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In Vorbereitung auf die Erweiterung im Bereich „Ehrungen“ (den wir gerade überarbeiten) können ab heute fühere Mitgliedschaften erfasst werden.
Dazu gibt es den neuen Link „frühere Mitgliedschaften“ im Bereich ‚Mitglieder > Mitgliederliste > bearbeiten > Organisation‘. Beim Klick öffnet sich ein Fenster, in dem die entsprechenden Daten eingetragen werden können.

Frühere Mitgliedschaften erfassen

Die Summe der vorhergehenden Mitgliedsjahre wird in Klammer angezeigt, überlappende Zeiträume werden herausgerechnet. Für Formulare und Vordrucke stehen zusätzlich 2 neue Variablen zur Verfügung:

  • $dienstalter
    zur Ausgabe der Gesamtzahl der Mitgliedsjahre (frühere + aktuelle)
  • $fruehere_mitgliedschaften
    erzeugt eine Liste der vorhergehenden Mitgliedschaften

Hinweis: Das Dienstalter, welches in der Liste der Ehrungen ausgegeben wird, bezieht sich momentan weiterhin nur auf den aktuellen Mitgliedszeitraum.

Zauberstab

Diese Erweiterung setzt einen Vorschlag mit 17 Votes aus unserer Wunschliste um.

Passend zum Frühling sprießen auch beim HiOrg-Server an vielen Stellen kleine Neuerungen. Wir freuen uns, Ihnen ein paar kleinere Updates vorstellen zu dürfen:

Barcodes aus benutzerdefinierten Mitgliederdaten

Die gern genutzten Zusatzfelder bei den Mitgliederdaten wurden angepasst und die dort hinterlegten Informationen können nun bei der Erstellung von Etiketten/Ausweisen auch als Barcode ausgegeben werden. Dies verbessert die Erstellung von scanbaren Mitgliedsausweisen mit eigenem Nummernkreis.

Unter „System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste – Benutzerdefinierte Felder in der Mitgliederliste“ können bis zu 10 eigene Felder für Mitgliederdaten angelegt werden.

Zauberstab Damit setzen wir einen Vorschlag aus unserer Wunschliste um, der 153 Votes bekommen hat.

Termine ohne Helferstunden

Sollte ein Termin ohne Helferstunden erfasst werden, so konnte der Disponent dies bisher erst nach Ablauf des Termins angeben. Eine neue Checkbox beim Erstellen eines Termins legt nun von Anfang an fest, dass in diesem Einzelfall keine Helferstunden erfasst werden sollen, und es entfällt später die entsprechende Anfrage auf der Übersicht.

Zauberstab Dies war ein Wunsch mit 20 Votes.

Datum des letzten Kurses in der Erinnerungs-Mail

Mit HiOrg-Server KURSE können ehemalige Kursteilnehmer an die Auffrischung eines bereits besuchten Kurses erinnert werden. Für die Gestaltung dieser Erinnerungsmail steht nun die neue Variable [[$kursdatumletzteteilnahme]] zur Verfügung, welche das exakte Datum der letzten Kursteilnahme ausgibt.

Zauberstab Diese Neuerung für HiOrg-Server KURSE setzt einen Vorschlag mit 22 Votes um.

BG-Favoriten

Auch bei der Abrechnung von Kursen über die Berufsgenossenschaft gibt es einige Neuerungen. So haben wir eine aktualisierte BG-Liste im System hinterlegt, aus der Sie nun oft genutzte BGen als eigene Favoriten auswählen können. Bisher genutzte Einträge, die von der neuen Liste abweichen, werden trotzdem weiterhin (unterhalb davon) angezeigt. Individualisieren können Sie die Liste unter „System > Einstellungen – Ausbildung / Kurse – Berufsgenossenschaften“.

Bei der Online-Anmeldung können Teilnehmer (wenn gewünscht) nun auch gleich die zuständige BG auswählen. Zusätzlich ist es möglich, zu jeder BG einen Kommentar zu hinterlegen, der dem Teilnehmer angezeigt wird, wenn er diese BG auswählt. So können Sie die Teilnehmer bereits bei der Anmeldung auf Besonderheiten seiner BG hinweisen.

Beta-Version der iOS-App

Vielen Dank für die zahlreichen Rückmeldungen in unserem Forum zur Entwicklung der neuen Mobilgeräte-App. Die Beta-Version für iOS läuft bereits sehr stabil und die Resonanz der Tester ist durchweg positiv, was uns sehr freut und motiviert. Die aktuelle Testversion 3.1.2 unterstützt u.a. den einfachen Wechsel zwischen verschiedenen HiOrg-Server Benutzern. Die Weiterentwicklung schreitet stetig voran, in Kürze wird Version 3.2 freigegeben.

Nutzerfoto hinterlegenDer häufige Nutzerwunsch, ein eigenes Foto im HiOrg-Server hochzuladen, lässt sich ganz einfach erfüllen:
Über die Dokumentenfunktion im Konto (Mein Konto > Meine Daten > Organisation > Punkt ‚Dokumente‘) kann jeder Nutzer selbst ein Profilbild hinterlegen. Dazu einfach den Dokumententyp ‚Hauptbild‘ auswählen und das gewünschte Foto hochladen.
Abschließend muss das Bild von einem Nutzer mit Dokumentenberechtigung freigegeben werden.

//Hinweis: Sollten die Funktionen in Ihrem Server nicht auf Anhieb funktionieren oder es zu Darstellungsproblemen kommen, so laden Sie die Ansicht bitte neu (ggfs. mehrmals), damit alte Daten aus dem Cache überschrieben werden. Dann sollte es problemlos funktionieren.
Mitgliederliste in neuem DesignSicher sind Ihnen heute morgen bereits die optischen Veränderungen an der Mitgliederliste aufgefallen. Neben einem aktualisierten Design mit neuen Icons glänzt die Mitgliederliste aber auch mit erweiterten Funktionen.

Neue Filtermöglichkeiten

Mitgliederliste - neue FiltermöglichkeitenViele Nutzer haben sich bessere Filtermöglichkeiten für die Mitgliederdaten gewünscht. Folgende neue Funktionen sind nun implementiert:

  • Volltextsuche in den einzelnen Spalten
  • Sortierung in allen Spalten durch Klick auf die Spaltenbezeichnung
  • filtern nach Führerscheinklassen und Ausbildungen
  • Filter werden direkt angewendet, keine zusätzliche Bestätigung / Seitenaufbau mehr notwendig

So können Sie ab sofort noch schneller auf benötigte Informationen zugreifen.

Neue Druckoptionen

Mitgliederliste - Ausweise & Etiketten druckenMit der neuen Materialverwaltung wurden erstmals Barcodes im HiOrg-Server eingeführt. Diese Funktion haben wir nun auf den Mitgliederbereich ausgedehnt, so dass zu jedem Mitglied ein Barcode hinterlegt werden kann. Dieser wird wahlweise zufällig vom HiOrg-Server erzeugt, oder aus der hinterlegten Mitgliedsnummer generiert. In Verbindung mit neuen helferbezogenen Variablen, können Sie nun bspw. Mitgliedsausweise mit Barcode erstellen.
Da über diese Funktion jetzt ein Ausdruck unterschiedlicher Datensätze auf einem Blatt möglich ist, kann so auch ein Seriendruck von Adressetiketten ausgelöst werden, sollten Sie einmal eine größere Anzahl Mitglieder auf dem Postweg erreichen wollen. Entsprechende Vorlagen müssen einmalig durch den Admin im Bereich ‚System > Einstellungen > Etiketten / Ausweise‘ angelegt werden.

Dokumente zu Mitgliedern

Über die Dokumentenverwaltung können nun zu jedem Mitglied persönliche Unterlagen direkt auf dem HiOrg-Server gespeichert werden. So können, neben dem vielfach gewünschten Passfoto, auch eingescannte Ausbildungsnachweise, Tauglichkeitsbescheinigungen usw. einfach auf den Server hochgeladen werden. Der Upload erfolgt durch das einzelne Mitglied selbst oder mit dem Recht mitarbeiter in der Detailansicht des Mitglieds. Danach muss das Dokument von jemandem mit dem Recht dokumente freigegeben werden. Wer welche Informationen sehen darf, kann beim einzelnen Dokument festgelegt werden.
Dokumente beim Mitglied hinterlegen
Ihre Dokumente werden (ebenso wie alle anderen Daten Ihres HiOrg-Servers) in unserem hochverfügbaren TIER-III Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, durch unser mehrstufiges Backup-System geschützt, und sind nur nach erfolgreichem individuellem Login im HiOrg-Server verfügbar.

Durch diese Neuerungen wurden 11 Vorschläge (mit insgesamt 230 Votes) von der Wunschliste unserer Nutzer umgesetzt.

Anlässe für Benachrichtigungen selbst wählenHaben Sie sich schon öfters gewundert, warum die Kollegen E-Mails zu neuen Terminen bekommen und Sie nicht? Wahrscheinlich liegt das an den fehlenden Häkchen unter ‚Mein Konto > Meine Daten > Benachrichtigungen‚. Dort können Sie genau einstellen, zu welchem Anlass Sie eine E-Mail oder SMS erhalten möchten.
Achtung: Die Information wird nur über einen Kanal versandt. Wenn Sie also keine Information verpassen möchten, empfehlen wir immer E-Mail und SMS zu wählen.

Und noch eine kleine Bitte in eigener Sache: Grundsätzlich werden die Häkchen beim Anlegen eines Mitglieds nicht automatisch gesetzt, so dass niemand unerwünscht benachrichtigt wird. Manchmal setzt aber der Admin alle Häkchen, wenn er einen neuen Benutzer anlegt. Sollten Sie ungewollte Mitteilungen von Ihrem HiOrg-Server erhalten, so markieren Sie diese bitte nicht als Spam, sondern entfernen Sie einfach die entsprechenden Haken in Ihrem Konto.
Das schützt uns vor Einträgen auf Blacklists und erspart Ihnen Komplikationen mit den Mailfunktionen