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Speziell für Hilfsorganisationen entwickelt, unterstützt HiOrg-Server Sie bei der Vielzahl von organisatorischen Aufgaben, die tagtäglich anfallen. Angefangen bei der Verwaltung von Mitarbeitern, Terminen und Materialen über die komplette Abwicklung von Sanitätseinsätzen bis hin zu Kursen in der Breitenausbildung. Da es sich bei HiOrg-Server um ein internetgestütztes System handelt, können Sie standortungebunden jederzeit auf Ihre Daten zugreifen.
Sie möchten gerne mehr erfahren? Lesen Sie einfach weiter und lernen Sie, wie HiOrg-Server auch Ihnen den Alltag erleichtern kann!

Welche Vorteile bietet das System ?

Für den Helfer/Mitarbeiter:Mitarbeiter

  • Sämtliche Adressen und Telefonnummern sowie Termine sind jederzeit und weltweit von jedem Internet-PC aus abrufbar
  • Jeder Helfer kann sich selbst eine top-aktuelle Adressliste / Alarmierungsplan ausdrucken
  • Sofort bei Eingang einer neuen Dienstanforderung bekommt jeder Helfer (der dies wünscht) eine Kopie per E-Mail
  • Helfer können sich per Internet zu einem Einsatz melden
  • Nach Einteilung zu einem Einsatz werden dem Helfer alle wichtigen Daten (Ort, Zeit, Ansprechpartner) per E-Mail zugeschickt
  • Bei Bedarf wird der Helfer bspw. 2 Stunden vor dem Einsatz nochmal automatisch per SMS an den anstehenden Einsatz erinnert
  • Übersicht aller bisher geleisteten Dienststunden

Für den Veranstalter/Kunden:Veranstalter

  • Kein umständliches Anfordern von Formularen bei Ihnen, da die Dienstanforderung direkt per Internet ausgefüllt wird
  • Alle Adressdaten bleiben gespeichert, so dass bei zukünftigen Anforderungen nur noch die Veranstaltungsdaten eingetragen werden müssen
  • Wenn der Dienst eingeteilt ist, erhält der Kunde eine Bestätigungs-Mail mit Nennung des Einsatzleiters

Für den Gruppenleiter:Cheffe

  • Alle Termine der Bereitschaft werden in der Übersicht angezeigt
  • Eine Woche vor einem Termin werden die Helfer (wenn gewünscht) per E-Mail daran erinnert
  • Eine Übersicht der „öffentlichen“ Termine kann auf einer Extra-Seite (ohne Login) in die Webseite der Organisation integriert werden (Plugins für gängige CMS sind derzeit in der Entwicklung)
  • Die Rundmail-Funktion zur schnellen Information vieler Helfer greift immer auf aktuelle E-Mail-Adressen zurück
  • Auf der „Pinnwand“ im System können wichtige Mitteilungen oder auch Downloads bereitgestellt werden
  • Eine übersichtliche Ausbildungs-Liste zeigt schnell die Qualifikationen Ihrer Helfer samt Abschlussdatum
  • Die nach zahlreichen Kriterien sortierbare Material-Liste schafft endlich Überblick im Keller
    Auch dem Helfer persönlich zugeordnetes Material (Kleidung, Ausrüstung) kann mit Ausgabedatum registriert werden, ggf. wird automatisch ein Ausgabe-Beleg gedruckt.

Für den Einsatz-Beauftragten:Schwester

  • Die übersichtliche Auflistung aller vorliegenden Dienstanforderungen ist von jedem Internet-PC aus, und mit fast jedem Smartphone einsehbar
  • Sie erhalten schnelle und transparente Information über neue Dienstanforderungen oder Helfermeldungen
  • Die automatische Überprüfung der Daten beim Eintrag in das Formular erspart Rückfragen beim Veranstalter
  • Bestätigung an den Veranstalter inkl. Nennung des Einsatzleiters (ggf. mit Kontakt-Tel) kann wahlweise per E-Mail versendet oder direkt auf Ihrem Briefpapier gedruckt werden
  • Eine SMS-Erinnerung der Helfer vor einem Einsatz sorgt für mehr Zuverlässigkeit und erspart unnötige Telefonate

Für den Schatzmeister:

  • Rechnung kann mit zwei Mausklicks erstellt und direkt per E-Mail an den Kunden gesandt, oder auf Ihrem Briefpapier ausgedruckt werden!
  • Trotzdem maximale Flexibilität: Rechnungsanschrift sowie -inhalt können komplett geändert werden
  • Sie haben jederzeit die noch offenen Rechnungen im Blick und können unkompliziert mahnen
  • Alle Rechnungen bleiben dauerhaft im System gespeichert und können (z.B. bei Rückfragen) von jedem Internet-PC aus eingesehen oder nachgedruckt werden

Für den Admin:Admin

  • Die Einrichtung und Bedienung des gesamten Systems erfolgt über eine leicht bedienbare, grafische Benutzeroberfläche per Internet
  • Eine bereits bestehende Adressliste der Mitglieder kann direkt in das HiOrg-Server-System importiert werden
  • Alle eingetragenen Daten können problemlos nach MS-Outlook, MS-Word, Google Drive, Palm Desktop,… exportiert werden
  • Das System läuft komplett auf dem HiOrg-Server, daher bestehen keine besonderen Anforderungen an den Internet-Server der Hilfsorganisation oder den PC des Nutzers
  • Nahtlose Integration in Ihre Website: das Layout des Systems kann komplett an die bereits bestehende Webseite angepasst werden – der Benutzer bemerkt den Serverwechsel im Hintergrund nicht!
  • Vergessene Benutzernamen oder Passwörter können von den Nutzern selbst per Mail angefordert werden

Zusammenarbeit mit benachbarten Ortsvereinen:

Auf Wunsch können die Adressdaten gegenseitig freigegeben werden, so dass…

  • Gruppen-/Bereitschaftsleiter auch die kompletten Adresslisten und Alarmpläne der benachbarten Ortsvereine einsehen können
  • einfache Helfer die Adressen aller Gruppenleiter (auch die der anderen Organisationen) einsehen können

Öffentliche (aber auch kundenspezifische) Aus- und Weiterbildungskurse sind eine wichtige Einnahmequelle für viele Organisationen. Heute informieren sich die Teilnehmer eines Erste-Hilfe- oder Betriebshelfer-Kurses nicht mehr in der Zeitung oder telefonisch über Kursangebote in der Region, sondern nutzen dafür fast ausschließlich das Internet. Eine zeitgemäße Präsentation Ihrer aktuellen Kurstermine (möglichst inklusive Online-Anmeldung für Teilnehmer) ist daher wichtiger denn je!

Zusätzlich ist die Organisation von Ausbildungsterminen mit einem großen Aufwand an Verwaltungstätigkeiten verbunden:

  • Planen der Kurse
  • Suche passender Ausbilder
  • Registrierung der Kursteilnehmer
  • Erstellung von Teilnehmerlisten und Teilnahmebescheinigungen
  • …

Überlassen Sie das Jonglieren uns!

Mit unserer HiOrg-Server Version „KURSE“ erledigen Sie diese Aufgaben in drei einfachen Schritten:

1. Kurs anlegen und veröffentlichen

  • interne und öffentliche Kurse möglich
  • praktische Übersicht aller Kurse
  • komfortable Eingabemaske
  • problemloses Anfragen eines Ausbilders per E-Mail / SMS
  • einfaches Auswählen von Ausbildern (inkl. hinterlegten Lehrscheinen)
  • nahtlose Integration der Kurstermine in Ihre bestehende Webseite
  • auf Wunsch sofortige Veröffentlichung mit Möglichkeit zur Online-Anmeldung
    Neuen Kurs eintragen und veröffentlichen
  • Synchronisation mit externen Datenbanken möglich (z.B. DLDB des DRK)

Mit geringem Zeitaufwand können Sie so anstehende Kurstermine rasch und unkompliziert mit Ausbildern besetzen, und auch nach außen hin Ihr komplettes Kursangebot ständig aktuell präsentieren.

2. Teilnehmerliste & Teilnahmebescheinigungen

  • Online-Anmeldung für Teilnehmer mit Übernahme der Daten ins System (auch außerhalb der Geschäftszeiten
  • Firmenkurse: Eingabe aller Teilnehmerdaten direkt durch die Firma möglich
  • fertige Teilnehmerlisten einfach ausdrucken, ebenso werden BG-Listen oder beliebige individuelle Formulare mit allen Kursdaten vorausgefüllt
  • Kundenlisten führen
  • Teilnahmebescheinigungen drucken

In der heutigen Zeit nutzen immer mehr potentielle Kursteilnehmer das Medium Internet um sich zu informieren und anzumelden. Über das Onlineformular beim Kursangebot kann die Anmeldung unkompliziert, sicher, und auch außerhalb Ihrer Geschäftszeiten durchgeführt werden: die Daten werden direkt im System gespeichert. Ergänzen Sie die Liste mit den Teilnehmern, die sich telefonisch oder persönlich angemeldet haben.
Mit nur einem Klick können Sie nach einzelnen Teilnehmern suchen und sehen, welchem Kurs die entsprechende Person zugeordnet ist. Und auch Teilnahmebescheinigungen in Ihrem gewohnten Layout lassen sich so ganz einfach erstellen und ausdrucken.

3. Kurs veranstalten & Nacharbeit

  • Übernahme von Kundendaten für Folgetermine möglich
  • Statistik und Auswertungen (Kurstypen, Ausbilder, …)
  • Steigerung der Kundenbindung durch Erinnerungsassistent für Folgetermine

Oft trifft der Spruch „Nach dem Kurs ist vor dem Kurs“ hier genau ins Schwarze. Daher haben wir in HiOrg-Server KURSE einen Assistenten integriert, der Betriebe per E-Mail an einen Folgetermin erinnert. So können Sie aktiv, aber trotzdem ganz entspannt, zur Kundenbindung beitragen.

Weitere Informationen

  • Dynamische Adressliste: nie wieder veraltete Telefonnummern, da die Ausbilder ihre Kontaktdaten selbst aktuell halten
  • Integrieren Sie die öffentliche Kursübersicht nahtlos in Ihre bestehende Webseite und passen Sie die Inhalte an Ihr Corporate Design an. So heben Sie sich auch optisch vom Angebot Ihrer Mitbewerber ab.

PRO-Modul „Breitenausbildung“ jetzt nutzen

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