Ankündigung: Update und Wartung

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Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 8 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.

Wartung HiOrg-ServerAm Sonntag, 13.11.2016 werden wir ab 21 Uhr ein sehr umfangreiches Update ins Produktivsystem einspielen. Die dazu notwendigen Wartungsarbeiten werden mindestens bis Montag, 14.11.2016 gegen 13 Uhr dauern – in dieser Zeit werden Sie teilweise nur lesend auf HiOrg-Server zugreifen können, für einige Arbeitsschritte muss der Zugriff auch komplett unterbrochen werden.

Wenn Sie auch während des Wartungsfensters auf die wichtigsten Daten aus Ihrem HiOrg-Server zugreifen müssen, empfehlen wir Ihnen die vorherige Synchronisation der Daten mit der Mobilgeräte-App für Android.

Sie dürfen gespannt sein, wir haben einige grundlegende Änderungen und Erweiterungen vorgenommen, mit denen Sie dann im Laufe des Montag Vormittag in die neue Woche starten können. Näheres dazu erzählen wir nächste Woche hier im Blog.
Aber weil Vorfreude die schönste Freude ist, hier schon ein kleines Bildchen für Sie:

Preview Update Übersicht

Update 14.11.2016, 7:40 Uhr: Vorr. Verfügbarkeit ab 13 Uhr konkretisiert.

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Solilauf 2016

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Solilauf St. Ingbert 2016

Am Wochenende erreichte unser Team mit 510 Staffelrunden einen fantastischen 3. Platz beim 24h Solilauf St. Ingbert. 🏆

Die bunt gemischte Staffel aus Mitarbeitern, Familien und Freunden von HiOrg-Server legte insgesamt 2.764 Runden (1.086 km) zurück und konnte so 1.528,84 Euro Spendensumme erlaufen. Das Geld kommt dem Projekt Tiljala SHED zugute, das den ‚Müllkindern‘ in Kalkutta durch Bildung eine bessere Zukunftsperspektive ermöglicht.

Ein großes Dankeschön an alle Sponsoren und natürlich an unsere 62 Läufer: Ihr seid super und wir sind sehr stolz auf das tolle Ergebnis! 👍

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Terminabsprache mit HiOrg-Server

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Wer schon einmal eine Gruppenveranstaltung geplant hat, weiß wie schwierig es sein kann, alle unter einen Hut zu bringen und einen gemeinsamen Termin zu finden. Unsere neue Funktion „Terminabsprache“ (im Menü Kommunikation) hilft Ihnen in Zukunft dabei! Das Prinzip ist ganz einfach: der Organisator schlägt eine Reihe von möglichen Terminen vor und die eingeladenen Teilnehmer äußern sich dazu.
Terminabsprache - ErgebnisNach dem Anlegen einer neuen Abstimmung muss die Zielgruppe ausgewählt werden. Dazu können auch die in Ihrem HiOrg-Server definierten Gruppen, das Leitungsteam, oder Ausbilder gefiltert werden. Wer möchte, kann die Sichtbarkeit der Ergebnisse einschränken.
Terminabsprache anlegenGrundsätzlich werden eingeladene Teilnehmer auf der Übersicht über die anstehende Abstimmung informiert.
Terminabsprache - Übersicht
Zusätzlich können sie auch per E-Mail auf die neue bzw. eine geänderte Umfrage hingewiesen werden. Dazu gibt es bei den Systemmails zwei neue Vorlagen, die angepasst werden können.
Achtung: die Erlaubnis, zu diesem Anlass Mails zu empfangen, muss erst aktiv von den einzelnen Mitarbeitern freigeschaltet werden.
Terminabsprache - Mailempfang sicherstellenZum Schluss kann aus der Abstimmung heraus ein neuer Termin / Dienst / Kurs am favorisierten Datum angelegt werden (wahlweise auch eine der anderen Optionen).

Zauberstab Dieses neue Feature für unsere PRO- und KURSE-Nutzer setzt einen Vorschlag mit insgesamt 137 Votes aus der Wunschliste um.

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Erinnerungsfunktion „Kursauffrischung“ in neuem Gewand

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Um mit HiOrg-Server KURSE eine effizientere Kundenbindung zu ermöglichen, haben wir die Funktion „Erinnerung zur Kursauffrischung“ neu gestaltet und ausgebaut.

Erinnerungsfunktion im Kurse-MenüNeu findet sich im Menü Kurse nun der Menüpunkt Erinnerungen. Hier werden ehemalige Teilnehmer aufgeführt, welche an die Auffrischung eines bereits besuchten Kurses erinnert, oder zu einem Folgekurs eingeladen werden können. Der Zeitraum zur Erinnerung kann unter System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine hinterlegt werden.
Die Darstellung unterscheidet hier übersichtlich zwischen Firmenkunden / Vereinen, die Teilnehmergruppen entsenden einerseits, und Einzelteilnehmern (Privatkunden, bspw. Führerscheinanfänger) andererseits.

Erinnerungen an Firmen

Erinnerung Kursteilnehmer - FirmenHier werden Firmenname, die Anzahl der möglichen Erinnerungen und die betroffenen Kurstypen dargestellt. Über die Kopfzeile lassen sich die Einträge sortieren.
Erinnerung Kursteilnehmer - TN von FirmenWird eine Firma ausgewählt, erscheinen die Namen der einzelnen Teilnehmer, welche zur Übernahme in den Mailtext bequem angehakt werden können. Vor dem Versand kann der Ansprechpartner gewählt und der Mailtext direkt bearbeitet werden, bspw. um spezifische Informationen zu ergänzen. Alle versendeten Nachrichten können wie immer im Archiv (System > Nachrichtenarchiv) eingesehen werden.

Erinnerungen an Einzelteilnehmer

Erinnerung Kursteilnehmer - EinzelteilnehmerPrivate Teilnehmer können nach Auswahl gesammelt über das Auswahlfeld am Ende der Liste benachrichtigt werden. Dazu wird eine separate Mailvorlage genutzt, die unter System > Einstellungen > Systemmails bearbeitet werden kann.

Weitere Neuerungen:

  • Zur Individualisierung der Erinnerungs-E-Mails steht eine Vielzahl neuer Variablen zur Verfügung, mit denen die Systemmails angepasst werden können.
  • Daten von ehemaligen Teilnehmern können in verschiedenen Formaten exportiert werden, z.B. um bequem einen klassischen Serienbrief zu erstellen.
  • Sie können eine eigene URL hinterlegen, wohin der Nutzer geleitet werden soll, nachdem er sich online zu einem Kurs angemeldet hat (bisher: Liste aller Kurse).
  • Die Felder zur Erfassung von Mailadresse und Telefonnummer eines Teilnehmers sind nun wahlweise Pflichfelder (einstellbar unter System > Einstellungen > Ausbildung allgemein).
  • Als Namensschilder, oder zur Beschriftung von Unterlagen oder Umschlägen können nun mit wenigen Klicks Etiketten für die Teilnehmer eines Kurses gedruckt werden.

Zauberstab Der Ausbau der Erinnerungsfunktion, zusammen mit den weiteren Neuerungen, setzt Vorschläge mit insgesamt 181 Votes aus der Wunschliste unserer Nutzer um.

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Verbesserte Erfassung von Ausbildungen

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Manche Ausbildungen Ihrer Mitarbeiter müssen nach einer gewissen Zeit erneuert werden. Deshalb kann auch im HiOrg-Server zukünftig bei der Erfassung von Ausbildungen deren Gültigkeit und eine Lehrgangsnummer optional angegeben werden.

Ausbildung erfassenAbgelaufene Ausbildungen werden dann bei den Helferdaten angemahnt und zusätzlich erscheint eine bestimmte Zeit vor Ablauf einer Ausbildung eine Warnung in der Übersicht. Diese Warnung ist sichtbar für Mitarbeiter mit adressen-Recht und für den betroffenen Helfer selbst.

Zauberstab Dieses Update setzt Vorschläge mit insgesamt 191 Votes aus der Wunschliste unserer Nutzer um.

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Dokumentenverwaltung ausgeweitet

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Bisher war es im Bereich Material und Mitglieder möglich, eigene Dokumente zu hinterlegen. Diese Dokumentenverwaltung haben wir nun auf weitere Bereiche des HiOrg-Servers ausgedehnt, d.h. für Aufgaben, Einsätze, Kurse und Termine können nun Dokumente gespeichert werden, ebenso auf der Pinnwand.
Bei Rundmails oder Benachrichtigungen (bspw. Übersichtspläne bei Helfereinteilung) können diese Dokumente als Anhang versendet werden.

In der Ansicht „Dokumentenliste“ (Kommunikation > Dokumente) können die Dokumente nun mit Hilfe von Unterordnern klar abgelegt werden. Auf der Übersichtsseite unterstützen Breadcrumbs die Übersichtlichkeit.
Ordnerstruktur Dokumente

Dokumente auf der Übersicht

Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind (je nach persönlicher Berechtigung) nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.
Jeder HiOrg-Server PRO / KURSE verfügt im Auslieferungszustand über 10 MB Datenspeicher. Sollten Sie zusätzlichen Speicherplatz benötigen, so lässt sich dieser unter System > Mein HiOrg-Server – Dokumentenspeicherplatz vom Admin erweitern.

Dieses Update setzt Vorschläge mit insgesamt 177 Votes von der Wunschliste unserer Nutzer um.

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Ankündigung Wartungsarbeiten

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Wartung HiOrg-ServerAm Sonntag, 14.02.2016 werden wir ab 22 Uhr die Server-Infrastruktur in unserem Rechenzentrum um drei neue Datenbank-Server erweitern. Die dazu notwendigen Wartungsarbeiten werden voraussichtlich einige Stunden dauern – in dieser Zeit werden Sie teilweise nur lesend auf HiOrg-Server zugreifen können, kurzzeitig muss der Zugriff auch komplett unterbrochen werden.

Wenn Sie auch während des Wartungsfensters auf die wichtigsten Daten aus Ihrem HiOrg-Server zugreifen müssen, empfehlen wir Ihnen die vorherige Synchronisation der Daten mit der Mobilgeräte-App für Android oder iOS.

Durch diese Maßnahme erweitern wir erneut die Redundanz der im Hintergrund für Sie arbeitenden Systeme, für noch höhere Stabilität und Verfügbarkeit von HiOrg-Server.

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