Zu jedem Dienst im HiOrg-Server kann ein Chat aktiviert werden. Hierbei handelt es sich um einen voll datenschutzkonformen Gruppenchat, zu welchem automatisch alle bei der Veranstaltung beteiligten Personen (Dienst-Verantwortlicher sowie alle fest eingeteilten Helfer) Zugriff haben.
Aktivierung / Ablauf:
Der Admin des HiOrg-Servers muss zunächst einmalig in den Einstellungen des HiOrg-Servers die Nutzung der Chatfunktion grundsätzlich aktivieren. Dabei werden (zur automatisierten Anlage eines Mandaten) Anschrift und E-Mail-Adresse der Organisation an den Betreiber der Wohlfahrts-App (s.u.) übertragen.
Ab dann findet sich bei den Details jeder Veranstaltung eine Funktion, um den Chat bei dieser Veranstaltung zu aktivieren. Sobald dies geschieht, wird automatisch eine Chatgruppe angelegt, und bei jeder Änderung des beteiligten Personals (bspw. Einteilung) auch die Teilnehmer im Chat synchron gehalten.
In der HiOrg-Server App findet sich bei den Details der Veranstaltung ein Link/Button, über welchen der Nutzer direkt den Chat zu diesem Dienst öffnen kann.
Technik:
Die Chatfunktion selbst wird realisiert und bereitgestellt durch die App Team Wohlfahrt der Firma D&T Internet (Köln). Wenn ein Helfer den Chat nutzen möchte, muss er diese App einmalig auf seinem Mobilgerät installieren. Die Zuordnung der Helfer zu den einzelnen Chats geschieht automatisch durch eine Schnittstelle zwischen HiOrg-Server und Wohlfahrts-App.
Datenschutz:
Alle Inhalte der Chats sind vollständig Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sämtliche Daten befinden sich auf Servern in Deutschland unter der Verwaltung rein deutscher Firmen, die mit uns eine AV-Vereinbarung abgeschlossen haben. Somit werden die Anforderungen von DS-GVO und BDSG (sowie auch der kirchlichen Datenschutzgesetze) nicht nur vollständig erfüllt, sondern deutlich übertroffen.
Speicherfristen:
Nach dem Ende der zugehörigen Veranstaltung ist der Chat noch für 2 Tage in vollem Umfang nutzbar. Danach kann er noch für 30 Tage angesehen werden, dann wird der Chat mit sämtlichen Inhalten gelöscht.
