Schlagwortarchiv für: verbesserte Funktion

Der Selbstverwaltungslink ist eine hilfreiche Funktion von HiOrg-Server KURSE. Über ihn können die Daten aller Kursteilnehmenden, die von einer Firma zu einem Kurs entsendet werden, einfach bearbeitet werden. Der Ansprechpartner im Unternehmen erhält den Link und kann eigenständig die Teilnahmeliste für den Kurs ausfüllen. Dies reduziert doppelte Arbeit mit unleserlichen Formularen, vermeidet Tippfehler und sorgt für klare, korrekte Einträge.

Zudem kann über den Link auch das vorausgefüllte BG-Abrechnungsformular vom Unternehmen heruntergeladen werden. Ein aufwendiges Hin- und Herschicken des Formulars entfällt damit. Das Unternehmen unterschreibt und stempelt das Dokument, und reicht es rechtzeitig zum Kurstermin beim Ausbildungsbetrieb ein.

Selbstverwaltungslink

Wir haben die beliebte Funktion ein wenig erweitert. Eine neue Anzeige unterhalb der Teilnahmeliste ermöglicht es nun, alle versendeten Selbstverwaltungslinks inklusive des Versanddatums einzusehen. So behältst Du den Überblick darüber, welche Firmen bereits einen Link erhalten haben.

Selbstverwaltungslink versendet

Hinweis: Bitte beachte, dass keine Versandaktionen vor dem 17.09.2024 in der Liste erfasst sind.

Mehrere Kurse öffentlich freischalten

Seit kurzem kannst Du in der Kursliste mehrere Kurse gleichzeitig zur öffentlichen Kursanzeige Deines HiOrg-Servers hinzufügen oder entfernen.
Diese Funktion befindet sich in der Mehrfachauswahl am Ende der Tabelle und erleichtert das Bearbeiten mehrerer Kurse auf einmal. Bisher musste dies mühsam für jeden Kurs einzeln durchgeführt werden.

Zeitraum für die SMS-Erinnerung jetzt wählbar

Habt ihr das Update zur Erinnerungsfunktion schon entdeckt? Es gibt nun die Möglichkeit festzulegen, wie viele Tage vor Kursbeginn eure Teilnehmenden eine SMS-Erinnerung erhalten sollen. Der Zeitraum (bis zu 7 Tage) kann in den Einstellungen ( System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) angepasst werden.

Zeitraum SM-Erinnerung an TN einstellen

So haltet ihr eure Kursteilnehmer immer auf dem Laufenden und reduziert eure No Show-Rate.

Mustervorlage der DGUV jetzt mit QR-Code

Für ermächtigte Stellen stehen in HiOrg-Server KURSE verschiedene DGUV-Mustervorlagen für Teilnahmebestätigungen zur Verfügung.
Auf der Vorlage „VBG-Standardvorlage EH-Aus-/Fortbildung und EH in Bildungs- und Betreuungseinricht. (Stand 10/2023)“ haben wir nun zwei QR-Codes hinterlegt. Diese Codes führen auf die Webseite der DGUV und öffnen die vorgeschriebene Information zu den Lehrinhalten (DGUV Information 204-007 und DGUV Information 204-008). Diese können die Teilnehmenden sich dann selbst herunterladen.

Die Vorlage kann von ermächtigten BG-Ausbildungsstellen beim Kurstyp ausgewählt werden (System > Einstellungen > Kurstypen / Lehrscheine – Auswahlfeld: ‚Vorlage TN-Bescheinigung laden‘).

Mustervorlage DGUV

Ihr seid eine ermächtigte Stelle, aber nutzt die komfortable BG-Funktionalität in HiOrg-Server KURSE bisher noch nicht? Startet doch jetzt gleich damit, indem ihr eure BG-Kennziffer in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) hinterlegt. Erst danach werden viele Spezialfunktionen freigeschaltet. Bei Fragen helfen wir euch gerne weiter!

Erweiterung der Statistik um Umsätze aus Zusatzleistungen

Statistiken ermöglichen es, wichtige Einblicke zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sie Daten in verständlicher Form präsentieren und Trends aufzeigen. Bei der Statistik in HiOrg-Server KURSE kann nun auch die Option „Umsatz Zusatzleistungen“ ausgewählt werden. Ihr findet die Optionen im Menü Kurse > Statistik.

Es fließen nur Zusatzleistungen von Teilnahmen in die Summe mit ein, wenn die Kursgebühr für die Teilnahme als bezahlt markiert wurde.

Die alte Schnittstelle zur Meldung von Kursen an die QSEH ist nun deaktiviert. Daher ist keine Lehrgangsmeldung über die alte Schnittstelle mehr möglich.

Eine Ankündigung zur Umstellung findet ihr auf den Seiten der QSEH: Ankündigung.

Neue Schnittstelle zu meineQSEH

Es gibt eine neue Schnittstelle mit verbesserten Funktionen. Um diese zu aktivieren, müssen neue Zugangsdaten in den Einstellungen hinterlegt werden. Diese Zugangsdaten könnt ihr bei meineQSEH selbst erzeugen (hier findet ihr weitere Informationen und eine Anleitung).

Die neue Schnittstelle von HiOrg-Server KURSE zu meineQSEH ist offiziell freigegeben und wird nun schrittweise erweitert. Dazu arbeiten wir eng mit den Verantwortlichen bei der QSEH zusammen. Als ersten Schritt haben wir die Storno-Funktionalität deutlich verbessert.

Musste ein Kurs storniert werden, so war es bisher nötig, den Kurs im System vollständig zu löschen. Nur so wurde er auch bei der QSEH gelöscht. Mit dem Update können gemeldete Kurse aus dem System heraus bei meineQSEH storniert werden, ohne dass die Daten verloren gehen.

QSEH-Schnittstelle: Gemeldete Kurse stornieren

Gemeldete Kurse erhalten nach der Meldung einen extra Button in der Kursliste. Über diesen Button kann ein Kurs bei meineQSEH bequem storniert werden. Zusätzlich kann der Kurs aber auch problemlos erneut gemeldet werden, da alle Daten in HiOrg-Server KURSE erhalten bleiben.

Statusanzeige gemeldeter Kurse

Zeitgleich können wir auch ein weiteres Update veröffentlichen: Eine Anzeige, die den Status eines gemeldeten Kurses automatisiert bei meineQSEH abfragt und angibt, ob alles „ok“ ist oder eine Dateninkonsistenz erkannt wurde.

Dazu werden über Nacht alle Eckdaten der als „gemeldet“ hinterlegten Kurse mit den Daten bei meineQSEH abgeglichen. Wird dabei eine Abweichung erkannt (bspw. im Lehrgangsort oder bei den Zeitangaben), passiert folgendes:

  • Die Farbe der Genehmigungsnummer wechselt von grün auf orange.
  • Es erscheint ein Button zum Aktualisieren der Daten.
  • Der Kurs wird auf der Übersicht zur Aktualisierung vorgeschlagen.

Wurde bei dem Abgleich ein Lehrgang in meineQSEH als storniert erkannt, so wird dieser Status auch in HiOrg-Server KURSE übernommen und der Kurs kann erneut gemeldet werden.

Zusätzlich werden in der Kursliste nun alle Nicht-BG-Kurse als solche gekennzeichnet.

⚠️ Jetzt zur neuen Schnittstelle wechseln!

Die alte QSEH-Schnittstelle wird am 29. April von der QSEH abgeschaltet. 
⚠️ Dann ist keine Lehrgangsmeldung aus HiOrg-Server KURSE heraus mehr möglich.

Um die neue Schnittstelle zu aktivieren, müssen neue Zugangsdaten (für meineQSEH) in den Einstellungen hinterlegt werden. Dazu haben wir weitere Informationen und eine Anleitung für euch bereitgestellt.

Noch keine Schnittstelle aktiviert?

Ihr seid eine ermächtigte Stelle, aber nutzt die komfortable BG-Funktionalität in HiOrg-Server KURSE bisher noch nicht? Startet doch jetzt gleich damit, indem ihr eure BG-Kennziffer in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung allgemein) hinterlegt. Erst danach werden viele Spezialfunktionen freigeschaltet. Bei Fragen helfen wir euch gerne weiter!

Nach einem Dienst / Termin können von allen Beteiligten Helferstunden erfasst werden. Wurde in den Details kein Helferstunden-Typ eingestellt und sind im Server bereits mehrere Typen hinterlegt, so beginnt hier oft das Scrollen durch die verschiedenen Optionen. Aus diesem Grund haben wir hier gearbeitet und ihr habt ab sofort die Möglichkeit, die Helferstunden-Typen in den Einstellungen manuell zu sortieren (System > Einstellungen > Mitglieder – Helferstunden).

Die Funktionsweise ist an das Sortieren und Verwalten von Qualifikationslisten angelehnt, was euch eine bekannte Möglichkeit bietet, eure Daten zu organisieren. Die manuelle Sortierung wird auf alle Stellen in HiOrg-Server (und der Mobilgeräte-App) angewandt, wo Listen oder Auswahlmöglichkeiten zu Helferstunden angezeigt werden.

Die neue Funktion ist schon live verfügbar und ermöglicht es, die Helferstunden-Typen nach euren individuellen Bedürfnissen zu ordnen.

Edit 11.03.2024: Unser Ansprechpartner der QSEH hat uns mitgeteilt, dass der Termin zur Abschaltung der alten Schnittstelle auf 30.04.2024 verschoben wurde.

Gute Neuigkeiten für unsere meineQSEH-Nutzer! 🎉

Wir freuen uns sehr, euch mitteilen zu können, dass unsere brandneue Schnittstelle zur Übertragung von Kursdaten aus HiOrg-Server KURSE zum meineQSEH-Portal jetzt offiziell veröffentlicht wurde!

Ab sofort könnt ihr in den Einstellungen (System > Einstellungen > Ausbildung / Kurse – Ausbildung allgemein) eure neuen Zugangsdaten hinterlegen. Dazu muss in meineQSEH zuerst ein Unterkonto für den Zugang angelegt werden. Als Unterstützung haben wir eine Videoanleitung erstellt, die euch bei der Einrichtung der Schnittstellennutzung behilflich sein wird.

Die Kurse werden euch wie gehabt in HiOrg-Server KURSE zur Meldung bei der QSEH vorgeschlagen. In Einzelfällen kann eine Anpassung der Adressdaten des hinterlegten Veranstaltungsortes notwendig werden. Dies kann innerhalb des Meldevorgangs erledigt werden und ist höchstens einmal pro Kursort erforderlich. Zusätzlich empfehlen wir, vor der Meldung zu kontrollieren, dass ein Ansprechpartner (für die QSEH) beim Kursort hinterlegt ist. Diese Information wird zur Übertragung zwingend benötigt.

Als nächsten Schritt werden wir eine Anzeige implementieren, die den Status eines gemeldeten Kurses automatisiert bei meineQSEH abfragt und anzeigt, ob alles „ok“ ist oder ein Problem erkannt wurde.

Für einen Übergangszeitraum (voraussichtlich bis Ende März) ist ein Wechsel zurück zur alten Schnittstelle möglich (bitte haltet dafür eure alten Zugangsdaten bereit!). In diesem Fall sind wir für eure Rückmeldung dankbar, wo es Schwierigkeiten mit der neuen Schnittstelle gab. So können wir diese umgehend beheben.

Anzeige der Kursliste angepasst

Wird eine größere Anzahl an Kursterminen über HiOrg-Server KURSE abgewickelt, so kann es zu längeren Ladezeiten bei der Kursliste kommen. Aus diesem Grund haben wir hier eine Anpassung vorgenommen, so dass standardmäßig nur noch die Termine der nächsten 3 Monate geladen werden.

Die Ansicht kann mit einem Klick auf die Gesamtzahl der Kurse verändert werden, oder ihr nutzt die Quicklinks (inklusive der freien Datumseingabe) am oberen Rand der Tabelle.

Die beliebte Materialverfügbarkeitsübersicht hat eine kleine Auffrischung erhalten. Durch Farbcodierung lässt sich nun auf den ersten Blick erkennen, ob ein Material / Fahrzeug lediglich auf einer Veranstaltung eingebunden ist (und im Ernstfall abgezogen werden kann), oder ob es defekt ist und deshalb nicht zur Verfügung steht.

Materialverfügbarkeitsübersicht - alte Ansicht
Materialverfügbarkeitsübersicht - neue Ansicht

Um die Lesbarkeit zu verbessern, wurden einzelne Farben angepasst und eine Legende erklärt nun, was diese bedeuten.

Fehlbestände in den Untereinträgen werden zukünftig zusammengefasst angezeigt, wodurch die Übersichtlichkeit erhöht wird. In diesem Zuge wurde auch ein Fehler bei der Anzeige von Fehlbeständen behoben.

Neue Materialverfügbarkeitsübersicht erstellen

Eine neue Materialverfügbarkeitsübersicht kann über die Filterfunktion des Kalenders erstellt werden. Mit Hilfe des Suchfeldes werden vorhandene Materialeinträge (bspw. Fahrzeuge) angezeigt und können ausgewählt werden (Hinweis: Das Material muss das Flag „einteilbar“ gesetzt haben).

Hinter dem Filterauswahlfeld erscheint ein grüner Haken, über den sich ein Einstellungsfenster öffnet. Hier tragt ihr den gewünschten Namen ein und setzt den Haken bei „auch als Verfügbarkeitsansicht anzeigen“

Mit dem Zeitraumfilter kann der angezeigte Zeitraum gewählt werden.

Materialverfügbarkeitsübersicht anlegen
Materialverfügbarkeitsübersicht

Nach dem Speichern ist die erstellte Verfügbarkeitsübersicht über einen eigenen Eintrag im Seitenmenü (links unterhalb des Kalenders) erreichbar. Mit dem Link auf der Seite kann die Übersicht auch dauerhaft auf einem separaten Bildschirm in der Garage oder dem Materiallager angezeigt werden.