Um die Arbeit innerhalb einer Organisation noch transparenter zu gestalten, wird nun beim Anlegen eines neuen Mitglieds eine Benachrichtigung für alle Personen mit dem Recht mitarbeiter erzeugt. Ebenso bei Änderungen an den Mitgliedsdaten oder wenn ein Datensatz vollständig gelöscht wird. Diese Benachrichtigung erscheint automatisch im internen Benachrichtigungssystem von HiOrg-Server. Über den Link können die Details zur Änderung im Mitglieder-Daten-Log eingesehen werden.
Das Update basiert auf einem Vorschlag von unserer 🧞♂️ Wunschliste (212 Votes).
Info bei Änderung an den eigenen Daten
Werden eigene Mitgliedsdaten von einer anderen Person bearbeitet und verändert, so erhält man nun eine entsprechende Benachrichtigung. Über den Link in der Nachricht (oder auf der neuen Seite „System > Log: Meine Daten“) können die Änderungen an den eigenen Daten eingesehen werden.
Zusätzlich kann man sich optional per Push über eine Änderung informieren lassen. Die Einstellung dazu befindet sich auf der kürzlich vorgestellten Seite „Mein Konto > Meine Daten > Benachrichtigungen“.
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
Positionen als Vorlage speichern
Oftmals sind Dienste zu besetzen, die in der Positionseinteilung gleich sind: Größere, regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, z.B. beim Fußball, oder ein mehrtägiges Festival. Aus diesem Grund haben wir die Funktion „Positionen zuweisen“ so erweitert, dass Boxen-Sets als Vorlage gespeichert werden können.
Dazu muss die gewünschte Anordnung nur erstellt, und dann über den Button «Vorlage verwalten» gespeichert werden. Statt ein neues Setting aufzubauen, kann natürlich auch ein bestehender Dienst aufgerufen und die dortigen Positionen als Vorlage gespeichert werden (bereits eingeteilte Helfer werden nicht übernommen).
Um eine gespeicherte Vorlage zu nutzen, werden die Einträge einfach wieder über den Button «Vorlage verwalten» aufgerufen, ausgewählt und geladen. Die hier gespeicherten Vorlagen sind innerhalb eines HiOrg-Servers für alle Nutzer mit sandienst-Recht verfügbar (anlegen, laden und löschen).
Die gespeicherten Positionen der Impfstraße sind für den nächsten Termin geladen und können nun besetzt werden.
Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer Wunschliste.
Mitarbeiterliste verbergen
Immer häufiger wird HiOrg-Server nicht nur im Vereinskontext genutzt, sondern auch für andere Organisationen (ein Impfzentrum wäre ein aktuelles Beispiel). Hier besteht oft die Datenschutz-Vorgabe, dass sich die Mitarbeiter / Mitglieder nicht untereinander sehen dürfen, wenn sie nicht gemeinsam auf einem Dienst, Termin oder Kurs anwesend sind.
Um diese Einsicht zu unterbinden, steht in den Einstellungen die neuen Option Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiter zugänglich* zur Verfügung (unter System > Einstellungen > Allgemein – Funktionen (de-)aktivieren). Standardmäßig ist diese aktiviert, durch Entfernen des Häkchens ändert sich die Funktion des HiOrg-Servers folgendermaßen:
Das Menü „Mitarbeiter“ wird in der Desktopversion entfernt und der Zugriff auf alle diesbezüglichen Seiten gesperrt.
In den Apps ab v5.7.1 werden die Menüpunkte „Mitarbeiter“, sowie „Rückmeldung ausstehend“ (im Menü Veranstaltungen) entfernt. Ältere Versionen der App erhalten eine durch den Server maskierte Mitgliederliste, sodass auch hier der Datenschutz gewährleistet ist.
⚠️ Ausgenommen von diesen Beschränkungen sind Nutzer mit den Rechten mitarbeiter oder admin, oder bei denen das Häkchen „Mitglied des Leitungs- / Führungsteams“ gesetzt ist. Außerdem haben Nutzer mit sandienst-, termine– oder kurse-Recht im Rahmen ihrer Funktion Zugriff auf Kontaktdaten, die sie so in der Liste nicht sehen würden.
Hinweis: Möglicherweise ist die Auswahl Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiterzugänglich in Ihrem HiOrg-Server nicht änderbar. Bitte sprechen Sie uns an, falls Sie diese Option trotzdem nutzen möchten.
*) Anmerkung: Unter „System > Einstellungen > Mitglieder – Gruppen / Mitgliederliste“ kann zwischen der Anrede „Mitglieder“ und „Mitarbeiter“ gewählt werden. Alle Menüpunkte und Benennungen werden dann entsprechend angepasst.
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 2 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
Um die Qualifikationen eines Mitglieds vollständig zu erfassen, können absolvierte Ausbildungen in HiOrg-Server hinterlegt werden (im Bereich „Mitglieder > Ausbildungen“). Diese werden bspw. bei der Einteilung zu Diensten berücksichtigt.
Für alle Nutzer von HiOrg-Server KURSE gibt es seit Kurzem eine interessante Erweiterung in diesem Bereich: Kursteilnahmen können nun bequem als Ausbildung bei dem entsprechenden Mitglied gespeichert werden.
Dazu muss in den Details eines Kurstermins lediglich das neue Häkchen „Dieser Kurs soll als Zusatz-Ausbildung in der Mitglieder-Kartei gespeichert werden“ gesetzt werden. Die Einstellung wird angezeigt, sobald der Kurs zur internen Anmeldung freigegeben wird (Checkbox „Kurs intern ausschreiben“).
Nach Ablauf des Kurstermins erscheint auf der Übersicht ein Hinweis, um die Ausbildung bei den internen Teilnehmern zu übernehmen. Dort können auch weitere Informationen, wie bspw. die Gültigkeit, manuell ergänzt werden.
https://info.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2021/01/2020-01_feat_kurs-als-ausbildung.png320450Karin Merchehttps://info.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2022/11/hiorg_logo_quer_vektor_370x100px.svgKarin Merche2021-01-19 11:36:102021-01-19 11:36:14Kursteilnahme als Ausbildung speichern
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 4 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
In Vorbereitung auf die Erweiterung im Bereich „Ehrungen“ (den wir gerade überarbeiten) können ab heute fühere Mitgliedschaften erfasst werden. Dazu gibt es den neuen Link „frühere Mitgliedschaften“ im Bereich ‚Mitglieder > Mitgliederliste > bearbeiten > Organisation‘. Beim Klick öffnet sich ein Fenster, in dem die entsprechenden Daten eingetragen werden können.
Die Summe der vorhergehenden Mitgliedsjahre wird in Klammer angezeigt, überlappende Zeiträume werden herausgerechnet. Für Formulare und Vordrucke stehen zusätzlich 2 neue Variablen zur Verfügung:
$dienstalter zur Ausgabe der Gesamtzahl der Mitgliedsjahre (frühere + aktuelle)
$fruehere_mitgliedschaften erzeugt eine Liste der vorhergehenden Mitgliedschaften
Hinweis: Das Dienstalter, welches in der Liste der Ehrungen ausgegeben wird, bezieht sich momentan weiterhin nur auf den aktuellen Mitgliedszeitraum.
Diese Erweiterung setzt einen Vorschlag mit 17 Votes aus unserer Wunschliste um.
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 5 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
Passend zum Frühling sprießen auch beim HiOrg-Server an vielen Stellen kleine Neuerungen. Wir freuen uns, Ihnen ein paar kleinere Updates vorstellen zu dürfen:
Barcodes aus benutzerdefinierten Mitgliederdaten
Die gern genutzten Zusatzfelder bei den Mitgliederdaten wurden angepasst und die dort hinterlegten Informationen können nun bei der Erstellung von Etiketten/Ausweisen auch als Barcode ausgegeben werden. Dies verbessert die Erstellung von scanbaren Mitgliedsausweisen mit eigenem Nummernkreis.
Unter „System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste – Benutzerdefinierte Felder in der Mitgliederliste“ können bis zu 10 eigene Felder für Mitgliederdaten angelegt werden.
Damit setzen wir einen Vorschlag aus unserer Wunschliste um, der 153 Votes bekommen hat.
Termine ohne Helferstunden
Sollte ein Termin ohne Helferstunden erfasst werden, so konnte der Disponent dies bisher erst nach Ablauf des Termins angeben. Eine neue Checkbox beim Erstellen eines Termins legt nun von Anfang an fest, dass in diesem Einzelfall keine Helferstunden erfasst werden sollen, und es entfällt später die entsprechende Anfrage auf der Übersicht.
Dies war ein Wunsch mit 20 Votes.
Datum des letzten Kurses in der Erinnerungs-Mail
Mit HiOrg-Server KURSE können ehemalige Kursteilnehmer an die Auffrischung eines bereits besuchten Kurses erinnert werden. Für die Gestaltung dieser Erinnerungsmail steht nun die neue Variable [[$kursdatumletzteteilnahme]]zur Verfügung, welche das exakte Datum der letzten Kursteilnahme ausgibt.
Diese Neuerung für HiOrg-Server KURSE setzt einen Vorschlag mit 22 Votes um.
BG-Favoriten
Auch bei der Abrechnung von Kursen über die Berufsgenossenschaft gibt es einige Neuerungen. So haben wir eine aktualisierte BG-Liste im System hinterlegt, aus der Sie nun oft genutzte BGen als eigene Favoriten auswählen können. Bisher genutzte Einträge, die von der neuen Liste abweichen, werden trotzdem weiterhin (unterhalb davon) angezeigt. Individualisieren können Sie die Liste unter „System > Einstellungen – Ausbildung / Kurse – Berufsgenossenschaften“.
Bei der Online-Anmeldung können Teilnehmer (wenn gewünscht) nun auch gleich die zuständige BG auswählen. Zusätzlich ist es möglich, zu jeder BG einen Kommentar zu hinterlegen, der dem Teilnehmer angezeigt wird, wenn er diese BG auswählt. So können Sie die Teilnehmer bereits bei der Anmeldung auf Besonderheiten seiner BG hinweisen.
Beta-Version der iOS-App
Vielen Dank für die zahlreichen Rückmeldungen in unserem Forum zur Entwicklung der neuen Mobilgeräte-App. Die Beta-Version für iOS läuft bereits sehr stabil und die Resonanz der Tester ist durchweg positiv, was uns sehr freut und motiviert. Die aktuelle Testversion 3.1.2 unterstützt u.a. den einfachen Wechsel zwischen verschiedenen HiOrg-Server Benutzern. Die Weiterentwicklung schreitet stetig voran, in Kürze wird Version 3.2 freigegeben.
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 8 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
Der häufige Nutzerwunsch, ein eigenes Foto im HiOrg-Server hochzuladen, lässt sich ganz einfach erfüllen:
Über die Dokumentenfunktion im Konto (Mein Konto > Meine Daten > Organisation > Punkt ‚Dokumente‘) kann jeder Nutzer selbst ein Profilbild hinterlegen. Dazu einfach den Dokumententyp ‚Hauptbild‘ auswählen und das gewünschte Foto hochladen.
Abschließend muss das Bild von einem Nutzer mit Dokumentenberechtigung freigegeben werden.
Die Zeiten ändern sich… Dieser Beitrag wurde vor über 10 Jahren erstellt. Der Inhalt könnte daher veraltet sein.
//Hinweis: Sollten die Funktionen in Ihrem Server nicht auf Anhieb funktionieren oder es zu Darstellungsproblemen kommen, so laden Sie die Ansicht bitte neu (ggfs. mehrmals), damit alte Daten aus dem Cache überschrieben werden. Dann sollte es problemlos funktionieren. Sicher sind Ihnen heute morgen bereits die optischen Veränderungen an der Mitgliederliste aufgefallen. Neben einem aktualisierten Design mit neuen Icons glänzt die Mitgliederliste aber auch mit erweiterten Funktionen.
Neue Filtermöglichkeiten
Viele Nutzer haben sich bessere Filtermöglichkeiten für die Mitgliederdaten gewünscht. Folgende neue Funktionen sind nun implementiert:
Volltextsuche in den einzelnen Spalten
Sortierung in allen Spalten durch Klick auf die Spaltenbezeichnung
filtern nach Führerscheinklassen und Ausbildungen
Filter werden direkt angewendet, keine zusätzliche Bestätigung / Seitenaufbau mehr notwendig
So können Sie ab sofort noch schneller auf benötigte Informationen zugreifen.
Neue Druckoptionen
Mit der neuen Materialverwaltung wurden erstmals Barcodes im HiOrg-Server eingeführt. Diese Funktion haben wir nun auf den Mitgliederbereich ausgedehnt, so dass zu jedem Mitglied ein Barcode hinterlegt werden kann. Dieser wird wahlweise zufällig vom HiOrg-Server erzeugt, oder aus der hinterlegten Mitgliedsnummer generiert. In Verbindung mit neuen helferbezogenen Variablen, können Sie nun bspw. Mitgliedsausweise mit Barcode erstellen.
Da über diese Funktion jetzt ein Ausdruck unterschiedlicher Datensätze auf einem Blatt möglich ist, kann so auch ein Seriendruck von Adressetiketten ausgelöst werden, sollten Sie einmal eine größere Anzahl Mitglieder auf dem Postweg erreichen wollen. Entsprechende Vorlagen müssen einmalig durch den Admin im Bereich ‚System > Einstellungen > Etiketten / Ausweise‘ angelegt werden.
Dokumente zu Mitgliedern
Über die Dokumentenverwaltung können nun zu jedem Mitglied persönliche Unterlagen direkt auf dem HiOrg-Server gespeichert werden. So können, neben dem vielfach gewünschten Passfoto, auch eingescannte Ausbildungsnachweise, Tauglichkeitsbescheinigungen usw. einfach auf den Server hochgeladen werden. Der Upload erfolgt durch das einzelne Mitglied selbst oder mit dem Recht mitarbeiter in der Detailansicht des Mitglieds. Danach muss das Dokument von jemandem mit dem Recht dokumente freigegeben werden. Wer welche Informationen sehen darf, kann beim einzelnen Dokument festgelegt werden.
Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.
Durch diese Neuerungen wurden 11 Vorschläge (mit insgesamt 230 Votes) von der Wunschliste unserer Nutzer umgesetzt.
00Karin Merchehttps://info.hiorg-server.de/wp-content/uploads/2022/11/hiorg_logo_quer_vektor_370x100px.svgKarin Merche2013-12-04 12:18:382019-04-08 12:41:45Neuerungen im Bereich Mitglieder
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Dieses Update erfüllt einen Vorschlag mit 168 Votes von unserer 
