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Als Ergänzung zur Kartenansicht für Adressen ist es nun auch möglich, sich die Route zu einem Veranstaltungs- oder Kursort anzeigen zu lassen. Diese Funktion, die bisher nur bei der Ressourcen-Umkreissuche eingesetzt wurde, zeigt nach Auswahl einer Startadresse nun auch den schnellsten Weg zur Zieladresse an und gibt auch eine geschätzte Fahrzeit aus.

Wurde eine eindeutige Adresse als Veranstaltungsort hinterlegt, so erscheint auf der Übersicht ein kleines Kartensymbol.

Auf Klick öffnet sich ein neues Fenster, in welchem der Zielort auf einer Karte angezeigt, und auch Ihre Startadresse ausgewählt werden kann. Eine bereits im System hinterlegte Adresse (z.B. Ihre Privatanschrift, oder die Anschrift der Organisation) kann ausgewählt, oder ein neuer Standort ganz frei eingegeben werden.
Hinweis: „Adresse Organisation“ steht für die Anschrift, die unter System > Einstellungen > Organisation hinterlegt ist. Heimatadresse bezieht sich auf die Adresse des gerade angemeldeten Nutzers (Mein Konto > Meine Daten > Kontaktdaten).

Die Route wird berechnet und mit Informationen zur Entfernung und Fahrdauer angezeigt. Gegebenenfalls wird auch eine Alternativstrecke vorgeschlagen.

Hinweis: Das Kartensymbol erscheint auch auf der Liste öffentlich freigegebener Kurstermine, die bei HiOrg-Server KURSE in die eigene Webseite eingebunden werden können. So können auch potentielle Teilnehmer den Ort aufrufen und sich die Route zum Kursort ausgeben lassen.

Im Zuge dieses Updates wurde auch die Datenbank für die Ergänzung des Ortes bei Eingabe der PLZ  aktualisiert. Einige Nutzer hatten uns hier Fehler in der Auflösung gemeldet (vielen Dank dafür). Wir wünschen viel Freude mit dieser neuen Funktion.

Merken

Um Adressdaten in HiOrg-Server eindeutiger angeben zu können, haben wir ein zusätzliches Datenfeld zur Auswahl des Landes hinzugefügt. Verfügbar ist es an allen Stellen, wo Adressdaten gepflegt werden: Einstellungen, Adressverwaltung (damit auch Veranstalter / Kunden), Dienste, Kurse, Kursteilnehmer, Gebäude-Anschrift (im Material-System). Diese Ergänzung verbessert gerade in Grenzregionen die Pflege von Adressdaten und verhindert Fehler bei der neuen Routen-Berechnung (bspw. bei der neuen Material-Umkreissuche).

Wir haben die bestehenden Adresseinträge, so gut es technisch möglich ist,  automatisch um die Länderinformation ergänzt. Bitte kontrollieren Sie danach kurz Ihre hinterlegten Daten.

Nach unserer Ankündigung zum Release des neuen Materialsystems in der letzten Woche, möchten wir heute ein wenig detaillierter auf einzelne Neuerungen eingehen.

Materialtypen und besondere Eigenschaften

Vor dem Erfassen von Material sollten verschiedene Materialtypen (bspw. Fahrzeuge, Einsatzkleidung, Sonstiges) angelegt werden. Zur besseren Differenzierung stehen acht Sondertypen mit spezifischen Eigenschaften zur Verfügung (Gebäude, Räume, Schlüssel, Kraftfahrzeuge, Bekleidung, Medizin-Geräte, Verbrauchsmaterial, Medikamente). Zusätzlich können auch allgemeine Materialtypen angelegt werden. Wie detailliert man sein Material erfassen möchte, bleibt jedem Admin selbst überlassen.
Zu den spezifischen Eigenschaften gehören beispielsweise bei Fahrzeugen das Kennzeichen, HU-Termin oder auch die benötigte Führerscheinklasse, die später einmal bei der Besetzung des Fahrzeuges überprüft werden soll (nach der Umsetzung von Schritt 2 des Materials). Es kann festgelegt werden, ob das Material nur mit Einweisung bedient werden darf und wer diese erhalten hat, und ob das Material als Lagerort für andere Materialien dienen kann (z.B. Notfallkoffer). Über das Bearbeitungsmenü können Materialien (inklusive Inhalt) dann dupliziert werden.

Umfangreiche Materialübersicht

Materialliste
In der Materialliste sind alle eingetragenen Materialien erfasst und können nach unterschiedlichen Kriterien angezeigt, gefiltert und bearbeitet werden. Für den schnellen Zugriff gibt es im Benutzermenü zusätzlich Links zu den Listen für Fahrzeuge, Verbrauchsmaterial und Medikamente, außerdem für Kleider und anstehende Wartungstermine. Auch verliehene und ausgegebene Materialien lassen sich direkt über das Menü aufrufen.
Über die Liste lassen sich leicht das Gesamtgewicht und der Gesamtpreis (Anschaffungswert) des Materials in einem Lagerort ausrechnen (wichtig bspw. für KFZ-Beladung). Bei größeren Materialbeständen ist auch die Freitextsuche sehr nützlich.

Instanzen

Material Instanzen
Material mit gleichen Grunddaten kann in Instanzen (Teilmengen) mit unterschiedlichen Zusatzeigenschaften aufgespalten werden. Ein gutes Beispiel sind Einsatzjacken in verschiedenen Größen und mit unterschiedlichen Lagerorten. Weitere Attribute sind Barcodes die erzeugt werden können, unterschiedliche Verantwortliche innerhalb eines Materials oder Chargennummern bei Medikamenten.

Warnmeldungen

Zahlreiche Hinweise helfen den Material-Beauftragten dabei, den Überblick zu behalten. So werden anstehende Wartungstermine innerhalb der frei wählbaren Warnzeiträume, auslaufende Materialeinweisungen und unterschrittene Sollbestände auf der Übersichtsseite angezeigt.

Dokumentenverwaltung

DokumentenlisteMit dem neuen Materialsystem können erstmals eigene Dokumente im HiOrg-Server hochgeladen werden. Diese lassen sich einzelnen Materialien zuweisen und können für Helfer freigegeben werden. Mögliche Beispiele sind Materialfotos, Betriebsanleitungen, Checklisten oder auch Merkblätter mit Warnhinweisen. Jeder Server erhält von uns kostenfrei 10 MB Speicherplatz, bei Bedarf kann dieser aufgestockt werden.
Die Dokumentenverwaltung wird im nächsten Jahr noch auf weitere Bereiche (Mitglieder, Einsätze, Termine, Kurse, Aufgaben, allgemein) ausgedehnt.

Adressverwaltung

Adressenverzeichnis
Adressen von Lieferanten, Dienstleistern, u.a. lassen sich nun übersichtlich erfassen, kategorisieren und einzelnen Materialeinträgen zuordnen. Die Zuordnung erfolgt in der Materialliste über die Bearbeitung der Materialeigenschaften.
Für die Zukunft ist eine allgemeine Adressverwaltung geplant, die sich auf alle Bereiche des HiOrg-Servers erstreckt.

Einige der neuen Funktionen sind erst ab HiOrg-Server PRO verfügbar und daher in der free-Version ausgeblendet. Zusätzliche Erweiterungen (wie bspw. Material Einsätzen zuweisen, Räume buchen, Fahrtenbuch) werden im zweiten Schritt zu einem späteren Zeitpunkt noch ergänzt.

Ausführlichere Beschreibungen zur Anwendung des neuen Materialsystems finden Sie in unserem Handbuch im Bereich Material. Momentan sind noch nicht alle Themenbereiche mit Inhalt gefüllt, Sie haben aber die Möglichkeit, aktiv am Handbuch mitzuwirken. Wir freuen uns sehr über jeden Beitrag von Ihrer Seite und sagen im Voraus schon herzlichen Dank!