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Ein gutes neues Jahr – und ein kurzes Update zur E-Rechnung

Wir wünschen euch ein gutes neues Jahr 2025! 🎉 Wir hoffen, dass ihr gut gestartet seid und blicken gemeinsam mit euch auf ein spannendes Jahr voller Herausforderungen und Möglichkeiten.

Danke für eure Unterstützung 🫶

Das vergangene Jahr 2024 war für uns ein besonderes: Dank eures Engagements – sei es durch Umfragen, Experteninterviews oder persönlichen Austausch – konnten wir viele wertvolle Einblicke gewinnen, die direkt in die Weiterentwicklung des HiOrg-Servers eingeflossen sind. Ein Highlight war die Möglichkeit, einige von euch persönlich kennenzulernen und so noch besser zu verstehen, was euch bewegt und wie wir euch am besten unterstützen können. Es ist für uns immer wieder inspirierend zu sehen, mit wie viel Leidenschaft ihr eure Arbeit macht!

Ein großes Dankeschön möchten wir auch an unsere Testkunden richten, die uns beim Thema E-Rechnung bereits aktiv unterstützen und wertvolles Feedback geliefert haben.

Update zur Einführung der E-Rechnung

Die Arbeiten an den neuen Funktionen zur E-Rechnung schreiten gut voran. Aufgrund von Krankheitsfällen im Team verzögert sich der ursprüngliche Zeitplan zwar, aber wir sehen dem Endspurt und einer Veröffentlichung im Februar hoffnungsvoll entgegen.

Wir wissen, dass einige von euch auf die neuen Funktionen warten, um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht im gerecht zu werden, und danken euch für eure Geduld und euer Verständnis. Wie immer möchten wir sicherstellen, dass die neuen Funktionen in der Qualität bereitgestellt werden, die ihr von uns gewohnt seid.

Wie könnt ihr euch vorbereiten?

Während wir die letzten Arbeiten abschließen, könnt ihr euch bereits jetzt auf die Umstellung vorbereiten:

  • Werft einen Blick in unseren Artikel „Was ihr zur E-Rechnung wissen solltet“ für Hintergrundinformationen.
  • Bereitet wichtige Daten vor, die in den neuen Funktionen benötigt werden, z. B. Ansprechpartner für Rechnungen, Steuersätze oder Bankverbindungen.
  • Falls ihr bereits als Testkunden beteiligt seid, prüft eure bisherigen Ergebnisse und teilt uns euer Feedback mit.

Ein Blick nach vorn

Auch wenn uns dieser Start ins Jahr eine zusätzliche Herausforderung beschert, blicken wir mit Zuversicht nach vorn: Wir haben Pläne und viele der bereits gewonnenen Erkenntnisse aus 2024 fließen in neue Entwicklungen ein, die HiOrg-Server für alle noch besser machen werden – die E-Rechnung ist dabei nur ein erster Schritt.

Wir freuen uns auf 2025, auf ein Jahr voller neuer Möglichkeiten. Danke, dass ihr uns auf diesem Weg begleitet.

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Infos zur E-Rechnung in HiOrg-Server

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Die E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 für viele Unternehmen zur Pflicht – und wir möchten euch die Umstellung so einfach wie möglich machen! Auch HiOrg-Server wird die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen nach den Standards ZUGFeRD und XRechnung unterstützen.

Um euch auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten, möchten wir euch schon jetzt informieren, welche Anpassungen im HiOrg-Server umgesetzt werden und was dies für euch bedeutet.

Was ändert sich in HiOrg-Server?

Um die Vorgaben für die E-Rechnung zu erfüllen, haben wir neue Einstellungen und Eingabefelder integriert. Diese betreffen unter anderem:

  • Rechnungswesen: Ansprechpartner und Kontaktdaten.
  • Bankverbindungen: Strukturierte Eingabe von IBAN und BIC.
  • Steuernummern: und Möglichkeit, verschiedene Steuersätze anzugeben.
  • Neue Pflichtangaben: z. B. die Kundenreferenz (ZUGFeRD) bzw. Leitweg-ID (XRechnung) für die korrekte Zuordnung auf Empfängerseite.

Auch die Eingabe von Rechnungsposten wurde verbessert: Felder wie Anzahl, Einheit, Grundpreis und Steuersatz werden nun maschinenlesbar erfasst.

Preview: E-Rechnung in HiOrg-Server
Preview der Rechnungseingabe

Auf der Seite für Rechnungserstellung wird es zusätzlich neue Optionen geben:

  • Auswahl des Dokumententyps (Rechnung, Korrektur, Gutschrift oder Gutschein).
  • Angabe der erwarteten Zahlungsmethode (z. B. Überweisung / PayPal / o.ä.).
  • Einstellen des Fälligkeitsdatums.

Mahnungen wurden überarbeitet und können nun auch Steuern enthalten.

Rechnungen direkt im neuen Format versenden

Zusätzlich zur gewohnten PDF-Rechnung könnt ihr Rechnungen zukünftig direkt als ZuGFERD– oder XRechnung exportieren oder im gewünschten Format per E-Mail versenden.

Kein Empfang von E-Rechnungen

Da HiOrg-Server nach wie vor nur E-Mails versendet aber kein Empfang von E-Mails vorgesehen ist, wird auch der Empfang von E-Rechnungen nicht unterstützt. Dies bleibt nach wie vor Aufgabe eures Buchhaltungssystems.

Um E-Rechnungen empfangen zu können, benötigt ihr eine geeignete Lösung, z. B. eine E-Mail-Adresse für den Empfang und die Archivierung von Rechnungen. Zur Ansicht und Verarbeitung empfangener E-Rechnungen könnt ihr Tools wie den Quba Viewer nutzen, der beide Formate (ZUGFeRD und XRechnung) unterstützt.

Neue Standardvorlage / Eigene Vorlagen anpassen

Mit der Einführung der E-Rechnung stehen euch zahlreiche neue Platzhalter (Variablen) für eure Rechnungsvorlagen zur Verfügung. Um eure Rechnungen an die neuen Standards anzupassen, empfehlen wir euch, eure bestehenden Vorlagen im Menü System → Einstellungen → Formulare zu aktualisieren.

Die häufig genutzten Formularvariablen [[zeilen_intab]] und [[$zeilen_intab_br]] zum Anzeigen der Rechnungsposten sind aus Gründen der Abwärtskompatibilität noch verfügbar, sollten aber nicht mehr genutzt werden. Ersetzt sie durch andere Platzhalter wie bspw. [[zeilen_intab_netto]] und passt ggf. den Rest der Rechnung darauf an.

Was ist der nächste Schritt?

Die Veröffentlichung der neuen Funktionen ist für die Woche vom 06.01.2025 geplant. Vorher könnt ihr euch aber bereits auf die Umstellung vorbereiten:

  • Lest unseren Artikel Was ihr zur E-Rechnung wissen solltet für Hintergrundinformationen.
  • Überlegt, welche Ansprechpartner und Daten in eurer Organisation benötigt werden (z. B. Buchhaltungskontakte, Steuersätze).

Wir werden euch zur Veröffentlichung alle notwendigen Informationen geben, um die neuen Einstellungen schnell und einfach vorzunehmen.

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Was ihr zur E-Rechnung wissen solltet

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Die E-Rechnung gewinnt immer mehr an Bedeutung und wird in vielen Bereichen zur Pflicht. Aber keine Sorge – wir bringen euch auf den neuesten Stand und unterstützen euch dabei, diese Umstellung zu meistern.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die nicht einfach nur als PDF versendet wird, sondern maschinenlesbar ist. Das bedeutet, dass sie von Buchhaltungsprogrammen oder ERP-Systemen direkt verarbeitet werden kann. Sie ersetzt die herkömmliche Papier- und PDF-Rechnung und macht den Rechnungsprozess einfacher und effizienter.

Wann wird die E-Rechnung verpflichtend?

Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen eingeführt. Für kleinere Unternehmen und Freiberufler gibt es jedoch Übergangsvorschriften, die ihnen mehr Zeit für die Umstellung einräumen. Diese Übergangsfristen sollen sicherstellen, dass auch kleine Unternehmen die notwendige Infrastruktur aufbauen können, ohne übermäßigen Druck. Ihr solltet aber sicherstellen, dass ihr zum Stichtag E-Rechnungen empfangen könnt, also eine funktionierende Mailadresse besitzt. Wie schon bei Papierrechnungen, müssen E-Rechnungen 10 Jahre lang archiviert werden.

Übergangsvorschriften für kleinere Unternehmen

Um kleineren Unternehmen den Einstieg in die E-Rechnung zu erleichtern, wird es spezielle Übergangsfristen geben, die es diesen Unternehmen ermöglichen, nach dem Stichtag noch einige Monate lang Rechnungen in traditionellen Formaten auszustellen. Diese Fristen gelten abhängig von der Unternehmensgröße und werden voraussichtlich nach Branchen und Umsatzhöhe differenziert. Genauere Details hierzu werden voraussichtlich in den kommenden Wochen von den zuständigen Behörden veröffentlicht.

Welche Formate gibt es?

Es gibt zwei gängige Formate für die E-Rechnung:

  • ZugFERD: Dieses Format kombiniert strukturierte Daten und eine visuelle Darstellung der Rechnung in einem PDF-Dokument. So können sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnungsdaten lesen. Es ist besonders nutzerfreundlich, da es sowohl für die elektronische Weiterverarbeitung als auch für die manuelle Prüfung geeignet ist.
  • XRechnung: Dieses Format ist für den Datenaustausch mit der öffentlichen Verwaltung entwickelt worden. Es ist ein rein strukturiertes XML-Format und enthält keine visuelle Darstellung. XRechnung ist das von Behörden bevorzugte Format, da es den Anforderungen des E-Governments entspricht.

🔜 E-Rechnung in HiOrg-Server

Und hier kommt die gute Nachricht: Wir arbeiten bereits intensiv daran, E-Rechnungen in HiOrg-Server zu integrieren.
In Zukunft wird es möglich sein, neben den bisherigen PDF- oder Ausdruck-Rechnungen auch Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format direkt aus HiOrg-Server zu erstellen.
Wir erwarten die Veröffentlichung einer ersten Version im Lauf des Novembers. Davor wird es eine Pilotphase geben, in der einige Test-Accounts die neuen Features exklusiv ausprobieren können.

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile: Sie spart Zeit, reduziert den Papierverbrauch und verbessert die Effizienz im Rechnungswesen. Wir sind bereit und werden euch bei der Umstellung bestmöglich unterstützen! 👍

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