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Passend zum Frühling sprießen auch beim HiOrg-Server an vielen Stellen kleine Neuerungen. Wir freuen uns, Ihnen ein paar kleinere Updates vorstellen zu dürfen:

Barcodes aus benutzerdefinierten Mitgliederdaten

Die gern genutzten Zusatzfelder bei den Mitgliederdaten wurden angepasst und die dort hinterlegten Informationen können nun bei der Erstellung von Etiketten/Ausweisen auch als Barcode ausgegeben werden. Dies verbessert die Erstellung von scanbaren Mitgliedsausweisen mit eigenem Nummernkreis.

Unter „System > Einstellungen > Gruppen / Mitgliederliste – Benutzerdefinierte Felder in der Mitgliederliste“ können bis zu 10 eigene Felder für Mitgliederdaten angelegt werden.

Zauberstab Damit setzen wir einen Vorschlag aus unserer Wunschliste um, der 153 Votes bekommen hat.

Termine ohne Helferstunden

Sollte ein Termin ohne Helferstunden erfasst werden, so konnte der Disponent dies bisher erst nach Ablauf des Termins angeben. Eine neue Checkbox beim Erstellen eines Termins legt nun von Anfang an fest, dass in diesem Einzelfall keine Helferstunden erfasst werden sollen, und es entfällt später die entsprechende Anfrage auf der Übersicht.

Zauberstab Dies war ein Wunsch mit 20 Votes.

Datum des letzten Kurses in der Erinnerungs-Mail

Mit HiOrg-Server KURSE können ehemalige Kursteilnehmer an die Auffrischung eines bereits besuchten Kurses erinnert werden. Für die Gestaltung dieser Erinnerungsmail steht nun die neue Variable [[$kursdatumletzteteilnahme]] zur Verfügung, welche das exakte Datum der letzten Kursteilnahme ausgibt.

Zauberstab Diese Neuerung für HiOrg-Server KURSE setzt einen Vorschlag mit 22 Votes um.

BG-Favoriten

Auch bei der Abrechnung von Kursen über die Berufsgenossenschaft gibt es einige Neuerungen. So haben wir eine aktualisierte BG-Liste im System hinterlegt, aus der Sie nun oft genutzte BGen als eigene Favoriten auswählen können. Bisher genutzte Einträge, die von der neuen Liste abweichen, werden trotzdem weiterhin (unterhalb davon) angezeigt. Individualisieren können Sie die Liste unter „System > Einstellungen – Ausbildung / Kurse – Berufsgenossenschaften“.

Bei der Online-Anmeldung können Teilnehmer (wenn gewünscht) nun auch gleich die zuständige BG auswählen. Zusätzlich ist es möglich, zu jeder BG einen Kommentar zu hinterlegen, der dem Teilnehmer angezeigt wird, wenn er diese BG auswählt. So können Sie die Teilnehmer bereits bei der Anmeldung auf Besonderheiten seiner BG hinweisen.

Beta-Version der iOS-App

Vielen Dank für die zahlreichen Rückmeldungen in unserem Forum zur Entwicklung der neuen Mobilgeräte-App. Die Beta-Version für iOS läuft bereits sehr stabil und die Resonanz der Tester ist durchweg positiv, was uns sehr freut und motiviert. Die aktuelle Testversion 3.1.2 unterstützt u.a. den einfachen Wechsel zwischen verschiedenen HiOrg-Server Benutzern. Die Weiterentwicklung schreitet stetig voran, in Kürze wird Version 3.2 freigegeben.

Zukünftig können Helfer geleistete Arbeitszeiten selbst in den HiOrg-Server eintragen, ohne dass diese an einen bestimmten Einsatz / Termin gekoppelt sind. Dazu wird es im Menü ‚Mein Konto‘ einen neuen Eintrag ‚Helferstunden einreichen‘ geben, über welchen Ihre Mitarbeiter nach getaner Arbeit selbst die Anrechnung von Helferstunden beantragen können.
eigene Helferstunden einreichen - eintragen durch den Helfer selbst
Die so eingereichten Stunden werden einem Mitarbeiter mit dem Benutzerrecht  stunden dann zur Bestätigung auf der Übersicht eingeblendet.
eigene Helferstunden einreichen - Anzeige Übersicht mit stunden-Recht
Achtung: Diese Funktion sollte nur zur Registrierung von Tätigkeiten genutzt werden, welche außerhalb / zusätzlich zu ohnehin im HiOrg-Server eingetragenen Einsätzen / Terminen / Kursen angefallen sind. Die Zeiten bei diesen geplanten Events werden nach wie vor automatisch nach Einsatz- / Terminende abgefragt und den Helfern gutgeschrieben.

Neues Recht „eigenestunden“

Benutzerrecht "eigenestunden"Um den Wildwuchs ein wenig einzudämmen erfordert das Einreichen von eigenen Stunden das neue Recht eigenestunden. So können Sie als Admin selbst entscheiden, ob und wem Sie das Einreichen von eigenen Stunden ermöglichen möchten.

Update 05.02.2014: Um Ihnen viel Klick-Arbeit zu ersparen, falls Sie nun dieses neue Recht sehr vielen Benutzern zuweisen wollen, können Sie ab sofort auch die Rechte mehrerer Benutzer gleichzeitig ändern. Benutzen Sie dazu die Funktion am Fuß der Mitgliederliste, und wählen Sie aus dem Auswahlfeld „Benutzerrechte“ aus.

Wie schon im Bereich der Einsätze, können in Kürze auch für Termine eigene Formulare hinterlegt werden. Diese werden in bekannter Weise mittels unserer Systemvariablen mit hinterlegten Daten ausgefüllt, und lassen sich dann bequem ausdrucken. Die Vorlage für eine Anwesenheitsliste werden wir bereits zum Start im Server hinterlegen, weitere Vorlagen können unter System > Einstellungen > Formulare angelegt werden.
Für den Zugriff auf diese Vorlage in der Detailansicht wird standardmäßig das Benutzerrecht termine benötigt, dies kann jedoch vom Adminstrator geändert werden.
Zusätzlich werden wir die Ansicht der Termindetails optisch ein wenig ansprechender gestalten.

Export von Helferstunden

Einen kleinen Nachtrag gibt es noch im Bereich der Helferstunden.
Dort steht seit dem letzten Update eine Export-Funktion zur Verfügung, mit der alle Helferstunden als übersichtliche Tabelle in verschiedenen Formaten heruntergeladen werden können. Um dem Schatzmeister die Auszahlung zu erleichtern, runden der berechnete Auszahlungsbetrag und hinterlegte Kontodaten die Ausgabe ab. Als nächste Erweiterung ist in diesem Bereich u.a. das Einreichen eigener, einsatzunabhängiger Helferstunden durch (entsprechend freigeschaltete) Helfer geplant.