Ergebnisse einschränken.
Terminabsprache anlegenGrundsätzlich werden eingeladene Teilnehmer auf der Übersicht über die anstehende Abstimmung informiert.
Terminabsprache - Übersicht
Zusätzlich können sie auch per E-Mail auf die neue bzw. eine geänderte Umfrage hingewiesen werden. Dazu gibt es bei den Systemmails zwei neue Vorlagen, die angepasst werden können.
Achtung: die Erlaubnis, zu diesem Anlass Mails zu empfangen, muss erst aktiv von den einzelnen Mitarbeitern freigeschaltet werden.
Terminabsprache - Mailempfang sicherstellenZum Schluss kann aus der Abstimmung heraus ein neuer Termin / Dienst / Kurs am favorisierten Datum angelegt werden (wahlweise auch eine der anderen Optionen).

Zauberstab Dieses neue Feature für unsere PRO- und KURSE-Nutzer setzt einen Vorschlag mit insgesamt 137 Votes aus der Wunschliste um.

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Jetzt auch Einsatzserien möglich

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 10 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Es gibt wieder Neuigkeiten aus unserer Entwicklungsabteilung:

Einsatzserie

Einsätze können nun auch als Serie angelegt werden.
Nützlich ist dies vor allem für Einsätze, die sich regelmäßig wiederholen, bspw. tägliche Dienste bei der Flüchtlingshilfe oder der zweiwöchentliche Dienst beim Fußballspiel des Heimatclubs.

Dienstserie anlegen

Die Daten für alle Einsätze einer Serie können simultan bearbeitet werden, außerdem lässt sich aus der Detailansicht komfortabel der nächste Einsatz einer Serie aufrufen. Zukünftig gibt es diese Funktion auch in den Bereichen Termine und Kurse, wo bisher nur das Anlegen mehrerer gleicher Termine als Serie möglich war (jedoch nicht die Änderung).

Dienstserie in der Übersicht

Da es zur Einsatzserie neue Mail-Vorlagentypen geben wird, bitte wir Sie, deren Text unter System > Einstellungen > Vorlagen > Systemmails zu überprüfen und nach Bedarf anzupassen.

Sammel-Löschen mehrerer Einträge

Gleichzeitig haben wir die Möglichkeit geschaffen, mehrere Einsätze, Termine oder Kurse gleichzeitig zu löschen. Dies erfolgt über die Mehrfachauswahl am Ende der Übersichtsliste.

Diese Updates setzen Vorschläge mit insgesamt 271 Votes aus der Wunschliste unserer Nutzer um.

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Updates Kalender & Einsätze

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 13 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Verbesserter Kalender

Unsere Kalenderübersicht präsentiert sich modern und aufgeräumt in neuem, responsivem Design. Das bedeutet, dass sich die Darstellung an die Größe des Bildschirmfensters anpasst und so auch auf mobilen Endgeräten (bspw. Smartphones) mit kleinerem Display eine sinnvolle Ansicht gewährleistet ist.

Kalenderübersicht - Vollbild

Kalenderübersicht – Vollbild

Kalenderübersicht - schmaler Bildschirm

bei schmalem Bildschirm

Gleichzeitig gibt es auch einige Verbesserungen in der Funktion: So werden mehrtägige Kurse der Breitenausbildung nicht länger nur am Starttag aufgeführt, sondern jetzt über die komplette Kursdauer dargestellt. Eigene Einsätze / Termine / Kurse können farbig hervorgehoben werden, und auch Geburtstage der Kollegen lassen sich per Klick einblenden.

Beim Ausdruck wird für jeden Monat nun prinzipiell eine eigene Seite erstellt, so dass nicht mehr wie bisher mitten im Monat ein Seitenumbruch entstehen kann.

 

Einsatzverantwortlichen festlegen

Ein Wunsch unserer Nutzer war die Möglichkeit, einen Einsatzverantwortlichen für einzelne Einsätze zu benennen, welcher nicht zwingend selbst das Recht „sandienst“ besitzen muss.

Der Einsatzverantwortliche kann den Einsatz bearbeiten, Helfer einteilen und erhält alle relevanten E-Mails zu diesem Einsatz. Er kann beim Anlegen / Bearbeiten des Einsatzes durch einen Benutzer mit „sandienst“-Recht frei ausgewählt werden, alternativ lässt sich auch der Einsatzleiter per Häkchen zum Verantwortlichen ernennen.

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