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Neue Funktion: Chat zum Dienst

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Team-Wohlfahrt App - Der Chat zum Dienst

🚀 Neu bei HiOrg-Server PRO: Kommunikation auf einem neuen Level! 📱💬
Wer aufmerksam in HiOrg-Server unterwegs war, hat vielleicht schon unser aufregendes, neues Feature entdeckt: In Zusammenarbeit mit der Firma D&T Internet GmbH präsentieren wir eine DS-GVO-konforme Chatfunktion. Ab sofort könnt ihr über die Mobilgeräte-App in dienstinternen Gruppen direkt kommunizieren, um eure Arbeitsabläufe noch effizienter zu gestalten.

Zu jedem Dienst kann ein Chat aktiviert werden. Hierbei handelt es sich um einen voll datenschutzkonformen Gruppenchat, zu welchem automatisch alle bei der Veranstaltung beteiligten Personen (Dienst-Verantwortlicher, sowie alle fest eingeteilten Mitglieder) Zugriff haben.

Die Chatfunktion wird technisch realisiert und bereitgestellt durch die App Team Wohlfahrt der Firma D&T Internet (Köln).

Einrichtung in HiOrg-Server

Der Admin des HiOrg-Servers muss zunächst einmalig in den Einstellungen (System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren) die Nutzung der Chatfunktion grundsätzlich aktivieren.
Hinweis: Zur automatisierten Anlage eines Mandaten werden Name und Anschrift, sowie die E-Mail-Adressen „allgemein“ und „Web-Admin“, der Organisation an den Betreiber der Team Wohlfahrt-App übertragen.

Ab dann findet sich bei den Details jeder Veranstaltung eine Funktion, um den Chat bei dieser Veranstaltung zu aktivieren.

Sobald dies geschieht wird automatisch eine Chatgruppe angelegt und bei jeder Änderung des beteiligten Personals (bspw. Einteilung) auch die Teilnehmer im Chat synchron gehalten.

Nutzung durch Mitglieder

Um den Chat zu nutzen, muss die Team Wohlfahrt-App einmalig auf dem Mobilgerät installiert werden.
Die Anmeldung erfolgt per Single Sign-On (SSO) über HiOrg-Server, sodass keine separate Registrierung erforderlich ist.
Die Zuordnung der Helfer zu den einzelnen Chats geschieht automatisch durch eine Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und Team Wohlfahrt-App, es ist keine weitere Aktion nötig.

In der HiOrg-Server Mobilgeräte-App findet sich bei den Details der Veranstaltung ein Button, über welchen die Nutzer direkt den Chat zu diesem Dienst öffnen können.

🔥 Eine detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung findet ihr im HiOrg-Server Wiki. Alle relevanten Informationen rund um die Chatfunktion haben wir in einem FAQ-Beitrag zusammengefasst.

Datenschutz

Alle Inhalte der Chats sind vollständig Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sämtliche Daten befinden sich auf Servern in Deutschland unter der Verwaltung rein deutscher Firmen, die mit uns eine AV-Vereinbarung abgeschlossen haben. Somit werden die Anforderungen von DS-GVO und BDSG (sowie auch der kirchlichen Datenschutzgesetze) nicht nur vollständig erfüllt, sondern deutlich übertroffen.

Nach dem Ende der zugehörigen Veranstaltung ist der Chat noch für 2 Tage in vollem Umfang nutzbar. Danach kann er noch für 30 Tage angesehen werden, dann wird der Chat mit sämtlichen Inhalten gelöscht.

Los geht`s!

Hört sich gut an? Am besten probiert ihr den Chat gleich mal aus 🔥. Wir freuen uns, dass wir eure Arbeit mit diesem aufregenden Update weiter erleichtern können und sind gespannt auf euer Feedback!

🤗 Ein herzliches Dankeschön geht an alle Tester unseres Prototyps für ihre wertvolle Unterstützung und die hilfreichen Anmerkungen.

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Ernährungsgewohnheiten von Teammitgliedern erfassen

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Menschen haben zunehmend divergente Essgewohnheiten und gleichzeitig nehmen auch Lebensmittelallergien und Intoleranzen zu. Auf diesen Umstand sollte auch bei Gemeinschaftsveranstaltungen mit Verpflegung eingegangen werden, damit alle Helfenden satt und zufrieden sind.

Um hier zu unterstützen können in HiOrg-Server nun Verpflegungsoptionen abgebildet werden. Die Änderung umfasst die drei neuen Eingabefelder

  • Ernährungsgewohnheit
  • Lebensmittelallergien / -intoleranzen
  • weitere Angaben zur Verpflegung (Freitext).
Ernährungsgewohnheiten erfassen
Ernährungsgewohnheiten erfassen

Die Informationen können vom Mitglied selbst in den persönlichen Daten (über „Mein Konto > Meine Daten > weitere Angaben“) eingetragen werden.
Zusätzlich gibt es zwei neue Standardformulare zur Anzeige der Verpflegung bei einer Veranstaltung

  • Verpflegungsliste Dienst („System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Formulare zu Diensten“)
  • Verpflegungsliste Termin („System > Einstellungen > Vorlagen – Formulare > Formulare zu Terminen“)

Die Sichbarkeit der hinterlegten Standardformulare ist auf Verantwortliche für einen Dienst / Termin, sowie Nutzende mit dem Recht sandienst oder termine begrenzt.

Dokumente direkt anzeigen

Eine Neuerung gibt es auch bei den Anzeigemöglichkeiten von hinterlegten Dokumenten. Dokumente konnten im Browser-System bisher nicht direkt angezeigt werden, sondern mussten vor dem Öffnen erst lokal gespeichert werden.

Diese Funktionalität haben wir nun vereinfacht. Ein Klick auf den Namen öffnet das Dokument direkt im Browser. Klickt man auf das Icon neben dem Namen wird die Datei wie bisher heruntergeladen und gespeichert.

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Empfang von Push-Benachrichtigungen anpassen

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Innerhalb von HiOrg-Server werden unterschiedliche Benachrichtigungen zu organisationsinternen Aktivitäten wie bspw. anstehende Veranstaltungen und Einteilung angezeigt. Viele dieser Hinweise können auch per Push direkt an Mobilgeräte versendet werden.

Um hier den Nutzer:innen mehr Entscheidungsfreiheit über den Empfang dieser Push-Benachrichtigungen zu geben, gibt es nun im Bereich „Mein Konto > Meine Daten > Benachrichtigungen“ ein erstes Set an Einstellungsmöglichkeiten. So kann jede Einzelperson selbst entscheiden, zu welchem Anlass sie Hinweise zusätzlich per Push erhalten möchte.

Hinweis: Die Einstellungen zum Empfang von E-Mails / SMS finden Sie nun im neuen Reiter „E-Mail / SMS„.

Auch die Option zum Geburtstagspush wurde in die neue Darstellung übernommen. Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind bereits in Planung.

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Änderung: Benachrichtigungen zu Veranstaltungen

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Letzte Woche wurde die neue Funktion „Benachrichtigungen zu Veranstaltungen“ veröffentlicht. Das Update ermöglicht es, Mitglieder per Systembenachrichtigung (und Push) über neue und geänderte Veranstaltungen zu informieren.
Zwischenzeitlich haben uns auf unterschiedlichen Wegen Rückmeldungen erreicht, dass die Menge der versendeten Nachrichten zu hoch und die Handhabung der Checkboxen unpraktikabel sei.

Wir haben daher folgende Änderungen vorgenommen:

  • Die Häkchen bei „Dienst bearbeiten“ / „Termin bearbeiten“ sind nicht länger vorausgewählt und müssen vom Disponierenden selbst gesetzt werden.
    Benachrichtigung zu Veranstaltungen - Dienstdetails
  • In Kürze wird beim Löschen eines Dienstes / Termins eine weitere Checkbox im Systemdialog verfügbar sein. Dort kann entschieden werden, ob eine Benachrichtigung versendet wird.
  • Gleiches gilt für Mehrfachänderungen an Diensten und Terminen (auch in Kürze).

Wir hoffen, dass diese kleinen, kurzfristigen Veränderungen die aktuelle Situation entschärfen. Längerfristig planen wir zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten, sowohl für Sendende als auch für Empfangende von Benachrichtigungen.

Danke für die konstruktiven Rückmeldungen. Diese helfen uns dabei, HiOrg-Server kontinuierlich zu verbessern.

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Benachrichtigungen zu Veranstaltungen

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Es gibt Neuigkeiten bei den Benachrichtigungen: Bei neuen und geänderten / gelöschten Diensten oder Terminen können qualifizierte Mitglieder und auch andere Disponierende nun direkt im System benachrichtigt werden.

Benachrichtigung zu Veranstaltungen - Quickview

Zusätzlich wird automatisch eine Push-Nachricht an Mobilgeräte ausgeliefert, diese beinhaltet wahlweise eine allgemeine Info oder eine Zusammenfassung der geänderten Daten.
Hinweis: Die ausführlichen Informationen zur entsprechenden Servereinstellungen finden Sie in diesem Beitrag, Abschnitt „Push mit spezifischen Informationen“.

Auf der Bearbeitungsseite eines Dienstes gibt es im Bereich Benachrichtigungen nun zwei neue Häkchen, die bei einer Änderung die Nachricht an unterschiedliche Empfängerkreise auslösen. Die Checkboxen sind vorausgewählt – ist kein Versand gewünscht, so kann der Haken einfach entfernt werden (bspw. bei einem Tippfehler oder einer anderen kleinen Änderung).

Benachrichtigung zu Veranstaltungen - Dienstdetails

Für Termine ist die Funktion vergleichbar auf der Detailseite eines Termins umgesetzt.

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Helferstunden-Typ vorab definieren

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Als Disponent:in weiß man beim Anlegen eines Dienstes oder Termins oftmals genau, welcher Helferstunden-Typ später beim Erfassen der geleisteten Stunden genutzt werden soll. Da die Helferstunden-Abrechnung vielleicht von einem anderen Teammitglied gemacht wird, ist es wichtig, diesen Gedanken aus der Planung in die Endphase der Veranstaltung zu transportieren.

Mit der aktuellen Erweiterung ist es möglich, den Helferstunden-Typ bereits bei der Erstellung eines Dienstes oder eines Termins im Datensatz der Veranstaltung zu setzen.

bei Diensten
bei Terminen

Der gewählte Typ wird dann bei der Erfassung der Helferstunden voreingestellt, kann aber auch geändert werden.

🪄✨ Das Update erfüllt zwei Vorschläge mit 67 Votes von unserer Wunschliste. 🧞‍♂️

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QR-Code für Veranstaltungen

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 3 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
QR-Code für Formulare

Kürzlich haben wir ein neues Link-Schema vorgestellt, das Veranstaltungen direkt in der HiOrg-Server App öffnen kann. Ohne App wird die Veranstaltung wie bisher im Browser angezeigt.

Passend dazu ist nun eine neue Variable für Formulare verfügbar, die einen QR-Code zu Diensten, Kursen und Terminen erzeugt. In diesem Code ist ein Link hinterlegt. Scannt man den Code mit dem Mobilgerät, wird die entsprechende Veranstaltung aufgerufen.

Die im Server hinterlegten Standardvorlagen für Details zu Diensten, Kursen und Terminen haben wir bereits mit dem QR-Code ausgestattet. Wenn Sie individuellen Vorlagen und Formulare nutzen, können Sie den QR-Code mit der Variable [[$veranst_qrcode]] einbinden.

Zauberstab Wunschliste Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.

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