Willkommen zum HiOrg-Server Admin-Blog

Fast täglich gibt es kleine Neuerungen an HiOrg-Server, manche mehr, andere weniger interessant für die breite Masse an Usern. Interessierte Admins erhalten hier nun aus erster Hand die neuesten technischen Entwicklungen am HiOrg-Server, gespickt mit spannenden technischen Details und weiterführenden Informationen.

Größere Updates werden natürlich auch wie bisher auf allen anderen Social Media Kanälen kommuniziert, nur sind wir so etwas unabhängiger von diesen Plattformen.
Wir hoffen auf reges Interesse und freuen uns auf Ihre Kommentare!

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Probleme Erreichbarkeit 15.09. ab 16:30 Uhr

Aufgrund eines technischen Problems in unserem Produktiv-Rechenzentrum ist seit 16:25 Uhr die Erreichbarkeit von HiOrg-Server gestört. Das Problem wird derzeit bearbeitet, wir rechnen mit einer kurzfristigen Lösung.

Update 1: um 16:50 Uhr waren alle Dienste wieder verfügbar

Update 2: um 19:30 Uhr wurden einige Server neu gestartet, daher war HiOrg-Server erneut für wenige Minuten nicht erreichbar.

Update 3: das ursächliche Problem im Rechenzentrum wurde behoben, alle Dienste laufen wieder stabil im Regelbetrieb.

Wir entschuldigen uns bei allen Nutzern für die entstandenen Unannehmlichkeiten.

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Betatest Materialdisposition startet

Die von unseren Nutzern schon lange gewünschte Funktion, Einsätzen und Terminen konkrete Materialien und Räume zuordnen zu können, wird in Kürze zu einem Betatest freigegeben.

Bitte senden Sie uns eine kurze E-Mail an support@nullhiorg-server.de, wenn Sie sich an diesem Test beteiligen wollen. Vergessen Sie dabei bitte nicht, Ihr Organisationskürzel zu nennen, am besten in Klammern gesetzt: (xxx)

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Externes Datenschutz-Audit

Die Themen Datenschutz und Datensicherheit spielen bei HiOrg-Server eine große Rolle: Sie als Nutzer speichern und verarbeiten nicht nur die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter (wie Kontaktdaten, Bankdaten, Fotos, Dokumente), sondern auch unternehmenskritische Daten zu Ihren Kundenbeziehungen oder zu geplanten Einsätzen oder Ausbildungen.

Damit Sie keine Angst vor einem Datenverlust oder Hackerangriff haben müssen, sondern sich jederzeit auf Ihren HiOrg-Server verlassen können, arbeiten wir nach einem sorgfältig erarbeiteten Konzept sowie internen Vorschriften und Richtlinien, welche deutlich über das gesetzlich geforderte Niveau hinaus gehen. Alle von uns genutzten Server werden in Deutschland betrieben, das Produktivsystem ist in einem besonders hochwertigen Rechenzentrum untergebracht.

Obwohl wir viele Infos zu diesen Themen auf unserer Infoseite “Datenschutz und Datensicherheit” bereitstellen und verständlich erklären, ersetzt dies nicht die Prüfung durch eine externe Stelle. Auf Veranlassung des bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht wurde Ende Juni vor Ort in St. Ingbert ein routinemäßiges Datenschutz-Audit durchgeführt. Die beiden angereisten Landes-Datenschutzbeauftragten des DRK nahmen dabei nicht nur Verträge und Konzepte oder Funktionen der Software, sondern auch die Sicherheitsmaßnahmen des Rechenzentrum ganz genau unter die Lupe.

Inzwischen liegt uns der insgesamt sehr positive Prüfbericht vor, welcher nur einige unkritische Verbesserungsvorschläge enthält. Alle diese Vorschläge haben wir in den letzten drei Wochen umgesetzt, daraus haben sich folgende Änderungen ergeben:

  • Passwort-Richtlinien - Klick zum Vergrößern

    Passwort-Richtlinien können vom Admin im Bereich “System – Einstellungen – Sonstiges” angepasst werden.

    die Passwörter zum Login müssen zukünftig bestimmten Mindest-Anforderungen entsprechen (Länge 8 Zeichen, mind. 1 Zahl, 1 Groß- und 1 Kleinbuchstabe). Der Admin kann diese Anforderungen weiter noch verfeinern, im Bereich “System – Einstellungen – Sonstiges”: siehe Screenshot.

  • unter dem neuen Punkt “System – Datenpflege – Bereinigen” können mit nur wenigen Klicks alte Daten gelöscht werden, wenn diese nicht mehr benötigt werden.
  • die Bankdaten aller Mitglieder sind grundsätzlich als “versteckt” gekennzeichnet und können nur von Mitgliedern des Leitungsteams eingesehen werden. Eine Änderung dieser Einstellung durch das Mitglied oder einen Admin ist nicht möglich.
  • die in der Mitgliederliste angezeigten Fotos der Mitglieder sind mit mehreren Techniken vor einer lokalen Speicherung (und z.B. unerlaubter Nutzung in sozialen Netzwerken) gesichert.
  • in zukünftig abgeschlossenen Nutzungsverträgen wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass 1 Monat nach Kündigung automatisch und ohne Rückfrage alle Kundendaten gelöscht werden.

Wenn Sie eine Frage zu dieser Thematik haben, die auch auf unserer Infoseite Datenschutz und Datensicherheit nicht beantwortet wird, sprechen Sie uns einfach darauf an!

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Nachrichtenarchiv

nachrichtenarchivAb heute können im neuen Bereich “System – Nachrichtenarchiv” alle E-Mails und SMS eingesehen werden, die von HiOrg-Server versandt wurden. Dies betrifft nicht nur z.B. Rundmails, sondern auch alle automatisch generierten Nachrichten, wie Erinnerungen an Termine oder Bestätigungen bei endgültiger Einteilung von Einsätzen. Die gespeicherten Nachrichten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Neben dem Nachrichtentext können Sie auch den exakten Zeitpunkt des Versandes durch den HiOrg-Server, mögliche Anhänge, sowie alle Empfänger samt Statusmeldung einsehen. Der angezeigte Status bezieht sich auf die Rückmeldung bei der Übergabe an den Ziel-Server – ob dieser die Nachricht jedoch verwirft (oder als SPAM einstuft), oder der Empfänger die Nachricht bereits abgerufen oder gar gelesen hat, können wir natürlich nicht nachvollziehen.

Weiterhin ist es über das Nachrichtenarchiv möglich einen in der Zukunft geplanten SMS-Versand einzusehen und den Versand abzubrechen.

Diese Übersicht ist nicht nur für den Administrator nutzbar: auch Mitarbeiter ohne besondere Rechte können hier die Nachrichten einsehen, die auf Ihre Veranlassung (bspw. bei Rückmeldung zu einer Aufgabe oder Meldung zu einem Einsatz) versandt wurden.

Bildungsportal Bayern

Wenn Sie in Bayern Ausbildungen anbieten, steht Ihnen seit einiger Zeit das Bildungsportal Bayern als zentrale Plattform für alle Bildungsangebote zur Verfügung. Um Ihnen hier doppelte Arbeit bei der Pflege der Kurstermine zu ersparen, können Sie unsere neue Schnittstelle zu diesem Portal nutzen. Nachdem Sie einmalig die Schnittstelle anhand unserer Anleitung konfiguriert haben, werden regelmäßig jede Nacht alle Ihre Bildungsangebote mit konkreten Kursterminen und Anmeldelink an das Bildungsportal übertragen.

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Anstehende Neuerungen: E-Mail/SMS, Kursteilnehmer, Pinnwand

In den vergangenen Wochen haben wir hinter den Kulissen so einiges bewegt – nach abschließenden Tests werden wir zum Dienstag, 25.03.2014 gleich mehrere Bereiche mit neuen Funktionen versehen. Hier eine Vorschau:

1. Nachrichtenversand:

Wahrscheinlich kennen Sie bereits den Bereich “System – Einstellungen – Systemmails”: Hier können Sie die Inhalte und Formulierungen der wichtigsten E-Mail-Vorlagen bearbeiten. Jetzt haben wir noch weitere Vorlagen/Anlässe für automatische E-Mails und SMS ergänzt, so dass Sie nun fast alle vom HiOrg-Server versandten Nachrichten dort anpassen können.

In Rundmails/SMS sowie auch allen Systemnachrichten können Sie die Empfänger nun über Variablen persönlich mit Anrede, Vor- und Nachname ganz persönlich ansprechen. Dies gilt auch für Ihre (Firmen-)Kunden und Kursteilnehmer, so dass Sie künftig “Serienbriefe” ganz einfach als Rundmails über den HiOrg-Server versenden können.

Auch die Bezeichnung des Absenders, seine E-Mail-Adresse sowie der gewünschte Return-Path ist nun für alle Vorlagen einstellbar. Für freie Rundmails können Sie angeben, unter welchem Absender diese versandt werden sollen.

Die SMS-Preise werden wir deutlich senken, und zukünftig folgende Qualitätsstufen anbieten:

  • Prio (14 Ct): Auslieferung als “Alarm-SMS”, Direktanbindung zum Provider
  • Standard (9 Ct): Deutsche “High Quality Route”, eigene Absenderkennung
  • Basic (4 Ct): Deutsche Standardroute, Absenderkennung nicht wählbar

Damit wird im Vergleich zu den vorherigen Konditionen der Preis für die Stufe “Basic” halbiert, und mit der neuen Stufe “Standard” eine günstige Alternative für den alltäglichen SMS-Versand (mit Antwortmöglichkeit) eingeführt.

Zur Erinnerung an einen Einsatz können Sie künftig nicht nur eine SMS, sondern auf Wunsch auch mehrere SMS und/oder E-Mails als Erinnerungen planen, und den Versand-Zeitpunkt noch flexibler wählen als bisher.
Auch eine “normale/freie” SMS muss nicht mehr automatisch sofort versendet werden, sondern der Versandzeitpunkt kann bis zu einer Woche im Voraus geplant werden.

Ausblick:

Im April werden wir den Zugriff auf ein “Nachrichten-Archiv” freischalten. Dort kann man alle versendeten E-Mails und SMS für die Dauer von 3 Monaten nachverfolgen. Einsehbar sind neben der Nachricht selbst auch der Name von E-Mail-Anhängen und die Empfängerliste jeweils mit Versandstatus (bis zum Verlassen unseres Servers) sowie Gründe, warum eine Nachricht evtl. nicht verschickt werden konnte. Weiterhin sind hier auch die in der Zukunft geplanten SMS zu sehen und können abgebrochen werden.

 

2. Breitenausbildung:

In diesem Bereich werden neue Optionen zur Verwaltung von Kursteilnehmern freigeschaltet, und auch im Zusammenhang mit den Berufsgenossenschaften hat sich einiges getan.

Differenzierte Kursgebühren

Für alle Kurstypen können zukünftig unterschiedliche Gebührenstaffelungen eingetragen werden. Dies ist bspw. bei Kursen sinnvoll, die für interne und externe Teilnehmer zu unterschiedlichen Preisen angeboten werden. Wahlweise kann die entsprechende Gebührenauswahl schon im Teilnehmerformular auf Ihrer Webseite angezeigt werden.

Eine Firma – mehrere BGen

Manchmal sind für ein einzelnes Unternehmen mehrere Berufsgenossenschaften zuständig – dies kann nun auch im HiOrg-Server abgebildet werden. Dazu sind im Datensatz der einzelnen Firmenkunden unterschiedliche BGen inklusive Mitgliedsnummer hinterlegbar. Da die Stammdaten der BGen zukünftig zentral von uns gepflegt werden, sind diese stets aktuell und können einfach per Klick von Ihnen ausgewählt werden.

Zu jedem Kunden/Firma können Sie künftig auch mehrere verschiedene Ansprechpartner, Rechnungsadressen und Kursorte hinterlegen, bzw. verknüpfen. Wenn Sie dazu bislang mehrere komplette Einträge in der Datenbank abgelegt hatten, lassen sich diese nun mit einem praktischen Assistenten kontrolliert zusammenführen.

Erfassen und Bearbeiten von Teilnehmerdaten

Kursteilnehmer hinzufügen

Die Daten jedes einzelnen Kursteilnehmers werden in Zukunft über eine separate Maske erfasst und gepflegt. Bei der Eingabe werden bereits bekannte Teilnehmer (intern / extern) automatisch vorgeschlagen, interne können über einen Button einfach ausgewählt und übernommen werden. Zusätzlich kann dann für jeden Teilnehmer die individuelle Kursgebühr (aus der Vorlage des Kurstyp oder auch als freie Eingabe) hinterlegt werden. Eine wichtige Verbesserung stellt die Erfassung der zuständigen BG bei jedem einzelnen Teilnehmer dar (statt wie bisher nur eine BG pro Kurs).
Über die Teilnehmerliste eines Kurses lassen sich mehrere Teilnehmer gleichzeitig (über die Mehrfachauswahl am Ende der Liste) auf einen anderen Kurs umbuchen. Zusätzliche Übersicht über die Datensätze verschafft die neue Funktion “nach BG filtern”. Und auch die Druckausgabe der Teilnehmerliste wurde verbessert.

Formulare für die Breitenausbildung / Anmeldeformular BG

Zukünftig können (selbst erstellte) Formulare einzelnen Kurstypen zugeordnet werden. Diese Auswahl treffen Sie in Ihrem HiOrg-Server unter “System > Einstellungen > Formulare”.
Hinweis: Sollten Sie bereits eine eigene Vorlage für das Formular “Teilnehmerliste” erstellt haben, so überprüfen Sie diese bitte, sobald die Änderungen am System wirksam sind.

Auch unser Anmeldeformular für die BG wird dahingehend optimiert, dass für Kurse mit unterschiedlichen Teilnehmer-BGen je eine eigene Seiten pro BG (und / oder Arbeitgeber) mit den entsprechenden Datensätzen ausgegeben wird. Dabei können Teilnehmer ohne BG ausgeschlossen, und die Anzahl der Einträge pro Blatt frei gewählt werden. So führen wir auch hier die Umstellung des Systems konsequent fort.

Ausblick: Schnittstelle zum “Bildungsportal Bayern”

In Kürze wird eine weitere Schnittstelle freigeschaltet, um die im HiOrg-Server angelegten Kurse möglichst einfach (oder sogar vollautomatisch) mit dem Bildungsportal Bayern zu synchronisieren, wenn Sie dort als Anbieter registriert sind.
Sobald diese Funktion verfügbar ist, werden wir im Handbuch eine Anleitung dazu bereitstellen.

Psssst: Sie kennen unsere Spezialfunktionen zur Breitenausbildung noch nicht? Aktivieren Sie doch gleich mal Ihren kostenfreien Test der Vollversion HiOrg-Server KURSE unter “System > Mein HiOrg-Server“.

 

3. Pinnwand:

Bei den Systemeinstellungen können Sie festlegen, dass auch “normale Benutzer” (ohne das Recht “forum”) selbst neue Themen auf der Pinnwand eröffnen dürfen. Sollten Sie bisher (als “Workaround” dazu) allen Ihren Benutzern das Recht “forum” zugewiesen haben entfernen Sie dies bitte umgehend: damit könnte jeder Benutzer alle bestehenden Einträge (auch anderer Benutzer) verändern oder löschen!

Pinnwand-Einträge können einzelnen Gruppen zugeordnet werden, damit sehen alle Mitglieder nur die für sie jeweils relevanten Beiträge.

Inhalte auf der Pinnwand können nun mit einem HTML-Editor erstellt werden. Damit ist nicht nur eine bessere Text-Formatierung und dadurch angenehmere Lesbarkeit gegeben, Sie können auch beliebig vieler Links direkt in den Text einbetten, oder auch externe Bilder oder Dokumente verlinken.

Ganze Unterhaltungen können nun mit allen Antworten gelöscht werden, statt dass man umständlich erst jede einzelne Antwort löschen muss.

Abstimmungen / Umfragen sind über die neue Pinnwand möglich. Dabei können die Nutzer je nach Einstellung der Umfrage auch weitere Auswahlpunkte vorschlagen (z.B. Vorschlagssammlung Vereinsausflug)

 

 4. weitere Neuerungen:

  • bestehende Ausbildungen der Mitglieder können umbenannt werden
  • auf dem externen Anforderungsformular für Einsätze kann das Feld “Verpflegung der Helfer” ausgeblendet werden
  • neue Felder “Impfstatus” und “jährliche Reanimationsprüfung” für Mitglieder mit Warn-Meldungen auf der Übersicht
  • weitere vom Admin definierbare Felder bei den Mitgliederdaten
  • Rückmeldungen nach Einsatz-Ende in der Android-App (3.0 Beta)
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