Wie funktioniert der Chat zu Diensten?

Zu jedem Dienst in HiOrg-Server PRO kann ein Chat aktiviert werden. Hierbei handelt es sich um einen voll datenschutzkonformen Gruppenchat, zu welchem automatisch alle bei der Veranstaltung beteiligten Personen (Dienst-Verantwortliche sowie alle fest eingeteilten Helfenden) Zugriff haben.

Technik:

Die Chatfunktion selbst wird realisiert und bereitgestellt durch die App Team Wohlfahrt der Firma D&T Internet GmbH (Köln). Bei der Aktivierung in HiOrg-Server werden (zur automatisierten Anlage eines Mandaten) Anschrift und E-Mail-Adresse der Organisation an den Betreiber der Team Wohlfahrt-App übertragen.

Wenn ein Helfer den Chat nutzen möchte, muss er diese App einmalig auf seinem Mobilgerät installieren. Die Anmeldung erfolgt per Single Sign-On (SSO) über HiOrg-Server, sodass keine separate Registrierung erforderlich ist.  Die Zuordnung der Helfer zu den einzelnen Chats geschieht automatisch durch eine Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und Team Wohlfahrt-App.

Aktivierung

🔥 Eine detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung findet ihr im HiOrg-Server Wiki.

Admin / Disponent:

1. Der Admin des HiOrg-Servers muss zunächst einmalig in den Einstellungen des HiOrg-Servers die Nutzung der Chatfunktion grundsätzlich aktivieren. So kann die Organisation später durch die Mitglieder in der Team Wohlfahrt-App ausgewählt werden.
2. Nun findet sich im „Einteilung speichern“-Dialog jedes Dienstes eine Funktion, um den Chat bei dieser Veranstaltung zu aktivieren.
3. Sobald dies geschieht, wird automatisch eine Chatgruppe angelegt.
4. Bei jeder Änderung des beteiligten Personals (bspw. Einteilung) werden auch die Teilnehmenden im Chat synchron gehalten.

Mitglieder:

1. Die Team Wohlfahrt-App auf dem Mobilgerät installieren.
2. Team Wohlfahrt-App öffnen und die eigene Organisation auswählen.
3. Auf dem Login-Bildschirm keine Daten eingeben, sondern den blauen Button nutzen. Die Anmeldung erfolgt per Single Sign-On (SSO) über HiOrg-Server, sodass keine separate Registrierung erforderlich ist.
4. In HiOrg-Server anmelden und Datenzugriff erlauben.
5. Die Team Wohlfahrt-App kann nun geschlossen werden.

In der HiOrg-Server App findet sich bei den Details des Dienstes ein Link / Button, über welchen der Nutzer direkt den Chat zu dieser Veranstaltung öffnen kann. Ist die Team Wohlfahrt-App bisher noch nicht installiert, kann dies auch über den Chat-Button angestoßen werden.

Datenschutz:

Alle Inhalte der Chats sind vollständig Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sämtliche Daten befinden sich auf Servern in Deutschland unter der Verwaltung rein deutscher Firmen, die mit uns eine AV-Vereinbarung abgeschlossen haben. Somit werden die Anforderungen von DS-GVO und BDSG (sowie auch der kirchlichen Datenschutzgesetze) nicht nur vollständig erfüllt, sondern deutlich übertroffen.

Speicherfristen:

Nach dem Ende der zugehörigen Veranstaltung ist der Chat noch für 2 Tage in vollem Umfang nutzbar. Danach kann er noch für 30 Tage angesehen werden, dann wird der Chat mit sämtlichen Inhalten gelöscht.