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Neben Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten können in HiOrg-Server KURSE nun auch Rechnungen für Kursteilnehmer erzeugt werden. Dabei wird zwischen Rechnungen für Berufsgenossenschaften, Firmen und Privatzahler unterschieden, für jede Art können unterschiedliche Abrechnungszeitpunkte und eigene Vorlagen (System > Einstellungen > Formulare) hinterlegt werden.

Sobald der Abrechnungszeitpunkt erreicht ist, wird die entsprechende Rechnung auf der Übersicht zur Erstellung vorgeschlagen (bei Mitgliedern mit dem Recht rechnung).
Rechnung zu Kurs erzeugen
Abgerechnet werden die Kursteilnehmer im Menü Kurse > Rechnungen. Dort können auch die Eckdaten der Rechnungen eingesehen werden (benötigt das Recht rechnungsansicht oder rechnung). Für säumige Zahler lässt sich per Knopfdruck eine Mahnung erzeugen, sofern diese Funktionalität aktiviert ist.
Rechnungen für Kurse - Übersicht

In der neu gestalteten Ansicht der Kursteilnehmer kann eine Rechnung auch direkt beim einzelnen Teilnehmer erzeugt und eingesehen werden, zusätzlich finden sich Informationen zu Empfänger und Status der Rechnung.
Teilnehmerliste Kurse

Einstellungen

Um die neue Rechnungsfunktionalität zu nutzen, muss diese zuerst unter System > Einstellungen > Funktionen (de-)aktivieren aktiviert werden. Zusätzlich müssen unter System > Einstellungen > Rechnung / Anforderungsformular die gewünschten Abrechnungsarten (an BG, an Firmen, an Privatzahler – inklusive Abrechnungszeitraum) eingestellt werden.
Hinweis: Diese Einstellungen benötigen das Recht admin.

Bitte denken Sie auch daran, beim Kurstyp (System > Einstellungen > Kurstypen) eine oder mehrere Kursgebühren zu hinterlegen und diese dann dem Teilnehmer zuzuordnen, da bei fehlender Gebühr keine Rechnung erzeugt werden kann.

Zauberstab Diese Erweiterung setzt 2 Vorschläge mit insgesamt 214 Votes aus der Wunschliste um.

In den vergangenen Wochen haben wir hinter den Kulissen so einiges bewegt – nach abschließenden Tests werden wir zum Dienstag, 25.03.2014 gleich mehrere Bereiche mit neuen Funktionen versehen. Hier eine Vorschau:

1. Nachrichtenversand:

Wahrscheinlich kennen Sie bereits den Bereich „System – Einstellungen – Systemmails“: Hier können Sie die Inhalte und Formulierungen der wichtigsten E-Mail-Vorlagen bearbeiten. Jetzt haben wir noch weitere Vorlagen/Anlässe für automatische E-Mails und SMS ergänzt, so dass Sie nun fast alle vom HiOrg-Server versandten Nachrichten dort anpassen können.

In Rundmails/SMS sowie auch allen Systemnachrichten können Sie die Empfänger nun über Variablen persönlich mit Anrede, Vor- und Nachname ganz persönlich ansprechen. Dies gilt auch für Ihre (Firmen-)Kunden und Kursteilnehmer, so dass Sie künftig „Serienbriefe“ ganz einfach als Rundmails über den HiOrg-Server versenden können.

Auch die Bezeichnung des Absenders, seine E-Mail-Adresse sowie der gewünschte Return-Path ist nun für alle Vorlagen einstellbar. Für freie Rundmails können Sie angeben, unter welchem Absender diese versandt werden sollen.

Die SMS-Preise werden wir deutlich senken, und zukünftig folgende Qualitätsstufen anbieten:

  • Prio (14 Ct): Auslieferung als „Alarm-SMS“, Direktanbindung zum Provider
  • Standard (9 Ct): Deutsche „High Quality Route“, eigene Absenderkennung
  • Basic (4 Ct): Deutsche Standardroute, Absenderkennung nicht wählbar

Damit wird im Vergleich zu den vorherigen Konditionen der Preis für die Stufe „Basic“ halbiert, und mit der neuen Stufe „Standard“ eine günstige Alternative für den alltäglichen SMS-Versand (mit Antwortmöglichkeit) eingeführt.

Zur Erinnerung an einen Einsatz können Sie künftig nicht nur eine SMS, sondern auf Wunsch auch mehrere SMS und/oder E-Mails als Erinnerungen planen, und den Versand-Zeitpunkt noch flexibler wählen als bisher.
Auch eine „normale/freie“ SMS muss nicht mehr automatisch sofort versendet werden, sondern der Versandzeitpunkt kann bis zu einer Woche im Voraus geplant werden.

Ausblick:

Im April werden wir den Zugriff auf ein „Nachrichten-Archiv“ freischalten. Dort kann man alle versendeten E-Mails und SMS für die Dauer von 3 Monaten nachverfolgen. Einsehbar sind neben der Nachricht selbst auch der Name von E-Mail-Anhängen und die Empfängerliste jeweils mit Versandstatus (bis zum Verlassen unseres Servers) sowie Gründe, warum eine Nachricht evtl. nicht verschickt werden konnte. Weiterhin sind hier auch die in der Zukunft geplanten SMS zu sehen und können abgebrochen werden.

 

2. Breitenausbildung:

In diesem Bereich werden neue Optionen zur Verwaltung von Kursteilnehmern freigeschaltet, und auch im Zusammenhang mit den Berufsgenossenschaften hat sich einiges getan.

Differenzierte Kursgebühren

Für alle Kurstypen können zukünftig unterschiedliche Gebührenstaffelungen eingetragen werden. Dies ist bspw. bei Kursen sinnvoll, die für interne und externe Teilnehmer zu unterschiedlichen Preisen angeboten werden. Wahlweise kann die entsprechende Gebührenauswahl schon im Teilnehmerformular auf Ihrer Webseite angezeigt werden.

Eine Firma – mehrere BGen

Manchmal sind für ein einzelnes Unternehmen mehrere Berufsgenossenschaften zuständig – dies kann nun auch im HiOrg-Server abgebildet werden. Dazu sind im Datensatz der einzelnen Firmenkunden unterschiedliche BGen inklusive Mitgliedsnummer hinterlegbar. Da die Stammdaten der BGen zukünftig zentral von uns gepflegt werden, sind diese stets aktuell und können einfach per Klick von Ihnen ausgewählt werden.

Zu jedem Kunden/Firma können Sie künftig auch mehrere verschiedene Ansprechpartner, Rechnungsadressen und Kursorte hinterlegen, bzw. verknüpfen. Wenn Sie dazu bislang mehrere komplette Einträge in der Datenbank abgelegt hatten, lassen sich diese nun mit einem praktischen Assistenten kontrolliert zusammenführen.

Erfassen und Bearbeiten von Teilnehmerdaten

Kursteilnehmer hinzufügen

Die Daten jedes einzelnen Kursteilnehmers werden in Zukunft über eine separate Maske erfasst und gepflegt. Bei der Eingabe werden bereits bekannte Teilnehmer (intern / extern) automatisch vorgeschlagen, interne können über einen Button einfach ausgewählt und übernommen werden. Zusätzlich kann dann für jeden Teilnehmer die individuelle Kursgebühr (aus der Vorlage des Kurstyp oder auch als freie Eingabe) hinterlegt werden. Eine wichtige Verbesserung stellt die Erfassung der zuständigen BG bei jedem einzelnen Teilnehmer dar (statt wie bisher nur eine BG pro Kurs).
Über die Teilnehmerliste eines Kurses lassen sich mehrere Teilnehmer gleichzeitig (über die Mehrfachauswahl am Ende der Liste) auf einen anderen Kurs umbuchen. Zusätzliche Übersicht über die Datensätze verschafft die neue Funktion „nach BG filtern“. Und auch die Druckausgabe der Teilnehmerliste wurde verbessert.

Formulare für die Breitenausbildung / Anmeldeformular BG

Zukünftig können (selbst erstellte) Formulare einzelnen Kurstypen zugeordnet werden. Diese Auswahl treffen Sie in Ihrem HiOrg-Server unter „System > Einstellungen > Formulare“.
Hinweis: Sollten Sie bereits eine eigene Vorlage für das Formular „Teilnehmerliste“ erstellt haben, so überprüfen Sie diese bitte, sobald die Änderungen am System wirksam sind.

Auch unser Anmeldeformular für die BG wird dahingehend optimiert, dass für Kurse mit unterschiedlichen Teilnehmer-BGen je eine eigene Seiten pro BG (und / oder Arbeitgeber) mit den entsprechenden Datensätzen ausgegeben wird. Dabei können Teilnehmer ohne BG ausgeschlossen, und die Anzahl der Einträge pro Blatt frei gewählt werden. So führen wir auch hier die Umstellung des Systems konsequent fort.

Ausblick: Schnittstelle zum „Bildungsportal Bayern“

In Kürze wird eine weitere Schnittstelle freigeschaltet, um die im HiOrg-Server angelegten Kurse möglichst einfach (oder sogar vollautomatisch) mit dem Bildungsportal Bayern zu synchronisieren, wenn Sie dort als Anbieter registriert sind.
Sobald diese Funktion verfügbar ist, werden wir im Handbuch eine Anleitung dazu bereitstellen.

Psssst: Sie kennen unsere Spezialfunktionen zur Breitenausbildung noch nicht? Aktivieren Sie doch gleich mal Ihren kostenfreien Test der Vollversion HiOrg-Server KURSE unter „System > Mein HiOrg-Server„.

 

3. Pinnwand:

Bei den Systemeinstellungen können Sie festlegen, dass auch „normale Benutzer“ (ohne das Recht „forum“) selbst neue Themen auf der Pinnwand eröffnen dürfen. Sollten Sie bisher (als „Workaround“ dazu) allen Ihren Benutzern das Recht „forum“ zugewiesen haben entfernen Sie dies bitte umgehend: damit könnte jeder Benutzer alle bestehenden Einträge (auch anderer Benutzer) verändern oder löschen!

Pinnwand-Einträge können einzelnen Gruppen zugeordnet werden, damit sehen alle Mitglieder nur die für sie jeweils relevanten Beiträge.

Inhalte auf der Pinnwand können nun mit einem HTML-Editor erstellt werden. Damit ist nicht nur eine bessere Text-Formatierung und dadurch angenehmere Lesbarkeit gegeben, Sie können auch beliebig vieler Links direkt in den Text einbetten, oder auch externe Bilder oder Dokumente verlinken.

Ganze Unterhaltungen können nun mit allen Antworten gelöscht werden, statt dass man umständlich erst jede einzelne Antwort löschen muss.

Abstimmungen / Umfragen sind über die neue Pinnwand möglich. Dabei können die Nutzer je nach Einstellung der Umfrage auch weitere Auswahlpunkte vorschlagen (z.B. Vorschlagssammlung Vereinsausflug)

 

 4. weitere Neuerungen:

  • bestehende Ausbildungen der Mitglieder können umbenannt werden
  • auf dem externen Anforderungsformular für Einsätze kann das Feld „Verpflegung der Helfer“ ausgeblendet werden
  • neue Felder „Impfstatus“ und „jährliche Reanimationsprüfung“ für Mitglieder mit Warn-Meldungen auf der Übersicht
  • weitere vom Admin definierbare Felder bei den Mitgliederdaten
  • Rückmeldungen nach Einsatz-Ende in der Android-App (3.0 Beta)